Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2020 r. kontrolę w Radzie Osiedla Arkońskie - Niemierzyn z siedzibą przy ul. Judyma 1 w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowej za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 4 czerwca 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 czerwca 2020 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Arkońskie - Niemierzyn (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2019 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niesporządzeniu sprawozdania z wykonania planu rzeczowo – finansowego za pierwsze półrocze 2019 r.,
• przekazaniu podjętej uchwały do komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGK w terminie niezgodnym z zapisami statutowymi.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności wydatków poniesionych przez RO z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

 1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2019 r. wyniósł po zmianach 26.016 zł (Załącznik nr 12 do Uchwały nr III/67/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 stycznia 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2019 r.), co stanowiło 2,9% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 909.300 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych, Sportu i Młodzieży (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 04/19 z dnia 20.05.2019 r. przeznaczone zostały na organizację festynu „Lato 2019”.

Wykonanie wydatków RO za 2019 r. wyniosło 26.013,07 zł, co stanowiło 100% planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 32.753,07 zł, w tym wydatki w kwocie 26.013,07 zł, poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2019 r.), wydatki w kwocie 6.750 zł zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS oraz wydatki w kwocie 3.500 zrealizowane z otrzymanych darowizn, w tym:

• 27 dowodów dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych przelewem na kwotę łączną 27.931,63 zł,
• 12 dowodów źródłowych dotyczących diet, wypłaconych na kwotę łączną 4.831,44 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto zgodność wydatków zakwalifikowanych do poszczególnych zadań RO z treścią ekonomiczną tych zadań.

 Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Na wszystkich fakturach/rachunkach wydatkowych zamieszczony został opis, w którym wskazany był cel zakupu, numer uchwały RO oraz paragraf klasyfikacji budżetowej. Faktury zawierały także podpisy Przewodniczącego i ówczesnego Skarbnika wraz z pieczątkami imiennymi.

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO stanowiącego Załącznik nr 1 do uchwały nr XXIX/770/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Arkońskie - Niemierzyn (zw. dalej Statutem RO).

Przewodniczący złożył jednorazowe oświadczenie, czym wypełnił zapisy § 13 ust. 3 Załącznika nr 1 do zarządzenia nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej), według którego wypłaty gotówkowe na rzecz przewodniczącego RO, członków zarządu RO oraz skarbnika realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do procedury.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2019 r. w kwocie ogółem 26.016 zł, przyjęty został uchwałami RO nr 121/19 z dnia 15.01.2019 r. i 125/19 RO z dnia 11.02.2019 r. (potwierdzony uchwałą nr 02/19 z dnia 20.05.2019 r.). Zmian w planie rzeczowo – finansowym RO na 2019 r. dokonano załącznikami do uchwały nr 07/19 z dnia 10.06.2019 r. i uchwały nr 21/19 z dnia 14.10.2019 r., przy czym kwota ogółem planu nie uległa zmianie.

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2019 r. z wykonaniem wydatków RO za 2019 r., przedstawionym w sprawozdaniu rocznym RO z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie wywiązała się z obowiązku sporządzenia i przekazania do WGK informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2019 r., wskazanego w § 14 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, według którego RO zobowiązana była do złożenia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2019 r. w terminie do dnia 31 lipca 2019 r.

Kontrola nie wykazała różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2019 r. i wykonaniem wykazanym w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2019 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli stwierdzono jedynie, że w przypadku 1. uchwały z 11. poddanych kontroli, przekazana ona została komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGK po terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący zobowiązany był do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia (uchwała nr 20/19 z dnia 09.09.2019 r.).

Kontrola kompletności publikowania podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO wykazała, że na stronie internetowej RO http://arkonskie.osiedla.szczecin.pl/ zostały zamieszczone wszystkie uchwały dotyczące badanego okresu oraz sprawozdanie z wykonaniaplanu finansowego za 2019 r., czym wypełniono zapisy § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, według którego do właściwości Zarządu RO należało m.in. bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Sporządzanie i przekazywanie do Wydziału Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin sprawozdania z wykonania planu rzeczowo – finansowego za pierwsze półrocze w terminie do 31 lipca danego roku.
2. Przekazywanie podjętych uchwał do komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGK w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.