Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 9 lipca 2020 r. do 14 sierpnia 2020 r. przeprowadził kontrolę w Szczecińskiej Agencji Artystycznej w Szczecinie przy ul. Wojska Polskiego 64 (zw. dalej SAA)w zakresie gospodarki finansowej w 2019 r. ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 31 sierpnia 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 września 2020 r.

   I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności  

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SAA w zakresie gospodarki finansowej w 2019 r. ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin ustalono m.in., że:

• bezzasadnie wydatkowana została kwota 32.089,57 zł stanowiąca zdublowany wydatek na obsługę księgową SAA,
• ryczałt za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych naliczany był niezgodnie z obowiązującym rozporządzeniem,
• przyznane zostało pracownikowi „wynagrodzenie” niewynikające z obowiązujących regulaminów,
• w programie płacowym występują błędne ustawienia skutkujące nieprawidłowo naliczanym wynagrodzeniem za czas choroby i opieki,
• w sprawozdaniu dot. zatrudnienia i wynagrodzenia na dzień 31.12.2019 r. wskazana została błędna liczba etatów,
• nie było opracowanych zasad windykacji należności,
• nie dochodzono należnych odsetek od należności wymagalnych,
• regulamin wynagradzania w części dot. pracy w godzinach nadliczbowych był niezgodny z przepisami ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.)i Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r., poz. 927 ze zm.),
• ewidencja godzin nadliczbowych prowadzona była nieprawidłowo,
• na wystawianych fakturach brakowało kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej,
• w 1. przypadku błędnie został naliczony dodatek stażowy,
• dowody księgowe zawierały błędy w zakresie dekretacji, potwierdzenia kontroli formalno – rachunkowej i zatwierdzenia do zapłaty,
• nie wszystkie dowody księgowe regulowane były w terminie,
• umowy i zamówienia potwierdzające zaciągnięcie zobowiązania nie zawierały kontrasygnaty głównego księgowego,
• delegacje zostały rozliczone z naruszeniem obowiązującego w SAA regulaminu oraz obowiązujących przepisów,
• nie dochodzono należnego wynagrodzenia tytułem terminowego regulowania podatku dochodowego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności sprawozdań finansowych z ewidencją księgową,
• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS,
• identyfikacji należności i zobowiązań,
• dokumentowania zasileń kasy gotówką z bankomatu, wpłatami z kasy fiskalnej i za wynajem,
• kompletności dokumentacji dot. inwentaryzacji rocznej,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w zarządzeniu Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w SAA, zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli Prezydenta Miasta Szczecin.

 II. Oceny cząstkowe

1. Przychody i należności

1.1. Wykonanie przychodów

Przychody wykazane w rachunku zysków i strat na dzień 31.12.2019 r. w kwocie ogółem 12.025.812,57 zł stanowiły: dotacje na sfinansowanie działalności podstawowej – 10.580.223 zł i przychody z działalności statutowej – 1.445.589,57 zł (w tym: przychody ze sprzedaży działalności podstawowej - imprezy w wys. 1.378.277,46 zł i przychody z tytułu najmu pomieszczeń w wys. 67.312,11 zł).

Pozostałe przychody operacyjne wyniosły 125.529,20 zł. Na ich wysokość wpłynęły m.in. dotacja finansowana przez Ministra Kultury – 52.000 zł, użytkowanie wieczyste gruntu – 36.648,72 zł, przychody z tytułu amortyzacji – 28.178,76 zł, inne przychody – 8.701,72 zł.

Kontroli poddane zostały dokumenty finansowe dot. uzyskanych przychodów:

- z organizacji 2 imprez: koncert Erykah Badu w wys. 668.901,09 zł i Szczecin Jazz 2020 w wys. 20.494,44 zł (Impreza pn. Sylwester Miejski 2018/2019, będąca przedmiotem kontroli kosztów i wydatków, nie generowała przychodów SAA),

- zwynajmu za IV kwartał 2019 r. w łącznej wys. 21.984,06 zł.

Faktury wystawiane kontrahentom nie zawierały potwierdzenia dokonanej kontroli formalno - rachunkowej i merytorycznej, co było niezgodne z § 1 oraz 1 ppkt 7 obowiązującej w SAA Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, wg którego dowodami księgowymi są te dokumenty, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Jako cecha dowodu księgowego w podpunkcie 7 wskazane zostało sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur i ewidencję dochodów był ówczesny główny księgowy.
Faktury wystawione kontrahentom były kwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych (wskazania dekretacyjne) z użyciem konta rozrachunkowego 202.

W SAA funkcjonowały cenniki najmu pomieszczeń oraz składników wyposażenia będących własnością SAA.

 1.2. Należności

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym w dniu 27.01.2020 r., na dzień 31.12.2019 r. wykazano należności w wysokości łącznie 275.748,45 zł, w tym: 226.508,82 zł z tytułu gotówki i depozytów (2.665,49 zł – gotówka i 223.843,33 zł – depozyty na żądanie) i 45.006,82 zł należności pozostałych z tytułu dostaw towarów i usług. Należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług wyniosły 4.232,81 zł.

Wg bilansu sporządzonego w dniu 20.03.2020 r., należności krótkoterminowe wyniosły 112.287,82 zł, w tym: należności z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty do 12 m-cy49.915,35 zł, z tytułupodatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych 43.375,06 zł i inne w wys. 18.997,41 zł.

W 5. przypadkach faktury najmu wystawione w IV kwartale 2019 r. nie zostały zapłacone w wymagalnych terminach. Do należności zapłaconych po terminie nie były doliczane odsetki. Z tytułu należnych odsetek na dzień 31.12.2019 r. nie dochodzono kwoty 17,66 zł.

Powyższe naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze  zm), zwanej dalej uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

W SAA nie było opracowanych zasad windykacji należności, co było niezgodne ze standardem kontroli zarządczej nr 10, zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, wg którego procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. W jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

W Instytucji zidentyfikowano wszystkie należności wymagalne. Do kontrahentów wysłane zostały monity z informacją o stanie zaległych należności i konieczności ich jak najszybszej spłaty.

 2. Koszty i zobowiązania

2.1. Wykonanie kosztów – realizacja dotacji podmiotowej

Tytułem dotacji podmiotowej SAA w 2019 r. otrzymała środki finansowe w łącznej wys. 10.580.223 zł.

W toku kontroli poniesionych kosztów analizie poddano:

- 109 dowodów księgowych na łączną kwotę 2.070.648,57 zł, co stanowiło 19,57% kosztów ogółem,

- 9 umów stanowiących podstawę do wystawienia 14. dowodów księgowych,

- 22 zamówienia potwierdzające zaciągnięcie  zobowiązania i stanowiące podstawę do wystawienia 22. dowodów księgowych,

- 2 polecenia wyjazdu służbowego.

Kontroli poddane zostały wszystkie dokumenty finansowe dot. kosztów poniesionych na organizację 3 imprez: koncertu Erykah Badu w wys. 1.204.342,99 zł, Szczecin Jazz 2020 w wys. 208.096,74 zł i Sylwestra Miejskiego 2018/2019 w wys. 626.119,27 zł.

Kontroli została poddana również prawidłowość składanych oświadczeń i naliczania ryczałtu z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych w 2019 r. Ryczałt pobierał jeden pracownik SAA. Z tego tytułu za okres I-XII 2019 r. wypłacono kwotę 4.091,17 zł.

Wg ewidencji kont zespołu 5 na dzień 31.12.2019 r., koszty największych imprez zorganizowanych w 2019 r. przez SAA kształtowały się następująco:

• 500-1 – Sylwester 2019/20 - 198.141,72 zł,
• 500-6 – Festiwal Młodych Talentów – 344.548,76 zł,
• 500-17 – PYROMAGIC – 421.865,20 zł,
• 500-18 – Dni Morza – 1.143.655,83 zł,
• 500-27 – Sylwester Miejski 2018/19 – 630.065,28 zł,
• 500-28 – Promocja Miasta – 740.330,79 zł,
• 500-88 – Szczecin Jazz 2019 – 964.913,63 zł,
• 500-110 – TTSR 2021 – 494.107,77 zł,
• 500-111 – koncert Erykah Badu – 1.201.034,99 zł,
• 500-115 – Szczecin Wiadomości – 210.335,53 zł,
• 500-138 – 10-lecie Akademii Sztuki – 211.442,85 zł,
• 500-139 – Jazz Forum Showcase – 325.188,10 zł,
• 500-143 – Szczecin Jazz 2020 – 249.678,24 zł.

W toku kontroli ustalono, że SAA w dniu 29.08.2019 r. podpisała umowę o świadczenie usług księgowych z Biurem rachunkowym. Prace zobowiązana była wykonywać samodzielnie pani – obecnie główna księgowa SAA pod nadzorem ówczesnego głównego księgowego SAA. Zakres usług polegający m.in. na: dekretowaniu i księgowaniu dokumentów, prowadzeniu ewidencji księgowych i uzgadnianiu ich z kontami księgi głównej, przygotowywaniu deklaracji podatkowych oraz sprawozdań i raportów, współpracy z instytucjami zewnętrznymi (US, ZUS, GUS, NBP), przygotowywaniu przelewów bankowych i księgowanie wyciągów bankowych, potwierdzaniu i uzgadnianiu sald z kontrahentami, pokrywał się z obowiązkami głównego księgowego SAA. Należy dodać, że ówczesny główny księgowy w okresie 1.09.-31.12.2019 r. nie przebywał na długotrwałym urlopie, ani zwolnieniu lekarskim. Tytułem realizacji ww. umowy, biuro rachunkowe wystawiło w 2019 r. 4 faktury na łączną kwotę 32.089,57 zł, zapłacone ze środków dotacji podmiotowej. Powyższe działanie nosi znamiona podwójnego finansowania ze środków dotacji tej samej czynności. W ocenie kontrolującego nie ma ekonomicznego uzasadnienia dla powyższego działania i nie można uznać wyjaśnień dyrektora SAA, że takie działanie spowodowane było przejęciem części obowiązków głównego księgowego, w takiej sytuacji bowiem, główny księgowy nie realizował swoich zadań w pełnym zakresie.

Powyższe było niezgodne z art. 27 ust. 1, 3 i 4 ustawy z dnia 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 194 ze zm.), wg którego instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania.

Należy jednak mieć na uwadze, że państwowe i samorządowe instytucje kultury stanowią jednostki sektora finansów publicznych do których przepisy ustawy o finansach publicznych stosuje się odpowiednio - co wynika z art. 9 pkt 13 i art. 10 ust. 2 uofp. I tak wg art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp, wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

W wyniku kontroli 109 dowodów księgowych stwierdzono, że:

• wszystkie wpływające do SAA dowody księgowe pieczętowane były pieczątką o treści: „Zamówienia udzielono na podstawie art. 71 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. Nr 76 poz. 344 z późn.zm.)” mimo, że ww. akt prawny został uchylony w 2004 r.,
•  w jednym przypadku dowód księgowy zawierał błędny dekret. Cały koszt z faktury, tj. 1.200 zł został zadekretowany na koncie 500-88 (Szczecin Jazz 2019) mimo, że kwota 400 zł dotyczyła koncertu Erykah Badu. Poszczególne koszty zostały jednak zaksięgowane prawidłowo i tak koszt w wys. 400 zł, został zaewidencjonowany na koncie 500-111,
• w 3. przypadkach dowody księgowe nie zawierały w dekretacji rozwinięcia kont syntetycznych (analityki) zespołu 5. Powyższe jest istotne przy prowadzeniu ewidencji w układzie zadaniowym (zwłaszcza w podziale na organizowane imprezy),
• w jednym przypadku główny księgowy dekretacji na kontach kosztowych poddał kwotę 22.893,72 zł (netto), podczas gdy w ewidencji konta 402 i 500-111 zaksięgowana została kwota 22.907,72 zł. Różnica w kwocie 14 zł stanowiła napiwek, ujęty w kosztach a nieujęty w dekretacji,
• w 4. przypadkach dowody księgowe nie zawierały potwierdzenia kontroli formalno – rachunkowej przez głównego księgowego i nie zostały przez niego zatwierdzone do zapłaty, co było niezgodne z § 5 pkt 2, 4-6 i 10 obowiązującej w SAA Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, wg którego opisane dowody księgowe podlegają kontroli pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Kontrola formalno – rachunkowa dokonywana jest przez głównego księgowego. Dokonanie kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidocznione podpisem osoby sprawdzającej oraz datą sprawdzenia. Dokumenty zatwierdza do realizacji dyrektor po uprzednim dokonaniu kontroli wstępnej przez głównego księgowego. Fakt zatwierdzenia potwierdza podpis i pieczątka osoby zatwierdzającej. Osoba uprawniona do dekretacji dowodów księgowych dokonuje sprawdzenia dekretowanych dokumentów poprzez stwierdzenie czy dowody są skontrolowane pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty. W SAA dekretacji dowodów księgowych dokonywał główny księgowy,
• w jednym przypadku dowód księgowy został błędnie zaksięgowany na koncie 500-11 (Marsz dla życia) mimo, że dekretacja prawidłowo wskazywała konto 500-111,
• w jednym przypadku na dowodzie księgowym główny księgowy pod dekretacją nie wskazał miesiąca ujęcia dowodu w kosztach i nie podpisał się pod wskazaniami dekretacyjnymi, co było niezgodne z pkt 6 § 1 obowiązującej w SAA Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, wg którego dowód powinien posiadać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania go do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
• w 6. przypadkach dowody księgowe zostały zapłacone po terminie, co naruszało art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 27,93 zł,
• w jednym przypadkuw ewidencji konta 402 i 500-111dowód księgowy zaewidencjonowany został w kwocie 14.788,98 zł, podczas gdy jego wartość z dokumentu wynosiła 14.778,98 zł,
• w przypadku umowy zawartej w dniu 18.01.2019 z głównym księgowym i dot. korzystania z karty płatniczej do celów służbowych stwierdzono, że w umowie nie został wskazany okres, na jaki pracownik otrzymał kartę, podano ponadto błędny nr karty kredytowej,
• umowy i zamówienia potwierdzające zaciągnięcie zobowiązania i stanowiące podstawę wystawienia dowodów księgowych nie zawierały kontrasygnaty głównego księgowego, co było niezgodne z § 5 pkt III ppkt 1 obowiązującej w SAA Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, wg którego umowa, zlecenie, zamówienie i inne dokumenty powodujące powstanie  zobowiązań służą do zaciągnięcia zobowiązania w innej jednostce gospodarczej związanego z zakupem sprzętu, materiałów lub zlecenia wykonania usług wg określonej ilości, jakości i wartości wraz z podaniem szczegółowych warunków odbioru i regulacji należności. Umowy, zlecenia, zamówienia i inne dokumenty powodujące powstanie zobowiązań muszą być podpisane przez dyrektora oraz kontrasygnowane przez głównego księgowego.

W toku kontroli 2. poleceń wyjazdów służbowych ustalono, że oba dokumenty nie posiadały dat wystawienia. W obu przypadkach ponadto, na rachunku kosztów podróży, w miejscu daty i podpisu przeprowadzenia kontroli merytorycznej, widniała data, a w miejscu daty i podpisu przeprowadzenia kontroli formalno - rachunkowej, widniał podpis, co było niezgodne z § 6 zarządzenia nr 3 z dnia 29.01.2015 r. dyrektora SAA w sprawie zasad dotyczących delegowania pracowników SAA oraz odbywania i rozliczania przez nich podróży służbowych, wg którego pracownicy SAA przedkładają w dziale księgowości dokument rozliczający podróż służbową, potwierdzony pod względem merytorycznym przez dyrektora oraz potwierdzony w zakresie zgodności z ewidencją poleceń wyjazdów służbowych przez głównego księgowego oraz § 5 pkt 6 obowiązującej w SAA Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, wg którego przed dokonaniem rozliczenia polecenie wyjazdu służbowego krajowego wymaga sprawdzenia pod względem merytorycznym przez właściwego, upoważnionego pracownika. Na tej podstawie właściwy merytorycznie pracownik dokonuje naliczenia kosztów podróży służbowej, a następnie główny księgowy sprawdza ją pod względem formalno – rachunkowym. Kwotę do wypłaty zatwierdza dyrektor, a dla dyrektora główny księgowy jednostki.

Do rozliczenia delegacji nr 1/2019 przyjęte zostały paragony fiskalne za posiłek w łącznej kwocie 13 zł przy jednoczesnym naliczeniu pracownikowi diety w wys. 30 zł. Było to niezgodne z § 7 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wg którego dieta w czasie podróży krajowejjest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Paragony zostały więc rozliczone bezzasadnie.

Pracownik odbywający podróż służbową udokumentowaną delegacją nr 2/2019 jako środek lokomocji wskazał samochód osobowy mimo, że w udostępnionej dokumentacji nie było pisemnego wniosku pracownika ani zgody dyrektora na ten rodzaj transportu, co było niezgodne z § 4 ww. zarządzenia nr 3, wg którego na pisemny wniosek pracownika SAA, dyrektor może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy.

Ww. pracownik ponadto rozliczył koszty tej podróży 21 dni po jej zakończeniu, co było niezgodne z § 3 ww. zarządzenia nr 3, wg którego pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia tej podróży.

W toku kontroli prawidłowości składanych oświadczeń i naliczania ryczałtu z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych stwierdzono, że główny księgowy nie stosował zmniejszeń za dni nieobecności pracownika mimo, iż dokument pn. rozliczenie kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy zawierał pozycje nr 8 i 9 dotyczące ilości dni nie objętych rozliczeniem (choroba, urlop, inne) oraz kwoty zmniejszenia (o 1/22 za każdy dzień). Ww. pozycje w dokumencie nie były wypełniane. Spowodowało to wypłatę świadczenia w kwocie wyższej o 433,68 zł. Powyższe było niezgodne z § 3 umowy z dnia 11.01.2016 r. zawartej z  pracownikiem, wg którego limit miesięczny ustalony został na poziomie 500 km, a zwrot kosztów za jazdy lokalne ustalony został w formie ryczałtu miesięcznego w wys. wynikającej z przemnożenia wykorzystanego limitu przez stawkę w wys. stawki maksymalnej za 1 km przebiegu określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 ze zm.). Było niezgodne ponadto z § 7 ww. umowy, w którym zawarta została klauzula, że w sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. W ocenie kontroli powyższe było niezgodne przede wszystkim z § 4 ww. rozporządzenia, wg którego zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Osobą odpowiedzialną w SAA za realizację kosztów oraz prowadzenie ewidencji był ówczesny główny księgowy.

Wszystkie dowody księgowe ewidencjonowane były z uwzględnieniem kont rozrachunkowych zespołu 2.

W przypadku zasileń kasy m.in. wypłatami gotówki z bankomatu, wpłatami z kasy fiskalnej (za sprzedaż biletów, książek, płyt), wpłatami za wynajem, do raportów kasowych (RK) jako dowód księgowy dołączany był dowód „kasa przyjmie” (KP).

Umowa z ówczesnym głównym księgowym o korzystanie z karty płatniczej została rozwiązana w 2020 r. wraz z rozwiązaniem z pracownikiem stosunku pracy. W dniu 26.05.2020 r. główny księgowy złożył w banku dyspozycję zamknięcia rachunku i karty kredytowej. W czasie prowadzenia kontroli ww. rachunek i karta kredytowa była zamknięta.

W 2020 r. zaprzestano pieczętowania dowodów księgowych nieaktualną pieczątką z informacją o podstawie udzielenia zamówienia.

 2.2. Zobowiązania

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z sporządzonym w dniu 27.01.2020 r., na dzień 31.12.2019 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych. Zobowiązanianiewymagalne (z terminem płatności przypadającym na 2020 r.) wyniosły łącznie 69.905,55 zł.

Wg bilansu sporządzonego w dniu 20.03.2020 r., zobowiązania krótkoterminowe SAA wyniosły 300.265,04 zł, w tym zobowiązania: z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności do 12 m-cy 76.967,66 zł, z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych 36.532,12 zł, z tytułu wynagrodzeń 95.952,40 zł i inne w wys. 90.812,86 zł.

Nieprawidłowości związane z terminowością regulowania zobowiązań zostały przedstawione w punkcie 2.1. niniejszego wystąpienia.

Zobowiązania zostały prawidłowo zidentyfikowane i ujęte w bilansie SAA za 2019 r.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto akta osobowe i prawidłowość naliczania wynagrodzeń 4. z 18. pracowników SAA, na kwotę ogółem 356.757,43 zł.

Kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń poddano również wynagrodzenia i dodatki za nadgodziny (3. pracowników) oraz zwolnienia lekarskie jednego pracownika, który trzykrotnie korzystał w 2019 r. z opieki nad chorym członkiem rodziny (każdorazowo 2 dni).

W związku z powyższym sprawdzono dokumentację godzinowej ewidencji czasu pracy (listy obecności oraz zeszyt wyjść służbowych i prywatnych) i zestawienie liczby nadgodzin wypracowanych przez każdego pracownika i przechodzących do odbioru / wypłaty w miesiącu następnym.

Kontrolą objęto wszystkie umowy cywilnoprawne związane z organizacją 2 imprez:

• Sylwester Miejski 2018/2019 – w wys. 4.396,00 zł brutto,
• Szczecin Jazz 2020 – w wys. 56.415,30 zł brutto.

Według ewidencji na koncie – 404-2 – wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych, koszty wynagrodzeń bezosobowych w 2019 r. wyniosły 148.534,57 zł.

W toku kontroli akt osobowych stwierdzono, że:

1. w umowach o pracę oraz zmianach umów nie były wskazywane kategorie zaszeregowania, co było niezgodne § 9 ust. 1 regulaminu wynagradzania, wg którego stawka osobistego zaszeregowania – wynagrodzenie zasadnicze ustalane jest indywidualnie dla każdego pracownika w umowie o pracę,
2. w jednym przypadku pracownikowi za miesiąc czerwiec i lipiec 2019 r. dyrektor przyznał „dodatkowe wynagrodzenie w formie nagrody” w łącznej kwocie 10.331 zł, z czego 9.731 zł stanowiło „wynagrodzenie” za sporządzenie bilansu za 2018 r. Obowiązujący w SAA regulamin wynagradzania ani zasady przyznawania nagród nie regulowały kwestii przyznawania „dodatkowych wynagrodzeń” ani nagród za sporządzenie bilansu. Na uwagę zasługuje wysokość świadczenia, zwłaszcza w świetle wysokości nagród przyznanych pozostałym pracownikom w tym samym okresie, które wahały się w granicach 300 – 700 zł. „Wynagrodzenie” to ponadto przyznane zostało bez podstawy prawnej i bez zamieszczenia w aktach osobowych pracownika zawiadomienia o przyznaniu nagrody, czego obowiązek wynikał z § 13 ust. 3 regulaminu wynagradzania. Dodać należy, że tworzenie bilansu znajdowało się w zakresie obowiązków głównego księgowego SAA i pracownik w 2019 r. otrzymał nagrodę roczną za 2018 r.,
3. w jednym przypadku pracownikowi dodatek za wysługę został zwiększony z 15% na 16% wraz z wynagrodzeniem za miesiąc maj 2019 r. Wg świadectw pracy zgromadzonych w aktach osobowychpracownika, dodatek stażowy powinien rosnąć z każdym 1 czerwca. W wyniku powyższego błędu, pracownikowi w 2019 r., tytułem dodatku stażowego naliczono kwotę wyższą o 30,60 zł.

W toku analizy zwolnień lekarskich ustalono, że:

• w SAA potrąceniom za czas sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny nie podlegał dodatek stażowy mimo, że zgłaszany był do ZUS jako składnik wynagrodzenia na potrzeby naliczania zasiłków chorobowych lub opiekuńczych.W związku z powyższym pracownikowi nr 4 nie skorygowano za czas opieki dodatku za wysługę w łącznej kwocie  110.74 zł,
• przy naliczeniu zasiłku za opiekę nad chorym członkiem rodziny program dwukrotnie do podstawy przyjął wynagrodzenie za marzec 2018, tym samym zawyżył jej wysokość o 2.984,17 zł,
• do podstawy w miesiącu marcu i kwietniu 2018 r. nie został przyjęty dodatek regulacyjny w wys. 110 zł,
• do podstawy w miesiącu czerwcu 2018 r. nie został przyjęty dodatek regulacyjny w wys. 291 zł.

Powyższe było niezgodne z art.  36 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2020 r., poz. 870 ze zm.), wg którego podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi jedna trzydziesta część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku.

Wprawdzie w 2019 r. płatnikiem ww.zasiłku opiekuńczego był ZUS, powyższe jednak wskazuje na błędne ustawienia programu płacowego, co z kolei rzutuje na prawidłowość  obniżania składników wynagrodzenia za czas choroby lub opiekioraz właściwe naliczanie wynagrodzenia chorobowego (do 33 dnia choroby), którego to płatnikiem jestSAA.

W trakcie kontroli dokumentacji dot. godzinowej ewidencji czasu pracy oraz dokumentacji płacowej ustalono, że ówczesny główny księgowy do naliczeń wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny za miesiąc marzec 2019 r. przyjął stawkę, która nie uwzględniała dodatku regulującego (tzw. inflacyjnego wyrównania wynagrodzeń, które miało miejsce w III z wyrównaniem od I 2019 r.). Tym samym pracownicy otrzymali wynagrodzenie niższe łącznie o 147,59 zł.

Stwierdzono ponadto różnice w miesięcznych zestawieniach liczby nadgodzin wypracowanych przez każdego pracownika i przechodzących do odbioru / wypłaty w miesiącu następnym. Ustalono, że:

• w jednym przypadku: na dzień 1.07.2019 r. główny księgowy w wykazie nie uwzględnił odebranych 3 godzin i różnica ta wykazywana była aż do 1.10.2019 r., na dzień 1.11.2019 r. główny księgowy w wykazie nie uwzględnił wypracowanej 1,5 godziny. W ocenie kontroli stan na 31.12.2019 r. wyniósł 1 godzinę do wypracowania, natomiast wg zestawienia głównego księgowego stan nadgodzin wyniósł 2 godziny do odbioru,
• w drugim przypadku: na dzień 1.05.2019 r. główny księgowy w wykazie nie uwzględnił odebranej godziny z dnia 30.04.2019 r. i różnica wykazywana była aż do 1.11.2019 r. W ocenie kontroli stan na 31.12.2019 r. wyniósł zero, natomiast wg zestawienia głównego księgowego stan nadgodzin wyniósł 8 godzin do odbioru.

Zestawienia były sporządzane przez ówczesnego głównego księgowego i każdorazowo akceptowane przez dyrektor SAA.

W toku kontroli procedur dot. wynagradzania ustalono, że w aneksie nr 1 do Regulaminu wynagradzania pracowników SAA dot. wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych, znajdował się zapis niezgodny z przepisami wyższego rzędu (Kodeks pracy i Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy) oraz niekorzystny dla pracowników SAA. Wg aneksu pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę i dni świąteczne oraz w godzinach nocnych należało się wynagrodzenie, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek w wys. 100% za każdą godzinę pracy, liczony od wynagrodzenia zasadniczego, ustalonego na podstawie umowy o pracę. Wg ww. przepisów, przy ustalaniu m.in. dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151¹ § 3 Kodeksu  pracy) stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop - określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm).

W toku kontroli umów o dzieło stwierdzono, że w 2 przypadkach na 5 objętych kontrolą, w umowach nie zostały uzupełnione dane dot. czasu trwania umowy (terminu wykonania i przekazania dzieła) oraz wysokości wynagrodzenia. Na rachunkach wystawionych do ww. umów z kolei nie było daty.

Powyższe było niezgodne z ww. standardem kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Obsługę kadrowo – płacową w 2019 r. prowadził ówczesny główny księgowy.

Akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

SAA nie naliczał zasiłków tytułem sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny. Płatnikiem zasiłku opiekuńczego był ZUS, w związku z tym prawidłowość naliczenia zasiłku przez ZUS nie była przedmiotem kontroli.

 4. Podatek dochodowy, składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R i PIT-8AR za 2019 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 157.473 zł, uregulowany w całości.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 540.964,20 zł i również w całości zostały uregulowane.

Analiza kwot podatku wykazanych z deklaracjach PIT 4R i PIT 8AR oraz kwot przelanych na rachunek Urzędu Skarbowego wykazała niedopłatę podatku za miesiąc lipiec 2019 r. w wys.1.428 zł. Kwota została uregulowana z odsetkami w wys. 46 zł w dniu 15.01.2020 r.

Za pozostałe miesiące 2019 r. główny księgowy nie korzystał z przysługującej prawem możliwości naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego od wynagrodzeń wynikającego z art. 28 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm). Tym samym nie uzyskano na rzecz przychodów SAA kwoty  468 zł. Powyższe było niezgodne z ww. art. 42 ust. 5 uofp.

W toku kontroli wysokości składek ZUS wykazanych w deklaracjach ZUS P DRA i kwot przelanych na rachunek ZUS stwierdzono różnicę w wys. 992,56 zł. W udostępnionej dokumentacji nie było dowodu PK potwierdzającego rozliczenie składek ZUS za wrzesień z nadpłaty (za miesiące lipiec i sierpień takie dowody zostały wystawione i nadpłata została rozliczona). Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W tym przypadku, po stwierdzeniu kwoty pozostałej do odliczenia z nadpłaty składek ZUS, główny księgowy powinien wystawić dowód księgowy w postaci PK.

Do kontroli przedłożono wydruki z PUE ZUS potwierdzające nadpłatę na dzień 30.09.2019 r. w wys. 992,5 zł, jednak zostało ono rozliczone i począwszy od miesiąca października 2019 r. saldo rozliczeń z ZUS wynosiło zero.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za pozostałe miesiące 2019 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm).

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2019 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm).

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto:

- Sprawozdanie z wykonania budżetu za 2019 r., sporządzone w dniu 7.02.2020 r., wg którego m.in.:

• przychody ogółem wyniosły 12.078.715 zł (w tym dotacja podmiotowa z budżetu Miasta 10.580.223 zł),
• koszty ogółem wyniosły 11.666.594 zł (w tym usługi obce 8.932.662 zł oraz wynagrodzenia i składki ZUS od wynagrodzeń 1.645.807 zł).

  Zysk netto wyniósł 412.121 zł.

- Rachunek zysków i strat na dzień 31.12.2019 r., wg którego m.in.:

• przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi wyniosły 12.025.812,57 zł (wzrost o 1.653.138,02 zł w porównaniu z 31.12.2018 r.),
• koszty działalności operacyjnej wyniosły 11.947.102,48 zł (wzrost o 1.012.817,48 zł w porównaniu z 31.12.2018 r.).

  Zysk netto wyniósł 198.910,96 zł.

- Bilans na dzień 31.12.2019 r. – część B aktywów, wg którego stwierdzono spadek należności krótkoterminowych o 215.420,94 zł w porównaniu z 31.12.2018 r.

- Bilans na dzień 31.12.2019 r. – część B pasywów, wg którego stwierdzono spadek zobowiązań krótkoterminowych o 179.093,93 zł w porównaniu z 31.12.2018 r.

Badaniem objęto ponadto sprawozdania na dzień 31.12.2019 r.:

• kwartalne o stanie zobowiązań (Rb-Z),
• kwartalne o stanie należności (Rb-N),
• Zatrudnienie i wynagrodzenie (część sprawozdania  z wykonania budżetu).

Plan przychodów ogółem na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 12.122.223 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2019 r. o 813.66 zł.

Plan kosztów ogółem na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 12.116.413 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2019 r. o 811.737 zł.

Plan finansowy w SAA zmieniał się w 2019 r. dwukrotnie.

Stwierdzono rozbieżność między liczbą etatów wykazanych w sprawozdaniu pn. Zatrudnienie i wynagrodzenie na dzień 31.12.2019 r. a wykazem pracowników sporządzonym przez głównego księgowego SAA. W sprawozdaniu, w pozycji „wykonanie” wykazane zostało 19 etatów, natomiast faktyczne zatrudnienie na dzień 31.12.2019 r. w SAA wynosiło 18 osób, w tym dwie na ½ etatu, co wskazuje 17 etatów.

Powyższe stanowi naruszenie ww. standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Sprawozdawczośćw 2019 r. prowadził ówczesny główny księgowy.  

Każda zmiana planu finansowego przedkładana była do Wydziału Kultury w terminie wskazanym w stosownym piśmie.

Sprawozdania finansowe za 2019 r. poddane były badaniu przez biegłego rewidenta.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2019 r., w tym arkusze spisu z natury wyposażenia SAA, zestawienie obrotów i sald wszystkich kont bilansowych z potwierdzeniem ich weryfikacji, protokół z inwentaryzacji gotówkiw kasie oraz protokół inwentaryzacji rachunków bankowych, a także sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych i ustalania stanu inwentarza. Sprawdzono również zgodność ww. dokumentów z ewidencją księgową.

Według ewidencji, wartość środków trwałych w 2019 r. wzrosła o 23.522,78 zł - przyjętona stan laptop i smartfon z akcesoriami o łącznej wartości 8.637,88 zł oraz kamerę GoPro z oprzyrządowaniem w łącznej kwocie 13.730 zł. W 2019 r. ponadto za kwotę 1.154,90 zł wykupiono z leasingu samochód osobowy Opel Vivaro z 2016 r. Stan wartości niematerialnych i prawnych wyniósł 30.130,24 zł i nie zmienił się w 2019 r.

W toku kontroli stwierdzono, że w protokole inwentaryzacji rachunków bankowychnie było potwierdzenia salda konta nr 78 … 1299, do którego wydana była karta kredytowa.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Pani była osobą odpowiedzialną w SAA za proces inwentaryzacyjny. Księgę środków trwałych i wyposażenia prowadził ówczesny główny księgowy.

Stan wycenionego wyposażenia był zgodny z saldem konta pozabilansowego 050, na którym ewidencjonowane było wyposażenie (ujmowane w 100% w koszty).

Środki trwałe przyjmowane były na stan na podstawie dokumentu OT wystawionego na podstawie dokumentu źródłowego.

W toku spisu z natury kasy nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

 W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Zasady prowadzenia rachunkowości wraz z metodami wyceny aktywów i pasywów finansowych oraz ustaleniem wyniku finansowego – zarządzenie nr 8z dnia 23.10.2012 r. i aktualizacja zasad zarządzeniem nr 2 z dnia 18.02.2019 r.,
• Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych – zarządzenie nr 4z dnia 23.10.2012 r.,
• Instrukcja dot. gospodarki kasowej – zarządzenie nr 6 z dnia 23.10.2012 r.,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – zarządzenie nr 7 z dnia 23.10.2012 r.,
• Regulamin udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych – zarządzenie nr 12 z dnia 31.12.2015 r.,
• Regulamin udzielania zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) i innych zamówień, do których nie  stosuje się przepisów ustawy Pzp – zarządzenie nr 1/2019 z dnia 15.01.2019 r.,
• Regulamin organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej - zarządzenie nr 7/2018 z dnia 25.09.2018 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wszystkie ww. procedury były przyjęte do stosowania przez pracowników SAA.

 8. Inne obszary

Sprawozdaniami25.06.2019 r. i z dnia 10.01.2020 r. dyrektor SAA poinformował Wydział Kultury UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

W oświadczeniu z dnia 6.08.2020 r., dyrektor SAA podał, że w 2019 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły jedną kontrolę w placówce.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

O kontroli zewnętrznej przeprowadzonej w jednostce dyrektor poinformował WKiAW.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SAA:

1. Wydatkować środki publiczne zgodnie z uofp, zwłaszcza pod kątem ich ekonomicznego uzasadnienia.
2. Opracować zasady windykacji należności.
3. Egzekwować odsetki od należności niezapłaconych w terminie.
4. Prawidłowo dekretować dowody księgowe.
5. Terminowo regulować zobowiązania.
6. Każdorazowo egzekwować kontrasygnatę głównego księgowego na umowach i zamówieniach potwierdzających zaciągnięcie zobowiązania.
7. Rozliczać delegacje zgodnie z regulaminem i obowiązującymi przepisami.
8. Zweryfikować zapisy zawarte w regulaminie wynagradzania i nagradzania pracowników SAA oraz przyjąć je do stosowania.
9. Każdorazowo potwierdzać przeprowadzenie kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wszystkich dowodów księgowych.
10. Naliczać i rozliczać ryczałt samochodowy zgodnie z zawartą umową i obowiązującymi przepisami.
11. Zaktualizować umowy o pracę pod kątem kategorii zaszeregowania.
12. Zweryfikować wysokość przyznanych dodatków stażowych i skorygować stwierdzone błędy.
13. Skorygować ustawienia programu płacowego pod kątem naliczania wynagrodzeń chorobowych i obniżania wynagrodzeń za czas choroby i opieki nad chorym członkiem rodziny.
14. Zweryfikować aneks do regulaminu wynagradzania dot. wynagrodzeń za godziny nadliczbowe.
15. Prawidłowo rozliczać godziny nadliczbowe pracowników SAA.
16. W zawieranych umowach cywilnoprawnych każdorazowo uzupełniać wszystkie wymagane dane.
17. Korzystać z prawa do naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego.
18. Zweryfikować dane dot. zatrudnienia na dzień 31.12.2019 r. i skorygować je w sprawozdaniu składanym w Wydziale Kultury UM.