Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2020 r. kontrolę w Radzie Osiedla Golęcino - Gocław z siedzibą przy ul. Światowida 93 w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowej za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 8 lipca 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 lipca 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Golęcino – Gocław (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2019 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niepodjęciu uchwały dotyczącej przyznania diet poszczególnym członkom Zarządu, wypłaconych w okresie od stycznia do czerwca 2019 r.,
• nieterminowym przekazaniu do Wydziału Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2019 r.,
• dokonaniu błędnego zapisu w zmianie planu finansowego wprowadzonej uchwałą RO nr 13/19 z dnia 08.10.2019 r.,
• nieopublikowaniu na stronie internetowej RO sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2019 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności wydatków poniesionych przez RO z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2019 r. wyniósł po zmianach 17.902 zł (Załącznik nr 12 do Uchwały nr III/67/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 stycznia 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2019 r.), co stanowiło 1,97% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 909.300 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych, Sportu i Młodzieży (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałami RO nr 2/19 i 3/19 z dnia 21.05.2019 r. przeznaczone zostały na organizację festynów „Witamy Wakacje” i „Rodzinny festyn sportowy” (środki wykorzystane w kwocie 6.745,17 zł).

Wykonanie wydatków RO za 2019 r. wyniosło ogółem 17.180,94 zł, co stanowiło 96% planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 24.271,11 zł, w tym wydatki w kwocie 17.525,94 zł, poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2019 r.) oraz wydatki w kwocie 6.745,17 zł zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

• 22 dowody dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone gotówką lub przelewem na kwotę łączną 17.525,94 zł,
• 36 dowodów źródłowych dotyczących diet, wypłaconych na kwotę łączną 7.191,44 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto zgodność wydatków zakwalifikowanych do poszczególnych zadań RO z treścią ekonomiczną tych zadań.

Kontrola wykazała, że RO nie podjęła stosownej uchwały, na mocy której członkom Zarządu RO wypłacone zostały diety w okresie od stycznia do czerwca 2019 r. Diety przewidziane zostały w planie finansowym RO na 2019 r. jednakże bez wskazania członków Zarządu i przyznanych kwot. Diety przyznane zostały imiennie dopiero uchwałą nr 6/19 z dnia 11.06.2019 r. w sprawie wypłaty diet dla członków Zarządu, która weszła w życie dopiero z dniem jej podjęcia.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Na wszystkich fakturach/rachunkach wydatkowych zamieszczony został opis, w którym wskazany był cel zakupu, numer uchwały RO oraz paragraf klasyfikacji budżetowej. Faktury zawierały także podpisy Przewodniczącego i Skarbnika wraz z pieczątkami imiennymi.

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu stanowiącego Załącznik nr 1 do uchwały nr XXIX/764/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Golęcino - Gocław (zw. dalej Statutem).

Przewodniczący i Skarbnik złożyli jednorazowe oświadczenia, czym wypełnili zapisy § 13 ust. 3 Załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin, zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej (aktualnie obowiązuje Zarządzenie Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin), według którego wypłaty gotówkowe na rzecz przewodniczącego RO, członków zarządu RO oraz skarbnika realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do procedury.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2019 r. w kwocie ogółem 17.902 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 73/19 z dnia 05.02.2019 r. Zmian w planie rzeczowo – finansowym RO na 2019 r. dokonano załącznikami do uchwały nr 12/19 z dnia 24.09.2019 r. i uchwały nr 13/19 z dnia 08.10.2019 r., przy czym kwota ogółem planu nie uległa zmianie.

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2019 r. z wykonaniem wydatków RO za 2019 r., przedstawionym w sprawozdaniu rocznym Osiedla z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

W toku kontroli stwierdzono, że suma wydatków według dowodów potwierdzających dokonane wydatki i stosownych opisów merytorycznych zamieszczonych na tych dowodach, która wyniosła 17.525,94 zł (10.334,50 zł – faktury wydatkowe, 7.191,44 zł – listy wypłat diet) była niezgodna o kwotę 345 zł z sumą tych wydatków wykazaną w Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2019 r. (przyjęte uchwałą RO nr 17/20 z dnia 11.02.2020 r.) wynoszącą 17.180,94 zł. Według opisu merytorycznego faktury nr 2019/09/11 z dnia 24.09.2019 r. wystawionej na kwotę 1.845 zł tytułem wynajmu urządzeń na imprezę dla dzieci, kwota 345 zł miała zostać wydatkowana ze środków RO, gdy tymczasem w całości została zapłacona ze środków KIS. Według wyjaśnień Głównego specjalisty w WGK, Wydział nie dokonał stosownego przeksięgowania kwoty 345 zł, a RO przed sporządzeniem sprawozdania nie uzgodniła salda wydatków z WGK, wliczając wydatek na kwotę 345 zł do swojego budżetu.

Kontrola wykazała, że sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego za 2019 r. przekazane zostało do WGK 12 dni po terminie wynikającym z zapisów § 14 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, według którego RO zobowiązana była do złożenia ww. sprawozdania w terminie do dnia 31 stycznia 2020 r.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że w zmianie planu finansowego wprowadzonej uchwałą nr 13/19 z dnia 08.10.2019 r., dokonano błędnego zapisu polegającego na ujęciu planu wydatków w kwocie 1.000 zł w § 4220 – zakup artykułów spożywczych zamiast w § 4210 – zakup materiałów i środków czystości.

Kontrola nie wykazała innych różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2019 r. i wykonaniem wykazanym w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2019 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

Kontrola kompletności publikowania podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO wykazała, że na stronie internetowej RO http://golecino.osiedla.szczecin.pl/nie zostało opublikowane sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2019 r., a według§ 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, do właściwości Zarządu RO należało m.in. bieżące publikowanie informacji
o działalności RO.

Na ww. stronie internetowej RO zostały zamieszczone wszystkie uchwały dotyczące badanego okresu, czym wypełniono zapisy § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, według którego do właściwości Zarządu RO należało m.in. bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał.

Wszystkie uchwały podjęte przez RO dotyczące gospodarki finansowej za 2019 r. przekazane zostały do WGK zgodnie z terminem wskazanym w § 39 Statutu.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Przyznawanie diet na podstawie podjętej uchwały, ze wskazaniem członków Zarządu RO, którym przyznano diety oraz wysokości tych diet.
2. Sporządzanie i przekazywanie do WGK sprawozdania z wykonania planu finansowego za dany rok w terminie do dnia 15 lutego roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.
3. Uzgadnianie z WGK kwoty zrealizowanych wydatków przed sporządzeniem sprawozdania finansowego.
4. Opublikowanie na stronie internetowej RO sprawozdania finansowego za 2019 r.