Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Nr kontroli: WKiAW

Realizacja zadania publicznego pod tytułem: „organizacja działań profilaktycznych z zakresu przeciwdziałania uzależnieniom dla mieszkańców Szczecina, w szczególności dzieci i młodzieży, jako forma zagospodarowania czasu wolnego oraz alternatywa dla stosowania substancji psychoaktywnych”

Stowarzyszenie Prawy Brzeg Kultury z siedzibą przy ul. Młodzieży Polskiej 28, 70-774 Szczecin

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w styczniu 2020 r. przeprowadził w Stowarzyszeniu Brzeg Kultury z siedzibą Prawy przy ul. Młodzieży Polskiej 28, 70-774 Szczecin (zw. dalej Stowarzyszeniem), kontrolę realizacji zadania publicznego pod tytułem: „organizacja działań profilaktycznych z zakresu przeciwdziałania uzależnieniom dla mieszkańców Szczecina, w szczególności dzieci i młodzieży, jako forma zagospodarowania czasu wolnego oraz alternatywa dla stosowania substancji psychoaktywnych” w zakresie objętym umową CRU/18/0001190 zawartą w dniu 15.03.2018 r. (zw. dalej umową nr CRU/18/0001190), realizowaną w okresie od dnia 15.03.2018 r. do dnia 31.12.2018 r. Na realizację ww. zadania publicznego Gmina Miasto Szczecin przekazała środki finansowe w wysokości 38.000,00 zł

Kontrolujący dokonał następujących czynności kontrolnych:

  1. analiza dokumentacji potwierdzającej realizację zadania pod kątem zgodności wydatków z ofertą, harmonogramem i umową,
  2. porównanie dokumentacji ze złożonym sprawozdaniem z realizacji zadania,

            Łączne wydatki wynikające z przedstawionych dokumentów księgowych wyniosły 42.753,19 zł. Wydatki w kwocie 38.000,00 zł (88,88% całkowitego kosztu realizacji zadania) pokryto ze środków pochodzących z dotacji.

            W dniu 15.03.2019 r. Stowarzyszenie złożyło w UM Szczecin skorygowane sprawozdanie z wykonania zadania publicznego. Pismem z dnia 22.03.2019 r. Dyrektor Wydziału Spraw Społecznych poinformował ówczesnego Prezesa Stowarzyszenia, że sprawozdanie końcowe z wykonania przedmiotowego zadania zostało zatwierdzone w dniu 22.03.2019 r.

 W wyniku powyższych czynności kontrolujący dokonał następujących ustaleń:

            W celu udokumentowania wydatków poniesionych w związku z realizacją przedmiotowego zadania do kontroli przedstawiono 9 umów zlecenia (wraz z 9 rachunkami), 40 faktur VAT oraz 10 rachunków.

W toku kontroli ustalono, że:

  1. według faktur VAT: nr AUC/110/2018/1974 z dnia 20.12.2018 r., nr 138345119181 z dnia 11.12.2018 r., nr 138312104251 z dnia 08.11.2018 r. Stowarzyszenie zakupiło: papier do ksero za łączną kwotę 447,30 zł, kalendarz A4 39,24 zł, pisaki cukrowe 14,64 zł (łączna kwota wydatków: 501,18 zł).
  2. Cztery z dziesięciu przedstawionych do kontroli rachunków zostało wystawionych przez Panią D.P. i były to:
    • rachunek z dnia 20.12.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 14.09.2018 r. na kwotę brutto 650,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 24.12.2018 r.,
    • rachunek z dnia 03.12.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 14.09.2018 r. na kwotę brutto 995,43 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 10.12.2018 r.,
    • rachunek z dnia 06.11.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 14.09.2018 r. na kwotę brutto 524,80 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 10.12.2018 r.,
    • rachunek z dnia 15.10.2018 r. dot. umowy zlecenia (brak wskazania informacji konkretyzujących jakiej umowy zlecenia dot. np. dnia zawarcia itp.) na kwotę brutto: 3.160,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano gotówką w kwocie 450,00 zł pozostałą część zapłacono przelewem w dniu 10.12.2018 r.

(łączna kwota wydatków wynikająca z ww. rachunków: 5.330,23 zł). Do dnia zakończenia kontroli Stowarzyszenie nie przedstawiło umów zleceń o których mowa w ww. rachunkach, żaden z nich nie zawierał ponadto wskazania co było przedmiotem usług za realizację których zostały one wystawione. 

3. Kolejne cztery z dziesięciu przedstawionych do kontroli rachunków zostało wystawionych przez Panią Z.K. i były to:

  • rachunek z dnia 20.12.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 08.10.2018 r., na kwotę brutto 360,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 24.12.2018 r.,
  • rachunek z dnia 03.12.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 08.10.2018 r. na kwotę brutto 120,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 10.12.2018 r.
  • rachunek z dnia 06.11.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 08.10.2018 r., na kwotę brutto 720,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 17.11.2018 r.,
  • rachunek z dnia 10.10.2018 r. dot. umowy zlecenia z dnia 08.10.2018 r. na kwotę brutto: 180,00 zł, zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 18.10.2018 r.

(łączna kwota wydatków wynikająca z ww. rachunków: 1.380,00 zł). Do dnia zakończenia kontroli Stowarzyszenie nie przedstawiło umów zleceń o których mowa w ww. rachunkach, żaden z nich nie zawierał ponadto wskazania co było przedmiotem usług za realizację których zostały one wystawione. 

4. Ostatnie dwa z dziesięciu przestawionych do kontroli rachunków to:

  • rachunek nr 12/11/2018 z dnia 23.11.2018 r. na kwotę brutto 200,00 zł za: zajęcia taneczne listopad 2018 (wydatek sfinansowany ze środków własnych Stowarzyszenia),
  • rachunek nr 9/09/2018 z dnia 26.09.2018 r. na kwotę brutto 100,00 zł; za: zajęcia taneczne gimnastyka sportowa.

Wszystkie ww. wydatki zostały wskazane w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego jako wydatki poniesione na jego realizację. W toku kontroli wykazano jednak, że żaden z ww. wydatków nie dotyczył realizacji umowy nr CRU/18/0001190 i nie powinien zostać uwzględniony w jej rozliczeniu (powyższe zostało potwierdzone w przekazanych przez Stowarzyszenie wyjaśnieniach z dnia 13.02.2020 r.). Łączna kwota ww. wydatków (pokrytych ze środków pochodzących z dotacji) wyniosła 7.311,41 zł. W związku z powyższym faktyczny koszt realizacji zadania publicznego wyniósł 35.441,78 zł. Procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania wyniósł 107,22%. Według zapisów § 4 ust. 2 umowy nr CRU/18/0001190 Stowarzyszenie zobowiązane było zachować procentowy udział dotacji na poziomie max 88,95%. Według § 4 ust. 3 umowy nr CRU/18/0001190 przekroczenie limitu, o którym mowa w ust. 2 (88,95%) uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości. a według § 10 ust. 6 umowy kwota dotacji wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości – podlega zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, na zasadach określonych w przepisach o finansach publicznych.

Trzy z czterdziestu przedłożonych do kontroli faktur VAT tj.

  • faktura VAT nr 4/12/2018 z dnia 24.12.2018 r. na kwotę 1.500,00 zł, za: pamiątkowe koszulki – 60 szt. - 1.200,00 zł, pamiątkowe torby – 60 szt. - 300,00 zł (w całości sfinansowana ze środków pochodzących z dotacji) (przekazana do kontroli dokumentacja zawierała fotografie z imprezy mikołajkowej na których przedmiotowe torby były wręczane uczestnikom), 
  • faktura VAT nr 3/12/2018 z dnia 24.12.2018 r. na kwotę 2.000,00 zł za: „usługa nagłośnienia i muzyczna wydarzeń związanych z organizacją wydarzeń związanych z organizacją projektu Pracownia Poszukiwań Twórczych” (w całości sfinansowana ze środków pochodzących z dotacji),
  • faktura VAT nr 2/12/2018 z dnia 24.12.2018 r. na kwotę 2.400,00 zł za: „zajęcia edukacji muzycznej i plastycznej w ramach Pracowni Poszukiwań Twórczych wrzesień – grudzień 2018”(w kwocie 2096,88 zł sfinansowana z udzielonej dotacji).

zostały wystawione przez podmiot którego właścicielem był ówczesny prezes Stowarzyszenia.

            Stowarzyszenie nie przedstawiło żadnej dokumentacji potwierdzającej sposób wyboru dostawcy usług/towarów będących przedmiotem ww. faktur VAT 4/12/2018 z dnia 24.12.2018 r., nr 3/12/2018 z dnia 24.12.2018 r. oraz nr 2/12/2018 z dnia 24.12.2018 r. (tj. np. zapytanie ofertowe, dokumentacja potwierdzająca przeprowadzenie analizy rynku).  Ww. zakupów dokonano od ówczesnego prezesa Stowarzyszenia. W związku z powyższym – w opinii kontrolera – Stowarzyszenie winno dochować szczególnej staranność w celu wykazania, że przedmiotowe usługi/towary zostały zakupione na zasadach rynkowych i nie naruszono § 34 Statutu Stowarzyszenia według którego zabrania się zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organizacji, członkowie jej organów lub pracownicy ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenie zawyżonej.

            Jedna z dziewięciu umów zleceń tj. umowa z dnia 04.04.2018 r. zawarta została przez ówczesnego Skarbnika Zarządu Stowarzyszenia z ówczesnym Prezesem Zarządu Stowarzyszenia (zw. dalej Zleceniobiorcą). Przedmiotem zlecenia było: „koordynacja zajęć Pracownia Poszukiwań Twórczych w okresie 4 kwietnia – 31 grudnia 2018”. Do obowiązków Zleceniobiorcy należeć miało m. in.: wsparcie instruktorów prowadzących, organizacja zaplecza zajęć, współpraca z rodzicami, zakupy, obsługa umów zleceń i płatności, catering owocowy itd.

            W toku kontroli ustalono, że ówczesny Skarbnik Zarządu Stowarzyszenia zawarła ww. umowę zlecenia z dnia 04.04.2018 r. pomimo braku stosownego pełnomocnictwa czym naruszono przepis art. 11. ust. 4 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U.2019.713), według którego w umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów). 

            Kontrola wykazała również, że Stowarzyszenie reprezentowane przez Skarbnika przyjęło rachunek i rozliczyło ww. umowę zlecenia z dnia 04.04.2018 r. już w dniu jej zawarcia tj. w dniu 04.04.2018 r. Wskazać należy, że zapłata wynagrodzenia powinna – co do zasady -  nastąpić, dopiero po wykonaniu zlecenia. Ww. umowa zlecenia nie zawierała wskazania innego terminu płatności (w pkt 5. umowy wskazano jedynie, że: „wynagrodzenie płatne będzie w formie całościowej, dopuszcza się formę zaliczkowej płatności”). Według art. 744 ustawy z dnia z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U.2019.1145) w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia chyba, że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych.

            Wskazać należy również, że w związku z zawarciem umowy z ówczesnym Prezesem Stowarzyszenia, Stowarzyszenie winno dochować szczególnej staranności w celu wykazania, że przedmiotowa usługa zostały zakupione na zasadach rynkowych i nie naruszono § 34 Statutu Stowarzyszenia, według którego zabrania się zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organizacji, członkowie jej organów lub pracownicy ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenie zawyżonej. Tymczasem Stowarzyszenie nie posiadało żadnej dokumentacji wskazującej na sposób wyboru ww. wykonawcy czy dokonanie rozeznania rynku poprzedzającego zlecenie wykonania usługi.

            Według pkt. 4 umowy zlecenia z dnia 04.04.2018 r. Zleceniobiorcy za wykonanie przedmiotu umowy przysługiwało wynagrodzenie w wysokości 1.500,00 zł brutto. W dniu 10.04.2018 r. z rachunku bankowego Stowarzyszenia dokonano zapłaty wynagrodzenia wynikającego z ww. umowy zlecenia z dnia 04.04.2018 r. (pomniejszonego o potrącone zaliczki z tytułu podatku dochodowego i składki zdrowotnej od osób fizycznych) w kwocie 1.265,00 zł za ww. rachunek z dnia 04.04.2018 r. Wydatek w kwocie 1.052,00 zł pokryto ze środków pochodzących z dotacji.

 


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2020/05/12, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2020/05/12 08:52:09
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2020/05/12 08:52:09 nowa pozycja