Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 18.12.2020 r. do 28.01.2021 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 30 w Szczecinie przy ul. Piotra Skargi 18 (zw. dalej PP 30), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 03 lutego 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03 marca 2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym nr 30 w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2019 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niezgodności kwot ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych;
• niedokonaniu w księgach inwentarzowych jednostki zapisów dotyczących zrealizowanych zakupów pozostałych środków trwałych;
• nieprawidłowym ustaleniu daty nabycia przez pracownika prawa do nagrody jubileuszowej i zwiększonego dodatku za wieloletnią pracę;
• braku podpisów dotyczących kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej wystawionych faktur i faktur wewnętrznych;
• nieterminowym regulowaniu zobowiązań, w tym wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego.

 Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych;
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania do wydziału nadzorującego informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w PP 30 w 2019 r. wyniosło łącznie 59.145 zł, co stanowiło 58,85 % planowanej kwoty w wysokości 100.500zł. Na dochody budżetowe składały się wpływy z: opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 58.873 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 272 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2019 r. łącznie 160.410,52 zł, co stanowiło 88,23 % planowanej kwoty w wysokości 181.800 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z: opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 159.249,41 zł), najmu i dzierżawy składników majątkowych (§ 075 – 1.084,86 zł), oraz pozostałych odsetek (§ 092 – 76,25 zł).

Kontroli poddano zrealizowane w październiku 2019 r. wpłaty należności za pobyt i wyżywienie dzieci w PP 30 za wrzesień 2019 r. Skontrolowano dochody na kwotę ogółem 5.668 zł, tj. 2,60 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z ww. usług.

Kontrolą objęto również faktury VAT wystawione w 2019 r. za wynajem pomieszczeń oraz 2 umowy najmu obowiązujące w PP 30 w 2019 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencji w księgach rachunkowych.Skontrolowano dochody na łączną kwotę 800,73 zł, tj. 73,81 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z najmu składników majątkowych.    

W toku kontroli ustalono, że kwoty przychodów dotyczące opłat za wyżywienie i pobyt dzieci w przedszkolu za dany miesiąc, ewidencjonowane były przez głównego księgowego dopiero w miesiącu kolejnym, co skutkowało nieujęciem w księgach rachunkowych za 2019 r. przypisu ww. należności za grudzień 2019 r. Było to niezgodne z postanowieniami art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 - zw. dalej uor), według którego wksięgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Stwierdzono ponadto, że w 2. przypadkach (na 3 skontrolowane) na fakturach VAT główny księgowy wskazał inny termin zapłaty niż określony w umowie.

We wszystkich przypadkach wpłaty należności z tytułu wyżywienia i pobytu dzieci w PP 30 zostały prawidłowo zaewidencjonowane, natomiast kwoty naliczonych należności z tytułu wynajmu składników majątkowych były zgodne z zapisami zawartych umów.

 1.2 Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 8.514,83 zł, w tym: gotówka i depozyty – 7,76 zł oraz pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w wysokości 8.507,07 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2019 r. wykazano należności w kwocie 7.455,58 zł, a w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2019 r. należności w kwocie 0,00 zł.

Należności ogółem PP 30 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 10.264 zł, wyniosły na dzień 31.12.2019 r. – 18.771,07 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 30 w wysokości 1.951.424 zł zrealizowane zostały w 98,90 %, tj. w kwocie 1.930.025,98 zł (środki budżetowe na kwotę 1.769.623,22 zł, środki wydzielonego rachunku dochodów na kwotę 160.402,76 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 24. źródłowe dowody księgowe na łączną kwotę 107.512,14 zł, co stanowiło 5,57 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 97.232,80 zł i ze środków wrd w kwocie 10.279,34 zł),
• 17 wyciągów bankowych oraz dokumentację dot. 7. zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z ówcześnie obowiązującego Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zmianami) stwierdzono, że w przypadku udzielenia 2. zamówień, których wartość przekroczyła 3.000 zł brutto (na 9 skontrolowanych) ówczesny dyrektor – Alicja Gerlach nie dokonał analizy rynku (dotyczy wymiany części w centralach oddymiania i w instalacjach przeciwpożarowych oraz wykonania stosownych pomiarów; zakupu komputerów). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1 załącznika nr 1 do ww. ówcześnie obowiązującego zarządzenia, wg którego przy udzielaniu takich zamówień zamawiający powinien dokonać analizy rynku, polegającej w szczególności na skierowaniu zapytania (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

W 1. przypadku na 24. skontrolowane – płatność z 15.02.2019 r. na kwotę 422,76 zł uregulowana została przez głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturze (9 dni po terminie). Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 - zw. dalej uofp), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą faktur i wyciągów bankowych wykazała, że:

- wszystkie dowody księgowe nie zawierały stwierdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja); na powyższych dowodach księgowych wskazywano jedynie miesiąc, w którym dowód należało ująć w księgach rachunkowych; dodatkowo w 9. przypadkach (na 17) wyciągi bankowe nie zawierały podpisu dotyczącego ich sprawdzenia; było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

- we wszystkich 24. przypadkach wskazano w zapisie księgowym dot. dowodów zakupu nieprawidłową datę dokonania operacji gospodarczej, w 4. przypadkach nieprawidłową datę wystawienia dowodu księgowego, a dodatkowo w 17. przypadkach zapis księgowy nie zawierał opisu operacji; stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz opis operacji;

 Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych PP 30 był główny księgowy.

Ustalono ponadto, że intendent nie ujął w księgach inwentarzowych zakupu: krzeseł drewnianych o łącznej wartości 6.781 zł, stołu załadowczego i wyładowczego do zmywarki w kwocie 6.294,01 zł, mebli o wartości 6.000 zł oraz monitora interaktywnego o wartości 6.000 zł. Naruszało to przepisy art. 16 ust. 1 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, a także postanowienia art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Pozostałe zobowiązania w kwotach wynikających ze skontrolowanych dowodów księgowych uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

 2.2. Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od dnia 01.01.2019 r. do dnia 31.12.2019 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 100.494,70 zł, uregulowane w I kwartale 2020 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 87.145,79 zł,
• składek ZUS na kwotę 13.348,91 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzonym na dzień 31.12.2019 r. nie wykazano zobowiązań, a w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, według stanu na dzień 31.12.2019 r. wykazano zobowiązania w kwocie 15.740,93 zł. W związku z powyższym zobowiązania ogółem wynikające z bilansu PP 30, wyniosły na dzień 31.12.2019 r. – 116.235,63 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 30. pracowników PP 30 zatrudnionych w 2019 r. (wg stanu na dzień 31.12.2019 r.), tj. 16,67 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 225.878,22 zł, tj. 19,27 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 1.172.304,96 zł, zaewidencjonowanych w 2019 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 13.298,67 zł, tj. 17,75 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 74.903,88 zł.

Stwierdzono przypadek, w którym nieprawidłowo ustalono datę nabycia przez pracownika prawa do nagrody jubileuszowej i zwiększonego dodatku za wieloletnią pracę. W toku kontroli wykazano bowiem, że:

- pracownikowi wypłacona została w dniu 20.12.2019 r. nagroda jubileuszowa za 20 lat pracy, mimo iż zgodnie z dokumentacją zawartą w aktach osobowych, pracownik nabył prawo do ww. nagrody dopiero w dniu 19.01.2020 r.; naruszało to zapisy § 8 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936), wg których pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody;

- naliczono pracownikowi w styczniu 2019 r. dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wyższej niż to wynikało z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu (19% zamiast 18%); skutkowało to naliczeniem nienależnego wynagrodzenia w kwocie 23,38 zł.

W toku kontroli ustalono ponadto, że w dokumentacji PP 30 znajdowały się 2 listy płac dotyczące tego samego wyrównania kwot dodatku nauczycieli za wychowawstwo za wrzesień 2019 r. (nr 67/11/2019 z 21.10.2019 r. i nr 52/09/2019 z 25.09.2019 r.) Nie dokonano anulowania ww. listy płac z 25.09.2019 r., mimo iż wypłaty wyrównania kwot ww. dodatków dokonano jedynie w dniu 04.11.2019 r. na podstawie listy płac z 21.10.2019 r. Powyższe skutkowało przekazaniem nienależnych: składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w łącznej kwocie 837,57 zł (koszt pracownika) oraz zaliczki na podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego w wysokości 343 zł.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie i wypłatę wynagrodzeń pracowników PP 30 w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Wg deklaracji PIT-4R za 2019 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 103.753 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 416.463,16 zł.

W 5. przypadkach stwierdzono, iż składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy przekazane zostały przez głównego księgowego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych po terminie. Ustalono bowiem, że ww. składki przekazane zostały: 

- za II.2019 r. w kwocie 61.325,66 zł w dniu 06.03.2019 r. tj. 1 dzień po terminie,

- za IV.2019 r. w kwocie 6.004,02 zł w dniu 30.05.2019 r. tj. 25 dni po terminie,

- za VII.2019 r. w kwocie 29.440,30 zł w dniu 06.08.2019 r. tj. 1 dzień po terminie,

- za VIII.2019 r. w kwocie 31.354,71 zł w dniu 06.09.2019 r. tj. 1 dzień po terminie oraz w kwocie 920,31 zł w dniu 12.09.2019 r. tj. 7 dni po terminie.

Nie uregulowano ponadto odsetek za zwłokę w kwocie 45 zł. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.), wg którego płatnik składek (jednostka budżetowa) opłaca składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca (w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego – w zw. z art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 27. sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1398 ze zm.); w przypadku składek na Fundusz pracy – w zw. z art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – Dz. U. z 2020 r. poz. 1409 ze zm.)oraz z postanowieniami art. 23 ust. 1 ww. ustawy, zgodnie z którymi od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika odsetki za zwłokę.

Ustalono ponadto, że podatek dochodowy od osób fizycznych za styczeń 2019 r. w wysokości 6.241 zł został przekazany przez głównego księgowego do Urzędu Skarbowego dopiero w dniu 08.03.2019 r. tj. 16 dni po terminie. Powyższe naruszało postanowienia art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), wg którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

W pozostałych przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. regulowane były w określonych przepisami terminach. PP 30 skorzystało również z prawa do zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego regulowania podatku dochodowego, w związku z czym uzyskała dochody w łącznej kwocie 272 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 59.145 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 1.769.623,22 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2019 r. na kwotę 160.410,52 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2019 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 8.514,83 zł.

Łączna kwota zaplanowanych dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniosła 100.500 zł i nie zmieniła się w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2019 r.

Kwota zaplanowanych wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniosła łącznie 1.769.624 zł i wzrosła w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2019 r. o 595.899 zł (dokonano 17. zmian planu).

Kwota zaplanowanych dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniosła 181.800 zł i nie zmieniła się w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2019 r. (dokonano 1. zmiany planu – przesunięcie w ramach zaplanowanej kwoty).

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmiany planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę przepisu art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2019 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2019 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym m.in.:protokół dotyczący spisu z natury przeprowadzonego w kasie jednostki oraz potwierdzenia sald należności kontrahentów i sald na rachunkach bankowych PP 30.

W toku kontroli dokumentacji inwentaryzacyjnej ustalono, że:

- dokumentacja PP 30 nie zawierała arkusza spisu z natury w magazynie żywności i potwierdzeń sald należności z 3 kontrahentami wg stanu na dzień 31.12.2019 r.; było to niezgodne z przepisem art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację m.in. rzeczowych składników aktywów obrotowych - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, a także należności - drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

- kierownik jednostki nie wydał zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołania komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenia jej przewodniczącego, mimo że z § 6 ust. 1 obowiązującej w PP 30 instrukcji inwentaryzacji majątku, wprowadzonej zarządzeniem nr 01/10/2019 dyrektora z dnia 01.10.2019 r., zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną, wynikał ww. obowiązek;

- nie pobrano od osoby materialnie odpowiedzialnej za kasę (intendent) oświadczenia wstępnego i końcowego dot. przeprowadzonego spisu z natury, natomiast zgodnie z § 15 ust. 5 i 7 instrukcji inwentaryzacyjnej w PP 30 obowiązywały ww. dowody inwentaryzacyjne;

- sporządzony przez głównego księgowego protokół z przeprowadzonej weryfikacji sald na dzień 31.12.2019 r. nie został ponadto sporządzony na wzorze dokumentu, określonym w załączniku nr 7 do instrukcji inwentaryzacyjnej.

W toku kontroli ustalono niezgodność kwot wykazanych w ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych – różnica  14.283,57 zł. Naruszało to przepis art. 16 ust. 1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji pozostałych środków trwałych
w księgach rachunkowych był główny księgowy, natomiast za ewidencję w księgach inwentarzowych PP 30 odpowiadał intendent.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2017. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce, stanowiące załączniki do wskazanych zarządzeń:

1. Zarządzenie nr 02/K/2010 dyrektora z dnia 26.03.2010 r.:

- instrukcja gospodarki kasowej,

- instrukcja inwentaryzacyjna,

- instrukcja obiegu dokumentów.

2. Zarządzenie nr 01/K/2008 dyrektora z dnia 18.02.2008 r.:

- ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,

- obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,

- zakładowy plan kont,

- system ochrony danych w jednostce,

- zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,

- zasady gospodarki kasowej i drukami ścisłego zarachowania,

- instrukcja magazynowa.

3. Zarządzenie nr 01/10/2019 dyrektora z dnia 01.10.2019 r.:

- zasady prowadzenia rachunkowości,

- zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz funkcjonowania kont księgowych pomocniczych, w tym: zakładowego planu kont i wykazu kont ksiąg pomocniczych, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych oraz opisu systemu przetwarzania danych – systemu informatycznego,

- wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych,

- instrukcja obiegu, kontroli dokumentów finansowo-księgowych,

- instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,

- instrukcja w sprawie inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.

Stwierdzono, że dokumentacja PP 30 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała  określenia aktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki, natomiast osobą odpowiedzialną za opracowanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont i obiegu dokumentów księgowych był główny księgowy. W dokumentacji PP 30 nie wskazano ponadto osób odpowiedzialnych za kontrolę dowodów księgowych (wyciągi bankowe i dowody zakupu).

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 30 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2019 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 13 deklaracji VAT-7 wraz z załączonymi rejestrami sprzedaży oraz 16. faktur VAT i faktur wewnętrznych.

Ustalono, że w 3. przypadkach deklaracje VAT-7 za 2019 r. zostały wygenerowane w aplikacji udostępnionej przez Gminę Miasto Szczecin po terminie, określonym w § 6 ust. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian; zw. dalej zarządzeniem w sprawie podatku od towarów i usług), tj. w nieprzekraczalnym terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2018 r. jednostka nie generowała (nie prowadziła) rejestrów zakupów. Spowodowane było to niekorzystaniem przez PP 30 z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Mimo, że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, należy zwrócić uwagę, że PP 30 (jak również inne gminne jednostki budżetowe) działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot.

W toku kontroli ww. faktur, stwierdzono następujące uchybienia:

- we wszystkich 16. przypadkach faktury nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,

- we wszystkich przypadkach nie wskazano na fakturze wewnętrznej podstawy prawnej zwolnienia od podatku od towarów i usług, co było niezgodne z § 307 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług;

- we wszystkich przypadkach nadano nieprawidłowy numer faktury (z wskazaniem miesiąca, którego dotyczy, bez zachowania ciągłości numeracji), mimo że sposób nadawania numerów określony został w § 315 (dotyczy faktur sprzedaży) oraz w § 316 pkt 1 i 2 (dot. faktur korygujących i wewnętrznych) załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług;

- we wszystkich przypadkach faktury wewnętrzne zawierały wyraz „FAKTURA VAT” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało zapisy § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- we wszystkich przypadkach faktury wewnętrzne nie zawierały prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia.

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach podatek od towarów i usług oraz deklaracje VAT-7 za 2019 r. z załączonymi do nich rejestrami przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązano się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2019 r. osoba pełniąca rolę administratora systemu bankowości elektronicznej uczestniczyła czynnie w podpisywaniu zleceń płatniczych. Natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 28.01.2021 r., w 2019 r. przeprowadzona została w jednostce 1 kontrola. Informacja dotycząca ww. kontroli nie została przekazana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przez ówczesnego dyrektora. Było to niezgodne z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2019 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP 30:

1. Ewidencjonowanie przychodów z tytułu opłat za wyżywienie i pobyt w przedszkolu w księgach rachunkowych roku, którego one dotyczą.
2. Dokonywanie zapisów księgowych i kontroli dowodów zgodnie z przepisami uor, tj. ze wskazaniem: stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz prawidłowej daty dowodu księgowego, daty dokonania operacji gospodarczej oraz opisu operacji.
3. Przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem prawidłowości ustalonego stażu pracy.
4. Uzupełnienie ewidencji pozostałych środków trwałych prowadzonej w księgach inwentarzowych oraz uzgodnienie sald wynikających z tej ewidencji i prowadzonych ksiąg rachunkowych.
5. Każdorazowe przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
6. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
7. Sporządzanie dokumentacji dot. centralizacji podatku od towarów i usług zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie centralizacji  podatku od towarów i usług.
8. Korzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
9. Wskazywanie na fakturach VAT terminów zapłaty wynikających z zawartych umów.
10. Każdorazowe przeprowadzanie analizy rynku w przypadkach udzielania zamówień, których wartość przekracza 3.000 zł brutto. 
11. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
12. Przekazywanie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz zaliczek na podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego w prawidłowo ustalonej kwocie tj. na podstawie wypłaconych wynagrodzeń.
13. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.