Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 30.08.2019 r. do 24.09.2019 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 23 w Szczecinie przy ul. Ofiar Oświęcimia 12 (zw. dalej PP 23), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 24 września 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 października 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

          W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 23 w Szczecinie (zw. dalej PP 23) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nieopiniowaniu zawieranych umów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin,
• braku kontrasygnaty głównego księgowego na umowach skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych,
• wypłacie wyrównania składników wynagrodzenia bez uwzględnienia okresu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim,
• braku pisemnych procedur dot. kontroli i obiegu dowodów księgowych, szczegółowych zasad przeprowadzania inwentaryzacji oraz zasad gospodarki kasowej,
• braku podpisów dotyczących kontroli wystawionych faktur i faktur wewnętrznych.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych
  i finansowych,
• monitorowania stanu należności i zobowiązań jednostki,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania do wydziału nadzorującego informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w PP 23 w 2018 r. wyniosło 78.119,63 zł, co stanowiło 69,50 % planowanej kwoty w wysokości 112.400zł. Na dochody budżetowe składały się w rozdziale 80104 wpływy z: opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 77.811,75 zł), pozostałych odsetek (§ 092 – 22,92 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 284,96 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2018 r. łącznie 159.995,96 zł, co stanowiło 77,44 % planowanej kwoty w wysokości 206.600 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z: opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 154.311,58 zł), najmu i dzierżawy składników majątkowych (§ 075 – 5524,40 zł) oraz pozostałych odsetek (§ 092 – 159,98 zł).

Kontroli poddano przypisy należności oraz wpłaty za pobyt i wyżywienie, zrealizowane w październiku 2018 r. na kwotę ogółem 4.169,50 zł, tj. 1,79 % ogółem dochodów jednostki z opłat za wyżywienie i pobyt w wysokości 232.123,33 zł. Skontrolowano również rozrachunki z tytułu zawartej umowy najmu mieszkania na łączną kwotę 5.400 zł, tj. 97,75 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z najmu składników majątkowych.    

Ustalono, że we wszystkich 26. przypadkach nie wskazano w ewidencji analitycznej dochodów za pobyt i wyżywienie numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, w którym została ujęta wpłata. Dodatkowo w 5. przypadkach wskazano w zapisie księgowym nieprawidłową datę dokonania operacji gospodarczej. Było to niezgodne z zapisami art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm. - zw. dalej uor), według których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej oraz określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. Powyższa ewidencja prowadzona była przez intendenta.

Stwierdzono ponadto, że w 7. przypadkach na 12 skontrolowanych na fakturach dotyczących wynajmu mieszkania główny księgowy wskazał inny termin zapłaty niż określony w umowie

We wszystkich przypadkach kwota naliczonych należności z tytułu wynajmu mieszkania była zgodna z zapisami umowy.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 18.081,50 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano należności netto w kwocie 12.980,50 zł, natomiast w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2018 r. wskazano należności pozostałe do zapłaty w łącznej kwocie 5.101,00 zł.   

Należności ogółem PP 23 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych wyniosły na dzień 31.12.2018 r. – 33.192,76 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

2. Wydatki              

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 23 w wysokości 1.701.2321 zł zrealizowane zostały w 97,04 %, tj. w kwocie 1.650.831,97 zł (środki budżetowe na kwotę 1.490.836,01 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 159.995,96 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 28 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 98.575,27 zł, co stanowiło 5,97 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 80.581,90 zł i ze środków wrd w kwocie 17.993,37 zł),
• 27 wyciągów bankowych, 3 umowy, 4 protokoły odbioru oraz 3 notatki służbowe dotyczące udzielenia zamówienia powyżej kwoty 3000 zł.

W toku kontroli realizacji zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin stwierdzono, że w 4. przypadkach zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto (na 7 skontrolowanych) nie przeprowadzono analizy rynku (dot. zakupu: pieca konwekcyjno-parowego i miksera spiralnego na kwotę 32.000 zł, pościeli na kwotę 3.612,40 zł, usług wykonania i renowacji mebli na kwotę 4.300 zł oraz zagospodarowania terenu zielonego na kwotę 3.207,60 zł), a dodatkowo w 3. przypadkach zastosowano i wskazano w notatce służbowej nieprawidłowy kurs euro (dot. zakupu artykułów spożywczych). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1-3 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, wg którego udzielając zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto każdorazowo należy dokonać analizy rynku, sporządzić z niej notatkę służbową, która powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro, przy czym zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując średni kurs złotego w stosunku do euro określony w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.). W okresie udzielenia ww. zamówień, tj. w 2018 r., obowiązywał średni kurs złotego w stosunku do euro określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2017 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2477), który wynosił 4,3117.

Dyrektor PP 23 był osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji w zakresie udzielanych zamówień publicznych.

Ustalono, że we wszystkich 3. przypadkach, umowa dotycząca zaciągniętych zobowiązań nie została przekazana przez dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, a dodatkowo nie była zaparafowana przez głównego księgowego. Było to niezgodne z art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm. - zw. dalej uofp),według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki oraz z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Zobowiązania wynikające ze skontrolowanych dowodów księgowych  uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

2.2. Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2018 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 88.706,07 zł,uregulowane w I kwartale 2019 r. W skład powyższej kwotywchodziły zobowiązania z tytułu:

• dostaw towarów i usług na kwotę 55,01 zł,
• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 68.853,49 zł,
• składek ZUS na kwotę 14.970,74 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. wykazano zobowiązania w kwocie 0,00 zł. Wsprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano zobowiązania w kwocie 4.826,83 zł. Zobowiązania ogółem wynikające z bilansu PP 23, wyniosły na dzień 31.12.2018 r. – 88.706,07 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 30. pracowników zatrudnionych w 2018 r. (wg stanu na dzień 31.12.2018 r.), tj. 16,67 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 223.355,87 zł, tj. 23,55 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 948.537,80 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 11.743,14 zł, tj. 19,12 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 61.420,24 zł.

Stwierdzono 2 przypadki, w których główny księgowy naliczył i wypłacił wyrównanie wynagrodzenia nie uwzględniając potrącenia z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim. W związku z powyższym wypłacono nienależne wynagrodzenie w łącznej kwocie 74,59 zł.

Ustalono również, że w aktach osobowych wszystkich 5. objętych kontrolą pracowników nie zamieszczono potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy, co było niezgodne z zapisami § 3 i § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894), wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, które zamieszcza w części B akt osobowych. Dyrektor był osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 97.717,00 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 278.952,51 zł.

 Składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy za styczeń 2018 r. w wysokości 25.712,32 zł przekazane zostały przez głównego księgowego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dopiero w dniu 07.02.2018 r. tj. 2 dni po terminie, natomiast ww. składki za grudzień 2018 r. w kwocie 2.386,19 zł przekazane zostały w dniu 08.01.2019 r., tj. 1 dzień po terminie. Było to niezgodne z zapisami art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), wg którego płatnik składek opłaca składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca (w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego – w zw. z art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 27. sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1510 ze zm.); w przypadku składek na Fundusz pracy – w zw. z art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1482 ze zm.).

Kontrola podatku dochodowego od osób fizycznych odprowadzanego do Urzędu Skarbowego za 2018 r. wykazała natomiast następujące opóźnienia: podatek za sierpień w kwocie 40 zł i podatek za październik w kwocie 147 zł przekazany został do US dopiero w dniu 19.09.2019 r. (tj. odpowiednio 394 i 332 dni opóźnienia). Powyższe naruszało postanowienia art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1387 ze zm.), wg którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki oraz art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane wwysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W toku kontroli z prywatnych środków głównego księgowego przekazane zostały do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego odsetki za powyżej opisane opóźnienia.

W pozostałych przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. regulowane były w określonych przepisami terminach. PP 23 skorzystało również z prawa do zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego regulowania podatku dochodowego i prawidłowego wypłacania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, w związku z czym uzyskała dochody w łącznej kwocie 284,96 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 78.119,63 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 1.490.836,01 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. na kwotę 159.995,96 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę 18.081,50 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 112.400 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 1.494.632 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 458.534 zł (dokonano 16. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 206.600 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.         

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2018 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r. Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: protokół z inwentaryzacji kas i magazynu, 3 arkusze spisu z natury przeprowadzonego w magazynie żywieniowym,  protokół z inwentaryzacji drogą weryfikacji sald oraz potwierdzenia sald na rachunkach bankowych PP 23.

Ustalono, że w dokumentacji PP 23 nie było oświadczeń składanych przed i po inwentaryzacji przez osobę materialnie odpowiedzialną za kasę i magazyn (intendent).

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2015. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.           

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano procedury finansowe obowiązujące w jednostce, tj. zasady (politykę) rachunkowości, wprowadzone do stosowania zarządzeniem nr 14/2017 dyrektora z dnia 01.11.2017 r.

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja PP 23 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowościnie zawierała określenia aktualnej wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowychi daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Nie wskazano ponadto osób odpowiedzialnych za kontrolę wyciągów bankowych oraz sposobu dekretacji dowodów księgowych w formie wydruku z systemu informatycznego. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

Nie ustalono w PP 23 pisemnych zasad kontroli i obiegu dowodów finansowo-księgowych, szczegółowych zasad przeprowadzania inwentaryzacji ani zasad gospodarki kasowej. Zgodnie z wytycznymi ujętymi w punkcie 14 części C działu II załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84) powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, podział kluczowych obowiązków oraz weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2018 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12 deklaracji VAT-7 i wraz z załączonymi rejestrami sprzedaży, 1 umowę sprzedaży, 12 faktur VAT i 20 faktur wewnętrznych z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli 32. faktur, sporządzonych przez głównego księgowego w 2018 r., stwierdzono następujące uchybienia:

- wszystkie faktury sprzedaży i faktury wewnętrzne nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,

- we wszystkich przypadkach nie wskazano na fakturze podstawy prawnej zwolnienia od podatku od towarów i usług, co było niezgodne z § 307 załącznika nr 2 do Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin - od 7 maja 2017 r. z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem nr 315/17 Prezydenta Miasta Szczecin (zw. dalej zarządzeniem w sprawie podatku od towarów i usług), który wskazywał na taki obowiązek,

- we wszystkich 20. przypadkach faktury wewnętrzne zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało postanowienia § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- we wszystkich przypadkach w fakturach wewnętrznych nie wskazano prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia.

Ustalono, że w 1. przypadku deklaracja VAT-7 za styczeń 2018 r. została przekazana do Urzędu Miasta Szczecin po terminie (opóźnienie 2 dni), określonym w § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie podatku od towarów i usług, tj. w nieprzekraczalnym terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach deklaracje VAT-7 za 2018 r. były sporządzane i przekazywane do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

W 2018 r. brak było podstaw do dokonania w PP 23 odliczeń podatku naliczonego.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

 Ustalono, że w 2018 r. dyrektor i główny księgowy pełnili rolę administratorów systemu bankowości elektronicznej, którzy mogli dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą oraz zmieniać własne uprawnienia. Natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana wyłącznie jednej osobie, a ponadto osoba ta nie powinna mieć możliwości zmiany własnych uprawnień i uczestniczenia czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.  

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi PP 23:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem prawidłowej daty dokonania operacji gospodarczej oraz numeru identyfikacyjnego dowodu.
2. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
3. Uwzględnianie potrąceń z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim przy naliczaniu i wypłacie wyrównania składników wynagrodzenia.
4. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
5. Ustalenie pisemnych zasad kontroli i obiegu dowodów finansowo-księgowych, szczegółowych zasad przeprowadzania inwentaryzacji oraz zasad gospodarki kasowej.
6. Każdorazowe dokonywanie analizy rynku i sporządzanie stosownej notatki służbowej w przypadkach udzielania zamówień, których wartość przekracza 3.000 zł brutto oraz stosowanie i wskazywanie w niej obowiązującego kursu euro.
7. Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników potwierdzeń zapoznania się z regulaminem pracy.
8. Wskazywanie na fakturach dochodowych terminów zapłaty wynikających z zawartych umów.
9. Dokonywanie kontroli dowodów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. poprzez zamieszczenie stwierdzenia sprawdzenia i złożenie podpisu osoby odpowiedzialnej.
10. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie podatku od towarów i usług.
11. Terminowe przekazywanie do Urzędu Miasta Szczecin deklaracji VAT-7.
12. Każdorazowe potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
13. Pobieranie w toku przeprowadzanej inwentaryzacji od osób materialnie odpowiedzialnych stosownych oświadczeń.
14. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
15. Nadanie roli administratora wyłącznie jednej osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektroniczneji nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień.