Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w lutym 2019 r. przeprowadził w Radzie Osiedla Osów (zw. dalej RO) z siedzibą przy ul. Miodowej 36A, 71-497 Szczecin kontrolę w zakresie gospodarki finansowej za 2018 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07.03.2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Osów w zakresie gospodarki finansowej za 2018 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niepodjęciu uchwały przyznającej poszczególnym członkom RO diety, oraz regulującą ich wysokość,
• nie przekazaniu w terminie sprawozdania finansowego za pierwsze półrocze,
• nieterminowym przekazywaniu podejmowanychuchwał do WGKiOŚ, ,
• niezamieszczaniu na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności wydatków poniesionych przez RO z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2018 r. wyniósł po zmianie 19.035,00 zł (Uchwała Nr XXXVI/1053/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2018 rok ze zm.), co stanowiło 2 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 914.014,00 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych w kwocie 6.750,00 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 55/2018 z dnia 27.02.2018 r.przeznaczone zostały na organizację Festynu Osiedlowego (wykorzystano kwotę 6.030,00 zł).

Wykonanie wydatków RO za 2018 r. wyniosło 19.016,39 zł  i stanowiło 99,9% planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na łączną kwotę 19.016,39 zł, co stanowiło 100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2018 r., w tym:

1. 3 faktury VAT dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone gotówką, rozliczone z zaliczki otrzymanej przez Przewodniczącego na kwotę łączną 414,11 zł (kwota 408 zł pokryta ze środków RO, kwota 6,11 zł pokryto ze środków własnych).
2. 11 rachunków za realizację umów zleceń dot. obsługi obiektów: boiska wielofunkcyjnego przy ul. Wiśniowej, placu zabaw i polany rekreacyjnej przy ul. Zawiłej (na łączną kwotę 8.538,00 zł).
3. 4 faktury VAT dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin na kwotę łączną 400,00 zł.
4. 66 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych Przewodniczącemu, Wiceprzewodniczącemu, Skarbnikowi, Sekretarzowi i Członkowi Zarządu na kwotę łączną 10.073,01 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

W toku kontroli ustalono, że RO osiedla nie podjęła, a WGKiOŚ nie wymagał przedstawienia stosownej uchwały przyznającej poszczególnym członkom RO diety, oraz regulującą ich wysokość. Diety były wypłacane jedynie w oparciu o plan finansowy. Według § 25 ust. 3  Załącznika nr 1 do uchwały nr XXXIX/774/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Osów (zw. dalej Statutem RO) Rada może przyznać dietę innemu członkowi (członkom) Zarządu w wysokości do 50 % diety Przewodniczącego. W RO diety w wysokości 100,00 zł na dzień 31 grudnia 2018 r. pobierali: Wiceprzewodniczący, Skarbnik, Sekretarz, oraz członek zarządu. Według § 15 ust. 1 Statutu RO Rada obraduje na prawidłowo zwołanych posiedzeniach i rozstrzyga w drodze uchwał wszystkie sprawy, które należą do jej kompetencji.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny i wskazanie uchwały RO dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez Przewodniczącego
i Skarbnika.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, Przewodniczący wystąpił ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, a jej rozliczenie nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącą Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO..

Kontrola wykazała, że do miesiąca maja 2018 r. Przewodniczący RO występował o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł. Podkreślić należy, że WGKiOŚ, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety. W miesiącu lipcu 2018 r. WGKiOŚ wystąpił do Wydziału Księgowości UM Szczecin o wypłatę dla Przewodniczącego RO  stosownego wyrównania z tytułu zaniżonych diet. Wyrównanie za rok 2017 i za okres styczeń – maj 2018 r. w kwocie 87,89 zł zostało przekazane na rachunek bankowy Przewodniczącego RO w dniu 13.08.2018 r. 

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy w kwocie 18.978,00 zł, przyjęty został uchwałą nr 53/2018 RO z dnia 11 stycznia 2018 r. Uchwałą RO nr 59/2018 z dnia 04.06.2018 r. dokonano zmian w planie rzeczowo – finansowym RO na 2018 r. – plan po zmianach wynosił 19.035,00 zł.

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2018 r. z wykonaniem wydatków RO za 2018 r. przedstawionym w sprawozdaniu rocznym RO z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że informację o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze RO przekazała do WGKiOŚ dopiero w dniu 25.01.2019 r. podczas gdy według zapisów § 15 Załącznika do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (obecnie jest to § 14 ust. 1 pkt 1 Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin), RO zobowiązana była do złożenia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze w terminie do dnia 31 lipca.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że RO nie podjęła stosownej uchwały dotyczącej przyjęcia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. Informacja ta powinna być przyjęta uchwałą RO, na podstawie § 15 ust. 1 Statutu RO, według którego Rada rozstrzyga w drodze uchwał wszystkie sprawy, które należą do jej kompetencji.

Stwierdzono również, że RO sporządziła, ale nie przekazała do WGKiOŚ załącznika do sprawozdania rocznego w postaci opisu zrealizowanych działań. Przedmiotowy dokument przekazano kontrolującemu jako załącznik do wyjaśnień udzielonych w dniu 21.02.2019 r., nie zawierał on natomiast potwierdzenia wpływu do WGKiOŚ. 

Ustalono ponadto, że w Planie finansowym na rok 2018 – zmiana, stanowiącym załącznik do uchwały nr 59/2018 z dnia 04.06.2018 r. w pozycji: diety przewodniczącego – plan nieprawidłowo wskazano kwotę 4.827,00 zł podczas gdy wg. planu finansowego przyjętego uchwałą nr 53/2018 z dnia 11.01.2018 r. wysokość diet przewodniczącego zaplanowano na kwotę 4.770,00 zł. Powyższa niezgodność wynikała z błędnych informacji przekazanych przez WGKiOŚ, nie miała jednak wpływu na realizację zaplanowanych wydatków.

Kontrola nie wykazała różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2018 r. i wykonaniem wykazanym w sprawozdaniu z realizacji planu rzeczowo – finansowego (przyjętym uchwałą nr 68/2019 RO z dnia 22 stycznia 2019 r., data wpływu do WGKiOŚ 25.01.2019 r.).

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2018 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGKiOŚ.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie wywiązywała się ze statutowego obowiązku zamieszczania na stronie internetowej http://osow.osiedla. szczecin.pl/stosownych informacji dotyczących działalności RO. Na ww. stronie internetowej do dnia zakończenia kontroli nie zamieszczono żadnej z podjętych w 2018 r. uchwał ani sprawozdań finansowych za 2018 r. i protokołów z posiedzeń RO w 2018 r.

Według § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu RO, do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu RO czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, należały do zadań Sekretarza RO.

Kontrola wykazała, że 2. z 13. podjętych w 2018 r. przekazane zostały do WGKiOŚ po terminie statutowym (uchwała nr 62/2018 z dnia 04.09.2018 r. data wpływu 10.10.2018 r. (36 dni), uchwała nr 66/2018 z dnia 30.10.2018 r. data wpływu 21.11.2018 r. (22 dni)). Według zapisów § 39 Statutu RO, Przewodniczący przekazuje uchwały w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ.

W toku kontroli ustalono, że RO numeruje uchwały niezgodnie z zapisami Statutu RO. Według § 16 ust. 3 Statutu RO podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia np.: 12/07. RO opatruje uchwały datą i numerem na który składają się numer kolejny uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz cztery cyfry roku podjęcia.

 Ostatnimi dokumentami zamieszczonymi na stronie internetowej RO były:

- sprawozdanie finansowe za rok 2013,

- uchwała RO 50/2017 z dnia 23.08.2017 r.,

- protokół z zebrania RO z dnia 19.09.2017 r.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. podjęcie stosownej uchwały przyznającej poszczególnym członkom RO diety oraz regulującej ich wysokość.
2. Podejmowanie stosownych uchwał dotyczących wykonania planu finansowego.
3. Przekazywanie podjętych uchwał do komisji rewizyjnej Rady Miasta Szczecin za pośrednictwem WGKiOŚ w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.
4. Nadawanie numerów uchwał zgodnie z § 16 ust. 3 Statutu RO.
5. Uzupełnienie i bieżące zamieszczanie na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.