Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od 01.10.2019 r. do 05.11.2019 r. przeprowadził w Przedszkolu Niepublicznym „Happy Świat”, przy ul. Iwaszkiewicza 88 w Szczecinie, kontrolę w zakresie w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej w 2018 r. z budżetu Gminy Miasto Szczecin. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 15 listopada 2019 r.Ocena kontrolowanego, zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 listopada 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonejw Przedszkolu Niepublicznym „Happy Świat” (zw. dalej przedszkolem), w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej w 2018 r. z budżetu Gminy Miasto Szczecin, stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• zgłoszeniu we wniosku o udzielnie dotacji numeru rachunku bankowego, na który była przekazywana dotacja w 2018 r., nienależącego do organuprowadzącego podmiot dotowany,
• nieterminowym regulowaniu zobowiązań wynikających z wystawionych faktur przyjętych do rozliczenia dotacji.

II. Oceny cząstkowe 

1. Udzielenie dotacji w 2018 r.

Pani Agnieszka Klicka prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą „Happy Świat” (zw. dalej organem lub dyrektorem), jako organ prowadzący Przedszkole Niepubliczne „Happy Świat” w dniu 21.09.2017 r. złożyła wniosek o udzielenie dotacji na 2018 r.

Wysokość dotacji naliczonej i przekazanej w 2018 r. przez Gminę Miasto Szczecin (wg liczby dzieci zgłoszonych przez organ do Wydziału Oświaty w miesięcznych informacjach o aktualnej liczbie uczniów), wyniosła 177.370,56 zł. Wg miesięcznych informacji liczba wykazywanych dzieci wynosiła ogółem 324.

Kontrolą objęto: informacje miesięczne o aktualnej liczbie uczniów składane w 2018 r., statut placówki, księgi dzieci i dzienniki zajęć oraz umowy z rodzicami o świadczenie usług w przedszkolu w roku 2018 r.

W toku kontroli ustalono, że w miesiącach: styczeń, luty, marzec, czerwiec, lipiec i grudzień 2018 r. ww. informacje, przekazane zostały po terminie określonym w § 3 ust. 1załącznika douchwały Nr XXXVI/1071/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania dla niepublicznych: przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek funkcjonujących na terenie Gminy Miasto Szczecin (Dz.Urz. Woj. Zachodniopomorskiego z 2017 r. poz. 5470),zw. dalejuchwałą nr XXXVI/1071/17,zgodnie z którym, miesięczne informacje winny być składane do 5 dnia każdego miesiąca.

Opóźnienia w ww. miesiącach nie przekraczały 4. dni kalendarzowych.

 2. Wydatki sfinansowane z dotacji

Wg rocznego rozliczenia dotacji otrzymanej w 2018 r., sporządzonego w dniu 07.01.2019 r. (data wpływu do Wydział Oświaty, zw. dalej WOś - 10.01.2019 r.) oraz korekty sporządzonej w dniu 10.01.2019 r. (data wpływu do WOś 14.01.2018 r.), przedszkole otrzymało dotację w wys. 177.370,56 zł. Wg danych zawartych w sprawozdaniu szkoła rozliczyła dotację otrzymaną w pełnej wysokości i przeznaczyła ją na:

- wynagrodzenia wraz z pochodnymi 108.748,82 zł,

- czynsz najmu 68.621,74 zł.

Wszystkie wydatki (z wyjątkiem wypłat gotówkowych na pokrycie zobowiązań z tytułu umów zleceń), dokonywane były z rachunku bankowego, na który co miesiąc przekazywana była dotacja oświatowa (konto ING 65… 6531 wskazane we wniosku o udzielenie dotacji). Wg informacji przedłożonej przez panią Agnieszkę Klicką w piśmie z dnia 10.10.2019 r.: „właścicielem konta na które wpływała dotacja był ówczesny dyrektor administracyjny (mąż właścicielki i organu prowadzącego) Przemysław Klicki. Z tego konta były też regulowane wszystkie zobowiązania rozliczone z dotacji oświatowej.”

Wobec powyższego, należy stwierdzić, że w 2018 r. dotacja wpływała na rachunek bankowy nienależący do przedszkola/organu, czym naruszono .art. 34 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2203 ze zm.), dotacje, o których mowa w art. 15-21, art. 25 ust. 1-4 i 8, art. 26 ust. 1, 2 i 8 oraz art. 28-30, są przekazywane na rachunek bankowy przedszkola, innej formy wychowania przedszkolnego, szkoły lub placówki, o której mowa w art. 2 pkt 6, 7i 8ustawy - Prawo oświatowe, lub zespołu szkół lub placówek (…). W ocenie kontroli, z powyższego przepisu wynika konieczność prowadzenia rachunku bankowego dla przedszkola, na podstawie umowy zawartej przez organ prowadzący, tak aby organ posiadał niezagrożony dostęp do środków pieniężnych przekazanych w ramach dotacji oświatowej.

Placówka nie prowadziła odrębnej ewidencji związanej z rozliczeniem dotacji.

2.1 Bieżące wydatki

W toku kontroli ustalono, że do rozliczenia dotacji ujętych zostało 12. faktur wystawionych w 2018 r. przez Spółdzielnię Mieszkaniową „Dąb” w Szczecinie, za najem części nieruchomości wraz kosztami za media, przy ul. Iwaszkiewicza 88 w Szczecinie, w której w 2018 r. funkcjonowała kontrolowana placówka oraz żłobek. Dla obu placówek organem prowadzącym była pani Agnieszka Klicka. Faktury zostały wystawione w 2018 r. na ogólną wartość 144.205,15 zł, z czego płatności za faktury (przelewy) zostały zrealizowane w wys. 144.025,75 zł. Kwota wydatku z tytułu najmu budynku uwzględniona do rozliczenia dotacji wyniosła 66.084,65 zł. Wszystkie faktury zostały wystawione na Przedszkole Niepubliczne „Happy Świat”, Agnieszka Klicka, Iwaszkiewicza 88, Szczecin.Do rozliczenia dotacji przyjęto również wydatki związane z dzierżawą placu zabaw dla dzieci przedszkolnych. Kontrolą objęto 11. faktur wraz dowodami zapłaty na kwotę 6.150,00 zł.

W odniesieniu do faktur dotyczących najmu budynku stwierdzono, że w przypadku 3. z 12. faktur przedłożonych do rozliczenia dotacji oraz w przypadku 10. z 11. faktur dotyczących dzierżawy placu zabaw dla dzieci, zostały one zapłacone po terminie wskazanym na umowie/fakturze. Opóźnienia w płatnościach wynosiły od 1 do 13 dni (w 1. przypadku 130 dni).

Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(Dz.U. z 2019 r. poz. 869), wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Faktury okazane do rozliczenia dotyczące poniesionych wydatków za najem budynku, zawierały informacje/pieczęć o przyjęciu danego dowodu do rozliczenia z otrzymanej w 2018 r. dotacji, jednak bez wskazania placówki, której dotyczył wydatek  sfinansowany z dotacji. Natomiast faktury dotyczące dzierżawy placu nie zawierały w ogóle powyższej informacji. Ponadto na potwierdzeniach wykonania przelewów dotyczących dzierżawy placu zabaw, nie było wskazań numerów faktur, których dotyczyły przelewy.

 2.2 Wynagrodzenia

W toku kontroli wydatków, analizie poddano akta osobowe 6. pracowników etatowych, w tym: umowy o pracę, aneksy do umów, zakresy obowiązków, listy płac oraz przelewy potwierdzające wypłatę wynagrodzeń.

Ustalono, że do rozliczenia dotacji ujęte zostały wynagrodzenia netto wskazanych przez organ pracowników, wynikające z zawartych umów o pracę za miesiące I–XII 2018 r., na łączną kwotę 144.801,01 zł brutto. Tytułem wynagrodzeń osobowych wypłacona została kwota 103.116,15 zł.

Do rozliczenia dotacji ujęte zostały również wynagrodzenia netto 2. zleceniobiorców, wynikające z zawartych umów zleceń w miesiącach VI-VII 2018 r., na łączną kwotę 2.728,55 zł i wydatkowanych w tej samej wysokości. Umowy zostały zawarte z organem, tj. Happy Świat Agnieszka Klicka, ul. Iwaszkiewicza 88, Szczecin, natomiast wg zapisu § 1 umów, zakres prac dotyczył prac pomocniczych wykonywanych w przedszkolu.

 III. Rozliczenie dotacji zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych

W trakcie kontroli stwierdzono, że organ udostępnił dokumenty potwierdzające realizację wydatków w kontrolowanej placówce na łączną kwotę 177.370,56 zł.

Powyższe wydatki zostały przyjęte przez kontrolującego do rozliczenia dotacji, w tym:

• wynagrodzenia osobowe  103.116,15 zł,
• wydatki bezosobowe 2.728,55 zł,
• pozostałe wydatki bieżące 71.525,86 zł..

Dotacja przekazana dla przedszkola w 2018 r. wyniosła 177.370,56 zł.W związku z powyższymi ustaleniami, dotacja została w całości rozliczona zgodniez art. 35 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

 IV. Uwagi i zalecenia pokontrolne

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 10 ust. 1 Załącznika Nr 1 do uchwały Nr IX/257/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 5 lipca 2019 r. w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez inny niż jednostka samorządu terytorialnego organ, funkcjonujących na terenie Miasta Szczecin oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania (Dz.Urz. Woj. Zachodniopomorskiego z 2019 r. poz. 3894),zw. dalej uchwałą nr IX/257/19, zalecam pani Agnieszce Klickiej, organowi prowadzącemu Przedszkole Niepubliczne „Happy Świat, w przypadku wydatków finansowanych w ramach dotacji:

1. Dokonanie zmiany numeru rachunku bankowego, na który przekazywana jest dotacja, na rachunek należący do organu prowadzącego podmiot dotowany, stosownie do zapisów § 5 ust. 4 Załącznika nr 1 do uchwały nr IX/257/19.
2. Dokonywanie wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
3. Zamieszczanie na dokumentach finansowo-księgowych potwierdzających wydatki, nazwy dotowanego podmiotu oraz prawidłowej kwoty wydatku sfinansowanego z dotacji.
4. Terminowe przekazywanie do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin miesięcznych informacji o aktualnej liczbie uczniów.

V. Informacje i pouczenia

Organ prowadzący podmiot dotowany objęty kontrolą, do którego zostało skierowane wystąpienie pokontrolne, stosownie do § 10 ust. 2uchwały nr IX/257/19, jest zobowiązany w terminie 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, zawiadomić Prezydenta Miasta Szczecin za pośrednictwemWydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych i wykorzystaniu uwag zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.