Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2019 r. kontrolę w Radzie Osiedla Słoneczne z siedzibą przy ul. Rydla 49 w Szczecinie (zw. dalej RO)w zakresie gospodarki finansowej za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 21 stycznia 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 lutego 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w RO w zakresie gospodarki finansowej za 2018 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• nieterminowym przekazaniu do ówczesnego Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGKiOŚ) sprawozdań finansowych za 2018 r.,
• przekazaniu podjętych uchwał do komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ w terminach niezgodnych z zapisami statutowymi,
• niezamieszczeniu na stronie internetowej uchwał podjętych przez RO w 2018 r. oraz sprawozdań za 2018 r.
• niezamieszczaniu w opisach dowodów księgowych podlegających rozliczeniu numerów uchwał RO,
• numerowaniu uchwał Rady niezgodnie z zapisami statutowymi.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności wydatków poniesionych przez RO z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2018 r. wyniósł po zmianach 27.647 zł (Uchwała Nr XXXVI/1053/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2018 rok ze zm.), co stanowiło 3% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 914.014 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 58/2018 z dnia 21.02.2018 r. przeznaczone zostały na festyn sportowo – rekreacyjny dla dzieci i młodzieży w Centrum Kształcenia Sportowego w kwocie 1.500 zł, organizację „Festynu Słonecznego” przy Rubinowym Stawie w kwocie 1.500 zł oraz na Wigilię dla osób starszych i samotnych z Osiedla Słoneczne w kwocie 3.750 zł.

Wykonanie wydatków RO za 2018 r. wyniosło 26.600,50 zł, co stanowiło 96,2% planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 33.350,50 zł, w tym wydatki w kwocie 26.600,50 zł, poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2018 r.) oraz wydatki w kwocie 6.750 zł, zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

• 31 dowodów dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych gotówką i rozliczonych z zaliczek otrzymanych przez ówczesnego Skarbnika oraz opłaconych przelewem na kwotę łączną 23.781,12 zł,
• 50 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na kwotę łączną 9.569,38 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

W opisach faktur wydatkowych brak było wskazań w zakresie numeru uchwały RO, a na obowiązek zamieszczania powyższej informacji w opisach faktur wskazano w § 12 pkt 2 załącznika do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 16.12.2016 r.) oraz w § 11 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r.).

W przypadku 16. dowodów księgowych potwierdzających poniesione wydatki, dowody te podpisane były przez ówczesnego Wiceprzewodniczącego zamiast przez ówczesnego Przewodniczącego. Na obecność ówczesnego Przewodniczącego w miesiącach wystawienia faktur podpisanych przez ówczesnego Wiceprzewodniczącego wskazywały rozliczenia diet, które wystawione zostały przez ówczesnego Przewodniczącego za pełne miesiące pełnienia funkcji przewodniczącego.

W 3. przypadkach, na fakturach nie zostały zamieszczone pieczątki imienne ówczesnego Skarbnika (1 przypadek) oraz ówczesnego Przewodniczącego (2 przypadki). Z 51. list wypłat diet poddanych kontroli, 46. listom wypłat nie został nadany kolejny numer, a w przypadku 22. list, podpisy złożone zostały na listach bez pieczątki imiennej.

Obowiązek podpisywania dowodów oraz zamieszczania ww. pieczątek przez Przewodniczącego i Skarbnika RO w opisach podlegających rozliczeniu dowodów księgowych wynikał zarówno z procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 16.12.2016 r. (§ 12 pkt 3) jak i z procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r. (§ 11 ust. 1 pkt 3), a obowiązek numerowania list wypłat z treści załącznika nr 5 do wymienionych procedur.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Na wszystkich fakturach/rachunkach wydatkowych zamieszczony został opis, w którym wskazany był cel zakupu oraz paragraf klasyfikacji budżetowej. W przypadku pobrania zaliczek gotówkowych, ówczesny Skarbnik wystąpił ze stosownymi wnioskami o udzielenie zaliczki, a ich rozliczenie nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów (Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO, stanowiącego Załącznik nr 1 do uchwały nr XXIX/785/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Słoneczne (zw. dalej Statutem RO).

Pełniący funkcję Przewodniczącego, Skarbnika oraz członka Zarządu złożyli jednorazowe oświadczenia, czym wypełnili zapisy § 13 ust. 3 załączników do procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 16.12.2016 r. oraz procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r., według których wypłaty gotówkowe na rzecz przewodniczącego RO, członków zarządu RO oraz skarbnika realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do procedury.

Kontrola wykazała, że do miesiąca maja 2018 r. ówczesny Przewodniczący RO występował o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł. Podkreślić należy, że WGKiOŚ, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety. W miesiącu lipcu 2018 r. WGKiOŚ wystąpił do Wydziału Księgowości UM Szczecin o wypłatę dla ówczesnego Przewodniczącego stosownego wyrównania z tytułu zaniżonych diet. Wyrównanie za rok 2017 i za okres styczeń – maj 2018 r. w kwocie 87,89 zł zostało wypłacone ówczesnemu Przewodniczącemu w sierpniu 2018 r.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy w kwocie 27.590 zł, przyjęty został uchwałą nr 56/17 RO z dnia 29.11.2017 r. Zmian w planie rzeczowo – finansowym RO na 2018 r. dokonano załącznikami do uchwały nr 63/2018 z dnia 16.05.2018 r. i uchwały nr 69/2018 z dnia 27.10.2018 r., a plan po zmianach wyniósł 27.647 zł.

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2018 r. z wykonaniem wydatków RO za 2018 r., przedstawionym w sprawozdaniu rocznym RO z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie wywiązała się z terminowego przekazania do WGKiOŚ informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo – finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. przekazane zostało w dniu 07.02.2019 r. wraz z uchwałą nr 72/2019 z dnia 05.02.2019 r. oraz sprawozdaniem z wykonania planu finansowego za 2018 r. RO nie podjęła ponadto uchwały dotyczącej przyjęcia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r., a sprawozdanie nie zawierało potwierdzenia wpływu do WGKiOŚ. Według zapisów § 16 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 16.12.2016 r., RO zobowiązana była do złożenia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. w terminie do dnia 31 lipca 2018 r. (aktualnie jest to § 14 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r.).

Stwierdzono ponadto, że nieterminowo przekazane zostało także sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2018 r. Sprawozdanie przekazane zostało do WGKiOŚ wraz z uchwałą nr 72/2019 w dniu 07.02.2019 r., a zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r., winno być przekazane w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

Kontrola nie wykazała różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2018 r. i wykonaniem wykazanym w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2018 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• prawidłowość oznaczania i terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGKiOŚ.

Kontrola kompletności publikowania podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO wykazała, że na stronie internetowej RO nie zostały zamieszczone żadne dokumenty dotyczące działalności RO w 2018 r. Według stanu na 31.12.2019 r., na stronie internetowej RO http://sloneczne.osiedla.szczecin.pl/ w zakładce Dokumenty RO, opublikowane były jedynie 3 uchwały (LV/88/2015, XLVI/72/2014 i 1/2013; zamieszczone w dniu 17.08.2016 r.), sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2011 r., 2012 r. i 2013 r., sprawozdanie z działalności Rady za 2011 r. oraz statuty RO.

Według § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

Należy także zaznaczyć, że tytułem publikacji na ww. stronie internetowej RO nie ponosiło żadnych wydatków, gdy tymczasem sprawozdanie z działalności RO za 2017 r. zamieszczone zostało przez RO w piśmie Lokalnym, m.in. wraz z zaproszeniem na festyn (faktura nr 14/06/2018 z dnia 29.06.2018 r. na kwotę 500 zł).

W toku kontroli stwierdzono, że 6 uchwał z 16. poddanych kontroli, przekazanych zostało komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ po terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący zobowiązany był do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.

Numery uchwał nadawane były w RO niezgodnie z § 16 ust. 3 Statutu, według którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07. Numery uchwał RO zawierały rok podawany po ukośniku, jako cztery cyfry (za wyjątkiem uchwały nr 56/17).

Pozostałe uchwały przekazane zostały do WGKiOŚ w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Przekazywanie do Wydziału Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) sprawozdania z wykonania planu rzeczowo – finansowego za pierwsze półrocze w terminie do 31 lipca danego roku, a sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego – w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego.
2. Przekazywanie podjętych uchwał do komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGK w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.
3. Zamieszczanie w opisach dowodów księgowych podlegających rozliczeniu numerów uchwał RO oraz pieczątek imiennych osób podpisujących.
4. Zatwierdzanie dowodów księgowych potwierdzających wydatkowanie środków przez Skarbnika i Przewodniczącego RO.
5. Numerowanie uchwał Rady zgodnie z zapisami statutowymi.
6. Sprawowanie nadzoru nad bieżącym publikowaniem podjętych uchwał i informacji o działalności Rady na stronie internetowej RO.