Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 07.02.2019 r. do 06.03.2019 r. przeprowadził kontrolę w Ognisku Pracy Pozaszkolnej Szczecińskim Chórze Chłopięcym „Słowiki” w Szczecinie przy ul. Cyryla i Metodego 43 (zw. dalej SCCS), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 07 marca 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 marca 2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SCCS w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• przyznaniu i wypłacie sobie nagrody za szczególne osiągnięcia bez zatwierdzenia pracodawcy,
• realizowaniu przez dyrektora podróży służbowych i pobieranie zwrotu kosztów z tego tytułu bez zatwierdzenia pracodawcy,
• nieprawidłowym naliczaniu pracownikom administracji i obsługi wypłacanego wynagrodzenia za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim,
• braku kontrasygnaty głównego księgowego na umowach skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych,
• nieopiniowaniu zawieranych umów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• prawidłowości naliczania i terminowości przekazywania dochodów do budżetu Gminy Miasto Szczecin,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• realizacji obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w SCCS w 2018 r. wyniosło 108,00 zł, co stanowiło 120,00 % zaplanowanej kwoty w wysokości 90,00zł. Dochody budżetowe stanowiły w rozdziale 85407 wpływy z różnych dochodów (§ 097) pochodzące z wynagrodzenia płatnika naliczanego z tytułu terminowo regulowanych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

We wszystkich miesiącach należności z tytułu wynagrodzenia płatnika zostały naliczone w prawidłowej wysokości i przekazane do budżetu Gminy Miasto Szczecin w terminie. 

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. oraz w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2018 r. wykazane zostały należności ogółem w kwocie 0,00 zł.

Należności ogółem SCCS wynikające z bilansu wyniosły na dzień 31.12.2018 r. – 0,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki SCCS w wysokości 566.277,00 zł zrealizowane zostały w 100,00%.

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 28 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 28.544,98 zł, co stanowiło 5,04 % wydatków jednostki ogółem tj. 566.274,21 zł,
• 16. wyciągów bankowych, 2 raporty kasowe, 4 umowy oraz 2 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami lub uzasadniające odstąpienie od tej analizy.

We wszystkich 3. skontrolowanych przypadkach dot. zrealizowanych przez dyrektora podróży służbowych (w tym 1. podróż samochodem osobowym) oraz zwrotu kosztów z tego tytułu w łącznej kwocie 717,18 zł ustalono, że polecenie wyjazdu służbowego nie zawierało zatwierdzenia pracodawcy. Powyższe było niezgodne z zapisami § 2, § 3 ust. 1 i 3 oraz § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), według których termin i miejsce podróży, miejscowość jej rozpoczęcia i zakończenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca. 

W toku kontroli dowodów księgowych stwierdzono w 2. przypadkach na 28 skontrolowanych, że płatność uregulowana została przez głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturze (potencjalne odsetki 1,23 zł, wartość faktur 984,00 zł). Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm. - zw. dalej uofp), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych wykazała, że w 18. przypadkach wskazano w zapisie księgowym nieprawidłową datę dokonania operacji gospodarczej, w 7. przypadkach nieprawidłową datę zapisu, a dodatkowo we wszystkich 16.  przypadkach zapis księgowy dot. wyciągu bankowego nie zawierał wskazania numeru dowodu księgowego. Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 - zw. dalej uor), wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej oraz określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. Ustalono również, że podstawą ujęcia w ewidencji odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie 4.200,00 zł w lutym i marcu 2018 r. był wyciąg bankowy, podczas gdy dowodem źródłowym powinno być zestawienie ustalające wysokość zaksięgowanego odpisu, sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych był główny księgowy.

Stwierdzono ponadto, że wszystkie skontrolowane umowy (4) skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych nie były zaparafowane przez głównego księgowego (3 umowy z dnia 22.11.2018 r. i 1 umowa z 16.05.2018 r.). Było to niezgodne z zapisami art. 54 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Ustalono, że we wszystkich 4. przypadkach poddanych kontroli, umowa dotycząca zaciągniętych zobowiązań nie została przekazana przez dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Wszystkie pozostałe  zobowiązania wynikające ze skontrolowanych dowodów księgowych  uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

 2.2. Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2018 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 36.672,09 zł. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 29.375,12 zł,
• składek ZUS na kwotę 7.296,97 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

Zobowiązania ogółem wynikające z bilansu SCCS, wyniosły na dzień 31.12.2018 r. – 37.084,33 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 8. z 11. pracowników zatrudnionych w 2018 r. (wg stanu na dzień 31.12.2018 r.), tj. 72,73 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 230.155,46 zł, tj. 55,92 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 411.560,00 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 14.410,00 zł, tj. 50,16 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 28.728,00 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor przekroczył swoje uprawnienia, przyznając sobie nagrodę za szczególne osiągnięcia w wysokości 650 zł brutto, której wypłata dokonana została w dniu 09.10.2018 r. w kwocie 453,41 zł. W świetle przepisów art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994 ze zm.) i art. 7 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1260 ze zm. - zw. dalej ustawą o pracownikach samorządowych) czynności w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych w sprawach z zakresu prawa pracy wykonuje Prezydent Miasta jako ich zwierzchnik służbowy.

Ustalono ponadto, że wypłaty nagród pracownikom w październiku 2018 r. dokonano na podstawie listy płac zatwierdzonej do wypłaty przez dyrektora i głównego księgowego. Nie sporządzono informacji indywidualnych o przyznaniu nagród i nie włączono ich do akt osobowych. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 105 ustawy z dnia 24 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm. - zw. dalej Kodeksem Pracy), według którego odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika, w związku z art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, według którego w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Pracy.

W toku kontroli akt osobowych 8. pracowników ustalono również, że w 2. przypadkach dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt nie zostały ponumerowane, a części nie zawierały wykazu znajdujących się w nich dokumentów (dotyczy akt osobowych prowadzonych do dnia 31.08.2018 r.). Dodatkowo w części B ww. akt osobowych znajdowały się wnioski o urlop wypoczynkowy, stanowiące element dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy. Powyższy sposób prowadzenia akt osobowych był niezgodny z zapisami ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894 ze zm.), według którego akta osobowe pracownika winny być prowadzone z podziałem na trzy części, a dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów, natomiast dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie.

Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych odpowiadał główny specjalista.

W toku kontroli naliczonych i wypłaconych wynagrodzeń stwierdzono ponadto:

- 1. przypadek, w którym pracownikowi wypłacono we wrześniu 2018 r. dodatek za wieloletnią pracę w zawyżonej wysokości, co skutkowało wypłatą niesłusznie naliczonego wynagrodzenia w kwocie 12,44 zł; przyczyną było nieuwzględnienie urlopu bezpłatnego pracownika w ustalonym stażu pracy;

- 1. przypadek, w którym pracownikowi wypłacono za okres styczeń-kwiecień 2018 r. wyrównanie wynagrodzenia bez uwzględnienia zwolnienia lekarskiego z lutego 2018 r., co skutkowało wypłatą nienależnego wynagrodzenia w kwocie 18,10 zł,

- uwzględnienie w podstawie wypłaconego pracownikowi administracji wynagrodzenia chorobowego za luty i czerwiec 2018 r. dodatku za wieloletnią pracę, mimo iż przysługuje on również za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim. Powyższe skutkowało wypłatą nienależnego wynagrodzenia w kwocie 63,57 zł.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń był główny księgowy.

Stwierdzono ponadto, że w obowiązującym regulaminie wynagradzania pracowników SCCS nie uwzględniono stosowanego w jednostce prawa dotyczącego wypłaty dodatku za wieloletnią pracę za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Dodatkowo w tabeli stanowisk, stanowiącej załącznik do ww. regulaminu, nie wskazano wymaganego na danych stanowiskach minimalnego stażu pracy. Prawo do dodatku za wieloletnią pracę w ww. okresie przysługiwało na mocy postanowień § 7 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych - Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 ze zm. (aktualnie § 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych - Dz. U. poz. 936 ze zm.). Niezgodne było to ponadto z zapisami art. 9 § 2 Kodeksu Pracy, według których postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. 

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 

4.   Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 37.790 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 160.955,79 zł.

W toku kontroli stwierdzono rozbieżność między naliczoną za maj 2018 r. kwotą podatku dochodowego od osób fizycznych, wykazaną w deklaracji PIT-4R za 2018 r., a kwotą zrealizowanego przelewu. Ustalono bowiem, że w deklaracji wykazano podatek za maj w kwocie 2.210 zł, natomiast w dniu 20.06.2018 r. zrealizowano przelew w kwocie 2.114 zł, w związku z czym powstała zaległość w wysokości 96 zł, uregulowana dopiero w dniu 18.01.2019 r. tj. 212 dni po terminie. Ze względu na zbyt niską kwotę odsetek podatkowych, nie powstał obowiązek ich zapłaty. Powyższe naruszało postanowienia art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.), wg którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki oraz art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Osobą odpowiedzialną w ww. okresie za rozliczenia z Urzędem Skarbowym był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. regulowane były w określonych przepisami terminach.

5.   Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 108,00 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 566.274,21 zł (z korektą),
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. – brak należności.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 90 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 566.277,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 117.483,00 zł (dokonano 9. zmian planu).

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej, a każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty.

6.   Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2018 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w ewidencji analitycznej oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 14 arkuszy spisu z natury, protokół inwentaryzacji aktywów i pasywów SCCS oraz 3 potwierdzenia sald.

W toku kontroli dokumentacji inwentaryzacyjnej ustalono, że nie pobrano od osób materialnie odpowiedzialnych za kasę (główny specjalista) i majątek SCCS (dyrektor) oświadczeń wstępnych dot. przeprowadzonych spisów z natury, natomiast zgodnie z § 3 ust. 4 pkt f i § 7 ust. 1 obowiązującej w SCCS instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji komisja inwentaryzacyjna przed rozpoczęciem spisu pobiera od osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie oświadczenie pisemne, w którym stwierdza się, czy wszystkie dowody rachunkowe, przychodowe i rozchodowe zostały wystawione i przekazane do księgowości oraz czy są ujęte w dokumentacji ewidencyjnej wg stanu na określony dzień. 

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2018. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową, a wartość środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych  wykazana w ewidencji analitycznej była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

7.   Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zasady gospodarki finansowej (zarządzenie nr 8/2007 dyrektora z dnia 20.12.2007 r.),
2. Instrukcję w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji (zarządzenie nr 5/2007 dyrektora z dnia 06.12.2007 r.),
3. Zasady gospodarki środkami pieniężnymi z dnia 29.12.2011 r.,
4. Instrukcję w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania (zarządzenie nr 3/2007 dyrektora z dnia 22.10.2007 r.),
5. Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania kontroli i obiegu dokumentów księgowych (zarządzenie nr 6/2007 z dnia 18.12.2007 r.).

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja SCCS opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała: przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, ani opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a-c uor. W zasadach rachunkowości nie opisano ponadto przyjętych do stosowania rozwiązań w zakresie: ewidencji pozostałych środków trwałych o niskiej wartości, sposobu ewidencji kosztów w poszczególnych okresach sprawozdawczych, dekretacji dowodów księgowych i kontroli wyciągów bankowych.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w SCCS procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących
z obowiązującymi przepisami.

8.   Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2018 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin. W 2018 r. SCCS nie uzyskiwało przychodów ze sprzedaży.

Stwierdzono, że w kontrolowanym okresie nie sporządzano rejestrów zakupu i sprzedaży za poszczególne miesiące 2018 r. Ustalono ponadto, że w 1. przypadku deklaracja VAT-7 za 2018 r. została przekazana do Urzędu Miasta Szczecin 2 dni po terminie. Powyższe naruszało zapisy § 6 ust. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian), zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług, według których pracownik zobowiązany jest do wprowadzania, zatwierdzania i wygenerowania jednostkowych rejestrów sprzedaży i zakupów oraz jednostkowych deklaracji VAT w nieprzekraczalnym terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, również w sytuacji, gdy w danym miesiącu jednostka nie dokonała żadnych zakupów oraz nie wykazała żadnej sprzedaży. 

W związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin nie dokonano ponadto zmian planu kont poprzez wprowadzenie konta rozrachunkowego do rozliczeń z Gminą z tytułu podatku VAT, ani zmian w polityce rachunkowości w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczaniem podatku VAT. Powyższe było niezgodne z zapisami § 5 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług, według których do dokonania ww. zmian zobowiązani są kierownicy jednostek.

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach deklaracje VAT-7 za 2018 r. przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

9.   Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r. Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 18.02.2019 r., w 2018 r. przeprowadzona została w jednostce 1 kontrola. Informacja dotycząca kontroli przeprowadzonej w dniu 04.12.2018 r. przez Kuratorium Oświaty w Szczecinie wraz z kserokopią arkusza monitorowania z 20.12.2018 r. została przekazana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin dopiero w toku kontroli tj. w dniu 28.02.2019 r. Było to niezgodne z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że w 2018 r. dyrektor pełnił rolę administratora systemu bankowości elektronicznej, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą. Ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej i nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień. 

W toku kontroli ustalono ponadto, że statut SCCS zawiera nieaktualne zapisy dotyczące m.in. siedziby jednostki, mimo że zgodnie z postanowieniami § 2 uchwały Nr XXXVIII/1099/18 Rady Miasta Szczecin z dnia 27 lutego 2018 r. w sprawie przekształcenia SCCS poprzez zmianę siedziby z ul. Bolesława Śmiałego 42/43 na ul. Cyryla i Metodego 43 w Szczecinie – statut należało zaktualizować do dnia 31.03.2018 r.

Dodatkowo stwierdzono, że w dokumentacji, na podstawie której udostępnione zostały pomieszczenia na działalność SCCS, nie określono zasad ponoszenia kosztów użytkowania tych pomieszczeń.

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SCCS:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem prawidłowej daty dowodu księgowego, daty dokonania operacji gospodarczej oraz numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego.
2. Realizowanie przez dyrektora podróży służbowych na podstawie polecenia zatwierdzonego przez pracodawcę.
3. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
4. Każdorazowe przekazywanie głównemu księgowemu umów skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych w celu dokonania kontroli wstępnej.
5. Dostosowanie zapisów regulaminu wynagradzania dotyczących dodatku za wieloletnią pracę i minimalnych wymagań kwalifikacyjnych do przepisów w zakresie wynagradzania pracowników samorządowych.
6. Zwrot wypłaconej sobie w październiku 2018 r. nagrody za szczególne osiągnięcia.
7. Wypłacanie pracownikom wynagrodzenia za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim w prawidłowej wysokości.
8. Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników odpisów zawiadomień o przyznaniu nagród lub wyróżnień.
9. Dokonanie aktualizacji statutu jednostki.
10. Podjęcie działań w celu określenia zasad ponoszenia kosztów użytkowania pomieszczeń przez SCCS.
11. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
12. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
13. Pobieranie w toku przeprowadzanej inwentaryzacji oświadczeń wstępnych od osób materialnie odpowiedzialnych.
14. Terminowe przekazywanie do Urzędu Miasta Szczecin deklaracji VAT-7 wraz z załączonymi rejestrami zakupu i sprzedaży.
15. Niezwłoczne przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.
16. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej i nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień.