Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 07.02.2019 –07.03.2019 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 11 w Szczecinie przy ul. Grażyny 7 (zw. dalej PP 1) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2018 rok.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 02.04.2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 1
w Szczecinie (zw. dalej PP 1) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości
i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• zawieraniu umów i zaciąganiu zobowiązań na okres wykraczający poza rok budżetowy,
• niewywiązywaniu się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych,
• nieprzestrzeganiu niektórych zapisów wewnętrznych procedur jednostki dotyczących inwentaryzacji oraz kontroli i obiegu dokumentów księgowych,
• nienaliczania odsetek od przeterminowanych wpłat z tytułu najmu sal,
• niewypłaceniu dodatku z tytułu prowadzenia kasy pracownikowi pełniącemu obowiązki kasjera,
• wypłaceniu zaniżonego dodatku stażowego,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych oraz faktur sprzedaży.

 Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• terminowego regulowania zobowiązań,
• pobierania opłat z tytułu żywienia dzieci w przedszkolu,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

 Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w PP 1 w 2018 r. wyniosły ogółem 39.239,61 zł i zaewidencjonowane były w rozdziale 80104.

 Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody w 2018 r. wyniosły ogółem 106.255,82 zł.

      W ramach dochodów za 2018 r. kontroli poddano:

• 8 umów najmu obowiązujących w 2018 r. oraz dochody uzyskane z tytułu najmu, tj. 100% dochodów na § 0750 w kwocie 3.936,00 zł.
• umowy cywilno-prawne zawarte z rodzicami i opiekunami na rok szkolny 2017/2018 oraz wynikające z tych umów przypisy należności za wyżywienia i wpłaty zrealizowane w marcu 2018 roku w kwocie ogółem 3.698,27 z zaewidencjonowane na § 0670, jak również rozliczenie w kolejnych miesiącach nadpłat lub niedopłat wynikających z rozliczenia za marzec 2018 r. dla 39 dzieci.
• wpływy z różnych dochodów zaewidencjonowane na § 0970 w kwocie 150,00 zł.

    W toku kontroli ustalono, że w 5. fakturach sprzedaży dotyczących wynajmu pomieszczeń na łączną kwotę 590,40 zł, zapłata nastąpiła po terminie wynikającym z faktur i warunków określonych w umowach, zgodnie z którymi zapłata powinna nastąpić w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury. Opóźnienia w płatnościach wynosiły od 1 do 15 dni. Od ww. opłat z tytułu najmu pomieszczeń zapłaconych po terminie nie zostały naliczone odsetki za nieterminowe uregulowanie należności w kwocie nieprzekraczającej 1 zł. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), zwana dalej uofp, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania oraz § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911), zwanego dalej rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, w zw. z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Stwierdzono, że wszystkie faktury sprzedaży oraz załączone do faktur wyciągi z wydruków FK z zapisem dekretu, posiadały wyłącznie podpis z pieczęcią głównej księgowej. Faktury nie były podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Powyższe było niezgodne z zapisami pkt. 3. obowiązującej w jednostce instrukcji sporządzania kontroli i obiegu dokumentów księgowych, według której zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się wyłącznie na podstawie rzetelnych, kompletnych, bezbłędnych i uprzednio sprawdzonych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym dowodów księgowych, które zostały zakwalifikowane do księgowania. Natomiast z zgodnie z pkt. 7. ww. instrukcji, uznaje się, że dowód został sprawdzony pod względem formalnym, rachunkowym oraz merytorycznym i zakwalifikowany do księgowania, jeżeli bezpośrednio na dowodzie umieszczona jest odpowiednio adnotacja w formie pieczęci (lub wpisu do odpowiedniej rubryki dowodu sporządzonego na znormalizowanym druku akcydensowym) o dokonaniu tych czynności wraz z datą ich dokonania i podpisem osoby upoważnionej.

     Wpłaty objęte kontrolą z tytułu odpłatności za korzystanie z wyżywienia w marcu 2018 r. oraz wpływy z pozostałych dochodów zaewidencjonowanych na § 0970 zostały prawidłowo wniesione i zaewidencjonowane.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. wykazano należności wymagalne z tytułu towarów i usług w kwocie 4.566,44 zł oraz pozostałe należności w kwocie 11.156,95 zł.

      W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano należności netto w kwocie 12.878,18 zł. 

Do dnia 31.12.2018 r. nie została uregulowana kwota 6.578,01 zł należności z tytułu wyżywienia oraz pobytu z lat 2003 - 2012. W stosunku do ww. należności w 2018 roku nie były podejmowane żadne czynności windykacyjne.

 Osobą odpowiedzialną w PP 1 za monitorowanie należności był główny księgowy.

Należności z tytułu wyżywienia oraz pobytu za okres 2018 r. w kwocie 11.567,75 zł zostały uregulowane w styczniu 2019 r.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 1 w wysokości 1.611.744,00 zł zrealizowane zostały w 97,33 %, tj. w kwocie 1.568.749,82 zł (środki budżetowe na kwotę 1.462.494 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 106.255,82 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 29 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 97.803,84 zł, co stanowiło 6,23 % wydatków jednostki ogółem (sfinansowanych w całości ze środków budżetowych),
• 27 wyciągów bankowych i 2 raporty kasowe,
• 2 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami,
• 10 umów oraz aneks dotyczący wydatków.

  Ustalono, że w 3. przypadkach na 10 poddanych kontroli, umowa dotycząca zaciągniętych zobowiązań oraz 1 aneks do umowy nie zostały przekazane przez dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta. Dodatkowo w 10. przypadkach umowy/aneks nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Było to niezgodne z art. 54 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Dodatkowo w 3. przypadkach stwierdzono, że umowy/aneks (na świadczenie usług internetowych i telekomunikacyjnych, na dostarczenie paliwa gazowego) zostały zawarte na okres wykraczający poza rok budżetowy, a dyrektor PP 1 nie posiadał stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 258 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy.

Za powyższe ponosi odpowiedzialność kierownik jednostki.

Wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351), zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia. 

Operacje gotówkowe zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych PP 1 był główny księgowy.

W toku kontroli realizacji zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych (Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin), zwanego dalej zarządzeniem w sprawie zamówień, stwierdzono, że w 1. przypadku zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto (na 3 skontrolowane) nie sporządzono notatki służbowej (dot. cyklicznego zakupu środków czystości w rok 2018), w której udokumentowany zostałby fakt dokonania analizy rynku, a w 2. pozostałych przypadkach nie wskazano w notatce służbowej obowiązującego kursu euro oraz wartości zamówienia w przeliczeniu na euro (dot. zakupu kserokopiarki, pieca konwekcyjnego). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 2-3 i 5 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, wg którego udzielając zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro, określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2477), który wynosi 4,3117. 

W badanym okresie dyrektor PP 1 była osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji w zakresie udzielanych zamówień publicznych.

Wszystkie skontrolowane faktury (29) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach, a wszystkie objęte kontrolą zakupione środki trwałe i pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

 2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2018 r., w łącznej kwocie 97.319,03 zł, uregulowane w 2018 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 76.572,93 zł,
• składek ZUS na kwotę 6.003,68 zł,
• dostaw towarów i usług na kwotę 4.742,42 zł

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano zobowiązania jednostki dotyczące nadpłaty rodziców/opiekunów z tytułu żywienia dzieci w kwocie 2.498,34 zł.

W powyższym zakresie  nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 30. pracowników zatrudnionych w 2018 r., tj. 13,3 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 154.322,85 zł, tj. 15,61 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 988.652 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 11.365,01 zł, tj. 16,6 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 68.459 zł.

Wypłaty nagród dyrektora z okazji Dnia Edukacji Narodowej w październiku 2018 r. dokonano na podstawie zbiorczego imiennego wykazu pracowników. Nie sporządzono informacji indywidualnych o przyznaniu nagród i nie włączono ich do akt osobowych. W dwóch przypadkach akta osobowe pracowników nie zawierały również informacji o wysokości przyznanej pracownikom w 2018 r. nagrody jubileuszowej. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 105 ustawy z dnia 24 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.), według którego odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika oraz zapisami §13 pkt 6 obowiązującegoRegulaminu wynagradzania (Regulamin wynagradzania pracowników  w Przedszkolu Publicznym Nr 1  w Szczecinie obowiązujący od dnia 01.01.2012 r.), według których odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody wpina się do akt osobowych pracownika.

W aktach osobowych wszystkich objętych kontrolą pracowników nie zamieszczono potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującymi zapisami § 3 i § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, wg których pracodawca przed dopuszczeniempracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, które zamieszcza w części B akt osobowych.

W badanym okresie dyrektor była osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych.

W wyniku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że w 1. przypadku główny księgowy zaniżył wysokość wypłaty dodatku stażowego. W miesiącach od maja do sierpnia 2018 r. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kucharza naliczano dodatekstażowy w wysokości zaniżonej o 1%, w związku z czym był on niższy o kwotę 98,76 zł. Przyczyną powyższego było błędne wprowadzenie danych dotyczących okresów zatrudnienia do systemu płacowego.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku intendenta, wykonującemu w jednostce czynności kasjera nie wypłacano dodatku z tytułu prowadzenia kasy. Powyższe było niezgodne z zapisami §10 pkt 4 obowiązującego regulaminu wynagradzania, według których dodatek specjalny wypłaca się co miesiąc pracownikowi pełniącemu obowiązki kasjera – w wysokości od 5% do 25% jego wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z osobistego zaszeregowania.

Za powyższe odpowiedzialna jest dyrektor PP 1 jako kierownik jednostki.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2017 r. wypłacone zostało w prawidłowej wysokości.

Nagrody jubileuszowe pracowników naliczone były prawidłowo i  wypłacone niezwłocznie po nabyciu przez pracowników prawa do tej nagrody.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 81.451,00 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 366.621,71 zł.

Kontroli dokonano w zakresie zgodności dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS PDRA oraz terminowości tych wpłat w okresie 12 miesięcy: od stycznia do grudnia 2018 r.

Stwierdzono, że deklaracje ZUS P DRA nie były podpisane przez dyrektora jednostki i przez głównego księgowegona dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz nie zawierały adnotacji na dowód tego sprawdzenia w formie pieczęci, a procedury obowiązujące w PP 1 nie zawierały zapisów wyłączających ten rodzaj dowodów z procesu kontroli.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).

W 2018 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.) oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Według deklaracji PIT-4R za 2018 r., wynagrodzenie z tego tytułu wyniosło 243 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 5.267,58 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 1.462.494 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 106.255,82 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 15.723,39 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 75.300 zł i zmalał w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 36.060,39 zł (dokonano 3 zmian planu).

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 1.462.494,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 322.102,00 zł (dokonano 10 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 106.255,82 zł i zmalał w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 66.596,18 zł (dokonano 2 zmian planu).

W powyższym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian.).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2018 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PP 1 „Zakładową instrukcją inwentaryzacyjną” (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną). Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

 W toku kontroli stwierdzono:

• Na arkuszu spisu z natury, dokumentującym inwentaryzację roczną środków pieniężnych, raportów kasowych, kwitariuszy przychodowo-ewidencyjnych oraz czeków gotówkowych, brak daty przeprowadzenia spis z natury. Ponadto  spisy z natury dotyczące magazynu żywnościowego oraz stanu środków pieniężnych w kasie, zostały sporządzone na wydrukach pobranych z systemu FK - moduł „magazyn”, a nie jak wskazano w § 7 lit. a. obowiązującej  instrukcji inwentaryzacyjnej, na zakupionych drukach akcydensowych, które podlegają ostemplowaniu i ponumerowaniu oraz jako druki ścisłego zarachowania wydawane winny być za pokwitowaniem.
• Jednostka nie sporządziła sprawozdania z przebiegu spisu z natury na koniec 2018 r. (kasa i magazyn żywnościowy) oraz protokołu z przeprowadzonej weryfikacji sald na koniec 2018 r. Sporządzenie powyższych dokumentów było wymagane zapisami instrukcji inwentaryzacyjnej, tj. zgodnie z § 6 pkt h. ww. instrukcji, inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald wymaga sporządzenia stosownego protokołu oraz zgodnie z § 7 pkt b., z przebiegu inwentaryzacji należy sporządzić sprawozdanie zespołu spisowego ze spisu z natury.
• W przypadku księgi druków ścisłego zarachowania prowadzonej dla konta „płace”, wpisy do księgi dotyczące daty wydania lub otrzymaniu czeku oraz numery druków i dane dotyczące ilości, poprawiane były poprzez zamazywanie treści, bez podpisania poprawki i daty jej naniesienia, tj. w sposób niezgodny z zasadami rachunkowości jednostki oraz przepisem art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, na podstawie którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści  i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty (…).

Pełny spis z natury majątku jednostki przeprowadzony został na dzień 31.12.2015 roku. W sprawie powołania Komisji inwetaryzacyjnej oraz terminów inwentaryzacji dotyczącej 2018 r. dyrektor PP 1 wydał zarządzenie nr 1/12/2018 r. z dnia 20 grudnia 2018 r. Inwentaryzacja na dzień 31.12.2018 r. została przeprowadzona na podstawie dokumentacji i wg metod wyszczególnionych w powyższym zarządzeniu. Ponadto stwierdzono, że wartość materiałów wynikająca ze spisu z natury magazynu żywnościowego w kwocie 5.209,86 zł, była zgodna z saldem konta „310-30-01” na dzień 31.12.2018 r. Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych prowadzonych dla poszczególnych składników majątku trwałego, była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2018 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w PP 1 zasady rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

• Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• Zakładowy Plan Kont,
• Zasady prowadzenia kont pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej (zw. dalej zasadami prowadzenia kont pomocniczych),
• Opis systemu informatycznego,
• Instrukcja inwetaryzacyjna,
• Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania kontroli
  i obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
• Zakładowa Instrukcja Kasowa (zw. dalej instrukcją kasową),
• Opis systemu ochrony danych i zbiorów,
• Wzory podpisów.

    Kontroli poddano także obowiązujące w jednostce Procedury udzielania zamówień publicznych,Regulamin Kontroli Zarządczej, a takżeRegulamin pracy, Regulamin wynagradzania pracowników oraz Regulamin przyznawania dodatku motywacyjnego dla nauczycieli (w zakresie niezbędnym do kontroli w obszarze zatrudnienie i wynagrodzenia).

 Kontrola zapisów obowiązujących w jednostce procedur dotyczących zasad rachunkowości wykazała:

• W załączniku nr 3 zasady prowadzenia kont pomocniczych, dla konta 020 wartości materialne i prawne, nie opisano zasad prowadzenia analityki konta oraz nie określono zasad powiązania kont pomocniczych z kontami księgi głównej. Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt. 1. uor, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych.
• W instrukcji inwentaryzacyjnej, jak również w pozostałych procedurach wewnętrznych jednostki stwierdzono brak wzoru sprawozdania zespołu spisowego ze spisu z natury, pomimo iż taki wzór został wymieniony w § 7 pkt. b. instrukcji inwentaryzacyjnej.

W dokumentacji jednostki nie stwierdzono przeprowadzania okresowych kontroli kasy, natomiast zgodnie z § 6 pkt 1 instrukcji kasowej, funkcjonowanie kasy, a tym samym wykonywanie funkcji kasjera podlega okresowym kontrolom. Kontrola kasy została przeprowadzona tylko w ramach inwentaryzacji rocznej, tj. na dzień 31.12.2018 r. Według kontrolujących, niezapowiedziane kontrole kasy powinny być przeprowadzane w ramach kontroli wewnętrznej.

Stwierdzono ponadto, że w wykazie oprogramowania przyjętego do eksploatacji w jednostce, zawartego w załączniku nr 4 do Zarządzenia dyrektora nr 1/2017 – Opis systemu informatycznego, nie wyszczególniono numerów licencji oraz aktualnych wersji oprogramowania funkcjonujących w jednostce. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację zawierającą m.in. opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów wraz z określeniem wersji oprogramowania.

W jednostce funkcjonowały Procedury udzielania zamówień publicznych obowiązujące od dnia 02.04.2015 r., którenie uwzględniały wszystkich zasad udzielania zamówień publicznych, określonych w zarządzeniu w sprawie zamówień, tj. między innymi nie wskazywały wartości zamówienia, od której nie ma konieczności dokonywania analizy rynku i sporządzania notatki. Procedury nie zawierały również odniesienia do przepisów prawa ogólnego i miejscowego.

Stwierdzono ponadto, że procedury wewnętrzne obowiązujące w PP 1 zawierały nieaktualne podstawy prawne.Kontrola wykazała również, że nie przestrzegano zasady potwierdzenia przez pracowników jednostki w formie pisemnej zapoznania się z obowiązującym procedurami.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor, jako kierownik jednostki.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontrolikomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 1 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2018 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7, 1 korektę deklaracji VAT-7, 12. rejestrów sprzedaży, 10. rejestrów zakupu oraz 63 faktury z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli 63. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży, stwierdzono następujące uchybienia:

• Wystawione przez jednostkę faktury wewnętrzne nie zawierały wyrazu „FAKTURA WĘWNĘTRZNA”, co było niezgodne z zapisami § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 439/16).
• Nr korekty faktury wewnętrznej został zapisany w formacie PP1/18/W/1/KOR, a powinien zostać zapisany w formacie: „symbol jednostki / rok (rr) / K /…../ numer kolejny korekty faktury (…)”, zgodnie z zapisami § 316 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16.
• Wystawione przez jednostkę faktury sprzedaży nie były podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, mimo że obowiązek ten wynikał z przepisów wewnętrznych jednostki (opisano w punkcie 1.1. Wykonanie dochodów niniejszego wystąpienia).

W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2018 r. jednostka prowadziła rejestry zakupów i rejestry sprzedaży oraz skorzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Kwota podatku VAT podlegająca odliczeniu w 2018 r. wyniosła 32,19 zł.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2018 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry sprzedaży i zakupu. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Kwota naliczonego podatku VAT podlegającego wpłacie przekazywana była terminowo na konto Gminy, tj. do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

Na podstawie oględzin książki kontroli stwierdzono, że w 2018 r. w jednostce przeprowadzono dwie kontrole zewnętrzne, tj. kontrola w dniu 12.12.2018 r. przeprowadzona przez Powiatową Stację Sanitarno – Epidemiologiczną, zwaną dalej PSSE oraz kontrola w dniu 27.11.2018 r. przeprowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zwany dalej ZUS.

Stwierdzono, że w jednym przypadku dyrektor nie przekazała stosownej informacji dot. kontroli organów zewnętrznych do WKiAW, a przypadku kontroli ZUS, pismo powiadamiające o kontroli wraz z protokołem kontroli dyrektor przekazał ze znacznym opóźnieniem, tj. dopiero w dniu 08.02.2019 r. Powyższe było niezgodne z zapisami § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w 2018 r. rolę administratora systemu, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą pełnił dyrektor, natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP 1: 

1. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z uor.
2. Zawieranie umów wiążących się z wydatkowaniem środków na okres niewykraczający poza rok budżetowy lub uzyskanie stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązań pieniężnych, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki.
3. Podjęcie czynności windykacyjnych w stosunku do należności wymagalnych.
4. Naliczanie odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych należności zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości.
5. Przyznanie i wypłacenie pracownikowi dodatku za prowadzenie kasy w roku 2018 oraz wyrównanie zaniżonego dodatku stażowego.
6. Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników potwierdzeń zapoznania się z regulaminem pracy.
7. Każdorazowe potwierdzanie sprawdzenia dowodów księgowych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym poprzez umieszczenie na dowodzie adnotacji w formie pieczęci o dokonaniu tych czynności wraz z datą ich dokonania i podpisem osoby upoważnionej.
8. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.
9. Wykonywanie niezapowiedzianych kontroli kasy.
10. Wprowadzenie w PP 1 procedur udzielania zamówień publicznych zgodnych z  zasadami określonymi wZarządzeniu nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r.
11. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania oraz uzupełnienia.
12. Każdorazowe przekazywanie umów/aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
13. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu. w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
14. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.
15. Niezwłoczne przekazywanie do WKiAW wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.