Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 23.07.2019 –25.07.2019 r. przeprowadził kontrolę w III Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie przy ul. Pomorskiej 150 (zw. dalej III LO) w zakresie: stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/25/18 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia -03.09.2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/25/18 przeprowadzonej przez WKiAW w 2018 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej w 2017 roku, w tym sprawy kadrowe i wynagrodzenia ustalono, że wszystkie 11 zaleceń zostało zrealizowanych w pełnym zakresie.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczące każdorazowego poddawania dowodów księgowych zatwierdzaniu wydatku do zapłaty, przed faktem dokonania zapłaty.

Na podstawie dokumentacji księgowej (10. wyciągów bankowych oraz 10. faktur zakupu wybranych do kontroli w wyniku próby losowej) za okres lipiec – listopad 2018 roku stwierdzono, że we wszystkich ww. przypadkach zapłaty dokonano po uprzednim zatwierdzeniu wydatku do zapłaty i przeprowadzeniu kontroli dokumentu pod kątem merytorycznym oraz formalno – prawnym przez dyrektora jednostki oraz głównego księgowego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

2. Zalecenie dotyczące zawierania umów wiążących się z wydatkowaniem środków na okres niewykraczający poza rok budżetowy lub uzyskania stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym.

W okresie od września 2018 r. do czerwca 2019 r. zostało zawartych 8. umów wiążących się z wydatkowaniem środków, 6. spośród ww. umów zostało zawartych na okres niewykraczający poza rok budżetowy. Pozostałe dwie umowy (umowa o świadczenie usług telekomunikacyjnych  z dnia 13.09.2018 r.,umowa o świadczenie usług informatycznych z dnia 30.11.2018 r.) zawarte zostały na okres dwóch lat, przy czym dyrektor jednostki posiadał pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Szczecindo zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym (pełnomocnictwo z dnia 03.08.2018 r. nr WO-I.0052.1.407.2018.MJ,pełnomocnictwo z dnia 13.11.2018 r. nr WO-I.0052.1.642.2018.EW).

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 3. Zalecenie dotyczące każdorazowego przekazywania umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.

 Na podstawie analizy umów dotyczących zaciągniętych zobowiązań za okres od września 2018 r. do czerwca 2019 r., stwierdzono, że wszystkie ww. umowy zostały zaopiniowane pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 4. Zalecenie dotyczące sporządzenia wykazu programów wraz ze wskazaniem wersji użytkowanego aktualnie oprogramowania oraz dat ich wprowadzenia do użytkowania. 

W trakcie kontroli stwierdzono, że dokumentacja finansowo – księgowa zawierała aktualny „Wykaz programów w użytkowaniu w III LO”, który stanowił załącznik nr 5 do Polityki rachunkowości z dnia 02.05.2019 r.(Zarządzenie nr 5/2017 z dnia 14.12.2017 r.) podpisany przez głównego księgowego (w dniu 02.05.2019 r. główny księgowy pełnił zastępstwo za dyrektora jednostki). Powyższy wykaz programów zawierał: numery licencji, wersję oprogramowania oraz datę wprowadzenia do użytkowania.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

5. Zalecenie dotyczące naliczania i obciążania najemców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności. 

W wyniku kontroli dokumentacji księgowej za okres od września 2018 r. do czerwca 2019 r. stwierdzono, że główny księgowy dokonywał naliczania odsetek z tytuł nieterminowych wpłat za wynajem powierzchni użytkowych:

-  za okres od 01.01.2018 do 30.08.2018 r. - zbiorczo,

-  za okres od 01.09.2018 do 30.12.2019 r. - zbiorczo,

-  za okres od 01.01.2019 do 30.06.2019 r. - zbiorczo,

przy zastosowaniu stawki 7% w skali roku (tj. w wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego). Z tytułu naliczenia odsetek główny księgowy wystawiał noty odsetkowe. Główny księgowy dokonywał księgowania odsetek dokumentem PK na koniec każdego ww. okresu.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

6. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania operacji gotówkowych zgodnie z uor.

Na podstawie dokumentacji księgowej, tj.  raportów kasowych nr: 10/02/04/2019 za okres od 02.04.2019 r. do 25.04.2019 r., 26/08/10/2018 za okres od 08.10.2018 do 12.10.2018 r., stwierdzono, że operacje gotówkowe zawarte w ww. raportach zaewidencjonowane były pod rzeczywistą datą dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było zgodne z zapisami art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2019 r. poz. 351), zw. dalej uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane oraz z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Wszystkie operacje gotówkowe księgowane były przez konto rozrachunkowe 201.

       Stwierdzono ponadto, że raporty kasowe sporządzane były przez sekretarza szkoły, której powierzono również obowiązki kasjera. Poddane kontroli raporty kasowe (podpisane były przez osobę sporządzającą, tj. kasjera oraz sprawdzone i zaksięgowane przez głównego księgowego). Raporty kasowe były prowadzone na bieżąco i chronologicznie.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 7. Zalecenie dotyczące skorygowania i wyrównania emerytom i rencistom wypłat przyznanych świadczeń o kwoty z tytułu niesłusznie pobranego podatku dochodowego.

W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej wypłat świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że główny księgowy opracował wzór zaświadczenia, na podstawie którego emeryci i renciści mogą ubiegać się indywidualnie o zwrot nadpłaconego podatku dochodowego z tytułu wypłaconych świadczeń socjalnych w odpowiednim do miejsca zamieszkania Urzędzie Skarbowym. Stwierdzono ponadto, że w 2018 roku od wypłacanych emerytom i rencistom świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych główny księgowy nie potrącił zaliczek na podatek dochodowy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 8. Zalecenie dotyczące prowadzenia akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych.

Na podstawie kontroli akt osobowych 4. pracowników stwierdzono, że ww. akta prowadzone były z podziałem na trzy części, które obejmowały: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt. W wykazach akt osobowych ww. pracowników dokonano adnotacji o usunięciu z akt wniosków urlopowych. Ewidencja czasu pracy dla każdego z pracowników prowadzona była odrębnie poza aktami osobowym. 

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 9. Zalecenie dotyczące zaktualizowania regulaminu zamówień publicznych w zakresie wartości zamówień wyłączonych z ustawy pzp

 W wyniku kontroli stwierdzono, że w dniu 19 września 2018 r. dyrektor jednostki zaktualizował ww. procedury i wprowadził je Zarządzeniem nr 15/2018 w sprawie wprowadzenia Regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych w III Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie:

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 10. Zalecenie dotyczące sporządzania faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług. 

W toku kontroli 15. faktur, sporządzonych przez głównego księgowego w okresie od 01-21 września 2018 r., stwierdzono, że:

- we wszystkich przypadkach przy nadawaniu numeru fakturze zachowano chronologię, 

- wszystkie faktury dotyczące sprzedaży wewnętrznej zawierały określenie „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co było zgodne z  postanowieniami § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług (Zarządzenie Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecinz dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin; z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: nr 493/16 z 28.12.2016 r., nr 315/17 z 05.07.2017 r., nr  564/17 z 29.12.2017 r., nr 355/18 z 07.08.2018 r. i nr 344/19 z dnia 09.08.2019 r.),

- we wszystkich poddanych kontroli przypadkach dotyczących sprzedaży zwolnionej na fakturach wskazano podstawę prawną do zastosowania zwolnienia, co wypełniało zapisy § 307 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia, który wskazywał na taki obowiązek.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

11. Zalecenie dotyczące niezwłocznego przekazywania do WKiAW informacji o przeprowadzonych w jednostce kontrolach.

W  wyniku kontroli ustalono, że w okresie od sierpnia 2018 do czerwca 2019 r. w III LO zostały przeprowadzono dwie kontrole zewnętrzne przez Wojewódzką Stację Sanitarno – Epidemiologiczną dotyczące stanu higieny w placówce, w obydwu przypadkach dyrektor przekazał stosowną informację dot. kontroli organów zewnętrznych do WKiAW, co wypełniło zapisy § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 III. Uwagi i zalecenia

Zaleceń pokontrolnych nie wydano.