Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 27.02.2019 r. do 14.03.2019 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Budowlanych w Szczecinie przy ul. Unisławy 32/33 (zw. dalej ZSB)w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 18 marca 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 marca 2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Budowlanych (zw. dalej ZSB) w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych za 2018 r. (zw. dalej ZFŚS), stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia, polegające m.in. na:

• opodatkowaniu wyjazdu integracyjnego oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zatrudnionym w trakcie 2018 r. wbrew zapisom ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.), zw. dalej ustawą o podatku dochodowym,
• niedokumentowaniu odstępstw od regulaminowych zasad przyznawania świadczeń,
• pokryciu ze środków ZFŚS kosztów administrowania funduszem,
• błędnych, nieprecyzyjnych i niespójnych zapisach obowiązującego w jednostce regulaminu ZFŚS.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie terminowości dokonanych odpisów na ZFŚS oraz terminowości regulowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

II. Oceny cząstkowe

1. Gospodarowanie ZFŚS

W toku kontroli WKiAW, sprawdzono terminowość przekazania odpisów na ZFŚS w kwocie ogółem 264.067 zł.

Kontroli poddano wszystkie przyznane w 2018 r. świadczenia oraz inne kwoty obciążające fundusz w wysokości ogółem 274.681,50 zł brutto, na które składały się:

• świadczenia urlopowe dla 63. nauczycieli na kwotę ogółem 59.923,26 zł,
• świąteczne zapomogi finansowe na kwotę ogółem 130.474 zł (236 zapomóg),
• zapomogi w kwocie ogółem 2.284 zł (5 zapomóg),
• dofinansowanie do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie („wczasy pod gruszą”) na kwotę ogółem 64.569 zł (140 dofinansowań),
• dofinansowanie wypoczynku dzieci na kwotę ogółem 8.944,50 zł (19 dofinansowań),
• dofinansowanie do działalności kulturalno – oświatowej i rekreacyjno – sportowej na kwotę ogółem 8.010,24 zł (74 dofinansowania),
• 1. świadczenie na rzecz zmarłego pracownika na kwotę 148,21 zł,
• pozostałe rozliczenia w kwocie ogółem 328,29 zł (279,09 zł – zwrot wpłaty, 49,20 zł – usługi konwoju środków pieniężnych funduszu).

Ww. świadczenia poddano kontroli w zakresie zgodności z przepisami prawa i obowiązującymi w ZSB procedurami dotyczącymi ZFŚS.

Kontroli poddano także 5 faktur zakupu, zaewidencjonowanych w koszty funduszu na kwotę ogółem 8.569,20 zł, dotyczących wyjazdu integracyjnego oraz usług konwoju.

W 2018 r. obowiązywał „Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” (zw. dalej regulaminem), wprowadzony zarządzeniem nr 9/2016/2017 ówczesnego dyrektora ZSB z dnia 18.05.2017 r. ze zm.

W ZSB działała Komisja Socjalna (zw. dalej Komisją) powołana zarządzeniem dyrektora nr 10a/2017/2018 z dnia 06.12.2017 r., w skład której weszli m.in. przedstawiciele związków zawodowych działających w jednostce.

Kontroli poddano prawidłowość i kompletność dokumentacji składanej przez pracowników oraz emerytów i rencistów ubiegających się o przyznanie świadczeń, na podstawie której Komisja podjęła decyzje wymienione w 13. protokołach z posiedzeń oraz zgodność tych decyzji z zapisami obowiązującego w jednostce regulaminu ZFŚS.

Zapisy regulaminu ZFŚS przeanalizowano pod kątem zgodności z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.), zw. dalej ustawą o ZFŚS oraz sposobu ich wypełniania.

Kontrola poszczególnych rodzajów świadczeń zrealizowanych w ramach ZFŚS w 2018 r., wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Dofinansowanie wypoczynku:

a) W 7. przypadkach, świadczenia przyznane zostały wnioskodawcom w zawyżonej wysokości. Wnioskodawcy nie udokumentowali swoich dochodów w związku z czym, świadczenie powinno zostać przyznane w kwocie 294 zł, tj. w wysokości przewidzianej dla najwyższego dochodu netto na jednego członka w rodzinie (dochód powyżej 2.001 zł), a tymczasem zostało przyznane w kwocie 336 zł (4 przypadki) i 378 zł (3 przypadki). Według § 3 ust. 7 regulaminu, wysokość świadczenia socjalnego dla osoby, która nie przedstawi informacji o dochodach, będzie ustalona z założeniem, że dochody te mieszczą się w najwyższej grupie zaszeregowania przewidzianej dla danego rodzaju świadczenia. Według wyjaśnień Komisji, trudna sytuacja wnioskodawców była Komisji znana i w związku z tym Komisja przyjęła oświadczenie za wiarygodne i przyznała świadczenia w wyższych kwotach.

2. Świąteczne zapomogi socjalne:

a) Wnioski o przyznanie świątecznej zapomogi finansowej (Wielkanoc) sporządzone zostały według wzoru, który nie został uregulowany w regulaminie ZFŚS. Wnioski nie zawierały ponadto podpisu dyrektora, potwierdzającego ich zatwierdzenie zgodnie z zapisami § 9 regulaminu ZFŚS, według którego Komisja opracowuje i przedstawia do zatwierdzenia dyrektorowi zaopiniowane wnioski o przyznanie świadczenia z funduszu. Podpisy dyrektora znajdowały się na protokole nr 1/2018 z posiedzenia Komisji i „Poleceniu księgowym”, jednak w przypadku sporządzenia wniosków zgodnie z obowiązującym wzorem, dyrektor powinien złożyć podpis odrębnie na każdym wniosku.

b) Stwierdzono 3 przypadki złożenia wniosku po terminie wskazanym przez dyrektora w wydanym ogłoszeniu, przy czym w 2. przypadkach Komisja stwierdziła, że jest to ewidentna pomyłka wnioskodawców, a w 1. przypadku wniosek został przyjęty, ponieważ mimo opóźnienia został złożony przed posiedzeniem Komisji.

c) W 6. przypadkach, świadczenia przyznane zostały w wysokości wyższej niż w wysokości przewidzianej dla najwyższego dochodu, mimo że wnioskodawcy nie udokumentowali swoich dochodów w sposób pozwalający na przyznanie świadczenia w ww. kwotach. Według § 3 ust. 7 regulaminu, wysokość świadczenia socjalnego dla osoby, która nie przedstawi informacji o dochodach, będzie ustalona z założeniem, że dochody te mieszczą się w najwyższej grupie zaszeregowania przewidzianej dla danego rodzaju świadczenia. Według wyjaśnień Komisji, trudna sytuacja wnioskodawców była Komisji znana i w związku z tym Komisja przyjęła oświadczenie za wiarygodne i przyznała świadczenia w wyższych kwotach.

3. Dofinansowanie działalności kulturalno – oświatowej i rekreacyjno - sportowej:

a) Protokół nr 10/2018 z posiedzenia Komisji zawierał zapisy niezgodne z obowiązującym regulaminem w zakresie pokrycia podatku dochodowego od osób fizycznych naliczonego od dofinansowania wyjazdu integracyjnego ze środków ZFŚS w kwocie ogółem 920 zł. Zapisy regulaminu nie przewidywały finansowania podatku dochodowego od osób fizycznych, a wręcz w § 6 regulaminu wskazano, że świadczenia wypłacane z funduszu podlegają opodatkowaniu według odrębnych przepisów. (patrz: pkt 3 wystąpienia).

Komisja odstąpiła w ww. 13. przypadkach od wystąpienia o przedstawienie przez wnioskodawców dokumentacji potwierdzającej uzyskane dochody, przyznając jednocześnie świadczenia wyższe od najniższej kwoty dofinansowania, ustalonej dla tego świadczenia na podstawie § 16 ust. 2 regulaminu ZFŚS, według którego w szczególnie uzasadnionych przypadkach dyrektor na wniosek Komisji może wyrazić zgodę na odstępstwo od tej zasady wobec osób objętych szczególnymi preferencjami socjalnymi. Według § 16 ust. 3 regulaminu ZFŚS, za osoby objęte szczególnymi preferencjami socjalnymi uważa się:

• samotnie wychowujące dzieci: wdowa, wdowiec, rozwódka, rozwodnik, panna, kawaler, osoba żyjąca w separacji urzędowej,
• posiadające wielodzietne rodziny (powyżej trojga dzieci),
• posiadające dzieci, które ze względu na stan zdrowia wymagają specjalnej opieki i leczenia,
• wychowujące dzieci całkowicie osierocone,
• osoby, których dochód na członka rodziny nie przekracza 50 % aktualnego minimalnego wynagrodzenia.

W ww. zapisach regulaminu nie wskazano formy wniosku Komisji o odstępstwo, z którym Komisja powinna wystąpić do dyrektora oraz decyzji dyrektora. Według kontrolującego, bez względu na ustaloną formę, każde odstępstwo powinno być rzetelnie udokumentowane w postaci uzasadnionej decyzji Komisji i dyrektora, wyrażonej na piśmie, np. na wniosku lub w protokole z posiedzenia Komisji. W przypadku dofinansowania wypoczynku oraz świątecznych zapomóg socjalnych dyrektor podpisał protokoły Komisji i „Polecenia księgowe”, jednakże nie można uznać, że stanowiło to wypełnienia ww. zapisów § 16 ust. 2 regulaminu ZFŚS.

W toku kontroli zapisów regulaminu ZFŚS, stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. W § 11 rozdziału III – Przeznaczenie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie zostały wymienione zapomogi losowe i socjalne, omawiane w dalszej części regulaminu oraz wypłacane w ZSB.
2. Stosowane w regulaminie ZFŚS nazewnictwo dotyczące zapomóg było niespójne, np. § 13 ust. 3 pkt 2 - było zapomogi socjalne, § 13 ust. 4 pkt 1 i 4 - było świąteczna zapomoga finansowa, załącznik nr 2 tabela nr IV - była nazwa tabeli „Tabela zapomóg zwykłych i losowych”, załącznik nr 6 – była zapomoga socjalna.
3. Załącznik nr 2 do regulaminu nosił nazwę „Tabele dopłat do usług socjalnych”, która to nazwa nie oddawała zawartości merytorycznej załącznika przez zastosowanie słowa „usług”, ponieważ załącznik dotyczył m.in. świadczeń niepotwierdzanych dowodami zakupu.
4. W poz. 2 tabeli nr IV załącznika nr 2 do regulaminu, dotyczącej zapomóg zwykłych i losowych, w rodzaju zdarzenia losowego – śmierć najbliższej rodziny, bezzasadnie wskazano w nawiasie jedynie teściową, a nie teściów.
5. Według zapisów w kolumnie drugiej tabeli nr VI załącznika nr 2 do regulaminu, dotyczącej kryteriów przyznawania innych świadczeń, przy dopłatach do imprez wskazano jedynie uprawnionego pracownika, a zgodnie z wyjaśnieniami dyrektora, zapis powinien dotyczyć także innych osób uprawnionych.
6. W kolumnie drugiej tabeli nr VI załącznika nr 2 do regulaminu dotyczącej kryteriów przyznawania innych świadczeń zawarto nielogiczny zapis, według którego dopłata do imprez wynosiła minimum 10 zł dla pracownika uprawnionego do korzystania z funduszu oraz minimum 50 % wartości usługi dla członka rodziny pracownika uprawnionego do korzystania z funduszu. W powyższym zakresie mogło potencjalnie dojść do sytuacji, w której do takiej samej imprezy pracownik mógł otrzymać dofinansowanie w kwocie 10 zł, a członek rodziny w kwocie zdecydowanie wyższej, ponieważ dofinansowanie miało w tym przypadku stanowić minimum 50% wartości usługi.
7. W tabeli nr VII załącznika nr 2 do regulaminu, dotyczącej szczegółowych zasad przyznawania dofinansowania do form działalności socjalnej zawarto nieprawidłowe zapisy dotyczące wydarzeń losowych. Jako wydarzenie losowe uprawniające do wnioskowania o zapomogę losową wymieniony został ślub pracownika i urodzenie dziecka, a według słownika języka polskiego PWN, zdarzenie losowe to zdarzenie, którego zaistnienie zależy od przypadku (http://sjp.pwn.pl).
8. W regulaminie nie wskazano formy w jakiej powinny być wprowadzane zmiany do regulaminu, a w praktyce zmiany wprowadzone zostały zamiennie aneksem i decyzjami, w tym: aneksem do regulaminu podpisanym przez Komisję (wysokość dopłat do wczasów organizowanych we własnym zakresie), decyzją organizacyjną dyrektora (zmiany w załącznikach do regulaminu) i decyzją dyrektora (dofinansowanie do zakupu biletów na imprezy kulturalne).
9. W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było odrębnych decyzji i/lub aneksów wydanych dla dofinansowania wypoczynku dzieci (kwoty wynikające z tabeli III regulaminu i protokołu KD nr 5/2018 były różne, a w aneksie z dnia 18.06.2018 r. brak było takiej informacji), świątecznej zapomogi finansowej na Święta Bożego Narodzenia (kwoty bazowe wynikały jedynie z protokołu nr 9/2018), wyjazdu integracyjnego (kwoty dofinansowania i wpłat własnych wynikały jedynie z protokołu nr 10/2018).

W toku kontroli stwierdzono także, że wbrew zapisom ustawy o ZFŚS, ze środków funduszu zrealizowane zostały płatności z tytułu usług konwoju środków pieniężnych funduszu na kwotę ogółem 49,20 zł. Według art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS, środki funduszu przeznaczone są m.in. na finansowanie działalności socjalnej, którą według definicji zawartej w art. 2 pkt 1 ustawy stanowią usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno – oświatowej oraz sportowo – rekreacyjnej. Katalog ww. rodzajów działalności, które podlegają finansowaniu ze środków funduszu nie przewiduje wydatków związanych z administrowaniem środkami tego funduszu. Według art. 10 ustawy, środkami funduszu administruje pracodawca, co oznacza także obowiązek zapewnienia techniczno - organizacyjnej obsługi funkcjonowania funduszu. Koszty ponoszone w związku z administrowaniem środkami ZFŚS, powinny być zaliczone do kosztów działalności jednostki w momencie ich poniesienia lub kwoty te jako niezasadnie obciążające fundusz, powinny w przypadku ZSB podlegać refundacji z konta budżetu lub konta wyodrębnionego rachunku dochodów.

Według § 17 regulaminu, do otrzymania paczki okolicznościowej lub świadczenia pieniężnego z okazji świąt okolicznościowych uprawnione były dzieci pracowników w wieku od urodzenia do 25 roku życia (do czasu pobierania nauki) jeden raz w roku.

Terminy przekazania na konto ZFŚS kolejnych transz odpisu na 2018 r. zostały zachowane, czym wypełniono zapisy art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, według których równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

Plan odpisu na ZFŚS został skorygowany na koniec 2018 r. o kwotę 18.962 zł (zmniejszenie), na podstawie faktycznego stanu zatrudnienia i przeciętnej liczby zatrudnionych w 2018 r., a zwrot odpisu na konto podstawowe nastąpił w dniu 05.12.2018 r.

W pozostałych przypadkach świadczenia przyznane zostały na podstawie prawidłowej dokumentacji i w kwotach wynikających z tabeli dopłat.

Świadczenia urlopowe nauczycieli wypłacone zostały zgodnie z zapisami art. 53 ust. 1a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.) do końca sierpnia 2018 r. Świadczenia naliczone zostały proporcjonalnie do etatu, na jaki nauczyciele byli zatrudnieni, przy czym w 2018 r. świadczenie w pełnej wysokości wynosiło 1.185,66 zł.

 2. Prowadzenie dokumentacji i ewidencja księgowa

W toku kontroli sprawdzono, czy dokumentacja dotycząca ZFŚS prowadzona była zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.),zw. dalej uor i regulaminem ZFŚS.

Kontroli podlegała także zgodność ewidencji prowadzonej na kontach dotyczących ZFŚS z faktycznymi wypłatami zrealizowanymi na podstawie protokołów Komisji i list płac.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było dowodów źródłowych stanowiących podstawę do zaewidencjonowania w księgach rachunkowych poszczególnych rat odpisu. W jednostce nie wystawiono wewnętrznego dowodu księgowego „Polecenie księgowania”, ewidencjonując odpisy jedynie na podstawie wyciągu bankowego, a według art. 20 ust. 2 pkt 3 uor, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są m.in. wewnętrzne dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Główny księgowy nie poinformował Komisji, że stan środków pieniężnych na rachunku funduszu na dzień 01.01.2018 r. należy pomniejszyć o kwotę 279,09 zł, która podlegała zwrotowi na rachunek podstawowy. W wyniku powyższego, preliminarz wydatków ZFŚS na 2018 r. sporządzony przez Komisję zawierał zawyżoną wysokość środków pieniężnych funduszu do wykorzystania w 2018 r.

W toku kontroli stwierdzono, że wystawianie przez dyrektora na potrzeby księgowości dowodu „Polecenie księgowe”, zawierającego imienne wykazy świadczeń przyznanych z ZFŚS, nie zostało uregulowane w procedurach obowiązujących w jednostce.

Dofinansowanie pobytu w sanatorium emeryta w kwocie 430 zł zaewidencjonowane zostało nieprawidłowo jako zapomoga socjalna, a według § 11 ust. 1 pkt 2 regulaminu ZFŚS, pobyt w sanatorium powinien zostać zakwalifikowany do różnych form wypoczynku.

 Nieprawidłowo została zaewidencjonowana także kwota 74 zł, zakwalifikowana została w ewidencji jako zapomoga. Osoba, która otrzymała ww. świadczenie uzyskała w 2018 r. świadczenie w kwocie 627 zł (święta) i 378 zł (wczasy). Kwota 74 zł dotyczyła wyrównania wypłaty po dostarczeniu potwierdzenia o dochodach z ZUS, a tym samym nie stanowiła zapomogi. Wymieniona kwota wskazana została ponadto w protokole 13/2018 Komisji i „Poleceniu księgowym” z dnia 13.12.2018 r., jako świadczenie uzupełniające na Święta Bożego Narodzenia. Według wyjaśnień głównego księgowego, kwota 74 zł zakwalifikowana została w ewidencji jako zapomoga ze względu na ujmowanie w księgach rachunkowych zbiorczych list płac, w których nie wyszczególniono, czego dotyczy wypłata uzupełniająca.

Stwierdzono ponadto, że na koncie 851 nie została wyodrębniona analityka na świadczenia dotyczące dofinansowania działalności kulturalno – oświatowej i rekreacyjno – sportowej, które wykazywane były na analityce pozostałej działalności (851-20-002). Według kontrolującego, analityka konta powinna uwzględniać w swoim podziale wyodrębnienie wszystkich rodzajów świadczeń z ZFŚS, występujących w jednostce.

Ewidencja ZFŚS prowadzona przez głównego księgowego spełniała w pozostałym zakresie wymogi uor.

Wszystkie przychody i zrealizowane rozchody funduszu zostały zaewidencjonowane na koncie 851, którego saldo końcowe było zgodne ze stanem środków pieniężnych na rachunku bankowym ZFŚS na dzień 31.12.2018 r.

 3. Ewidencja i rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych

W toku kontroli sprawdzono:

1. Prawidłowość naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych w odniesieniu do wszystkich świadczeń przyznanych w 2018 r., z uwzględnieniem świadczeń i kwot zwolnionych z opodatkowania.
2. Terminowość regulowania zobowiązań podatkowych.

W 2018 r. od świadczeń wypłaconych z ZFŚS naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 21.872 zł.

W toku kontroli ustalono, że dyrektor nie zakwestionował decyzji Komisji podjętej w sprawie niezgodnego z regulaminem ZFŚS pokrycia ze środków ZFŚS podatku naliczonego od przyznanych dofinansowań w kwocie ogółem 920 zł. Według protokołu nr 11/2018 Komisji, przyznano dofinansowanie do imprezy integracyjnej w kwocie ogółem 6.430,24 zł. Jednocześnie podjęto decyzję o pokryciu ze środków ZFŚS podatku naliczonego od przyznanych dofinansowań w kwocie ogółem 920 zł. Zapisy regulaminu ZFŚS szkoły nie przewidywały pokrywania ze środków funduszu obciążeń pracowniczych, tj. podatku dochodowego od osób fizycznych. Należy ponadto zauważyć, że fundusz obciążony został niejako dwukrotnie w części dotyczącej podatku: raz kwotą brutto przyznanego dofinansowania, drugi raz podatkiem dochodowym od osób fizycznych, który powinien zostać zapłacony przez pracowników.

 Stwierdzono także, że ustalenie zróżnicowanego dofinansowania do ww. imprezy integracyjnej, tj. z zastosowaniem kryterium socjalnego, częściowa odpłatność osób uprawnionych oraz naliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych od kwoty dofinansowania przyznanego uczestnikom, wykonane zostało wbrew poglądom wyrażonym w tym zakresie w wyrokach Sądu Najwyższego i Sądu Apelacyjnego oraz interpretacjach wydanych przez instytucje skarbowe.

W wyroku z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08) Sąd Najwyższy stwierdził m.in., że trudno przyjąć, że korzystanie z takich form działalności socjalnej jak spotkania integracyjne miałoby być uzależnione od tzw. kryterium socjalnego, czyli od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Wyrażony pogląd znalazł odzwierciedlenie także w wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 5 października 2015 r. (sygn. akt III AUa 106/15), który podzielił pogląd SN, że uzależnienie udziału pracowników w imprezach zbiorowych od kryterium socjalnego byłoby sprzeczne z celem takiej formy działalności socjalnej. Sąd Apelacyjny uznał ponadto, że wręcz pożądane jest obejmowanie materią regulaminową zasady powszechnej dostępności do innych świadczeń, niż ulgowe, na równym poziomie dla wszystkich uprawnionych. W zakresie skutków podatkowych, za właściwy należy uznać pogląd, że udział pracownika w spotkaniu integracyjnym nie przynosi mu korzyści i wobec tego nie skutkuje powstaniem przychodu podatkowego. Dokonując oceny, czy udział pracowników w wycieczkach prowadzi do powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o PIT, należy kierować się wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), według którego udział w wycieczce, który był dobrowolny, nie oznacza uzyskania przez uczestniczących w niej przychodu, gdyż brak jest podstaw, by świadczenie adresowane do wszystkich przypisać indywidualnym uczestnikom, jako ich wymierną korzyść.

Kontrola wykazała ponadto, że w przypadku 7. pracowników podatek dochodowy od osób fizycznych został naliczony bezpodstawnie na kwotę ogółem 863 zł (897 zł – nadpłaty, 34 zł – niedopłata). Nadpłaty podatku wystąpiły u pracowników zatrudnionych w trakcie 2018 r., w przypadku których nie została uwzględniona kwota niepodlegająca opodatkowaniu, mimo że pracownicy wskazali ZSB w oświadczeniach PIT-2 dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, jako płatnika właściwego do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy. Nie można w tym przypadku uznać wyjaśnień Specjalisty ds. Księgowych, według których pracownikom, którzy w ZSB nie byli zatrudnieni cały rok należy potrącić podatek od świadczenia socjalnego aby uniknąć podwojonej kwoty wolnej od podatku. Według art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego w przypadku pracowników była w 2018 r. wartość świadczeń do wysokości nieprzekraczającej kwoty 1.000 zł. Limit zwolnienia był jeden i dotyczył wszystkich świadczeń wypłaconych w 2018 r. z funduszu socjalnego i funduszu związków zawodowych, niezależnie od tego w ilu zakładach dany pracownik był zatrudniony i od ilu podmiotów uprawnionych otrzymał świadczenia. Ustawodawca nie nałożył na podmiot wypłacający świadczenia obowiązku monitorowania czy pracownik uzyskał już od innego podmiotu świadczenia w wysokości przekraczającej 1.000 zł, jak również brak jest przepisu, nakładającego na pracownika obowiązek złożenia oświadczenia, z którego wynikałoby, że pracownik wykorzystał już kwotę limitowanego zwolnienia. Tym samym ZSB zobowiązany był opodatkować świadczenia od nadwyżki ponad kwotę 1.000 zł jedynie w sytuacji, gdy suma świadczeń przekazanych przez ZSB przekroczyła wskazany limit. Kontrola wysokości świadczeń otrzymanych w 2018 r. należała do obowiązków pracownika, który powinien nadwyżkę opodatkować w rocznym zaznaniu podatkowym.

Na powyższe stanowisko wskazano także w interpretacji indywidualnej (ITPB4/4511-284/16/AS z dnia 14.06.2016 r.) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy.

W przypadku 2. pracowników, podatek dochodowy również został naliczony bez uwzględnienia kwoty wolnej od opodatkowania i wbrew ww. interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy. W powyższych przypadkach, pracownicy złożyli jednak oświadczenia , w których jako płatnika właściwego do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy, wskazali innego pracodawcę.

W przypadku pozostałych osób uprawnionych, podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został poprawnie. W przypadku pracowników, na mocy art. 21 ust.1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, uwzględniona została kwota wolna od opodatkowania w wysokości 1.000 zł. W przypadku seniorów wartość świadczeń otrzymanych przez te osoby od byłego pracodawcy nie przekroczyła w roku podatkowym 2018 kwoty 3.000 zł, tj. kwoty uprawniającej do zwolnienia z podatku na warunkach przewidzianych w art. 21 ust. 1 pkt 38 ww. ustawy.

Wszystkie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych uregulowane zostały w terminach ustawowych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi ZSB:

1. Skorygowanie podatku dochodowego od osób fizycznych za 2018 r.
2. Skorygowanie zapisów regulaminu ZFŚS o zapisy błędne, nieprecyzyjne i niespójne.
3. Wprowadzenie do regulaminu ZFŚS zapisów dotyczących formy, w jakiej dokonywane mają być zmiany do regulaminu.
4. Każdorazowe, pisemne dokumentowanie odstępstw od zapisów regulaminowych, po uprzednim uregulowaniu tej kwestii w regulaminie ZFŚS.
5. Dostosowanie analityki konta do rodzaju świadczeń występujących w jednostce.
6. Niepokrywanie kosztów administrowania ZFŚS ze środków funduszu.
7. Dokumentowanie odpisów na ZFŚS zgodnie z uor.