Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 16.04.2019 –23.05.2019 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 18 w Szczecinie przy ul. Unisławy 15a (zw. dalej PP 18) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2018 rok.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 18.06.2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 18 w Szczecinie (zw. dalej PP 18) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• dokonywaniu płatności zaliczkowych za media,
• nienaliczaniu najemcom odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności,
• niesłusznemu pomniejszaniu dodatku stażowego za czas przebywania na zwolnieniu lekarskim,
• niewłaściwym ewidencjonowaniu operacji gotówkowych,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z obowiązującymi przepisami,
• nieterminowemu regulowaniu zobowiązań,
• ewidencjonowaniu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych bez odpowiedniego dowodu źródłowego,
• nieopiniowaniu zawieranych umów pod kątem formalno - prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin,
• niesporządzaniu dekretu wyciągów bankowych w okresie od 01 stycznia do  30 października 2018 r.,
• nieprzestrzeganiu niektórych zapisów wewnętrznych procedur jednostki dotyczących inwentaryzacji oraz kontroli i obiegu dokumentów księgowych,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• pobierania opłat z tytułu żywienia dzieci w przedszkolu,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych i kontrolach zewnętrznych. 

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w PP 18 w 2018 r. wyniosły ogółem 53.231,69 zł i zaewidencjonowane były w rozdziale 80104.

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody w 2018 r. wyniosły ogółem 140.901,64 zł.

W ramach dochodów za 2018 r. kontroli poddano:

• 2 umowy najmu obowiązujące w 2018 r. oraz dochody uzyskane z tytułu najmu, tj. 100% dochodów na § 0750 w kwocie 2.400,00 zł;
• umowy cywilno-prawne zawarte z rodzicami lub opiekunami prawnymi na rok szkolny 2017/2018 oraz wynikające z tych umów przypisy należności za wyżywienia i wpłaty zrealizowane w marcu 2018 roku w kwocie ogółem 2.730,80 zł zaewidencjonowane na § 0670, jak również rozliczenie w kolejnych miesiącach nadpłat lub niedopłat wynikających z rozliczenia za marzec2018 r. dla 25 dzieci;
• wpływy z różnych dochodów zaewidencjonowane na § 0970 w kwocie 1.236,19 zł.

  W toku kontroli ustalono, że w 1. faktura sprzedaży dotycząca wynajmu pomieszczenia na kwotę 369,00 zł, została zapłacona po terminie wynikającym z faktury i warunków określonych w umowie, zgodnie z którymi zapłata powinna nastąpić w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury. Opóźnienia w płatnościach wynosiło 11 dni. Od ww. opłaty z tytułu najmu pomieszczenia zapłaconej po terminie nie zostały naliczone odsetki ustawowe za nieterminowe uregulowanie należności. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869), zwana dalej uofp, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznychsą obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania oraz § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.), zwanego dalej rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, w zw. z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

 Stwierdzono, że wszystkie faktury sprzedaży oraz załączone do faktur wyciągi z wydruków FK z zapisem dekretu, posiadały wyłącznie podpis z pieczęcią głównej księgowej. Faktury nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351) (zw. dalej uor), wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia oraz zapisami zawartymi
wobowiązującej w 2018 r. w jednostce Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych (Aneks obowiązujący od 01.01.2009 r  do Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych z dnia 01.09.2007 r.), według których kontroli faktur:  merytorycznej  dokonywać powinien dyrektor, a formalno – rachunkowej główny księgowy.

Objęte kontrolą wpłaty z tytułu odpłatności za korzystanie z wyżywienia w marcu 2018 r. oraz wpływy z pozostałych dochodów zaewidencjonowanych na § 0970 zostały prawidłowo wniesione i zaewidencjonowane.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. wykazano pozostałe należności z tytułu towarów i usług w kwocie 14.232,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano należności netto w kwocie 14.232,00 zł. 

Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Należności z tytułu wyżywienia oraz pobytu w PP 18 za 2018 r. w kwocie 14.232,00 zł zostały uregulowane w styczniu 2019 r.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 18 w wysokości 1.292.404,00 zł zrealizowane zostały w 99 %, tj. w kwocie 1.279.362,61 zł (środki budżetowe na kwotę 1.138.460,97 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 140.901,64 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 48 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 121.200,08 zł, co stanowiło 9,4 % wydatków jednostki ogółem (107.164,44 zł sfinansowanych ze środków budżetowych oraz 14.035,64 zł sfinansowanych z wyodrębnionego rachunku dochodów),
• 36 wyciągów bankowych i 2 raporty kasowe,
• 6 umów oraz aneks dotyczący wydatków.

Ustalono, że w 2. przypadkach na 6 poddanych kontroli, umowy dotyczące zaciągniętych zobowiązań nie zostały przekazane przez uprzedniego dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta. Dodatkowo w 6. przypadkach umowy/aneks nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Było to niezgodne z art. 54 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

   Za powyższe jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność ówczesny dyrektor. 

   Operacje gotówkowe zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Kontrola dowodów księgowych potwierdzających poniesione przez PP 18 wydatki wykazała, że:

• W dniu 29.12.2017 r. dokonano przelewu zaliczki z tytułu opłat za energię elektryczną w wysokości 1.000,00 zł (WB 149/2017), bez odpowiedniego dokumentu źródłowego. Faktura na kwotę 981,01 zł została wystawiona w dniu 04.01.2018 r., z terminem płatności na dzień 22 stycznia 2018 r. i zaksięgowana w rozdziale 80104 w dniu 05.01.2018 r., i dotyczyła zużycia za okres grudzień 2017 r. W efekcie powstała należność w wysokości 18,99 zł, którą skompensowano kolejną fakturą za energię elektryczną w lutym 2018 r. Kontroli i zatwierdzenia dokumentu dokonano już po fakcie zapłaty, w dniu 05.01.2018 r. Powyższe naruszyło art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz z zapisami obowiązującej w jednostce procedury kontroli finansowej (Procedura kontroli finansowej wprowadzona Zarządzeniem nr 1 Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 18 w Szczecinie), według których przed realizacją płatności uzyskuje się akceptację do wypłaty głównego księgowego i kierownika jednostki.
• Zapłaty dowodu księgowego - faktura za energię cieplną na kwotę 5.523,15 zł z dn. 24.12.18 -  dokonano nie zatwierdzając uprzednio wydatku do zapłaty (zapłaty dokonano na 10 dni przed zatwierdzeniem wydatku do zapłaty). Powyższe stało w sprzeczności z zapisami obowiązującej w jednostce procedury kontroli finansowej, według których przed realizacją płatności uzyskuje się akceptację do wypłaty głównego księgowego i kierownika jednostki.
• W 2. przypadkach na 41 skontrolowanych, płatności na łączną kwotę 3.380,86 zł uregulowane zostały przez ówczesnego głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturach (potencjalne odsetki 4,77 zł), opóźnienia wyniosły od 5 do 9 dni. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
• Wyciągi bankowe w okresie od 01 stycznia 2018 r. do 30 października 2018 r. nie były zadekretowane, a ponadto nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
• Podstawą ujęcia w ewidencji odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dokonanych: w maju 2018 r. na kwotę 37.837,00 zł oraz w październiku 2018 r. na kwotę 12.611,00 zł były wyciągi bankowe, podczas gdy dowodem źródłowym powinno być zestawienie ustalające wysokość zaksięgowanego odpisu.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych PP 18 był główny księgowy.

Wszystkie skontrolowane faktury (41) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Wszystkie objęte kontrolą zakupione pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

 2.2  Zobowiązania  

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2018 r., w łącznej kwocie 86.239,04 zł, uregulowane w 2018 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 66.108,44 zł,
• składek ZUS na kwotę 20.130,60 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano zobowiązania jednostki dotyczące nadpłaty rodziców/opiekunów z tytułu żywienia dzieci w kwocie 228,80 zł oraz zobowiązania z tytułu dostaw towarów na kwotę 314,25 zł.

Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 23. pracowników zatrudnionych w 2018 r., tj. 21,7 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 133.648,25 zł, tj. 17,32 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 771.435,65 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 10.358,19 zł, tj. 18,9 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 54.932 zł.

W aktach osobowych wszystkich objętych kontrolą pracowników nie zamieszczono potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującymi zapisami § 3 i § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894) (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych), wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, które zamieszcza w części B akt osobowych.

Akta osobowe pracowników PP 18 nie zawierały ponadto oświadczeń o zapoznaniu się z obowiązującym w jednostce regulaminem wynagradzania, powyższe stało w sprzeczności z zapisami części I § 1 pkt 3 regulaminu wynagradzania (Regulamin wynagradzania pracowników w Przedszkolu Publicznym Nr 18 w Szczecinie obowiązujący od 01.01.2012 r.), według których każdy nowo zatrudniony pracownik przed dopuszczeniem do pracy zostaje zapoznany z regulaminem wynagradzania. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem zostaje włączone do akt osobowych.

Stwierdzono również, że akta osobowe głównego księgowego zatrudnionego na okres od dnia 01.09.2018 r. do dnia 31.10.2018 r. nie zawierały zakresu obowiązków oraz dokumentu potwierdzającego powierzenie obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu, co było niezgodne z zapisami art. 54 ust. 1 uofp, według którego głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli, w tym zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Ponadto stwierdzono, że w części B akt osobowych przechowywano dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy, tj. wnioski urlopowe. Było to niezgodne z zapisami § 8 pkt 1 rozporządzenia w sprawie akt, zgodnie z którym dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie.

W badanym okresie poprzedni dyrektor była osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych.

W wyniku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że w przypadku jednego pracownika  główny księgowy zaniżył wysokość wypłaty dodatku stażowego za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby. Powyższe było niezgodne § 7 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 ze zm.) (aktualnie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15.05.2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych - Dz. U. 2018 r. poz.936), według którego dodatek za wieloletnia pracę przysługuje pracownikowi za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

W obowiązującym w jednostce regulaminie wynagradzania nie uwzględniono zapisu dotyczącego prawa pracowników administracji i obsługi do wypłaty dodatku za wieloletnią pracę za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2017 r. wypłacone zostało w prawidłowej wysokości.

 Nagrody jubileuszowe pracowników naliczone były prawidłowo i zostały wypłacone niezwłocznie po nabyciu przez pracowników prawa do tej nagrody.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 72.204,00 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 277.407,16 zł.

Kontroli dokonano w zakresie zgodności dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS PDRA oraz terminowości tych wpłat w okresie 12 miesięcy: od stycznia do grudnia 2018 r.

Stwierdzono, że zapłaty zaliczki na  podatek dochodowy za miesiąc sierpień w kwocie 8.878 zł, dokonano w dniu 25.09.2018 r. tj. 5 dni po terminie. Powyższe naruszało postanowienia art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.), zwanej dalej pdof, wg którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

W pozostałych przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy pdof oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).

Deklaracje ZUS P DRA były podpisane przez dyrektora jednostki i przez głównego księgowegona dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

W 2018 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900) oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z czym uzyskała dochody w kwocie 209,19 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin.

5. Sprawozdawczość 

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 53.231,69 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 1.138.460,97 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 140.901,64 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 14.232,00 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 85.960,00. zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. (dokonano 3 zmian planu).

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 1.138.504,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 269.952,00 zł (dokonano 10 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 153.900,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 21.700,00 zł (dokonano 4 zmian planu).

W powyższym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian.).

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2018 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PP 18 „Instrukcją inwentaryzacyjną”. Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

W 2018 r. w związku ze zmianą na stanowisku dyrektora oraz głównego księgowego przeprowadzono inwentaryzację zdawczo – odbiorczą. Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie ww. czynności inwentaryzacyjnych, w tym: zarządzenie nr 6/2018 z 28.08.2018 r., oświadczenie osoby odpowiedzialnej materialnie, 21 arkuszy spisu z natury, zbiorcze zestawienia dotyczące spisu z natury, protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania, protokół zdawczo - odbiorczy dot. przekazywanej  dokumentacji jednostki, wykaz pieczątek, wyciągi bankowe z rachunków bankowy potwierdzające salda na dzień 31.08.2018 r., wydruki – stany magazynu żywnościowego na dzień 31.08.2018 r.

W dniu 31.12.2018 r. przeprowadzono inwentaryzację roczną, w związku z którą kontroli poddano dokumentację potwierdzającą jej wykonanie, tj.: zarządzenie w sprawie inwentaryzacji nr 11/2018 z dnia 31.12.2018 r., oświadczenia osoby odpowiedzialnej materialnie, zweryfikowane zestawienie obrotów i sald na koniec 2018 r., protokół z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania, 6. arkuszy spisu z natury z magazynu żywnościowego, 4. potwierdzenia sald.

W toku kontroli stwierdzono:

• Zarządzeniem Nr 6/2018 w sprawie inwentaryzacji do komisji inwentaryzacyjnej ówczesny dyrektor PP 18 w dniu 28.08.2018 r. powołał na przewodniczącego intendenta -  osobę odpowiedzialną materialnie za magazyn żywnościowy oraz kasę i druki ścisłego zarachowania.
• W wyniku przeprowadzonego spisu z natury ujawniono nadwyżkę w wyposażeniu na kwotę 1.345,24 zł, którą główny księgowy zaksięgował na koncie 013-12 w dniu 31.08.2018 r. (w opisie operacji uzgodnienia stanu wg oświadczenia na dzień 29.08.2018 r.) Z przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury nie sporządzono protokołu wyjaśniającego i rozliczającego różnice inwentaryzacyjne. Dokumentacja nie zawierała przywołanego oświadczenia z dnia 29.08.2018 r.

     Powyższe było niezgodne z obowiązującymi w tym okresie w jednostce zapisami zawartymi w „Zasadach przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji”, według których po zakończeniu spisu z natury przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej sporządza sprawozdanie zawierające informację o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach w zakresie gospodarki majątkowej jednostki.

    Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych prowadzonych dla poszczególnych składników majątku trwałego, była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2018 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

    W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

• Zarządzenie nr 15 w sprawie zakładowego planu kont z dn. 31.12.2007 r.;
• Zarządzenie nr 13 w sprawie zmian w zakładowym planie kont z dn. 15.12.2008 r.;
• Wybrane elementy rachunkowości jednostek budżetowych istotne w polityce rachunkowości PP 18;
• Zarządzenie nr 2 w sprawie karty podpisów:
• Opis systemu informatycznego i zasady ochrony danych wprowadzone Zarządzeniem z dnia 15.12.2008 r.:
• Plan kont za rok 2018;
• Instrukcja Kasowa wprowadzona Zarządzeniem nr 4 z dn. 01.09.2007 r.;
• Instrukcja magazynowa wprowadzona zarządzeniem nr 3 z dn. 01.09.2007 r.;
• Instrukcja obiegu dokumentów finansowo – księgowych obowiązująca od 01.09.2007 r. wraz z aneksem z dnia 01.09.2009 r.;
• Procedury kontroli finansowej wprowadzone zarządzeniem nr 1 z dn. 01.09.2007 r.;
• Instrukcja przebiegu inwentaryzacji wprowadzona zarządzeniem nr 2 z dn. 01.09.2007 r.;

Kontroli poddano także obowiązujące w jednostce Procedury udzielania zamówień publicznych,Regulamin Kontroli Zarządczej, a także Regulamin pracy, Regulamin wynagradzania pracowników (w zakresie niezbędnym do kontroli w obszarze zatrudnienie i wynagrodzenia).

Stwierdzono, że w „Zakładowym Planie Kont” nie ujęto 8. z  9. funkcjonujących w jednostce programów komputerowych. Wprowadzono do eksploatacji jedynie program do obsługi księgowości Finanse DDJ, ponadto nie wyszczególniono numerów licencji oraz aktualnych wersji oprogramowania funkcjonujących w jednostce w 2018 r. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację zawierającą m.in. opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów wraz z określeniem wersji oprogramowania.

Ustalono, że procedury wewnętrzne obowiązujące w PP 18 zawierały nieaktualne podstawy prawne.Kontrola wykazała również, że nie przestrzegano zasady potwierdzenia przez pracowników jednostki w formie pisemnej zapoznania się z obowiązującym procedurami.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację była ówczesna dyrektor PP 18, jako kierownik jednostki.

Według standardu kontroli zarządczej (Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych – Dz. Urz. MF z 2009 r. poz.84) nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontrolikomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 18 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

W dniu 01.01.2019 r. obecny dyrektor jednostki wprowadził załącznikiem do zarządzenia nr 1/2019: Politykę rachunkowości, Instrukcję określającą zarządzanie systemami informatycznymi, Wykaz kont, Wykaz i opis działania programów komputerowych, Zasady gospodarki kasowej, Instrukcja w sprawie gospodarki materiałowej, Instrukcja określająca zasady obiegu dokumentacji finansowo-księgowej, Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, Instrukcja gospodarki majątkiem trwałym i inwentaryzacji majątku.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2018 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7, 2. korekty deklaracji VAT-7, 12. rejestrów sprzedaży, 12. rejestrów zakupu, 42. faktury sprzedaży,
2. korekty do faktur sprzedaży oraz 612. faktur zakupu.

W toku kontroli 42. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży, stwierdzono następujące uchybienia:

• wystawione przez jednostkę faktury wewnętrzne nie zawierały wyrazu „FAKTURA WĘWNĘTRZNA”, co było niezgodne z zapisami § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 439/16);

- we wszystkich fakturach wewnętrznych nie wskazano prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług (dotyczy pobytu i żywienia dzieci) oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia;

- we wszystkich fakturach wewnętrznych dotyczących sprzedaży zwolnionej nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia, co było niezgodne z § 307 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia, który wskazywał na taki obowiązek;

• nr korekty faktury wewnętrznej został zapisany w formacie PP1/18/W/1/KOR, a powinien zostać zapisany w formacie: „symbol jednostki / rok (rr) / K /…../ numer kolejny korekty faktury (…)”, zgodnie z zapisami § 316 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16;

- wszystkie faktury nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.

Ustalono ponadto, że w 4. przypadkach deklaracje VAT-7 za 2018 r. zostały przekazane do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, określonym w § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 439/16 tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Stwierdzono bowiem, że deklaracja VAT-7 za luty została przekazana dopiero w dniu 12.03.2018 r., deklaracja za maj przekazana została w dniu 11.06.2018 r., deklaracja za czerwiec przekazana została w dniu 12.07.2018 r., natomiast deklaracja za wrzesień przekazana w dniu 19.10.2018 r. Dodatkowo ustalono, że w 1. przypadku wpłaty należnego podatku VAT do Urzędu Miasta Szczecin dokonano po terminie, co było niezgodne z zapisami § 6 ust. 6 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do ww. zarządzenia. Podatek za lipiec odprowadzony został w dniu 08.10.2018 r. (2,00 zł).

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był ówczesny główny księgowy.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2018 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry sprzedaży i zakupu. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży PP 18 za 2018 r. wyniosła łącznie 207.691,80 zł, natomiast wartość sprzedaży PP 18 za 2018 r. wykazana w deklaracjach VAT-7 wyniosła 208.044,90 zł. Różnica w kwocie 353,10 zł wynikała z błędnej kwoty sprzedaży zwolnionej ujętej w korekcie deklaracjiVAT – 7 za miesiąc listopad 2018 r. dokonanej przez obecnego głównego księgowego w dniu 14.12.2018 r. Sprzedaż zwolniona w listopadzie winna wynosić 18.088,50 zł, a w deklaracji VAT – 7 ujęto pomyłkowo kwotę 18.441,60 zł. Główny księgowy zobowiązał się do dokonania korekty w tym zakresie.

W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2018 r. jednostka prowadziła rejestry zakupów i rejestry sprzedaży oraz skorzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Kwota podatku VAT podlegająca odliczeniu w 2018 r. wyniosła 268,62 zł.

Kwota naliczonego podatku VAT podlegającego wpłacie przekazywana była poza jednym przypadkiem terminowo na konto Gminy, tj. do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

9. Inne obszary 

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązała się Pani z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

Na podstawie oględzin książki kontroli stwierdzono, że w 2018 r. w jednostce przeprowadzono dwie kontrole zewnętrzne.

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w 2018 r. rolę administratora systemu, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą pełniła Pani, natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo.

Stwierdzono, że w obydwu przypadkach uprzedni dyrektor przekazał stosowną informację dot. kontroli organów zewnętrznych do WKiAW, co wypełniło zapisy § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP 18: 

1. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z uor.
2. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
3. Naliczanie odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych należności zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości.
4. Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników potwierdzeń zapoznania się z regulaminem pracy oraz regulaminem wynagradzania.
5. Prowadzenie akt osobowych z wyłączeniem wniosków urlopowych.
6. Każdorazowe poddawanie dowodów księgowych zatwierdzaniu wydatku do zapłaty, przed faktem dokonania zapłaty.
7. Dokonywanie wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
8. Tworzenie wewnętrznych dowodów źródłowych jako podstawy do ewidencji odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
9. Każdorazowe dekretowanie dokumentów księgowych oraz potwierdzanie sprawdzenia dowodów księgowych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym poprzez umieszczenie na dowodzie adnotacji o dokonaniu tych czynności wraz z datą ich dokonania i podpisem osoby upoważnionej.
10. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.
11. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania oraz uzupełnienia.
12. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
13. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
14. Umieszczanie na fakturach i fakturach wewnętrznych podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług.
15. Dokonanie korekty deklaracji VAT-7 za miesiąc listopad 2018 r.
16. Terminowe przekazywanie deklaracji VAT- 7 do Urzędu Miasta Szczecin, tj. do dnia 10- dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
17. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.