Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 27.09.2019 –25.10.2019 r. przeprowadził kontrolę w Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej Nr 3 w Szczecinie przy ul. Emilii Plater 86 (zw. dalej PPP 3) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2018 rok.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 18.11.2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej Nr 3 w Szczecinie (zw. dalej PPP 3) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nieterminowym regulowaniu zobowiązań,
• dokonywaniu płatności zaliczkowych za usługi,
• nienaliczaniu najemcom odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności,
• nieprawidłowym naliczeniu i wypłaceniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
• niewłaściwym ewidencjonowaniu operacji gotówkowych,
• ewidencjonowaniu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych bez odpowiedniego dowodu źródłowego,
• nieopiniowaniu zawieranych umów/ aneksów do umów  pod kątem formalno - prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych.

 Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych środków trwałych i pozostałych środków trwałych, wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

      Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w PPP 3 w 2018 r. wyniosły ogółem 2.670,73 zł i zaewidencjonowane były w rozdziale 85406.

      Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody w 2018 r. wyniosły ogółem 68.248,50 zł.

W ramach dochodów za 2018 r. kontroli poddano 6. umów najmu obowiązujących w 2018 r. oraz dochody uzyskane z tytułu najmu, tj. 100% dochodów na § 0750 w kwocie 65.566,96 zł.

 W toku kontroli ustalono, że w 25. faktur sprzedaży dotyczących wynajmu pomieszczeń/placu, zostało zapłaconych po terminie wynikającym z faktur oraz umów, zgodnie z którym zapłata powinna nastąpić w terminie 7 dni od dnia wystawienia faktury. Opóźnienia w płatnościach wynosiły od 1 do 120 dni. Od ww. opłat z tytułu najmu pomieszczeń/placu zapłaconych po terminie nie zostały naliczone odsetki ustawowe za opóźnienie. . Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), zwana dalej uofp, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania oraz § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, w zw. z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Za powyższe odpowiadał główny księgowy.

Stwierdzono również uchybienia w zakresie zastosowanej stawki najmu dotyczące faktur:

 -  pomieszczenia piwnicznego na podstawie umowy z dnia 27.06.2016 r. wystawionych w okresie od stycznia do czerwca 2018 r. zastosowano niezgodną z umową kwotę czynszu najmu, według umowy winno być 186,56 zł  netto, natomiast na wystawionych fakturach umieszczono kwotę czynszu najmu 186,49 zł netto;

-  placu parkingowego na podstawie umowy z dnia 10 marca 2017 r. wystawionych w okresie od stycznia do października 2018 r. zastosowano niezgodną z umową kwotę czynszu najmu, według umowy winno być 1.610 zł  netto, natomiast na wystawionych fakturach umieszczono kwotę czynszu najmu 1.609,76 zł netto;

Zgodnie z wyjaśnieniami dyrektora oraz zakresem obowiązków za wystawianie faktur najemcom odpowiedzialny był kierownik gospodarczy.

Wpływy z najmu składników majątkowych zostały prawidłowo zaewidencjonowane na § 0750.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. wykazano należności wymagalne z tytułu: dostaw towarów i usług w kwocie 12.273,25 zł oraz pozostałe w kwocie 8.637,54 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. nie wykazano należności. 

 Należności ogółem PPP 3 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 70.308 zł, wyniosły na dzień 31.12.2018 r. – 20.910,79 zł.

       Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

       Należność w kwocie 12.273,25 zł dotyczyła naliczonych kar umownych, z tytułu nie zrealizowania umowy w terminie, w powyższej sprawie prowadzone jest postępowanie sądowe. Natomiast kwota 8.637,54 zł została zasądzona w latach 1999 – 2000 i stanowi należności nieściągalne.

        Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

    Zaplanowane wydatki PPP 3 w wysokości 1.829.348,00 zł zrealizowane zostały w 99,98 %, tj. w kwocie 1.828.893,71 zł (środki budżetowe na kwotę 1.760.645,21 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 68.248,50 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 30 źródłowych dowodów księgowych oraz 4 raty odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na łączną kwotę 141.847,02 zł, co stanowiło 7,6 % wydatków jednostki ogółem (119.240,68 zł sfinansowanych ze środków budżetowych oraz 22.66,34 zł sfinansowanych z wyodrębnionego rachunku dochodów),
• 30 wyciągów bankowych,
• 3 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami,
• 8 umów oraz 2 aneksów dotyczących wydatków.

       Stwierdzono, że w 2. na 10 przypadków poddanych kontroli, umowa oraz aneks dotyczący zaciągniętych zobowiązań, nie zostały przez dyrektora przekazane do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Dodatkowo w 10. przypadkach umowy/aneksy nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Było to niezgodne z art. 54 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

W 5. przypadkach na 30 skontrolowanych, płatności na łączną kwotę 5.785,13 zł uregulowane zostały przez głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturach (potencjalne odsetki 12,72 zł), opóźnienia wyniosły od 5 do 39 dni. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Osobą odpowiedzialną za terminowe regulowanie zobowiązań PPP 3 był główny księgowy.

Kontrola dowodów księgowych potwierdzających poniesione przez PPP 3 wydatki wykazała, że w 2 przypadkach dokonano zapłaty na łączną kwotę 4.680,82 zł nie zatwierdzając uprzednio wydatków do zapłaty. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami obowiązującej w PPP 3 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, według których ostatecznego zatwierdzenia dokumentu do wypłaty dokonuje dyrektor PPP 3.

Stwierdzono ponadto, że w dniu 19.12.2018 r. dokonano przelewu zaliczki na poczet przyszłych zobowiązań w wysokości 206,32 zł (wyciąg bankowy nr 130/2018), co w efekcie spowodowało powstanie należności ww. wysokości, którą uregulowano dopiero w styczniu 2019 r. Powyższe naruszyło art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Za powyższe uchybienia odpowiadał dyrektor.

W wyniku kontroli ustalono również, że podstawą ujęcia w ewidencji 4. odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w łącznej kwocie 79.185 zł w miesiącach: marzec, maj, czerwiec oraz lipiec 2018 r. były jedynie wyciągi bankowe, podczas gdy dowodem źródłowym powinno być zestawienie ustalające wysokość zaksięgowanego odpisu.

Wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351), zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.  

Operacje gotówkowe zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

Wszystkie skontrolowane faktury (30) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Wszystkie objęte kontrolą zakupione środki trwałe i pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

 2.2 Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S
z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2018 r., w łącznej kwocie 148.100,13 zł, uregulowane w 2018 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 102.063,02 zł,
• składek ZUS na kwotę 38.748,00 zł,
• dostaw towarów i usług na kwotę 7.289,11 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. jak i w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 36. pracowników zatrudnionych w 2018 r., tj. 11,1 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 172.401,87 zł (w tym nagrody jubileuszowej  dla 1. pracownika), tj. 13,5 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 1.276.387 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 12.583,02 zł, tj. 13,1 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 96.446,01 zł.

  W toku kontroli ustalono, że w przypadku 2 pracowników, na 4 poddanych kontroli nieprawidłowo naliczone zostało dodatkowe wynagrodzenie roczne, wypłacone za 2017 r. Stwierdzono, że w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie uwzględniono dodatku stażowego za okres przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim lub opiece, co skutkowało niedopłatą dodatkowego wynagrodzenia w łącznej kwocie 72,39 zł. Było to niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 2217 ze zm.), wg którego powyższe wynagrodzenie ustala się w 8,5% sumy wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając składniki wynagrodzenia do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. 

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Nagroda jubileuszowa pracownika naliczona była prawidłowo i  wypłacona niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 119.177 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 507.191,47 zł.

Kontroli dokonano w zakresie zgodności dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS PDRA oraz terminowości tych wpłat w okresie 12 miesięcy: od stycznia do grudnia 2018 r.

 Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych została zapłacona za miesiące: marzec 2018 r. w kwocie 7.363 zł w dniu 27.04.2018 r. (7 dni opóźnienia) oraz październik w kwocie 11.681 zł w dniu 21.11.2018 r. (1 dzień opóźnienia). Powyższe kwoty uregulowane zostały bez doliczonych odsetek za nieterminowe uregulowanie płatności. Nieterminowe uregulowanie płatności naruszało art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

Niezapłacenie wraz z należnością główną z tytułu podatku dochodowego odsetek od nieterminowego uregulowania zobowiązania naruszało art. 55 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.), według którego odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego.

Składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).

W 2018 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, wynagrodzenie z tego tytułu wyniosło łącznie 362,73 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 2.670,73 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 1.760.645,21 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 68.248,50 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 20.910,79 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 550 zł i nie uległ zmianie w stosunku do planu na dzień 01.01.2018 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 1.760.678 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 356.885 zł (dokonano 10 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 68.700 zł i nie uległ zmianie w stosunku do planu na dzień 01.01.2018 r.

W powyższym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian.).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2018 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PPP 3 „Instrukcją dotycząca przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji” (Instrukcja dotycząca przeprowadzenia i rozliczania inwentaryzacji stanowiąca załącznik nr 3 do zarządzenia Dyrektora PPP-3 nr 5/2017 r. z dnia 14 marca 2017 r.), zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną. Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

        W wyniku kontroli stwierdzono, że pomimo przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji dyrektor nie wydał zarządzenia ww. sprawie oraz nie powołał komisji inwentaryzacyjnej, co było niezgodne z obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną, według zapisów której w zakresie inwentaryzacji, to do dyrektora poradni należy wydawanie wewnętrznych przepisów w zakresie inwentaryzacji - w szczególności zarządzenia wewnętrznego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz powoływanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji.

     Pełny spis z natury majątku jednostki przeprowadzony został według stanu na dzień 31.12.2016 roku.

Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych prowadzonych dla poszczególnych składników majątku trwałego, była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2018 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

   W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w PPP 3 procedury i regulaminy:

• „Politykę rachunkowości” (wprowadzona zarządzeniem dyrektora nr 9/2018 z dnia 24.04.2018 r.);
• „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych” – stanowiąca załącznik nr 2 do ww. polityki;
• „Instrukcja dotycząca przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji”, (wprowadzona zarządzeniem dyrektora nr 5/2017 z dnia 14 marca 2017 r.);
• Zakładowa Instrukcja kasowa – stanowiąca załącznik nr 5 do zarządzenia dyrektora nr 7/2017 z dnia 14 marca 2017 r.;
• Regulamin udzielania przez PPP 3 w Szczecinie zamówień na dostawy, usługi i roboty o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro z dnia 30 sierpnia 2017 r. – stanowiący załącznik do zarządzenia nr 13/2017.

Kontroli poddano także obowiązujące w jednostce Regulamin pracy, Regulamin organizacyjny, Regulamin wynagradzania pracowników (w zakresie niezbędnym do kontroli w obszarze zatrudnienie i wynagrodzenia).

Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Zasady rachunkowości obowiązujące w jednostce zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PPP 3 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2018 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7, 12. rejestrów sprzedaży, 48 faktur z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli 48. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży, stwierdzono uchybienia w zakresie maski ww. dokumentów, tj. zastosowano nieprawidłowe oznaczenie (symbol) jednostki „PPP-3”, natomiast według ówcześnie obowiązującego Załącznika nr 3 „Symbole jednostek budżetowych Gminy Miasto Szczecin stosowane w numeracji faktur i przelewach bankowych” do zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin oznaczenie dla Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej  nr 3 określono jako „PPP3”.

Na fakturach dokumentujących najem:

 - pomieszczenia piwnicznego wystawionych na podstawie umowy najmu z dnia 27.06.2016 r. wystawionych w okresie od stycznia do czerwca 2018 r. zastosowano niezgodną z umową kwotę czynszu najmu, błędnie określono wartość netto (zaniżono o 0,07 zł), kwotę podatku Vat (zaniżono o 0,02 zł) i wartość brutto (zaniżono o 0,09 zł);

- placu parkingowego wystawionych na podstawie umowy najmu z dnia 10 marca 2017 r. wystawionych w okresie od stycznia do października 2018 r. zastosowano niezgodną z umową kwotę czynszu najmu, błędnie określono wartość netto (zaniżono o 0,24 zł), kwotę podatku Vat (zaniżono o 0,06 zł) i wartość brutto (zaniżono o 0,30 zł);

W związku z powyższym doszło do zaniżenia podstawy opodatkowania i wysokości zobowiązania podatkowego wynikającego z jednostkowej deklaracji VAT-7.

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2018 r. jednostka nie generowała (nie prowadziła) rejestrów zakupów. Spowodowane było to niekorzystaniem przez PPP 3 z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Potencjalna kwota podatku VAT podlegająca odliczeniu w 2018 r. wyniosłaby 220,78 zł. Mimo, że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, należy zwrócić uwagę, że PPP 3 (jak również inne gminne jednostki budżetowe) działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot.

 We wszystkich przypadkach deklaracje VAT-7 za 2018 r. z załączonymi do nich stosownymi rejestrami sprzedaży przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie, a kwoty w nich wykazane były zgodne z kwotami ujętymi w wystawionych fakturach i fakturach wewnętrznych.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

Na podstawie oględzin książki kontroli stwierdzono, że w 2018 r. w PPP 3 nie przeprowadzono kontroli zewnętrznych.

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w 2018 r. rolę administratora systemu, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą pełnił dyrektor oraz główna księgowa, natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PPP 3: 

1. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z uor.
2. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
3. Naliczanie odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych należności.
4. Każdorazowe przekazywanie umów/aneksów do umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
5. Każdorazowe poddawanie dowodów księgowych zatwierdzaniu wydatku do zapłaty, przed faktem dokonania zapłaty.
6. Dokonywanie wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
7. Tworzenie wewnętrznych dowodów źródłowych jako podstawy do ewidencji odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
8. Każdorazowe potwierdzanie sprawdzenia wyciągów bankowych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym poprzez umieszczenie na dowodzie adnotacji o dokonaniu tych czynności wraz z datą ich dokonania i podpisem osoby upoważnionej.
9. Dokonywanie prawidłowego naliczenia i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego, tzn. uwzględniającego w podstawie dodatek stażowy za czas przebywania na zwolnieniu lekarskim.
10. Stosowanie obowiązujących procedur w zakresie przeprowadzania corocznych czynności inwentaryzacyjnych.
11. Stosowanie prawidłowej maski (zgodnej z zarządzeniem w sprawie centralizacji) wystawianych faktur sprzedażowych.
12. Dokonanie korekty błędnie wystawionych faktur w zakresie niezgodnej z umowami kwoty na fakturach oraz skorygowanie jednostkowych rejestrów sprzedaży i deklaracji VAT-7.
13. Korzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
14. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.