Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 8 lipca 2019 r. do 2 sierpnia 2019 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 5
w Szczecinie przy ul. Królowej Jadwigi 29 (zw. dalej SP5)w zakresie gospodarki finansowo– księgowej, w tym wynagrodzeń i spraw kadrowych za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 2 sierpnia 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 września 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

 W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP5 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2018 r., w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• zaniechaniu przeniesienia zawartości ksiąg inwentarzowych prowadzonych ręcznie do programu Inwentarz Optivum przed rozpoczęciem spisu z natury oraz przeprowadzeniu spisu z natury pozostałych środków trwałych w sposób podważający rzetelność przeprowadzonego spisu, w wyniku czego powstały rozbieżności pomiędzy wartością pozostałych środków trwałych według ksiąg inwentarzowych prowadzonych ręcznie, a księgami rachunkowymi w kwocie 95.019,17 zł oraz pomiędzy wartością pozostałych środków trwałych według arkuszy spisu z natury, a księgami rachunkowymi w kwocie 40.968,64 zł; wyjaśnienie i rozliczenie różnic nie zostało stosownie udokumentowane,
• niesporządzeniu w ramach inwentaryzacji przeprowadzonej w 2018 r. protokołu/arkusza spisu stanu magazynu gospodarczego i stołówki oraz wartości niematerialnych
  i prawnych, tj. wbrew zapisom art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zw. dalej uor,
• niekompletności wymaganej dokumentacji pracowniczej i błędnym naliczeniu wynagrodzeń,
• wskazywaniu w fakturach sprzedaży błędnych danych w zakresie jednostek miary i sposobu zapłaty oraz określaniu terminów zapłaty niezgodnie z zawartymi umowami,
• nieudokumentowaniu przeprowadzonej analizy rynku, w tym niesporządzeniu notatek służbowych z udzielenia zamówienia powyżej 3.000 zł,
• przyjmowaniu wpłat gotówkowych z pominięciem kasy fiskalnej,
• stosowaniu nieprawidłowego mechanizmu rozliczania zaliczek pobranych na zakupy,
• braku bieżącej aktualizacji procedur obowiązujących w jednostce.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• zgodności sprawozdawczości z ewidencją księgową,
• monitorowania należności i zobowiązań,
• przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane SP5 w 2018 r. wyniosły ogółem 42.083,80 zł, przy czym 97% stanowiły wpływy w rozdziale 80103 § 0660 - Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego na kwotę 40.970 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody SP5 w 2018 r. wyniosły ogółem 351.742,15 zł.

W ramach dochodów za 2018 r. kontrolą objęto:

1. 11 umów najmu obowiązujących w 2018 r.
2. Dochody z tytułu najmu uzyskane od 3. kontrahentów na kwotę ogółem 35.702,19 zł, stanowiące 77,3% dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 - Wpływy z najmu
   i dzierżawy składników majątkowych.
3. Wpłaty wniesione tytułem odpłatności za żywienie w stołówce szkoły w kwocie ogółem 17.599,89 zł, zaewidencjonowane na § 0830, stanowiące 14,2% dochodów zaewidencjonowanych na § 0830 - Wpływy z usług (opłaty za wyżywienie).

W toku kontroli zapisów umów zawartych na najem, stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. W 1. przypadku zapisy umowne były niezgodne z cennikiem obowiązującym w szkole. Według cennika, wynajem sal szkoły przewidziany był maksymalnie do godziny
   21.00 oraz bez sobót, a w umowie zawartej z najemcą zawarto zapisy dotyczące wynajmu do godz. 22.00 oraz w soboty.
2. Najemca obciążany był niezgodnie z zapisami zawartych umów. Według umów nr 1/2017 i 1/2018, najem obejmował 11 godzin najmu w stałe dni tygodnia, a wartość faktur wystawianych najemcy naliczana była według zmiennej (faktycznej) ilości godzin najmu.
3. W 2. przypadkach, umowy najmu zawierały nieprawidłowe zapisy w zakresie okresu obowiązywania umów. W § 5umowy nr 2/2018 zawartej w dniu 01.10.2018 r. wskazano okres najmu jako „01.10.18 r. 29.06.18”, a w § 5 umowy nr 5/2017 zawartej w dniu 01.12.2017 r. okres ten wskazano jako „od dnia 01/12/2018 r. do dnia 29/06/2018 r.”
4. W umowie nr 4/2017 zawartej w dniu 01.12.2017 r. oraz w umowie nr 5/2017 zawartej
   w dniu 01.12.2017 r. wskazano ten sam przedmiot najmu (sala lustrzana), wynajmowany w tych samych terminach i godzinach. W ww. przypadku umowa nr 4/2017 została błędnie sporządzona, ponieważ powinna dotyczyć najmu sali szkolnej.
5. Z zapisów umowy nr 1/2018 zawartej na najem pomieszczenia magazynowego nie wynikało, czy czynsz najmu obejmuje kwotę podatku od nieruchomości.
6. Dwie umowy najmu jednorazowego zawarte w 2018 r. miały nadany jednakowy numer kolejny.

Kontrola wystawionych faktur sprzedaży, w tym w zakresie zgodności z zapisami zawartych umów, wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Faktury wystawiane były niezgodnie z zapisami umownymi w zakresie terminu płatności: według § 2 ust. 2 umowy nr 1/2018, płatność czynszu ustalona została „z góry do dnia
   3 każdego miesiąca za miesiąc, za który należna jest płatność, na podstawie faktury wystawionej przez Wynajmującego”, a faktury wystawiane były najemcy po upływie pierwszych trzech dni każdego miesiąca i ze wskazaniem terminu zapłaty, liczonego jako 14 dni od daty wystawienia faktury; według § 2 ust. 2 umowy nr 2/2017 najemca zobowiązany był do zapłaty czynszu „po upływie miesiąca, którego dotyczy najem,
   w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury”, a według faktury nr SP5/18/00035termin zapłaty wyznaczony został na dzień wystawienia faktury.
2. Faktura nr SP5/18/00062 zaewidencjonowana została na koncie rozrachunkowym w nieprawidłowej kwocie. Faktura wystawiona została na kwotę 209,47 zł brutto, a zaewidencjonowana została w kwocie 209,10 zł brutto.
3. Na fakturach wewnętrznych wystawionych w październiku 2018 r. tytułem wyżywienia uczniów i nauczycieli oraz na fakturze nr SP5/18/F/00056 wystawionej dla Gminy Dobra, nie wskazano podstawy do zwolnienia z opodatkowania VAT.
4. Na fakturach wewnętrznych nr SP5/18/W/00037 i SP5/18/W/00035 niewłaściwie określone zostały ilości obiadów (1 szt. zamiast faktycznej liczby wydanych obiadów) i ceny netto obiadów (wartość wszystkich obiadów zamiast cena jednego obiadu).

Za wykonywanie czynności związanych z najmem odpowiedzialny był pracownik zatrudniony na stanowisku Kierownika gospodarczego (zw. dalej kierownikiem gospodarczym).

Kontrola wykazała ponadto, że płatności za najem sklepiku uregulowane zostały nieterminowo, a główny księgowy nie naliczył odsetek za opóźnienie w płatności.

W dniach 12-15.01.2018 r. do kasy szkoły przyjęte zostały wpłaty gotówkowe tytułem opłaty za półkolonie w kwocie ogółem 1.320 zł, a w dniu 07.11.2018 r. kwota 50 zł (wpłata za wybitą szybę), bez zastosowania kasy fiskalnej. Ww. wpłaty gotówkowe, powinny zostać objęte rejestracją za pomocą kasy fiskalnej, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.), według którego podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. W badanym okresie szkoła nie dysponowała kasą fiskalną.

 W toku kontroli umów stanowiących podstawę uzyskanych dochodów stwierdzono ponadto, że umowy zawarte przez szkołę nie były parafowane przez głównego księgowego na potwierdzenie dokonanej kontroli m.in. w zakresie zgodności z planem finansowym jednostki.

Wpłaty tytułem odpłatności za obiady w październiku 2018 r. zostały zaewidencjonowane prawidłowo.

 1.2. Należności

Według sprawozdawczości za 2018 r., należności szkoły wyniosły ogółem 77.177,06 zł, w tym 70.808,34 zł stanowiły należności krótkoterminowe.

Według sprawozdania RB-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2018 r., należności wymagalne wyniosły 5.176,22 zł, a odsetki od tych należności 1.192,50 zł.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

Należności wymagalne podlegały monitorowaniu, przy czym wszystkie sprawy przekazane zostały do Biura Prawnego Urzędu Miasta Szczecin.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 487.962,23 zł, tj. 8,2% ogólnych wydatków zrealizowanych przez jednostkę w wysokości 5.951.469,08 zł, (w tym wydatki budżetowe w kwocie 5.599.726,93 zł oraz wydatki wrd w kwocie 351.742,15), wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i RB-34S na dzień 31.12.2018 r.

Kontroli poddano 32 dowody źródłowe oraz wydatki związane z rozliczeniem 2. zaliczek pobranych na zakupy bieżące. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli umów stanowiących podstawę wykonania wydatków stwierdzono, że umowy wydatkowe zawarte przez szkołę nie były parafowane przez głównego księgowego na potwierdzenie dokonanej kontroli m.in. w zakresie zgodności z planem finansowym jednostki. Stwierdzono ponadto 1 przypadek braku podpisu dyrektora na umowie oraz 1 przypadek błędnego określenia daty końcowej umowy (było 31.08.2017 r., winno być 31.08.2018 r.).

Kontrola stosowania w szkole uregulowań zawartych w Zarządzeniu Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania
w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin) wykazała,
że:

• w 1. przypadku nie dokonano analizy rynku na zakup w kwocie 3.606,98 zł brutto,
• w 7. przypadkach nie sporządzono notatki służbowej,
• w 2. przypadkach notatki nie zawierały podpisu dyrektora, w 1. przypadku – podpisu sporządzającego, a w 1. przypadku data przy podpisie sporządzającego była wcześniejsza od daty sporządzenia notatki,
• w 1. przypadku dokonano błędnego przeliczenia zł na euro.

Powyższe nie wypełniało zapisów § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta.

Kontrola wydatków zrealizowanych z pobranych zaliczek gotówkowych wykazała, że w szkole stosowano nieprawidłowy mechanizm rozliczania ww. zaliczek. Wydatki poniesione przez zaliczkobiorcę (potwierdzone fakturą), rozliczane były jedynie do wysokości pobranej zaliczki, a środki wydatkowane ponad kwotę zaliczki pokrywane były przez zaliczkobiorcę. Powyższy mechanizm stosowany był w celu uniknięcia konieczności wypłaty zaliczkobiorcy różnic wynikających z wydatkowania środków ponad kwotę otrzymanej zaliczki. Należy zaznaczyć, że przyjęty sposób rozliczania pobranych zaliczek nie miał związku z brakiem środków pieniężnych, a różnice dotyczące poszczególnych zaliczek  zamykały się w kwocie do 1 zł.

W toku kontroli prawidłowości przebiegu procesu udzielania i rozliczania 2. zaliczek na zakupy w kwocie łącznej 700 zł stwierdzono, że wnioski o zaliczki pobrane przez kierownika gospodarczego nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę merytoryczną oraz nie były zatwierdzone przez dyrektora, a w treści wniosków nie wskazano rodzaju zakupu, zgodnie ze wzorem wniosku, a jedynie zamieszczono zapis „zaliczka”.

Według „Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w Szkole Podstawowej Nr 5 w Szczecinie” (zw. dalej instrukcja obiegu i kontroli dowodów), stanowiącej załącznik nr 4 do „Zasad (polityki) rachunkowości” (zw. dalej zasadami rachunkowości) wprowadzonych przez dyrektora zarządzeniem nr 1/2012 ze zm., zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się wyłącznie na podstawie rzetelnych, kompletnych, bezbłędnych i uprzednio sprawdzonych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym dowodów księgowych.

W przypadku wydatków dotyczących zakupu środków trwałych,na fakturach zakupu nie wskazywano na powiązanie księgi głównej z księgą inwentarzową poprzez wskazanie rodzaju księgi i pozycji pod jaką środek wprowadzony został do inwentarza. Według kontrolującego, powyższe pozwoliłoby na bezpośrednie powiązanie księgi rachunkowej, w której zakup środka został zaewidencjonowany z księgą pomocniczą w postaci księgi inwentarzowej.

W odniesieniu do odpisów na ZFŚS stwierdzono, że odpisy zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych na podstawie niewłaściwych rodzajów dokumentów źródłowych, tj. wyciągów bankowych. W powyższych przypadkach odpisy powinny być zaewidencjonowane na podstawie dowodu księgowego rozliczeniowego „Polecenie księgowania”, wskazanego w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych.

Wszystkie faktury zakupu i rachunki dokumentujące poniesione wydatki zawierały potwierdzenie kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz podpisy głównego księgowego i kierownika jednostki.

 2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2018 r., zobowiązania SP5 wyniosły ogółem 428.709,72 zł i dotyczyły zobowiązań:

• z tytułu dostaw i usług w kwocie 24.784,48 zł,
• wobec budżetów w kwocie 22.855,68 zł,
• z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń w kwocie 101.470,19 zł,
• z tytułu wynagrodzeń w kwocie 279.599,37 zł.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2018 r., w którym nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kwoty zobowiązań wykazane w bilansie były zgodne z ewidencją księgową.

Wśród zobowiązań nie wystąpiły zobowiązania powyżej 12 – tu miesięcy.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 7. z 90. pracowników szkoły, tj. 7,8% pracowników zatrudnionych w 2018 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 403.441,96 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 375.507,04 zł (10,4 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 3.628.039,95 zł, zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 27.934,92 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2017 r., do wypłaty w 2018 r. (8,5 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 328.281,52 zł, zaewidencjonowanej na § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono, że akta osobowe pracowników prowadzone były niezgodnie z ówcześnie obowiązującym rozporządzeniem Ministra Pracy
i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Stwierdzono następujące nieprawidłowości:

• w aktach osobowych pracownika nie było dokumentu potwierdzającego przyznanie wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 3.064 zł, naliczanego od maja 2018 r.
• w aktach osobowych pracownika nie było dokumentu stanowiącego podstawę naliczanego pracownikowi w 2018 r. dodatku za wychowawstwo w kwocie 142 zł miesięcznie,
• w aktach osobowych pracownika nie było dokumentu stanowiącego podstawę naliczanego pracownikowi od września 2018 r. dodatku motywacyjnego w kwocie 200 zł brutto,
• w aktach osobowych pracownika nie było dokumentu stanowiącego podstawę naliczanego pracownikowi przez cały 2018 r. dodatku za opiekuna stażu w kwocie 100 zł; na przyznanie dodatku wskazywało jedynie pismo z dnia 28.01.2019 r., według którego dodatek ten został wstrzymany od dnia 01.02.2019 r.,
• waktach osobowych pracownika brak było oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej kasjera i znajomości przepisów dotyczących gospodarki kasowej, które znajdowało się w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości,
• zakres czynności głównego księgowego zawierał m.in. nieaktualne zapisy dotyczące prowadzenia ksiąg inwentarzowych (brak aktualizacji od 1999 r.),
• w aktach osobowych pracownika nazwa stanowiska stosowana była w dokumentacji za 2018 r. zamiennie: woźny oddziałowy, konserwator,
• pismo dotyczące nabycia prawa do nagrody jubileuszowej przez pracownika znajdowało się pod listami wypłat, zamiast w aktach osobowych,
• podania pracowników o udzielenie urlopu bezpłatnego z wyrażoną na nich decyzją dyrektora znajdowały się pod listami płac, zamiast w aktach osobowych,
• świadectwo pracy pracownika znajdowało się w części B akt osobowych, pomiędzy poz. 62 i 63, zamiast w części C akt, natomiast pozostała dokumentacja pomiędzy ww. pozycjami zawierała odrębną numerację od 2 do 3,
• podania o udzielenie opieki nad dzieckiem gromadzone były w aktach osobowych, a według § 6 ust. 2 pkt 2c ww. rozporządzenia, w aktach powinny znajdować się jedynie oświadczenia pracowników będących rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach Kodeksu pracy; podania o udzielenie urlopu wraz z decyzją dyrektora stanowią dokumentację rozliczenia czasu pracy, podobnie jak wnioski urlopowe, za wyjątkiem np. urlopów bezpłatnych.

Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzneZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r.
w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej,zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Kontrolaprawidłowości naliczania wynagrodzeń, wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Dodatek za wieloletnią pracę naliczany był kierownikowi gospodarczemu według zaniżonej stawki procentowej. W lipcu 2018 r. pracownik przepracował łącznie 16 lat i 21 dni, w związku z czym od sierpnia 2018 r. nabył prawo do dodatku za wieloletnią pracę w wysokości 16 %. W 2018 r. pracownikowi naliczano: 14 % od stycznia do czerwca włącznie, 15% od lipca do grudnia włącznie, w związku z czym za 2018 r. pracownikowi wypłacono dodatek w kwocie zaniżonej o 330,68 zł.
2. Nagroda jubileuszowa naliczona została pracownikowi w zawyżonej kwocie. Nagroda naliczona została w kwocie 7.653,06 zł, a według składników wynagrodzeń stanowiących podstawę naliczenia winna być naliczona w kwocie niższej o 125,46 zł.
3. Wynagrodzenia pracowników pedagogicznych z tytułu godzin rewalidacji naliczone zostały według zaniżonej stawki godzinowej. W kwietniu 2018 r., wynagrodzenie 2. pracowników tytułem godzin rewalidacji naliczone zostały według stawki za 1. godz. w kwocie 39,96 zł, zamiast w kwocie 44,23 zł, w wyniku czego wynagrodzenie zaniżone zostało o kwotę 17,08 zł (1 pracownik - 1 godz., 2. pracownik - 3 godz.).
4. Dodatek za wychowawstwo naliczony został pracownikowi w zaniżonej wysokości.
   Od września 2018 r. pracownikowi przyznany został dodatek za wychowawstwo w kwocie 284 zł. W okresie od września do grudnia 2018 r., po uwzględnieniu zmniejszenia z tytułu choroby, pracownik powinien otrzymać dodatek w łącznej kwocie 1.069,74 zł, a otrzymał 937,20 zł (niedopłata w kwocie 132,54 zł).
5. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika pomniejszone zostało z tytułu zwolnień lekarskich o nieprawidłowe kwoty (nadpłata 11,20 zł), w tym:
   • w kwietniu 2018 r. – wynagrodzenie zasadnicze zostało pomniejszone z tytułu 1. dnia zwolnienia lekarskiego do kwoty 3.212,03 zł, zamiast do kwoty 3.206,43 zł
   • w maju 2018 r. - wynagrodzenie zasadnicze zostało pomniejszone z tytułu 10. dni zwolnienia lekarskiego do kwoty 2.216,94 zł, zamiast do kwoty 2.211,33 zł.
6. Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2017 r. naliczone zostało pracownikowi w kwocie 4.393,74 zł, zamiast w kwocie 4.426,74 zł. Do podstawy naliczenia przyjęto kwotę 51.689,86 zł, a z kartoteki zarobkowej za 2017 r. wynikała kwota 52.079,30 zł (różnica w podstawie 388,44 zł). W wyniku powyższego, wynagrodzenie brutto zaniżone zostało o kwotę 33 zł.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej naliczania wynagrodzeń stwierdzono ponadto, że:

• składnik wynagrodzeń w postaci premii wykazywany był na kartotekach wynagrodzeń jako premia i/lub jako premia uznaniowa, a według § 12.1 regulaminu wynagradzania szkoły, w jednostce funkcjonowała jedynie premia uznaniowa,
• dodatek funkcyjny wykazywany był na kartotekach wynagrodzeń, jako „kierowniczy”,
• listy płac przedstawione do kontroli nie zawierały podpisów potwierdzających: kontrolę merytoryczną (50 list), kontrolę formalno – rachunkową (2. listy), zatwierdzenie do wypłaty - główny księgowy (8 list), zatwierdzenie do wypłaty – dyrektor (1. lista).

Osobą odpowiedzialną w 2018 r. za prowadzenie dokumentacji pracowniczej i naliczanie wynagrodzeń był pracownik zatrudniony na stanowisku Specjalisty ds. kadr i płac.
W przypadku ww. pracownika nie była ponadto zapewniona dwustopniowość kontroli w myśl tzw. „zasady dwóch par oczu”,ponieważ pracownik realizował zarówno zadania z zakresu prowadzenia spraw kadrowych jak i naliczania wynagrodzeń.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczone zostały na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac oraz zgodnie
z obowiązującymi przepisami i regulaminem wynagradzania szkoły.

 4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2018 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 326.844 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.369.182,09 zł.

W związku z czynnościami sprawdzającymi w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług w jednostce budżetowej, wykonanymi w szkole w dniach 26 - 27 listopada 2018 r. przez pracowników Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin, odstąpiono od kontroli
w ww. zakresie

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.)  oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).

W 2018 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych
i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.)oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2018 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 91.100 zł i nie uległ zmianie w porównaniu
z planem na dzień 01.01.2018 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniosło 42.083,80 zł i było mniejsze od ww. planu o 49.016,20 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 5.599.750,76 zł i wzrósł w porównaniu
   z planem na dzień 01.01.2018 r. o 1.517.749,76 zł (plan na 01.01.2018 r. w kwocie 4.082.001 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2018 r. wyniosło 5.599.726,93 zł i było mniejsze od ww. planu po zmianach o 23,83 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 451.708 zł i nie uległ zmianie
w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r., a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2018 r. wyniosło 351.742,15 zł i było mniejsze od ww. planu o 99.965,85 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2018 r. z ewidencją księgową.

Dane wykazane w sprawozdaniach jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

Na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki zachowana była zasada czystości obrotów, w związku z czym obroty wpływów i wypływów z rachunku bankowego były zgodne
z faktycznie wykonanymi dochodami i wydatkami szkoły.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2018 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w szkole „Zakładową instrukcją inwentaryzacyjną” stanowiącą załącznik nr 3 do zasad rachunkowości szkoły (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną).

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Sprawdzono także zgodność stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

W toku kontroli stwierdzono, że w § 1 Zarządzenia nr 9 z dnia 02.05.2018 r., dyrektor powołał komisję inwentaryzacyjną, a w § 4 zarządzenia wskazano zespół spisowy.
W ww. zarządzeniu dyrektor nie wyznaczył przewodniczącego komisji, a według § 2 instrukcji inwentaryzacyjnej, do obowiązków dyrektora należało m.in., powołanie komisji inwentaryzacyjnej i ustalenie jej składu, a także wyznaczenie spośród składu komisji jej przewodniczącego. Według kontrolującego, zarządzenie nie wypełniało ponadto obowiązków w zakresie spisu z natury, ponieważ nie zawierało wskazań dotyczących spisu z natury w kasie, w tym druków ścisłego zarachowania, magazynów oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Inwentaryzacja w drodze spisu z natury wykonana została przy wykorzystaniu programuVULCAN - Inwentarz Optimum. Informacja o posiadanym oprogramowaniu nie została wprowadzona do zasad rachunkowości szkoły, w tym także do instrukcji inwentaryzacyjnej, której zapisy nie zostały zaktualizowane w związku z wprowadzeniem do użytkowania ww. oprogramowania.

Czynności inwentaryzacyjne wykonane przy użyciu posiadanego oprogramowania nie zostały poprzedzone przeniesieniem stanów pozostałych środków trwałych z ksiąg inwentarzowych prowadzonych ręcznie do programu Inwentarz Optivum. Spisy z natury wykonane zostały ponadto przy wykorzystaniu oprogramowania, w którym komisja miała podgląd do ilości sprzętu w danej sali, nadwyżki i niedobory ilościowe wyjaśniane były na bieżąco, a środki były przenoszone do sal, w których powinny znajdować się.

Wartość ogółem pozostałych środków trwałych różniła się, w zależności od źródła pochodzenia danych:

• według 11. ksiąg inwentarzowych prowadzonych ręcznie, wartość ta wyniosła
  864.338,57 zł,
• według 50. arkuszy spisu z natury sporządzonych w ramach inwentaryzacji 2018 r., wartość ta wyniosła 728.350,76 zł,
• według ksiąg rachunkowych i zestawienia kwotowego sprzętu sporządzonego przez kierownika gospodarczego uwzględniającego zmiany wprowadzane w trakcie spisu
  z natury, wartość ta wyniosła 769.319,40 zł.

Różnica pomiędzy wartością pozostałych środków trwałych według ksiąg inwentarzowych prowadzonych ręcznie, a księgami rachunkowymi wyniosła 95.019,17 zł. Różnica pomiędzy wartością pozostałych środków trwałych według arkuszy spisu z natury, a księgami rachunkowymi wyniosła z kolei 40.968,64 zł.

W świetle powyższego należy uznać, że wyniki inwentaryzacji pozostałych środków trwałych nie odzwierciedlają stanu faktycznego posiadanego majątku w zakresie ilościowo
– wartościowym m.in. z uwagi na niewyjaśnienie różnicy pomiędzy wartością majątku według ksiąg inwentarzowych prowadzonych ręcznie, a księgami rachunkowymi. Niewykonanie czynności, jakie powinny poprzedzić inwentaryzację (utworzenie elektronicznej bazy środków uzgodnionej z księgami prowadzonymi ręcznie) oraz posługiwanie się w czasie spisu
z natury arkuszami spisowymi z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki majątku, podważa rzetelność przeprowadzonego spisu.

Według kontrolującego, w szkole nie zostały wypełnione cele inwentaryzacji przeprowadzanej drogą spisu z natury, takie jak ustalenie rzeczywistego stanu środków trwałych objętych i nieobjętych bieżącą ewidencją księgową, co warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego, ocena zgodności stanów rzeczywistych środków z wykazanymi w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki), wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym stworzenie podstaw do rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie, ocena stanu jakościowego i gospodarczej przydatności posiadanych środków i przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce tymi środkami.

W toku kontroli dokumentacji potwierdzającej wykonane czynności inwentaryzacyjne stwierdzono, że w dokumentacji nie było:

• protokołu/arkusza spisu wartości niematerialnych i prawnych; według wyjaśnień kierownika gospodarczego, inwentaryzacja została wykonana, tylko nie sporządzono dokumentu,
• protokołu spisu stanu magazynu gospodarczego i stołówki; w dokumentacji znajdował się jedynie załącznik nr 6 do bilansu „Konto 310 Materiały”, podpisany przez osoby materialnie odpowiedzialne, ale nie zawierający podpisów komisji.

Według kontrolującego, powyższe wynikało m.in. z faktu niewskazania przez dyrektora w zarządzeniu nr 9 na obowiązek objęcia spisem z natury m.in. magazynów oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Księgi zbiorów bibliotecznych nie zostały przedstawione kontrolującemu, z uwagi na nieobecność osoby odpowiedzialnej za ich prowadzenie. W związku z powyższym nie można było potwierdzić zgodności wartości tych zbiorów z księgami rachunkowymi.

Kontrola prawidłowości wykonania czynności inwentaryzacyjnych wykazała ponadto, że:

• w „Protokole kontroli zbiorów bibliotecznych” (winno być inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych), nie wskazano osoby odpowiedzialnej materialnie za zbiory biblioteczne i na obecność tej osoby przy spisie,
• „Sprawozdanie zespołu spisowego dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury dokonanego w okresie 02.05.2018 r. do 06.12.2018 r.”było niezgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do instrukcji inwentaryzacyjnej,
• „Protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy na dzień 31.12.2018 r.”był niezgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do instrukcji inwentaryzacyjnej,
• potwierdzenia sald nie były podpisane przez dyrektora, zgodnie z zapisami § 5 ust. 6 obowiązującej w szkole instrukcji inwentaryzacyjnej,
• arkusz spisu inwentaryzacyjnego nr 33 nie zawierał podpisu jednego z dwóch członków komisji inwentaryzacyjnej,
• osobą odpowiedzialną za prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania był kierownik gospodarczy, pełniący także funkcję kasjera (brak dwustopniowości kontroli).

Według art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, za ich zgodą.

Odpowiedzialność za prawidłowy i terminowy przebieg procesu inwentaryzacji spoczywała na dyrektorze także na podstawie zapisów § 2 ust. 1 instrukcji inwentaryzacyjnej szkoły, według których do obowiązków dyrektora należało m.in. sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych.

Wartości ksiąg inwentarzowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonych przez głównego księgowego w formie ręcznej były zgodne z księgami rachunkowymi.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2018 r. była zgodna z księgami rachunkowymi.

 7.  Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

W toku kontroli stwierdzono przypadki ewidencjonowania pod jednym numerem księgowym dowodów źródłowych z różnych rodzajów grup dokumentów, (np. wyciąg bankowy i faktura zakupu), przypadki oznaczeń numerycznych dowodów błędnie naniesionych na te dowody (np. faktura nr 1773/18/FVS z dnia 03.12.2018 r. na dowodzie naniesione były oznaczenia ewidencyjne B/457/12/18, a faktura była zaewidencjonowana pod nr B/459/12/18) oraz braku w dokumentacji wydruków do dokumentów
(np. dow. B/463/12/18 - wb i faktura zakupu).

Kontrola wykazała, że nie we wszystkich przypadkach sporządzone zostały stosowne dowody źródłowe, w tym:

1. Poszczególne transze odpisu na ZFŚS (8 przelewów na konto ZFŚS) zostały zaksięgowane na podstawie wyciągów bankowych, bez stosownych i podpisanych dokumentów źródłowych (PK) z wyliczeniem odpisu lub korekty odpisu, w tym dokumentu, w którym zostało wskazane planowane przeciętne zatrudnienie stanowiące podstawę do naliczenia odpisu i przekazania kolejnych transz na rachunek ZFŚS. Według wyjaśnień głównego księgowego, przelewy zostały wykonane na podstawie planów finansowych na paragrafach 4440.
2. Podstawę zaksięgowania odsetek naliczonych najemcy w kwocie 53,90 zł stanowiło wezwanie do zapłaty, a nie nota odsetkowa.
3. Dowodem nr D/1002/12/18, zwrot nadpłaty najemcy zaewidencjonowany został bez stosownego dokumentu źródłowego.

Prowadzenie ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych omówione zostało w pkt 6 Inwentaryzacja.

W pozostałym zakresie księgi i dowody wypełniały zapisy uor.

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w SP5 procedury wewnętrzne, w tym zasady rachunkowości wraz z załącznikami:

Załącznik nr 1 – Metody wyceny aktywów i pasywów i sposób ustalania wyniku finansowego,

Załącznik nr 2 – Zakładowy Plan Kont,

Załącznik nr 3 – instrukcja inwentaryzacyjna,

Załącznik nr 4 – Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych (zw. dalej instrukcją obiegu i kontroli),

Załącznik nr 5 – Instrukcja kasowa (zw. dalej instrukcja kasową).

Kontroli poddano także obowiązujący w szkole „Regulamin pracy” (zw. dalej regulaminem pracy) i „Regulamin wynagradzania dla pracowników niepedagogicznych” (zw. dalej regulaminem wynagradzania), w zakresie niezbędnym do kontroli w obszarze Zatrudnienie
i wynagrodzenia.

W toku kontroli zapisów zasad rachunkowości, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. W zasadach rachunkowości nie uregulowano wprowadzenia do użytkowania programu Inwentarz Optivum.
2. Instrukcja inwentaryzacyjna nie została zaktualizowana w zakresie zmian, jakie nastąpiły po wprowadzeniu do użytkowania programu Inwentarz Optivum, m.in. w zakresie sposobu prowadzenia ksiąg inwentarzowych oraz techniki przeprowadzania spisów z natury.
3. Zasady nie zawierały opisu sposobu tworzenia odpisów aktualizujących wartość należności ewidencjonowanych na koncie 290, a jedynie zapis, zgodnie z którym odpisy tworzone są, gdy należność jest przeterminowana powyżej 180 dni. Według art. 10 ust. 1 pkt 2 uor jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące m.in.metod wyceny aktywów i pasywów.
4. Zapisy dotyczące sposobu dokumentowania dekretacji były nieprecyzyjne. Według zapisów obowiązującej w szkole instrukcji obiegu i kontroli „Dekretacji dokonuje księgowy przez wydruk dekretacji i podpis z programu Finanse DDJ”. W powyższym opisie nie wskazano, czy wydruk należy wykonywać dla każdego dowodu osobno, czy można wykonywać go dla całych grup dowodów źródłowych, np. wyciąg bankowy i faktury zakupu, a także nie wskazano częstotliwości jego sporządzania.
5. W podstawie prawnej nie przywołano ówcześnie obowiązującego rozporządzenia regulującego zasady rachunkowości jednostki budżetowej tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 uor, tj. dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.

W 2018 r. szkoła działała w oparciu o regulamin wynagradzania pracowników niepedagogicznych niezaopiniowany pod względem formalno – prawnym i niewprowadzony do stosowania przez dyrektora. Regulamin podpisany przez związki zawodowe działające w szkole został przekazany do zaopiniowania przez Dział Prawny Urzędu Miasta Szczecin pismem z dnia 05.02.2018 r. Szkoła otrzymała zwrotnie regulamin w trakcie trwania kontroli, bez podpisu radcy prawnego i bez pisemnych wyjaśnień w sprawie. Według wyjaśnień ustnych udzielonych wicedyrektorowi przez radcę prawnego, regulamin nie został zaopiniowany, ponieważ został on wcześniej zaakceptowany przez związki zawodowe.
W świetle powyższego, dyrektor wprowadził regulamin zarządzeniem nr 22/2018/2019 z dnia 29.07.2019 r., z mocą od 01.01.2018 r.

Regulamin pracy obowiązujący w szkole zawierał nieaktualne zapisy dotyczące wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Zapisy § 34 ust. 5 regulaminu, według których urlopu niewykorzystanego w terminie zaplanowanym udziela się najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, były niezgodne z art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), według którego urlopu niewykorzystanego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Zapisy zakresu czynności głównego księgowego i zapisy instrukcji kasowej były niespójne. Do zakresu czynności głównego księgowego (pkt 5 zakresu) należało przeprowadzanie stałej kontroli dokumentacji finansowej, a w szczególności kasy przynajmniej raz w miesiącu, co winno być uwidocznione adnotacją na raporcie kasowym. Według § 7 pkt 2 instrukcji kasowej, kontrole okresowe przeprowadza komisja powołana przez dyrektora szkoły bez zapowiadania. Według wyjaśnień dyrektora, zakres czynności głównego księgowego zostanie zaktualizowany w powyższym zakresie.

Procedura dotycząca zwrotu kosztów za okulary korygujące wzrok, wprowadzona Zarządzeniem nr 1 dyrektora z dnia 16.02.2007 r., nie została zaktualizowana w zakresie zapisów § 4 dotyczących podmiotu realizującego usługi w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej. W zarządzeniu wskazany został Szpital Miejski w Szczecinie, a w 2018 r. usługi takie realizował Zakład Usług Medycznych ANKOMED.

 Procedury obowiązujące w SP5 zawierały nieaktualne podstawy prawne.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor, jako kierownik jednostki.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontrolikomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Zasady rachunkowości szkoły wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

W ww. procedurach obowiązujących w szkole nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej oraz realizację czynności kontrolnych w zakresie obrotu kasowego.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor szkoły nie poinformował dyrektora WKiAW o wynikach 6. kontroli przeprowadzonych w 2018 r. przez organy kontroli zewnętrznej
(2. kontrole Zachodniopomorskiego Kuratorium Oświaty w Szczecinie i 4 kontrole Powiatowej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej w Szczecinie), a zgodnie z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Zgodnie z wydrukiem danych z systemu bankowości elektronicznej ipkobiznes oraz wyjaśnieniami złożonymi w toku kontroli, jako administrator systemu dyrektor posiadał  pełny dostęp do usług i uczestniczył czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej, w tym posiadał uprawnienia do zmiany własnych uprawnień. Według pisma Skarbnika Miasta Urzędu Miasta Szczecin z dnia 10.05.2017 r. (pismo znak: WKs-III.3251.14.2017.ŻK) skierowanego do jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin, rolę administratora powinna pełnić osoba, która może nadawać uprawnienia innym, ale nie sobie oraz nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania przelewów.

W 2018 r. nie przeprowadzono okresowej kontroli kasy funkcjonującej w szkole, a według § 7 obowiązującej w szkole instrukcji kasowej, funkcjonowanie kasy podlega okresowym, niezapowiedzianym kontrolom, które przeprowadza komisja powołana przez dyrektora. Według wyjaśnień dyrektora, w szkole nie ma obrotu gotówkowego i zaliczki stałej, a znaczna część operacji odbywa się za pomocą przelewów bankowych. Według kontrolującego, dopóki szkoła realizuje jakiekolwiek operacje gotówkowe, to kasa powinna podlegać stosownym kontrolom, w tym kontrolom niezapowiedzianym.

Za I i II półrocze 2018 r. przekazane zostały informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SP5:

1. Przeniesienie danych z ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych prowadzonych ręcznie do programu Inwentarz Optivum, ponowne przeprowadzenie spisu z natury oraz wyjaśnienie, stosowne rozliczenie i zaewidencjonowanie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych.
2. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.
3. Powiązanie ksiąg rachunkowych z księgami inwentarzowymi poprzez zamieszczanie na fakturach dotyczących zakupu majątku informacji w zakresie wprowadzenia majątku do ewidencji inwentarza.
4. Odstąpienie od przyjmowania do kasy wpłat gotówkowych lub przyjmowanie tych wpłat przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
5. Przegląd akt osobowych m.in. pod kątem kompletności zgromadzonej dokumentacji oraz uzupełnienie o brakujące dokumenty.
6. Wypłatę pracownikom wyrównania zaniżonego wynagrodzenia z tytułu: dodatku za wieloletnią pracę, w tym 330,68 zł za 2018 r., dodatku za godziny rewalidacji w kwocie 17,08 zł, dodatku za wychowawstwo w kwocie 132,54 zł oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego w kwocie 33 zł.
7. Podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaconej nagrody jubileuszowej w kwocie 125,46 zł oraz wynagrodzenia w kwocie 11,20 zł.
8. Podjęcie działań w celu zapewnienia dwustopniowości kontroli dla dokumentacji pracowniczej i naliczania wynagrodzeń.
9. Każdorazowe potwierdzanie podpisem kontroli list płac, zgodnie z obowiązującymi w szkole procedurami kontroli i obiegu dokumentów.
10. Przeprowadzanie analizy rynku i sporządzanie notatek służbowych z udzielenia zamówienia powyżej kwoty 3.000 zł, w oparciu i z zastosowaniem zasad wskazanych w obowiązującym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Szczecin.
11. Sporządzanie stosownych dowodów wewnętrznych m.in. dla operacji związanych z odpisami na ZFŚS.
12. Wprowadzenie stosownych zmian w sposobie rozliczania zaliczek pobranych na zakupy.
13. Poddawanie zawieranych umów kontroli formalno – rachunkowej przez głównego księgowego i potwierdzanie podpisem przeprowadzonej kontroli.
14. Wykonywanie niezapowiedzianych kontroli kasy.
15. Zawieranie umów najmu zgodnie z obowiązującym cennikiem oraz wskazywanie w umowach rzetelnych danych dotyczących okresu obowiązywania umów najmu.
16. Wystawianie faktur sprzedaży zgodnie z zawartymi umowami, w tym w zakresie naliczanych opłat oraz terminów płatności.
17. Każdorazowe naliczanie odsetek za nieterminowe płatności na rzecz szkoły.
18. Prawidłowe numerowanie i znakowanie dowodów księgowych oraz załączanie wydruków potwierdzających dekretację dowodów, zgodnie z zasadami rachunkowości.
19. Wprowadzenie do obowiązujących w szkole zasad rachunkowości uregulowań dotyczących m.in. funkcjonującego wydruku księgowań, tworzenia odpisów aktualizujących wartość należności oraz użytkowania programu Inwentarz Optivum
20. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia oraz doprowadzenia do spójności, w tym także z zakresami czynności pracowników.