Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 4 listopada 2019 r. do 20 grudnia 2019 r. przeprowadził kontrolę w Liceum Ogólnokształcącym dla Dorosłych „Cosinus Plus” w Szczecinie przy ul. Antosiewicza 2 (zw. dalej LO lub szkołą)w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej w 2018 r. z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 8 stycznia 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 stycznia 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Liceum Ogólnokształcącym dla Dorosłych „Cosinus Plus” (zw. dalej szkołą) z siedzibą przy ul. Antosiewicza 2 w Szczecinie, w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej w 2018 r. z budżetu Gminy Miasto Szczecin, stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• pobraniu w nadmiernej wysokości dotacji w kwocie 7.512,84 zł,
• ujęciu w rozliczeniu dotacji kwot: 207 zł tytułem ekwiwalentu za pranie odzieży i 8,99 zł tytułem kosztów przesyłki,
• nieterminowym regulowaniu zobowiązań wynikających z wystawionych faktur przyjętych do rozliczenia dotacji.

 II. Oceny cząstkowe

1. Udzielenie dotacji

Fundacja Mensam – organ prowadzący szkołę w 2018 r., w dniu 6.09.2017 r. (data wpływu do BOI UM) złożył wniosek o udzielenie dotacji na 2018 r.

W czasie prowadzenia kontroli organem prowadzącym szkołę była Fundacja Cosinus Edukacja SI.

Wysokość dotacji należnej w2018 r. (wg liczby słuchaczy zgłoszonych przez organ do Wydziału Oświaty w miesięcznych informacjach o aktualnej liczbie uczniów), wyniosła 268.137,81 zł. Gmina Miasto Szczecin przekazała szkole dotację w wys. 269.685,90 zł. Kwota 1.548,09 zł została zwrócona do budżetu Gminy w dniu 25.01.2019 r.

Wg miesięcznych informacji liczba wykazywanych słuchaczy wyniosła ogółem 2977, w tym 25 osób uzyskało świadectwo dojrzałości.

Kontrolą objęto: informacje miesięczne o aktualnej liczbie uczniów składane w 2018 r., statut placówki, księgi uczniów/studentów, zaświadczenia Okręgowej Komisji Egzaminacyjneji dzienniki zajęć w roku 2018 r.

W toku kontroli dokumentacji dot. frekwencji uczniów oraz zaświadczeń Okręgowej Komisji Egzaminacyjnejustalono, że liczba słuchaczy w 2018 r. wyniosła ogółem 2991, w tym 17 osób uzyskało świadectwo dojrzałości, w związku z czym dotacja należna szkole wyniosła 260.624,97 zł. Uwzględniając kwotę 1.548,09 zł, którą szkoła zwróciła na rachunek Gminy Miasto Szczecin stwierdzono różnicę między dotacją należną szkole a dotacją przekazaną w wys. 7.512,84 zł, stanowiącą kwotę dotacji pobranej w nadmiernej wysokości.

Według art. 252 ust. 1 pkt 2, ust. 5, ust. 6 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869), dotacje pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości podlegają zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności, o których mowa w pkt 1 lub pkt 2. Odsetki od dotacji podlegających zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego nalicza się począwszy od dnia następującego po upływie terminów zwrotu określonych w ust. 1 i 2 w odniesieniu do dotacji pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości.

Powyższą nieprawidłowość potwierdzały m.in.:

1. zaświadczenia Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej, wg których egzamin maturalny zdało 17. słuchaczy,
2. do dotacji za miesiąc sierpień 2018 r. szkoła zgłosiła 2 osoby, które zostały wypisane w lipcu 2018 r. i nie kontynuowały nauki w kolejnym semestrze. Było to niezgodne z art. 26 ust. 2 – 4 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2203 ze zm.), w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r., wg którego niepubliczne szkoły, w których nie jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, otrzymują na każdego ucznia uczestniczącego w co najmniej 50% obowiązkowych zajęć edukacyjnych w danym miesiącu, dotację z budżetu jednostki samorządu terytorialnego będącej dla tych szkół organem rejestrującym, w wysokości równej kwocie przewidzianej na takiego ucznia w części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostki samorządu terytorialnego. Uczestnictwo uczniów w obowiązkowych zajęciach edukacyjnych, o którym mowa w ust. 2, potwierdza się na tych zajęciach ich własnoręcznymi podpisami na listach obecności. Dotacja, o której mowa w ust. 2, przysługuje za lipiec i sierpień na każdego ucznia, który w czerwcu spełnił warunek, o którym mowa w ust. 2 za miesiąc maj 2018 r. szkoła niezasadnie zgłosiła do dotacji 5 słuchaczy.

Dyrektor szkoły nie wniósł wyjaśnień odnośnie różnic stwierdzonych w liczbie zgłoszonych słuchaczy w miesiącu maju 2018 r. oraz nie podał przyczyn niezgłoszenia 18. osób.

 2. Wydatki sfinansowane z dotacji

Wg rocznego rozliczenia dotacji otrzymanej w 2018 r., sporządzonego w dniu 7.01.2019 r. (data wpływu do WOś 9.01.2019 r.) oraz korekty sporządzonej w dniu 24.01.2019 r. (data wpływu do BOI 25.01.2019 r.), szkoła otrzymała dotację w wys. 269.685,90 zł.

Wg sprawozdania szkoła rozliczyła dotację otrzymaną w pełnej wysokości i przeznaczyła ją na:

• wynagrodzenia osób fizycznych zatrudnionych w szkole – 80.799,49 zł,
• pozostałe (pomoce dydaktyczne, najem, usługi księgowe i kadrowo – płacowe, programowania, usługi edukacyjne, usługi telekomunikacyjne, ubezpieczenia, badania pracowników, obsługa administracyjna, materiały administracyjne i biurowe) – 188.886,41 zł.

2.1 Wydatki bieżące

Na potrzeby kontroli udostępniono dokumenty potwierdzające realizację wydatków szkoły na łączną kwotę 193.609,62 zł.

Do rozliczenia dotacji ujęte zostały 72 dowody księgowena łączną kwotę 193.600,63 zł wystawione i wydatkowane w 2018 r. na:

- najem – 11 dowodów na łączną kwotę 62.631,82 zł,

- usługi telekomunikacyjne – 7 dowodów na łączną kwotę 1.430,53 zł,

- zakup art. szkolnych i biurowych – 17 dowodów na łączną kwotę 6.333,60 zł,

- usługi edukacyjne – 7 dowodów na łączną kwotę 112.517,50 zł,

- usługi pocztowe – 10 dowodów na łączną kwotę 1.357,68 zł,

- usługi kadrowo - płacowe – 10 dowodów na łączną kwotę 2.095,28 zł,

- konserwacja ksero – 6 dowodów na łączną kwotę 4.723,20 zł,

- usługi administracyjno - biurowe – 4 dowody na łączną kwotę 2.511,02 zł.

Dowody księgowe, przyjęte do rozliczenia z dotacji, wystawiane były na Fundację Mensam.

W toku kontroli stwierdzono, że w 46. przypadkach na 72. dowody księgowe przedłożone do rozliczenia dotacji, zostały one zapłacone po terminie, co było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ww. ustawy o finansach publicznych, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Szkoła jako podmiot wykorzystujący środki publiczne zobowiązana była do przestrzegania zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w ww. ustawie.

W 4. przypadkach na dowodach księgowych nie został określony termin płatności.

W jednym przypadku do rozliczenia dotacji został przyjęty wydatek w wys. 8,99 zł tytułem kosztów przesyłki, co było niezgodne z przepisem art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, wg którego wydatki bieżące muszą mieć związek z realizacją zadań konkretnej placówki oświatowej w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej, a więc w ocenie kontroli stanowiło wydatek niekwalifikowany do rozliczenia z dotacji.

Na fakturach i dokumentach dołączonych do faktur dot. zakupu art. szkolnych i biurowych oraz usług pocztowych nie było opisu, który wskazywałby w jakiej ilości zakupione artykuły zostały przekazane dla szkół w Szczecinie ani w jakiej ilości zrealizowane były przesyłki przez szkoły w Szczecinie. Klucz procentowego podziału wydatku widniał wyłącznie na wydruku z ewidencji księgowej z właściwego konta kosztowego.

2.2. Wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń

W toku kontroli wydatków, analizie poddano dokumentację kadrowo – płacową 23. pracowników, w tym: umowy o pracę, aneksy do umów, zakresy obowiązków, listy płac oraz potwierdzenia przelewów wypłat wynagrodzeń.

Ustalono, że do rozliczenia dotacji ujęte zostały wybrane wynagrodzenia (wraz z narzutami) wybranych pracowników (nauczycieli i pracowników sekretariatów), wynikające z zawartych umów o pracę za miesiące XII 2017 r. – XI 2018 r., wydatkowane w 2018 r. w łącznej kwocie brutto 44.254,26 zł.

Do rozliczenia dotacji ujęte zostały również wybrane wynagrodzenia (wraz z narzutami) 9. zleceniobiorców, (dyrektor, wicedyrektor, pracownicy sekretariatów, osoby sprzątające), wynikające z zawartych umów zleceń za miesiące XII 2017 r. – XI 2018 r. na łączną kwotę brutto 36.275,23 zł.

Kontroli poddano zarówno listy płac, jaki i listy wynagrodzeń z tytułu umów zleceń za okres od grudnia 2017 r. do listopada 2018 r.

Umowy i listy wynagrodzeń były wspólne dla szkół z siedzibą w Szczecinie.

Kontroli poddano również deklaracje ZUS P DRA, PIT-4R oraz potwierdzenia przelewów pochodnych od wynagrodzeń.

Do rozliczenia dotacji oświatowej ujęte zostały pochodne od umów o pracę i umów zleceń za miesiące XII 2017 r. - X 2018 r.:

- składki ZUS w łącznej wys. 17.185,13 zł,

- podatek od wynagrodzeń w łącznej wys. 3.916,68 zł.

Kwoty pochodnych zawierają się w wyżej wskazanych kwotach wynagrodzeń brutto.

Pracownikom sekretariatów naliczany był ekwiwalent za pranie odzieży. Wydatek z tego tytułu wyniósł w 2018 r. łącznie 207 zł i w ocenie kontroli stanowił wydatek niekwalifikowany do rozliczenia z dotacji z uwagi na fakt, że jest to świadczenie służące wyłącznie pracownikom i niedotyczące bezpośrednio zadań wykonywanych przez pracownika na rzecz uczniów, pozostające więc bez bezpośredniego związku z realizacją zadań konkretnej placówki oświatowej w zakresie kształcenia, wychowania i opieki w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej, wynikających z art. 35 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, wg którego wydatki bieżące (w tym na wynagrodzenia pracowników i inne należności na ich rzecz) muszą taki związek wykazywać. Pranie i używanie odzieży przez pracowników nie wiąże się, w ocenie kontroli, z celami dydaktycznymi, opiekuńczymi i wychowawczymi, które nakierowane są na uczniów, a nie pracowników.

W przypadku nauczycieli, w umowach o pracę było wskazane w jakich szkołach prowadzą zajęcia, ustalona była stawka godzinowa i na listach płac wyodrębnione było wynagrodzenie za pracę na rzecz każdej szkoły osobno.

W przypadku 7. zleceniobiorców, w umowach zlecenie wskazane było w jakich szkołach prowadzą oni zajęcia, ustalona była stawka godzinowa i na listach wypłat wyodrębnione było wynagrodzenie za pracę na rzecz każdej szkoły osobno.

W pozostałych przypadkach wydatki tytułem wynagrodzeń dzielone były kluczem wg udziału wielkości dotacji przypadającej na daną w szkołę w kwartale poprzedzającym naliczenie wynagrodzeń, do sumy dotacji dla szkół w Szczecinie w tym kwartale.

 III.Rozliczenie dotacji zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych

W trakcie kontroli stwierdzono, że organ udostępnił dokumenty potwierdzające realizację wydatków w kontrolowanej placówce na łączną kwotę 274.409,11 zł, z czego do rozliczenia dotacji przyjęta została przez kontrolującego kwota 274.130,12 zł w tym:

• wynagrodzenia osobowe  44.254,26 zł,
• wydatki bezosobowe 36.275,23 zł,
• pozostałe wydatki bieżące 193.600,63 zł.

Dotacja przekazana szkole w 2018 r. wyniosła 269.685,90 zł.W związku z tym, mimo niezakwalifikowania do rozliczenia dotacji kwoty wydatków w wys. 215,99 zł, dotacja została w całości rozliczona zgodniez art. 35 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

 IV. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 10 ust. 1 Załącznika Nr 1 do uchwały Nr IX/257/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 5 lipca 2019 r. w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez inny niż jednostka samorządu terytorialnego organ, funkcjonujących na terenie Miasta Szczecin oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania (Dz.Urz. Woj. Zachodniopomorskiego z 2019 r. poz. 3894), zw. dalej uchwałą nr IX/257/19, Prezydent Miasta zalecił Fundacji Cosinus Edukacja SI, organowi prowadzącemu szkołę:

1. zwrot na rachunek bieżący budżetu miasta (nr 57 1020 4795 0000 9702 0277 8470 - Dochody niemajątkowe) dotacji pobranej w nadmiernej wysokości w łącznej kwocie 7.512,84zł, wraz z odsetkami naliczonymi wg art. 252 ust. 6 pkt 2 ustawy o finansach publicznych,
2. wykorzystywanie dotacji wyłącznie na dofinansowanie realizacji zadań szkoły w zakresie określonym w art. 35 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych,
3. dokonywanie wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.