Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2019 r. kontrolę w Radzie Osiedla Stołczyn z siedzibą przy ul. Kościelnej 28 w Szczecinie (zw. dalej RO)w zakresie gospodarki finansowej za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 10 grudnia 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 grudnia 2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w RO w zakresie gospodarki finansowej za 2018 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niepodjęciu stosownych uchwał dotyczących przyznania diety poszczególnym członkom RO oraz przyjęcia sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2018 r.,
• niesporządzeniu sprawozdania finansowego za pierwsze półrocze 2018 r.,
• nieterminowym przekazaniu sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2018 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności wydatków poniesionych przez RO z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2018 r. wyniósł po zmianie 19.070 zł (Uchwała Nr XXXVI/1053/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2018 rok ze zm.), co stanowiło 2,1% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 914.014 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie uchwałą RO nr 38/18 z dnia 22.02.2018 r. przeznaczone zostały na spotkanie wigilijne dla mieszkańców osiedla w kwocie 2.000 zł, zabawę choinkową dla dzieci w kwocie 2.750 zł oraz na festyn rodzinny w kwocie 2.000 zł.

Wykonanie wydatków RO za 2018 r. wyniosło 19.052,95 zł, co stanowiło 99,9% planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 25.802,95 zł, w tym wydatki w kwocie 19.052,95 zł, poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2018 r.) oraz wydatki w kwocie 6.750 zł, zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

• 11 faktur dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych gotówką, rozliczonych z zaliczki otrzymanej przez ówczesnego Skarbnika, na kwotę łączną 6.436,92 zł,
• 5 faktur dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych przelewem przez Urząd Miasta Szczecin, na kwotę łączną 9.716,49 zł,
• 38 dowodów źródłowych dotyczących diet, wypłaconych ówczesnemu Przewodniczącemu, ówczesnemu Skarbnikowi oraz ówczesnemu Sekretarzowi na kwotę łączną 9.649,54 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

W toku kontroli ustalono, że RO nie podjęła stosownej uchwały przyznającej diety ówczesnemu Sekretarzowi i ówczesnemu Skarbnikowi oraz regulującej ich wysokość, a diety były wypłacane jedynie w oparciu o plan finansowy. Według § 25 ust. 3 Załącznika nr 1 do uchwały nr XXIX/767/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Stołczyn (zw. dalej Statutem RO), Rada mogła przyznać dietę innemu członkowi (członkom) Zarządu w wysokości do 50 % diety Przewodniczącego. W świetle zapisów § 15 ust. 1 Statutu RO, według którego Rada obraduje na prawidłowo zwołanych posiedzeniach i rozstrzyga w drodze uchwał wszystkie sprawy, które należą do jej kompetencji, przyznanie diet winno jednak nastąpić w drodze podjęcia stosownej uchwały. Na obowiązek podejmowania uchwały w przypadku przyznania diet, aktualnie wskazuje także § 5 ust. 1 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. (Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin), zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej.

W toku kontroli dowodów dokumentujących wydatki poniesione przez RO stwierdzono, że w opisach faktur wydatkowych brak było wskazań w zakresie paragrafu klasyfikacji budżetowej. Na obowiązek zamieszczania powyższej informacji w opisach dowodów księgowych podlegających rozliczeniu wskazano w § 11 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody wydatkowe zawierały opis, w którym wskazany był cel zakupu i numer uchwały RO oraz zawierały podpisy ówczesnego Przewodniczącego i ówczesnego Skarbnika wraz z pieczątkami imiennymi.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, ówczesny Skarbnik wystąpił ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, a jej rozliczenie nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów (Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

Ówcześni członkowie Zarządu RO (Przewodniczący, Sekretarz i Skarbnik) złożyli jednorazowe oświadczenia, czym wypełnili zapisy § 13 ust. 3 procedury dotyczącej prowadzenia gospodarki finansowej, według których wypłaty gotówkowe na rzecz przewodniczącego RO, członków zarządu RO oraz skarbnika realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do procedury.

Kontrola wykazała, że do miesiąca maja 2018 r. ówczesny Przewodniczący RO występował o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł. Podkreślić należy, że WGKiOŚ, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety. W miesiącu lipcu 2018 r. WGKiOŚ wystąpił do Wydziału Księgowości UM Szczecin o wypłatę dla ówczesnego Przewodniczącego stosownego wyrównania z tytułu zaniżonych diet. Wyrównanie za rok 2017 i za okres styczeń – maj 2018 r. w kwocie 82,72 zł zostało wypłacone ówczesnemu Przewodniczącemu w sierpniu 2018 r.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy w kwocie 19.013 zł, przyjęty został uchwałą nr 36/18 RO z dnia 11.01.2018 r. Zmian w planie rzeczowo – finansowym RO na 2018 r. dokonano uchwałą nr 41/18 z dnia 12.07.2018 r. i uchwałą nr 46/18 z dnia 11.10.2018 r., a plan po zmianach wyniósł 19.070 zł.

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2018 r. z wykonaniem wydatków RO za 2018 r., przedstawionym w sprawozdaniu rocznym RO z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie sporządziła informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r., a według zapisów § 16 pkt 1 Załącznika do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (aktualnie jest to § 14 ust. 1 pkt 1 Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin), RO zobowiązana była do złożenia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. w terminie do dnia 31 lipca.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie podjęła stosownej uchwały dotyczącej przyjęcia sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2018 r. Powyższe sprawozdanie powinno być przyjęte uchwałą RO, na podstawie § 15 ust. 1 Statutu RO, według którego Rada rozstrzyga w drodze uchwał wszystkie sprawy, które należą do jej kompetencji.

Stwierdzono ponadto, że sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2018 r. przekazane zostało do WGKiOŚ w dniu 01.02.2019 r., a zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, sprawozdanie winno być przekazane w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

Kontrola nie wykazała różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2018 r. i wykonaniem wykazanym w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2018 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGKiOŚ.

W toku kontroli stwierdzono, że RO wywiązała się ze statutowego obowiązku zamieszczania na stronie internetowej RO stosownych informacji dotyczących działalności RO.

Na stronie internetowej http://stolczyn.osiedla.szczecin.pl/ w zakładce Dokumenty RO > Archiwum dokumentów, zamieszczone były m.in. uchwały podjęte w 2018 r., sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2018 r. oraz protokoły z posiedzeń RO w 2018 r.

Wszystkie uchwały RO przekazane zostały komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚw terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, tj. w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Podjęcie uchwały przyznającej poszczególnym członkom RO diety oraz regulującej ich wysokość.
2. Podejmowanie stosownych uchwał dotyczących wykonania planu finansowego.
3. Sporządzanie wymaganej sprawozdawczości i przekazywanie jej do wydziału nadzorującego w wyznaczonym terminie.
4. Zamieszczanie w opisie dowodów księgowych wskazania paragrafu klasyfikacji budżetowej.