Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie maj – czerwiec 2019 r. przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 13 przy ul. Bałtyckiej 1A, 70-880 Szczecin (zw. dalej SP nr 13 lub jednostką kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26.07.2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenił działalność SP nr 13 w zakresie gospodarowania mieniem. W wyniku przeprowadzonej kontroli w ww. zakresie stwierdzono szereg nieprawidłowości polegających przede wszystkim na:

• nieprowadzeniu - w okresie od dnia 01.01.2016 r. do dnia zakończenia kontroli – ksiąg rachunkowych,
• nie przechowywaniu w jednostce księgi rachunkowej z 2014 r. dot. budżetu,
• przeprowadzeniu i rozliczeniu inwentaryzacji w 2017 r. w sposób niezgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r., poz. 351) (zw. dalej uor), tj. członkowie komisji inwentaryzacyjnej nie dokonali fizycznego policzenia ilości składników majątku a ponadto przedłożone do kontroli arkusze spisu z natury nie uwzględniały wszystkich składników majątku,
• nieprawidłowym prowadzeniu ksiąg inwentarzowych,
• nie oznaczeniu składników majątku SP nr 13 w sposób umożliwiający ich identyfikacje (np. numerami inwentarzowymi),
• dwukrotnym dokonaniu zapłaty za faktury (na łączną kwotę 1.447,54 zł) których przedmiot nie został faktycznie zrealizowany,
• bezpłatnym wynajmowaniu pomieszczenia podmiotowi prowadzącemu w szkole odpłatne zajęcia fitness oraz nie zawarciu stosownej umowy w formie pisemnej,
• dokonywaniu zakupów bez przeprowadzenia wymaganej analizy rynku,
• dokonywaniu w latach 2014-2019 nieuzasadnionych zakupów towarów/usług,
• zawieraniu w latach 2017-2018  umów najmu z pominięciem procedury przetargowej,
• nie przedkładaniu Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej,
• niewłaściwym prowadzeniu naborów na stanowisko głównego księgowego,
• nieodpowiednim gospodarowaniu środkami pochodzącymi z wpłat uczestników półkolonii.

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przeprowadzania obowiązkowych przeglądów obiektu budowlanego,
• opiniowaniu - przez radcę prawnego UM Szczecin - pod kątem formalno prawnym zawieranych przez jednostkę umów,
• naliczaniu odsetek za nieterminowe płatności wynikające z umów najmu powierzchni użytkowych.

II. Oceny cząstkowe

1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Kontrolą objęto okres od dnia 01.01.2014r. do dnia 30.04.2019 r.

Do kontroli przedstawiono jedynie:

1. Za rok 2014:
   1. Księgę handlową – dziennik główny wrd (wydzielonego rachunku dochodów);
   2. Księgę handlową – dziennik główny ZFŚS (Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych);
2. Za rok 2015:
   1. Księgę handlową – dziennik główny wrd;
   2. Księgę handlową – dziennik główny ZFŚS;
   3. Księgę handlową – dziennik główny Budżet.

W toku kontroli ustalono, że w okresie od dnia 01.01.2016 r. do dnia 30.04.2019 r. w SP nr 13 nie prowadzono ksiąg rachunkowych, czym naruszono art. 4 ust. 3 pkt 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a uor, według których rachunkowość gminnych jednostek budżetowych obowiązanych do stosowania przepisów ustawy, obejmuje prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym.

Wskazać należy, że brak uzgodnionej ewidencji księgowej nie tylko uniemożliwiał Dyrektorowi SP nr 13 właściwe podejmowanie decyzji, ale mógł mieć również potencjalny wpływ na prawidłowość sporządzania sprawozdawczości budżetowej, w tym poprzez możliwe wykazywanie w sprawozdaniach finansowych danych niezgodnych ze stanem faktycznym.

Wykazano ponadto, że w SP nr 13 nie przechowywano księgi rachunkowej z 2014 r. dotyczącej budżetu, pomimo iż ewidencja księgowa jednostki w 2014 r. prowadzona była „w formie tabelarycznej tzn. „amerykanki” z podziałem na: budżet, wydzielony rachunek dochodów i zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, czym naruszono art. 73 ust. 1 i 3 w zw. z art. 74 ust. 2 pkt 1 uor, według których księgi rachunkowe przechowuje się w jednostce, przez okres 5 lat, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Ani Dyrektor SP nr 13 ani główny księgowy SP nr 13 do dnia zakończenia kontroli nie wskazali miejsca przechowywania księgi dot. budżetu.

Zarówno według „Powierzenia i zakresu obowiązków oraz odpowiedzialności głównego księgowego Zespołu Szkół nr 13 w Szczecinie” jak i zakresu czynności i obowiązków głównego księgowego oraz regulaminu organizacyjnego Zespołu Szkół nr 13 to do jego obowiązków  należało m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych i rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami, przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych. Główny księgowy zatrudniony był w jednostce do dnia 03.07.2017 r. (przejście na emeryturę), a następnie w dniu 05.07.2017 r. został ponownie zatrudniony (umowa z dnia 23.06.2017 r.). Po ponownym zawarciu umowy o pracę główny księgowy odmówił podpisania zakresu czynności i obowiązków oraz dokumentu potwierdzającego powierzenie obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu. Wskazać należy, że według art. 53 ust 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych(Dz.U. z 2019 r., poz. 869) (zw. dalej uofp) przyjęcie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej jednostki przez głównego księgowego powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. Art. 54 ust. 1 uofp wskazuje natomiast że, głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie m.in. prowadzenia rachunkowości jednostki.

Nie mniej, według art. 53 ust. 1 uofp oraz art. 4 ust. 5 uor to kierownik jednostki był odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej obejmującej również rachunkowość jednostki, w tym z tytułu nadzoru.

Do dnia 22.05.2019 r. kontrolerom przedłożono do wglądu, ręcznie prowadzoną księga inwentarzową, która według wyjaśnień kierownika gospodarczego została założona we wrześniu 2017 r. i była jedyną funkcjonującą i obowiązującą w jednostce, obejmowała ona tylko środki trwałe i wyposażenie umarzane jednorazowo (013). W powyższej księdze nie dokonywano bieżących wpisów zakupionego w latach 2017 - 2019 majątku. Ww. majątek był natomiast ujmowany przez kierownika gospodarczego w wycofanych księgach inwentarzowych.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że w ww. księgach inwentarzowych:

- nie dokonywano na koniec roku podsumowania poszczególnych lat,

- dokonywano zapisów nieposiadających trwałego charakteru (przy użyciu ołówka), czym naruszono art. 23 ust. 1 uor, według którego zapisy w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały,

- dokonywano licznych poprawek poprzez: zamazywanie, nadpisywanie treści, zamazywanie korektorem treści i nanoszenie nowej, czym naruszono art 25 ust. 1 pkt 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Główny księgowy w trakcie składania wyjaśnień ujawnił założoną w dniu 01.01.2011 r. księgę inwentarzową środków trwałych (011) (składniki majątku wskazane w tej księdze inwentarzowej nie były objęte przeprowadzoną w 2017 roku inwentaryzacją).

Kontrola wykazała, że w SP nr 13 nie prowadzono księgi inwentarzowej dla zbiorów bibliotecznych – konto 014, a według pkt 2 Zakładowego Planu Kont (Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 1/2008 z dnia 01.09.2008 r. Dyrektora ZS nr 13 w Szczecinie ws. ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości z dnia 01.09.2008 r.) księgi rachunkowe powinny być prowadzone: (ręcznie księgowanie) na kontach księgi głównej (ewidencja syntetyczna i częściowo analityczna), na kontach ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) prowadzona w formie ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych, niskocennych środków trwałych umarzanych jednorazowo, zbiorów bibliotecznych.

Z uwagi na powyższe nieprawidłowości kontrolerzy nie mieli faktycznej możliwości ustalenia wartości majątku środków trwałych i wyposażenia umarzanego jednorazowo wpisanego w ww. księgach inwentarzowych.

Osobą odpowiedzialną w okresie objętym kontrolą za prowadzenie ksiąg inwentarzowych w SP nr 13 był kierownik gospodarczy (zw. dalej kierownikiem gospodarczym). Według podpisanego w dniu 17.02.2015 r. zakresu czynności i obowiązków kierownik gospodarczy odpowiedzialny był m.in. za: prowadzenie spraw gospodarki inwentarzowej i materiałowej tj. (…), terminową ewidencję w księgach inwentarzowych oraz zabezpieczenie i konserwacje majątku szkoły.

2. Inwentaryzacja majątku

W toku kontroli sprawdzono sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 30.06.2017 r. Zarządzeniem nr 1/2017 (podpisanym w dniu 29.05.2017 r.) ws. zmiany terminu przeprowadzenia inwentaryzacji (zw. dalej zarządzeniem nr 1/2017) Dyrektor SP nr 13 zarządził przeprowadzenie okresowej inwentaryzacji majątku jednostki na dzień 30.06.2017 r. Majątek rzeczowy (środki trwałe, pozostałe środki trwałe) miał być inwentaryzowany w formie spisu z natury. Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołano komisję inwentaryzacyjną. Kontroli poddano dokumentację dot. przedmiotowej inwentaryzacji, w tym: 38 arkuszy spisu z natury oraz protokół z inwentaryzacji.

Kontrola wykazała, że w SP nr 13 na dzień 30.06.2017 r. wbrew zarządzeniu nr 1/2017 nie został przeprowadzony spis z natury. Z uzyskanych wyjaśnień członka komisji inwentaryzacyjnej wynikało, że komisja dostała gotowe do podpisu arkusze spisu z natury w formie wydruków, a członkowie komisji nie dokonali fizycznego policzenia ilości składników aktywów. Jednostka do dnia zakończenia kontroli nie posiadała programu komputerowego do obsługi ksiąg inwentarzowych, pomimo tego przedstawiono kontrolerom 38 arkuszy spisu z natury stanowiących nieponumerowane wydruki komputerowe. Ww. wydruki opatrzone były podpisami członków komisji inwentaryzacyjnej, osób materialnie odpowiedzialnych oraz osoby dokonującej wyceny arkusza

Według zapisów § 4 ust. 3 Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej (Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 1/2008 z dnia 01.09.2008 r. Dyrektora ZS nr 13 w Szczecinie ws. ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości z dnia 01.09.2008 r.) spis z natury polega na tym, że grupa spisowa, dokonuje kolejno i systematycznie liczenia znajdujących się na terenie pola rzeczowych składników majątku obrotowego jednostki, środków trwałych i wyposażenia.

Ustalono ponadto, że przekazane do kontroli arkusze spisu z natury nie uwzględniały wszystkich składników majątku w tym m. in. budynków, placu zabaw, zbiorów bibliotecznych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia sali sportowej.

Stwierdzono również, że na dzień zakończenia kontroli tj. 28.06.2019 r. składniki majątku SP nr 13 nie posiadały żadnych oznaczeń umożliwiających ich identyfikację (np. numerów inwentarzowych, kodów kreskowych itp.). Brak oznaczeń na poszczególnych składnikach majątku uniemożliwiał ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księgach inwentarzowych, a co za tym idzie nie było możliwości ustalenia stanu faktycznego, ilości i rodzaju poszczególnych składników majątku znajdujących się w jednostce oraz ilości i rodzaju sprzętu zlikwidowanego. W opinii kontrolerów w przypadku tak dużej, jak posiadana przez SP nr 13, ilości składników majątku nie ma możliwości powiązania zapisów ewidencji z danym pojedynczym składnikiem majątku w sytuacji braku jakichkolwiek znaków go identyfikujących.

Według art. 10 ust 3 uor w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, (…) jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W publikacjach Komitet Standardów Rachunkowości wskazuje dobre praktyki w zakresie zasad przeprowadzenia spisu z natury. Jedną z głównych reguł prowadzenia inwentaryzacji wg literatury przedmiotu jest zasada dokładności, tj. rzetelnego obrazu - polega ona na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów, ma ona decydujące znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji. Powyższa zasada sprowadza się do dokładnego pomiaru, identyfikacji co do nazwy, symbolu, ceny oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej właśnie w celu ustalenia stanu rzeczywistego. Zasada ta wskazuje również, że wszelkie czynności należy wykonywać z dużą starannością i dokładnością, tak aby efekt końcowy prac i jego wynik nie budziły zastrzeżeń. Poprawna realizacja tej zasady ma kluczową rolę, aby ocenić prawidłowość oraz kompletność przeprowadzonej inwentaryzacji (Małkowska D. „Inwentaryzacja od A do Z z uwzględnieniem stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości”, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2017 r., str.14; Świderek I. „Inwentaryzacja w jednostkach budżetowych z wzorcową dokumentacją”, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2016 r., str. 21).

Główna Komisja Orzekająca w Orzeczeniu z dnia 23.02.2012 r. wskazała, że: „przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury jest wieloczynnościowym procesem. Procesu tego nie można podzielić na odrębne części, także w przypadku ustalania odpowiedzialności. Za inwentaryzację przeprowadzoną drogą spisu z natury od początku do końca odpowiada kierownik jednostki (BDF1/4900/3/3/RN-1/12/76).

Według art. 4 ust. 5 uor, kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą.

Wskazać należy ponadto, że po przeprowadzonej w 2016 r. kontroli nr P/41/16 Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 13 m. in. niezwłoczne przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji majątku jednostki, pobieranie oświadczeń od osób odpowiedzialnych materialnie. Pismami z dnia: 03.01.2017 r. i 17.08.2018 r. Dyrektor SP nr 13 poinformował WKiAW m.in. o niezwłocznym uzupełnieniu oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych oraz o zakończeniu i rozliczeniu inwentaryzacji załączając protokół z inwentaryzacji według którego: „Inwentaryzacja była przeprowadzona metodą spisu z natury wg. techniki tradycyjnej ustalając stan faktyczny składników majątkowych na dzień 30.06.2017 r. Komisja inwentaryzacyjna dokonała pełnej wyceny spisanych składników rzeczowych wg. ksiąg inwentarzowych”. W ww. protokole nie wykazano niedoborów ani nadwyżek. Kontrola wykazała jednak, że wbrew powyższym deklaracjom dot. uzupełnienia oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych oraz przeprowadzenia inwentaryzacji przedstawiona do kontroli dokumentacja nie zawierała ww. oświadczeń a spisu z natury w rzeczywistości nie przeprowadzono. Ponadto w toku kontroli nr P/41/16 przekazano kontrolerowi - jako wówczas obowiązującą – „Zakładową instrukcję inwentaryzacyjną” (Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 1/2008 z dnia 01.09.2008 r. Dyrektora ZS nr 13 w Szczecinie ws. ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości z dnia 01.09.2008 r.). Ww. instrukcja zawierała m. in. zapisy dot. obowiązku pobrania przez komisję inwentaryzacyjną oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych. W toku kontroli nr P/19/19 przedstawiono natomiast instrukcję inwentaryzacyjną z dnia 20.05.2009 r. (Załącznik do Zarządzenia nr 3/2009 Dyrektora Zespołu Szkół nr 13 z dnia 20.05.2009 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej) z której usunięto – w porównaniu do poprzedniej instrukcji - zapisy dot. oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych.

 W toku kontroli stwierdzono ponadto, że w dniu 20.04.2017 r. Dzrektor SP nr 13 zawarł umowę o dzieło na kwotę 2.000,00 zł brutto, której przedmiotem było rozliczenie inwentaryzacji wg stanu na dzień 30.06.2017 r. pomimo tego, że zapis pkt 13 zakresu czynności głównego księgowego z dnia 21.12.2016 r. wskazywał, że to do jego obowiązków należało m. in.: „rozliczenie inwentaryzacji składników majątku”. Wskazać należy również, że z przepisu art. 54 ust. 1 uofp wynika, że zadań powierzonych głównemu księgowemu jednostka nie może zlecać podmiotom zewnętrznym na podstawie umów cywilno – prawnych. W ww. przepisie ustawodawca określając zadania głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych posługuje się pojęciem „pracownik” a według art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040) pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

 3. Umowy najmu powierzchni użytkowych

Do kontroli przekazano 12 zawartych w latach 2017-2018 umów najmu powierzchni użytkowych.

W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że w SP nr 13 odbywały się komercyjne zajęcia fitness. Zajęcia prowadzone były we wtorki i piątki w godzinach od 18.00 – 19.30 a odpłatność z tytułu uczestnictwa - wg pozyskanej w toku kontroli ulotki - wynosiła 10,00 zł za godzinę. W związku z udostępnieniem sali oraz sanitariatów jednostka ponosiła koszty związane z: energią elektryczną, opłatami za dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków itp. Na wynajem sali w celu prowadzenia ww. zajęć nie zawarto pisemnej umowy najmu oraz nie odnotowano wpływów z tego tytułu. W związku z powyższym brak było możliwości ustalenia okresu najmu. W ocenie kontroli niezachowanie formy pisemnej umowy niesie za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać na skutek uszkodzenia przedmiotu najmu Z uwagi na fakt, iż przedmiotem umowy najmu, była część nieruchomości stanowiącej własność samorządową, szczególne znaczenie mają zapisy umowne zabezpieczające interes prawny i ekonomiczny gminy (takie jak obowiązek wpłaty kaucji, zapłaty kar umownych, odsetek lub prawo rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym). Obowiązek pobierania czynszu od najemcy wynikał natomiast z art. 659 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U. z 2019 r. poz. 1145) według którego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

W związku z komercyjnym charakterem ww. zajęć fitness Dyrektor SP nr 13 nie mógł nieodpłatnie udostępniać pomieszczeń, ponieważ nieodpłatne użyczenie pomieszczenia mogłoby nastąpić jedynie w przypadku i na zasadach określonych w § 6 ust. 1-3 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.) (zmieniona: Uchwałą  Nr XII/344/07 z dnia 30 lipca 2007 r., Uchwała Nr XXX/749/08 z dnia 18 grudnia 2008 r., Uchwałą Nr XLI/1025/09 z dnia 23 listopada 2009 r., Uchwałą Nr XIX/530/12 z dnia 4 czerwca 2012 r., Uchwałą Nr VIII/128/15 z dnia 26 maja 2015 r.) (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06), według którego jednostka organizacyjna może przekazać nieruchomość do używania wyłącznie w celu prowadzenia gabinetów profilaktyki zdrowotnej lub pomocy przedlekarskiej w jednostkach  oświatowych albo w  innych, szczególnie uzasadnionych przypadkach, wyłącznie w celach niezwiązanych prowadzeniem działalności zarobkowej, po uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta. Biorący do używania jest zwolniony z wszelkich opłat związanych z przedmiotem używania. Prezydent Miasta wyraża zgodę, której mowa w ust. 1, po zapoznaniu się z projektem umowy.

Zawarcie 12 ww. umów najmu nastąpiło z kolei z pominięciem procedury przetargowej. Według § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Jednostka nie przedkładała ponadto Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06. Według § 11 ww. uchwały kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

Wskazać należy również, że według § 1 ust 4 uchwały nr LXIII/1169/06 jednostka organizacyjna której przekazano nieruchomość w trwały zarząd (…) jest zobowiązana do gospodarowania tą nieruchomością w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki, (…).

Wszystkie poddane kontroli umowy zawierały zapis o prawie do naliczenia przez wynajmującego odsetek ustawowych w razie opóźnień w zapłacie należności wynikających z umowy. SP nr 13 korzystało z ww. uprawnienia i naliczało odsetki ustawowe w przypadku opóźnień w zapłacie należności wynikających z umów.

Wszystkie objęte kontrolą umowy były zaopiniowane pod kątem formalno prawnym przez radcę prawnego UM Szczecin.

 4. Wydatki

Kontrolerzy dokonali przeglądu wydatków dokonanych przez jednostkę w okresie styczeń 2014 r. – kwiecień 2019 r. Szczegółową kontrolą objęto 137 celowo dobranych faktur zakupu (z uwagi na ilość powtarzających się faktur wystawionych przez poszczególnych kontrahentów) na łączną kwotę 243.782,86 zł.

Ustalono, że jednostka dokonywała zakupów towarów i usług, które w opinii kontroli uznać należało za nieuzasadnione, tj.:

• zlecanie usług dot. comiesięcznej konserwacji i przeglądów kotłowni wraz z węzłem pomiarowym w budynku SP nr 13 (łączne wydatki w okresie styczeń 2014 r. – kwiecień 2019 r. 27.367,50 zł). Jednostka posiada 2 kotły gazowe o mocy 140 kw oraz jeden o mocy 160 kw. Do 2015 r. istniał ustawowy obowiązek wykonywania co najmniej raz na dwa lata kontroli okresowej stanu technicznego takich kotłów. Aktualnie wymóg ustawowy został zniesiony a większość producentów zaleca przegląd kotła raz do roku;
• zakup w okresie objętym kontrolą 98 opakowań druku polecenia przelewu za łączną kwotę 1.709,19 zł. Główny księgowy, do każdej operacji zapłaty wykonywanej poprzez elektroniczny system bankowy, dodatkowo ręcznie wystawiał polecenie przelewu na którym dokonywał dekretacji. W opinii kontroli było to działanie zbędne, dekrety powinny być wykonywane na wyciągach bankowych lub jako wydruk z systemu księgowego;
• zakup w dniu 30.12.2016 r. komputera lenovo G51-3580M za kwotę 1.120,00 zł. Do dnia 11.06.2019 r. (tj. dnia przeprowadzenia oględzin) ww. komputer znajdował się oryginalnie zapakowany, nieużywany w szafie w sekretariacie. Po upływie 2,5 roku, oprogramowanie komputera stało się nieaktualne a sam sprzęt stracił na wartości;
• zakup w 2017 r. 10 szt. sztalug drewnianych oraz 5 szt. tablic ogłoszeniowych zamykanych za łączną kwotę 2.990,00 zł (w tym: sztalugi 990,00 zł). W toku przeprowadzonych w dniu 11.06.2019 r. oględzin ustalono, że ww. wyposażenie było nieużywane i od dnia zakupu znajdowało się nierozpakowane w piwnicy jednostki. Wg. wyjaśnień Dyrektora SP nr 13 i pracowników SP nr 13, bardzo słaba jakość sztalug nie pozwala na ich używanie (kontrolerzy w toku kontroli ustalili, że cena tożsamych sztalug oscylowała w granicach 27,00 zł do 30,00 zł). W przypadku tablic ogłoszeniowych Dyrektor SP nr 13 wyjaśnił, że „zmieniła się koncepcja”;
• zlecanie napraw i usług związanych z instalacją elektryczną (np.: naprawa i montaż opraw awaryjnych w szatni szkoły, wykonanie zasilania do pieca w kuchni, zamontowanie skrzynki zasilającej, wykonanie części kanalizacyjnej do w/w pieca, montaż wentylatorów wywiewnych w pomieszczeniach WC)  podmiotowi zewnętrznemu, pomimo posiadania stosownych uprawnień przez konserwatora zatrudnionego w jednostce - łączna kwota poniesionych wydatków: 3.678,63 zł;
• zakup 35m² kafelek oraz 5 opakowań gresu do remontu schodów prowadzących do przedszkola, których rzeczywista powierzchnia wynosi 6,42 m² – koszt usługi wraz z kosztem materiałów wyniósł 4.899,11 zł (w tym robocizna 4.000,00 zł).

Stwierdzono ponadto, że SP nr 13 dokonała zapłaty 2 faktur na łączną kwotę 1.447,54 zł tj.:

1. naprawa i konserwacja 2 szt. drukarek – faktura z dnia 29.12.2017 na kwotę 639,58 zł (zw. dalej fakturą nr 1),
2. usunięcie awarii wentylacji w pomieszczeniach kuchni i stołówki -   faktura z dnia 28.12.2017 r. na kwotę 807,96 zł (zw. dalej fakturą nr 2),

w sytuacji gdzie usługi te nie zostały faktycznie wykonane. Jednostka nie posiadała żadnych dokumentów potwierdzających wykonanie ww. usług, ponadto w dniu 25.06.2019 r. kierownik gospodarczy odnośnie faktury nr 1 wskazał, że: „na koniec roku w paragrafie na usługach zostały pieniądze, więc przez głównego księgowego wykonany został telefon do Pana J. żeby wystawił taką fakturę. (…) w tym czasie przebywałam na urlopie”. W przypadku faktury nr 2, z przedstawionej do kontroli dokumentacji i uzyskanych wyjaśnień wynikało, że w 2017 r. nie było awarii wentylacji. Podkreślić należy, że zarówno faktura nr 1 jak i nr 2 zostały poddane kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzone do zapłaty przez Dyrektora SP nr 13 i głównego księgowego.

Dokonanie wszystkich ww. wydatków stało w sprzeczności z art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

Kontrola realizacji zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych, wykazała, że w przypadku zamówień, których wartość przekroczyła 3.000 zł brutto (dot. cyklicznego wykonywania usług konserwacji i przeglądów kotłowni wraz z węzłem pomiarowym, zakupów wyposażenia szkoły, przyszkolnego placu zabaw – na łączną kwotę 114.376,61 zł) nie przeprowadzano analizy rynku i nie sporządzano na tą okoliczność notatek służbowych, w których udokumentowany zostałby fakt dokonania analizy rynku. to powyższe było niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, według którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Obowiązek sporządzania notatek służbowych wynika z kolei z § 11 ust. 4 pkt 2-3 i 5 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, według którego udzielając zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji w zakresie udzielanych zamówień publicznych był kierownik gospodarczy.

 6. Przeglądy budowlane i książka obiektu budowlanego.

Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanu technicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycję art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz.U. z 2019 r. poz. 1186) (zw. dalej pbu).

Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego budynku był odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było zgodne z § 5 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 r. poz. 120 nr 1134), wg którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 pbu.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W pozostałym zakresie ustalono, że przestrzegano terminów przeprowadzania przeglądów i kontroli budowlanych,

 6. Inne obszary.

Kontrolą objęto również: prawidłowość przeprowadzenia naboru na stanowisko głównego księgowego SP nr 13, prowadzenie księgi korespondencyjnej, gospodarkę środkami finansowymi pochodzącymi z wpłat od uczestników półkolonii oraz funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.              

Ogłoszone przez Dyrektora SP nr 13 w latach 2017 – 2018 trzy konkursy na stanowisko głównego księgowego przeprowadzone były z naruszeniem zasad otwartości i konkurencyjności. Powyższe zasady zostały naruszone poprzez:

 - nie rozpatrzenie ofert - w 2018 roku przeprowadzono dwa nabory. Na pierwszy z powyższych naborów wpłynęła jedna oferta, na drugi natomiast dwie. Pomimo tego, że ww. oferty zostały złożone przed upływem terminu składania to do dnia 13.06.2019 r. znajdowały się one w nieotwartych kopertach w sejfie SP nr 13,

- nie zamieszczenie wyników ww. konkursów na stronach BIP UM Szczecin.

Kontrola wykazała także, że w SP nr 13 nie było dokumentacji potwierdzającej stosowanie w jednostce zasad naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, opisanych w ustawie z dnia 31.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282), w tym: ogłoszenie o wynikach naboru oraz protokół z przeprowadzonego naboru. Tym samym, osoba zatrudniona przez Dyrektora SP nr 13 tj. główny księgowy zatrudniona została wbrew zasadzie zapisanej w art. 11 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, według której nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny.

Stwierdzono również, nieprawidłowości w gospodarowaniu środkami finansowymi pochodzącymi z wpłat od uczestników półkolonii zorganizowanych przez SP nr 13 w okresie czerwiec – sierpień 2018 r. W toku kontroli ustalono że: rodzice/opiekunowie uczestników z tytułu uczestnictwa wnieśli opłaty w wysokości 150 zł za dziecko; w jednostce nie funkcjonowało subkonto do rozliczeń związanych z półkoloniami; na organizację powyższych półkolonii jednostka otrzymała również dotacje z Budżetu Gminy Miasto Szczecin (ww. dotacje otrzymano na pokrycie kosztów związanych z zatrudnieniem kadry pedagogicznej i nie były one przedmiotem niniejszej kontroli).

Według kosztów rzeczywistych poniesionych przez SP nr 13 z rachunku wrd koszty wyżywienia uczestników na turnusie czerwcowym wyniosły 2.515,58 zł (faktury zakupu opłacono przelewem). Dzienna stawka żywieniowa uczestnika wyniosła 11,18 zł. Natomiast według przesłanego do Wydziału Oświaty UM sprawozdania koszty wyżywienia uczestników wyniosły 1.445 zł, a dzienna stawka żywieniowa wyniosła 6,42 zł.

W trakcie trwania drugiego turnusu półkolonii w 2018 r. koszty wyżywienia wyniosły 999,31 zł. Produkty spożywcze zostały zakupione przez pracownika kuchni ze środków własnych za gotówkę w dniach 20-23.08.2018 r. Pracownik nie otrzymał zaliczki na zakup żywności. Zwrot środków pracownikowi nastąpił dopiero w dniu 18.09.2018 r. Na dzień 20.08.2018 r. tj. dzień rozpoczęcia drugiego turnusu półkolonii stan środków na rachunku bankowym SP nr 13 wynosił 0,00 zł. Brak środków na rachunku bankowym spowodowany był nieprawidłową gospodarką finansową polegającą na dokonaniu - na polecenie głównego księgowego - nadmiernych wydatków na wyżywienie uczestników pierwszego turnusu półkolonii.

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w latach 2018-2019 rolę administratora systemu, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą pełnił główny księgowy SP nr 13, natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

W toku kontroli ustalono ponadto, że w jednostce do dnia 25.06.2019 r. nie prowadzono księgi korespondencji przychodzącej. Funkcjonująca w SP nr 13 księga uwzględniała jedynie korespondencję wychodzącą. W trakcie trwania kontroli, tj. od dnia 26.06.2019 r. na polecenie wicedyrektora szkoły w książce korespondencji rozpoczęto rejestrację korespondencji przychodzącej. Powyższe było niezgodne z zapisami obowiązującej w jednostce „Instrukcji kancelaryjnej”, według której do podstawowych czynności kancelaryjnych należy ewidencjonowanie i rejestrowanie korespondencji.

Osobą odpowiedzialną za powyższe był sekretarz szkoły. Według podpisanego (brak daty podpisu) zakresu czynności i obowiązków sekretarz szkoły odpowiedzialny był m.in. za: przyjmowanie, wysyłanie oraz rejestrację korespondencji. Według złożonych przez sekretarza szkoły wyjaśnień korespondencja przychodząca nie była rejestrowana na polecenie kierownika gospodarczego. Ustalono ponadto, że o powyższym Dyrektor SP nr 13 był przez pracowników poinformowany.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. uzupełnić brakujące księgi rachunkowe i prowadzić je (w tym księgi inwentarzowe) rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,
2. przeprowadzić inwentaryzację majątku zgodnie z uor,
3. powierzać obowiązki głównemu księgowemu zgodnie z zapisami art. 54 ust. 1 uofp,
4. oznaczyć wszystkie składniki majątku w sposób umożliwiający ich powiązanie z poszczególnymi zapisami ksiąg inwentarzowych,
5. dokonywać poprawek w księgach inwentarzowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor,
6. nie zawierać umów z podmiotami zewnętrznymi na wykonywanie prac wskazanych w zakresach czynności poszczególnych pracowników SP nr 13,
7. stosować procedury przetargowe – przy zawieraniu umów najmu - zgodnie z uchwałą nr LXIII/1169/06 (z uwzględnieniem późniejszych zmian w szczególności uchwały VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin),
8. przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (w sposób i terminach określonych uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin),
9. każdorazowo zawierać umowy najmu przy zachowaniu formy pisemnej, 
10. każdorazowo przeprowadzać analizę rynku i sporządzać notatki służbowe zgodnie z zarządzeniem w sprawie zamówień,
11. dokonywać wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad wskazanych w ustawie o finansach publicznych,
12. stosować w SP nr 13 zasady naboru na wolne stanowiska urzędnicze, zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych,
13. utworzyć subkonto do rozliczeń związanych z półkoloniami,
14. nadaćrolę administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.