Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w lutym 2019 r. przeprowadził w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin (zw. WSS) w zakresie wydawania legitymacji potwierdzających uprawnienia do bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej przez honorowych dawców krwi.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05.03.2019 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Wydziale Spraw Społecznych (zw. dalej WSS) w zakresie wydawania legitymacji potwierdzających uprawnienia do bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej przez honorowych dawców krwi stwierdzono, że: 

• w 9. przypadkachwydawano legitymacje po przedstawieniu przez wnioskodawców niewłaściwego zaświadczenia potwierdzającego czas oraz ilość honorowego oddawania krwi,
• w 22. przypadkach termin załatwienia sprawy, ustalony na podstawie prowadzonego rejestru BOI, był dłuższy niż 7 dni,
• nie zaktualizowano wzoru wniosku o wydanie legitymacji w zakresie podstawy prawnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych wnioskodawcy,
• nie dokonywano adnotacji w zakresie niepodlegania opłacie skarbowej,
• rejestr BOI – spraw załatwionych nie był prowadzony na bieżąco, w wyniku czego daty, które były w nim wskazywane nie określały faktycznego terminu rozpoznania sprawy.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień w zakresie wydawania legitymacji, w szczególności:

• wszyscy wnioskodawcy, którym wydano legitymacje oddawali krew lub inne jej składnik przez co najmniej 10 lat, w ilości co najmniej 15 litrów,
• legitymacje wydawano po przedstawieniu przez wnioskodawcę prawidłowo wypełnionego wniosku wraz z kompletem załączników,
• w przypadku nie spełnienia przez wnioskodawcę warunków do uzyskania legitymacji wydawano postanowienie odmowne, zawierające elementy wymagane ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.),
• prowadzono rejestr wydanych legitymacji zgodnie z pkt 7 regulaminu  uprawnień do bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej w Szczecinie przez honorowych dawców krwi (stanowiącym Załącznik Nr 1 do uchwały nr XXXVI/1082/13 Rady Miasta Szczecin). 

Według § 13 ust. 2 pkt 15 Zarządzenia nr 67/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 9 lutego 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin do zadań Wydziału Spraw Społecznych UM Szczecin należało wydawanie legitymacji potwierdzających uprawnienia do bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej przez honorowych dawców krwi.

Uchwałą Nr XLI/775/05 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 czerwca 2005 r. w sprawie bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej przez honorowych dawców krwi (Z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Uchwały Nr XXXVI/1082/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie zmiany uchwały Nr XLI/775/05 z dnia 20 czerwca 2005 r. w sprawie bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej przez honorowych dawców krwi, zw. dalej uchwałą w sprawie bezpłatnego korzystania z komunikacji miejskiej), przyznano honorowym dawcom krwi, którzy przez okres co najmniej 10 lat oddali honorowo minimum 15 litrów krwi lub odpowiadającątej objętości ilość innych jej składników,uprawnienie do bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej w Szczecinie. Zasady przyznawania honorowym dawcom krwi uprawnienia do bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej określał Regulamin stanowiący Załącznik Nr 1 do ww. uchwały (zw. dalej regulaminem).

Kontrolą objęto prawidłowość wydawania przez Wydział Spraw Społecznych zaświadczeń (tj. legitymacji) poświadczających uprawnienia do bezpłatnego przejazdu środkami komunikacji miejskiej w Szczecinie, a także prawidłowość prowadzenia rejestru wydanych legitymacji oraz sposób postępowania WSS z kartami służącymi do produkcji legitymacji. Na podstawie losowej metody doboru próby, Kontrolą objęto 52 z 517 (tj. 10,06 %) – losowo wybranych wniosków o wydanie legitymacji złożonych w 2017 r. oraz 44 z 435 (tj. 10,11 %) – losowo wybranych wniosków złożonych w 2018 r. W następstwie rozpoznania ww. wniosków wydano 95 legitymacji oraz 1 postanowienie o odmowie wydania legitymacji. Liczbę złożonych wniosków w okresie od dnia 01.01.2017 r. do dnia 31.12.2018 r. ustalono na podstawie wydruku z rejestru BOI, zarejestrowanych na procedury WSS III.

Kontrola wykazała, że w 9. przypadkach wydano legitymacje uprawniające do bezpłatnego korzystania z przejazdów komunikacją miejską, pomimo iż wnioskodawcy przedstawili niewłaściwe zaświadczenie. Według pkt 5 ppkt 6 regulaminu, do wniosku należało załączyć zaświadczenie potwierdzające czas oraz ilość honorowego oddawania krwi lub odpowiadającą tej objętości ilość innych jej składników, wydane przez dyrektora Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa (bądź jego następcę prawnego) (zw. dalej RCKiK). W ww. przypadkach wnioskodawcy przedłożyli zaświadczenia wydawane przez dyrektora Wojskowego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej (zw. dalej WCKiK).
W ocenie kontroli, pomimo iż przedkładane zaświadczenia z WCKiK zawierały tożsame informacje co zaświadczenia z RCKiK (w tym czas oddawania krwi oraz jej ilość), to ustawa z dnia 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi (Dz.U. z 2017 r. poz. 1371 ze zm.) w art. 4 ust. 3 wyraźnie rozróżnia powyższe jednostki organizacyjne publicznej służby krwi, a ponadto Rada Miasta posiadała swobodę w sformułowaniu warunków formalnych, których spełnienie determinowało uzyskanie stosownej legitymacji. W ocenie kontroli należałoby rozważyć podjęcie inicjatywy uchwałodawczej w celu zmiany przedmiotowego zapisu uchwały, tak aby zaświadczenia wydawane na potrzeby uzyskania legitymacji przez dyrektorów innych jednostek organizacyjnych publicznej służby krwi miały równy status formalno-prawny, co zaświadczenia wydawane przez dyrektora RCKiK

W wyniku kontroli stwierdzono, że w żadnym przypadku poddanym kontroli na wniosku o wydanie legitymacji uprawniającej do korzystania z bezpłatnych przejazdów środkami komunikacji miejskiej przez honorowych dawców krwi nie zamieszczono stosownej adnotacji o niepodleganiu opłacie skarbowej. Według § 5 ust. 1 w zw. z § 4 ust. 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz.U. Nr 187, poz. 1330) jeżeli w wyniku dokonania czynności urzędowej nie jest wydawany dokument stosowną adnotację, organ zamieszcza na wniosku.

Kontrola wykazała również, że w 22. przypadkach termin rozpatrzenia spraw był dłuższy niż 7 dni, co było niezgodne z art. 217 ust. 3 kodeksu postępowania administracyjnego.  Powyższe uchybienie ustalono wyłącznie na podstawie wydruku z rejestru BOI (wykaz spraw załatwionych za rok 2017i 2018 rok), ponieważ poza informacjami zawartymi w wykazie nie były wydawane inne dokumenty (oprócz legitymacji), które wskazywałby na rzeczywisty termin rozpatrzenia sprawy. W związku z powyższym przekroczenie terminu załatwienia sprawy mogło wynikać również. z braku bieżąco aktualizowania rejestru BOI – spraw załatwionych, w wyniku czego daty rozpatrzenia spraw, które były w nim wskazywane nie określały faktycznego terminu ich rozpoznania, a termin ich odnotowania w wykazie. O powyższym świadczy chociażby to, że w 15. przypadkach odbiór legitymacji (własnoręczny podpis wnioskodawcy wraz z datą) nastąpił szybciej niż rozpatrzenie sprawy (data wskazana w prowadzonym rejestrze).

Podczas kontroli ustalono, także inne uchybienia o mniejszej istotności, które nie miały bezpośredniego wpływu na prawidłowość wydawania legitymacji dla honorowych dawców krwi, tj.:

• numeracja w rejestrze wydanych legitymacji za rok 2018 nie była prowadzona poprawnie (tj. w sposób ciągły), nie miało to jednak wpływu na numerację legitymacji, która była nadawana właściwie, (zgodnie z kolejnością ich wydawania),
• liczba spraw odnotowana w rejestrze BOI - wykazie spraw załatwionych w latach 2017 – 2018 nie pokrywała się z liczbą spraw wykazaną w rejestrze wydanych legitymacji za rok 2017 i 2018, co było wynikiem zakwalifikowania niektórych wniosków na korespondencję „różną”, a nie prawidłowo na procedurę WSS-III, w przypadku jednej ze spraw odnotowanej w rejestrze wydanych legitymacji nie został wskazany numer legitymacji, pomimo wskazania, że sprawa została rozpatrzona pozytywnie.

W toku kontroli stwierdzono, że we wzorze wniosku o wydanie legitymacji uprawniającej honorowych dawców krwi do bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej (WSS-3), jako podstawę prawną dotyczącą wyrażania zgody na gromadzenie i publikowanie (tj. w ocenie kontroli przetwarzanie) danych osobowych wskazywana została nieobowiązująca obecnie ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Ww. ustawa utraciła moc obowiązującą w zakresie przetwarzania danych osobowych (m.in. na potrzeby wydawania przedmiotowych legitymacji), z dniem 25 maja 2018 r. a w jej miejsce została ustanowiona ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.). Do dnia rozpoczęcia kontroli WSS nie zaktualizował ww. wniosku, w przedmiotowym zakresie.

Plastikowe karty służące do wykonania legitymacji każdorazowo pobierano z magazynu Urzędu Miasta przez upoważnionego pracownika, jednakże nie była prowadzona ich szczegółowa ewidencja, ponieważ nie zostały zakwalifikowane jako druki ścisłego zarachowania w Zarządzeniu Nr 41/15 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości. Legitymacje uprawniające do przejazdu nie posiadały fizycznych zabezpieczeń, minimalizujących możliwość produkcji kart podobnych do wyżej wymienionych blankietów legitymacyjnych przez osoby nieuprawnione. W ocenie kontroli legitymacje, które są nośnikiem uprawnień  do darmowych przejazdów środkami komunikacji miejskiej  powinny posiadać stosowne zabezpieczenia fizyczne, które mogłyby zminimalizować ryzyko sfałszowania ich czy też podrobienia przez podmiot nieupoważniony. (W Szczecinie funkcjonuje np. Szczecińska Karta Aglomeracyjna oraz Szczecińska Karta Rodzinna, które posiadają możliwość nadawania uprawnień do darmowych przejazdów dla różnych grup np. uczniów, karty te są personalizowane, a posługiwanie się nimi wymaga aktywowania w odpowiednim systemie.)

 W pozostałym zakresie ustalono, m.in. że:

• wszyscy wnioskodawcy, którym wydano legitymacje oddawali krew lub inne jej składnik przez co najmniej 10 lat, w ilości co najmniej 15 litrów,
• legitymacje wydawano po przedstawieniu przez wnioskodawcę prawidłowo wypełnionego wniosku wraz z kompletem załączników,
• w przypadku nie spełnienia przez wnioskodawcę warunków do uzyskania legitymacji wydawano postanowienie odmowne, zawierające elementy wymagane kodeksem postępowania administracyjnego,
• prowadzono rejestr wydanych legitymacji zgodnie z pkt 7 regulaminu  uprawnień do bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej w Szczecinie przez honorowych dawców krwi.

II.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. zaktualizowanie wzoru wniosku o wydanie legitymacji w zakresie prawidłowej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych wnioskodawców, 
2. wydawanie legitymacji po przedstawieniu przez wnioskodawcę właściwego zaświadczenia potwierdzającego czas oraz ilość honorowego oddawani krwi lub podjęcie działań zmierzających do zmiany uchwały w sprawie bezpłatnego korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej przez honorowych dawców,
3. wydawanie legitymacji w terminie nie dłuższym niż 7 dni, bądź,prowadzenia rejestru BOI - wykazu spraw załatwionych na bieżąco tj. w taki sposób, aby z rejestru wynikał faktyczny terminu rozpoznania sprawy,
4. rejestrowanie wniosków według prawidłowo oznaczonej procedury,
5. każdorazowe dokonywanie na wniosku adnotacji w zakresie niepodlegania opłacie skarbowej,
6. prowadzenie numeracji rejestru wydanych legitymacji w sposób ciągły oraz uzupełnianie ww. rejestru o wszystkie wymagane informacje,
7. Podjęcie działań w celu zminimalizowania ryzyka wyprodukowania legitymacji przez podmioty do tego nieupoważnione.