Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od 26.08.2019 r. do 19.09.2019 r. przeprowadził w Przedszkolu Publicznym Nr 65, ul. J. Ch. Paska 34, 71-622 Szczecin, kontrolę w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 19 września 2019 r.Ocena kontrolowanego, zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 października 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

 W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 65 w Szczecinie (zw. dalej PP65) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nienaliczaniu odsetek od przeterminowanych wpłat z tytułu najmu sal,
• podpisaniu aneksu do umowy z podmiotem, z którym nie była podpisana pierwotna umowa,
• braku kontroli merytorycznej i formalno–rachunkowej na wyciągach bankowych oraz fakturach sprzedaży,
• dokonywaniu wydatków bez dowodu źródłowego potwierdzającego powstanie zobowiązania,
• zawieraniu umów dotyczących zobowiązań bez potwierdzenia kontrasygnatą głównego księgowego,
• nieudokumentowaniu czynności inwentaryzacyjnych zgodnie zasadami obowiązującymi w Instrukcji inwentaryzacyjnej,
• prowadzeniu Księgi druków ścisłego zarachowania w sposób nieodzwierciedlający rzeczywistego stanu czeków, 
• braku aktualizacji zapisów oraz podstaw prawnych obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości, w szczególności dotyczących prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera oraz procedur kontroli wewnętrznej i zamówień publicznych,
• nieprzestrzeganiu wszystkich zapisów załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 439/16), w odniesieniu do zasad wystawiania faktur sprzedaży,
• niekorzystanie z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną,
• niewywiązywaniu się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych.

 Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• pobierania opłat z tytułu żywienia dzieci w przedszkolu,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

  II. Oceny cząstkowe

 1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w PP65 w 2018 r. wyniosły ogółem 49.717,91 zł i zaewidencjonowane były w rozdziale 80104.

 Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody w 2018 r. wyniosły ogółem 123.648,98 zł.

      W ramach dochodów za 2018 r. kontroli poddano:

• 3. umowy najmu oraz 1. aneks do umowy, obowiązujące w 2018 r. oraz dochody uzyskane z tytułu najmu, tj. 100% dochodów na § 0750 w kwocie 2.091,00 zł,
• umowy cywilno-prawne zawarte z rodzicami i opiekunami na rok szkolny 2017/2018 oraz wynikające z tych umów przypisy należności i wpłaty dotyczące wyżywienia za październik 2018 r. w kwocie ogółem 5.226,00 zł, zaewidencjonowane na § 0670, jak również rozliczenie nadpłat lub niedopłat wynikających z rozliczenia za październik 2018 r. dla 50 dzieci,
• wpływy z pozostałych odsetek zaewidencjonowane na § 0920 w kwocie 93,05 zł,
• wpływy z różnych dochodów (wynagrodzenie płatnika) zaewidencjonowane na § 0970 w kwocie 208,00 zł.

W toku kontroli ustalono, że w przypadku 2. faktur sprzedaży dotyczących wynajmu pomieszczeń na łączną kwotę 246,00 zł, zapłata nastąpiła po terminie wynikającym z faktury. Opóźnienie w płatnościach wynosiło od 1 do 3 dni. Od ww. opłat z tytułu najmu pomieszczeń zapłaconych po terminie nie zostały naliczone odsetki za nieterminowe uregulowanie należności. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz.869 ze zm.), zwana dalej uofp, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny oraz terminowego podejmowania w  stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania oraz § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, w zw. z art. 40 ust. 2 pkt. 3 uofp, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur najemcom oraz naliczanie odsetek była główna księgowa.

W dniu 10.11.2017 r. podpisała Pani aneks do umowy najmu nr 1/2017 z dnia 2.11.2017 r., z którym nie była podpisana pierwotna umowa. Pierwotna umowa zawarta na okres od 2.11.2017 r. do 30.06.2018 r., dotyczyła najmu sali położonej w budynku przedszkola w celu prowadzenia zajęć edukacyjnych. Przedmiotowy aneks do umowy dokonywał zmian tylko w zakresie podmiotu (strony), z którym zawarto umowę. Podpisanie ww. umowy nazwanej „aneksem”, powodującej przeniesienie na nowego kontrahenta praw i obowiązków wynikających z umowy zawartej z innym podmiotem, pozostawało w sprzeczności z istotą Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zw. dalej uchwałą Nr LXIII/1169/06(ze szczególnym uwzględnieniem zmian do ww. uchwały wprowadzonych uchwałami nr XLI/1025/09 oraz nr VIII/128/15), która w § 4 w zw. z § 8 wskazywała, że podstawową formą oddania przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem był przetarg zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami, a odstąpienie od obowiązku przeprowadzenia przetargu możliwe było tylko w ściśle określonych przypadkach.

Za powyższe ponosi odpowiedzialność Pani, jako kierownik jednostki.

    Wpłaty objęte kontrolą z tytułu odpłatności za korzystanie z wyżywienia w październiku 2018 r. oraz wpływy z pozostałych dochodów zaewidencjonowanych na § 0970 zostały prawidłowo wniesione i zaewidencjonowane.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. wykazano pozostałe należności z tytułu dostaw i usług (gospodarstwa domowe – należność za żywienie) w kwocie 2,00 zł oraz w tej samej kwocie należności netto w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r.       

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową. 

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP65 w wysokości 1.360.438,00 zł zrealizowane zostały w 98,43 %, tj. w kwocie 1.339.099,75 zł (środki budżetowe na kwotę 1.215.450,77 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 123.648,98 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 45 źródłowych dowodów księgowych (faktur) wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na łączną kwotę 73.368,24 zł, co stanowiło 5,48% wydatków jednostki ogółem, w tym sfinansowanych ze środków budżetowych w wys. 66.417,00 zł oraz ze środków wydzielonego rachunku dochodów w wys. 6.951,24 zł,
• 2 raporty kasowe,
• 4 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku,
• 11 umów dotyczących wydatków.  

 W przypadku 6. faktur zakupu na wartość ogółem 4.496,86 zł, zapłata zobowiązanie nastąpiła po terminie wskazanym na fakturze. Opóźnienia w płatnościach dotyczyły od 4 do 30 dni. Dostawcy nie naliczyli odsetek za nieterminowe uregulowanie zobowiązań wynikających z wystawionych faktur. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W przypadku 1. faktury dotyczącej wydatków na zakup tablicy z logiem przedszkola, na fakturze nie został naniesiony numer inwentarza, tj. nie wskazano na powiązanie księgi głównej z księgą inwentarzową. Środek trwały został wprowadzony do ewidencji pozostałych środków trwałych.

 W toku kontroli stwierdzono, że na wyciągach bankowych dotyczących operacji gospodarczych nie było podpisu dyrektora potwierdzającego sprawdzenie operacji pod względem merytorycznym. Na wyciągach bankowych widniały tylko wskazania dekretacyjne oraz parafa głównej księgowej. Brak potwierdzenia na dowodzie księgowym wykonanych kontroli: merytorycznej, formalnej i rachunkowej jest niezgodny z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zw. dalej uor.

W przypadku 4. faktur dotyczących zajęć dodatkowych z języka angielskiego, wystawionych na ogólną wartość 3.127,50 zł, zapłata nastąpiła przed datą wystawienia faktur. W momencie zapłaty jednostka nie posiadała faktur potwierdzających powstanie zobowiązania. Faktury dotyczące świadczenia usługi,zostały wystawione na podstawie dwóch umówzawartych w 2018 r. Zgodnie z zapisami § 4 pkt. 5 i 6 umów, wynagrodzenie zleceniodawcy będzie płatne na podstawie wystawionej przez niego faktury/rachunku za każdy miesiąc w terminie 14 dni od jej doręczenia (…). Faktury/rachunki, będą każdorazowo wystawiane na podstawie podpisanego przez obie strony protokołu, stanowiącego potwierdzenie prawidłowego wykonania usług, nie później niż w terminie 7 dni od popisania przez strony protokołu. W 2. przypadkach, płatność została zrealizowana po dacie podpisania protokołu, potwierdzającego wykonanie usługi. W pozostałych 2. przypadkach, nie można stwierdzić daty odbioru usługi, gdyż protokoły były podpisane przez Panią bez potwierdzenia daty podpisu (daty sporządzenia protokołu/przyjęcia usługi).Zapisy umów nie przewidywały możliwości zaliczkowania usług.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”: zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów.

Na podstawie przepisu art. 44 ust. 3 pkt 3 ufp, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Osobami odpowiedzialnymi za zatwierdzenie do wypłaty oraz realizację przelewów za powyższe usługi, była Pani oraz główna księgowa.

Umowy objęte kontrolą nie posiadały kontrasygnaty głównego księgowego. Zgodnie z art. 54 ust. 3 uof, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza m.in., że nie zgłasza on zastrzeżeń do zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych jednostki.

Za powyższe ponosi odpowiedzialność Pani, jako kierownik jednostki.

Wszystkie skontrolowane faktury były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Pozostałe płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach, a wszystkie objęte kontrolą zakupione środki trwałe i pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

Wszystkie skontrolowane umowy zostały podpisane przez dyrektora PP65. Zapisy umów zostały uzgodnione pod względem formalno-prawnym  z radcą prawnym UM.

2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2018 r., w łącznej kwocie 95.678,76 zł,uregulowane w 2018 r. Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania z tytułu:

- wynagrodzeń (w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne) w kwocie 70.895,20 zł,

- składek ZUS w kwocie 22.652,32 zł,

- dostaw towarów i usług (energia) w kwocie 2.131,24 zł

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast wsprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano zobowiązania jednostki dotyczące nadpłaty rodziców/opiekunów z tytułu żywienia dzieci oraz faktur dotyczących zakupów żywnościowych w kwocie 6.336,30 zł.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia 

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 25. pracowników zatrudnionych w 2018 r., tj. 16 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 161.789,63 zł, tj. 19,75 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 873.126,13 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 10.849,88 zł, tj. 16,6 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 53.825,42 zł.  

W przypadku wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia  naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2018 r. wypłacone zostało w prawidłowej wysokości.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 69.146,00 zł.

   Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 323.397,93 zł.

Kontroli dokonano w zakresie zgodności dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS PDRA oraz terminowości tych wpłat w okresie 12 miesięcy: od stycznia do grudnia 2018 r.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).

W 2018 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.) oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Według deklaracji PIT-4R za 2018 r., wynagrodzenie z tego tytułu wyniosło 208 zł.

  5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 49.717,91 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 1.215.450,77 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 123.648,98 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę 2,00 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 80.180 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 1.215.548,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 259.617,00 zł (dokonano 14 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 144.890 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 23.690 zł (dokonano 4 zmian planu).

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty  w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

    Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. (z uwzględnieniem zmian) w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2018 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PP65 Instrukcją inwentaryzacyjną. Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

W toku kontroli stwierdzono:

• Jednostka nie sporządziła sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury na koniec 2018 r. oraz protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji na koniec 2018 r. Sporządzenie powyższych dokumentów wg określonych wzorów, było wymagane zapisami instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którą powyższe dokumenty stanowią załączniki do instrukcji. Wymóg sporządzenia sprawozdanie przez zespół spisowy po zakończeniu inwentaryzacji, został określony w pkt. 29 instrukcji inwentaryzacyjnej;
• W przypadku Księgi druków ścisłego zarachowania prowadzonej dla następujących kont: „budżet”, „WRD”, „socjalne” i konto „pomocnicze”, stany czeków wykazane w księdze dla ww. kont, nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego i nie były zgodne z przeprowadzonym spisem z natury na dzień 03.01.2019 r. Wg wyjaśnień intendenta, stany wykazane w księdze nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego czeków z powodu przyjętego sposobu ewidencji.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania był intendent zatrudniony w PP65.

Pełny spis z natury majątku jednostki przeprowadzony został na dzień 31.12.2016 roku. W dniu 03.11.2018 r. zarządzeniem nr 15/12/18 dyrektor PP65 powołał Komisję inwentaryzacyjną do inwentaryzacji rocznej na dzień 31.12.2018 r. Inwentaryzacja na dzień 31.12.2018 r. została przeprowadzona zgodnie z powyższym zarządzeniem oraz zapisami art. 26 ust. 1 i 3 uor dotyczącymi metod i terminów inwentaryzacji.

Ponadto stwierdzono, że wartość materiałów wynikająca ze spisu z natury magazynu żywnościowego w kwocie 1.761,66 zł, była zgodna z saldem konta „310” Materiały na dzień 31.12.2018 r. Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych prowadzonych dla poszczególnych składników majątku trwałego, była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2018 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa 

    W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w PP65 Zasady rachunkowości wraz z Zakładowym planem kont, stanowiącym załącznik do zasad rachunkowości oraz Procedury kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych wraz następującymi załącznikami:

- Regulamin Kontroli Wewnętrznej,

- Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych,

- Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,

- Instrukcja w sprawie gospodarki magazynowej,

- Instrukcja inwentaryzacyjna,

- Instrukcja w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych RB-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez PP65 w Szczecinie.

     Kontroli poddano także obowiązujące w jednostce Procedury udzielania zamówień publicznych,System Zarządzania Bezpieczeństwem Baz Danych (polityka bezpieczeństwa), Regulamin Kontroli Zarządczej, a takżeRegulamin pracy, Regulamin wynagradzania pracowników oraz Regulamin przyznawania dodatku motywacyjnego dla nauczycieli (w zakresie niezbędnym do kontroli w obszarze Zatrudnienie i wynagrodzenia).

Kontrola zapisów obowiązujących w jednostce procedur dotyczących zasad rachunkowości oraz procedur kontroli wewnętrznej wykazała:

• brak uaktualnienia zapisów dotyczących prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera oraz brak dokumentacji wypełniającej zapis art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, zgodnie z którym jednostka prowadząca księgi rachunkowe przy użyciu komputera, powinna posiadać dokumentację zawierającą m.in. wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych, opis systemu informatycznego zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
• w zasadach rachunkowości funkcjonujących w jednostce, nie zostały uregulowane zasady przyporządkowywania dowodów księgowych dotyczących zobowiązań, których zapłata nastąpi w kolejnym okresie sprawozdawczym, do konkretnych okresów sprawozdawczych;
• zasady rachunkowości oraz opis do planu kont nie został zaktualizowany, m.in. w zakresie częstotliwości archiwizacji danych dotyczących zbiorów ksiąg rachunkowych oraz zmian związanych z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług, stosownie do zapisu § 5 pkt 1 i 2 ówcześnie obowiązującego załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (obecnie § 5 pkt 1 i 2 ww. załącznika nr 1 Zarządzenia Nr 439/16 w brzmieniu nadanym załącznikiem do Zarządzenia nr 355/18 z dnia 7 sierpnia 2018 r.) ;
• zasady rachunkowości zawierały nieprecyzyjne zapisy dotyczące spisu z natury oraz rozbieżności w nazewnictwie środków trwałych, zasad ich wyceny i ewidencji materiałów oraz nie uregulowano zasad dotyczących prowadzenia ksiąg pomocniczych dla kont środków trwałych w formie księgi inwentarzowej prowadzonej techniką tradycyjną (ręcznie);
• w zasadach rachunkowości brak formalnego uregulowania stosowanego w jednostce wzoru pieczęci dekretacyjnej;
• w Procedurach Kontroli Wewnętrznej nie wskazano Zakładowego Planu Kont, stanowiącego załącznik nr 2 do ww. procedury;
• w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych brak uaktualnienia wzorów podpisów;
• w Instrukcjisprawie gospodarki magazynowejbrak aktualizacji zapisów na podstawie której w jednostce prowadzony jest zarówno magazyn spożywczy i chemii gospodarczej;
• w Instrukcji inwentaryzacyjnej brakzapisów dotyczących inwentaryzacji czeków oraz innych druków ścisłego zarachowania;
• aktualizacja i modyfikacja zasad rachunkowości dotycząca zmiany planu kont oraz wprowadzenia Instrukcji w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych RB-WS w zakresie wydatków strukturalnych, nie została wprowadzona aneksami do zarządzenia dyrektora, zgodnie z zapisem punktu 2 zarządzenia Nr 2/10 dyrektora PP65 z dnia 26.01.2010 r.

       Procedury zamówień publicznych obowiązujące w jednostce, nie uwzględniały aktualnych zasad udzielania zamówień publicznych określonych w załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w UM Szczecin i jednostkach organizacyjnych GMS ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej UM Szczecin, dotyczących szczegółowej procedury udzielania zamówień oraz wzoru notatki służbowej, tj. opierały się na nieaktualnych zarządzeniach Prezydenta Miasta Szczecin regulujących zasady udzielania zamówień publicznych;

Stwierdzono ponadto, że procedury obowiązujące w PP65 zawierały nieaktualne podstawy prawne.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację była Pani, jako kierownik jednostki.

 Według standardu kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nr 10,  zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, określonego w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r.(Dz.U. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.         

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych w PP65 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2018 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7, 1 korektę deklaracji VAT-7, 12. rejestrów sprzedaży oraz 41 faktur z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli 41. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży, stwierdzono:

• wystawione przez jednostkę faktury wewnętrzne nie zawierały wyrazu „FAKTURA WĘWNĘTRZNA”, co było niezgodne z zapisami § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16;
• faktury sprzedaży VAT wewnętrzne nie były podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz nie posiadały zapisów dekretacyjnych,a procedury obowiązujące w PP65 nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli. Faktury VAT posiadały wyłącznie podpis z pieczęcią głównej księgowej;
• na 29. z 41. faktur sprzedaży,  data wykonania usługi (sprzedaży) była późniejsza niż data wystawienia faktury, ponadto nie przyjęto jednolitej metody wystawiania faktur za dany okres rozliczeniowy;
• na wszystkich fakturach VAT sprzedaży wewnętrznych, nie umieszczono informacji o podstawie zwolnienia z VAT, wymaganego zapisem § 307 załącznika nr 2 do zarządzeniem nr 439/16;
• wszystkie faktury VAT sprzedaży wewnętrzne dotyczące opłat za żywienie i pobyt dzieci w przedszkolu w rubryce „Ilość J. m.” zawierały  zapis: „1,00 miesiąc”. Zgodnie z zapisami § 306 pkt. 8 zarządzenia nr 439/16, faktura powinna zawierać m.in. określenie miary i ilości (liczbę) dostarczanych towarów lub zakres wykonywanych usług.

Za sporządzanie delegacji VAT-7 i rejestrów sprzedaży oraz wystawianie faktur VAT odpowiedzialna była główna księgowa.

W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2018 r. jednostka prowadziła wyłącznie rejestry sprzedaży, tj. nie generowała (nie prowadziła) rejestrów zakupów. Spowodowane było to niekorzystaniem przez PP65 z prawa do odliczenia podatku naliczonego zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Mimo, że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, należy zwrócić uwagę, że PP65 (jak również inne gminne jednostki budżetowe) działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2018 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Kwota naliczonego podatku VAT podlegającego wpłacie przekazywana była terminowo na konto Gminy, tj. do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. 

9. Inne obszary

 W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązała się Pani z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli kontrolujący stwierdził, że w 2018 r. w PP65 przeprowadzono dwie kontrole zewnętrzne przeprowadzone przez Powiatową Stację Sanitarno– Epidemiologiczną, tj. kontrola w dniu 21.03.2018 r. dotycząca kontroli stanu sanitarno-higienicznego placówki oraz w dniu 12.06.2018 r. - dotycząca kontroli w zakresie bezpieczeństwa żywności.

 Stwierdzono, że nie przekazała Pani stosownej informacji dot. kontroli organów zewnętrznych do WKiAW. Powyższe było niezgodne z zapisami §8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW  - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w 2018 r. rolę administratora systemu, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą pełniła Pani, natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecam Dyrektorowi PP65:

1. Zawieranie umów zgodnie z uchwałą Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. oraz stosowanie aneksów do zawieranych umów, tylko w przypadku zmian warunków lub postanowień dotyczących umów.
2. Każdorazowe potwierdzanie sprawdzenia dowodów księgowych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym poprzez umieszczenie na dowodzie adnotacji w formie pieczęci o dokonaniu tych czynności wraz z datą ich dokonania i podpisem osoby upoważnionej.
3. Potwierdzanie przez dyrektora lub osobę upoważnioną daty odbioru na protokołach odbioru wykonania usługi/towaru.
4. Wprowadzanie zmian do zasad rachunkowości w sposób zgodny z zasadami zarządzenia dyrektora PP65 Nr 2/10 z dnia 26.01.2010 r.
5. Dokonywanie wydatków na podstawie dokumentu potwierdzającego powstanie zobowiązania oraz w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
6. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.
7. Wprowadzenie w PP65 procedur udzielania zamówień publicznych zgodnych z zasadami określonymi wZarządzeniu nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r.
8. Prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania w sposób czytelny oraz wykazujący stany rzeczywiste czeków.
9. Przeprowadzenie w trybie pilnym inwentaryzacji czeków oraz przeprowadzanie okresowych kontroli stanu czeków, w tym sposobu prowadzenia księgi druków ścisłego zarachowania.
10. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania oraz uzupełnienia.
11. Potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
12. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu nr 439/16 w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług.
13. Korzystanie z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
14. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.
15. Niezwłoczne przekazywanie do WKiAW wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.