Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 14.06.2019 r. do 19.08.2019 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 47 w Szczecinie przy ul. Jagiellońskiej 59 (zw. dalej SP 47), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 26 sierpnia 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 września 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

               W wyniku kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 47 w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niezgodności kwot ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
• braku ewidencji analitycznej wartości niematerialnych i prawnych,
• nieopiniowaniu zawieranych umów/aneksów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin lub opiniowaniu ich dopiero po podpisaniu,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• monitorowania stanu należności i zobowiązań jednostki,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania do wydziału nadzorującego informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w SP 47 w 2018 r. wyniosło 2.792,12 zł, co stanowiło 70,30 % planowanej kwoty w wysokości 3.972zł. Na dochody budżetowe składały się: w rozdziale 80101 wpływy z: rozliczeń/zwrotów z lat ubiegłych (§ 094 – 1.201,70 zł) i różnych dochodów (§ 097 – 1.086,42 zł) oraz w rozdziale 80103 wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego(§ 066 – 504,00 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2018 r. łącznie 326.830,26 zł, co stanowiło 64,58 % planowanej kwoty w wysokości 506.100,00 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z: opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 53.725,50 zł), różnych opłat (§ 069 – 13.511,40 zł), najmu i dzierżawy składników majątkowych (§ 075 – 43.635,00 zł), usług (§ 083 – 211.971,00 zł), pozostałych odsetek (§ 092 – 210,03 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 3.777,33 zł).

Kontroli poddano wszystkie obowiązujące w SP 47 w 2018 r. umowy najmu (z aneksami) oraz rozrachunki dotyczące 6. z 13. ww. umów pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Skontrolowano dochody na łączną kwotę 32.696,70 zł, tj. 74,93 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z najmu składników majątkowych.    

Ustalono, że wszystkie aneksy (5), zawarte w 2018 r. do umów najmu, nie  zostały przekazane przez kierownika gospodarczego do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, a dodatkowo w 4. przypadkach umowy najmu zostały przekazane do zaopiniowania dopiero po ich podpisaniu, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta przed ich zawarciem-podpisaniem.

W toku kontroli stwierdzono również, że główny księgowy nie naliczył odsetek ustawowych za opóźnienie we wszystkich 2. przypadkach uregulowania należności za najem po terminie (średnio 6 dni opóźnienia). Powyższe naruszało postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 - zw. dalej uofp), wg których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Wszystkie faktury (28), dotyczące objętych kontrolą dochodów, nie zostały podpisane na dowód sprawdzenia, natomiast wszystkie skontrolowane wyciągi bankowe (27) nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm. - zw. dalej uor), zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej.

Stwierdzono ponadto, że w 5. przypadkach na 28 skontrolowanych na fakturach dochodowych główny księgowy wskazał inny termin zapłaty niż określony w umowie.

We wszystkich przypadkach naliczenie należności z tytułu wynajmu pomieszczeń zostało dokonane zgodnie z zapisami umów.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. oraz w sprawozdaniach: Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd i Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, sporządzonych na dzień 31.12.2018 r.,należności ogółem wykazane zostały w kwocie 0,00 zł.

Należności ogółem SP 47 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych wyniosły na dzień 31.12.2018 r. – 24.745,95 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. 

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki SP 47 w wysokości 5.605.926,85 zł zrealizowane zostały w 96,77 %, tj. w kwocie 5.424.926,95 zł (środki budżetowe na kwotę 5.098.096,69 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 326.830,26 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 23 źródłowe dowody księgowe na łączną kwotę 282.998,86 zł, co stanowiło 5,22 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 248.854,91 zł i ze środków wrd w kwocie 34.143,95 zł),
• 15 wyciągów bankowych, 2 raporty kasowe, 5 umów, 4 protokoły przekazania terenu budowy, 5 protokołów odbioru oraz 6 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.

      W 15. przypadkach na 23. objęte kontrolą kierownik gospodarczy nie sporządził na fakturze opisu, który zgodnie z zapisami §13 ust. 7 polityki rachunkowości SP 47, wprowadzonej zarządzeniem nr 24/2017 z 22.12.2017 r., powinien wskazywać cel dokonanego wydatku oraz z jakiego rodzaju czynnością podatkową zakup nią dokumentowany jest związany. Było to niezgodne ponadto z zapisami §4 ust. 5 pkt 3 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, stanowiącej część polityki rachunkowości SP 47, według których na dokumencie należy zamieścić adnotację, zawierającą numer i datę zawartej umowy, a w przypadku braku umowy datę dokonania zlecenia.

Ustalono ponadto, że w 3. przypadkach na 23 skontrolowane, faktury wpływające do jednostki nie zostały zarejestrowane w dzienniku korespondencji, mimo że zgodnie z zapisami §13 ust. 6 ww. polityki rachunkowości SP 47 faktury dotyczące zakupów towarów i usług powinny być stemplowane datą ich wpływu do jednostki, a według postanowień §2 ust. 4 ww. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów faktury, które wpływają do SP 47 powinny być są rejestrowane przez sekretarza szkoły w księdze korespondencji i zawierać m.in.: liczbę porządkową i datę wpływu.

W 1. przypadku na 23. skontrolowane płatność na kwotę 3.690 zł uregulowana została po terminie zapłaty wskazanym w fakturze (potencjalne odsetki 1,42 zł). Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Wszystkie skontrolowane umowy (5) skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Było to niezgodne z zapisami art. 54 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. Osobą odpowiedzialną za sporządzanie i zawieranie umów w SP 47 był kierownik gospodarczy.

Kontrola prowadzonej przez starszą księgową ewidencji wydzielonego rachunku dochodów wykazała, że w 7. na 15  skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe w niej dokonywane nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej.

Ustalono ponadto, że ww. pracownik nie ujął w ewidencji pozostałych środków trwałych zakupu ekspresu ciśnieniowego do kawy w łącznej kwocie 1.659 zł. Było to sprzeczne z zapisami części II pkt 3 załącznika nr 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.), wg którego do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych służy konto 013.

Pozostałe zobowiązania wynikające ze skontrolowanych dowodów księgowych uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

2.2. Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2018 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 375.689,66 zł,uregulowane w I kwartale 2019 r. W skład powyższej kwotywchodziły zobowiązania z tytułu:

• dostaw towarów i usług na kwotę 16.270,07 zł,
• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 300.890,12 zł,
• składek ZUS na kwotę 58.529,47 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. oraz wsprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. nie wykazano zobowiązań. Zobowiązania ogółem wynikające z bilansu SP 47, wyniosły na dzień 31.12.2018 r. – 430.220,56 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej. 

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 80. pracowników zatrudnionych w 2018 r. (wg stanu na dzień 31.12.2018 r.), tj. 6,25 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 277.447,08 zł, tj. 8,32 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 3.336.576,07 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 16.481,03 zł, tj. 7,45% wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 221.220,55 zł.

Stwierdzono, że we wszystkich skontrolowanych przypadkach w części B akt osobowych znajdowały się podania o urlop wypoczynkowy i ewidencja czasu pracy, stanowiące element dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy.Powyższy sposób prowadzenia akt osobowychbył niezgodny z zapisami ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894 ze zm.), według którego dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracowników był sekretarz.

We wszystkich przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 317.081 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.231.373,88 zł.

Składki za maj 2018 r. w wysokości 90.299,85 przekazane zostały przez głównego księgowego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dopiero w dniu 11.06.2018 r. tj. 6 dni po terminie. Nie uregulowano ponadto odsetek za zwłokę w kwocie 119 zł. Było to niezgodne z zapisami art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), wg którego płatnik składek opłaca składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca oraz z postanowieniami art. 23 ust. 1 ww. ustawy, zgodnie z którymi od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika odsetki za zwłokę.

W pozostałych przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. regulowane były w określonych przepisami terminach.SP 47 skorzystała również z prawa do zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego regulowania podatku dochodowego i prawidłowego wypłacania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, w związku z czym uzyskała dochody w łącznej kwocie 1.129,33 zł.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 2.792,12 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 5.098.096,69 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. na kwotę 326.830,26 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. – brak należności.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 3.972 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 5.099.826,85 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 1.614.395,85 zł (dokonano 17. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 506.100 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 125.000 zł (dokonano łącznie 6. zmian).

 Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

 Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. (ze zmianami) w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2018 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 1 protokół z inwentaryzacji kas, 1 protokół z inwentaryzacji magazynu żywności oraz 9 potwierdzeń sald.

W toku kontroli ustalono niezgodność kwot wykazanych w ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych – różnica  22.310,90 zł. Naruszało to zapisy art. 16 ust. 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Stwierdzono ponadto, że nie była prowadzona ewidencja analityczna wartości niematerialnych i prawnych, na kwotę 28.829,74 zł. Naruszało to zapisy art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla wartości niematerialnych i prawnych.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji pozostałych środków trwałych w księgach rachunkowych był główny księgowy, natomiast za ewidencję w księgach inwentarzowych SP 47 dotyczących pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych odpowiadał kierownik gospodarczy.

Dodatkowo w dokumentacji SP 47 nie było oświadczeń składanych przed i po inwentaryzacji przez osoby materialnie odpowiedzialne za kasę i magazyn.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2016. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Polityka rachunkowości (zarządzenie nr 24/2017 dyrektora z dnia 22.12.2017 r.),
2. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, stanowiąca część polityki rachunkowości,
3. Rejestr pieczątek i podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów dotyczących operacji gospodarczych,
4. Standardy kontroli zarządczej (zarządzenie nr 24/2017 dyrektora z dnia 22.12.2017 r.).

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja SP 47 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowościnie zawierała: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, ani opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Ujęto jedynie wykaz stosowanych programów wraz z wskazaniem nieaktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Nie wskazano ponadto osób odpowiedzialnych za kontrolę wyciągów bankowych oraz sposobu dekretacji dowodów księgowych w formie wydruku z systemu informatycznego. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w SP 47 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2018 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12 deklaracji VAT-7 i 1 korekta deklaracji VAT-7 wraz z załączonymi rejestrami sprzedaży, 13 umów sprzedaży, 75 faktur VAT i 12 faktur wewnętrznych z dokumentacją źródłową.

Ustalono, że w 9. przypadkach deklaracje VAT-7 za 2018 r. zostały przekazane do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, a dodatkowo w 4. przypadkach również sporządzone po terminie (opóźnienie do 11 dni), określonym w § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian), tj. w nieprzekraczalnym terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2018 r. jednostka nie generowała (nie prowadziła) rejestrów zakupów. Spowodowane było to niekorzystaniem przez SP 47 z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Mimo, że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, należy zwrócić uwagę, że SP 47 (jak również inne gminne jednostki budżetowe) działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot.

W pozostałych przypadkach deklaracje VAT-7 za 2018 r. były sporządzane i przekazywane do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2018 r. dyrektor i wicedyrektor pełnili rolę administratorów systemu bankowości elektronicznej, którzy mogli dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą oraz zmieniać własne uprawnienia. Natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana wyłącznie jednej osobie, a ponadto osoba ta nie powinna mieć możliwości zmiany własnych uprawnień i uczestniczenia czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.  

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 12.08.2019 r., w 2018 r. przeprowadzonych zostało w jednostce 5 kontroli. Informacje dotyczące ww. kontroli nie zostały przekazane do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin.Było to niezgodne z §8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały terminowo.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SP 47:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem daty dokonania operacji gospodarczej.
2. Każdorazowe przekazywanie umów/aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin przed dniem ich zawarcia-podpisania.
3. Każdorazowe ewidencjonowanie wpływających do jednostki faktur w dzienniku korespondencji.
4. Zamieszczanie na dowodach zakupu opisu zgodnego z zapisami polityki rachunkowości SP 47.
5. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
6. Uzgodnienie sald wynikających z ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych.
7. Uzupełnienie ewidencji pozostałych środków trwałych.
8. Każdorazowe naliczanie odsetek za opóźnienie w przypadkach uregulowania dochodów z tytułu najmu po terminie.
9. Wskazywanie na fakturach dochodowych terminów zapłaty wynikających z zawartych umów.
10. Dokonywanie kontroli dowodów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. poprzez zamieszczenie stwierdzenia sprawdzenia i złożenie podpisu osoby odpowiedzialnej.
11. Utworzenie i bieżące prowadzenie ewidencji analitycznej wartości niematerialnych i prawnych.
12. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
13. Każdorazowe potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
14. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy odrębnie tj. poza aktami osobowymi pracowników.
15. Pobieranie w toku przeprowadzanej inwentaryzacji od osób materialnie odpowiedzialnych stosownych oświadczeń.
16. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
17. Terminowesporządzanie i przekazywanie do Urzędu Miasta Szczecin deklaracji VAT-7.
18. Korzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
19. Każdorazowe przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.
20. Nadanie roli administratora wyłącznie jednej osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektroniczneji nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień.