Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 12.07.2017 r. do dnia 4.08.2017 r. przeprowadził kontrolę w Straży Miejskiej (zw. dalej SM) w zakresie wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2016 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4.09.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2016 r. ustalono, że:

• w 3. z 25 poddanych kontroli teczkach akt osobowych, w angażach nie było lub została błędnie wskazana kategoria zaszeregowania na aktualnie  zajmowanym stanowisku,
• w 2. przypadkach, błędnie została obliczona data zmiany dodatku za wysługę lat,
• w przypadku nagród przyznawanych grupowo, nie uzupełniano akt osobowych nagrodzonych pracowników o stosowne dokumenty.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• naliczania wynagrodzeń: za pracę, za czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika (choroba, opieka), za godziny pracy w nocy,
• naliczeniadodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r.,
• naliczenianagrody jubileuszowej.

II. Oceny cząstkowe

1. Prowadzenie akt osobowych

W SM na dzień 31.12.2016 r. zatrudnionych było 145 osób na 145 etatach.

Kontroli poddano teczki akt osobowych 25. pracowników SM.

Zweryfikowano:

• kompletność akt osobowych,
• zgodność ich prowadzenia z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 296 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem o sposobie prowadzenia akt osobowych,
• zgodność dokumentacji zgromadzonejw aktach osobowych pracowników z regulaminem wynagradzania (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, kategoria zaszeregowania, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakresy obowiązków pracowników).

W toku kontroli dokumentacji kadrowej ustalono, że:

• w aktach osobowych młodszego specjalisty nr ewid. 133 nie było informacji dot. kategorii zaszeregowania, wg której przyznano pracownikowi wynagrodzenie w miesiącach I-III 2016 r. Pismo wskazujące X kategorię zaszereg. sporządzone zostało w dniu 17.09.2012 r., kiedy pracownik pracował jeszcze na stanowisku starszego strażnika. W żadnym dokumencie nie została wskazana kategoria zaszeregowania, do której można odnieść wysokość wynagrodzenia pracownika po zmianie od 1.01.2016 r. W piśmie z dnia 1.04.2016 r. ponadto, wskazana została XII kategoria, mimo że dla stanowiska młodszego specjalisty widełki wysokości wynagrodzenia znajdują się między X a XI kategorią zaszeregowania,
• analogicznie w aktach osobowych specjalisty nr ewid. 146 nie było informacji dot. kategorii zaszeregowania, wg której przyznano pracownikowi wynagrodzenie w 2016 r. Pismo wskazujące X kategorię zaszeregowania sporządzone zostało w dniu 12.09.2013 r., kiedy pracownik pracował jeszcze na stanowisku młodszego specjalisty. W żadnym dokumencie nie została wskazana kategoria zaszeregowania, do której można odnieść wysokość wynagrodzenia pracownika w 2016 r.,
• w przypadku kierownika nr ewid. 3, w piśmie z dnia 1.12.2015 r. wskazana została XVI kategoria zaszeregowania, mimo że widełki wysokości wynagrodzenia dla tego stanowiska znajdują się między VIII a XV kategorią zaszeregowania,
• pracownikowi nr ewid. 108, dodatek stażowy zwiększony został z 18% na 19% z dniem 1.02.2016 r., mimo że wg świadectw pracy zgromadzonych w aktach osobowych, dodatek powinien się zwiększyć z dniem 1.03.2016 r. W związku z powyższym pracownik otrzymał z tego tytułu o 29,02 zł więcej,
• pracownikowi nr ewid. 1266 do naliczenia stażu pracy uwzględnione zostało świadectwo pracy za pracę w okresie 1.09.1981 r. – 5.06.1982 r., przy czym błędnie przyjęto, że jest to zakres dat 17.09.1981 r. – 5.06.1982 r. Powyższe wpłynęło na fakt, że pracownikowi dodatek stażowy wzrósł na 9% z dniem 1.12.2016 r., a w ocenie kontroli zmiana powinna nastąpić z dniem 1.11.2016 r. W związku z powyższym pracownikowi wypłacono z tytułu wynagrodzeń mniej o 15,41 zł,
• w aktach osobowych pracownika nr ewid. 27 nie było dokumentu potwierdzającego awans na stanowisko starszego inspektora oraz datę zmiany stanowiska,
• w przypadku pracowników, którym przyznana została nagroda, w aktach osobowych nie było stosownej informacji, co było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 2 lit g rozporządzenia o sposobieprowadzenia akt osobowych, wg którego akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują: w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody.

W SM za prowadzenie akt osobowych pracowników odpowiedzialna była Sekcja Kadr.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

- akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracowników) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac),

- w części C teczek akt osobowych umieszczane były dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, zgodnie z zapisami § 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych,

-  w trakcie kontroli dokonano korekty błędu w dacie zmiany dodatku stażowego pracownika nr ewid. 108.

2. Naliczanie wynagrodzeń

Wg rocznego sprawozdania Rb-28S, sporządzonego w dniu 27.01.2017 r. i podpisanego przez Komendanta oraz główną księgową, w 2016 r. w § 4010 zrealizowano wydatki tytułem wynagrodzeń w kwocie 6.188.022,99 zł (plan w wys. 6.290.412 zł). Na dodatkowe wynagrodzenie roczne - § 4040, wydatkowano kwotę 408.371,58 zł.

Struktura wynagrodzeń kształtowała się następująco (składniki o największej wartości):

- wynagrodzenia zasadnicze – 4.449.040,52 zł, tj. 71,9%,

- wysługa lat – 740.595,56 zł, tj.12%,

- nagroda – 401.100 zł, tj. 6,5%,

- premia uznaniowa – 187.680 zł, tj. 3%,

- dodatek funkcyjny – 116.307,63 zł, tj. 1,9%,

- nagrody jubileuszowe – 87.256,92 zł, tj. 1,4%,

- dodatek nocny – 43.816,99 zł, tj. 0,7%,

- jednorazowa wypłata – 46.260 zł, tj. 0,7%,

- dodatek mundurowy – 20.112,50 zł, tj. 0,3%,

- premia przyznana przez Prezydenta Miasta – 12.936 zł, tj. 0,2%.

 Kontroli została poddana:

• zgodność wysokości składników wynagrodzenia naliczonych wg list płac z dokumentacją zgromadzoną w aktach osobowych 25. pracowników SM (wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wysługę lat, dodatek funkcyjny),
• prawidłowość naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r. wypłaconego w 2016 r.,
• prawidłowość naliczenia dodatków za pracę w nocy,
• prawidłowość naliczenia wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika (wynagrodzenia i zasiłki chorobowe, wynagrodzenie za czas sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny) 15 pracowników zatrudnionych w SM w badanym okresie,
• prawidłowość naliczenia nagrody jubileuszowej pracownika nr ewid. 35.

 Kontrolę prawidłowości naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego przeprowadzono na podstawie płacowych kartotek archiwalnych za okres I – XII 2015 r.

Kontrolę prawidłowości naliczania dodatku za pracę w nocy przeprowadzono na podstawie rozliczeń godzin wypracowanych w nocy, sporządzanych co miesiąc przez naczelników oddziałów i kierowników referatów.

Kontrolę prawidłowości naliczania nagrody jubileuszowej dla pracownika nr ewid. 35 przeprowadzono na podstawie dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracownika.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w procesie naliczania: wynagrodzeń za pracę, za czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika (choroba, opieka), za godziny pracy w nocy, dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r. oraz nagrody jubileuszowej pracownika nr ewid. 35.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

- dodatkowe wynagrodzenie roczne naliczone zostało zgodnie z art. 4 i 5 ustawy z dnia 12.12.1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 2217 ze zm.).

- dodatek za pracę w godzinach nocnych naliczany był prawidłowo,

- rozliczenia godzin wypracowanych w nocy akceptowane były każdorazowo przez Komendanta (lub właściwego zastępcę). Na każdym rozliczeniu widniał ponadto podpis głównej księgowej (lub głównego specjalisty) i pracownika sekcji kadr,

- nagroda jubileuszowa pracownika nr ewid. 3 za 30 lat pracy (150% wynagrodzenia miesięcznego) naliczona została prawidłowo.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił:

1. zweryfikowanie i uzupełnienie akt osobowych pracowników SM pod kątem informacji o aktualnej kategorii zaszeregowania na zajmowanym stanowisku,
2. zweryfikowanie akt osobowych pod kątem dat zmiany dodatku za wysługę lat, a w przypadku stwierdzonych błędów, dokonanie zmian w programie kadrowo – płacowym i skorygowanie wypłat.