Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Nr kontroli: WKiAW

Wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2016 r.

Straż Miejska, ul. Klonowica 1B, Szczecin

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 12.07.2017 r. do dnia 4.08.2017 r. przeprowadził kontrolę w Straży Miejskiej (zw. dalej SM) w zakresie wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2016 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4.09.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2016 r. ustalono, że:

  • w 3. z 25 poddanych kontroli teczkach akt osobowych, w angażach nie było lub została błędnie wskazana kategoria zaszeregowania na aktualnie  zajmowanym stanowisku,
  • w 2. przypadkach, błędnie została obliczona data zmiany dodatku za wysługę lat,
  • w przypadku nagród przyznawanych grupowo, nie uzupełniano akt osobowych nagrodzonych pracowników o stosowne dokumenty.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

  • naliczania wynagrodzeń: za pracę, za czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika (choroba, opieka), za godziny pracy w nocy,
  • naliczeniadodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r.,
  • naliczenianagrody jubileuszowej.

II. Oceny cząstkowe

1. Prowadzenie akt osobowych

W SM na dzień 31.12.2016 r. zatrudnionych było 145 osób na 145 etatach.

Kontroli poddano teczki akt osobowych 25. pracowników SM.

Zweryfikowano:

  • kompletność akt osobowych,
  • zgodność ich prowadzenia z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 296 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem o sposobie prowadzenia akt osobowych,
  • zgodność dokumentacji zgromadzonejw aktach osobowych pracowników z regulaminem wynagradzania (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, kategoria zaszeregowania, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakresy obowiązków pracowników).

W toku kontroli dokumentacji kadrowej ustalono, że:

  • w aktach osobowych młodszego specjalisty nr ewid. 133 nie było informacji dot. kategorii zaszeregowania, wg której przyznano pracownikowi wynagrodzenie w miesiącach I-III 2016 r. Pismo wskazujące X kategorię zaszereg. sporządzone zostało w dniu 17.09.2012 r., kiedy pracownik pracował jeszcze na stanowisku starszego strażnika. W żadnym dokumencie nie została wskazana kategoria zaszeregowania, do której można odnieść wysokość wynagrodzenia pracownika po zmianie od 1.01.2016 r. W piśmie z dnia 1.04.2016 r. ponadto, wskazana została XII kategoria, mimo że dla stanowiska młodszego specjalisty widełki wysokości wynagrodzenia znajdują się między X a XI kategorią zaszeregowania,
  • analogicznie w aktach osobowych specjalisty nr ewid. 146 nie było informacji dot. kategorii zaszeregowania, wg której przyznano pracownikowi wynagrodzenie w 2016 r. Pismo wskazujące X kategorię zaszeregowania sporządzone zostało w dniu 12.09.2013 r., kiedy pracownik pracował jeszcze na stanowisku młodszego specjalisty. W żadnym dokumencie nie została wskazana kategoria zaszeregowania, do której można odnieść wysokość wynagrodzenia pracownika w 2016 r.,
  • w przypadku kierownika nr ewid. 3, w piśmie z dnia 1.12.2015 r. wskazana została XVI kategoria zaszeregowania, mimo że widełki wysokości wynagrodzenia dla tego stanowiska znajdują się między VIII a XV kategorią zaszeregowania,
  • pracownikowi nr ewid. 108, dodatek stażowy zwiększony został z 18% na 19% z dniem 1.02.2016 r., mimo że wg świadectw pracy zgromadzonych w aktach osobowych, dodatek powinien się zwiększyć z dniem 1.03.2016 r. W związku z powyższym pracownik otrzymał z tego tytułu o 29,02 zł więcej,
  • pracownikowi nr ewid. 1266 do naliczenia stażu pracy uwzględnione zostało świadectwo pracy za pracę w okresie 1.09.1981 r. – 5.06.1982 r., przy czym błędnie przyjęto, że jest to zakres dat 17.09.1981 r. – 5.06.1982 r. Powyższe wpłynęło na fakt, że pracownikowi dodatek stażowy wzrósł na 9% z dniem 1.12.2016 r., a w ocenie kontroli zmiana powinna nastąpić z dniem 1.11.2016 r. W związku z powyższym pracownikowi wypłacono z tytułu wynagrodzeń mniej o 15,41 zł,
  • w aktach osobowych pracownika nr ewid. 27 nie było dokumentu potwierdzającego awans na stanowisko starszego inspektora oraz datę zmiany stanowiska,
  • w przypadku pracowników, którym przyznana została nagroda, w aktach osobowych nie było stosownej informacji, co było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 2 lit g rozporządzenia o sposobieprowadzenia akt osobowych, wg którego akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują: w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody.

W SM za prowadzenie akt osobowych pracowników odpowiedzialna była Sekcja Kadr.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

- akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracowników) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac),

- w części C teczek akt osobowych umieszczane były dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, zgodnie z zapisami § 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych,

-  w trakcie kontroli dokonano korekty błędu w dacie zmiany dodatku stażowego pracownika nr ewid. 108.

2. Naliczanie wynagrodzeń

Wg rocznego sprawozdania Rb-28S, sporządzonego w dniu 27.01.2017 r. i podpisanego przez Komendanta oraz główną księgową, w 2016 r. w § 4010 zrealizowano wydatki tytułem wynagrodzeń w kwocie 6.188.022,99 zł (plan w wys. 6.290.412 zł). Na dodatkowe wynagrodzenie roczne - § 4040, wydatkowano kwotę 408.371,58 zł.

Struktura wynagrodzeń kształtowała się następująco (składniki o największej wartości):

- wynagrodzenia zasadnicze – 4.449.040,52 zł, tj. 71,9%,

- wysługa lat – 740.595,56 zł, tj.12%,

- nagroda – 401.100 zł, tj. 6,5%,

- premia uznaniowa – 187.680 zł, tj. 3%,

- dodatek funkcyjny – 116.307,63 zł, tj. 1,9%,

- nagrody jubileuszowe – 87.256,92 zł, tj. 1,4%,

- dodatek nocny – 43.816,99 zł, tj. 0,7%,

- jednorazowa wypłata – 46.260 zł, tj. 0,7%,

- dodatek mundurowy – 20.112,50 zł, tj. 0,3%,

- premia przyznana przez Prezydenta Miasta – 12.936 zł, tj. 0,2%.

 Kontroli została poddana:

  • zgodność wysokości składników wynagrodzenia naliczonych wg list płac z dokumentacją zgromadzoną w aktach osobowych 25. pracowników SM (wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wysługę lat, dodatek funkcyjny),
  • prawidłowość naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r. wypłaconego w 2016 r.,
  • prawidłowość naliczenia dodatków za pracę w nocy,
  • prawidłowość naliczenia wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika (wynagrodzenia i zasiłki chorobowe, wynagrodzenie za czas sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny) 15 pracowników zatrudnionych w SM w badanym okresie,
  • prawidłowość naliczenia nagrody jubileuszowej pracownika nr ewid. 35.

 Kontrolę prawidłowości naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego przeprowadzono na podstawie płacowych kartotek archiwalnych za okres I – XII 2015 r.

Kontrolę prawidłowości naliczania dodatku za pracę w nocy przeprowadzono na podstawie rozliczeń godzin wypracowanych w nocy, sporządzanych co miesiąc przez naczelników oddziałów i kierowników referatów.

Kontrolę prawidłowości naliczania nagrody jubileuszowej dla pracownika nr ewid. 35 przeprowadzono na podstawie dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracownika.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w procesie naliczania: wynagrodzeń za pracę, za czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika (choroba, opieka), za godziny pracy w nocy, dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r. oraz nagrody jubileuszowej pracownika nr ewid. 35.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

- dodatkowe wynagrodzenie roczne naliczone zostało zgodnie z art. 4 i 5 ustawy z dnia 12.12.1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 2217 ze zm.).

- dodatek za pracę w godzinach nocnych naliczany był prawidłowo,

- rozliczenia godzin wypracowanych w nocy akceptowane były każdorazowo przez Komendanta (lub właściwego zastępcę). Na każdym rozliczeniu widniał ponadto podpis głównej księgowej (lub głównego specjalisty) i pracownika sekcji kadr,

- nagroda jubileuszowa pracownika nr ewid. 3 za 30 lat pracy (150% wynagrodzenia miesięcznego) naliczona została prawidłowo.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił:

  1. zweryfikowanie i uzupełnienie akt osobowych pracowników SM pod kątem informacji o aktualnej kategorii zaszeregowania na zajmowanym stanowisku,
  2. zweryfikowanie akt osobowych pod kątem dat zmiany dodatku za wysługę lat, a w przypadku stwierdzonych błędów, dokonanie zmian w programie kadrowo – płacowym i skorygowanie wypłat.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2017/12/11, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2017/12/11 09:51:04
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2017/12/11 09:51:04 nowa pozycja