Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 20.10.2017 r. do dnia 10.11.2017 r.przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Międzyodrze Wyspa Pucka przy ul. Gdańskiej 11C/4 w Szczecinie, zwanej dalej RO, w zakresie gospodarki finansowej za 2016 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 8.11.2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.11.2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Międzyodrze - Wyspa Pucka (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej w 2016 r., ustalono, że sprawozdanie z wykonania budżetu RO przekazano do Wydziału nadzorującego po 31 stycznia, zaliczkę rozliczono po terminie oraz wykazano, że RO nie prowadziła wstępnej ewidencji wydatków.

W toku kontroli stwierdzono także nieprawidłowość dotyczącą niewykazania w „Sprawozdaniu z wykonania budżetu Miasta za 2016 r.” danych dotyczących rozdziału 75095, w którym ewidencjonowane były diety RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

-   dokumentowania dokonywanych przez RO wydatków,

- przekładania do wydziału nadzorującego częściowych informacji o przebiegu wykonania planu finansowego.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

 Plan wydatków budżetowych RO na 2016 r. wyniósł 15.848 zł (Uchwała Nr XIV/328/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 grudnia 2015 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2016 rok ze zm.), co stanowiło 1,70% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 931.202 zł. Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie 6.000 zł.

Wykonanie wydatków RO w wysokości 21.734,03 zł (w tym środki KIS – 6.000 zł), stanowiło 99,48% budżetu jakim dysponowała RO.

Kontroli poddano wydatki dotyczące RO na łączną kwotę 21.734,03 zł, co stanowiło 100% wydatków ogółem RO w 2016 r. (działalność Statutowa oraz KIS). W toku kontroli sprawdzono:

- 6 faktur dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin, na kwotę ogółem 13.586,03 zł (w tym 1. faktura dot. KIS),

- 7 dowodów źródłowych dokumentujących wydatki poniesione przez RO na kwotę ogółem 3.378,60 zł,

- 12 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych w 2016 r. Przewodniczącemu RO, na kwotę ogółem 4.769,40 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

W 2016 r. obowiązywały następujące procedury dotyczące gospodarki finansowej rad osiedli:

1. Procedura i zasady prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli (zw. dalej Zarządzeniem nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecin), obowiązująca do 31 października 2016 r.
2. Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin), obowiązująca do 15 grudnia 2016 r.

Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin), obowiązująca od 16 grudnia 2016.

W toku kontroli udzielonych zaliczek Przewodniczącemu RO ustalono, że 1. z 3. poddanych badaniu zaliczek, wypłacono w dniu 14.12.2016 r., czym naruszono zapis ówcześnie obowiązującego brzmienia § 11 ust. 6 Załącznika do Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin, według którego ostatnia zaliczka w roku budżetowym może być pobrana do dnia 10 grudnia. Ponadto ww. zaliczkę rozliczono w dniu 28.12.2016 r. tj. niezgodnie z terminem wskazanym w § 11 ust. 6 Załącznika do Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin, według którego ostatnie zaliczki w rokubudżetowym winny być rozliczone nie później niż do dnia 20 grudnia.

Kontrola wykazała, że z 13. poddanych badaniu dowodów księgowych (faktur):

- 7. dowodów księgowych zostało uregulowanych gotówką, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym brzemieniem § 10 ust. 1 w Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta MiastaSzczecin, według którego podstawową formą płatności za wykonane usługi, dostawy, zakupy są przelewy z rachunku bankowego, karty debetowe typu przedpłaconego niespersonalizowane oraz w wyjątkowych sytuacjach płatność gotówką z pobranej wcześniej zaliczki pieniężnej. W § 10 ust. 1 Zarządzenia 473/16 Prezydenta Miasta z dnia 16 grudnia 2016 r. (zmieniającym zapisy ww. Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta miasta Szczecin) uznano gotówkę jako jedną z podstawowych form płatności za wykonane usługi, dostawy i zakupy.

- 2 faktury VAT: nr FV00289/N1401/3438-000/0/12/16 z dn. 15.12.2016 r. na kwotę 138,60 zł (zakupy pocztowe) oraz nr 6/2016 z dn. 18.12.2016 r. na kwotę 1.740 zł (kolacja wigilijna) zatwierdził Sekretarz, a nie Skarbnik, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 11 ust. 4 Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin oraz § 11 ust. 4 Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin, według których dowody księgowe winny być opisane i zatwierdzone merytorycznie przez m.in. Skarbnika Osiedla. Ponadto powyższe naruszało zapis § 26 ust. 1 pkt 6 ówcześnie obowiązującego Statutu RO MWP, według którego Skarbnik osiedla sprawdza zgodność wydatków z właściwymi uchwałami.

Kontrola wykazała ponadto, że RO nie posiadała żadnego dokumentu, na którym uczestnicy wyjazdu na „grzybobranie” (fa VAT nr: SP/4/10/2016 z dn. 6.10.2016 r. na kwotę 1.000 zł), potwierdzili fakt udziału w ww. wycieczce. Do kontroli przedstawiono listę 51 osób jednak bez podpisów uczestników wyjazdu. W ocenie kontroli ww. lista nie była wystarczającym dowodem na potwierdzenie faktu uczestnictwa w wyjeździe wskazanej liczby osób. Mając na uwadze konieczność dokonywania przez RO wydatków zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, nakłada na RO obowiązek posiadania potwierdzenia realizacji wydatków z zachowaniem ww. zasad określonych w uofp.

W toku kontroli dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki stwierdzono ponadto uchybienia, w tym:

- 5. poddanych badaniu faktur (wystawionych w okresie 1 listopad - 15 grudzień 2016 r.) nie zawierało w podpisie wskazania pozycji planu finansowego,

- 1. faktura (wystawiona w grudniu 2016 r.) nie zawierała wskazania paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Powyższe było niezgodne z ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 13 pkt 4 Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin, według którego opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać co najmniej określenie paragrafu klasyfikacji budżetowej oraz pozycji w planie wydatków. Obowiązujące od 16 grudnia Zarządzenie 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin zmieniające ww. Zarządzenie 413/16 nie zawiera zapisu w ww. zakresie (§ 12 pkt. 1-3).

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Diety Przewodniczacego zostały naliczone i wypłacane zgodnie z § 27 ust. 1 ówcześnie obowiązującego Statutu Osiedla Miejskiego MWP, według którego  Przewodniczącemu RO przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Ponieważ kwota bazowa określona w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw nie uległa zmianie na 2016 r., całkowita miesięczna dieta Przewodniczącego RO w 2016 r. winna wynieść 397,45 zł. W toku kontroli stwierdzono jedynie niewłaściwe zaokrąglanie kwoty do wypłaty za styczeń 2016 r. do kwoty 397,50 zł, co zostało skorygowane poprzez zmniejszenie diety za październik 2016 r.

Wszystkie diety wypłacone zostały w oparciu o listy wypłat sporządzone przez RO, podpisane przez osobę pobierającą dietę oraz zaakceptowane do zapłaty przez Skarbnika, Sekretarza lub Członka Zarządu.

2. Plan finansowy i sprawozdawczość

 Wg „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2016 r.” w części dotyczącej wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2016 r. (przekazanego w dniu 31.03.2017 r. do Przewodniczącego Rady Miasta Szczecin), zw. dalej sprawozdaniem z wykonania budżetu za 2016 r., wykonanie planu wydatków RO wyniosło 15.734 zł i stanowiło 99,28% ww. planu na kwotę 15.848 zł.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych przez RO w „Sprawozdaniu finansowym z działalności RO za okres od 1.01.2016 r. do 31.12.2016 r.”, ze „Sprawozdaniem z wykonania budżetu za 2016 r.” oraz dokumentami źródłowymi (dowodami księgowymi).

Sprawozdanie z wykonania planu finansowego RO (roczne 2016 r.), nie zawierało wskazania paragrafu wydatkowego oraz wyodrębnienia środków uzyskanych z KIS. W ocenie kontroli ww. sprawozdanie winno zawierać ww. element, bowiem pozwalałoby to na sprawniejszą weryfikację danych zawartych w sprawozdaniu i porównania ich z dowodami księgowymi dotyczącymi wykorzystania środków RO.

W toku kontroli ustalono, że sprawozdanie budżetowe za 2016 r. nie było zgodne z ewidencją prowadzoną przez WKs w zakresie wykazanej w sprawozdaniu klasyfikacji budżetowej. Według Załącznika nr 12 do Uchwały nr XIV/328/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 grudnia 2015 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2016 r., wydatki jednostek pomocniczych (37 rad osiedli), w tym także RO MWP wykazane zostały w rozdziale 75022 klasyfikacji budżetowej, a według ewidencji księgowej, wydatki rad osiedli księgowane były w rozdziale 75022 i 75095.

Sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego za 2016 r. zostało złożone do WGKiOŚ w dniu 3 lutego 2017 r., co było niezgodne z § 16 pkt 2 Załącznika do Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin (w brzmieniu ustalonym Załącznikiem do Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin), według którego Zarząd Osiedla w terminach wynikających z obowiązujących procedur budżetowych przedkłada Wydziałowi: sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego w terminie do 31 stycznia roku następnego.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie podjęła uchwały w sprawie zaopiniowania i przyjęcia sprawozdania finansowego z działalności Rady Osiedla za okres od 1.01-31.12.2016 r.

W ocenie kontroli podjęcie ww. uchwały byłoby zasadne, ponieważ zgodnie z § 26 ust. 1 pkt 4 ówcześnie obowiązującego Statutu Osiedla Miejskiego RO MWP, Skarbnik osiedla parafuje uchwały, których wykonanie pociąga za sobą skutki finansowe, jeżeli są zgodne z planem finansowym. W związku z powyższym Radni osiedla mieliby pewność, że wydatki wykazane w sprawozdaniu podlegały wstępnej kontroli i były zgodne z przyjętym planem finansowym na dany rok.

Podczas kontroli ustalono, że informacja dotycząca wykonania wydatków jednostek pomocniczych za 2016 r. - przygotowana przez WGKiOŚ i przekazana do Wydziału Zarządzania Finansami Miasta - zawierała prawidłowy podział na rozdział 75022 i 75095. W Załączniku nr 12 do Uchwały XXV/593/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 r. dokonano podziału wydatków RO wg rozdziałów: 75022 i 75095. W związku z powyższym prezentacja danych dotycząca rad osiedli została skorygowana w 2017 r.

Wszystkie wydatki składające się na wykonanie budżetu RO za 2016 r. potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, polisa ubezpieczeniowa, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

We wszystkich przypadkach Przewodniczący RO występował z wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty wskazanej w pkt 9 ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 345/03 Prezydent Miasta Szczecin oraz ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 11 pkt 2 Załącznika do Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

 W toku kontroli zweryfikowano, czy: RO prowadziła wstępną ewidencję dokumentów księgowych.

W toku kontroli ustalono, że RO nie prowadziła wstępnej ewidencji dokumentów księgowychza 2016 r. Powyższe było niezgodne z zapisami pkt 18 Działu I ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecin jak i ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 12 ust. 3 Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin, według których ewidencję w RO należało prowadzić m.in. według zaakceptowanego (zatwierdzonego) planu finansowego i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji wydatków RO MWP w 2016 r. był Skarbnik na podstawie zapisów pkt 18 Działu I ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecin oraz ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 12 ust. 3 Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin.

Aktualnie obowiązująca procedura określona Zarządzeniem nr 473/16 Prezydenta Miasta, nie wskazuje na obowiązek prowadzenia wstępnej ewidencji dowodów księgowych. W ocenie kontroli, prowadzenie ww. ewidencji w znacznym stopniu usprawniłoby przygotowanie rzetelnych sprawozdań z realizacji wydatków RO.

Wszystkie poddane badaniu dowody księgowe były zaewidencjonowane przez WKs.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił przewodniczącemu RO:

1. Rozliczać się z pobranych zaliczek w terminie wskazanym w § 11 pkt 6 Załącznika do Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16.12.2016 r. (w brzmieniu ustalonym Załącznikiem do Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin).
2. Przekazywać wydziałowi nadzorującemu informację o przebiegu wykonania planu finansowego zgodnie z § 16 pkt 2 Załącznika do Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16.12.2016 r. (w brzmieniu ustalonym Załącznikiem do Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin).
3. Sporządzanie stosownej dokumentacji zawierającej potwierdzenie uczestniczenia mieszkańców w finansowanych i organizowanych przez RO wycieczkach/wyjazdach.