Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zwany dalej WKiAW) w kwietniu i maju 2017 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Obsługi Urzędu Miasta Szczecin, pl. Armii Krajowej 1 (zwanym dalej BOU) w zakresie przejmowania dokumentacji do archiwum zakładowego przekazywanej przez jednostki organizacyjne Urzędu.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia z dnia 22 maja 2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 czerwca 2017 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli w zakresie przejmowania dokumentacji do archiwum zakładowego przekazywanej przez jednostki organizacyjne UM stwierdzono, że:

• czas oczekiwania na przejęcie akt przez archiwum zakładowe wynosił od kilku miesięcy do ponad roku, co powodowało problemy organizacyjne po stronie Wydziałów i Biur przekazujących akta,
• informacje dotyczące stosowanej przez BOU procedury przyjmowania akt i sposobu przygotowywania akt do archiwizacji oraz harmonogram przejmowania akt były rozproszone i nie zostały udostępnione pozostałym pracownikom UM w sposób umożliwiający bezpośredni, łatwy i nieograniczony dostęp (np. poprzez zamieszczenie w intranetowym serwisie informacyjnym „Uminet” lub na dysku sieciowym dostępnym dla wszystkich pracowników UM),
• zakresy obowiązków 3. z 6. zatrudnionych w BOU archiwistów nie zawierały zapisów dotyczących przejmowania  dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych UM pomimo faktu, że osoby te w rzeczywistości wykonywały ww. czynności.

Kolejnym czynnikiem, który wpłynął negatywnie na sprawność procesu przejmowania akt w kontrolowanym okresie było niestosowanie posiadanego przez UM programu informatycznego do obsługi archiwum zakładowego. Przyczyną ww. stanu rzeczy była stwierdzona po stronie Wydziału Informatyki UM (zwanego dalej WInf) nieprawidłowość polegająca na podpisaniu protokołu odbioru przedmiotu umowy nr CRU 15/0002955 oraz zatwierdzeniu pod względem merytorycznym faktury za wykonanie tej umowy przez Zastępcę Dyrektora WInf  pomimo faktu, że  program „Archiwum – Intranetowy  System Archiwizacji” nie spełniał wymagań analizy przedwdrożeniowej, nie został wdrożony do stosowania i nie było możliwości jego zastosowania.

II.Oceny cząstkowe

1. Przejmowanie akt przez archiwum zakładowe w latach 2015-2016

W toku kontroli ustalono, że kwestie przekazywania i przejmowania dokumentacji do archiwum zakładowego regulują załączniki doRozporządzenia Prezesa Rady Ministrów  z dnia 18 stycznia 2011 r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych(Dz. U. z 2011 r. Nr. 14, poz.  67 ze zm.) zwanego dalej  rozporządzeniem.  W dniu  23 maja 2011 r. Dyrektor BOU skierowała do 36 jednostek organizacyjnych UM pismo dotyczące przygotowania akt do archiwum zakładowego. Ww. pismo zawierało informacje dotyczące m.in. wejścia w życie ww. rozporządzenia, obowiązujących zasad przygotowania i uporządkowania akt, a także stosowanej procedury przejmowania akt. Do pisma załączono: formularz spisu spraw dla dokumentacji wytworzonej od 2011 r., formularz spisu zdawczo-odbiorczego akt oraz opis teczki aktowej.

W toku kontroli ustalono, że w latach 2015-2016 stosowano procedurę przekazywania dokumentacji obejmującą m.in. następujące etapy:

• przesyłanie e-mailem przez pracowników przekazujących dokumentację tabel z zestawieniami akt oraz spisów zdawczo-odbiorczych  pracownikom archiwum zakładowego,
• wpisywanie danych obejmujących: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwisko osoby przekazującej, datę przesłania, ilość akt oraz uwagi, bez wskazania daty planowanego przejęcia dokumentów do archiwum do prowadzonej przez pracowników archiwum zakładowego ewidencji e-maili prowadzonej w programie Excel,
• analizę przesłanych spisów zdawczo-odbiorczych oraz przygotowanych teczek przez pracowników archiwum zakładowego zajmujących się przejmowaniem dokumentacji, a w przypadku stwierdzenia błędów zwracanie się do osoby przekazującej o ich poprawienie,
• podpisywanie prawidłowych spisów zdawczo-odbiorczych przez pracownika oraz kierownika jednostki organizacyjnej, z której pochodzą akta, a także pracownika archiwum zakładowego przyjmującego akta.

W latach 2015 i 2016  archiwum zakładowe dysponowało 4 etatami, na których zatrudnione były dwie osoby na stanowiskach Głównych specjalistów oraz jedna na stanowisku Inspektora.  W odniesieniu do czwartego z etatów  w okresie od 1 stycznia 2015 r.  do dnia zakończenia kontroli stanowisko Podinspektora zajmowały 3 rózneosoby.

W toku kontroliustalono,  że czas oczekiwania na przejęcie akt do archiwum zakładowego wynosił od kilku miesięcy do ponad roku, co powodowało problemy organizacyjne po stronie Wydziałów i Biur UM przekazujących ww. dokumenty.Na podstawie analizy kwestionariuszy wypełnionych przez kierowników 25 jednostek organizacyjnych UM ustalono, że przeciętny termin przejęcia akt do archiwum zakładowego liczony od chwili przekazania pracownikom archiwum informacji o przygotowaniu akt i gotowości ich przekazania do czasu fizycznego ich przejęcia wynosił najczęściej od 6 miesięcy do roku od zgłoszenia (11 – jednostek, tj. 44%). Zbyt długi czas oczekiwania na  przejęcie dokumentacji był najczęściej wskazywanym przez Wydziały i Biura problemem związanym z przejmowaniem akt. Terminowość przejmowania akt została ponadto oceniona w 4. z 25. przypadków (16%) na ocenę niedostateczną, w kolejnych 6. z 25. przypadkach (24% przypadków) na ocenę mierną, a średnia ocen w tym kryterium wyniosła 2,87. Dla porównania średnia ocena wartości merytorycznej udzielanych przez pracowników archiwum porad wynosiła 5,21. Według zapisów listy osób oczekujących na przejęcie dokumentacji do archiwum zakładowego według stanu na 24 marca 2017 r. najdłużej oczekujące na przyjęcie spisy akt zostały przesłane w styczniu i lutym 2016 r.

Powyższe powoduje liczne problemy organizacyjne po stronie jednostek organizacyjnych przekazujących akta wynikające z braku lub niewielkiej liczby miejsca do przechowywania akt oczekujących na przejęcie przez archiwum. W wyniku kontroli ustalono, że 11. z 25. Wydziałów i Biur (44%) dysponuje niewielką ilością miejsca, przy zachowaniu obecnych terminów przejmowania akt w ciągu najbliższego roku może zabraknąć miejsca, a 6. z 25. ww. jednostek (24%) nie dysponuje obecnie wystarczającą ilością miejsca i od kilku lat ma problem z przechowywaniem dokumentacji.

Ustalono ponadto,  że informacje dotyczące sposobu przygotowania akt  nie zostały jak dotąd udostępnione pozostałym pracownikom UM w intranetowym serwisie informacyjnym „Uminet” ani na dysku sieciowym dostępnym dla wszystkich pracowników Urzędu Miasta Szczecin, a jedynie w piśmie z dnia 23 maja 2011 r. przesłanym do jednostek organizacyjnych UM. W opinii kontrolera udostępnienie ww. informacji powinno następować w sposób pozwalający na pozyskiwanie ich każdym czasie, bez potrzeby wglądu do dokumentu z 2011 r. ani pośrednictwa pracowników archiwum zakładowego. W toku kontroli ustalono ponadto, że informacje zawarte w ww. piśmie nie pokrywają się w pełni z informacjami zawartymi w analizie przedwdrożeniowej sporządzonej na potrzeby umowy nr CRU 15/0002955, m.i.n. w zakresie wzorów spisów zdawczo-odbiorczych (analiza przedwdrożeniowa zawierała 5. wzorów spisów zdawczo-odbiorczych,  podczas gdy pismo z dnia 23 maja 2011 r. zawierało tylko 1. wzór spisu  zdawczo-odbiorczego). Brak czytelnej i jednoznacznej instrukcji przyjmowania dokumentów do archiwum oraz rozproszenie informacji i dokumentów potrzebnych do archiwizacji zostały wskazane przez kierowników jednostek organizacyjnych UM w wypełnionych przez nich kwestionariuszach jako jeden z  najistotniejszych problemów związanych z procesem archiwizacji. Podkreślić ponadto należy, że wiele jednostek organizacyjnych zgłaszało problemy i wątpliwości związane z przygotowaniem do archiwizacji materiałów z uwagi na specyfikę prowadzonych spraw. Powyższe dotyczyło m.in. arkuszy organizacyjnych szkół, dokumentacji zawierającej projekty budowlane czy dokumentacji dotyczącej procesów inwestycyjnych.

Ustalono ponadto, że zakresy obowiązków trzech pracowników zatrudnionych kolejno na stanowisku Podinspektora nie zawierały zapisów dotyczących przejmowania akt do archiwum zakładowego, pomimo faktu, że ww. osoby w rzeczywistości wykonywały powyższe  czynności.

Kontrola wykazała, że stosowana przez BOU procedura przejmowania akt była zgodna z zapisami rozdziału 4instrukcji archiwalnej - załącznika nr 6 do rozporządzenia, a w szczególności:

• stosowane spisy zdawczo-odbiorcze zawierały elementy, o których mowa w § 14 ust. 1 instrukcji archiwalnej,
• do archiwum przyjmowano dokumentację uporządkowaną w sposób określony w § 15 ust. 4 instrukcji archiwalnej.

W 2015 r. na podstawie 348 spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum zakładowego przyjęto 350,7 m.b., tj. 13 873 j.a., w tym:kat. A – 1 601 j.a. (63 spisy zdawczo-odbiorcze),kat. B – 12 272 j.a. (285 spisów zdawczo-odbiorczych) i wybrakowano 6730 j.a., t.j. 313,2 m.b. dokumentacji, a w 2016 r. na podstawie 279 spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum zakładowego przyjęto 289,65 m.b.,tj. 11 437 j. a., w tym: kat. A – 810 j.a. (46 spisów zdawczo-odbiorczych),kat. B – 10 627 j. a. (233 spisy zdawczo-odbiorcze) i nie brakowano dokumentacji.

W toku kontroli ustalono ponadto, że kierownicy 17. z 25. jednostek (76%) organizacyjnych UM widzieli potrzebę udostępnienia prowadzonego przez pracowników archiwum terminarza przekazywania akt pracownikom UM np. poprzez umieszczenie go na wspólnym dysku sieciowym lub w intranetowym serwisie informatycznym „Uminet”. Podkreślić również należy, że najczęściej podawana przeciętna częstotliwość kontaktu z pracownikami archiwum zakładowego w sprawie ustalenia ostatecznego terminu przekazania akt wynosiła trzy razy - 6. z 25. przypadków tj. 24% odpowiedzi. Powyższe świadczyło o tym, że pracownicy archiwum poświęcali czas nie tylko na realizację bieżących zadań, ale również na kilkakrotne informowanie osób zainteresowanych przekazaniem akt o aktualnym stanie kolejki. W opinii osoby kontrolującej, w sytuacji wielomiesięcznego oczekiwania na przejęcia akt przez archiwum oraz kilkukrotnego podejmowania kontaktu w sprawie ustalenia ostatecznego terminu ich przejęcia celowym byłoby zapewnienie bieżącego wglądu do ww. terminarza wszystkim pracownikom UM. Pozwoliłoby to zapewnić większą przejrzystość stosowanej praktyki przejmowania akt oraz ograniczyć wkład pracy archiwistów w zakresie informowania  o planowym terminie przejęcia akt.

W toku kontroli ustalono, że 64% Dyrektorów i Kierowników jednostek organizacyjnych UM widziało potrzebę przeszkolenia swoichpracowników odpowiedzialnych za przygotowanie akt do przekazania i sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych z zakresu instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, a w szczególności w odniesieniu do przygotowania akt do przekazania. Również ustne wyjaśnienia pracowników archiwum wskazują przeszkolenie pracowników z zagadnień dotyczących prowadzenia oraz archiwizacji dokumentacji jako jeden z czynników, który mógłby w ich opinii skrócić i usprawnić proces przejmowania akt.  Z uwagi na powyższe w opinii kontrolera celowym byłoby przeprowadzenie cyklu szkoleń dla pracowników Urzędu Miasta Szczecin, zeszczególnym uwzględnieniem zajęć praktycznych polegających na przygotowaniu do archiwizacji spreparowanych na potrzeby szkoleń przykładowych teczek, z uwzględnieniem specyfiki dokumentacji danej jednostki organizacyjnej oraz najczęściej popełnianych przez pracowników błędów.

Przyjmowaniem dokumentacji zajmowali się wszyscy pracownicy archiwum zakładowego za wyjątkiem osoby zatrudnionej na stanowisku Inspektora, do której zadań należało przede wszystkim udostępnianie dokumentacji. W toku kontroli ustalono,  że przeciętna  liczba przyjętych jednostek archiwalnych akt w przeliczeniu na miesiąc zatrudnienia wynosiła:

• w przypadku jednego z głównych specjalistów- 414,22 j.a.,
• w przypadku jednego z podinspektorów-  224 j.a.,
• w przypadku jednego z głównych specjalistów 495,67 j.a.,
• w przypadku jednego z podinspektorów - 81,33 j.a. ,
• w przypadku jednego z podinspektorów - 548,67 j.a.

W opinii osoby kontrolującej powyższe różnice w wydajności pracowników w odniesieniu do ilości przejętych akt przemawiają za rozliczaniem każdego z pracowników zajmujących się przejmowaniem akt z ilości przyjmowanej dokumentacji.

2. Realizacja umowy na dostawę programu do obsługi archiwum zakładowego

                W dniu 10 lipca 2015 r. w oparciu o art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w ówcześnie obowiązującym brzmieniuDz. U. z 2013 r.  poz.  907 ze zm. oraz § 11 ust. 4 załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 314/13Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. ze zm. w sprawie  wykonywania w urzędzie miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy, właściciel firmy EMIKS INFO-ARCH z siedzibą w Lublinie (zwany dalej Wykonawcą) zobowiązał się wykonać, dostarczyć do UM oraz wdrożyć program do obsługi archiwum zakładowego pn. „Archiwum-Intranetowy System Archiwizacji”. Termin realizacji umowy został określony do dnia 30 września 2015 r., a wartość zamówienia została ustalona na kwotę 27.500,00 zł netto tj. 33.825,00 zł brutto płatne w terminie 14 dni  od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT po wykonaniu przedmiotu zamówienia. Wg zapisów § 4 ust. 1 umowy w przypadku zwłoki w wykonaniu świadczeń w terminie określonym w umowie, Wykonawca miał zapłacić Zamawiającemu karę umowną  w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto za każdy dzień zwłoki. Na ww. umowie widniały podpisy: p.o. Dyrektora WInf, pełnomocnika Wykonawcy oraz radcy prawnego.

Według zapisów załącznika nr 1 do ww. umowy specyfikacja zamówienia przedmiotu  umowy obejmowała:

1. Dostawę licencji na oprogramowanie (5 stanowisk archiwum) i nielimitowany dostęp dla użytkowników w ramach intranetu Zamawiającego.
2. Analizę przedwdrożeniową zawierającą opis aktualnego przepływu dokumentów, zebranie uwag klienta i propozycji nowych rozwiązań mających na celu usprawnienie procesu obsługi archiwum zakładowego, opis niezbędnych zmian funkcjonowania programu.
3. Dostosowanie programu do wymagań użytkowników zgodnie z dokumentacją analizy przedwdrożeniowej.
4. Dostosowanie wydruków, raportów i zestawień do wzorów obowiązujących w Urzędzie Miasta Szczecin.
5. Szkolenie uczestników programu.
6. Opiekę autorską obejmującą dostosowanie oprogramowania do  zmian w przepisach prawa, telefoniczną i zdalną pomoc techniczną, usuwanie błędów działania oprogramowania, przydzielenie indywidualnego opiekuna, kilka godzin miesięcznie na modyfikację oprogramowania na życzenie klienta, serwisowanie na okres 12 miesięcy od daty końcowego odbioru umowy.

W dniu 16 października 2015 r. Zastępca Dyrektora WInf oraz właściciel firmy Emiks Info-arch z siedzibą w Lublinie podpisali protokół odbioru potwierdzający realizację umowy nr CRU 15/0002955 z dnia 10 lipca 2015 r. na dostawę i wdrożenie programu do obsługi archiwum zakładowego – Archiwum - Intranetowy System Archiwizacji. 

W ww. dokumencie zawarto następujące uwagi:

1. Wykonawca dostarczył licencję na oprogramowanie (5 stanowisk archiwum) i nielimitowany dostęp dla użytkowników w ramach intranetu Zamawiającego.
2. Wykonawca opracował analizę przedwdrożeniową, która została  zaakceptowana przez Zamawiającego.
3. Wykonawca przeprowadził szkolenie użytkowników systemu.
4. Wykonawca dostosował program do  wymagań użytkowników zgodnie
5. z dokumentacją z analizy przedwdrożeniowej.
6. Zamawiający przedstawił Wykonawcy uwagi do dostosowanego oprogramowania.
7. Wykonawca został zobowiązany do opracowania harmonogramu niezbędnych dostosowań i uzgodnienia go z Zamawiającym.
8. Z uwagi na niezawinione przez Wykonawcę opóźnienie w realizacji umowy Zamawiający odstąpił od naliczenia Wykonawcy kar umownych.
9. Uzgodnione dostosowania programu miały zostać wykonane w ramach opieki autorskiej wynikającej z zawartej umowy.
10. Płatność z tytułu realizacji umowy została zawieszona do czasu uzgodnienia harmonogramu z Zamawiającym i wprowadzenia dostosowań określonych jako najpilniejsze.

W dniu 8 grudnia 2015 r. Wykonawca wystawił fakturę VAT  nr 527/2015 na kwotę 33 825,00 zł.  Na odwrocie ww. faktury widniała pieczęć „sprawdzono pod względem merytorycznym” z podaniem numeru CRU nr 15/0002955, informacją o sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez Zastępcę Dyrektora WInf w dniu 29 grudnia 2015 r. oraz informację o zatwierdzeniu do zapłaty przez p. o. Dyrektora WInf. Ww. faktura została zapłacona przelewem w dniu 30 grudnia 2015 r.

W toku kontroli ustalono, że program „Archiwum - Intranetowy System Archiwizacji” nie jest i nigdy nie był stosowany do obsługi archiwum zakładowego. Brak możliwości korzystania z powyższego oprogramowania przyczynił się do zmniejszenia ilości przejętych w 2016 r. akt oraz do wydłużenia terminu oczekiwania na ich przejęcie.

Zastępca Dyrektora WInf podpisał protokół odbioru, w którym potwierdził, że wykonawca dostosował program do wymagań użytkowników zgodnie z dokumentacją z analizy przedwdrożeniowej oraz sprawdził pod względem merytorycznym fakturę VAT z dnia 8 grudnia 2015 r. Skutkiem powyższego była zapłata kwoty 33 825,00 zł dokonana dnia 30 grudnia 2015 r. pomimo faktu, że program nie został wdrożony do stosowania. Podkreślenia wymaga fakt, że w okresie od 7 sierpnia 2015 r. do 15 grudnia 2016 r. BOU, WInf oraz Wykonawca prowadzili intensywną korespondencję dotyczącą modyfikacji w ww. programu i dostosowania go do potrzeb Zamawiającego.

Pomimo powyższych działań, do dnia zakończenia kontroli program nie został wdrożony do stosowania, a wykonawca w e-mailu z dnia 15 grudnia 2016 r. wysłanym do pracownika WInf poinformował o zawieszeniu wsparcia w związku z zakończeniem umowy. W opinii Głównego specjalisty BOU wyrażonej w e-mailu z dnia 6 marca 2017 r. wysłanym m.in. do Dyrektora BOU oraz do Zastępcy Dyrektora WInf.

• 31. z 49. funkcji opisanych analizie przedwdrożeniowej nie działa,
• kolejnych 7. z 49. funkcji działa częściowo,
• jedynie 10. z 49. funkcji działa  prawidłowo,
• program zawiera 1 funkcję zbędną.

Złożone w toku kontroli Przez Dyrektora WInf wyjaśnienia potwierdziły, że obecnie posiadana wersja programu nie jest przydatna do umówionego użytku ponieważ z uwagi na zmiany technologiczne wprowadzone przez producentów przeglądarek internetowych doszło do nieprawidłowego działanie wielu funkcji programu, a tym samym nie ma możliwości jego wykorzystania przez archiwum.

W opinii kontrolującego uznanie umowy za wykonaną potwierdzone protokołem odbioru z dnia 16 października 2015 r. było wysoce niekorzystne z punktu widzenia interesów majątkowych Gminy Miasto Szczecin. Konsekwencją powyższego działania jest bowiem sytuacja, w której obowiązki Wykonawcy polegające na opiece autorskiej, wprowadzaniu modyfikacji oraz serwisowaniu na skutek upływu 12 miesięcy od podpisania ww. protokołu wygasły, a program nie jest używany i nie ma możliwości jego zastosowania. Jednocześnie wypłacono całe wynagrodzenie Wykonawcy i nie skorzystano z możliwości odstąpienia od umowy. Podkreślić w tym miejscu należy, że według wyjaśnień p.o. Dyrektora WInf zobowiązał dostawcę programu do dokonania poprawek,atermin na udostępnienie poprawionej, prawidłowo działającej wersji programu ustalono do 30 czerwca br. W opinii kontrolującego, w ustalonym w toku kontroli stanie faktycznym nie ma obecnie możliwości wyegzekwowania od Wykonawcy jakikolwiek świadczeń, a wypełnienie zobowiązań, o których mowa ww. wyjaśnieniach p.o. Dyrektora WInf może nastąpić jedynie dobrowolnie. 

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi BOU:

1. Wzmożenie intensywności działań w celu usprawnienia procesu przejmowania akt, a w szczególności skrócenia terminu oczekiwania na ich przejęcie przez archiwum.
2. Ponowne podjęcie współpracy z WInf w celu wdrożenia programu informatycznego do obsługi archiwum.
3. Udostępnienie we współpracy z WInf w serwisie intranetowym Uminet lub na dysku sieciowym dostępnym dla wszystkich pracowników UM następujących  informacji dotyczących archiwizacji i stosowanej procedury przejmowania akt:
   1. wykazu Jednolitych Rzeczowych Wykazów Akt, wraz z czytelną informacją, do których teczek należy zastosować konkretny wykaz oraz linkami do treści ww.  aktów,
   2. informacji dotyczących prawidłowego przygotowania akt do archiwizacji,
   3. wszystkich stosowanych wzorów spisów zdawczo-odbiorczych,
   4. stosowanego wzoru opisu teczki aktowej.
   5. harmonogramu przejmowania akt aktualizowanego na bieżąco,
   6. wszystkich posiadanych przez BOU opracowanych przez archiwistów informacji dotyczących przygotowania do archiwacji szczególnych rodzajów dokumentacji, w tym: akt osobowych,  dokumentacji inwestycyjnej oraz budowlanej.
4. Poinformowanie jednostek organizacyjnych UM o udostępnieniu informacji, o których mowa w zaleceniu nr 3 wraz ze wskazaniem ścieżki dostępu do ww. informacji.
5. Podjęcie we współpracy z Wydziałem Organizacyjnym działań mających na celu przeprowadzenia szkoleń pracowników UM z przygotowania dokumentacji do archiwizacji, ze szczególnym uwzględnieniem zajęć praktycznych polegających na przygotowaniu do archiwizacji spreparowanych na potrzeby szkoleń przykładowych teczek, z  uwzględnieniem specyfiki dokumentacji danej jednostki organizacyjnej oraz najczęściej popełnianych przez pracowników błędów.
6. Wzmożenie nadzoru nad pracownikami archiwum zakładowego zajmującymi się przejmowaniem dokumentacji w kontekście ilości przyjmowanych jednostek archiwalnych.
7. Dostosowanie zapisów zakresów czynności pracowników do stosowanej praktyki i każdorazową ich aktualizację.