Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zwany dalej WKiAW) w okresie od 05.07.2017 r. do 04.08.2017 r. i od 28.08.2017 r. do 04.09.2017 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury „13 Muz” w Szczecinie przy pl. Żołnierza Polskiego 2 oraz Wydziale Kultury Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1, w zakresie zarządzania finansami Domu Kultury „13 Muz”, w tym sprawowania nadzoru nad wykorzystaniem środków przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym przez Dom Kultury „13 Muz” w dniu 12.09.2017 r., a przez Wydział Kultury w dniu 11.10.2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13.11.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Domu Kultury „13 Muz”w Szczecinie (zw. dalej DK) oraz w Wydziale Kultury Urzędu Miasta Szczecin w zakresie zarządzania finansami Domu Kultury „13 Muz” za lata 2015 - 2016, w tym sprawowania nadzoru nad wykorzystaniem środków przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin, stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• niewłaściwym organizowaniu pracy instytucji przez pełniącego funkcję dyrektora DK do końca 2016 r. (zw. dalej ówczesnym dyrektorem), w wyniku czego dyrektor dopuścił m.in. do wykonywania przez ówczesnego głównego księgowego (zw. dalej głównym księgowym) czynności, które nie były związane z zajmowanym stanowiskiem i nie miały związku z prowadzeniem rachunkowości instytucji,
• dopuszczeniu do generowania na koniec roku obrotowego zobowiązań z tytułu zakupu materiałów i usług, które nie znajdowały pokrycia w należnościach, w związku z czym zobowiązania regulowane były z dotacji podmiotowej roku następnego,
• niezawarciu pisemnej umowy na bezpłatne korzystanie przez ówczesnego zastępcą dyrektora z Sali Kominkowej DK w celu prowadzenia zajęć ze studentami (na podstawie rozkładu zajęć ze studentami i wprowadzonej przez ówczesnego dyrektora odpłatności za godzinę wynajmu ww. Sali w kwocie 150 zł, wartość potencjalnego wynajmu w latach 2015 – 2016 wyniosłaby w przypadku pobierania opłat 57.825 zł),
• dopuszczeniu przez ówczesnego dyrektora do powstania konfliktu interesów poprzez objęcie przez tegoż dyrektora funkcji dyrektora programowego festiwalu w wyniku konkursu ogłoszonego przez DK, na podstawie umowy zlecenia zawartej na kwotę 12.366,90 zł,
• niezawieraniu pisemnych umów przy zlecaniu kontrahentom czynności m.in. w zakresie składania wniosków o dofinansowanie do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (zw. dalej MKiDN) i rozliczania przyznanych środków na kwotę ogółem 130.015,80 zł,
• zgromadzeniu w magazynie instytucji 2.498 szt. materiałów promocyjnych w postaci różnorodnych katalogów i publikacji, których wartość oszacowana została na kwotę 38.214,86 zł, będących wynikiem zakupów niepopartych żadnym rachunkiem ekonomicznym lub analizą rynku; wywiezieniu ponadto 3 m³ materiałów po wystawach i materiałów promocyjnych za lata 2008 – 2015,
• niecelowym wydatkowaniu środków na służbową podróż zagraniczną tłumacza języka angielskiego m.in. w świetle kosztów poniesionych przez DK na naukę i konsultacje językowe ówczesnego dyrektora,
• nieudokumentowaniu przyjęcia i rozdysponowania 6. biletów na koncert o wartości od 89 zł do 149 zł za bilet,
• udostępnieniu słupów reklamowo – ogłoszeniowych na potrzeby koncertu wbrew umowie użyczenia zawartej z Gminą Miasto Szczecin i informacji przekazanej przez Zakład Usług Komunalnych w Szczecinie,
• poniesieniu przez DK bezumownych kosztów dotyczących wspólnej realizacji koncertu w kwocie szacunkowej 3.000 zł,
• poniesieniu kosztów na organizację wystawy w kwocie 4.616 zł bez wcześniejszego zawarcia umowy w formie pisemnej, zawierającej zapisy zabezpieczające interesy DK w przypadku odstąpienia od umowy,
• sfinansowaniu przez DK zamiast przez ówczesnego dyrektora opracowania i korekty wizji DK w kwocie 1.230 zł, stanowiącej o ewentualnym przedłużeniu umowy dla dyrektora na kolejny okres,
• niewystąpieniu przez ówczesnego dyrektora o zwiększenie dotacji celowej na realizację projektu Monumento/Fryga i sfinansowaniu wydatków dotyczących projektu w kwocie ogółem 29.054,16 zł z dotacji podmiotowej,
• wydatkowaniu 2.000 zł na usługę reklamową w publikacji TRENDY dotyczącą promocji wydarzenia „INSPIRACJE 2016” bez wskazania związku formalnego i finansowego tegoż wydarzenia z instytucją,
• nieprowadzeniu ewidencji ilościowo - wartościowej katalogów i publikacji podlegających sprzedaży oraz ewidencji ilościowej gadżetów reklamowych,
• błędnym naliczaniu wynagrodzeń i prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z obowiązującymi przepisami,
• niewłaściwym udokumentowaniu podróży służbowej do Indii, co stało w sprzeczności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor) oraz praktyką stosowaną w DK,
• niepodjęciu przez Wydział Kultury udokumentowanych kroków w celu ustalenia przyczyn i zasadności działań służbowych, jakie w instytucji podejmowane były przez głównego księgowego, mimo wiedzy posiadanej przez Wydział Kultury w powyższym zakresie,
• niewypracowaniu przez Wydziału Kultury skutecznych mechanizmów pozwalających na sprawowanie nadzoru nad wykorzystaniem dotacji podmiotowej, która stanowiła 86 % przychodów ogółem instytucji,
• wykonywaniu przez Wydział Kultury oceny kwalifikowalności wydatków poniesionych przez DK w ramach dotacji celowej na realizację zadania inwestycyjnego w zbyt długim terminie, co miało wpływ na wysokość odsetek poniesionych przez DK w kwocie 4.130 zł.

 II. Oceny cząstkowe

1. Plany, sprawozdawczość i wyniki finansowe za 2016 r. 

Według „Wykonania planu finansowego” na dzień 31.12.2016 r., DK uzyskał za 2016 r. dotację podmiotową z budżetu Miasta na działalność bieżącą w wysokości 1.577.275 zł oraz środki na działalność inwestycyjną w wysokości 316.015 zł (2015 r.: 1.376.108 zł – dotacja podmiotowa, 313.604 zł – środki na działalność inwestycyjną).

Ocena kondycji ekonomicznej DK, w tym sytuacji finansowej instytucji, zawarta została w „Dokumentacji z badania sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2016”, sporządzonej przez biegłego rewidenta.

Do oceny kondycji ekonomicznej (majątkowej, finansowej i dochodowej), biegły rewident wykorzystał metody analizy wskaźnikowej, a głównie wskaźniki: rentowności, płynności finansowej, zdolności do obsługi zadłużenia oraz sprawności działania.

Według biegłego rewidenta, ogólną sytuację majątkową i finansową DK należało ocenić jako umiarkowanie dobrą.

Badaniem biegłego rewidenta objęta została dokumentacja: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans sporządzony na dzień 31.12.2016 r., rachunek zysków i strat, oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Biegły rewident wyraził opinię, że sprawozdanie za 2016 r.:

1. przekazuje rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki na dzień 31.12.2016 r. oraz wynik finansowy za 2016 r., zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami ustawy o rachunkowości i przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości,
2. zostało sporządzone, na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych,
3. jest zgodne co do formy i treści z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa i postanowieniami statutu jednostki.

Według Rachunku Zysków i Strat sporządzonego na dzień 31.12.2016 r., DK wykazał stratę w wysokości 36.989,08 zł, co stanowiło wzrost o 29.170,43 zł w stosunku do roku poprzedniego (strata na 31.12.2015 r. wyniosła 7.818,65 zł). Na wysokość ww. straty miał wpływ głównie zwrot przez DK części przyznanej dotacji celowej na zadanie inwestycyjne pn. „Modernizacja pomieszczeń DK 13 Muz”.

Według bilansu instytucji za 2016 r., zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek na dzień 31.12.2016 r. wyniosły 129.654,35 zł, w tym 36.693,35 zł stanowiły zobowiązania z tytułu dostaw i usług, 52.477,12 zł – zobowiązania z tytułu podatków i ubezpieczeń społecznych, a 40.483,87 zł – pozostałe zobowiązania, w tym zobowiązania z tytułu karty kredytowej.

Według wykonania planu finansowego DK na 2016 r., przychody instytucji zrealizowane zostały w kwocie ogółem 1.836.202 zł, co stanowiło 110,5% kwoty zaplanowanej w wysokości 1.661.457 zł. Wykonanie kosztów ogółem zamknęło się kwotą 1.843.472 zł (1.839.768 zł według „Rachunku zysków i strat” za 2016 r.), z czego największą pozycję stanowiły wynagrodzenia w kwocie 824.563 zł i usługi obce w kwocie 574.307 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że DK nie dysponował na koniec 2016 r. wystarczającymi środkami do uregulowania bieżących zobowiązań, co potwierdziły także wskaźniki płynności za 2016 r. Zobowiązania stanowiące saldo na koniec 2016 r. uregulowane zostały środkami finansowymi uzyskanymi z przychodów 2017 r., w tym głównie z dotacji podmiotowej otrzymanej od Organizatora. W ocenie kontrolującego, wzrost zobowiązań na koniec roku może doprowadzić do braku środków finansowych na realizację zadań statutowych instytucji już w trakcie kolejnego roku obrotowego.

Z ww. sytuacją związane było także zasilanie bieżącego rachunku bankowego środkami z karty kredytowej, co stanowiło środek zaradczy na przejściowe braki środków pieniężnych, w tym na koniec 2016 r. Powyższe było zgodne z zapisami umowy zawartej z bankiem prowadzącym rachunek bieżący instytucji, jednakże zadłużenie z tytułu karty kredytowej, które na koniec 2016 r. wyniosło 40.000 zł, stanowiło kolejne zobowiązanie do uregulowania w nowym roku obrotowym.

Wyjaśnienia ówczesnego dyrektora, według których na poziom zobowiązań DK miały najprawdopodobniej wpływ prace dotyczące rozbiórki Frygi, nie znalazły potwierdzenia w ewidencji na koncie 202 – Dostawcy, według której najwyższe zobowiązania 4. kontrahentów, składające się na ww. kwotę 36.693,35 zł nie dotyczyły Frygi i stanowiły 73 % zobowiązań ogółem.

Kontrola wykazała ponadto że kwota przychodów własnych instytucji z najmu i dzierżawy składników majątkowych wykazana w „Wykonaniu planu finansowego za 2016 r.” była niezgodna z kwotą wynikającą z ksiąg rachunkowych o 261 zł. Według „Wykonania planu finansowego za 2016 r.”, przychody własne instytucji z najmu i dzierżawy składników majątkowych wyniosły 60.983 zł, a według ewidencji księgowej prowadzonej na koncie 703 – Najem składników majątkowych wyniosły łącznie 61.244,30 zł. Powyższa różnica była wynikiem wystawienia faktury za wynajem Sali Kominkowej, zaewidencjonowanej do przychodów 2016 r. dowodem nr FVS/70/2016, po sporządzeniu ww. wykonania planu finansowego. Przychód wynikający z ww. faktury ujęty został poprawnie w bilansie instytucji za 2016 r. oraz w „Rachunku zysków i strat” za 2016 r. Osobą odpowiedzialną za terminowe wystawienie faktury był główny specjalista.

Należy podkreślić, że DK jako samorządowa instytucja kultury posiadająca osobowość prawną prowadziła samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, jednakże instytucja była również zobowiązana do stosowania uor, w tym rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową (art. 4 ust. 1 uor), a ówczesny dyrektor DK ponosił odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, w tym z tytułu nadzoru, w związku z art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp).

Wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych dokonał Wydział Kultury, na podstawie analizy rynku wykonanej przez DK, tj. zgodnie z ówcześnie obowiązującym brzmieniem art. 66 ust. 4 uor, według którego wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych do wykonywania badania lub przeglądu sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej, ponieważ kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru.

Poddanie sprawozdania finansowego DK za 2016 r. badaniu przeprowadzonemu przez biegłego rewidenta, wypełniło obowiązek wynikający z zapisów § 9 ust. 5 Statutu DK, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XLIX/936/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 9 stycznia 2006 r. ze zm., a którego tekst jednolity ogłoszony został w obwieszczeniu Nr 11/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 marca 2013 r.

Badanie biegłego rewidenta nie obejmowało sprawozdania z działalności DK oraz wydania opinii na temat skuteczności działania kontroli wewnętrznej w instytucji.

2. Przychody

 Według „Rachunku zysków i strat” za 2016 r., instytucja zanotowała przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi w kwocie ogółem 96.999,32 zł (wzrost o 24.107,55 zł w stosunku do 2015 r.), na które składały się przychody netto ze sprzedaży produktów w kwocie ogółem 94.577,17 zł i przychody netto ze sprzedaży towarów i materiałów w kwocie ogółem 2.422,15 zł.

Według „Wykonania planu finansowego” na dzień 31.12.2016 r., na przychody DK za 2016 r. składały się:

1. dotacja podmiotowa na działalność bieżącą w kwocie 1.577.275 zł,
2. środki przyznane na działalność inwestycyjną w wysokości 316.015 zł,
3. przychody własne instytucji w kwocie ogółem 96.738 zł (różnica w kwocie 261 zł w stosunku do „Rachunku zysków i strat” opisana w pkt 1).

Na przychody własne instytucji składały się przychody z prowadzonej działalności w kwocie 33.333 zł, przychody z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych w kwocie 60.983 zł (w tym z najmu Sali Kominkowej w kwocie 25.378,85 zł) oraz przychody z pozostałych tytułów w kwocie 2.422 zł.

Na przychody własne DK z pozostałych tytułów w kwocie 2.422 zł, składała się m.in. sprzedaż katalogów i publikacji.

W toku kontroli ustalono, że DK nie pobierał żadnych opłat za korzystanie z Sali Kominkowej przez ówczesnego zastępcę dyrektora, w celu prowadzenia zajęć ze studentami (ówczesny zastępca był zatrudniony jednocześnie w DK i na uczelni wyższej). Według oświadczenia złożonego w toku kontroli przez głównego specjalistę, w 2015 roku zajęcia prowadzone były od października do grudnia w każdą środę w godzinach od 12:30 do 20:00, a w roku 2016 - w środy od godziny 12:00 do 20:00. Główny specjalista potwierdził ponadto, że za czas prowadzenia zajęć na Sali Kominkowej, DK nie pobierał opłaty ani od uczelni, ani od ówczesnego zastępcy dyrektora. DK nie posiadał także żadnego dokumentu (umowy, porozumienia), na podstawie którego nastąpiło bezpłatne użyczenie ww. Sali. Według wyjaśnień udzielonych przez Wydział Kultury, decyzja o nieodpłatnym udostępnieniu pomieszczeń instytucji w celu prowadzenia zajęć, czy spotkań ze studentami należała do zakresu kompetencji ówczesnego dyrektora, a Wydział nie posiadał wiedzy w zakresie ww. nieodpłatnego korzystania z Sali.

Według wyjaśnień ówczesnego dyrektora, ww. zajęcia w Sali Kominkowej były prowadzone za zgodą i wiedzą dyrektora, współpraca z uczelnią była korzystna dla instytucji, a jej forma była oparta na umowie ustnej z uwagi na wysoki poziom zaufania do ówczesnego zastępcy. Ówczesny zastępca dodał także, że z ww. Sali korzystały także 3 szczecińskie szkoły muzyczne.

Odpłatność za wynajem Sali Kominkowej w kwocie 150 zł brutto za 1. godzinę wprowadzona została Załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Nr 12/2007 z dnia 29.12.2007 r. ówczesnego dyrektora. Według wyliczenia wykonanego przez DK, szacunkowy koszt najmu Sali Kominkowej na zajęcia ze studentami wyniósłby 14.625 zł w 2015 roku i 43.200 zł w 2016 roku (łącznie 57.825 zł).

Zapisy art. 60 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny dotyczące sposobu wyrażania woli osoby dokonującej czynności prawnej pozwalały ówczesnemu dyrektorowi na niezastosowanie formy pisemnej umowy na udostępnienie pomieszczeń DK na spotkania ze studentami. Kontrolujący zwraca jednak uwagę na fakt, iż brak umów zawieranych w formie pisemnej może budzić wiele wątpliwości i zastrzeżeń.W świetle braku umowy zawartej w formie pisemnej, nie został ponadto zabezpieczony interes DK poprzez klauzule dotyczące zjawisk negatywnych, które mogły wystąpić w czasie korzystania z Sali (np. zniszczenie, kradzież) oraz nieuregulowane zostały kwestie dotyczące korzystania z mediów w czasie trwania zajęć (prąd, woda, środki czystości), koszty których ponosił DK. Brak przejrzystości w ww. zakresie stoi w sprzeczności z podstawowymi zasadami obowiązującymi przy wykorzystywaniu środków publicznych.

Powyższe może wskazywać ponadto na wystąpienie przypadku działania na szkodę DK w wyniku zaistniałego konfliktu interesów. Konflikt taki ma miejsce wówczas, gdy osoba podejmująca rozstrzygnięcie w określonej sferze spraw publicznych lub uczestnicząca w przygotowaniu tego rozstrzygnięcia ma lub może mieć osobisty interes w sposobie załatwienia sprawy. Mechanizmem sprzyjającym zjawiskom negatywnym, a do takich bez wątpienia należy konflikt interesów, mogło być m.in. jednoczesne zatrudnienie ówczesnego zastępcy w DK i na uczelni, tj. w instytucjach współpracujących, których działalność finansowana była z różnych źródeł. Podkreślić należy, że do konfliktu dochodzi nie tylko wtedy, gdy decydent w danej sprawie działa w osobistym interesie, ale także gdy istnieje choćby tylko teoretyczna możliwość, że interes ten przeważy nad troską o interes publiczny. Na powyższe uwagę zwróciła m.in. Rada Ministrów w uchwale nr 37 z dnia 1 kwietnia 2014 r. w sprawie Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2014 - 2019.

Należy także zaznaczyć, że w interesie ówczesnego dyrektora powinno być takie udokumentowanie udostępniania pomieszczeń DK, które pozwoliłoby na potwierdzenie, że majątek instytucji jest wykorzystywany jedynie dla celów statutowych instytucji, o czym stanowił § 4 ust. 6 umowy z dnia 26.04.2012 r. w sprawie warunków organizacyjno – finansowych działalności DK oraz programu jej działania jaka zawarta została z ówczesnym dyrektorem przez Gminę Miasto Szczecin reprezentowaną przez Prezydenta Miasta Szczecin (podpisał Pierwszy Zastępca Prezydenta).

W świetle powyższego, wszelkie działania ówczesnego dyrektora powinny odznaczać się najwyższym stopniem transparentności. Kontrolujący nie podważa prawa ówczesnego dyrektora do podejmowania decyzji o bezpłatnym użyczeniu majątku DK, a jedynie wskazuje, że kwestie te powinny być w sposób przejrzysty i wyczerpujący przedstawione w stosownej dokumentacji, np. w umowach lub porozumieniach zawartych z podmiotami zewnętrznymi.

Kontrola wykazała, że w DK nie było prowadzonej ewidencji ilościowo – wartościowej ani ilościowej katalogów i publikacji podlegających sprzedaży. Przychody z tytułu sprzedaży katalogów i publikacji ewidencjonowane były na koncie 731 – 1 – Sprzedaż katalogów/publikacje, jednak prowadzona ewidencja nie była w żaden sposób powiązana z ewidencją przychodów i rozchodów o charakterze magazynowym. W świetle powyższego, obszar gromadzenia i rozchodowania katalogów oraz publikacji, był w ocenie kontrolującego pozbawiony stosownej kontroli. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie takiej ewidencji był główny księgowy.

Na przychody DK z pozostałych tytułów składało się głównie oprocentowanie rachunku bankowego instytucji. W ramach umowy ramowej w zakresie świadczenia usługi prowadzenia rachunków bankowych oraz innych usług, DK korzystał z usługi automatycznego inwestowania środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bieżącym, na koniec dnia roboczego. Automatyczne inwestowanie środków było zgodne z postanowieniami regulaminu otwierania i prowadzenia rachunków bankowych dla przedsiębiorców i innych klientów instytucjonalnych.

 3. Wydatkowanie środków finansowych 

Według „Rachunku zysków i strat” za 2016 r. instytucja poniosła koszty na działalność operacyjną w kwocie ogółem 1.839.768 zł (wzrost o 91.227,06 zł w stosunku do 2015 r.), na które składały się następujące koszty rodzajowe:

• amortyzacja na kwotę ogółem 7.608,57 zł,
• zużycie materiałów i energii na kwotę ogółem 145.823,24 zł,
• usługi obce na kwotę ogółem 574.307,27 zł,
• podatki i opłaty na kwotę ogółem 134.589,66 zł,
• wynagrodzenia na kwotę ogółem 824.963,12 zł,
• ubezpieczenia społ. i inne świadczenia na kwotę ogółem 119.482,85 zł,
• pozostałe koszty rodzajowe na kwotę ogółem 32.993,19 zł.

Koszty działalności poniesione przez instytucję za 2016 r. w kwocie ogółem 1.839.768 zł dotyczyły następujących miejsc powstawania tych kosztów:

• działalność kulturalna, artystyczna i różnorodne formy edukacji w kwocie ogółem 684.512,24 zł,
• Koszty zarządu w kwocie ogółem 1.155.255,76 zł.

W toku kontroli dokonano porównania kosztów poniesionych przez DK w latach 2015 - 2017 na organizację imprez: Eksperymentalne Place Zabaw w ramach działalności galerii „Tworzę się” oraz „Muzówka”.

Kontroli poddany został sposób składania wniosków i rozliczania środków otrzymanych z MKiDN, a także wydatkowanie środków na poszczególne rodzaje kosztów, w tym także na wynagrodzenia pracowników instytucji.

Kontrolą objęto ponadto realizację zapisów umowy dotyczącej organizacji koncertu SINGPHONY, prowadzenie gospodarki magazynowej w zakresie publikacji i katalogów, w tym podlegających sprzedaży oraz koszty poniesione na realizację instalacji artystycznej FRYGA, poza dotacją celową przyznaną DK na kwotę 200.000 zł

Kontroli poddano także prawidłowość naliczania wynagrodzeń i sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

W toku kontroli sposobu składania wniosków i rozliczania środków otrzymanych z MKiDN ustalono, że DK nie posiadał dokumentacji potwierdzającej rozliczenie środków pozyskanych z MKiDN, a dokumenty finansowo-księgowe (faktury, rachunki i inne) nie były opisane i oznaczone w sposób potwierdzający realizację współfinansowanych zadań oraz rozliczenie kosztów z pozyskanych środków. Według wyjaśnień udzielonych przez dyrektora, osobą odpowiedzialną za składanie wniosków do MKiDN i rozliczanie środków finansowych otrzymanych na realizację wydarzeń współfinansowanych przez MKiDN była w 2015 i 2016 r. osoba niebędąca pracownikiem DK, prowadząca w tamtym czasie działalność gospodarczą. Osoba ta składała wnioski do MKiDN i dokonywała rozliczeń dofinansowań uzyskanych na kwotę łączną 397.139,98 zł, na następujące wydarzenia:

1. W 2015 r. – dofinansowanie w kwocie ogółem 274.116 zł:
   1. „Digital_ia2015”– dofinansowanie w kwocie 142.116 zł
   2. „Cielesne Kalejdoskopy” – dofinansowanie w kwocie 29.000 zł
   3. „Eksperymentalne Place Zabaw” – dofinansowanie w kwocie 53.000 zł
   4. „Przejścia Graniczne” – dofinansowanie w kwocie 50.000 zł.
2. W 2016 r. – dofinansowanie w kwocie ogółem 123.023,98 zł:
   1. „Digital_ia2016” – dofinansowanie w kwocie 35.523,98 zł
   2. „Stukoszelest” – dofinansowanie w kwocie 47.000 zł
   3. „Eksperymentalne Place Zabaw” – dofinansowanie w kwocie 40.500 zł.

W dokumentacji DK znajdowały się jedynie 3 umowy zawarte z ww. osobą w zakresie rozliczenia wydarzeń „Przejścia Graniczne” (2015 r.), „Stukoszelest” (2016 r.) i „Eksperymentalne Place Zabaw” (2016 r.), na łączną kwotę wynagrodzenia 15.200,50 zł brutto, dotyczące dofinansowań w kwocie ogółem 150.000 zł. W dokumentacji DK nie było natomiast pisemnych umów zawartych na rozliczenie pozostałych ww. wydarzeń, na które uzyskano dofinansowania w kwocie ogółem 247.139,98 zł. W latach 2015 – 2016, na podstawie rachunków wystawionych przez ww. osobę, DK przekazał na rzecz kontrahenta kwotę ogółem 145.216,30 zł (80.026 zł w 2015 r. i 65.190,30 zł w 2016 r.), w tym kwotę 15.200,50 zł wynikającą z ww. 3. umów zawartych w formie pisemnej oraz kwotę 130.015,80 zł, w zakresie której DK nie dysponował żadnymi umowami pisemnymi. Wynagrodzenie w kwocie 130.015,80 zł wypłacone zostało na podstawie rachunków wystawionych głównie tytułem czynności dotyczących obsługi wydarzeń, na które nie zawarto umów pisemnych oraz usługi marketingowej na rzecz festiwalu inSPIRACJE2016.

Według ówczesnego dyrektora, forma umowy ustnej była wiarygodna i pewna, ponieważ ww. osoba wykazywała się dużą skutecznością w pozyskiwaniu środków a ponadto, główny księgowy nie zgłaszał zastrzeżeń do formy umów, a rozliczenia środków były konsultowane z księgowością.

Wobec odmiennych wyjaśnień udzielonych w powyższych kwestiach przez ówczesnego dyrektora i ówczesnego głównego księgowego, należy przede wszystkim stwierdzić, że przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny przewidują możliwość zawarcia formach umowy zlecenie w różnych formach, w tym także w formie ustnej.Podstawowym źródłem finansowania wydatków instytucji była jednak dotacja podmiotowa, przyznawana i wypłacana instytucji ze środków publicznych, co powinno obligować DK do dbałości o interes instytucji, w tym do jego zabezpieczenia m.in. poprzez zapisy o karach umownych. W ocenie kontrolującego, zawarcie umów w formie ustnej, nie zabezpieczało w wystarczającym stopniu interesu instytucji w przypadku niewłaściwego wywiązania się usługobiorcy z czynności będących przedmiotem uzgodnień ustnych, w tym odpowiedniego zabezpieczenia dowodowego na wypadek ewentualnego sporu.

Kontrola sposobu składania wniosków i rozliczania środków otrzymanych z MKiDNwykazała, że:

1. instytucja nie dysponuje żadnymi dokumentami potwierdzającymi rozliczenie pozyskanych od MKiDN środków,
2. dokumenty finansowo-księgowe (faktury, rachunki i inne) nie były opisane ani oznaczone w żaden sposób potwierdzający realizację współfinansowanych zadań oraz rozliczenie kosztów z pozyskanych środków,
3. nie można potwierdzić, że złożone w MKiDN (na koncie internetowym DK, na stronie https://esp.mkidn.gov.pl/) rozliczenia są prawidłowe, ponieważ do tego rodzaju rozliczeń nie przesyła się kopii dokumentów, a tym samym MKiDN nie jest w stanie stwierdzić poprawności zaakceptowanego rozliczenia, co ma miejsce dopiero podczas ewentualnych, bezpośrednich czynności kontrolnych przeprowadzanych przez pracowników MKiDN.

W przypadku objęcia instytucji czynnościami kontrolnymi MKiDN i stwierdzenia nieprawidłowego udokumentowania lub rozliczenia dotacji, powstaje ryzyko zwrotu dofinansowań wraz z odsetkami liczonymi jak od zobowiązań podatkowych, za rozliczenie których odpowiedzialna była ww. osoba. Okres przedawnienia mający zastosowanie do udzielonych dotacji wynosi 5 lat i wynika z zapisów art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa na co wskazał m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 13 grudnia 2012 r. Wymienione ryzyko będzie nieodłącznym elementem działalności DK aż do momentu przedawnienia roszczeń z tego tytułu, tj. do końca 2020 i 2021 r.

W dokumentacji DK nie było żadnej pisemnej dokumentacji potwierdzającej odmowę głównego księgowego w zakresie podpisania jakiegokolwiek dokumentu dotyczącego współpracy z ww. osobą, ani też pisemnego polecenia ówczesnego dyrektora dotyczącego realizacji operacji wynikającej z zakwestionowanego dokumentu.

Kontrola dokumentacji dotyczącej podróży służbowej ówczesnego dyrektora i towarzyszącego mu tłumacza do Norwegii, wykazała poniesienie przez DK kosztów, które w ocenie kontrolującego były niecelowe.

Według dokumentu „Polecenie wyjazdu służbowego” podpisanego przez ówczesnego zastępcę dyrektora, delegacja ówczesnego dyrektora trwała od 19.11.2015 r. do 24.11.2015 r., a jej celem był udział w festiwalu Pixel Satelite Event Digital_ia2015, spotkanie z dyrektorem marketingu w Operze w Oslo i przekazanie materiałów. Na podstawie umowy o dzieło nr 2015/08/003/N zawartej w dniu 17.08.2015 r. na kwotę 2.198 zł brutto, w ww. wydarzeniu w dniach 20 - 22.11.2015 r. uczestniczyła także tłumaczka.Na podstawie zapisów §2 umowy o dzieło, oprócz wynagrodzenia w kwocie 2198 zł, DK zobowiązany był także do pokrycia kosztów podróży, noclegu w dniach 19 – 24.11.2015 r. i kosztów przejazdu do Oslo, które wyniosły łącznie 2.451,02 zł (538 zł – zakup biletów lotniczych na przelot Berlin – Bergen – Berlin, 64,50 zł – koszt polisy ubezpieczeniowej na czas od 19 – 29.11.2015 r., 119,96 zł – przejazd busem na trasie Szczecin – Berlin i Berlin - Szczecin, 913,41 zł – opłata za środki transportu na terenie Norwegii, 815,15 zł – opłata za 3 noclegi).

Udział tłumaczki w ww. podróży służbowej ówczesnego dyrektora był o tyle niezrozumiały, że DK ponosiło koszty na naukę i konsultacje z języka angielskiego dla ówczesnych dyrektorów, które w 2015 r. wyniosły 3.170 zł, a w 2016 r. - 9.460,26 zł. Znajomość języka angielskiego wymieniona została ponadto wśród wymagań na stanowisku, jakie muszą spełniać kandydaci na dyrektora programowego wydarzenia „Digital_ia2015”, które to stanowisko ówczesny dyrektorobjął w wyniku konkursu ogłoszonego przez DK i umowy zlecenie jaką zawarł z Nim ówczesny zastępca dyrektora. W ocenie kontrolującego, skoro ówczesny dyrektor złożył swoją ofertę i został zatrudniony przez swojego zastępcę na ww. stanowisku, to powinien posiadać znajomość języka angielskiego.

W świetle powyższego, trudno uznać koszty poniesione na udział tłumaczki języka angielskiego w ww. delegacji ówczesnego dyrektora za celowe. Na koszty ponoszone przez DK na naukę języka angielskiego ówczesnego dyrektora i jego zastępcy wskazano także w wystąpieniu pokontrolnym nr Z/2/17.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej wyjazdu służbowego do Norwegii stwierdzono ponadto, że:

1. Według polecenia wyjazdu służbowego dla ówczesnego dyrektora, podróż służbowa powinna trwać do dnia 24.11.2015 r., jednak faktyczny powrót dyrektora i tłumaczki miał miejsce w dniu 29.11.2015 r.
2. Na liście obecności ówczesnego dyrektora za listopad brak było podpisu pracownika i/lub zapisów o charakterze nieobecności w dniach 25 – 29.11.2015 r.
3. Ubezpieczenie ówczesnego dyrektora i tłumaczki wykupione przez DK przed wyjazdem, również obejmowało okres do 29.11.2015 r.
4. W poleceniu wyjazdu nie wskazano, jakie materiały miały być przekazane podczas pobytu.
5. W umowie zawartej z tłumaczką nie wskazano, jakiego języka miało dotyczyć ww. zlecenie, a informację o języku angielskim kontrolujący uzyskał dopiero w toku wyjaśnień.

Według wyjaśnień ówczesnego dyrektora, nieobecność dyrektora w DK w dniach 25-29.11.2015 r. wynikała z kontynuowania ww. wyjazdu służbowego. Celem pozostania w Norwegii było nawiązanie nowych kontaktów i pozyskanie nowych partnerów, a przedłużenie pobytu odbyło się bez szkody finansowej instytucji (ówczesny dyrektor i tłumaczka nie wystąpili o naliczenie diet oraz pokrycie kosztów noclegów za dni 25-29.11.2015 r.). W opinii kontrolującego, wykupienie ubezpieczenia na okres nieobjęty poleceniem wyjazdu służbowego i lotu powrotnego na z góry zaplanowany dzień 29.11.2015 r., a także pokrycie kosztów pobytu ze środków prywatnych ówczesnego dyrektora i tłumaczki, może wskazywać na niezwiązany z wykonywaniem czynności służbowych charakter pobytu obu osób w dniach 25-29.11.2015 r.

Kontrola dokumentacji dotyczącej naboru na stanowisko dyrektora programowego wydarzenia „Digital_ia2015” wykazała również, że w powyższej sytuacji doszło do konfliktu interesów.

Konkurs ogłoszony został w zakładce BIP strony internetowej DK w dniu 29.05.2015 r. Wymagania na stanowisku określone zostały m.in. poprzez:

1. wskazanie minimalnej ilości lat doświadczenia w podanym zakresie, w tym:
2. minimum 5 lat doświadczenia na stanowisku reżyser/dyrektor programowy/producent projektów artystycznych wizualno-muzycznych, 5 lat doświadczenia w realizacji i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków UE i MKiDN,
3. minimum 7 – letnie doświadczenie w pracy z artystami, w kierowaniu zespołem pracowników oraz pracy w instytucji kultury na stanowisku kierowniczym,
   1. wskazanie minimalnej ilości zrealizowanych projektów, w tym:
4. minimum 10 projektów artystycznych wizualno – muzycznych,
5. minimum 7 projektów współfinansowanych ze środków UE i MKiDN,
   1. wymóg udziału w wydawnictwie publikacji książkowej z zakresu sztuk wizualnych (autor, współautor, wydawca), znajomość języka angielskiego, ukończone studia magisterskie w kierunku kierownik produkcji artystycznej.

Termin składania ofert wyznaczony pierwotnie na dzień 05.06.2015 r., przedłużony został do dnia 09.06.2015 r. z uwagi na brak ofert. Jedyną osobą, która złożyła swoją ofertę w ww. terminie był ówczesny dyrektor DK, a notatkę stanowiącą udokumentowanie procedury udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 3.500 zł brutto sporządziła osoba odpowiedzialna za rozliczenie dofinansowania na wydarzenie „Digital_ia2015”. W wyniku powyższego, w dniu 15.06.2015 r. ówczesny zastępca dyrektora zawarł z ówczesnym dyrektorem umowę zlecenie nr 2015/02/001/D na kwotę 12.366,90 zł brutto plus koszty składek ZUS pracownika, a następnie odebrał prace stanowiące przedmiot umowy.

Według kontrolującego, wymagania wobec kandydatów na stanowisko dyrektora programowego wydarzenia „Digital_ia2015”, a w szczególności lata doświadczenia oraz kierunek studiów magisterskich, ustalone zostały w warunkach naboru bardzo rygorystycznie. Czas na składanie ofert był ponadto bardzo ograniczony, nawet po jego wydłużeniu do dnia 09.06.2015 r.

W ocenie kontrolującego, ówczesny dyrektor odpowiadał za całość spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem instytucji, a więc także za zawartość merytoryczną oferty pracy, w tym za warunki naboru. Składając swoją ofertę, ówczesny dyrektor dopuścił do wystąpienia klasycznego przypadku konfliktu interesów, w którym poprzez przygotowanie warunków naboru, ówczesny dyrektor mógł mieć osobisty interes w sposobie rozstrzygnięcia tego naboru. Należy także zwrócić uwagę, że wymagane 7 – letnie okresy doświadczenia współgrały z okresem, jaki upłynął od pierwszego powołania ówczesnego dyrektora na stanowisko dyrektora DK (powołanie z dniem 02.11.2007 r.) oraz z kierunkiem ukończonych na koszt DK (koszt 5.500 zł) studiów magisterskich.

W toku kontroli stwierdzono, że w pomieszczeniach pełniących aktualnie funkcję magazynu DK, z niewiadomych przyczyn, zgromadzone były duże ilości różnorodnych publikacji promocyjnych, wykonanych na koszt DK i stanowiących własność instytucji. Publikacje wykonane zostały w związku z wydarzeniami artystycznymi organizowanymi w latach 2010 – 2016, a stanowiły je głównie katalogi dotyczące festiwali „inSPIRACJE” oraz „Digital_ia”.

Zarządzeniem nr 11/2017 z dnia 14.07.2017 r. dyrektor powołał komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynie z materiałami promocyjnymi, która wykonana została w dniu 17.07.2017 r., w obecności dyrektora i głównego specjalisty, a wyniki przedstawione zostały w arkuszu spisu z natury.

W toku inwentaryzacji spisano 2.498 szt. różnorodnych materiałów promocyjnych w postaci katalogów, książek, ulotek i kalendarzy, o wartości szacunkowej 38.214,86zł, z czego katalogi za rok 2015 i 2016 oszacowano na kwotę 12.375,09 zł.Według wyjaśnień udzielonych przez dyrektora, wyceny zinwentaryzowanych materiałów dokonano:

1. po cenie sprzedaży – jeżeli wystąpiły przypadki sprzedaży danego wydania,
2. po cenie zakupu – jeżeli sprzedaż katalogów nie wystąpiła,
3. po cenie określonej szacunkowo – jeżeli na fakturze brak było wskazania, ile kosztował materiał promocyjny.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że w grudniu 2015 r. DK dokonał częściowego usunięcia materiałów promocyjnych „zalegających” w DK, wartości których nie można już na dzień dzisiejszy oszacować. Materiały wywiezione zostały, co potwierdzone zostało fakturą nr 5214/15/FVS z dnia 07.12.2015 r. na kwotę 230 zł brutto, tytułem wywozu odpadów (kontener 3 m³). Według opisu merytorycznego zamieszczonego na dokumencie, faktura dotyczyła wywozu niewykorzystanych materiałów promocyjnych za lata 2008 – 2015 r. oraz materiałów po wystawach.

Według wyjaśnień udzielonych przez dyrektora, katalogi stanowiły element promocji wydarzeń odbywających się systematycznie co roku, począwszy od roku 2010 („Digital_ia”, „inSPIRACJE” i „Przejścia Graniczne”) i zasadniczo były rozdawane za darmo artystom, których prace zostały udokumentowane w katalogu. Część katalogów podlegała jednak sprzedaży, która stanowiła przychody instytucji.

Według wyjaśnień ówczesnego dyrektora, osobiście decydował On o zlecaniu wykonania materiałów promocyjnych konkretnemu wykonawcy oraz o ilościach zamawianych materiałów, ponieważ na bazie doświadczeń wiadomym było, które katalogi cieszą się większym zainteresowaniem. Ówczesny dyrektor nie zgodził się z wzięciem odpowiedzialności za obecny stan katalogów, ponieważ za Jego kadencji katalogi znajdowały się w pomieszczeniu obok księgowości oraz w biurach pracowników, a sam dyrektor dbał o katalogi i nie wie co się z nimi działo po Jego odejściu. Według ówczesnego dyrektora, z katalogów można nadal korzystać w celu promowania instytucji lub przekazać je innym zainteresowanym.

W ocenie kontrolującego, wydatkowanie środków finansowych DK na materiały promocyjne do 2016 r. włącznie, nie było poprzedzone żadnym rachunkiem ekonomicznym, czy analizą rynku. Ilość drukowanych katalogów pozostawała na zbliżonym poziomie, mimo że każdego roku pozostawały znaczne ilości katalogów niewykorzystanych. W przypadku katalogów podlegających sprzedaży, skala dokonanych zakupów nie znalazła odzwierciedlenia w popycie na nie, a w przypadku pozostałych materiałów, zamawiane ilości były nieadekwatne do faktycznych potrzeb. W obu jednak przypadkach, doszło według kontrolującego do nieefektywnego i niecelowego wykorzystania środków finansowych instytucji, które w postaci materiałów zostały wyrzucone jako odpady m.in. w grudniu 2015 r., tj. w okresie zarządzania instytucją przez ówczesnego dyrektora.

Kontrola wykazała, że ówczesny dyrektor zawierając wdniu 02.08.2016 r. umowę w zakresie wspólnej organizacji wydarzenia kulturalnego – koncertu SINGPHONY w dniu 17.10.2016 r., działał wbrew zasadom obowiązującym instytucję w zakresie nieodpłatnego korzystania z słupów ogłoszeniowych, które nie stanowiły majątku DK, nie potwierdził otrzymania i rozdysponowania biletów o wartości od 89 zł do 149 zł każdy, wydatkował dodatkowe środki finansowe, które nie wynikały z zapisów ww. umowy, a także nie zabezpieczył interesu DK poprzez zapisy o karach umownych.

Według zapisów § 3 pkt 1 umowy, ówczesny dyrektor zobowiązał się do udostępnienia na potrzeby promocji koncertu zarządzanych przez DK nośników reklamowych na terenie Miasta Szczecin. Kontrahent skorzystał z zapisów umowy i umieścił plakaty reklamujące wydarzenie Singphony na odpłatnych i nieodpłatnych słupach reklamowo - ogłoszeniowych zarządzanych przez DK. Powyższe nastąpiło wbrew umowie użyczenia nr 3/2008 zawartej w dniu 28.05.2008 r. z Gminą Miasto Szczecin oraz informacji przekazanej przez Zakład Usług Komunalnych w Szczecinie w piśmie z dnia 07.10.2015 r. (pismo znak: 3243/JT-J/WGOiOŚ/2015). Według § 3 ust. 1 umowy zawartej z Gminą Miasto Szczecin na nieodpłatne korzystanie z części nieruchomości wraz ze słupem ogłoszeniowym, biorący (DK) nie ma prawa przelewać uprawnień wynikających z umowy na rzecz osób trzecich bez pisemnej zgody użyczającego (Gmina). Użyczający (Gmina) zastrzegł sobie ponadto prawo rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym w przypadku, gdy biorący (DK) poddzierżawi przedmiot umowy użyczenia w całości lub w części albo odda go do bezpłatnego używania w całości lub w części, naruszając postanowienia ww. § 3 ust. 1.

Zgodnie z ww. pismem Zakładu Usług Komunalnych w Szczecinie, specjalistyczne pojemniki – tablice ogłoszeniowe typu STOKHOLM są własnością Zakładu i zostały przekazane DK w wypożyczenie na czas nieokreślony. Tym samym DK jest jedynym podmiotem, który ma prawo do ich użytkowania.

Zgodnie z zapisami § 2 ust. 1 umowy, Kontrahent zobowiązany był m.in. do nieodpłatnego przekazania na rzecz DK 6. biletów na koncert w dniu 17.10.2016 r. Bilety po ich odsprzedaży powinny stanowić przychód instytucji, jednak w dokumentacji DK brak było jakiegokolwiek dokumentu potwierdzającego przekazanie biletów na rzecz DK, a w księgach rachunkowych instytucji nie został zaewidencjonowany przychód z tytułu ich sprzedaży.

Kontrola wykazała ponadto, że w związku z ww. koncertem DK wydatkował środki finansowe DK na cele, które nie były przewidziane zapisami umownymi, w tym na pomoc techniczną przy wydarzeniu i usługę transportową. W dniu 14.10.2016 r. ówczesny zastępca dyrektora zawarł umowę zlecenie nr 2016/10/004 na kwotę ogółem 3.084 zł, której przedmiotem były: pomoc techniczna przy wydarzeniu Singphony, organizacja imprezy „Muzówka” i pomoc techniczna przy wystawie „Światłoaktywność”. W umowie nie wskazano, jaka część wynagrodzenia dotyczy poszczególnych wydarzeń. Według wyjaśnień udzielonych przez dyrektora, pomoc techniczna przy wydarzeniu Singphony, pochłonęła zdecydowanie największą ilość czasu pracy zleceniobiorcy, a tym samym składowa wynagrodzenia za pracę wykonaną w ramach organizacji tego zadania winna być największa.

Na podstawie faktury nr 138/10/2016 z dnia 17.10.2016 r. na kwotę 300 zł, DK pokrył także koszty usługi transportowej. Opis merytoryczny faktury wskazuje jedynie na wydarzenie Singphony, bez uszczegółowienia dotyczącego celu i zakresu wykonanej usługi.

Zapisy § 5 umowy podpisanej przez ówczesnego dyrektora dotyczyły prawa DK do żądania kary umownej w przypadku naruszenia warunków umowy. Powyższy zapis nie zawierał jednak wskazania dotyczącego wysokości wymienionej kary, a tym samym pozbawiał DK możliwości ewentualnego wystąpienia do Kontrahenta z roszczeniem z tytułu niewykonania zapisów umownych.

Według wyjaśnień ówczesnego dyrektora, uznał On, że Kontrahent może korzystać ze słupów na takich samych zasadach jak DK, skoro instytucja była partnerem wydarzenia, bilety najprawdopodobniej dyrektor otrzymał i rozdał je (nie pamięta, komu), a umowa faktycznie powinna być aneksowana w zakresie kosztów dodatkowych.

W toku kontroli stwierdzono, że w dokumentacji DK nie było żadnej umowy zawartej z Galerią. W 2015 r. DK poniósł koszty związane z organizacją wystawy w Galerii w kwocie 4.396 zł brutto – umowa o dzieło zawarta na opracowanie projektu kuratorskiego do wystawy „Przesilenie” oraz 220 zł brutto – faktura nr FV 00485/2015 z dnia 03.07.2015 r. tytułem zakupu 2 szt. ramy drewnianej z lustrem weneckim. Ww. koszty poniesione zostały przez DK bez wcześniejszego zawarcia z Galerią pisemnej umowy na organizację wystawy, zawierającej stosowne zabezpieczenie interesów DK w przypadku odstąpienia Galerii od realizacji wystawy. Według ówczesnego dyrektora, instytucja cały czas była zapewniana, że wystawa będzie miała miejsce, jednak terminy były ciągle zmieniane. W dokumentacji DK nie było także projektu wystawy kuratorskiej, stanowiącego przedmiot zawartej umowy, żaden z pracowników DK nie posiadał informacji, czy taki projekt był przedłożony oraz do czego zostały wykorzystane zakupione ramy lub gdzie aktualnie znajdują się. Osobą odpowiedzialną za realizację ww. umów był ówczesny dyrektor DK, według którego strona umowy wykonała swoją pracę (przypis kontrolującego: mimo braku wykonanego projektu w DK). Ówczesny dyrektor nie potrafił wskazać, jakiej pracy dotyczyły ramy i co się z nimi stało.

Kontrola wykazała, że do zakupionych przez DK różnorodnych gadżetów reklamowych nie była prowadzona ilościowa ewidencja magazynowa, a tym samym rozchodowanie gadżetów nie podlegało w instytucji stosownej kontroli. W 2015 i 2016 r. zakupiono gadżety reklamowe na kwotę ogółem 1.405,01 zł, w tym głównie poduszki i torby. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie takiej ewidencji był główny księgowy.

Kontrola wykazała także, że ówczesny dyrektor zrealizował na koszt DK nieuzasadniony wydatek na kwotę 1.230 zł, który w ocenie kontrolującego powinien ponieść z prywatnych środków finansowych.

W dniu 31.03.2016 r. wystawiona została dla DK faktura z dnia 31.03.2016 r. na kwotę 1.230 zł tytułem opracowania i korekty wizji 13 Muz. Według wyjaśnień udzielonych przez Wydział Kultury, oprzygotowanie ww. opracowania Wydział zwrócił się w styczniu 2016 r. do dyrektorów instytucji kultury, w tym do ówczesnego dyrektora DK, z którym z dniem 30 kwietnia 2016 r. upływał termin powołania. Powyższe było niezbędne do podjęcia decyzji o powierzeniu stanowisk dyrektorów osobom dotychczas sprawującym tę funkcję bądź o ogłoszeniu postępowania konkursowego. W ocenie kontrolującego, ówczesny dyrektor instytucji, podejmujący starania o pozostanie na piastowanym stanowisku, podjął te działania nie jako przedstawiciel instytucji, ale przede wszystkim jako kandydat na dyrektora na kolejny okres pracy, w którego interesie było przedłużenie umowy z Organizatorem. W związku z powyższym, koszty przygotowania programu działania instytucji ówczesny dyrektor powinien ponieść z własnych środków finansowych. W powyższym przypadku, ówczesny dyrektor działał wbrew „Kodeksowi etyki” wprowadzonemu przez siebie Zarządzeniem nr 7/2014, według którego wszystkich pracowników obowiązywały m.in. zasady nienadużywania uprawnień oraz uczciwości opisane w §7 ust. 1 i §8 ust. 2 kodeksu, według których z posiadanych uprawnień pracownik może korzystać wyłącznie do osiągnięcia celów, dla których uprawnienia te zostały mu nadane.

W toku kontroli ustalono, że ówczesny dyrektor nie wystąpił o zwiększenie dotacji celowej na realizację instalacji artystycznej FRYGA w kwocie ogółem 29.054,16 zł, tylko sfinansował poniesione wydatki ze środków przyznanych instytucji na działalność bieżącą w 2015 r. Według wyjaśnień ówczesnego dyrektora, był On przekonany, że koszt ten pokryty został z wypracowanych przychodów własnych. Wydatki poniesione poza przyznaną dotacją celową na kwotę 200.000 zł, były ściśle związane z realizacją projektu Monumento/Fryga, w tym: usługa cateringowa, asysta brygady podnośnikowej przy montażu rzeźby i nw. opracowanie koncepcji. Według art. 28 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (zw. dalej uooipdk), dotacja podmiotowa przeznaczona jest na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych.

Kontrola wykazała także, że w dokumentacji DK nie było elektronicznej wersji koncepcji stanowiącej przedmiot umowy zawartej z ówczesnym zastępcą dyrektora na kwotę 16.292,28 zł w zakresie opracowania koncepcji na potrzeby realizacji projektu „Realizacja instalacji artystycznych w przestrzeni publicznej przez DK 13 Muz” – projekt Monumento/Fryga. Wynagrodzenie wynikające z powyższej umowy stanowiło 56 % ww. kwoty ogółem w wysokości 29.054,16 zł, sfinansowanej ze środków na działalność bieżącą DK.Według umowy, koncepcja projektu winna być stworzona w formie elektronicznej, a wynagrodzenie płatne po odebraniu koncepcji bez zastrzeżeń. Według wyjaśnień udzielonych przez Wydział Kultury, Wydział dysponuje wersją elektroniczną oraz wydrukiem prezentacji projektu, który został przedstawiony przez ówczesnego zastępcę dyrektora na posiedzeniu Komisji ds. Kultury Rady Miasta w dniu. 25.03.2015 r., jednakże nie może stwierdzić, czy opracowanie to stanowiło przedmiot ww. umowy. Według wyjaśnień Wydziału, projekt Monumento był również prezentowany i omawiany podczas spotkań z udziałem Z-cy Prezydenta oraz dyrektorów innych wydziałów UM (w tym m.in. WUiAB, Architekta Miasta). W dokumentacji DK nie było elektronicznej wersji ww. koncepcji, która powinna stanowić potwierdzenie wykonania umowy. Przyjmując, że koncepcja była jedną z prezentacji wymienionych przez Wydział Kultury, to płatnikiem zobowiązania z tytułu umowy zawartej z ówczesnym dyrektorem był DK i to DK powinien dysponować koncepcją. Według wyjaśnień ówczesnego dyrektora, ww. koncepcja funkcjonowała w obiegu mailowym DK, a dyrektor nie jest pewien, czy posiada koncepcję w wersji elektronicznej.

W toku kontroli stwierdzono, że sfinansowane przez DK działania promocyjne ukierunkowane zostały na konkretne wydarzenie oraz na ówczesnego dyrektora i Jego zastępcę, z pominięciem instytucji DK jako organizatora wydarzenia. Na podstawie faktury z dnia 13.05.2016 r. wystawionej tytułem usługi reklamowej, ze środków DK wydatkowano kwotę 2.000 zł brutto. Zgodnie z opisem merytorycznym zamieszczonym na dowodzie źródłowym, faktura dotyczyła zlecenia reklamowego według założeń strategii marketingowej „Inspiracje16”, a według zamówienia stanowiącego załącznik do faktury, usługa dotyczyła zamieszczenia wywiadu w wydaniu majowym publikacji TRENDY. Wywiad przeprowadzony został z ówczesnym dyrektorem i jego zastępcą, jego tematem był festiwal sztuki wizualnej „INSPIRACJE 2016”, tj. wydarzenie artystyczne organizowane przez DK, a wymienieni panowie wystąpili w wywiadzie, jako dyrektor artystyczny oraz producent. W wywiadzie ani razu nie pojawiła się informacja o tym, że panowie reprezentują DK ani też, że organizatorem wydarzenia „INSPIRACJE 2016” jest DK, a 50 % z dwóch stron artykułu zajmowały 2 zdjęcia przedstawiające obu panów na terenie Mariny. Ówcześni dyrektorzy mieli prawo autoryzacji swoich wypowiedzi, a tym samym mogli mieć wpływ na zawartość merytoryczną materiału. Według §4 ust. 2 Statutu DK, do zakresu statutowej działalności DK należało m.in. prowadzenie działalności promocyjnej i wydawniczej, jednak w ocenie kontrolującego, publikacja służyła promocji jedynie samego wydarzenia „INSPIRACJE 2016” i obu panów, bez utożsamienia wydarzenia z DK, jako organizatorem, który poniósł na organizację wydarzenia „INSPIRACJE 2016” koszty w wysokości 191.643,40 zł. Według wyjaśnień ówczesnego dyrektora, mimo że w wywiadzie ani razu nie została przywołana nazwa DK, to była kwestia oczywista, że dyrektor reprezentował instytucję, ponieważ ww. wydarzenie to flagowy projekt DK, a ilość materiałów, która towarzyszyła temu wydarzeniu pozwalała na identyfikację logo z DK. W ocenie kontrolującego, bazowanie na „oczywistości” informacji medialnych, jest z założenia nieprofesjonalne. Rolą obu dyrektorów zatrudnionych w tym czasie w DK było każdorazowe wskazywanie DK w celu wzmocnienia u odbiorców poczucia niewątpliwego związku łączącego instytucję ze wskazanym wydarzeniem, tj. instytucję,która była organizatorem wydarzenia, ponosiła w związku z tym określone koszty oraz zapłaciła za opublikowany wywiad.

W toku kontroli wynagrodzeń naliczanych w DK za 2016 r., stwierdzono nieprawidłowości dotyczące nienaliczania dodatku stażowego wbrew zapisom obowiązującego w DK „Regulaminu wynagrodzeń”, błędnego naliczania wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły zwolnienia lekarskie, błędnego naliczenia wynagrodzenia chorobowego, przyjęcia nieprawidłowej ilości lat pracy do naliczenia dodatku stażowego.

Kontrola wykazała, że z dniem 01.01.2016 r. ówczesny dyrektor zmienił pracownikom kwoty składników wynagrodzenia miesięcznego (płaca zasadnicza i dodatek funkcyjny), głównie poprzez zwiększenie kwoty wynagrodzenia zasadniczego. Według aneksów do umów o pracę sporządzonych w związku z ww. zmianami wynagrodzeń, wynagrodzenie miesięczne składające się z wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego i dodatku stażowego uległo zmianie na składniki wynagrodzenia miesięcznego, na które składały się: płaca zasadnicza i dodatek funkcyjny. W wyniku powyższych zmian, główny specjalista zaprzestał naliczania pracownikom dodatku stażowego, a jedyną osobą, która miała naliczany w 2016 r. dodatek stażowy był ówczesny dyrektor, ponieważ wynagrodzenie ówczesnego dyrektora, w tym jego składniki, ustalone zostało przez Organizatora.

Prawo pracowników do dodatku za wieloletnią pracę wskazane zostało w art. 31 ust. 1 uooipdk oraz w § 12 ust. 4 obowiązującego w DK „Regulaminu wynagrodzeń”, według którego dodatek przysługiwał w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego po 5 latach i wzrastał o 1% za każdy następny rok pracy, do osiągnięcia 20% wynagrodzenia zasadniczego. Zaprzestanie naliczania dodatku stażowego przez głównego specjalistę nastąpiło zgodnie z treścią aneksów do umów o pracę podpisanych przez ówczesnego dyrektora, a wbrew zapisom „Regulaminu wynagrodzeń” DK, które pozostały bez zmian oraz ww. zapisom uooipdk. Ówczesny dyrektor udzielił wyjaśnień, według których nie wiedział, że dokonano likwidacji dodatku stażowego, a niewymienienie dodatku w części aneksu dotyczącej wynagrodzenia po zmianach nie oznaczało likwidacji tego dodatku, a jedynie pozostawienie go bez zmian. W ocenie kontrolującego, aneksy do umów zawierały jednoznaczne zapisy o wyłączeniu dodatku stażowego ze składników wynagrodzenia miesięcznego, a ówczesny dyrektor dokonując akceptacji ww. aneksów powinien skonfrontować swoje intencje z treścią podpisywanych dokumentów.

W przypadku 2. z 3. pracowników poddanych kontroli stwierdzono, że staż pracy pracowników stanowiący podstawę naliczania dodatku stażowego został błędnie ustalony. W przypadku 1. pracownika staż pracy na dzień 31.12.2015 r. wynosił 8 lat i 7 miesięcy, a dodatek w wysokości 9 % powinien przysługiwać pracownikowi począwszy od czerwca 2016 r. Tymczasem dodatek zwiększany był pracownikowi począwszy od lutego każdego roku, w tym także w 2015 r., tj. w ostatnim roku naliczania dodatku. W 2015 r. za miesiące od lutego do maja naliczano pracownikowi dodatek w kwocie 288 zł (9 %) zamiast 256 zł (8 %), w wyniku czego za 2015 r. nadpłacono pracownikowi łącznie kwotę 128 zł (4 x 32 zł). W przypadku 2. pracownika, dodatek w wysokości 15 % powinien przysługiwać pracownikowi począwszy od listopada 2016 r. Tymczasem dodatek zwiększany był począwszy od września każdego roku, w tym także w 2015 r., tj. w ostatnim roku naliczania dodatku. W 2015 r. za miesiące od września do października naliczano pracownikowi dodatek w kwocie 547,40 zł (14 %) zamiast 508,30 zł (13%), w wyniku czego za 2015 r. nadpłacono pracownikowi łącznie kwotę 78,20 zł (2 x 39,10 zł).

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń w miesiącach, w których pracownicy przebywali na zwolnieniach lekarskich wykazała zarówno błędne naliczenie wynagrodzenia zasadniczego jak i błędne naliczenie wynagrodzenia chorobowego. Powyższe miało miejsce w przypadku 2. z 3. pracowników poddanych kontroli (3. pracownik nie korzystał w 2016 r. ze zwolnienia lekarskiego), w wyniku czego 1. pracownikowi naliczono wynagrodzenie w kwocie zawyżonej o 186,94 zł brutto, a 2. pracownikowi w kwocie zawyżonej o 83,84 zł brutto.

Ww. kontrola wynagrodzeń wykazała, że w toku naliczania wynagrodzenia chorobowego, pracownik odpowiedzialny za naliczanie zamiennie uwzględniał lub nie uwzględniał w podstawie do wynagrodzenia chorobowego poszczególne składniki wynagrodzeń z miesięcy poprzedzających naliczenie. W związku z powyższym, dokonano w toku kontroli sprawdzenia wszystkich przypadków naliczenia wynagrodzenia za czas zwolnienia chorobowego jakie miały miejsce w 2016 r., w których płatnikiem był DK. Kontrola wykazała, że jedynie w 1. przypadku z 9. zwolnień chorobowych, wynagrodzenie chorobowe zostało naliczone poprawnie. W 4. przypadkach wynagrodzenie chorobowe zostało pracownikom zaniżone o kwotę ogółem 1.708,46 zł, a w 4. przypadkach zawyżone o kwotę ogółem 412,76 zł (w tym 2 przypadki ww. wymienione na kwotę 186,94 zł i 83,84 zł).

W DK dokonywano wypłat zaliczek na wynagrodzenia, mimo, że obowiązujące w instytucji procedury nie przewidywały powyższego, np. 1.000 zł – zaliczka wypłacona pracownikowi w dniu 20.01.2015 r. (Rk nr 006/01/15) do listy płac nr LP/2015/01/AD. Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli przez głównego specjalistę, wypłat zaliczek dokonywano na ustną prośbę pracownika i za ustną zgodą ówczesnego dyrektora, gdy tymczasem ówczesny dyrektor stwierdził, że nie wiedział nic o wypłatach ww. zaliczek.

Kontrola wynagrodzeń wykazała ponadto nieprawidłowości w prowadzonej w DK dokumentacji kadrowo – płacowej, polegające m.in. na:

1. Wykazywaniu składników wynagrodzeń na kartotekach zarobkowych pracowników, w tym dodatku funkcyjnego i dodatku stażowego w postaci jednej kwoty. Kartoteka wynagrodzeń powinna odzwierciedlać nie tylko kwoty wynagrodzenia, ale także jego składowe, co miało szczególne znaczenie w przypadku składników, które podlegały zmniejszeniu z tytułu zwolnienia chorobowego. W powyższym przypadku, kwotą łączną wykazywany był składnik, który podlegał zmniejszeniu (dodatek funkcyjny) jak i składnik, który pozostawał bez zmian (dodatek stażowy), w wyniku czego kwoty składników wynagrodzenia były prezentowane w kartotece w sposób nieprzejrzysty.
2. Braku w dokumentacji DK pism dotyczących 8. nagród przyznanych za 2015 r., a wypłaconych w 2016 r. (Wb nr 1 z dnia 04.01.2016 r.), stanowiących podstawę naliczenia.
3. Prowadzeniu akt osobowych pracowników niezgodnie z § 6 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika m.in. w zakresie: podziału akt osobowych na część A, B i C, braku w aktach osobowych potwierdzenia przyznanych nagród, braku stosownego ponumerowania i zestawienia akt osobowych.

Osobą odpowiedzialną w DK za prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz naliczanie wynagrodzeń był główny specjalista.

W toku kontroli stwierdzono, że w dokumentacji DK nie było dokumentu źródłowego w postaci polecenia wyjazdu służbowego ówczesnego dyrektora do Indii, a rozliczenie podróży wykonane zostało na druku „Rozliczenie zaliczki”, tj. wbrew praktyce stosowanej w DK w zakresie zasad dokumentowania operacji gospodarczych. Według wyjaśnień ówczesnego dyrektora, był on przekonany, że polecenie wyjazdu służbowego dotyczyło tylko pracowników podległych oraz, że nigdy nie zakwestionowano takiej formy rozliczenia z wyjazdu służbowego. W dokumentacji DK za 2015 i 2016 r. znajdowały się różnorodne polecenia wyjazdu służbowego wraz z rozliczeniem, wystawione dla ówczesnego dyrektora i przez tegoż dyrektora podpisane.

W dokumentacji DK nie było żadnej procedury, w której ujęte byłyby zasady jakie obowiązywały w instytucji do 2017 r. w zakresie składania zamówień lub zleceń oraz zawierania umów wydatkowych. Według wyjaśnień udzielonych przez ówczesnego dyrektora, m.in. decyzje o zawieraniu umów dyrektor podejmował osobiście, wydatki były zawsze konsultowane z główną księgową, która nigdy nie złożyła odmowy zrealizowania proponowanego przez dyrektora wydatku. Umowy zawarte w DK w formie pisemnej nie zawierały ponadto podpisu głównego księgowego, stanowiącego potwierdzenie, że kwota wydatku umownego zabezpieczona została w planie finansowym instytucji, ponieważ jak wyjaśnił ówczesny dyrektor, w większości umowy były przygotowywane przez głównego księgowego, więc akceptacja zawsze była dokonywana pomimo, że główny księgowy nie potwierdzał tego swoim podpisem. Według wyjaśnień złożonych przez głównego księgowego w toku kontroli nr Z/2/17, w latach 2014 – 2016 dyrektor nie konsultował podejmowanych wydatków z główną księgową.

Wstępna kontrola w zakresie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz w zakresie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych wymieniona została wśród podstawowych zadań należących do głównego księgowego, przywołanych w art. 54 ust. 1 uofp. Dowodem dokonania przez głównego księgowego ww. wstępnej kontroli, jest według uofp jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwegorzeczowo, oznacza, że: nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno - rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Należy także zaznaczyć, że zgodnie z art. 54 ust. 4 – 6 uofp główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w ust. 3, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. Jeżeli kierownik jednostki wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji, niezwłocznie zawiadamia o tym w formie pisemnej Prezydenta Miasta, uzasadniając realizację zakwestionowanej operacji.

W dokumentacji DK nie było żadnej pisemnej dokumentacji potwierdzającej odmowę głównego księgowego w zakresie podpisania jakiegokolwiek dokumentu, ani też pisemnego polecenia ówczesnego dyrektora dotyczącego realizacji operacji wynikającej z zakwestionowanego dokumentu.

Zgodnie z art. 44 ust. 3 uofp, środki finansowe DK przyznane głównie w postaci dotacji podmiotowej Organizatora, powinny być wydatkowane m.in. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zapewniający najlepszą usługę za korzystną cenę.

W toku kontroli kosztów poniesionych na organizację Eksperymentalne Place Zabaw w ramach działalności galerii „Tworzę się” ustalono, że koszty poniesione w 2015 i 2016 r., wykazywały w wymienionych latach tendencję wzrostową. Koszty poniesione w poszczególnych latach i w I półroczu 2017 r. wyniosły:

1. 2015 r. – koszty poniesione w kwocie ogółem 119.760,33 zł, przy czym z dotacji podmiotowej DK sfinansowano wydatki na kwotę 41.760,33 zł,
2. 2016 r. - koszty poniesione w kwocie ogółem 129.870,42 zł, przy czym z dotacji podmiotowej DK sfinansowano wydatki na kwotę 64.370,42 zł,
3. 2017 r. – koszty poniesione w I półroczu wyniosły 7.500 zł i wraz z kosztami zaplanowanymi na II półrocze w kwocie 15.000 zł wyniosą ogółem 22.500 zł, przy czym całość sfinansowana zostanie ze środków uzyskanych przez DK z Wydziału Spraw Społecznych.

Kontrola kosztów poniesionych na organizację imprezy „Muzówka” wykazała, że koszty poniesione w 2016 r. w kwocie 7.803,61 zł, zmniejszone zostały w 2017 r. do kwoty 2.353,35 zł (w 2015 r. nie organizowano imprezy). Powyższe oznaczało redukcję kosztów w 2017 r. w stosunku do 2016 r. o ponad 200%. Powyższe koszty 2017 r. mogą ulec jeszcze zmianie jedynie w wyniku ewentualnych korekt błędnych zapisów księgowych związanych z miejscem powstawania kosztów, ponieważ impreza zorganizowana została w I półroczu 2017 r.

Szacunkowa liczba uczestników poszczególnych wydarzeń/imprez, która w przypadku „Muzówki” pozostała bez zmian (600 uczestników), w przypadku Eksperymentalnych Placów Zabaw wzrosła z 1.900 uczestników za cały 2016 r. do 7.500 uczestników w I półroczu 2017 r.

Ówczesny dyrektor stwierdził, że zwiększenie budżetu miało na celu pozyskanie nowych środków z programów ministerialnych. Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli przez dyrektora DK, zmniejszenie kosztów organizacji ww. wydarzeń/imprez nie miało wpływu na jakość wydarzeń, która pozostała bez zmian.

Zaangażowanie DK w kosztach poniesionych na ww. wydarzenia było np. w 2016 r. ponad dwukrotnie wyższe niż w 2017 r. Niezaprzeczalnym faktem było otrzymanie przez DK ministerialnego dofinansowania, świadczącego o zaangażowaniu instytucji w pozyskiwaniu środków zewnętrznych, uzyskanego jednak przy zdecydowanie wyższym udziale środków własnych, tj. środków publicznych.

Według informacji przekazanej przez dyrektora, w okresie od 01.01.2017 r. do 30.06.2017 r. odbyło się 240 wydarzeń i wzięło w nich udział łącznie 23.190 osób.

DK poniósł w 2015 i 2016 r. koszty na realizację wystaw sztuki współczesnej w Indiach pn. „Proximity” i „Absorud-Nonsen-Oksymoron’’ (projekt AZJA) na kwotę ogółem 219.712,49 zł (kwota dofinansowania wyniosła 23.703 zł). Od 2017 r. projekt nie będzie kontynuowany przez dyrektora DK, ale zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi przez Wydział Kultury, niewykluczone, że projekt będzie kontynuowany przez inny podmiot, a środki na ten cel zostały zarezerwowane w budżecie Wydziału Kultury na lata 2017 – 2019.

W 2017 r. dyrektor ponownie wyłączył z wynagrodzenia zasadniczego dodatek za wieloletnią pracę jako odrębny składnik wynagrodzeń poprzez wystawienie do umów o pracę stosownych aneksów.

 4. Sprawy organizacyjne i pracownicze

W toku kontroli przeanalizowano obowiązujące w instytucji procedury dotyczące organizacji i funkcjonowania DK oraz ich stosowanie w praktyce.

W 2015 i 2016 r. obowiązywały w DK następujące regulaminy organizacyjne określające organizację wewnętrzną instytucji, wprowadzone przez ówczesnego dyrektora na mocy art. 13 ust. 3 uooipdkoraz § 8 Statutu DK:

1. Regulamin organizacyjny obowiązujący do dnia 22.02.2016 r.
2. Regulamin organizacyjny obowiązujący od 23.02.2016 r.

W instytucji obowiązywał także „Regulamin pracy dla pracowników Domu Kultury „13 Muz” w Szczecinie”, określający organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Kontrola wykazała, że główny księgowy wykonywał różnorodne czynności, których charakter zdecydowanie wykraczał poza rodzaj umówionej pracy, przyjęty dla stanowiska główny księgowy, dotyczące m.in.:

• realizacji zadań inwestycyjnych w zakresie renowacji elewacji budynku, wykonania projektu budowlanego oraz realizacji zadania pn. „Modernizacja budynku DK 13 Muz”, obejmującego prace projektowe i wykonawcze,
• demontażu rzeźby Fryga, w tym przeprowadzenie procedur zamówienia publicznego, a także udzielanie różnorodnych informacji i wyjaśnień dotyczących Frygi (w trakcie narad prezydenckich, obrad Komisji Kultury i na interpelacje radnych), w tym również informacji do mediów,
• uregulowania stanu prawnego obiektu usytuowanego na parkingu DK, który wykorzystywany jest aktualnie na magazyn DK,
• udzielenia informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych po kontroli w zakresie realizacji inwestycji artystycznych w miejskiej przestrzeni publicznej przez DK,
• przygotowania i składania w 2016 r. wniosków na dofinansowanie z MKiDN projektów artystycznych 2017 r. oraz corocznego przygotowania i składania wniosków do Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin.

Czynności wykonywane przez głównego księgowego w ramach powyższych działań, to tylko część czynności wykonywanych przez pracownika w praktyce, co znalazło potwierdzenie w dokumentacji DK, w tym także w korespondencji e-mail. W wielu przypadkach wytworzony dokument końcowy podpisany był jedynie przez ówczesnego dyrektora, jednak według pisemnych wyjaśnień i oświadczeń złożonych w toku kontroli przez głównego księgowego, sporządzony został przez tegoż głównego księgowego, w tym np. sprawozdania z działalności dyrektora DK za 2014 i 2015 r., plan merytoryczny działań instytucji na 2015 i 2016 r., opracowane wzory umów czy plan remontów. Według tych samych wyjaśnień, główny księgowy wykonywał także czynności typu: pisanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej DK (zakładka BIP), zamawianie i zakup biletów na przejazdy samochodowe i lotnicze, zakup ubezpieczeń wyjazdowych, sporządzanie ogłoszeń o zatrudnienie pracowników, przygotowanie do imprezy organizowanej przez DK (ustawianie krzeseł, poduch i stolików oraz sprzątanie nieczynnej kawiarni) i inne.

Według ówczesnego dyrektora, ww. czynności w części wykonywane były z własnej nieprzymuszonej woli głównego księgowego, z jego inicjatywy i nie były podyktowane bezwzględnym poleceniem służbowym. Ówczesny dyrektor stwierdził także, że nie miał dużego zaplecza kadrowego, a interpretacja art. 54 uofp nie pozwalała stwierdzić, że główny księgowy nie mógł wykonywać ww. czynności i zadań.

Z rodzajem świadczonej pracy i stanowiskiem służbowym związany był zakres obowiązków pracownika, który w przypadku głównego księgowego określony został w dokumencie „Zakres obowiązków służbowych głównego księgowego”, podpisanym przez ówczesnego dyrektora i przyjętym przez pracownika do wiadomości za podpisem i z datą 01.12.2013 r. Wszystkie obowiązki merytoryczne zawarte w wymienionym zakresie były ściśle związane z prowadzeniem rachunkowości jednostki. Obowiązki związane z prowadzeniem rachunkowości wymienione zostały również w opisie działań i kompetencji na stanowisku głównego księgowego, zawartym w rozdziale V pkt 3 ww. regulaminów organizacyjnych, gdzie wskazano także na bezpośrednie podporządkowanie stanowiska dyrektorowi DK.

W dokumentacji DK nie było żadnego powierzenia obowiązków dotyczącego zadań wykraczających poza zakres stanowiska głównego księgowego. Zakres zadań wynikających z zajmowanego stanowiska mógł być konkretyzowany również w drodze poleceń pracodawcy. Polecenie pracodawcy nie zostało w przepisach prawa pracy obwarowane wymogiem szczególnej formy, a co za tym idzie, mogło być wydawane pracownikowi w formie ustnej lub z wykorzystaniem poczty elektronicznej, jednak powinno mieścić się w granicach zakreślonych ustalonym w umowie rodzajem pracy i zajmowanym stanowiskiem. Na powyższe wskazywał art. 100 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (zw. dalej Kodeksem pracy), według którego pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Zadania głównego księgowego sformułowane zostały ponadto w art. 54 ust. 1 uofp, według którego głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

  1)  prowadzenia rachunkowości jednostki,

  2)  wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

  3)  dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

  4)  dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Według wyjaśnień udzielonych przez głównego księgowego:

1. Podejmowane próby odmawiania zlecanych zadań były nieskuteczne zarówno w przypadku ówczesnego dyrektora jak i jego zastępcy.
2. Poczta otrzymywana przez dyrektorów była przekazywana głównemu księgowemu do realizacji lub dyrektorzy podawali zainteresowanym bezpośredni kontakt telefoniczny do głównego księgowego.
3. Pracownik wielokrotnie zwracał się do ówczesnego dyrektora o przekazanie kwestii dotyczących FRYGI ówczesnemu zastępcy, co miało nastąpić po konkursie na stanowisko dyrektora Trafostacji Sztuki. Według głównego księgowego, ówczesny zastępca po rozstrzygnięciu konkursu nadal nie zajmował się sprawami FRYGI i nie udzielał żadnych wyjaśnień.
4. Ówczesny dyrektor scedował obowiązek udzielania wyjaśnień mediom poprzez podanie kontaktu bezpośrednio do głównego księgowego, a reprezentowanie instytucji na zewnątrz wskazane zostało w §6 „Umowy z dnia 26.04.2012 r. w sprawie warunków organizacyjno – finansowych działalności Domu Kultury „Klub 13 Muz” oraz programu jego działania” zawartej z ówczesnym dyrektorem.
5. Pracownik poinformował Wydział Kultury o ilości obowiązków nakładanych na Niego oraz notorycznych nieobecnościach ówczesnego zastępcy dyrektora, czego efektem była „rozmowa dyscyplinująca” przeprowadzona z Nim przez tegoż zastępcę dyrektora.

W ocenie kontroli, główny księgowy nie podjął próby pisemnej odmowy wykonania czynności stojących w sprzeczności z zakresem obowiązków na zajmowanym stanowisku oraz nie poinformował w formie pisemnej i drogą służbową Prezydenta Miasta, o występowaniu w DK negatywnych zjawisk dotyczących spraw organizacyjnych i pracowniczych. Tym samym pracownik przyjął postawę po części wyrażającą akceptację istniejącej organizacji pracy. Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli, główny księgowy wykonywał czynności wynikające zarówno z obowiązującego go zakresu obowiązków jak i wskazane przez ówczesnych dyrektorów DK, w poczuciu odpowiedzialności za instytucję, w której był zatrudniony.

Na wykonywanie przez głównego księgowego czynności wykraczających poza zakres obowiązujący głównego księgowego wskazano już w wystąpieniu pokontrolnym z kontroli nr Z/2/17, przeprowadzonej w instytucji w zakresie udzielania zamówień i dokonywania wydatków.

Według kontroli, odmienna sytuacja miała miejsce w przypadku ówczesnego zastępcy dyrektora. W toku kontroli dokumentacji DK, w tym korespondencji e-mail, nie zidentyfikowano ani jednego dokumentu, z którego wynikałoby, że ówczesny zastępca dyrektora udzielał jakichkolwiek wyjaśnień lub sporządził jakąkolwiek merytoryczną informację dotyczącą działalności DK w 2016 r. Powyższe dotyczyło także dni nieobecności ówczesnego dyrektora, w czasie których ówczesny zastępca powinien zastępować ówczesnego dyrektora na podstawie zapisów rozdziału III pkt 1 regulaminów organizacyjnych instytucji obowiązujących w 2015 i 2016 r. i w związku z § 6 „Umowy z dnia 26.04.2012 r. w sprawie warunków organizacyjno – finansowych działalności Domu Kultury „Klub 13 Muz” oraz programu jego działania” zawartej z ówczesnym dyrektorem, w zakresie reprezentowania instytucji na zewnątrz.

Zgodnie z §4 „Regulaminu pracy” obowiązującego w DK, za organizowanie pracy pracownikom, w tym podział pracy pomiędzy pracowników, przydzielenie pracy, nadzorowanie jej przebiegu, rozliczanie wykonania, zaznajomienie pracowników z zakresem obowiązków, odpowiadał bezpośredni przełożony pracownika (w powyższych przypadkach był to ówczesny dyrektor), a według zapisów pkt 3d w rozdziale III regulaminów organizacyjnych instytucji obowiązujących w 2015 i 2016 r. wszelkie zmiany dotyczące stanowiska i zakresu działania pracownika wymagały zmiany zakresu obowiązków.

Opisana w pkt 2 wystąpienia kwestia prowadzenia przez ówczesnego zastępcę dyrektora zajęć ze studentami w Sali Kominkowej DK,wiąże się ściśle także z obszarem dotyczącym organizacji i porządku pracy, ponieważ ówczesny dyrektor prowadził zajęcia ze studentami częściowo w godzinach pracy DK, tj. w godzinach, w których powinien być do dyspozycji także pozostałych pracowników, a zgodnie z zapisami §16 obowiązującego w DK „Regulaminu pracy”, pracownicy są zatrudnieni w systemie jednozmianowym, przy czym pracownicy biurowi rozpoczynają pracę o godzinie 8.00, a kończą o godzinie 16.00, a pozostali pracownicy rozpoczynają pracę o godzinie 9.00, a kończą o godzinie 17.00.

Według ówczesnego dyrektora powyższe nie kolidowało z wykonywaniem obowiązków służbowych przez ówczesnego zastępcę, jednak według §1 ust. 3 regulaminu, postanowienia regulaminu dotyczyły wszystkich pracowników bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, a także rodzaj umowy o pracę. Według §14 ust. 2 „Regulaminu pracy” DK, czas pracy powinien ponadto być w pełni wykorzystany na wykonywanie obowiązków służbowych.

W aktach osobowych zastępcy ówczesnego dyrektora zatrudnionego w DK na pełnym etacie, znajdowały się podpisane przez pracownika: oświadczenie o zapoznaniu się z „Regulaminem pracy” oraz „Zakres obowiązków służbowych”, w którym wśród obowiązków pracowniczych wymienione zostało m.in. przestrzeganie czasu pracy ustalonego w DK. Należy także zaznaczyć, że w aktach pracownika nie było żadnej dokumentacji potwierdzającej zgodę ówczesnego dyrektora na inny rozkład czasu pracy pracownika niż wskazany powyżej i wypełnianie obowiązków pracowniczych wymagających komunikacji z pozostałymi pracownikami w toku prowadzonych zajęć.

Według §13 ust. 1 „Regulaminu pracy” DK, wykonywanie pracy prywatnej z wykorzystaniem urządzeń i narzędzi będących własnością pracodawcy lub wykonywanie w czasie pracy czynności niezwiązanych z wyznaczonymi przez przełożonego zadaniami wymienione zostało w naruszeniach obowiązków pracowniczych. Na wykorzystywanie majątku instytucji jedynie do celów statutowych wskazano także w §4 ust. 6 „Umowy z dnia 26.04.2012 r. w sprawie warunków organizacyjno – finansowych działalności Domu Kultury „Klub 13 Muz” oraz programu jego działania”, zawartej z ówczesnym dyrektorem.

W toku kontroli stwierdzono, że listy obecności ówczesnego dyrektora i jego zastępcy zawierały braki w postaci podpisów pracowników lub wskazań dotyczących charakteru nieobecności.

Na podstawie dokumentacji DK nie można było stwierdzić, od którego dnia listopada ówczesny dyrektor realizował w Indiach zadania służbowe związane z projektem Absurd-Nonsens-Oksymoron, ponieważ – jak wskazano wcześniej - w dokumentacji nie było polecenia wyjazdu służbowego, a lista obecności na listopad zawierała jedynie zapis o urlopie na żądanie w dniach 2-4.11.2016 r. (w pozostałej części lista obecności pozostała niewypełniona). Dzień rozpoczęcia delegacji służbowej ówczesnego dyrektora ustalono na podstawie e-maila z dnia 03.11.2016 r. skierowanego do Dyrektora Wydziału Kultury, w którym ówczesny dyrektor (przebywający w tym czasie w Indiach, tj. od 18.10.2016 r.) poinformował pocztą służbową o przebywaniu w delegacji zagranicznej w dniach 03.11.2016 – 06.12.2016 r.

Na obowiązek potwierdzania obecności podpisem na liście obecności wskazywał § 22 ust. 1 obowiązującego w DK „Regulaminu pracy”, a zapisy ww. regulaminu nie przewidywały wyłączeń dla jakichkolwiek stanowisk. Zatwierdzony przez ówczesnego dyrektora regulamin zawierał także podpis radcy prawnego, potwierdzający kontrolę pod względem formalno – prawnym.

W aktach osobowych pracowników DK nie było żadnych informacji o wprowadzeniu innego rozkładu czasu pracy niż wskazany w § 16 regulaminu, informacje o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych wskazywały na dobową normę czasu pracy – 8 godzin i tygodniową – przeciętnie 40 godzin, a główny specjalista nie prowadził szczegółowego rozliczenia czasu pracy dla poszczególnych pracowników.

Wraz z likwidacją w DK Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, ówczesny dyrektor nie wprowadził w obowiązującym w DK „Regulaminie wynagrodzeń” żadnych zapisów dotyczących wypłacanych w DK świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Poza świadczeniami urlopowymi, DK regulował także płatności z tytułu korzystania przez ówczesnego dyrektora i jego zastępcę z usług związanych z poprawą kondycji fizycznej. Wydatki w kwocie ogółem 5.240 zł brutto za 2015 i 2016 r. pokrywane były ze środków na działalność bieżącą instytucji. Powyższa kwestia opisana została w wystąpieniu pokontrolnym nr Z/2/17.

Obowiązujący w DK „Regulamin wynagrodzeń” nie uwzględniał zapisów ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymii zarządzeń Prezydenta Miasta dotyczących wynagradzania pracowników wchodzących w skład zarządu instytucji. W § 2 regulaminu błędnie wskazano ponadto, że regulamin dotyczył wszystkich pracowników instytucji, a w wyłączeniach pracownicy wchodzący w skład zarządu nie zostali wymienieni.

Kwestie dotyczące zakresu obowiązków pracowników oraz merytoryki zawartych w nich zapisów poruszone zostały w wystąpieniu pokontrolnym nr Z/2/17.

Wszyscy pracownicy zapoznani zostali z obowiązującym w DK „Regulaminem pracy”.

Wszyscy pracownicy posiadali zakres obowiązków, podpisany przez ówczesnego dyrektora i przyjęty przez pracownika za podpisem.

Firmy świadczące dla DK usługi ochrony mienia prowadziły szczegółową, imienną ewidencję pobierania kluczy przez pracowników do pomieszczeń służbowych. Ewidencja ta stanowiła odzwierciedlenie rzeczywistego czasu przebywania pracowników w siedzibie instytucji, jednakże nie zawierała podpisów pracowników, potwierdzających godzinę pobrania i zdania kluczy, a wszystkie dane wprowadzane były jedynie przez pracowników ochrony.

Zarządzeniem Nr 2/2016 z dnia 05.01.2016 r. ówczesny dyrektor zlikwidował w DK Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

W dokumentacji DK nie było żadnego potwierdzenia, że ówczesny dyrektor przeprowadził lub zarządził przeprowadzenie jakiejkolwiek kontroli wewnętrznej w instytucji, dającej zapewnienie, że w skontrolowanym obszarze nie występują żadne nieprawidłowości.

 5. Nadzór nad działalnością DK

 DK działał jako samorządowa instytucja kultury, której Organizatorem była Gmina Miasto Szczecin. DK posiadał odrębną od Organizatora osobowość prawną, w tym samodzielność gospodarowania przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz samodzielność w prowadzeniu gospodarki w ramach posiadanych środków, z zastosowaniem zasad efektywności ich wykorzystania.

Według „Wykonania planu finansowego” na dzień 31.12.2016 r., DK uzyskał za 2016 r. dotację podmiotową z budżetu Miasta na działalność bieżącą w wysokości 1.577.275 zł oraz środki na działalność inwestycyjną w wysokości 316.015 zł (2015 r.: 1.376.108 zł – dotacja podmiotowa, 313.604 zł – środki na działalność inwestycyjną). Dotacja podmiotowa otrzymana przez DK na działalność bieżącą w kwocie 1.577.275 zł, stanowiła 86 % przychodów ogółem instytucji za 2016 r. w kwocie 1.836.202 zł.

Nadzór nad działalnością DK w 2016 r. sprawował Wydział Kultury Urzędu Miasta Szczecin na podstawie § 35 Załącznika do Zarządzenia Nr 417/15 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 listopada 2015 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin ze zm. oraz § 12 ust. 2 Zarządzenia Nr 2/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 stycznia 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta. Do zadań Wydziału w zakresie ww. nadzoru należało:

• prowadzenie działań związanych z nadzorem nad właściwym funkcjonowaniem, zarządzaniem i organizacją miejskich instytucji kultury,
• prowadzenie rejestru instytucji kultury oraz wydawanie wypisów z rejestru,
• przyjmowanie i weryfikacja rozliczeń i sprawozdań finansowych instytucji kultury w zakresie przyznanych dotacji,
• analiza projektów planów budżetów miejskich instytucji kultury oraz sprawozdań z wykonania budżetu instytucji,
• nadzór nad właściwym wykorzystaniem mienia instytucji,
• prowadzenie zbiorczej sprawozdawczości finansowej i księgowej instytucji w zakresie przyznanych dotacji,
• przygotowywanie zmian w obowiązujących statutach, opracowywanie projektów nowych statutów miejskich instytucji kultury,
• opiniowanie regulaminów organizacyjnych miejskich instytucji kultury,
• prowadzenie w miejskich instytucjach kultury nadzoru w oparciu o Roczny plan czynności nadzoru,
• ustalanie potrzeb i priorytetów inwestycyjnych i remontowych dla poszczególnych instytucji kultury oraz współpraca w tym zakresie z Wydziałem Inwestycji Miejskich,
• współpraca w zakresie wieloletnich i rocznych planów inwestycyjnych dotyczących miejskich instytucji kultury.

Według definicji zawartej w „Słowniku języka polskiego”, nadzór to kontrolowanie lub pilnowanie kogoś lub czegoś.

W toku kontroli sprawdzono, czy działania podejmowane przez Wydział Kultury w zakresie nadzoru nad DK gwarantowały wypełnienie zadań wymienionych w pkt 1, 3 – 5 i 8 - 9 Zarządzenia Nr 2/16 Prezydenta Miasta Szczecin.

W 2016 r. Wydział Kultury przeprowadził w DK czynności nadzoru potwierdzone „Protokołem z realizacji czynności nadzoru Wydziału Kultury nad działalnością Domu Kultury „13 Muz w Szczecinie” (pismo znak: WK-II.402.139.2016.CC). Czynności przeprowadzone zostały w dniu 16.11.2016 r. przez głównych specjalistów Wydziału, na podstawie ww. Zarządzenia Nr 2/16 Prezydenta Miasta Szczecin oraz „Rocznego planu czynności nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury na rok 2016” z dnia 19 lutego 2016 r. Czynnościami nadzoru objęte zostały następujące zagadnienia:

1. Stosowanie przez instytucję przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), w tym istnienie wewnętrznych uregulowań związanych z procedurami udzielania zamówień, regulaminu komisji przetargowej itp.
2. Udział pracowników instytucji kultury – w tym kadry zarządzającej – w szkoleniach i konferencjach w roku 2015 i 2016.
3. Stan realizacji inwestycji finansowanych dotacją celową z budżetu Miasta w 2016 r.

Kontroli poddano także działania Wydziału Kultury w związku z przekazaniem DK nowo powołanemu dyrektorowi.

W zakresie prowadzenia działań związanych z nadzorem nad właściwym funkcjonowaniem, zarządzaniem i organizacją DK, Wydział Kultury nie podjął w ocenie kontrolującego udokumentowanych kroków, w celu ustalenia przyczyn i zasadności działań służbowych, jakie w instytucji podejmowane były przez głównego księgowego (opisane w pkt 3), mimo że nie należały one do kompetencji głównego księgowego. Wydział ograniczył się m.in. do przypominania DK o konieczności podpisywania dokumentacji przez ówczesnego dyrektora lub jego zastępcę oraz o formalnych przeciwwskazaniach do zastępowania dyrektora przez głównego księgowego. W świetle wykonywania przez głównego księgowego czynności, które nie wynikały z zakresu pełnionej funkcji, w tym także czynności przynależnych ówczesnemu dyrektorowi i jego zastępcy, Wydział Kultury powołał się na samodzielność ówczesnego dyrektora w zakresie wydawania poleceń służbowych i organizowania pracy pracowników. W ocenie kontrolującego, Wydział Kultury winien podjąć próbę wyjaśnienia z ówczesnym dyrektorem sytuacji organizacyjnej występującej w instytucji, zwłaszcza w kontekście obowiązującego w DK „Regulaminu organizacyjnego”, który był Wydziałowi Kultury znany, ponieważ podlegał Jego wcześniejszemu opiniowaniu oraz wiedzy jaką Wydział posiadał w wymienionym zakresie.

Należy także zaznaczyć, że zapisy art. 69 ust. 1 pkt 1 uofp nałożyły na Prezydenta Miasta Szczecin odpowiedzialność za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej (II poziom kontroli zarządczej), a szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określone zostały w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, w tym m.in. w zakresie właściwego środowiska wewnętrznego obejmującego przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, strukturę organizacyjną i delegowanie uprawnień. Według kontrolującego, Wydział Kultury winien zapewniać Prezydenta Miasta Szczecin, że wytyczne Ministra Finansów były i są w instytucji stosowane właśnie poprzez wypełnianie obowiązków związanych z nadzorem nad właściwym funkcjonowaniem i zarządzaniem DK oraz kontrolę zarządczą II stopnia.

Wydział nadzorujący wykonywał kontrolę celowości ponoszonych przez DK wydatków jedynie w zakresie dotacji celowych na realizację zadań inwestycyjnych. Kontrola wydatkowania środków finansowych, w tym także na wynagrodzenia, dla których źródłem finansowania była dotacja podmiotowa, przeprowadzana była tylko na podstawie dokumentacji w postaci planów i sprawozdań finansowych. Powyższe podejście do czynności nadzoru w sytuacji, gdy dotacja podmiotowa udzielona z budżetu JST stanowiła 86 % przychodów ogółem instytucji, nie znajduje według kontrolującego stosownego uzasadnienia. Zgodnie z art. 251 ust. 4 uofp, wykorzystanie dotacji następuje w szczególności przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które dotacja była udzielona, albo, w przypadku gdy odrębne przepisy stanowią o sposobie udzielenia i rozliczenia dotacji, wykorzystanie następuje przez realizację celów wskazanych w tych przepisach. Wydatkowanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, które w przypadku instytucji należy rozumieć jako zadania statutowe, stoi w sprzeczności z dyscypliną finansów publicznych, do stosowania której instytucja jest zobowiązana. Aby wykluczyć takie przypadki, kontrola wydatkowania przyznanych środków zgodnie z ich przeznaczeniem powinna obejmować zarówno dotacje celowe na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji, jak również dotacje podmiotowe. Rolą Wydziału Kultury, jako wydziału nadzorującego było wypracowanie i ustalenie takich zasad i mechanizmów sprawowania kontroli nad wykorzystaniem dotacji podmiotowej, które przy uwzględnieniu poszanowania samodzielności instytucji dadzą zapewnienie, że środki publiczne przekazane instytucji w ramach dotacji podmiotowej wykorzystywane są zgodnie z art. 44 ust. 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

Kontrola prawidłowości wykorzystania środków przyznanych instytucji na realizację w 2015 r. zadania inwestycyjnego „Modernizacja pomieszczeń Domu Kultury 13 Muz”, w ocenie kontrolującego, wykonywana była przez Wydział Kultury w zbyt długim terminie. Powyższe miało wpływ na wysokość odsetek zapłaconych przez DK w kwocie 4.130 zł, dotyczących części dotacji podlegającej zwrotowi przez DK w wysokości 29.349,44 zł.

W toku ww. kontroli Wydział Kultury stwierdził rozbieżności wymagające wyjaśnienia, do których DK odniósł się w piśmie z dnia 28.06.2016 r. Wydział Kultury przekazał swoją decyzję o kosztach, które nie mogą być uznane za kwalifikowalne oraz przyjęte do rozliczenia dopiero w piśmie z dnia 16.12.2016 r. Według wyjaśnień Wydziału Kultury, w dniu 04.11.2016 r. Wydział wystosował do radcy pismo o wydanie opinii prawnej, które pozostało bez odpowiedzi. Powyższe wyjaśnienia nie zmieniły faktu, że przeszło 5 miesięcy, jakie upłynęły od czerwca do grudnia, miało znaczący wpływ na wysokość odsetek poniesionych przez DK.

Należy także zaznaczyć, że w umowie o dotację nr WK/JP/U/15/2015 na realizację ww. zadania inwestycyjnego nie został wskazany termin akceptacji sprawozdania przez Organizatora, a także forma płatności obowiązująca przy regulowaniu płatności.

Regulaminy organizacyjne obowiązujące w DK, podlegały zaopiniowaniu przez Organizatora, czym wypełnione zostały zapisy § 8 Statutu DK.

Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli, Wydział Kultury analizował projekty planów finansowych oraz sprawozdania z wykonania tychże planów (półroczne i roczne) pod kątem działalności programowej (merytorycznej) i finansowej. Szczegółowej analizie poddawane były: działalność programowa w aspekcie zgodności z tzw. Rocznym Planem Działania Instytucji i Strategicznym Programem Działania Instytucji na lata 2012-2016, dane liczbowe obrazujące liczbę wydarzeń oraz liczbę odbiorców w danym roku, sytuacja finansowa, średnie wynagrodzenie angażowe, zatrudnienie (liczba etatów), udział dotacji podmiotowej w przychodach instytucji ogółem.

„Dokumentacja z badania sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2016”, sporządzona przez biegłego rewidenta przekazana została do Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin przez Wydział Kultury, celem włączenia do skonsolidowanego bilansu Gminy Miasto Szczecin.

Czynności nadzoru potwierdzone „Protokołem z realizacji czynności nadzoru Wydziału Kultury nad działalnością Domu Kultury „13 Muz w Szczecinie” (pismo znak: WK-II.402.139.2016.CC), wykonane m.in. na podstawie „Rocznego planu czynności nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury na rok 2016”, nie wykazały żadnych nieprawidłowości. Pismem z dnia 10.11.2016 r. (pismo znak WK-II.402.127.2016.CC) Dyrektor Wydziału Kultury zwrócił się do ówczesnego dyrektora o przygotowanie instytucji do przekazania nowo powołanemu dyrektorowi, w tym:

• w przypadku nieobecności dyrektora, zagwarantowanie możliwości reprezentowania instytucji przez osobę posiadającą stosowne umocowanie w strukturze organizacyjnej oraz dysponującą odpowiednim upoważnieniem,
• dołożenie wszelkich starań o właściwe wywiązanie się z umowy z dnia 11 marca 2016 r. (umowa nr WK/NW/U/14/2016 + aneks z dnia 01.07.2016 r.) w sprawie przekazania dotacji celowej na realizację zadania inwestycyjnego pn.: „Modernizacja budynku Domu Kultury 13 Muz”,
• uzgadnianie bezpośrednio z Organizatorem wszelkich planów programowych, projektów i przedsięwzięć artystycznych, jak również zobowiązań finansowych instytucji, których realizacja miałaby nastąpić po dniu 31 grudnia 2016 r.; uregulowanie wszystkich zobowiązań 2016 r. w sposób terminowy,
• weryfikację środków trwałych będących na stanie instytucji oraz sporządzenie zestawienia tych środków według stanu na dzień 30.11.2016 r.; termin przekazania zestawienia Organizatorowi do dnia 15.12.2016 r.

Pismem z dnia 29.12.2016 r. Dyrektor Wydziału Kultury zwrócił się do ówczesnego dyrektora o potwierdzenie wykonania działań, zapewniających prawidłowe, ciągłe i niezakłócone funkcjonowanie DK po 31 grudnia 2016 r., w tym zwłaszcza ochrony i sprzątania oraz o dopełnienie obowiązku weryfikacji i sporządzenia zestawienia środków trwałych do dnia 30 grudnia 2016 r. lub przedstawienie powodów, w związku z którymi dochowanie terminu nie będzie możliwe.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

Dyrektorowi DK:

1. Ustalenie i stosowanie w praktyce organizacji pracy, pozwalającej na wykonywanie przez pracowników czynności zgodnych z zajmowanym stanowiskiem i otrzymanym zakresem obowiązków.
2. Dążenie do minimalizacji zobowiązań na koniec roku obrotowego.
3. Zawieranie umów w formie pisemnej w celu transparentności podejmowanych czynności i ochrony interesu instytucji.
4. Formalne uregulowanie przypadków bezpłatnego korzystania z majątku DK.
5. Ustalenie w DK zasad składania i rozliczania dofinansowań uzyskanych z MKiDN w celu właściwego wypełnienia wymogów formalnych dotyczących dokumentowania wydatków dokonanych z tych środków, w tym zawierania pisemnych umów na obsługę ww. dofinansowań na etapie wnioskowania i rozliczania.
6. Przestrzeganie zasad dotyczących zakazu udostępniania słupów reklamowo – ogłoszeniowych.
7. Finansowanie wydatków instytucji zgodnie ze źródłem ich finansowania, tj. odpowiednio z dotacji podmiotowej i dotacji celowych.
8. Wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji ilościowo - wartościowej katalogów i publikacji podlegających sprzedaży oraz ewidencji ilościowej gadżetów reklamowych.
9. Ponowne przeliczenie wynagrodzeń dotyczących zwolnień chorobowych, wypłatę wynagrodzeń zaniżonych oraz podjęcie działań w celu odzyskania wynagrodzeń nadpłaconych.
10. Podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaconego dodatku stażowego oraz kontrolę dokumentacji pracowniczej w zakresie stażu pracy wszystkich pracowników DK, w celu potwierdzenia poprawności naliczanego dodatku.
11. Podjęcie działań w celu zwrotu przez ówczesnego dyrektora kwoty 1.230 zł wydatkowanej na opracowanie wizji DK.
12. Prowadzenie szczegółowego rozliczenia czasu pracy pracowników, z uwzględnieniem zasad przyjętych w tym zakresie dla poszczególnych pracowników, potwierdzonych stosowną dokumentacją pracowniczą.
13. Uporządkowanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

 Dyrektorowi Wydziału Kultury:

1. Ustalenie zasad i skutecznych mechanizmów sprawowania nadzoru nad wykorzystaniem dotacji podmiotowej, które przy uwzględnieniu poszanowania samodzielności instytucji dadzą zapewnienie, że środki publiczne przekazane instytucji w ramach dotacji podmiotowej wykorzystywane są zgodnie z uofp.
2. Podejmowanie w ramach nadzoru udokumentowanej reakcji na wszelkie zjawiska negatywne w zakresie funkcjonowania, zarządzania i organizacji miejskich instytucji kultury.
3. Kontrolę prawidłowości wykorzystania dotacji celowych w terminach minimalizujących koszty odsetek ponoszonych przez instytucje w przypadku zwrotu części dotacji.