Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 01.03.2017 –10.04.2017 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 23 w Szczecinie przy ul. Mierniczej 10 (zw. dalej SP 23) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2016 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 16.05.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2016 r. w SP 23 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• dokonywania poprawek w księgach inwentarzowych w sposób niezgodny z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047), zwanej dalej uor,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych,
• księgowania dokumentów księgowych w koszty miesiąca, którego nie dotyczyły,
• prowadzenia akt osobowych niezgodnie z obowiązującymi przepisami,  zakresie ewidencji czasu pracy,
• braku wykazu użytkowanych programów finansowo – księgowych,
• nieaktualizowania podstaw prawnych obowiązujących w jednostce regulaminów.

     Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentacji w zakresie osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
• realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
• rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
• terminowości regulowania zobowiązań,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
• dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych i kontrolach zewnętrznych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów w SP 23 w 2016 r. wyniosło 490,00 zł, co stanowiło 94% planowanej kwoty i były to wpływy z tytułu różnych dochodów (§  0970 - pozostałe dochody jednostek budżetowych – wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowo odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych).

1.2 Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

    Wykonanie dochodów wrd w SP 23 w 2016 r. wyniosło 103.238,85 zł, co stanowiło 86 % planowanej kwoty w wysokości 120.700,00 zł. Na dochody wrd składały się: dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750 – 34.506,63 zł), wpływy z usług (§ 0830 – 67.796,68 zł), pozostałe odsetki (§ 0920 – 205,84 zł) i wpływy z tytułu różnych dochodów (§  0970 – 709,80 zł).

     Kontroli poddano 14. umów najmu i wynikające z tych umów dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750), a także rozrachunki z najemcami za cały 2016 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

Od płatności z tytułu najmu pomieszczeń wniesionych po terminie główny księgowy naliczył ustawowe odsetki.

Wszystkie umowy zatwierdzone były pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.

2.  Należności

W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych,  które sporządzone zostało według stanu na 31.12.2016 r., nie zostały wykazane należności.

      W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd na dzień 31.12.2016 r. wykazane zostały należności w kwocie 480,00 zł, z tytułu zaległej płatności czynszu za wynajem pomieszczeń.

     W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2016 r. wykazane zostały należności wymagalne w kwocie 480,00 zł - poz. N4 (wg załącznika do sprawozdania Rb-N z tytułu należności za wynajem sal) oraz pozostałe należności w kwocie 397,46 zł – poz. N5 (z tytułu dostaw towarów i usług).

  Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

  Kwota 480,00 zł, tytułem należności (czynsz za wynajem pomieszczeń), została uregulowana w styczniu 2017 r. Z tytułu opóźnienia płatności główny księgowy naliczył najemcy odsetki ustawowe w kwocie 3,78 zł.

  Kwota 397,46 zł z tytułu nadpłaconych dostaw towarów i usług została odzyskana w pierwszym kwartale 2017 r., poprzez potrącenie z bieżących płatności z tytułu dostaw towarów i usług.

3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

  Kontroli poddano 33. dowody księgowe na kwotę 176.893,95 zł, co stanowiło 6,0 % wydatków jednostki na łączną kwotę 2.946.569,84 zł (środki budżetowe na kwotę 2.843.330,99 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 103.238,85 zł).

  Wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.  

     Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

     5. dowodów księgowych na łączną kwotę 20.165,18 zł na 33. objętych badaniem, główny księgowy ujął w koszty dopiero w miesiącu październiku, tj. następującym miesiąc lub dwa po tym, którego dotyczyły. Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor,według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

  Według wyjaśnień głównego księgowego przyczyną powyższego była opieszałość pracowników biblioteki szkolnej w przekazaniu ww. dowodów księgowych do księgowości.

     Wszystkie rachunki i faktury były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

 We wszystkich przypadkach przy poniesieniu wydatku powyżej 3000 złotych brutto, notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych, po uprzednim dokonaniu analizy rynku. Zawierały ponadto informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

 Wszystkie poddane kontroli umowy związane z poniesionymi wydatkami zawarte przez SP 23 w 2016 r., zgodnie z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, zostały zaopiniowane pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM. Ww. umowy były również zaparafowane przez głównego księgowego SP 23.

3.2 Płatności

  W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 33. dowody księgowe na kwotę ogółem 176.893,95 zł, tj. 6,0 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 2.946.569,84 zł.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

 Wszystkie płatności poddane kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach.

3.3 Zobowiązania

 W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2016 r. w sprawozdaniach: Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 172.217,40 zł, na które składały się dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 143.741,94 zł, składki ZUS w kwocie 27.510,12 zł i zobowiązania z tytułu dostaw i usług 965,34 zł oraz w Rb-34S zobowiązania na kwotę 471,89 zł (z tytułu dostaw i usług w kwocie 458,04 zł oraz 13,85 zł z tytułu zobowiązań wobec UM).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

Zobowiązania dotyczące dostaw i usług ora zobowiązań wobec budżetów wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-34S  w sposób poprawny.

4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 50 pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (10% ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 245.240,45 zł, tj. 12,3% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 1.993.955,15 zł (zaewidencjonowanej w 2016 r. na § 4010 i § 4040).

    W części B akt osobowych przechowywano dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy, tj. wnioski urlopowedotyczące okresu do roku 2006. Było to niezgodne z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr  62, poz. 286 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt, zgodnie z którym akta osobowe pracownika winny być prowadzone z podziałem na trzy części. Natomiast dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie.   

     Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadali: specjalista ds. sekretariatu i kadr w części dotyczącej pracowników pedagogicznych oraz przez kierownik gospodarczy w części dotyczącej pracowników obsługi i administracji.

 Zakres obowiązków głównego księgowego zawierał nieaktualne zapisy dotyczące wymiaru czasu pracy, według których obowiązywał 20-godzinny wymiar czasu pracy. Od dnia 26.02.2013 r. główny księgowy zatrudniony był w pełnym wymiarze czasu pracy i obowiązywał go 40-godzinny wymiar  czasu pracy.

    Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt.

 Od roku 2007 dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy była prowadzona odrębnie.

 We wszystkich przypadkach poddanych kontroli wynagrodzenia naliczone zostały przez głównego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 We wszystkich przypadkach zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 179.227,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2016 r.,
• składek ZUS na kwotę ogółem 735.249,34 zł, według deklaracji ZUS P DRA za dwanaście miesięcy 2016 r. 

 Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

 Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2016 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

 Deklaracje ZUS P DRA za 12 miesięcy 2016 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej z powyższych deklaracji.

6. Sprawozdawczość

 Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r., na kwotę ogółem  490,00 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r., na kwotę ogółem 2.843.330,99 zł, (zobowiązania niewymagalne – 172.217,40 zł),
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 ze m.), na kwotę ogółem 103.238,85 zł,
• Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2016 r. – brak zobowiązań,
• Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2016 r. – należności wymagalne na kwotę 480,00 zł (z tytułu należności za wynajem sal) oraz pozostałe należności w kwocie 397,46 zł (z tytułu dostaw towarów i usług).

 Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

 W zakresie sprawozdania Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

 W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 29 zmian do planu wydatków na kwotę ogółem 287.379,10 zł.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

 Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 ust. 2  Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

 Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

 W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2016 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały  w sprawozdaniach Rb-28S.

7. Inwentaryzacja

 W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2016 r.

 Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

 Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2016 r.

 Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natury dotyczący magazynów (gospodarczych oraz naczyń jednorazowych, arkusze spisu z natury dotyczące stanu kas oraz druków ścisłego zarachowania, a także  potwierdzenia sald.

    W wyniku kontroli stwierdzono, że wartość pozostałych środków trwałych wykazana w księgach rachunkowych nie była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Na koniec roku 2016 r. według ewidencji księgowej saldo konta „013 – pozostałe środki trwałe” wynosiło 352.666,24 zł, natomiast stan pozostałych środków trwałych według ksiąg inwentarzowych to 354.689,24 zł. Według wyjaśnień głównego księgowego powyższa różnica w wysokości 2023,00 zł powstała w wyniku dokonania likwidacji zestawu komputerowego, będącego środkiem trwałym, który błędnie wykazano jako likwidację wyposażenia na koncie „013”, zamiast na koncie środków trwałych „011”.

 Za powyższe zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

    Główny księgowy 27 lutego 2017 r., dokumentem PK nr 73/02/2017/G dokonał w księgach rachunkowych korekty wyżej wymienionej nieprawidłowości.

    Wartość środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda Banku, w którym SP 23 posiadało rachunki bankowe.

     W 2016 r. na podstawie wydanego przez dyrektora SP 23 zarządzenia, została wykonana inwentaryzacja roczna,drogą weryfikacji sald  oraz spisu z natury (magazyny oraz środki pieniężne i druki ścisłego zarachowania w kasie). W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji nie ujawniono różnic inwentaryzacyjnych.

 8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

   W księgach inwentarzowych prowadzonych ręcznie dotyczących zbiorów bibliotecznych, dokonywano poprawek w treści zapisów w sposób nieczytelny poprzez skreślania i zamazywania korektorem, powyższe nie było opatrzone datą dokonania poprawki, co byłoniezgodne z art. 25 ust. 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

    Ponadto w ww. księdze inwentarzowej dokonywano zapisów, nieposiadających trwałego charakteru, tj. przy użyciu ołówka.

    Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał pracownik biblioteki.

 W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym m.in.: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

 Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

 Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

 Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano w sposób trwały.

9. Dokumentacja finansowo – księgowa

 W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia, instrukcje  i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 16a/2010/2011 z dnia 18.01.2011 r. w sprawie wprowadzenia zmian do Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych oraz ustalenia procedur kontroli finansowej, wprowadzające załączniki nr:

- załącznik nr 2 – Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, której częścią jest instrukcja inwentaryzacyjna;

- załącznik nr 4 – Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego (wariant porównawczy);

- załącznik nr 5  - Zakładowy Plan Kont;

1. Zarządzenie nr 22/2009/2010 z dnia 19.03.2010 r. wprowadzające załączniki:

- załącznik nr 1 – Instrukcja obiegu dokumentów finansowo – księgowych oraz procedur kontroli finansowej zawierająca rozdziały: „Gospodarka pieniężna” i „Gospodarka drukami ścisłego zarachowania”;

- załącznik nr 3  - Ewidencja i sporządzanie sprawozdań budżetowych RB – WS w zakresie wydatków strukturalnych;

- załącznik nr 6 – Zasady dokumentacji w SP nr 23;

- załącznik nr 7 – System ochrony danych w jednostce;

- załącznik nr 9 – Instrukcja kancelaryjna;

1. Zarządzenie Nr 25a/2014/2015 z dnia 16.02.2015 r. w sprawie zmiany podstawy prawnej do polityki rachunkowości;
2. Zarządzenie Nr 28A/2015/2016 w sprawie Regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych z dnia 03.03.2016 r. wprowadzające (obowiązujące od dn. 09.02.2016 r.):

- załącznik nr 1 – Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych;

- załącznik nr 2 – Regulamin pracy Komisji Przetargowej;

5. Zarządzenie Nr 1/2016/2017 w sprawie Regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych z dn. 25.08.2016 r.  

     Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników:

1. Regulamin wynagradzania obowiązujący od 01.01.2012 r.
2. Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzony od dn. 31.08.2006 r., wraz z aneksami: z dn. 05.12.2007 r. i z dn. 19.01.2007 r.
3. Regulamin Pracy SP nr 23 wraz z załącznikiem nr 1 oraz aneksami (zarządzenie nr 20/2014/2015 z dn. 15 grudnia 2014 r., zarządzenie nr 14z/2010/2011 z dn. 29.12.2010 r.)

    Zakładowy Plan Kontzawierał nieaktualny wykaz programów finansowo – księgowych oraz płacowo – kadrowych, nie zawierał nazw, numerów licencji użytkowanych obecnie programów, daty wprowadzenia ich do użytkowania oraz wersji stosowanego oprogramowania. Powyższe było niezgodne z  art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację zawierającą m.in. opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji

     Obowiązujące w SP 23: Regulamin Pracy orazRegulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przywoływały nieaktualne podstawy prawne.  

     Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

     W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w SP 23 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

10. Inne obszary

  W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2016 r.

     W dniu 10 listopada 2016 r. w SP - 23 Powiatowa Stacja Sanitarno - Epidemiologiczna przeprowadziła kontrolę dotyczącą stanu sanitarnego pomieszczeń szkoły

     Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

 Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 01.07.2016 r. (nr: SP23 – 311/19/16), a za II półrocze 2016 r. – pismem z dnia 11.01.2017 r. (SP23 – 311/2/17).

    W dniu 15 listopada 2016 r. dyrektor SP 23 poinformował WKiAW o przeprowadzonej w jednostce kontroli zewnętrznej.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. potwierdzanie kontrolina wyciągach bankowych w sposób zgodny z uor;
2. dokonywanie poprawek w księgach inwentarzowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor;
3. ujmowanie w księgach rachunkowych każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym;
4. uzupełnienie wykazu programów o wersje użytkowanego aktualnie oprogramowania i daty ich wprowadzenia do użytkowania;
5. zaktualizowanie wskazanych w wystąpieniu regulaminów pod kątem podstaw prawnych;
6. prowadzenie akt osobowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt, tj. usunięcie z akt osobowych dokumentacji dot. ewidencji czasu pracy i prowadzenie  jej odrębnie,
7. zaktualizowanie zakresu obowiązków głównego księgowego w części dot. wymiaru czasu pracy.