Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 10.01.2017 r. do dnia 02.02.2017 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości Urzędu Miasta Szczecin w zakresie zawierania umów na udostępnianie nieruchomości pod infrastrukturę techniczną. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13.03.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie zawierania umów na udostępnianie nieruchomości pod infrastrukturę techniczną ustalono, że:

• stosowana przez WMiRSPN praktyka oraz postanowienia zawieranych umów w zakresie przedmiotu umów, a także terminów płatności w określonych przypadkach pozostawały w sprzeczności z zapisami Zarządzenia Nr 238/09 w sprawie zasad udostępniania nieruchomości, stanowiących własność gminy Miasto Szczecin na potrzeby infrastruktury technicznego uzbrojenia terenu i innych inwestycji,
• w 1. przypadku wynagrodzenie za udostępnienie gruntu, obejmujące opłatę lokalizacyjną oraz opłaty roczne, zostało ustalone w zaniżonej wysokości,
• w 1. przypadku sporządzono protokół zdawczo-odbiorczy zwrotu nieruchomości dopiero po upływie 65 dni od dnia zgłoszenia przez inwestora zakończenia robót budowlanych,
• w 4. przypadkach przyjęto kopię dokumentacji, która nie została potwierdzona przez wnioskodawcę za zgodność z oryginałem,
• w 1. przypadku mimo znacznego upływu terminu do dostarczenia kopii mapy z ujawnioną inwentaryzacją powykonawczą nie wezwano pisemnie strony do jej dostarczenia,
• w 1. przypadku w aktach umowy znajdował się załącznik graficzny (dokumentacja projektowa), który nie zawierał stosownej adnotacji wynikającej z ówcześnie obowiązującego Zarządzenia Nr 485/14.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień, a w szczególności:

• umowy zawierane były po przedstawieniu przez wnioskodawcę kompletu dokumentów określonych w procedurze WMiRSPN-IX,
• we wszystkich pozostałych przypadkach naliczano i pobierano opłaty w wysokościach wynikających z załącznika do Zarządzenia Nr 437/09,
• umowy zawierane były w terminach wynikających z procedury WMiRSPN-IX,
• wzory umów o udostępnienie gruntów zostały poddane kontroli formalno-prawnej przez radcę prawnego,
• w uzasadnionych przypadkach naliczano i pobierano opłatę dodatkową.

Według § 19 ust. 4 pkt 3, 5 i 6 Zarządzenia Nr 2/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 stycznia 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin do zadań WMiRSPN należało m.in. prowadzenie spraw związanych z ustanawianiem służebności przesyłu na rzecz właścicieli urządzeń na nieruchomościach Gminy i Skarbu Państwa oraz czasowe udostępnianie nieruchomości oraz uzgadnianie warunków zajęcia terenu Miasta i Skarbu Państwa oraz inwestycji na terenach sąsiednich nieruchomości (z wyłączeniem terenów komunikacyjnych oraz oddanych w trwały zarząd)pod budowę infrastruktury technicznego uzbrojenia terenu.

W 2016 r. WMiRSPN zawarł 125 umów o udostępnienie gruntu.

Kontrolą objętych zostało 19 umów zawartych w 2016 r. (tj. 15,2% wszystkich umów zawartych w 2016 r.).Przy wyborze ww. umów kontrolujący przyjął losową metodę doboru próby.

W toku kontroli stwierdzono, że przyjęta przez WMiRSPN praktyka oraz postanowienia zawieranych umów pozostawały w sprzeczności z zapisami Zarządzenia Nr 238/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2009 r. w sprawie zasad udostępniania nieruchomości, stanowiących własność Gminy Miasto Szczecin na potrzeby infrastruktury technicznego uzbrojenia terenu i innych inwestycji [Z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem Nr 437/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 września 2009 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad udostępniania nieruchomości, stanowiących własność gminy Miasto Szczecin na potrzeby infrastruktury technicznego uzbrojenia terenu i innych inwestycji](zw. dalej Zarządzeniem Nr 238/09), w zakresie:

• przedmiotu zawieranych umów o udostępnienie gruntu. Według § 3 ust. 2 Zarządzenia Nr 238/09 w przypadku budowy urządzeń infrastruktury technicznej o długości powyżej 20 m, a także w przypadku zajęcia nieruchomości w celu ocieplenia budynków zajęcie nieruchomości następuje na podstawie zgody, ujętej w umowie udostępniania gruntu zawieranej przez Prezydenta Miasta bądź osobę przez niego upoważnioną. WMiRSPN stosuje obecnie formę umowy bez względu na długość zamierzonej infrastruktury technicznej,
• stosowanych terminów płatności opłaty lokalizacyjnej oraz pierwszej opłaty rocznej. Według § 4 ust. 8 i 9 Zarządzenia Nr 238/09 opłata lokalizacyjna oraz pierwsza opłata roczna winne być wniesione w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy. WMiRSPN w 5. przypadkach  zastosował w postanowieniach zawartych umów 30 dniowy termin płatności ww. opłat. Według złożonych wyjaśnień wydłużenie terminu płatności wynikało z indywidualnych próśb/wniosków Inwestorów.

Uwagi kontroli dotyczą również stosowanych przez WMiRSPN zapisów umownych w zakresie terminów wypowiedzenia umowy. W toku kontroli ustalono, że WMiRSPN stosował w zapisach umownych zróżnicowanie terminów wypowiedzenia o charakterze podmiotowym (od 3 do 24 miesięcy). Według złożonych wyjaśnień powyższe zróżnicowanie wynikało z indywidualnych próśb/wniosków Inwestorów. W ocenie kontroli ewentualne zróżnicowanie terminów wypowiedzenia umów powinno opierać się na kryterium przedmiotowym (uzależniony od charakteru infrastruktury technicznej), a nie podmiotowym.

W 1. przypadku (umowa nr 76/16) ustalono i pobrano wynagrodzenie za udostępnienie gruntu, obejmujące opłatę lokalizacyjną oraz opłaty roczne, w zaniżonej wysokości. Według złożonego wniosku oraz zawartej umowy projektowaną infrastrukturą były dwa przewody wodociągowe o łącznej długości 11 mb. W przedmiotowej sprawie wnioskodawcy naliczono i pobrano odpowiednio 110,00 zł netto opłaty lokalizacyjnej oraz 11,00 zł netto opłaty rocznej. Według załącznika do Zarządzenia Nr 437/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 września 2009 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad udostępniania nieruchomości, stanowiących własność gminy Miasto Szczecin na potrzeby infrastruktury technicznego uzbrojenia terenu i innych inwestycji (zw. dalej Zarządzeniem Nr 437/09), wysokość opłaty lokalizacyjnej netto za budowle podziemne liniowe (sieci lub przyłącza) wynosi 20 zł za każdy rozpoczęty mb, a wysokość opłaty rocznej netto z tytułu zajęcia nieruchomości wynosi 10% opłaty lokalizacyjnej, nie mniej niż 10 zł.W związku z powyższym wynagrodzenie za udostępnienie gruntu powinno wynieść odpowiednio  220,00 zł netto opłaty lokalizacyjnej oraz 22,00 zł netto opłaty rocznej.

W 1. przypadku (umowa nr 122/16) stwierdzono nieadekwatności zapisu umownego do zamierzonego stanu faktycznego tj. zawarto umowę wyrażającą zgodę na zajęcie części działki z przeznaczeniem wyłącznie na budowę infrastruktury technicznej, bez wskazania prawa do jej eksploatacji. Istotą kontrolowanych umów udostępnienia gruntu było wyrażenie zgody na budowę określonej infrastruktury technicznej wraz z prawem jej eksploatacji. Wzór umowy zaopiniowany przez radcę prawnego, którym posługiwał się WMiRSPN, a także inne umowy poddane kontroli zawierały w ww. zakresie adekwatne postanowienie umowne.

      W 1. przypadku ustalono, że protokół zdawczo-odbiorczy zwrotu nieruchomości po zakończeniu prowadzenia robót budowlanych  sporządzony został, w toku kontroli, dopiero po upływie 65 dni od dnia zgłoszenia przez Inwestora zakończenia prowadzenia prac. Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego jest m.in. warunkiem koniecznym do naliczenia opłaty dodatkowej za przekroczenie terminu prowadzenia prac. Protokół zdawczo-odbiorczy został sporządzony, według złożonych wyjaśnień po ponownym wezwaniu Inwestora. Należy podkreślić, że postanowienia zawartych umów nie przyznają WMiRSPN możliwości przymusowego egzekwowania obowiązku zwrotu nieruchomości za protokołem zdawczo-odbiorczym (np. poprzez naliczenie określonej kary umownej), jednakże w przedmiotowej sprawie, w dokumentacji przekazanej do kontroli, brak było nawet pisemnego wezwania Inwestora do sporządzenia protokołu. Sporządzenie protokołu po znacznym upływie czasu, w sposób istotny utrudnia stwierdzenie, że roboty budowlane zostały przeprowadzone zgodnie z zapisami umowy.

W 4. na 19 przypadków stwierdzono, że kopie odpisu protokołu narady koordynacyjnej Zespołu Uzgodnień Dokumentacji Projektowych przy Miejskim Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej załączone do wniosków o zajęcie gruntu nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem, co było niezgodne z pkt 1 „wymagane dokumenty” procedury WMIRSPN-IX, według którego ww. uzgodnienia powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem.

Ponadto stwierdzono, że w 1. przypadku załącznik graficzny (dokumentacja projektowa) dołączony do poświadczonej za zgodność z oryginałem kopi odpisu protokołu narady koordynacyjnej dotyczącej usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu nie zawierał adnotacji wynikającej z  § 5 ust. 4 ówcześnie obowiązującego Zarządzenia Nr 485/14 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 18 grudnia 2014 r. w sprawie sytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na obszarze miasta Szczecin.

            W 1. przypadku (umowa nr 14/16) ustalono, strona nie dostarczyła kopii mapy z ujawnioną inwentaryzacją powykonawczą zrealizowanej inwestycji, pomimo znacznego upływu terminu do jej dostarczenia (ponad 6 miesięcy), w dokumentacji kontrolnej brak było ww. Ponadto stwierdzono, że w 1. przypadku kopia mapy z ujawnioną inwentaryzacją powykonawczą została dostarczona po terminie wskazanym w protokole zdawczo-odbiorczym oraz w 1. przypadku w protokole zdawczo-odbiorczym nie wskazano terminu dostarczenia inwentaryzacji powykonawczej. Według złożonych w toku kontroli wyjaśnień w przypadku niedostarczenia przez stronę kopii stosowano formę telefoniczną, mailową lub przy tzw. „okazji” załatwiania innych spraw. W ocenie kontroli w przypadku uporczywego unikania wypełniania obowiązku przez stronę we skazanym zakresie, należy pisemnie wzywać stronę do dostarczania wymaganych dokumentów.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

• umowy o udostępnienie gruntu zawierane były po złożeniu przez wnioskodawcę kompletu dokumentów wskazanych w procedurze WMIRSPN-IX,
• we wszystkich pozostałych przypadkach naliczano i pobierano opłaty w wysokościach wynikających z załącznika do Zarządzenia Nr 437/09,
• w przypadku prowadzenia robót budowlanych powyżej terminu określonego na podstawie § 4 ust. 5 Zarządzenia Nr 238/09 naliczano i pobierano opłatę dodatkową w wysokości 1/30 opłaty lokalizacyjnej za każdy dzień zajęcia terenu powyżej 30 dni,
• umowy zawierane były w terminach wynikających z procedury WMiRSPN-IX,
• wzory umów o udostępnienie gruntów zostały poddane kontroli formalno-prawnej przez radcę prawnego,
• wszystkie poddane kontroli umowy podpisane były przez obie strony umowy.

 II. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WMiRSPN:

1. aneksować umowę nr 76/16 w zakresie wynagrodzenia oraz umowę nr 122/16 w zakresie przedmiotu umowy,
2. dochodzić właściwie ustalonej kwoty wynagrodzenia z umowy nr 76/16,
3. dostosować stosowaną praktykę do zapisów Zarządzenia Nr 238/09 albo zaktualizować ww. Zarządzenie,
4. stosować terminy płatności wynikające z Zarządzeniem nr 238/09,
5. przyjmować załączniki do wniosku o udostępnienie gruntu w formach wskazanych w procedurze WMiRSPN-IX,
6. sporządzać protokoły zdawczo-odbiorcze niezwłocznie po zgłoszeniu zakończenia robót budowlanych,
7. pisemnie wezwać stronę umowy nr 14/16 do dostarczenia kopii mapy z ujawnioną inwentaryzacją powykonawczą,
8. pisemne wzywać strony do wykonania obowiązków w zakresie sporządzania protokołu zdawczo-odbiorczego oraz dostarczenia kopii mapy z ujawnioną inwentaryzacją powykonawczą w przypadku uchylania się od przedmiotowych obowiązków.