Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 29.08.2017 r. do dnia 18.09.2017 r.przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Świerczewo przy ul. Jodłowej 11 w Szczecinie, zwanej dalej RO, w zakresie gospodarki finansowej za 2016 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 17.10.2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10.11.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w RO w zakresie gospodarki finansowej w 2016 r., stwierdzono niezgodność w dokonywanych przez RO zmianach w planie finansowym na 2016 r. oraz ustalono, że RO nie prowadziła wstępnej ewidencji wydatków.

W toku kontroli stwierdzono także nieprawidłowość dotyczącą niewykazania w „Sprawozdaniu z wykonania budżetu Miasta za 2016 r.” danych dotyczących rozdziału 75095, w którym ewidencjonowane były diety RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

- dokumentowania zrealizowanych wydatków,

- terminu złożenia sprawozdania z wykonania budżetu RO.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2016 r. wyniósł 30.793 zł (Uchwała Nr XIV/328/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 grudnia 2015 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2016 rok ze zm.), co stanowiło 3,31% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 931.202 zł. Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie 6.000 zł.

Wykonanie wydatków RO w wysokości 35.373,55 zł (w tym środki KIS – 5.993,29 zł), stanowiło 96,14% budżetu jakim dysponowała RO.

Kontroli poddano wydatki dotyczące RO na łączną kwotę 35.373,55 zł, co stanowiło 100% wydatków ogółem RO w 2016 r. (działalność Statutowa oraz KIS). W toku kontroli sprawdzono:

- 27 faktury dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin, na kwotę ogółem 21.280,98 zł (w tym 2. faktury dot. KIS oraz 7 faktur dot. umów zlecenie),

- 34 dowody źródłowe dokumentujące wydatki poniesione przez RO na kwotę ogółem 4.653,62 zł, uregulowane z zaliczek pobranych przez RO oraz w tym 4. faktury uregulowane kartą płatniczą na kwotę ogółem 630,31 zł,

- 60 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych w 2016 r. Przewodniczącemu i Zarządowi RO, na kwotę ogółem 9.438,95 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

W 2016 r. obowiązywały następujące procedury dotyczące gospodarki finansowej rad osiedli:

1. Procedura i zasady prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli (zw. dalej Zarządzeniem nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecin), obowiązująca do 31 października 2016 r.
2. Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin), obowiązująca do 15 grudnia 2016 r.

Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin), obowiązująca od 16 grudnia 2016 r.

Kontrola terminowości regulowania zobowiązań RO za 2016 r. wykazała, że w 4. przypadkach dokonano zapłaty zobowiązań po terminie (płatność realizowana przez UM Szczecin). W wyniku czego naliczono odsetki w łącznej kwocie 1,06 zł. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Zapłacone odsetki zwrócił,z własnych środków, pracownik WGKiOŚ.

Kontrola wykazała, że RO nie posiadała żadnego dokumentu, w którym mieszkańcy i członkowie Zarządu RO potwierdzili fakt zwiedzania Bazyliki Archikatedralnej z Kryptami w Poznaniu na podstawie faktury VAT nr 815/L/16 z dnia 11.11.2016 r. na kwotę 168,01 zł, oraz korzystania z posiłków podczas ww. wyjazdu na podstawie faktury VAT nr 105/2016 z dnia 11.11.2016 r. na kwotę 114 zł (ww. wydatki dot. 55 osób). Na ww. fakturach zawarto adnotację, wskazującą, że z ww. usług korzystało 55 osób. Do kontroli przedstawiono listę 55 osób jednak bez podpisów uczestników wyjazdu. Do kontroli wydatków dotyczących ww. wyjazdu integracyjno – szkoleniowego do Ostrowa Tumskiego w dniu 11.11.2016 r. przedstawiono „Listę uczestników”, na której wykazano 54 osoby. W wyjaśnieniach udzielonych podczas kontroli Skarbnik wskazał, że ww. faktury uwzględniały również koszty kierowcy. W ocenie kontroli wydatkowanie środków RO na osobę nie należącą do społeczności lokalnej Osiedla Świerczewo było niezasadne. Ponadto powyższe naruszało zapis § 7 ust. 2 ówcześnie obowiązującego Statutu RO, według którego do zadań RO należy m.in. działanie na rzecz rozwoju samorządności lokalnej i społeczeństwa obywatelskiego.

Faktury i rachunki dotyczące najmu basenu, sali gimnastycznej oraz faktury dot. prowadzenia zajęć gimnastycznych/korekcyjnych, organizowanych kameralnych spotkań, nie zawierały list potwierdzających fakt uczestniczenia, mieszkańców osiedla, w ww. zajęciach, spotkaniach oraz list potwierdzających fakt korzystania z obiektów sportowych (basenu, sali gimnastycznej). Do kontroli przedstawiono jedynie listy osób („listy rezerwowe”) deklarujących chęć uczestnictwa/korzystania z zajęć sportowych i basenu. W ocenie kontroli konieczność wykonywania przez RO wydatków zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów nakłada obowiązek na RO do kontrolowania/nadzoru sposobu wydatkowania środków publicznych.

W toku kontroli dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki stwierdzono ponadto uchybienia, w tym:

- na 65 poddanych badaniu dowodów księgowych: 4 nie zawierały podpisu Przewodniczącego RO i Skarbnika, 1. nie zawierał podpisu Przewodniczącego, a 6. dowodów nie zawierało podpisu Skarbnika.

- 12 przypadków braku opisu merytorycznego.

Powyższe (dowody wystawione w okresie listopad – grudzień) było niezgodne  z § 13 ust. 1 ówcześnie obowiązującym brzmieniem Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin, opis polegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać co najmniej adnotację – sprawdzono pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, zatwierdzono do wypłaty – potwierdzoną podpisem i pieczątką Przewodniczącego Zarządu i Skarbnika Osiedla.

W toku kontroli ustalono, że w okresie marzec - grudzień 2016 r. członkowi Zarządu RO, wypłacano dietę w innej wysokości niż ustalonej w Uchwale nr 17/16 RO z dnia 27.01.2016 r. w sprawie przyznania diet innym członkom Zarządu.

Kontrola wykazała, że z 65. poddanych badaniu dowodów księgowych (faktur), 35 dowody księgowe zostały uregulowane w formie bezgotówkowej, czym wypełniono zapis ówcześnie obowiązującego brzmienia § 10 ust. 1 w ówcześnie obowiązującym brzemieniu Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta MiastaSzczecin, według którego podstawową formą płatności za wykonane usługi, dostawy, zakupy są przelewy z rachunku bankowego, karty debetowe typu przedpłaconego niespersonalizowane oraz w wyjątkowych sytuacjach płatność gotówką z pobranej wcześniej zaliczki pieniężnej.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Diety Przewodniczącego zostały naliczone i wypłacane zgodnie z § 27 ust. 1 ówcześnie obowiązującego Statutu Osiedla Miejskiego Świerczewo, według którego przewodniczącej RO przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Ponieważ kwota bazowa określona w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw nie uległa zmianie na 2016 r., całkowita miesięczna dieta przewodniczącej RO w 2016 r. winna wynieść 397,45 zł. W toku kontroli stwierdzono jedynie niewłaściwe zaokrąglanie kwoty do wypłaty za styczeń 2016 r. do kwoty 397,50 zł, co zostało skorygowane poprzez zmniejszenie diety za październik 2016 r.

Wszystkie diety wypłacone zostały w oparciu o listy wypłat sporządzone przez RO, podpisane przez osobę pobierającą dietę oraz zaakceptowane do zapłaty przez Skarbnika lub Sekretarza i Przewodniczącego.

 2. Plan finansowy i sprawozdawczość

Wg „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2016 r.” w części dotyczącej wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2016 r. (przekazanego w dniu 31.03.2017 r. do Przewodniczącego Rady Miasta Szczecin), zw. dalej sprawozdaniem z wykonania budżetu za 2016 r., wykonanie planu wydatków RO wyniosło 29.379 zł i stanowiło 95,40% ww. planu na kwotę 30.793 zł. Wykonanie wydatków wg „Sprawozdania finansowego z działalności RO za okres od 1.01.2016 r. do 31.12.2016 r.” wyniosło 29.379,45 zł.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych przez RO w „Sprawozdaniu finansowym z działalności RO za okres od 1.01.2016 r. do 31.12.2016 r.”, ze „Sprawozdaniem z wykonania budżetu za 2016 r.” oraz dokumentami źródłowymi (dowodami księgowymi).

W toku kontroli ustalono, że w 2016 r. dokonywano błędnych zmian w planie finansowym RO. Podjęta przez RO uchwała nr 31/16 RO z dnia 29.09.2016 r. dot. korekty planu rzeczowo – finansowego na rok 2016, nie uwzględniała zmian poczynionych uchwałą nr 29/16 RO z dnia 11.05.2016 r. Korekta ww. planu wprowadzona uchwałą nr 36/16 RO z dnia 1.12.2016 r. nie uwzględniała natomiast zmian poczynionych ww. uchwale nr 31/16 RO.

Stwierdzone nieprawidłowości w ww. zmianach do planu finansowego RO, nie doprowadziły jednak do przekroczeń poszczególnych pozycji planu finansowego (wysokości wydatków). Powyższe naruszało § 26 ust. 3 ówcześnie obowiązującego Statutu RO, według którego Skarbnik Osiedla sprawdza poprawność projektów uchwał pod względem finansowym oraz ich zgodność z planem rzeczowo – finansowym. Ponadto według § 26 ust. 6 ww. Statutu RO Skarbnik winien sprawdzać zgodność wydatków z właściwymi uchwałami.

W toku kontroli stwierdzono ponadto następujące uchybienia:

Kontrola „Sprawozdania finansowego z działalności RO za okres od dnia 1.01.2016 r. do 31.12.2016 r.” z wykonania budżetu RO Świerczewo, wykazała, że wykonanie wydatków za 2016 r., było niższe w stosunku do wysokości wydatków potwierdzonych dowodami księgowymi o kwotę 0,81 zł.

W toku kontroli ustalono, że kwota wydatków (ogółem) wykazana przez RO w „Sprawozdaniu finansowym z działalności RO za okres od dnia 1.01.2016 r. do 31.12.2016 r.” oraz kwota wydatków wykazana w „Sprawozdaniu z wykonania budżetu za 2016 r.” w części dotyczącej wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2016 r., nie była zgodna z kwotą wydatków RO wynikającą z dokumentów źródłowych (dowodów księgowych).

Na podstawie dowodów księgowych przekazanych przez WGKiOŚ, Wydziału księgowości UM Szczecin (zw. dalej WKs) oraz RO ustalono, że RO w 2016 r. faktycznie wydatkowała kwotę 29.380,26 zł tj.: 0,81 zł, wyższą niż wynikającą ze sprawozdania RO. Powyższa niezgodność pomiędzy ww. sprawozdaniami, a wydatkami faktycznie zrealizowanymi przez RO (potwierdzonych dowodami księgowymi) powstała w skutek błędnego rozliczenia się Skarbnika z zaliczki udzielonej w dniu 14.04.2016 r. tj.: zwrotu na rachunek UM Szczecin kwoty wyższej (1,95 zł) niż należnej (1,14 zł). Zwrotu ww. nadpłaty dokonano dopiero w dniu 15.02.2017 r.

Sprawozdanie z wykonania planu finansowego RO (roczne 2016 r.), nie zawierało wskazania: pozycji planu finansowego dot. wydatków wymienionych w ww. dokumencie oraz wskazania paragrafu wydatkowego. W ocenie kontroli ww. sprawozdanie winno zawierać wymienione elementy. Brak ww. elementów nie pozwalało bowiem na sprawną weryfikację danych zawartych w sprawozdaniu i porównania ich z dowodami księgowymi dotyczącymi wykorzystania środków RO.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie podjęła uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego z działalności Rady Osiedla za okres od 1.01-31.12.2016 r. W ocenie kontroli podjęcie ww. uchwały byłoby zasadne, ponieważ zgodnie z § 26 ust. 1 pkt. 4 ówcześnie obowiązującego Statutu Osiedla Miejskiego Świerczewo, Skarbnik osiedla parafuje uchwały, których wykonanie pociąga za sobą skutki finansowe, jeżeli są zgodne z planem finansowym. W związku z powyższym Radni osiedla mieliby pewność, że wydatki wykazane w sprawozdaniu podlegały wstępnej kontroli i były zgodne z przyjętym planem finansowym na dany rok.

W toku kontroli ustalono, że sprawozdanie budżetowe za 2016 r. nie było zgodne z ewidencją prowadzoną przez WKs w zakresie wykazanej w sprawozdaniu klasyfikacji budżetowej. Według Załącznika nr 12 do Uchwały nr XIV/328/15 Rady Miasta Szczecina z dnia 15 grudnia 2015 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2016 r., wydatki jednostek pomocniczych (37 rad osiedli), w tym także RO Świerczewo wykazane zostały w rozdziale 75022 klasyfikacji budżetowej, a według ewidencji księgowej, wydatki rad osiedli księgowane były w rozdziale 75022 i 75095.

Podczas kontroli ustalono, że informacja dotycząca wykonania wydatków jednostek pomocniczych za 2016 r. - przygotowana przez WGKiOŚ i przekazana do Wydziału Zarządzania Finansami Miasta - zawierała prawidłowy podział na rozdział 75022 i 75095. Załącznik nr 12 do Uchwały XXV/593/16 Rady Miasta Szczecina z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 r. zawierał podział wydatków RO wg rozdziału 75022 i 75095. W związku z powyższym prezentacja danych dotycząca rad osiedli została skorygowana w 2017 r.

Wszystkie wydatki składające się na wykonanie budżetu RO za 2016 r. potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

We wszystkich przypadkach Skarbnik RO występował z wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty wskazanej w pkt 9 ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 345/03 Prezydent Miasta Szczecin oraz ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 11 ust. 2 Załącznika do Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin.

Sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego za 2016 r. zostało złożone do WGKiOŚ w dniu 31 stycznia 2017 r., tj.: zgodnie z § 16 pkt 2 Załącznika do Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin (w brzmieniu ustalonym Załącznikiem do Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin), według którego Zarząd Osiedla w terminach wynikających z obowiązujących procedur budżetowych przedkłada Wydziałowi: sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego w terminie do 31 stycznia roku następnego.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo – księgowej 

W toku kontroli zweryfikowano, czy: RO prowadziła wstępną ewidencję dokumentów księgowych.

W toku kontroli ustalono, że RO nie prowadziła wstępnej ewidencji dokumentów księgowychza 2016 r. Powyższe było niezgodne z zapisami pkt 18 Działu I ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecin jak i ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 12 ust. 3 Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin, procedur według których ewidencję w RO należało prowadzić m.in. według zaakceptowanego (zatwierdzonego) planu finansowego i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji wydatków RO Świerczewo w 2016 r. był Skarbnik na podstawie zapisów pkt 18 Działu I ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecin oraz ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 12 ust. 3 Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin.

Aktualnie obowiązująca procedura określona Zarządzeniem nr 473/16 Prezydenta Miasta, nie wskazuje na obowiązek prowadzenia wstępnej ewidencji dowodów księgowych. W ocenie kontroli prowadzenie ww. ewidencji byłoby zasadne chociażby ze względu na konieczność sporządzania rzetelnie przygotowanych sprawozdań z realizacji wydatków RO.

Wszystkie poddane badaniu dowody księgowe były zaewidencjonowane przez WKs.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił przewodniczącemu RO:

1. Dokonywać zmian w planie finansowym RO na podstawie prawidłowo podjętych uchwał.
2. Wykazywać w sprawozdaniach RO wysokość faktycznie zrealizowanych wydatków.
3. Przyznawać diety członkom Zarządu RO w wysokościach ustalonych w uchwałach.
4. Dokonywać zwrotów niewykorzystanych środków, na rachunek UM Szczecin, w wysokościach wynikających z rozliczeń zaliczek.
5. Sporządzanie stosownej dokumentacji zawierającej potwierdzenie uczestniczenia mieszkańców w finansowanych i organizowanych przez RO kameralnych spotkaniach, wycieczkach oraz zajęciach sportowych.
6. Dokonywać wydatków RO zgodnie z § 7 ust. 2 Statutu RO przyjętego uchwałą nr XXIX/777/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r.