Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 24.03.2017 r. do dnia 07.04.2017 r. przeprowadził kontrolę w Zakładzie Usług Komunalnych w Szczecinie w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na gospodarowanie odpadami zebranymi w gminnych punktach selektywnego zbierania odpadów komunalnych (II) – Ekoportach (w podziale na części). Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04.05.2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na gospodarowanie odpadami zebranymi w gminnych punktach selektywnego zbierania odpadów komunalnych (II) – Ekoportach (w podziale na części), ustalono uchybienia polegające na:

1. niezwróceniu wadium wniesionego w formie pieniężnej niezwłocznie po zaistnieniu przesłanki do jego zwrotu,
2. nieuzupełnieniu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia o informację o odstąpieniu od zawarcia umowy w zakresie części XIV.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w realizacji zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (zw. dalej p.z.p.), aktów wykonawczych oraz Zarządzeń Dyrektora ZUK.

 W dniu 15 kwietnia 2016 r. Zamawiający przekazał Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie o zamówieniu na usługi pn. „II – Gospodarowanie odpadami zebranymi w gminnych punktach selektywnego zbierania odpadów komunalnych – Ekoportach (w podziale na części)”. Termin składania ofert określono na dzień 30 maja 2016 r.

Wartość szacunkowa całego zamówienia ustalona została na kwotę 958.875,00 zł (tj. 229.676,16 euro), na podstawie cen jednostkowych gospodarowania selektywnie zebranych odpadów wynikających z zawartych w styczniu 2016 r. umów po przeprowadzonym przetargu pn. „gospodarowanie odpadami zebranymi w gminnych punktach selektywnego zbierania odpadów komunalnych – Ekoportach (w podziale na części)” oraz szacunkowych danych dotyczących poziomu selektywnej zbiórki odpadów w 2015 r. z uwzględnieniem zawartych w styczniu 2016 r. umów na odbiór zebranych w Ekoportach odpadów.

W trakcie prowadzonego postępowania, na poszczególne części zamówienia, złożone zostały oferty 5 podmiotów:

• RAGN-SELLS Polska Sp. z o.o. oferta w zakresie części II i X zamówienia,
• Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Sp. z o.o. oferta w zakresie części III, IV, V, VI, X, XI, XII, XIII, XIV zamówienia,
• Juliana Maruszewskiego prowadzącego działalność gospodarczą pod nazwą „Zakład Produkcyjno – Handlowo – Gastronomiczny JUMAR Julian Maruszewski” oferta w zakresie części II i XII zamówienia,
• TOM ELEKTRORECYKLING Sp. z o.o. oferta w zakresie części I, II, III, VII, VIII zamówienia,
• SITA JANTRA Sp. z o.o. oferta w zakresie części I, III, IV, IX, X, XI, XIII, XIV zamówienia.

Kryteriami oceny ofert były: 95%  - cena oraz 5% -  termin płatności.

 W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako najkorzystniejszą wybrano ofertę firmy:

• TOM ELEKTRORECYKLING Sp. z o.o. w zakresie części I, VII, VIII zamówienia,
• RAGN-SELLS Polska Sp. z o.o. w zakresie części II, X zamówienia,
• Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Sp. z o.o. w zakresie części III, IV, V, VI, XI, XIII, XIV zamówienia,
• Juliana Maruszewskiego prowadzącego działalność gospodarczą pod nazwą „Zakład Produkcyjno – Handlowo – Gastronomiczny JUMAR Julian Maruszewski” w zakresie części XII zamówienia.

Postępowanie w zakresie części IX zamówienia zostało unieważnione na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 p.z.p. ponieważ cena najkorzystniejszej oferty (tj. 38.000,00 zł brutto) przewyższała kwotę, którą zamierzano przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (tj. 36.018,00 zł brutto).

W dniu 18.07.2016 r. Zamawiający poinformował Wykonawcę – Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Sp. z o.o., że odstępuje od zawarcia umowy w zakresie części XIV zamówienia, ponieważ w ramach wcześniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego została zawarta umowa na powyższe usługi a stopień wyczerpania tej umowy (około 1 Mg z 95 Mg) wskazuje na zabezpieczenie potrzeb Zamawiającego do końca roku, w związku z czym zawarcie kolejnej umowy jest bezzasadne.

W pozostałym zakresie zamówienia, Zamawiający w dniu 28.06.2016 r. zawarł z Wykonawcami, których oferty zostały wybrane jako najkorzystniejsze, odpowiednie umowy na gospodarowanie odpadów zebranych w Ekoportach.

W toku kontroli stwierdzono, że wadia wniesione przez Wykonawców w formie pieniężnej zostały zwrócone przez Zamawiającego dopiero w dniu 20.07.2016 r. (tj. 33 dni po wyborze najkorzystniejszej oferty), co było niezgodne z art. 46 ust. 1 p.z.p., według którego zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Powyższe uchybienie dotyczy zwrotu wadium Wykonawcy, którego oferta nie została wybrana jako najkorzystniejsza w żadnej części zamówienia, wadium pozostałych Wykonawców, których oferty nie zostały wybrane jako najkorzystniejsze w poszczególnych częściach zamówienia, a także zwrotu wadium wszystkim Wykonawcom w przypadku unieważnionego postępowania w zakresie części IX zamówienia.

W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej termin „niezwłocznie” jest interpretowany jako synonim wyrażenia „bez zbędnej zwłoki”, „tak szybko, jak tylko pozwalają na to okoliczności”, „najszybciej jak to możliwe", a nawet "tego samego dnia", czy „nie później niż dnia następnego", „w ciągu kilku kolejnych dni” (Uchwała KIO z dnia 7 lipca 2010 r. KIO/KD 50/10).

Podkreślić jednak należy, że wpłacone w formach pieniężnych wadia przechowywane były przez Zamawiającego na oprocentowanym rachunku bankowym i zostały zwrócone wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego.

Uwagi kontroli dotyczą również sposób postępowania Zamawiającego w zakresie części XIV zamówienia (tj. gospodarowanie odpadami o kodzie 20 01 39), mianowicie odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w zakresie ww. części już po wyborze oferty najkorzystniejszej i poinformowaniu o tym Wykonawców. Zgodnie z udzielonymi wyjaśnieniami Zamawiający odstępując od zawarcia umowy kierował się zasadą gospodarności i interesem publicznym w rozumieniu art. 145 p.z.p. przyjmując, że jeżeli zamiana okoliczności powstała przed zawarciem umowy, to uprawnia ona zamawiającego do niezawierania umowy. W ocenie kontroli niewłaściwym jest powoływanie się przez Zamawiającego na art. 145 p.z.p. w przypadku przedmiotowego postępowania. Zdaniem kontroli przywołany przepis ma szczególny charakter, w rozważanym przypadku nie zaistniała istotna zmiana okoliczności, a odstąpienie od zawarcia umowy było wynikiem niewłaściwego oszacowania zapotrzebowania na określone usługi (w szczególności gdy stopień zrealizowania wcześniej zawartej i obowiązującej umowy wynosił około 1 Mg z 95 Mg). Ocena kontroli w powyższym zakresie uwzględnia fakt, że zamówienie na gospodarowanie odpadami o kodzie 20 01 39 było przeprowadzane pierwszy raz a także, że zbiór odpadów jest procesem dynamicznym, trudnym do przewidzenia w krótkim czasie, jednakże w ocenie kontroli należy w taki sposób szacować zamówienie, w szczególności zapotrzebowanie na określone usługi, aby zminimalizować ryzyko późniejszego odstąpienia od zawarcia umowy oraz ewentualnego wystąpienia dublowania umów. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy po formalnym rozstrzygnięciu postępowania może skutkować wystąpieniem przez Wykonawcę z roszczeniem o zawarcie umowy lub roszczeniem odszkodowawczym (Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 16 lipca 2009 r. sygn. akt XVI GC 682/08).

            Uwagi kontroli dotyczą także braku, w przekazanych ogłoszeniach, informacji o sposobie faktycznego zakończenia postępowania w zakresie części XIV zamówienia, z uwagi na odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy, już po wyborze oferty najkorzystniejszej i poinformowaniu o tym Wykonawców. Zaniechanie w powyższym zakresie spowodowało, że w przekazanych i zamieszczonych (jako informacji publicznej) ogłoszeniach (także na stronie internetowej ZUK) brak jest jakiejkolwiek informacji o formalnym sposobie zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie części XIV. W ocenie kontroli Zamawiający powinien na podstawie ówcześnie obowiązującego art. 12 ust. 4 p.z.p. uzupełnić ogłoszenie w przedmiocie udzielenia zamówienia publicznego o informację o odstąpieniu od zawarcia umowy w zakresie części XIV, poprzez przekazanie Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenia dodatkowej informacji o odstąpieniu od zawarcia umowy w pkt VI. 2, Sekcji VI: Informacje uzupełniające – Ogłoszenia.

            W toku kontroli stwierdzono ponadto omyłkę w treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, która jednak nie miała wpływu na prawidłowość przeprowadzonego postępowania. Ustalono, że w rozdziale VII SIWZ (Wadium) w pkt 12 wskazano, że: „Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy”, pomimo faktu, iż Zamawiający nie skorzystał z instytucji wskazanej w art. 147 p.z.p. tj. zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

W pozostałym zakresie przedmiotową procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy p.z.p., dyrektywą 2004/18/WE, przepisami wykonawczymi oraz stosownymi Zarządzeniami Dyrektora ZUK, a w szczególności:

• sporządzono i zamieszczono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• prawidłowo przeliczono wartość zamówienia na euro,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia, sporządzając protokoły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego, aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zezwolenia na zbieranie i transport odpadów, wpisu do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbioru odpadów komunalnych.
• terminowo przekazywano Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej wymagane ogłoszenia,
• dochowano terminów w zakresie składania ofert oraz związania ofertą,
• wszyscy wykonawcy uczestniczący w przetargu wnieśli wadium w wysokości i formie określonej przez SIWZ oraz dopuszczalnej przez p.z.p.,
• zawarto umowy odpowiadające wzorom umów wskazanych w załącznikach do SWIZ. 
• umowy zawierały podpis głównego księgowego na potwierdzenie wykonania kontroli formalno-rachunkowej oraz radcy prawnego na potwierdzenie wykonania kontroli formalno-prawnej
• przedstawiona w toku kontroli dokumentacja przetargowa była uporządkowana i kompletna.

II. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZUK:

1. zwracanie wadium niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania,
2. zamieszczanie pełnych informacji o sposobie formalnego zakończenia postępowania.