Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 14.06.2017 r. do dnia 30.06.2017 r.przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Skolwin przy ul. Stołczyńskiej 171 w Szczecinie (zwanej dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej za 2016 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia z dnia 30 czerwca 2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 sierpnia 2017 r..

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Skolwin (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej w 2016 r. (budżet w kwocie 23.920 zł) stwierdzono niezgodność w sposobie prowadzenia w RO wstępnej ewidencji wydatków z ówcześnie obowiązującymi procedurami.

W toku kontroli stwierdzono także nieprawidłowość dotyczącą niewykazania w „Sprawozdaniu z wykonania budżetu Miasta za 2016 r.” danych dotyczących rozdziału 75095, w którym ewidencjonowane były diety RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentowania zrealizowanych wydatków,
• zgodności wydatków z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2016 r. wyniósł 17.920 zł (Uchwała Nr XIV/328/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 grudnia 2015 r.  w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2016 rok ze zm.), co stanowiło 1,92% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 931.202 zł. Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych w kwocie 6.000 zł.

Wykonanie wydatków RO w wysokości 23.848,71 zł (uchwała nr 79/17 RO  z dnia 7.02.2017 r.), stanowiło 99,7% budżetu jakim dysponowała RO.

Wg „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2016 r.” w części dotyczącej wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2016 r. (przekazanego w dniu 31.03.2017 r. do pana M. Bagińskiego – Przewodniczącego Rady Miasta Szczecin), zw. dalej sprawozdaniem z wykonania budżetu za 2016 r., wykonanie planu wydatków RO wyniosło 17.849 zł i stanowiło 99,6% ww. planu na kwotę 17.920 zł.

Kontroli poddano wydatki dotyczące RO na łączną kwotę 23.848,71 zł, co stanowiło 100% wydatków ogółem RO w 2016 r. W toku kontroli sprawdzono:

- 4 faktury dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin na kwotę ogółem 10.100 zł (w tym 1. faktura dot. Komisji ds. Inicjatyw Społecznych zw. dalej KIS) oraz 2. faktury uregulowane kartą płatniczą na kwotę ogółem 399,90 zł,

- 23 dowody źródłowe dokumentujące wydatki poniesione przez RO na kwotę ogółem 6.258,85 zł, uregulowane z zaliczek pobranych przez RO,

- 24 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych w 2016 r. i styczniu 2017 r. przewodniczącej i skarbnikowi RO na kwotę ogółem 7.089,96 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

W 2016 r. obowiązywały następujące procedury dotyczące gospodarki finansowej rad osiedli:

- Procedura i zasady prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli (zw. dalej Zarządzeniem nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecin), obowiązujące do 31 października 2016 r.

- Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin), obowiązująca do 15 grudnia 2016 r.

- Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin), obowiązująca od 16 grudnia 2016 r.

Kontrola wykazała, że z29. poddanych badaniu dowodów księgowych (faktur), 23 faktury zostały uregulowane gotówką, co było niezgodne z § 10 ust. 1 w ówcześnie obowiązującym brzemieniu Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta MiastaSzczecin z dnia 31.10.2016 r., według którego podstawową formą płatności za wykonane usługi, dostawy, zakupy są przelewy z rachunku bankowego, karty debetowe typu przedpłaconego niespersonalizowane oraz w wyjątkowych sytuacjach płatność gotówką z pobranej wcześniej zaliczki pieniężnej. W ww. przepisie wskazano bowiem, że w tylko w wyjątkowych sytuacjach za wykonane usługi, dostawy lub zakupy dokonuje się płatności gotówką z pobranej wcześniej zaliczki pieniężnej. Ponadto według pkt 12 ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 11.06.2003 r., podstawową formą płatności za wykonane prace, usługi, bądź zakupy jest przelew z rachunku bankowego Urzędu Miasta, co oznacza bezgotówkową formę płatności.

W toku kontroli procesu udzielana zaliczek dla RO ustalono, że na 11 udzielonych zaliczek, 1. wypłacono przed rozliczeniem się z zaliczki poprzednio udzielonej. Powyższe było niezgodne z § 11 ust. 7 załącznika do Zarządzenia 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin w brzemieniu ustalonym Zarządzeniem nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin, według którego warunkiem otrzymania przez osiedle kolejnej zaliczki jest rozliczenie się z zaliczki poprzednio pobranej.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO były zatwierdzone przez Przewodniczącą i skarbnika.

Przewodniczącej diety zostały naliczone i wypłacane zgodnie z § 27 ust. 1 ówcześnie obowiązującego Statutu Osiedla Miejskiego Skolwin, według którego przewodniczącej RO przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Ponieważ kwota bazowa określona w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw nie uległa zmianie na 2016 r., całkowita miesięczna dieta przewodniczącej RO w 2016 r. winna wynieść 397,45 zł. W toku kontroli stwierdzono jedynie niewłaściwe zaokrąglanie kwoty do wypłaty za styczeń 2016 r. do kwoty 397,50 zł, co zostało częściowo skorygowane poprzez zmniejszenie diety za październik 2016 r.

Diety przysługujące skarbnikowi od stycznia do grudnia 2016 r. wypłacone zostały zgodnie z uchwałą RO Nr 2/15 z dnia 25.05.2015 r.

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 ówcześnie obowiązującego Statutu Osiedla Miejskiego Skolwin.

2. Sprawozdawczość

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych przez RO w ”Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego od dnia 1.01.2016 r. do 31.12.2016 r.” ze sprawozdaniem z wykonania budżetu za 2016 r.

W toku kontroli ustalono, że sprawozdanie budżetowe za 2016 r. nie było zgodne z ewidencją prowadzoną przez Wydział Księgowości w zakresie wykazanej w sprawozdaniu klasyfikacji budżetowej. Według Załącznika nr 12 do Uchwały nr XIV/328/15 Rady Miasta Szczecina z dnia 15 grudnia 2015 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2016 r., wydatki jednostek pomocniczych (37 rad osiedli), w tym także RO Skolwin wykazane zostały w rozdziale 75022 klasyfikacji budżetowej, a według ewidencji księgowej, wydatki rad osiedli księgowane były w rozdziale 75022 i 75095. W rozdziale 75095 ewidencjonowane były diety wypłacane przewodniczącej i zarządowi rad osiedli.

Podczas kontroli ustalono, że informacja dotycząca wykonania wydatków jednostek pomocniczych za 2016 r. - przygotowana przez WGKiOŚ i przekazana do Wydziału Zarządzania Finansami Miasta - zawierała prawidłowy podział na rozdział 75022 i 75095. Załącznik nr 12 do Uchwały XXV/593/16 Rady Miasta Szczecina z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 r. zawierał podział wydatków RO wg rozdziału 75022 i 75095. W związku z powyższym prezentacja danych dotycząca rad osiedli została skorygowana w 2017 r.

Sprawozdanie z wykonanych wydatków RO za I półrocze zostało złożone do WGKiOŚ w dniu 7.09.2016 r., a sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego za 2016 r. w dniu 8 lutego 2017 r., co było niezgodne z pkt 19 Działu I Załącznika do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 11.06.2003 r., według którego ewidencję zrealizowanych wydatków skarbnik rady osiedla obowiązany jest uzgadniać
w okresach półrocznych tj.: za I półrocze do dnia 31 lipca oraz § 16 pkt 2 Załącznika do Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16.12.2016 r. (w brzmieniu ustalonym Załącznikiem do Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin), według którego Zarząd Osiedla w terminach wynikających z obowiązujących procedur budżetowych przedkłada Wydziałowi: sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego w terminie do 31 stycznia roku następnego.

Kwota wydatków ogółem wykazana przez RO w ”Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego od dnia 1.01.2016 r. do 31.12.2016 r.” zatwierdzona uchwałą Nr 79/17 RO z dnia 7.02.2017 r. w wysokości 23.848,71 zł (w tym środki pozyskane z KIS w kwocie 6.000 zł) była zgodna z kwotą wydatków RO wykazaną w sprawozdaniu z wykonania budżetu za 2016 r. w wysokości 17.849 zł (kwota wykazana bez środków KIS w kwocie 6.000 zł).

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

W toku kontroli zweryfikowano, czy:

• RO prowadziła wstępną ewidencję dokumentów księgowych,
• ewidencja wstępna prowadzona była według zaakceptowanego planu i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania.

Kontroli poddano także sposób księgowania wydatków RO przez Wydział Księgowości Urzędu Miasta Szczecin.

• Ewidencja wstępna wydatków za 2016 r. prowadzona była niezgodnie zarówno z zapisami pkt 18 Działu I ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 345/03 Prezydenta Miasta jak i ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 12 ust. 3 Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin, ponieważ według obu procedur ewidencję w RO należało prowadzić m.in. według zaakceptowanego (zatwierdzonego) planu finansowego i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania.
• Na ewidencję wydatków za 2016 r. prowadzoną przez RO, dostarczoną do celów kontrolnych, składał się „Rejestr faktur”, który prowadzony był w zeszycie. Ewidencja wydatków rzeczowych wykazana w ww. rejestrze nie była prowadzona chronologicznie oraz nie zawierała pozycji planu finansowego ustalonego uchwałą Nr 38/15 RO ze zm., na który składały się: diety przewodniczącej, diety Zarządu, festyny, imprezy integracyjne, organizacja konkursów i rywalizacji sportowych (w tym: materiały - §4210, usługi - §4300). Ewidencja wydatków RO za 2016 r., nie zawierała wskazania paragrafu klasyfikacji budżetowej oraz uchwały, na podstawie której wydatek został zrealizowany.
• Kwota ogółem wydatków wykazanych w ww. rejestrze faktur nie obejmowała ponadto wszystkich wydatków wymienionych w planie rzeczowo - finansowym RO tj.: wydatków z tytułu diet przewodniczącej i skarbnika RO (w kwocie ogółem 7.089,96 zł).
• Do kontroli przedstawiono również tabelę „Rozliczenie finansowe wykorzystanie budżetu RO Skolwin” zatwierdzoną Uchwałą RO Nr 81/17 z dnia 7.02.2017 r. Ww. tabela zawierała dane dotyczące wydatków rzeczowych poniesionych w 2016 r., wypłaconych diet oraz dotacji KIS. Ewidencja wydatków wykazana w ww. tabeli sporządzona została według numeru uchwały, a nie według pozycji planu finansowego ustalonego ww. uchwałą Nr 38/15 RO ze zm. Wydatki RO za 2016 r. wykazane w ww. tabeli, nie zawierały ponadto wskazania paragrafu klasyfikacji budżetowej.
• Osobą odpowiedzialną za prowadzenie wstępnej ewidencji dokumentów księgowych był Skarbnik RO, na podstawie zapisów pkt 18 Działu I ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecin oraz ówcześnie obowiązującym brzmieniem § 12 ust. 3 Zarządzenia nr 413/16 Prezydenta Miasta Szczecin.