Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 14.11.2017 –29.11.2017 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 12 w Szczecinie przy ul. Floriana Szarego 12 (zw. dalej SP 12) w zakresie gospodarowania środkami zgromadzonymi na wydzielonym rachunku dochodów w 2016 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 19.12.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarowania środkami zgromadzonymi na wydzielonym rachunku dochodów, zwanym dalej wrd, w 2016 r. w SP 12 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• nieterminowego regulowania zobowiązań,
• dokonywania odliczeń od opłat z tytułu najmu powierzchni użytkowych w sposób niezgodny z zawartymi na najem powierzchni użytkowej umowami,
• nie zatwierdzenia wydatku do zapłaty,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów księgowych.

   Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• pobierania opłat z tytułu korzystania przez uczniów i pracowników ze stołówki szkolnej,
  • dokumentacji w zakresie osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
  • realizacji wydatków wrd, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
  • rzetelności sporządzonego sprawozdania Rb-34S w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

   Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów w SP 12, zwanym dalej wrd, w 2016 r. wyniosło 193.273,58 zł, co stanowiło 67,3 % planowanej kwoty w wysokości 287.179,00 zł. Na dochody wrd składały się: wpływy z różnych opłat (§ 0690 – 205,00 zł), wpływy z usług (§ 0830 – 106.845,50 zł), dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750 – 64.964,50 zł), pozostałe odsetki (§ 0920 – 329,90 zł) i wpływy z tytułu różnych dochodów (§ 0970 – 20.928,68 zł).

   Kontroli poddano rozrachunki za 2016 r. wynikające z 13 zawartych w SP 12 umów najmu powierzchni użytkowych pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Kontrolą objęto ponadto rozrachunki z 31 pracownikami i 184 uczniami we wrześniu 2016 r. z tytułu korzystania z żywienia w stołówce szkolnej.

   W wyniku kontroli stwierdzono, że w 2016 roku za Pana zgodą w siedmiu przypadkach dokonano odliczeń od opłat najmu sal w łącznej kwocie 450 zł. Odliczenia spowodowane były nie odbyciem się zajęć w terminach określonych w umowach z przyczyn leżących po stronie najemców, mimo że w umowach tych nie przewidziano takiej możliwości.

W pozostałych przypadkach dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

   Od płatności z tytułu najmu sal wniesionych po terminie główny księgowy naliczył ustawowe odsetki.

Wszystkie umowy zatwierdzone były pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.

Naliczenia opłat za obiady dokonywano zgodnie z obowiązującym w jednostce „Regulaminem korzystania ze stołówki szkolnej”. Opłaty wnoszono w wysokości i terminach określonych w ww. regulaminie.

   SP 12 na wrd gromadziła dochody uzyskiwane zgodnie z § 2 ust. 1  Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (W brzmieniu ustalonym § 1 Uchwały Nr XXXV/1042/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 listopada 2013 r. – obowiązującym do dnia 23 stycznia 2017 r., od 24 stycznia 2017 r. należy uwzględnić brzmienie przepisu ustalone przez te uchwałę XXVI/665/17”), zwaną dalej uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów.

2. Należności

   W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd na dzień 31.12.2016 r. wykazane zostały: należności w kwocie 7.371,43 zł,  odpis aktualizujący należności - 1.244,71 zł oraz odsetki od należności – 7,97 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.

Należności w kwocie 7.371,43 zł dotyczyły faktur na najem, wystawionych w dniu 30.12.2016 r. z terminem płatności na styczeń 2017 r., zostały uregulowane zgodnie ze wskazanym terminem. Odpis aktualizujący należności w kwocie 1.244,71 zł, dotyczył należności spornej, którą Zespół Szkół Nr 15 przejął od SP nr 12 w wyniku łączenia szkół w zespół w 2015 r. Natomiast odsetki od należności w kwocie 7,97 zł, zostały naliczone najemcom z tytułu opóźnień w dokonywaniu płatności w czwartym kwartale i zostały uregulowane w styczniu 2017 r.

3. Wydatki – wykonanie wydatków

    Kontroli poddano 45. dowodów księgowych na kwotę 89.283,14 zł, co stanowiło 46,2% wydatków jednostki z wrd na łączną kwotę 193.273,58 zł.

    Kontrolę poprawności sporządzania i ewidencji dokumentów księgowych (kompletność: zapisów w dowodzie, w księdze oraz w zakresie kontroli bieżącej i dekretacji) oraz przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej przeprowadzono w następujących paragrafach: 4170, 4210, 4220, 4260, 4270, 4300, 6060.

    Kontrola dowodów księgowych potwierdzających poniesione przez SP 12 wydatki wykazała, że:

• spośród 45. dowodów księgowych 33 nie zawierało podpisów osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną oraz formalno – rachunkową, co było niezgodne z zapisami obowiązującej w SP 12 „Instrukcji obiegu dokumentów rozliczeniowych”, zwane dalej instrukcją obiegu, według których dowody rozliczeniowe zatwierdzone są do wypłaty po uprzedniej akceptacji oraz sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez kierownika gospodarczego, pod względem formalno – rachunkowym przez głównego księgowego;
• dokonano zapłaty dowodu księgowego - faktura nr 121/5/2016 na kwotę 489.00 zł, nie zatwierdzając uprzednio wydatku do zapłaty (brak adnotacji zatwierdzającej wydatek do zapłaty), ponadto we wszystkich pozostałych przypadkach zatwierdzenie wydatku do zapłaty nie zawierało wskazanie daty wykonania czynności zatwierdzających i w związku z powyższym nie można stwierdzić czy miały one miejsce przed faktem poniesienia wydatku. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami obowiązującej w SP 12 instrukcji obiegu, według których dowody rozliczeniowe zatwierdzone są do wypłaty przez dyrektora szkoły;
• wyciągi bankowe z konta wrd nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalno - rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.  

   Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadali: główny księgowy w zakresie kontroli formalno – rachunkowej, kierownik administracyjno - gospodarczy w zakresie kontroli merytorycznej oraz w zakresie zatwierdzenia wydatku do zapłaty Pan jako kierownik jednostki.

   Sfinansowane z dochodów wrd wydatki wypełniały zapisy § 2 ust. 2-4  uchwały w sprawie gromadzenia dochodów.

   We wszystkich przypadkach przy poniesieniu wydatku powyżej 3000 złotych brutto, notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych, po uprzednim dokonaniu analizy rynku.

4. Płatności

    W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 45. dowodów księgowych na kwotę 89.283,14 zł, co stanowiło 46,2 % wydatków jednostki z wrd na łączną kwotę 193.273,58 zł.

    W dwóch przypadkach płatności na łączną kwotę 3.605,92 zł uregulowane zostały po terminie zapłaty wskazanym w fakturach. Opóźnienia w płatnościach wyniosły 2 dni. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077), zwaną dalej uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

    Opóźnienia w dokonaniu płatności obu faktur spowodowane były urlopem wypoczynkowym głównego księgowego. Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi kontrolującemu główny księgowy jest jedyną osobą dokonującą wprowadzenia przelewów bankowych do systemu bankowego. W przedstawionej do kontroli dokumentacji brak informacji kontrahenta o przesunięciu terminu płatności lub odstąpieniu od naliczania odsetek  z tytułu nieterminowej płatności.

 Pozostałe płatności poddane kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach.

5. Zobowiązania

    W toku kontroli sprawozdania Rb-34S, w którym wykazywane były zobowiązania jednostki dotyczące wrd, ustalono, że na dzień 31.12.2016 r. oraz w Rb-34S zobowiązania na kwotę 637,05 zł (z tytułu dostaw).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.

Zobowiązania dotyczące dostaw wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-34S  w sposób poprawny.

6. Sprawozdawczość

    Badaniem objęto sprawozdanie Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 131.381,72 zł, ww. sprawozdanie poddano kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

    W zakresie sprawozdania Rb-34S kontroli poddano 6. zmian do planu wydatków i dochodów na kwotę ogółem 13.179,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.

Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość w zakresie wrd była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

Ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-34S.

   O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 ust. 2 w sprawie gromadzenia dochodów na wrd.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. dokonywanie naliczeń opłat z tytułu najmu sal zgodnie z obowiązującymi umowami;
2. każdorazowe poddawanie dowodów księgowych kontroli formalno –rachunkowej, merytorycznej i zatwierdzaniu wydatku do zapłaty wraz z wskazaniem daty dokonania czynności oraz potwierdzanie ww. czynności podpisami osób wskazanych w procedurach wewnętrznych;
3. terminowe regulowanie zobowiązań.