Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 17.03.2017 r. do 11.04.2017 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Majowe w Szczecinie przy ul. Zofii Nałkowskiej 33, w zakresie gospodarki finansowej za 2016 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 14 kwietnia 2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 czerwca 2017 r.

  I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Majowe (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej w 2016 r. (budżet w kwocie 34.662 zł), stwierdzono nieprawidłowości dotyczące niezgodnego z obowiązującymi procedurami sposobu prowadzenia w RO wstępnej ewidencji wydatków oraz nieuzasadnionej wypłaty skarbnikowi RO diety za grudzień w kwocie 100 zł.

Kontrola wykazała ponadto niezgodność sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2016 r. w rozdziale 75022 ze sprawozdawczością RO na kwotę 1.070 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentowania zrealizowanych wydatków,
• pobierania i rozliczania zaliczek gotówkowych,
• zgodności wydatków z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

 1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2016 r. po zmianach wyniósł 23.662 zł (Uchwała Nr XIV/328/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 grudnia 2015 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2016 rokze zm.), co stanowiło 2,5 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 931.202 zł. Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych w kwocie ogółem 11.000 zł.

Wykonanie wydatków RO w wysokości 34.658,66 zł(uchwała nr 98/17 RO z dnia 25.01.2017 r.), stanowiło 100 % budżetu jakim dysponowała RO.

Wg „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2016 r.” w części dotyczącej wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2016 r. (przekazanego w dniu 31.03.2017 r. do Przewodniczącego Rady Miasta Szczecin), zw. dalej sprawozdaniem z wykonania budżetu za 2016 r., wykonanie planu wydatków RO wyniosło 22.589 zł i stanowiło 95,5 % ww. planu na kwotę.

Kontroli poddano wydatki dotyczące RO na kwotę łączną 31.211,42 zł, co stanowiło 90 % wydatków ogółem RO w 2016 r. w kwocie 34.658,66 zł, wykazanej w sprawozdaniu finansowym i zatwierdzonej przez RO.W toku kontroli sprawdzono:

1. 11 faktur dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin na kwotę ogółem 18.821,92 zł,
2. 16 dowodów źródłowych dokumentujących wydatki poniesione przez RO na kwotę ogółem 4.792,10 zł, rozliczonych z zaliczek pobranych do rozliczenia na kwotę ogółem 4.799,56 zł,
3. 14 faktur wystawionych tytułem zawartego na rzecz RO porozumienia w sprawie korzystania z pomieszczeń na kwotę ogółem wydatków 1.728 zł,
4. 23 dowody źródłowe dotyczących diet wypłaconych w 2016 r. przewodniczącemu i skarbnikowi RO na kwotę ogółem 5.869,40 zł oraz 2 dowody na łączną kwotę 497,45 zł, stanowiące zobowiązanie z tytułu diet na dzień 31.12.2016 r.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

W 2016 r. obowiązywały następujące procedury dotyczące gospodarki finansowej rad osiedli:

1. Procedura i zasady prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli (zw. dalej zasadami prowadzenia gospodarki finansowej), obowiązujące do 31 października 2016 r.
2. Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej nowymi zasadami prowadzenia gospodarki finansowej), obowiązująca od 1 listopada 2016 r.

Kontrola wykazała, że przewodniczący RO zatwierdził do wypłaty dietę dla skarbnika za grudzień 2016 r. w kwocie 100 zł niezgodnie z wcześniej podjętymi uchwałami RO (lista wypłat diet za okres od 01.12.2016 r. do 31.12.2016 r.).

Dieta przyznana została skarbnikowi RO w wysokości 100 zł miesięcznie na podstawie uchwały Nr 44/15, na okres od stycznia do listopada 2016 r. Kolejna uchwała Nr 93/16 z dnia 07.12.2016 r. dotyczyła przyznania diety skarbnikowi w wysokości 100 zł miesięcznie, od stycznia 2017 r. do końca kadencji RO 2015 – 2019.

Ww. dieta dla skarbnika została zaewidencjonowana na koncie 240-01-100, jako zobowiązanie na dzień 31.12.2016 r. (dow. ZK/PISMO/16/005198), które zostało uregulowane w dniu 13.01.2017 r. (dow. WYD/ZK/RP/144287).

W 2016 r. zakupy gotówkowe w kwocie ogółem 4.792,10 zł stanowiły 13,8 % wydatków ogółem zrealizowanych w 2016 r. w kwocie 34.658,66 zł, czym wypełnione zostały zapisy pkt 12 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, według których podstawową formą płatności za wykonane prace, usługi, bądź zakupy jest przelew z rachunku bankowego Urzędu Miejskiego, co oznacza bezgotówkową formę płatności.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny i wskazanie uchwały RO dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez przewodniczącego  i skarbnika RO.

Diety zostały naliczone i wypłacone przewodniczącemu RO zgodnie z § 27 ust. 1 Statutu RO, według którego przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Ponieważ kwota bazowa określona w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw nie uległa zmianie na 2016 r., całkowita miesięczna dieta przewodniczącego RO w 2015 r. winna wynieść 397,45 zł. W toku kontroli stwierdzono jedynie niewłaściwe zaokrąglanie kwoty do wypłaty za grudzień 2015 r. i styczeń 2016 r. do kwoty 397,50 zł, co zostało skorygowane poprzez zmniejszenie diety za listopad 2016 r.

Diety przysługujące skarbnikowi od stycznia do listopada 2016 r. wypłacone zostały zgodnie z uchwałą RO Nr 44/15.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, przewodniczący RO wystąpił ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty wskazanej w pkt 9 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, tj. do 2.000 zł, a rozliczenie zaliczki nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącą Załącznik Nr 2 do zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

 2. Sprawozdawczość

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych przez RO w ”Sprawozdaniu finansowym samorządowej Rady Osiedla Majowe za rok 2016” ze sprawozdaniem z wykonania budżetu za 2016 r.

Kontrola wykazała, że kwota wydatków ogółem wykazana przez RO w ”Sprawozdaniu finansowym samorządowej Rady Osiedla Majowe za rok 2016” zatwierdzonym uchwałą Nr 98/17 RO z dnia 25.01.2017 r. w wysokości 23.659 zł (bez środków pozyskanych z KIS w kwocie 11.000 zł) była wyższa o 1.070 zł od kwoty wydatków RO wykazanej w sprawozdaniu z wykonania budżetu za 2016 r. w wysokości 22.589 zł.

W toku kontroli ustalono, że kwota wykazana przez RO była kwotą prawidłową, natomiast kwota wykazana w sprawozdaniu z wykonania budżetu za 2016 r. w pozycji dotyczącej RO Majowe była zaniżona o 1.070 zł. Powyższe miało miejsce w wyniku niewydania przez WGKiOŚ na koniec 2016 r. dyspozycji przeksięgowania z rozdziału 90095 – Gospodarka komunalna i ochrona środowiska na rozdział 75022 – Rady gmin (w podziale na 10 Rad Osiedli) wydatku na zapłatę faktury nr 16-FVS/0370 z dnia 15.12.2016 r. na kwotę ogółem 11.642,72 zł, wystawionej tytułem opracowania nowych koncepcji przekazów wizualnych, projektów graficznych oraz wykonania materiałów, koordynacji realizacji zadania z Radami Osiedli Miasta Szczecin, zgodnie z umową nr WGKiOŚ 862/2016 z dnia 01.04.2016 r.

Nie stwierdzono innych różnic pomiędzy ”Sprawozdaniem finansowym samorządowej Rady Osiedla Majowe za rok 2016”, a sprawozdaniem z wykonania budżetu za 2016 r.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

W toku kontroli zweryfikowano, czy:

• RO prowadziła wstępną ewidencję dokumentów księgowych,
• ewidencja wstępna prowadzona była według zaakceptowanego planu i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania,

Kontroli poddano także sposób księgowania wydatków RO przez Wydział Księgowości Urzędu Miasta Szczecin.

Ewidencja wstępna wydatków za 2016 r. prowadzona była niezgodnie zarówno z zapisami pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej jaki § 12 ust. 3 nowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej, ponieważ według obu procedur ewidencję w RO należało prowadzić m.in. według zaakceptowanego (zatwierdzonego) planu finansowego i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania.

Na ewidencję wydatków za 2016 r. prowadzoną przez RO, dostarczoną do celów kontrolnych, składały się m.in. tabele „Zestawienie wydatków rok 2016” i „Dotacja z KIS na festyn majowy” sporządzone ze stopniem szczegółowości pozwalającym na identyfikację poszczególnych dowodów źródłowych. W pozostałych tabelach dostarczonych przez RO, dane przedstawione zostały w kwotach zbiorczych miesięcznych i kwartalnych.

Ewidencje wydatków sporządzone zostały narastająco za 2016 r., jednak według daty podjęcia uchwały i jej numeru, a nie według pozycji planu finansowego ustalonego uchwałą Nr 41/15 RO ze zm., na który składały się: diety przewodniczącego, diety Zarządu, opłaty pocztowe za korespondencję, zakupy materiałów (artykuły biurowe i środki czystości), działania promocyjne, festyny i imprezy integracyjne dla mieszkańców, organizacja konkursów i rywalizacji sportowych (w tym: zakupy - § 4210, usługi - § 4300, zakup nagród - § 4190, ubezpieczenie imprez - § 4430, koszty umów zleceń - § 4170.

Kwota ogółem wydatków wykazanych w obu ww. dokumentach nie obejmowała ponadto wszystkich wydatków wymienionych w planie rzeczowo - finansowym ROoraz składających się na wykonanie budżetu RO za 2016 r. w kwocie 34.658,66 zł, przyjętego uchwałą nr 98/17 z dnia 25.01.2016 r., m.in. wydatków z tytułu diet przewodniczącego i skarbnika RO.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie wstępnej ewidencji dokumentów księgowych był skarbnik RO, na podstawie zapisów pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej oraz § 12 ust. 3 nowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej.

W ewidencji wydatków RO za 2016 r., na którą składały się tabele „Zestawienie wydatków rok 2016” i „Dotacja z KIS na festyn majowy” prowadzonej przez RO, zastosowany został stopień szczegółowości prezentacji danych pozwalający na ustalenie dowodu źródłowego dla poszczególnych wydatków, paragrafu klasyfikacji budżetowejoraz uchwały, na podstawie której wydatek został zrealizowany.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił przewodniczącemu RO:

1. Prowadzenie ewidencji dokumentów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym.
2. Niewystępowanie o wypłatę diety dla skarbnika RO za marzec 2017 r., zgodnie z pismem skarbnika z dnia 05.04.2017 r., skierowanym do dyrektora WGKiOŚ.