Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 06.06.2017 –03.07.2017 r. przeprowadził kontrolę w I Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie przy ul. Piastów 12 (zw. dalej I LO) w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2016 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 03.08.2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2016 r. w I LO stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• niezgodności oświadczeń składanych przez wnioskodawców z wymogami obowiązującego w  I LO Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zw. dalej regulaminem (obowiązujący od dnia  01.09.2009 r.);
• składania wniosków o dofinansowanie po fakcie przyznania świadczeń przez Komisję Socjalną;
• braku weryfikacji wniosków pod kątem ich kompletności;

    Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności gospodarowania funduszem socjalnym z przyjętym regulaminem;
• pobierania podatku od świadczeń wypłacanych uprawnionym;
• terminowości regulowania podatku dochodowego od wypłacanych świadczeń.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2016 r. wyniósł 337.423,04  zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

• stan konta na dzień 01.01.2016 r. – 40.209,34 zł;
  • wpływy z tytułu spłaconych pożyczek mieszkaniowych – 59.954,65 zł;
• odpis na fundusz 2016 r. – 235.275,00 zł;
• odsetki bankowe – 910,05 zł
• odpłatności pracowników   - 1.074,00 zł.  

   Wypłaty z funduszu w 2016 r. wyniosły łącznie 281.765,45 zł, na co złożyły się m.in.:

• pożyczki mieszkaniowe – 40.000,00 zł;
• świadczenia urlopowe nauczycieli – 54.562,32 zł;
• dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników oraz emerytów i rencistów – 106.830,00 zł;
• dofinansowanie do wypoczynku dzieci organizowanego we własnym zakresie – 13.170,00 zł;
• zapomogi socjalne – 18.400,00 zł;
• zapomogi losowe – 515,13 zł
• ekwiwalent za świadczenia rzeczowe z okazji świąt – 27.260,00 zł;
• ekwiwalent za świadczenia rzeczowe dla dzieci z okazji Mikołajek – 5.420,00 zł;
• dofinansowanie działalności kulturalnej i sportowo – rekreacyjnej – karnety –11.550,00 zł;
• inne – impreza świąteczna zorganizowana dla pracowników i emerytów  - 4.000,00 zł;
• podatek dochodowy od świadczeń wypłacanych w grudniu 2015 r. – 58,00 zł;

  Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2016 r. wyniosło 55.657,59 zł.

 Kontroli poddano:

• 124 wnioski o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 75 dotyczyło pracowników oraz 49 emerytów i rencistów, byłych pracowników I LO),
• 34 wnioski na dofinansowanie wypoczynku dla dzieci pracowników, emerytów i rencistów zorganizowanego we własnym zakresie,
• 1. wniosek o zapomogę losową dla pracownika,
• 23 wnioski o zapomogę socjalną (w tym 12 dotyczyło pracowników oraz 11. emerytów i rencistów, byłych pracowników I LO),
• 77 wniosków o dofinansowanie działalności kulturalnej i sportowo – rekreacyjnej – karnety,
• 71 wniosków o ekwiwalent za świadczenia rzeczowe z okazji świąt (18 wniosków pracowników i 53 wnioski emerytów i rencistów),
• 23 wnioski o ekwiwalent za świadczenia rzeczowe dla dzieci z okazji Mikołajek (22 wnioski pracowników i 1 wniosek złożony przez emeryta),
• wszystkie wyciągi bankowe konta ZFŚS z 2016 r.,
• 8 raportów kasowych,
• 2 faktury (na zakup karnetów do kina oraz usługę cateringową zorganizowana z okazji Wigilii Świąt Bożego Narodzenia),
• 2 noty sprzedażowe (na zakup kart podarunkowych do Empiku oraz karnetów do Centrum Sportowo – Rekreacyjnego Spa Baltica)
• 24 protokoły z posiedzeń komisji socjalnej.

W 2016 r. przyznano i wypłacono 5. pożyczek mieszkaniowych na łączną kwotę 40.000,00 zł.

   Za gospodarowanie środkami ZFŚS odpowiedzialny był dyrektor I LO.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w 5. przypadkach, komisja socjalna przyznała świadczenie osobom, które złożyły wnioski po dacie przyznania im świadczenia przez Komisję Socjalną, tj. po dacie spisania protokołu z posiedzenia ww. komisji. Powyższe było niezgodne z § 5 ust. 5 obowiązującego regulaminu, według któregowarunkiem rozpatrzenie wniosku o dofinansowanie jest jego terminowe złożenie oraz zapisami § 5 ust. 14 ww. regulaminu, zgodnie z którym pomoc finansowa przyznawana jest na wniosek zainteresowanych.

W składanych w 2016 r. wnioskach stwierdzono braki formalne:

- w 26 ze 352 nie wskazano daty złożenia wniosku;

- w 1 na 352. wnioskodawca nie wskazał formy dofinansowania, o które wnioskował.

Powyższe świadczyć może o braku weryfikacji i niedostatecznej kontroli wniosków pod kątem kompletności danych.

   W przedłożonej dokumentacji ZFŚS (listy wypłat świadczeń nr: 11/N/2016, 52/N/2016, 83/N/2016) stwierdzono błąd polegający na potrąceniu ze świadczeń socjalnych pracownika, składek na ubezpieczenie zdrowotne w łącznej wysokości 3,03 zł. Za powyższe odpowiadał ówczesny główny księgowy.

    Wnioski o świadczenie socjalne składane przez osoby uprawnione zawierały niezgodne z regulaminem oświadczenie wnioskodawcy o średnim miesięcznym dochodzie netto na jednego członka w rodzinie. Powyższe nie wypełniało bowiem zapisów § 5 ust. 5obowiązującego regulaminu, według którego warunkiem rozpatrzenie wniosku o dofinansowanie jest jego złożenie wraz z oświadczeniem o przychodach wnioskodawcy i pozostałych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, pozwalającym określić średni miesięczny przychód przypadający na jedną osobę w rodzinie.

   W § 1 obowiązującego w I LO regulaminu przywołano nieaktualne podstawy prawne, osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację była dyrektor jednostki.

Konto 135 na dzień 31.12.2016 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

Wszystkie wyciągi bankowe był zadekretowane i poddane kontroli formalno – rachunkowej oraz merytorycznej.

W I LO obowiązywał regulamin określający zasady gromadzenia i wydatkowania środków z funduszu. Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych. Przyznanie świadczenia każdorazowo uwzględniało kryterium dochodowe.

    Wnioski o świadczenia z ZFŚS były każdorazowo podpisane przez członków komisji socjalnej i zatwierdzone przez dyrektora. Z posiedzeń komisji socjalnej były sporządzane protokoły, w których określano wysokość świadczeń przyznanych wnioskodawcom.

    W trakcie kontroli obecny główny księgowy dokonał korekty nieprawidłowo naliczonej i pobranej od świadczeń socjalnych składki zdrowotnej i zwrócił na konto ZFŚS kwotę 3,03 zł.

    Wszystkie pożyczki mieszkaniowe były udzielone po uprzednim rozpatrzeniu i zaaprobowaniu wniosków przez komisję socjalną, w skład, której wchodzili m.in. przedstawiciele związków zawodowych. Zgodnie z obowiązującym regulaminem ZFŚS pożyczki były oprocentowane w wysokości 1% zaciągniętej kwoty, a raty łącznie z oprocentowaniem potrącane z należności finansowych pracownika. We wszystkich przypadkach spłata pożyczek była poręczona przez dwóch pracowników szkoły.

 2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń socjalnych przyznanych w 2016 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 23.622,00 zł. Do urzędu skarbowego główny księgowy odprowadził kwotę 23.680,00 zł. Kontroli poddano 28 list wypłat świadczeń z ZFŚS.

Listy wypłat świadczeń były poddane kontroli formalno – rachunkowej  i merytorycznej oraz zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora I LO.

Na podstawie skontrolowanych 28 list wypłat świadczeń ustalono, że podatek dochodowy od świadczeń naliczał ówczesny główny księgowy.

Nie stwierdzono.

Świadczenia do kwoty 2.280 zł, wypłacane emerytom były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38  ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), zwanej dalej updof.

   Zapomoga losowa w wysokości 515,13 zł była zwolniona z naliczenia podatku dochodowego. Zapomogi socjalne w łącznej wysokości 18.400 zł zostały  opodatkowane w kwocie 1956 zł.

   Świadczenia socjalne powyżej kwoty 380 zł wypłacane pracownikom były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były w terminach wskazanych w art. 42 ust.1 updof.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Dostosowanie wzorów oświadczenia wnioskodawcy zawartego we wniosku o świadczenia socjalne do wymogów obowiązującego w jednostce regulaminu ZFŚS.
2. Przyznawanie świadczeń po uprzednim zgromadzeniu wniosków i wyłącznie na wniosek zainteresowanych lub związków zawodowych.
3. Szczegółową weryfikację wniosków i oświadczeń o dochodach wnioskodawców, pod kątem ich kompletności.
4. Aktualizację Regulaminu Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pod kątem podstaw prawnych.