Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zwany dalej WKiAW) w okresie od 05.06.2017 r. do 23.06.2017 r. przeprowadził kontrolę w Ośrodku Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych w Szczecinie przy pl. Jakuba Wujka 6, w zakresie gospodarki kasowej, inwentaryzacji środków trwałych oraz prowadzenia spraw kadrowych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 23 czerwca 2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 lipca 2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Ośrodku Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych w Szczecinie (zw. dalej Ośrodkiem) w zakresie gospodarki kasowej, inwentaryzacji środków trwałych oraz prowadzenia spraw kadrowych, stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• pokrywaniu bieżących wydatków kasowych z opłat za pobyt, wniesionych do kasy Ośrodka na kwotę ogółem 10.455,17 zł,
• niewypełnianiu zapisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor) w zakresie wskazań dekretacyjnych, księgowań na kontach majątkowych i rozrachunkowych, dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych oraz prowadzeniu ksiąg inwentarzowych,
• przeprowadzeniu inwentaryzacji 2016 r. niezgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników

II. Oceny cząstkowe

1. Gospodarka kasowa

Kontroli poddano sposób prowadzenia gospodarki kasowej, w tym zgodność z przepisami uor oraz procedurami obowiązującymi w jednostce.

W toku kontroli sprawdzono 17 raportów kasowych sporządzonych za 2016 r. i za 5 miesięcy 2017 r. na kwotę obrotów ogółem 118.052,15 zł (672. pozycje przychodowe i rozchodowe). Raporty sprawdzono pod kątem prawidłowości ich sporządzania, kompletności i prawidłowości dokumentacji stanowiącej podstawę obrotów kasowych, wypełniania czynności kontrolnych i sposobu ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych dotyczących obrotu gotówkowego.

Kontrolą objęto także wypełnienie obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji kasy na koniec 2016 r. oraz prawidłowość jej udokumentowania.

W latach 2016 – 2017 kasa prowadzona była przez pracowników zatrudnionych na stanowisku samodzielny referent: w okresie do dnia 24.02.2017 r. na podstawie umowy o pracę przez pracownika zw. dalej kasjerem, od dnia 15.05.2017 r. do dnia zakończenia kontroli przez pracownika zw. dalej samodzielnym referentem - na podstawie umowy o pracę na zastępstwo z dnia 12.05.2017 r. do czasu powrotu kasjera do pracy. W czasie nieobecności kasjera (do dnia zatrudnienia pracownika na zastępstwo), kasę prowadził główny księgowy Ośrodka (zw. dalej głównym księgowym).

Zasady gospodarki kasowej regulowała „Instrukcja gospodarki kasowej” (zw. dalej instrukcją kasową) - wprowadzona załącznikiem nr 1 do Pani Zarządzenia Nr 5/2011 z dnia 15.03.2011 r.

Opłaty za pobyt w Ośrodku przyjęte do kasy, nie zostały na bieżąco odprowadzone na rachunek bankowy Ośrodka i w przypadku 8. z 12. miesięcy 2016 r., wpływy zostały wykorzystane na pokrycie bieżących wydatków gotówkowych Ośrodka.

 Na koniec każdego miesiąca, jako ostatnia operacja kasowa, na rachunek bankowy odprowadzana była nadwyżka środków pieniężnych w kasie, w wyniku czego na koniec każdego miesiąca stan kasy wynosił „zero” zł. W przypadku każdego z ww. 8 miesięcy 2016 r., kwota nadwyżki odprowadzonej do banku była niższa od łącznej kwoty opłat przyjętych w danym miesiącu.

Według raportów kasowych, na pokrycie wydatków bieżących jednostki przeznaczone zostały przychody kasowe z tytułu opłat za pobyt w Ośrodku w kwocie ogółem 10.455,17 zł, w tym:

   715,35 zł - raport kasowy nr 1/2016 za styczeń,

2.453,36 zł - raport kasowy nr 2/2016 za luty,

1.490,37 zł - raport kasowy nr 3/2016 za marzec,

1.368,69 zł - raport kasowy nr 5/2016 za maj,

1.132,48 zł - raport kasowy nr 6/2016 za czerwiec,

   495,30 zł - raport kasowy nr 7/2016 za lipiec,

1.750,93 zł - raport kasowy nr 9/2016 za wrzesień,

1.048,69 zł - raport kasowy nr 10/2016 za październik.

Powyższe nie miało wpływu na wysokość dochodów odprowadzonych na rachunek Gminy na koniec każdego miesiąca, które odprowadzane były w wysokości prawidłowej. Dochody przekazane na rachunek Gminy obejmowały zarówno dochody zrealizowane bezgotówkowo przez bank jak i gotówkowe, zaewidencjonowane w raportach kasowych, jednakże zastosowany przez samodzielnego referenta (zaakceptowany przez kierownika i głównego księgowego) sposób wykorzystania opłat przyjętych do kasy stał w sprzeczności z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), według którego jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Wszystkie faktury rozliczone w kasie zawierały jedynie wskazania dekretacyjne w zakresie rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej, a nie zawierały wskazań dotyczących konta kosztów. Żadnych wskazań dekretacyjnych nie zawierały ponadto dowody źródłowe stanowiące załączniki do raportów kasowych: wnioski o zaliczki i rozliczenia zaliczek pobranych, zestawienia dotyczące rozliczenia kosztów pobytu podopiecznych i dowody wpłaty KP dotyczące pobytu w Ośrodku, dowody potwierdzające przepływy środków do kasy i z kasy (zasilenia kasy, odprowadzenia gotówki). Wskazań dekretacyjnych nie zawierał także sam raport kasowy, a obowiązujące w Ośrodku zasady rachunkowości nie zawierały żadnych zapisów dotyczących uproszczeń w ww. zakresie.

Wyciągi bankowe, w których zaewidencjonowane były m.in. przepływy kasowe, nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli oraz wskazań dekretacyjnych. W dokumentacji znajdowały się zestawienia operacji bankowych za dany miesiąc, zawierające m.in. wskazania dekretacyjne w zakresie konta przeciwstawnego podpisane przez głównego księgowego, jednakże taki sposób prezentacji wskazań dekretacyjnych także nie był uregulowany w zasadach rachunkowości obowiązujących w Ośrodku.

Obowiązek zamieszczania na dowodach księgowych wskazań dekretacyjnych wynikał z art. 21 ust. 1 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Faktury gotówkowe ewidencjonowane były pod raportem kasowym z pominięciem konta rozrachunkowego 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, tj. niezgodnie z opisem do konta zawartym w zasadach rachunkowości obowiązujących w Ośrodku, według którego konto służy do ewidencji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług bez wskazania, że powyższe dotyczyło jedynie obrotu bezgotówkowego.

Inwentaryzacja środków pieniężnych, biletów MZK i znaczków pocztowych przeprowadzona w kasie na dzień 30.12.2016 r. została nieprawidłowo udokumentowana. Na potwierdzenie wykonania ww. spisu sporządzone zostały 3 arkusze spisowe, a według § 9 ust. 4 obowiązującej w Ośrodku instrukcji kasowej, dokonanie kontroli kasy powinno być udokumentowane protokołem, stanowiącym załącznik nr 1 do instrukcji.

Instrukcja kasowa zawierała nieaktualne zapisy dotyczące dowodów kasowych. Według instrukcji, dowody KP (§ 8 ust. 1 instrukcji) i raporty kasowe (§ 7 ust. 11 instrukcji) stanowiły druki ścisłego zarachowania, a w praktyce dowody były generowane elektronicznie z użytkowanego w jednostce systemu ARISCO.

Kontrola wykazała, że w 2016 i 2017 r. kierownik nie przeprowadził żadnej niezapowiedzianej kontroli kasy Ośrodka. Taki rodzaj kontroli nie został wymieniony w § 9 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej, według którego kontrola kasy mogła mieć jedynie charakter bieżący (na podstawie dokumentacji) oraz okresowy (zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną i według terminów ustalonych w instrukcji), jednak według kontrolującego, ww. kontrole o charakterze niezapowiedzianym powinny stanowić stały element kontroli zarządczej wykonywanej przez kierownika lub głównego księgowego jednostki.

Według wyjaśnień głównego księgowego, sprawdzał on zgodność gotówki w kasie w trakcie miesiąca z pozycjami raportu kasowego częściowego wprowadzonego i wydrukowanego na dany dzień miesiąca, co wynikało m.in. z trudności jakie miał kasjer z samodzielnym wykonywaniem czynności służbowych.

W toku kontroli ustalono,żeaż 29. z 35. pracowników Ośrodka było upoważnionych m.in. do pobierania zaliczek gotówkowych na zakupy. Według kontrolującego, proces obrotu gotówkowego powinien być ograniczany do niezbędnego minimum, a wręcz powinno dążyć się do całkowitego zastąpienia go obrotem bezgotówkowym, zwłaszcza w kontekście ograniczonej ilości pracowników administracji (główny księgowy, samodzielny referent, starszy technolog).

Faktury dotyczące dofinansowania kursów oraz zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników wystawione zostały na Ośrodek i przez Ośrodek zostały wprowadzone do ewidencji, gdy tymczasem powinny być wystawione na pracownika, ponieważ to pracownik, a nie Ośrodek dokonał transakcji zakupu usługi. Koszty poniesione przez pracownika powinny być mu jedynie w części refundowane, zgodnie z decyzją kierownika i na podstawie dostarczonej faktury.

Wydatki z tytułu dofinansowania ww. okularów zaewidencjonowane zostały ponadto błędnie w § 4210 klasyfikacji budżetowej zamiast w § 3020 – Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, tj. zgodnie z opisem do paragrafu zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

Regulamin organizacyjny Ośrodka zawierał w § 19 ust. 5 nieprawidłowe zapisy dotyczące przypisania obsługi kasowej głównemu księgowemu. W przypadku głównego księgowego regulamin powinien zawierać jedynie zapis o dokonywaniu wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów kasowych i bankowych dot. operacji gospodarczych i finansowych.

W czasie nieobecności kasjera, do dnia zatrudnienia pracownika na zastępstwo, kasę prowadził główny księgowy Ośrodka. W powyższym przypadku kasa prowadzona była przez osobę, która ewidencjonowała dokumenty i dokonywała ich kontroli, a tym samym nie został zastosowany rozdział czynności wykonawczych od kontrolnych.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 uor w związku z art. 4 ust. 1 pkt 1 uofp kierownik ponosił odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej Ośrodka.

 Zarządzeniem Nr 6/2015 z dnia 30.12.2015 r. kierownik ustalił pogotowie kasowe na 2016 r. w kwocie 4.000 zł, czym wypełnił zapisy §3 ust. 3 w zw. z §6 ust. 2 instrukcji kasowej.

Gospodarka kasowa prowadzona była w Ośrodku jedynie do środków budżetowych, ponieważ jednostka nie posiadała wyodrębnionego rachunku dochodów, a świadczenia dotyczące ZFŚS wypłacane były w postaci bezgotówkowej.

Raporty kasowe sporządzane były za miesiące kalendarzowe, tj. zgodnie z zapisami §7 ust. 11 instrukcji kasowej.

W przypadku zakupu artykułów spożywczych, każdorazowo artykuły te przyjmowane były na stan magazynowy, na potwierdzenie czego wystawiany był dowód Pz, a w przypadku zakupu wyposażenia podlegającego ewidencji, na dowodach zakupu zamieszczano numer pod jakim wyposażenie wprowadzone zostało do inwentarza Ośrodka.

Od 2017 r. opłaty za pobyt w Ośrodku wnoszone były jedynie za pośrednictwem konta bankowego.

Przepływy środków pieniężnych bank – kasa i kasa – bank ewidencjonowane były na koncie 141-01 – Środki pieniężne w drodze. W 2016 r. kasa zasilona została środkami pieniężnymi z rachunku bankowego w kwocie ogółem 58.200 zł, a odprowadzono z kasy środki na kwotę ogółem 23.132,46 zł.

Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki zawierały potwierdzenia kontroli pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz były zatwierdzone do wypłaty przez kierownika i głównego księgowego , co wypełniało zapisy § 7 ust. 7 instrukcji kasowej.

Przeprowadzone operacje kasowe wprowadzane były do raportów kasowych chronologicznie, a ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami oraz obrotu detalicznego następowało w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Wszystkie faktury rozliczone w kasie zawierały wskazania dekretacyjne w zakresie rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Kierownik wydał zarządzenie Nr 8/2016 z dnia 30.12.2016 r., na podstawie którego powołał zespół do przeprowadzenia m.in. inwentaryzacji środków pieniężnych na dzień 30.12.2016 r.

W aktach osobowych kasjera znajdowały się oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej na stanowisku, zapoznaniu z instrukcją gospodarki kasowej Ośrodka, przepisami z zakresu gospodarki kasowej oraz o odbytym szkoleniu z zakresu prowadzenia kasy.

2. Inwentaryzacja środków trwałych

W toku kontroli sprawdzono, czy jednostka wypełniła obowiązki w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych zgodnie z częstotliwością wskazaną w art. 26 ust. 3 pkt 3 uor.

Sprawdzono także, czy czynności wykonywane w procesie inwentaryzacji oraz sporządzona dokumentacja wypełniały zapisy obowiązującej w Ośrodku procedury inwentaryzacyjnej.

Według „Zestawienia środków trwałych wg stanu na dzień 31.12.2016”:

1. wartość środków trwałych wyniosła 967.515,40 zł brutto, a umorzenia 785.953,89 zł (wartość netto 181.561,51 zł),
2. wartość pozostałych środków trwałych wyniosła 329.374,35 zł brutto, a umorzenia 268.150,29 zł (wartość netto 61.224,06 zł).

Inwentaryzacja 2016 r. przeprowadzona została na podstawie Zarządzenia Nr 4/2016 z dnia 20.06.2016 r., w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury, według stanu na dzień 04.07.2016 r., w okresie od 04.07.2016 r. do 31.08.2016 r. (zw. dalej zarządzeniem w sprawie inwentaryzacji 2016 r.).

Do przeprowadzenia inwentaryzacji 2016 r. powołana została komisja inwentaryzacyjna w składzie pięcioosobowym. Funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej pełnił kasjer Ośrodka, będący jednocześnie osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych.

W Ośrodku obowiązywała „Instrukcja inwentaryzacyjna” (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną) wprowadzona przez kierownika załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Nr 6/2011 z dnia 15.03.2011 r.

W zakresie czynności kasjera nie było jednoznacznych zapisów dotyczących prowadzenia ksiąg inwentarzowych, a w pkt 20 zakresu czynności dotyczącym modułów jakie pracownik powinien obsługiwać w programie ARISCO (kadry, kasa, sprzedaż) nie został wymieniony moduł wyposażenia. Odpowiedzialność pracownika za prowadzenie ksiąg inwentarzowych potwierdził dyrektor wraz z głównym księgowym jedynie w wyjaśnieniach udzielonych w toku kontroli, a według § 18 ust. 1 obowiązującego w Ośrodku „Regulaminu organizacyjnego” wprowadzonego przez kierownika Zarządzeniem Nr 3/13 z dnia 03.06.2013 r., pracownicy Ośrodka wykonują zadania w oparciu o zakresy czynności określające ich obowiązki i zakres odpowiedzialności. W tym samym regulaminie prowadzenie ewidencji ilościowo – wartościowej środków trwałych oraz składników majątkowych Ośrodka oraz okresowe przeprowadzanie ich inwentaryzacji przypisane zostało do obowiązków głównego księgowego, co stało w sprzeczności z funkcją kontrolną głównego księgowego oraz § 10 instrukcji inwentaryzacyjnej, według którego główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona dokonuje wyceny składników majątku na arkuszach spisu z natury i ustala różnicę inwentaryzacyjną.

Księga inwentarzowa wydrukowana przez głównego księgowego z modułu „Wyposażenie”, prowadzona przez kasjera zawierała wartość majątku niezgodną z „Zestawieniem obrotów i sald wg stanu na dzień 31.12.2016 r.” Kolejna wersja księgi inwentarzowej „Zestawienie środków trwałych wg stanu na dzień 31.12.2016 r.” prowadzona była przez głównego księgowego w arkuszu Excel. Księga prowadzona przez głównego księgowego nie zawierała wskazań dotyczących dokumentu źródłowego stanowiącego podstawę wprowadzenia do inwentarza, dat wprowadzenia do inwentarza (część dat wprowadzona do ostatniej – nienazwanej kolumny ww. zestawienia), ilości poszczególnych środków, miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialnej za dany majątek. W powyższym przypadku księga inwentarzowa prowadzona była ponadto przez osobę, do której należała ewidencja i kontrola dokumentacji, a tym samym nie zastosowano rozdziału czynności wykonawczych od kontrolnych. Według wyjaśnień głównego księgowego, osobą obsługującą oprogramowanie "ARISCO – Wyposażenie" był kasjer odpowiedzialny za ewidencjonowanie w nim środków trwałych i pozostałychśrodków trwałych, a główny księgowy prowadził księgi inwentarzowe w Excelu, ponieważ kasjer nie dokonywał na bieżąco zmian i nie uaktualniałstanu środków trwałych.

W „Zasadach rachunkowości jednostki, Zakładowy Plan Kont” wprowadzonych przez kierownika załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Nr 3/2011 z dnia 15.03.2011 r. (zw. dalej zasadami rachunkowości) nie zostały opisane funkcjonujące w jednostce zasady ewidencjonowania majątku w zależności od jego wartości (ewidencjonowanie na 011, 013 i odnoszenie w koszty jednostki), a tym samym prowadzenia ewidencji ilościowo – wartościowej oraz ilościowej. Wymienionezasady nie zawierały ponadto opisu innych elementów wymienionych w art. 10 uor, w tym: użytkowanych systemów informatycznych, które zostały w zasadach jedynie wymienione, sporządzanej sprawozdawczości w podziale na sprawozdawczość finansową i budżetową, ustalania wyniku finansowego (jest jedynie opis operacji na koncie 860), symboli dowodów stosowanych do dowodów księgowych oraz uproszczeń stosowanych w jednostce. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację.

Wartości niematerialne i prawne (np. licencje) ewidencjonowane były przez głównego księgowego na koncie 011 - Środki trwałe zamiast na koncie 020 – Wartości niematerialne i prawne, tj. niezgodnie z opisem do konta zawartym w zasadach rachunkowości Ośrodka.

Obowiązująca w Ośrodku instrukcja inwentaryzacyjna zawierała m.in. nieujednolicone zapisy dotyczące nazewnictwa Komisji Inwentaryzacyjnej (Stała Komisja Inwentaryzacyjna, zespoły spisowe, Komisja Inwentaryzacyjna).

W zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji 2016 r. kierownik nie wskazał rodzaju majątku, jaki należy poddać czynnościom inwentaryzacyjnym, a samo zarządzenie było niezgodne ze wzorem wprowadzonym załącznikiem nr 1 do instrukcji inwentaryzacyjnej. W pkt 4 zarządzenia kierownik zawarł ponadto zapisy dotyczące zespołu spisowego, a według załącznika nr 1, powołał komisję inwentaryzacyjną.

Na podstawie prowadzonej w Ośrodku ewidencji druków ścisłego zarachowania nie można było ustalić ilości wydanych druków arkuszy spisu z natury. Ilość przy arkuszach spisu o numerach 1 – 53 była poprawiona na treści pierwotnej w sposób nieczytelny, według ww. ewidencji, z wydanych druków zwrócono 29 szt., a ponadto nie wszystkie wydane druki arkuszy spisowych zostały ponumerowane przed ich wydaniem. Powyższe wynikało ze sposobu numerowania arkuszy, polegającego na tym, że numery nadane zostały arkuszom, a nie drukom arkuszy spisowych, które powinny zawierać numeracje ciągłą. Należy także zauważyć, że kasjer prowadzący ewidencję arkuszy spisowych dokonał ich wydania samemu sobie, jako przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

Ewidencja druków ścisłego zarachowania dotycząca arkuszy spisu z natury prowadzona była ponadto przez kasjera, tj. niezgodnie z § 19 ust. 7 regulaminu organizacyjnego, według którego ewidencja ta powinna być prowadzona na stanowisku głównego księgowego.

W dokumentacji inwentaryzacyjnej brak było:

1. Oświadczeń stwierdzających, iż wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątku zostały przekazane do księgowości, a według § 8 instrukcji inwentaryzacyjnej Ośrodka, do złożenia takich oświadczeń zobowiązane były osoby odpowiedzialne materialnie za stan składników objętych spisem.
2. Pisemnej informacji o stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach i spostrzeżeniach w zakresie gospodarki składnikami majątkowymi, a według zapisów § 10 ust. 1 instrukcji inwentaryzacyjnej Ośrodka, informacja taka powinna być złożona przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej przez zespoły spisowe po zakończeniu spisu z natury.
3. Dokumentacji potwierdzającej wykonanie przez kierownika czynności kontrolnych przebiegu inwentaryzacji zgodnie z zapisami § 11 instrukcji inwentaryzacyjnej. Według wyjaśnień kierownika, w toku inwentaryzacji 2016 r. w okresie spisu z natury w terminie od 4 lipca do 19 sierpnia kierownik wielokrotnie kontaktował się z pracownikami wchodzącymi w skład zespołów spisowych ale na tę okoliczność nie została sporządzona notatka ani też protokół.
4. Dokumentacji potwierdzającej wykonanie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub przez osoby wyznaczone przez niego wyrywkowej kontroli, azgodnie § 9 ust 10 instrukcji inwentaryzacyjnej na okoliczność ww. kontroli winien zostać sporządzony protokół.

Arkusze spisu z natury sporządzone w ramach inwentaryzacji 2016 r. nie zawierały:

1. Klauzuli „Niniejszym arkusz spisu z natury zawiera pozycję od nr … do nr …” wskazanej w § 9 ust. 12 instrukcji inwentaryzacyjnej Ośrodka – wszystkie arkusze.
2. Wyceny spisanego majątku, za wykonanie której odpowiedzialny był główny księgowy, o czym stanowił § 9 ust. 13 instrukcji inwentaryzacyjnej – wszystkie arkusze. Według wyjaśnień głównego księgowego, po przeprowadzonym spisie z natury do lutego br. nie otrzymał on od przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisu z natury.
3. Danych dotyczących członków komisji – arkusze nr: 5 str. 3, 14 str. 3, 18 str. 3, 45 str. 3 i 5, 47 str. 3 i 5.
4. Danych dotyczących rodzaju inwentaryzacji i/lub wskazania osób materialnie odpowiedzialnych – arkusze nr: 14 str. 3, 40 str. 3, 45 str. 3 i 5, 47 str. 3 i 5,
5. Daty i/lub godzin spisu – arkusze nr: 14 str. 3, 18 str. 3, 45 str. 3 i 5, 47 str. 3 i 5,
6. Podpisów osób materialnie odpowiedzialnych – arkusze nr: 14 str. 2 i 4, 26 str. 2, 47 str. 4 i 6
7. Podpisów członków komisji – arkusze nr: 18 str. 3, 37 str. 14,
8. Symboli indeksów – arkusze nr: 5 str. 3 i 4, 7 str. 1 i 2, 23 str. 3, 24 str. 1, 36 str. 1-8, 37 str. 1-13, 38 – 53.

Arkusze spisu z natury zawierały zamazania, w tym korektorem – (arkusze nr: 20 str.1 i 2, 53 str. 6) oraz poprawki naniesione bez stosownego podpisu (arkusze nr: 10 str. 3, 53 str. 4, 14 str. 2, 15 str. 1, 47 str. 1 i 6, 46 str. 4.

Przewodniczący komisji dopisywał kolejne pozycje do arkuszy spisanych przez zespół spisowy (np. arkusze nr: 10 str. 4, 17 str. 1) lub wykreślał spisane pozycje (arkusz nr 51 str. 1). Wszelkie pozycje, które zostały pominięte podczas spisu lub nadpisane powinny być wyjaśnione na etapie rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.

 Powyższe braki w arkuszach i dokonywane poprawki stały w sprzeczności z § 9 instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w Ośrodku, w którym określone zostały dane jakie powinny zawierać arkusze spisu z natury oraz zasady ich sporządzania i wypełniania, w tym także zasady dokonywania poprawek.

W zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji 2016 r., nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisów inwentaryzacyjnych kierownik powierzył głównemu księgowemu. Powyższe powierzenie nie miało wartości merytorycznej, ponieważ według art. 4 ust. 5 uor, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Główny księgowy nie wykonał wyceny arkuszy spisu z natury, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej nie wykonał czynności przypisanych mu zapisami instrukcji inwentaryzacyjnej lub wykonał je bez należytej staranności, a kierownik nie wyegzekwował wykonania tych czynności w ramach nadzoru służbowego. Tym samym, jako osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie spisu z natury, kierownik dopuściła do wykonania inwentaryzacji 2016 r. niezgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.

Kierownik wydał zarządzenie w sprawie inwentaryzacji 2016 r., a przeprowadzenie spisu z natury w ww. terminie wypełniło zapisy art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, według których termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadzono raz w ciągu 4 lat (poprzednia inwentaryzacja metodą spisu z natury przeprowadzona na podstawie Zarządzenia nr 4/2012 z dnia 04.07.2012 r.).

Wartości środków trwałych i pozostałych środków trwałych według „Zestawienia środków trwałych wg stanu na dzień 31.12.2016” (księga inwentarzowa prowadzona przez głównego księgowego) były zgodne z „Zestawieniem obrotów i sald na dzień 31.12.2016 r. w zakresie konta 011 – Środki trwałe i konta 071 – Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz konta 013 – Pozostałe środki trwałe i konta 072 – Umorzenie pozostałych środków trwałych.

W aktach osobowych wszystkich pracowników Ośrodka znajdowały się imienne pisma dotyczące powierzenia odpowiedzialności materialnej za całość majątku znajdującego się na stanowisku pracy, podpisane przez pracowników.

 3. Prowadzenie spraw kadrowych

Kontroli pod kątem wypełniania zapisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy I Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych), a także zgodności z obowiązującym w jednostce regulaminem wynagradzania poddano akta osobowe 18. pracowników zatrudnionych w Ośrodku, co stanowiło 51,4 % ogólnej liczby zatrudnionych (60 % zatrudnionych w czerwcu 2017 r.).

W okresie od 01.01.2016 r. do czerwca 2017 r. zatrudnionych było w Ośrodku 35. pracowników, w tym 5. pracowników na niepełnym etacie. Zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło 32,5. W wyniku fluktuacji kadr, w czerwcu 2017 r. zatrudnionych było 30. pracowników (28 etatów).

Prowadzenie spraw kadrowych, w tym prowadzenie akt osobowych pracowników należało do obowiązków kasjera, a następnie samodzielnego referenta, zatrudnionego w związku z długotrwałą nieobecnością kasjera.

W Ośrodku obowiązywał „Regulamin wynagradzania pracowników” (zw. dalej regulaminem wynagradzania) podpisany przez kierownika z datą 15.06.2009 r.

Obowiązujący w Ośrodku regulamin wynagradzania nie regulował kwestii związanych z wykonywaniem przez pracowników w ramach jednego etatu czynności dotyczących różnych stanowisk, dla których przewidziane zostały różne kategorie zaszeregowania. Stwierdzono następujące przypadki:

1. Według regulaminu wynagradzania, dla stanowiska terapeuta przewidziana była XIII kategoria zaszeregowania, a dla stanowiska logopeda – XIV kategoria. W przypadku pracownika nr 156 zatrudnionego na stanowisku terapeuta / logopeda przyjęto kategorię XIV.
2. Według regulaminu wynagradzania, dla stanowiska starszy konserwator przewidziana była VI kategoria zaszeregowania, a dla stanowiska kierowca – V kategoria. W przypadku pracownika nr 159 zatrudnionego na stanowisku starszy konserwator / kierowca przyjęto kategorię VI.

 W aktach osobowych głównego księgowego Ośrodka nie było powierzenia obowiązków w zakresie wskazanym w art. 54 ust. 1 uofp, według którego głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli:

a)  zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b)  kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Zapisy zakresu czynności pracownika także nie wyczerpywały ww. zapisów uofp.

W aktach osobowych pracowników nr 147 i 36 zatrudnionych na stanowisku urzędniczym - samodzielny referent nie było potwierdzenia niekaralności z KRK. Ww. stanowisko wymienione zostało w Załączniku Nr 3 do rozporządzeniuRady Ministrówz dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowychjako stanowisko urzędnicze, na którym wymagana była m.in. niekaralność na podstawie zapisów art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.

W aktach osobowych pracownika nr 36 zatrudnionego przez kierownika od 15.05.2017 r. na stanowisku samodzielnego referenta nie było dokumentów potwierdzających spełnienie przez pracownika minimalnego wymogu kwalifikacyjnego w zakresie 4 lat pracy, wymienionego dla danego stanowiska w Załączniku Nr 2 do regulaminu wynagradzania. Według wyjaśnień kierownika, pracownik jako jedyny zgodził się przyjąć proponowane warunki zatrudnienia i posiadał dłuższy okres zatrudnienia niż potwierdzony w aktach osobowych (praca za granicą i na zlecenia), który nie został potwierdzony świadectwami pracy. Według kontrolującego „zaliczanie” do lat pracy nieudokumentowanych okresów pracy nie znajduje stosownego uzasadnienia, natomiast podstawę zatrudnienia pracownika w związku z długotrwałą nieobecnością kasjera mógł stanowić § 4 ww. rozporządzeniaw sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, według któregopracownikowi samorządowemu może być skrócony, w uzasadnionych przypadkach, staż pracy wymagany na danym stanowisku.

Pracownik nr 12 zatrudniony na stanowisku kucharza, nie spełniał wymogów regulaminu wynagradzania Ośrodka w zakresie wykształcenia. Minimalne wymagania kwalifikacyjne dla stanowiska kucharz to wykształcenie zasadnicze zawodowe i odpowiednie wykształcenie w zawodzie, a pracownik posiadał wykształcenie podstawowe i kurs „Kucharz – Kelner – Garmażer”. Według wyjaśnień kierownika, pracownik został zatrudnionyponieważ żadna z pozostałych osób, które aplikowały na to stanowisko nie przyjęła warunków zatrudnienia, a w trakcie zatrudnienia w Ośrodku pracownik uzupełniał wykształcenie w szkole dla pracujących.

Regulamin wynagradzania zawierał wymagania kwalifikacyjne w zakresie wykształcenia dla stanowiska starszy opiekun określone jako „szkoła asystentek medycznych”. W wyjaśnieniach udzielonych w toku kontroli kierownik przyznał, że zastosowane określenie jest nieprecyzyjne, a zawód asystent osoby niepełnosprawnej jest wykształceniem zawodowym uzyskiwanym w szkole policealnej, przygotowującej do bezpośredniej pracy z osobami niepełnosprawnymi na stanowisku opiekuna.

Kasjer przeszkolony został w zakresie bhp dla pracodawców i osób kierujących pracownikami, mimo że z regulaminu organizacyjnego Ośrodka nie wynikało, aby pracownikowi podlegali służbowo inni pracownicy jednostki. Według wyjaśnień kierownika, powyższe wykonane zostało zgodnie z sugestią osoby, która zajmowała się w Ośrodku sprawami bhp, ponieważ kasjer udzielał instruktażu stanowiskowego osobom przyjmowanym do pracy w Ośrodku. W swoich wyjaśnieniach kierownik potwierdził ponadto, że pracownik nie sprawował także żadnego nadzoru nieformalnego nad innymi pracownikami Ośrodka.

Akta osobowe Ośrodka prowadzone były zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie akt osobowych, w tym:

1. Akta prowadzone były w podziale na części: A, B i C, w których gromadzona była dokumentacja wymieniona w § 6 ust. 2 pkt 1 – 3 ww. rozporządzenia.
2. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych były ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z części zawierała pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
3. W przypadku wszystkich pracowników, w aktach osobowych znajdowały się m.in. oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z regulaminem pracy oraz o sprawowaniu opieki nad dzieckiem, informacje o przyznanych nagrodach oraz podania dotyczące urlopów okolicznościowych i bezpłatnych.
4. Ewidencja czasu pracy prowadzona była odrębnie, w zakresie obejmującym m.in. pracę w poszczególnych dobach, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Zakresy obowiązków pracowników Ośrodka, w tym także zakres obowiązków kasjera i samodzielnego referenta zawierały zapisy dotyczące wykonywania innych zadań zleconych przez przełożonego, niewynikających z tych zakresów. Według wyjaśnień kierownika, pracownicy wykonywali przede wszystkim zadania objęte zakresem obowiązków na danym stanowisku. Jeśli sporadycznie zdarzały się zadania do wykonania wykraczające poza zakres obowiązków pracownika, każdorazowo związane były z bieżącą działalnością Ośrodka, a pracownicy nigdy nie wnosili zastrzeżeń, co do ich treści, wykonania jak i sposobu przekazywania. Powyższe dotyczyło m.in. kasjera, będącego jedną z trzech osób wyznaczonych do telefonicznego reagowania na alarm i jego odwołanie, po informacji firmy sprawującej ochronę Ośrodka.

Zgodnie z §4 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25.11.2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, kierownik wyznaczył pracowników do realizacji zadań oraz do kontaktu z Wydziałem Księgowości Urzędu Miasta Szczecin (kasjer i główny księgowy) poprzez wydanie Zarządzenia Nr 9/2016 z dnia 29.12.2016 r. z jednoczesnym wpisem nowych zadań do zakresów czynności pracowników.

Pracownicy Ośrodka uczestniczyli w szkoleniach podnoszących kwalifikacje, które były częściowo refundowane przez pracodawcę np. dofinansowanie na prośbę pracownika na kwotę 150 zł trzech szkoleń udokumentowanych fakturami na łączną kwotę 1.240 zł brutto. Według wyjaśnień kierownika, w corocznym budżecie Ośrodka na szkolenia zabezpieczone są niewielkie środki finansowe, dlatego wszyscy pracownicy merytoryczni i administracji szkolą się we własnym zakresie, a korzystają przede wszystkim z wielu możliwości nieodpłatnych szkoleń, często dofinansowywanych ze środków unijnych. Każda taka prośba o dofinansowanie szkoleń była rozpatrzona pozytywnie, choć dofinansowanie było niewielkie.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił kierownikowi Ośrodka:

1. Bieżące odprowadzanie na rachunek bankowy przyjmowanych do kasy opłat za pobyt podopiecznych w Ośrodku.
2. Podjęcie działań zmierzających do ograniczenia obrotu gotówkowego.
3. Zamieszczanie na dowodach księgowych pełnych wskazań dekretacyjnych i podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazana.
4. Niełączenie czynności wykonawczych i kontrolnych.
5. Uzupełnienie zapisów w module „Wyposażenie” celem ustalenia jednej kompletnej i rzetelnej księgi inwentarzowej.
6. Wyłączenie z ewidencji wyposażenia wartości niematerialnych i prawnych i zaewidencjonowanie ich na koncie 020.
7. Skorygowanie zapisów zakresów czynności w celu jednoznacznego wskazania obowiązków pracowników.
8. Powierzenie obowiązków głównemu księgowemu zgodnie z uofp.
9. Uzupełnienie zapisów i/lub ich korektę w procedurach obowiązujących w jednostce: zasady rachunkowości, instrukcja kasowa, instrukcja inwentaryzacyjna, regulamin wynagradzania, regulamin organizacyjny.