Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Nr kontroli: WKiAW

Gospodarka finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe.

Centrum Opieki nad Dzieckiem w Szczecinie przy ul. Wszystkich Świętych 66

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 14.06.2016 r. - 12.07.2016 r. przeprowadził kontrolę w Centrum Opieki nad Dzieckiem w Szczecinie przy ul. Wszystkich Świętych 66 (zw. dalej Centrum) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05.08.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Centrum w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2015 r., stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

  • zaliczkowego uregulowania płatności Centrum z tytułu składek ZUS na kwotę 15.159,31 zł i zakupu usług na kwotę ogółem 7.154,57 zł bez stosownego dokumentu źródłowego, co stało w sprzeczności z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp) oraz ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor),
  • przyznania wynagrodzeń zasadniczych 2. z 8. pracowników niezgodnie z obowiązującym w Centrum „Regulaminem wynagradzania”,
  • ewidencjonowania poszczególnych rodzajów wydatków niezgodnie ze wskazaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji),
  • ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych niezgodnie z opisem do kont, zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości),
  • sporządzenia sprawozdania RB-28S w zakresie zobowiązań niezgodnie z opisem zawartym w Załączniku Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości).

Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w zakresie:

  • rozliczania dzierżawców za dzierżawę gruntu pod garaże i działki owocowo – warzywne i monitorowania należności,
  • kontroli dowodów źródłowych potwierdzających poniesione wydatki,
  • rozliczania pracowników tytułem spożywanych posiłków,
  • przeprowadzania analizy rynku i sporządzania notatek służbowych z postępowań dotyczących zamówień do 30.000 euro,
  • ewidencjonowania w księgach inwentarzowych szkoły pozostałych środków trwałych zakupionych w 2015 r.,
  • prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
  • terminowości regulowania płatności, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
  • dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji.

II. Oceny cząstkowe

  1. Dochody budżetowe

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych

Kontrolą objęto dochody zrealizowane przez Centrum w 2015 r. na kwotę ogółem 6.020 zł, tj. 21,5 % ogólnych dochodów jednostki na łączną kwotę 28.029,89 zł, w tym dochody zaewidencjonowane na § 0750 – Dochody z najmu i dzierżawy na kwotę 4.044 zł (tj. 19,2 % z kwoty 21.043,55 zł) i na § 0830 – Wpływy z usług na kwotę 1.976 zł (tj. 38,8 % z kwoty 5.090,79 zł).

W toku kontroli przeanalizowano 3 umowy zawarte na dzierżawę terenu pod garaże oraz wynikające z nich rozrachunki na łączną kwotę 4.044 zł (26 wpłat). Kontrolę przeprowadzono w zakresie zgodności dokonanych wpłat z zapisami umownymi i terminowości regulowania należności Centrum, a także pod kątem wypełnienia procedur kontroli obowiązujących w Centrum.

Kontroli poddano także prawidłowość rozliczania pracowników Centrum tytułem korzystania z posiłków przygotowywanych przez jednostkę, w tym zgodność zastosowanych stawek żywieniowych ze stawkami wprowadzonymi Zarządzeniem dyrektora Nr 1/2013 z dnia 02.01.2013 r. i Zarządzeniem Nr 2/2015 z dnia 13.01.2015 r. Kontrolą objęto potrącenia z wynagrodzeń za cały 2015 r. na kwotę ogółem 2.197,90 zł, dotyczące 3. pracowników Centrum.

Umowy dochodowe zawierane przez Centrum nie były parafowane przez głównego księgowego pod względem formalno – rachunkowym, a obowiązek taki wynikał m.in. z zapisów pkt 11 szczegółowego zakresu obowiązków, zawartego w powierzeniu obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu, przyjętym przez pracownika z datą 02.01.2013 r. (zw. dalej zakresem czynności głównego księgowego), wg którego do obowiązków pracownika należało m.in. dokonywanie kontroli prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę pod względem formalno – rachunkowym.

We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, wpłaty tytułem dzierżawy terenu pod garaże dokonane zostały na rzecz Centrum w terminach i kwotach wynikających z zawartych umów, w tym 1. wpłata zrealizowana została w styczniu 2015 r., zaliczkowo za cały rok.

Pracownicy korzystający z posiłków przygotowywanych w Centrum obciążeni zostali odpłatnością zgodnie ze stawkami obowiązującymi w jednostce oraz zgodnie z ilością wykorzystanych posiłków, wykazywanych przez zaopatrzeniowca w comiesięcznych wykazach przekazywanych pracownikom odpowiedzialnym za naliczanie wynagrodzeń.

W 2015 r. z posiłków skorzystały w Centrum także 4 osoby, które nie były pracownikami jednostki, w tym 3 inspektorów Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w ramach wykonywania czynności kontrolnych i 1. osoba, która korzystała odpłatnie z obiadów na podstawie decyzji ówczesnego dyrektora Pogotowia Opiekuńczego. Centrum uzyskało z tego tytułu i przekazało na konto Gminy Miasto Szczecin kwotę 1.976 zł, tj. pełną kwotę odpłatności wpłaconą przez ww. osoby.

W umowach poddanych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowych zapisów. Wszystkie umowy zawierały ponadto akceptację pod względem prawnym.

1.2. Należności

W sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2015 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 47.311,67 zł, w tym z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 21.394 zł oraz z innych tytułów w kwocie 25.917,67 zł.

Należności ogółem Centrum wynikające z ewidencji księgowej, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 72.085,44 zł oraz kwoty 322,50 zł dotyczącej błędnego rozliczenia ubezpieczenia OC, stanowiły na dzień 31.12.2015 r. kwotę 119.719,61 zł.

Należności wykazane w ww. sprawozdaniu były zgodne z ewidencją księgową.

Wszystkie należności, za wyjątkiem części należności dotyczących udzielonych pracownikom pożyczek mieszkaniowych powstały w 2015 r.

Stan należności był na bieżąco monitorowany i na dzień zakończenia kontroli do rozliczenia pozostawały jedynie należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych oraz nadpłata w kwocie 322,50 zł dotycząca błędnego rozliczenia ubezpieczenia OC.

2. Wydatki budżetowe

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

  • 129 dowodów księgowych na łączną kwotę 635.229,94 zł, co stanowiło 5,5 % wydatków jednostki na kwotę ogółem 11.510.401 zł,
  • 19 umów dotyczących wydatków, 2 zlecenia i 10 protokołów odbioru,
  • 22. notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.

Decyzje dotyczące opłat rocznych z tytułu trwałego zarządu nieruchomościami na kwotę ogółem 15.608,98 zł oraz ubezpieczenie samochodów na kwotę ogółem 3.580 zł zaewidencjonowane zostały przy pomocy dowodów Pk, na których nie było akceptacji dyrektora, mimo że z dowodów źródłowych wynikał obowiązek płatności. Powyższe nie wypełniło zapisów obowiązującej w Centrum „Procedury kontroli dokumentów księgowych” wprowadzonej Zarządzeniem dyrektora Nr 31/2013 z dnia 22.05.2013 r. (zw. dalej procedurą kontroli dokumentów), wg której dyspozycję do wydania środków pieniężnych poprzez wykonanie polecenia przelewu lub wypłatę gotówkową z kasy Centrum stanowi dokument księgowy, na którym widnieje data i podpis dyrektora Centrum.

Na § 4440 rozdziału 85201 zaewidencjonowane zostały w 2015 r. odpisy na ZFŚS w kwocie łącznej 265.678 zł. Ww. odpisy zaksięgowane zostały bez żadnej dokumentacji źródłowej, jedynie na podstawie dowodów bankowych, co stało w sprzeczności z art. 20 ust. 2 uor, wg którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi”. W powyższym przypadku nie można uznać, że funkcję dowodu źródłowego spełniał wyciąg bankowy, w którym nastąpił przepływ środków na konto ZFŚS, ponieważ ww. operacja winna być zaewidencjonowana na kontach bankowych 130 – Rachunek bieżący i 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia przy wykorzystaniu konta 141 – Środki pieniężne w drodze. Powyższe nie wypełniało ponadto zapisów obowiązującej w Centrum procedury kontroli dokumentów w zakresie kontroli i akceptacji dokumentów, wg której dyspozycję do wypłaty stanowił dokument zawierający podpis dyrektora Centrum.

W badanym okresie jednostka zobowiązana była ponadto do stosowania wskazań zawartych w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej). Według standardu kontroli zarządczej nr 14 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, wśród szczegółowych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych wymienione zostało m.in. zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione.

W toku kontroli wydatków z tytułu ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych stwierdzono, że oświadczenia miesięczne złożone przez pracowników nie podlegały kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej, a w tym nie były sprawdzane pod względem zgodności z ewidencją czasu pracy pracowników prowadzoną przez specjalistę ds. kadr oraz prawidłowości wykonanych przez pracownika obliczeń (naliczenie, potrącenia, do wypłaty), których kontrola należała do pracowników Działu księgowo - finansowego. Brak ww. kontroli miał miejsce wbrew zapisom § 20 ust. 1 obowiązującej w Centrum „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych”, wprowadzonej Zarządzeniem dyrektora Nr 36/2013 z dnia 19.12.2013 r., wg którego wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem.

W toku kontroli 59. oświadczeń dotyczących ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych złożonych przez 5. pracowników Centrum, stwierdzono 20 przypadków rozbieżności pomiędzy ilością dni wykazaną przez pracowników na oświadczeniach, za które nie przysługiwał ryczałt, a ilością dni absencji wynikającą z ewidencji czasu pracy pracowników prowadzoną przez specjalistę ds. kadr, 1 przypadek niezłożenia oświadczenia za kwiecień 2015 r. z winy pracownika i 1 przypadek błędu rachunkowego. W wyniku powyższego:

  • w 4. przypadkach nadpłacono pracownikom kwotę ogółem 148,07 zł brutto,
  • w 1. przypadku nie wypłacono pracownikowi 56,74 zł.

Faktura na kwotę 18.204,44 zł z dnia 02.01.2015 r. wystawiona tytułem centralnego ogrzewania za 2014 r. ujęta została w księgach 2015 r., co nie wypełniło zapisów art. 6 ust. 1 uor, wg których w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Umowy wydatkowe zawierane przez Centrum nie były parafowane przez głównego księgowego pod względem formalno – rachunkowym, a obowiązek taki wynikał m.in. z zakresu obowiązków głównego księgowego.

Osobą odpowiedzialną w Centrum za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia nr 314/13 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych stwierdzono, że we wszystkich przypadkach przeprowadzona została analiza rynku i sporządzone zostały stosowne notatki służbowe.

We wszystkich notatkach służbowych poddanych kontroli, wartość zamówienia przeliczona została według kursu 4,2249 zł, tj. kursu obowiązującego w 2015 r. na podstawie rozporządzeniaPrezesa Rady Ministrówz dnia 23 grudnia 2013 r.w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.

Wszystkie zewnętrzne dowody źródłowe (faktury, rachunki, noty księgowe) zawierały podpisy osób odpowiedzialnych za wykonanie kontroli pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz podpis głównego księgowego i dyrektora, tj. zgodnie z obowiązującą w Centrum procedurą kontroli dokumentów.

Wszystkie pozostałe środki trwałe zakupione w 2015 r. podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki, czym wypełniono zapisy § 10 ust. 2 pkt 4 obowiązującej w Centrum „Polityki rachunkowości” wprowadzonej Zarządzeniem Nr 35/2013 dyrektora Centrum z dnia 19.12.2013 r. (zw. dalej polityką rachunkowości).

W trakcie trwania kontroli sporządzona została lista płac nr „korLKm06/16”, zawierająca korekty ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych na kwotę per saldo ogółem -74,33 zł netto (-91,33 zł brutto).

2.2 Płatności

Kontrolą objęto płatności z tytułu 129. dowodów potwierdzających poniesione wydatki, w zakresie zasadności i terminowości regulowania tych płatności.

Kontrolą objęto także płatności na kwotę ogółem 22.313,88 zł, stanowiące przedpłaty Centrum.

Kontrola wykazała, że w dniu 29.12.2015 r. dokonano przedpłat na zakup usług w 2016 r. na kwotę ogółem 7.154,57 zł oraz składek ZUS na kwotę 15.159,31 zł. Centrum nie posiadało dowodów źródłowych wystawionych przez kontrahentów (faktur, rachunków), na potwierdzenie przedpłat wniesionych m.in. na usługi telefoniczne, wywóz nieczystości, wynajem lokalu oraz deklaracji ZUS P DRA .

Powyższe naruszyło art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, art. 20 ust. 2 uor, wg którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi” oraz zapisy procedury kontroli dokumentów, wg której dyspozycję do wydania środków pieniężnych poprzez wykonanie polecenia przelewu lub wypłatę gotówkową z kasy Centrum stanowi dokument księgowy, na którym widnieje data i podpis dyrektora Centrum.

Osobami odpowiedzialnymi za realizację płatności Centrum był dyrektor i główny księgowy.

Wg pisemnej informacji przekazanej w toku kontroli przez księgową, która w związku z długotrwałą nieobecnością głównego księgowego wykonała czynności związane z zamknięciem 2015 r., przedpłaty wykorzystane zostały w 2016 r. na realizację bieżących płatności, w tym za usługi telefoniczne aż do maja 2016 r., a za czynsz do kwietnia 2016 r.

Płatności z tytułu pozostałych wydatków poddanych kontroli regulowane były w miarę posiadania środków finansowych, przed terminami wskazanymi w fakturach/rachunkach
/umowach.

Płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z tytułu składek ZUS regulowane były terminowo, najczęściej w miesiącu, którego dotyczyło zobowiązanie.

2.3. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania wykazane w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym na dzień 31.12.2015 r. w łącznej kwocie 627.064,79 zł, na które składały się zobowiązania z tytułu:

  • dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 525.064,73 zł,
  • składek ZUS na kwotę 102.000,06 zł.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z, sporządzonym na dzień 31.12.2015 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

Na koniec 2015 r. nie zostały wyjaśnione zobowiązania Centrum w kwocie 140 zł (zaewidencjonowana w 2010 r. kaucja za pobyt dziecka w ośrodku) oraz 1.000 zł (zaewidencjonowane w 2014 r. zadośćuczynienie).

Za monitorowanie zobowiązań i ich wyjaśnienie odpowiedzialny był główny księgowy, a sprawozdanie sporządzone zostało przez księgową Centrum. 

Zobowiązania wykazane w sprawozdaniu Rb-28S były zgodne z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 8. z 177. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2015 r. (4,5 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 378.554,64 zł, tj. 5,6 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 6.750.918 zł, zaewidencjonowanej w 2015 r. na § 4010.

Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 33.779,36 zł, zaewidencjonowane w koszty 2015 r., wypłacone w 2016 r.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrola wykazała 2 przypadki przyznania pracownikom wynagrodzenia zasadniczego niezgodnie z obowiązującym w Centrum „Regulaminem wynagradzania pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w Centrum” (zw. dalej regulaminem wynagradzania), wprowadzonym Zarządzeniem dyrektora Nr 23/2013 z dnia 15.04.2013 r., obowiązującym od 29.04.2013 r.:

  1. Od 1 stycznia 2015 r. pracownikowi na stanowisku księgowej przyznane zostało wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2.633 zł, a wg regulaminu wynagradzania, poziom wynagrodzenia na tym stanowisku ustalony został jako VI grupa zaszeregowania, dla której minimalna kwota wynagrodzenia wynosiła 1.200 zł, a maksymalna kwota 2.500 zł. W okresie do 31.12.2014 r. pracownik otrzymywał wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2.550 zł, tj. także niezgodnie z regulaminem wynagradzania.
  2. Od 1 stycznia 2015 r. pracownikowi na stanowisku starszej księgowej przyznane zostało wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2.774 zł, a wg regulaminu wynagradzania, poziom wynagrodzenia na tym stanowisku ustalony został jako VII grupa zaszeregowania, dla której minimalna kwota wynagrodzenia wynosiła 1.220 zł, a maksymalna kwota 2.600 zł. Od 1 stycznia 2015 r. przyznane zostało pracownikowi wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2.774 zł, tj. niezgodnie z ww. przedziałem kwotowym. W okresie do 31.12.2014 r. pracownik otrzymywał wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2.700 zł, tj. także niezgodnie z regulaminem wynagradzania.

W toku kontroli stwierdzono, że w aktach osobowych głównego księgowego oraz pracownika, pełniącego funkcję głównego księgowego od 2016 r. znajdowały się potwierdzenia przejmowania od kasjera na czas jego nieobecności odpowiedzialności materialnej za kasę.Czynności kasjerskie nie powinny być łączone z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i wykonawczymw zakresie obrotu gotówkowego gdyż przeczyło to procedurom kontrolnym zawartym m.in. w zakresie obowiązków głównego księgowego, który był zobowiązany do prowadzenia nadzoru nad wykonywaniem zadań przez kasjera podlegającego mu służbowo, zgodnie ze strukturą organizacyjną Centrum. Na powyższe wskazywał także standard kontroli zarządczej nr 14 zawarty w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, w którym wśród szczegółowych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych wymieniony został m.in. podział kluczowych obowiązków.

Kontrola wykazała, że pracownicy stanowiący w Centrum kadrę zarządzającą, w tym także i dyrektor, nie potwierdzali przyjścia do pracy na liście obecności, a pracownik kadr prowadził dla wymienionych pracowników jedynie roczną kartę ewidencji czasu pracy, czym nie wypełniono zapisów § 10 obowiązującego w Centrum „Regulaminu pracy”, wg którego pracownicy Centrum fakt przybycia do pracy potwierdzają na liście obecności, gdzie składają własnoręczny podpis.Zapisy art. 149 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (zw. dalej Kodeksem pracy) wskazują, że w przypadku kadry zarządzającej pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy, jednak wg zapisów art. 100 § 2 Kodeksu pracy, pracownik jest obowiązany w szczególności m.in. przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, a wg § 2 „Regulaminu pracy”, postanowienia regulaminu obowiązują wszystkich pracowników zatrudnionych u pracodawcy, bez względu na miejsce i rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowisko oraz wymiar czasu pracy.

Kartoteki zarobkowe za 2015 r. sporządzane w programie Płace Optivum Vulcan nie zawierały wyszczególnienia w zakresie kwot netto oraz sposobu wypłaty, tj. kasa lub rachunek bankowy, a wszelkie rozliczenia dokonywane ponadto w trakcie roku obrotowego „zaliczane” były przez system do miesiąca, którego dotyczyły, a nie do miesiąca, w którym zostały wykonane. W wyniku powyższego, kwoty wynagrodzeń w miesiącach, w których miały miejsce wyrównania wynagrodzeń lub wynagrodzenia chorobowe, były niezgodne z kwotami wynagrodzeń faktycznie wypłaconymi w poszczególnych miesiącach.

W toku kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń stwierdzono, ponadto że:

  • wynagrodzenia 2. z 8. pracowników poddanych kontroli zostały błędnie pomniejszone z tytułu zwolnienia lekarskiego w wyniku czego, w 1. przypadku nadpłacono pracownikowi wynagrodzenie za luty 2015 r. w kwocie 16,60 zł, a w 2. przypadku za styczeń 2015 r. w kwocie 26,83 zł.
  • podstawa naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r. 2. pracowników nie została pomniejszona o wynagrodzenie za 2 dni opieki nad dzieckiem, w wyniku czego, w 1. przypadku wynagrodzenie zostało nadpłacone o kwotę 24 zł, a w 2. przypadku o kwotę 15,30 zł.

Osobą odpowiedzialną za przyznawanie wynagrodzeń pracownikom Centrum był dyrektor jednostki.

Osobami odpowiedzialnymi w Centrum za prowadzenie akt osobowych był Specjalista ds. kadr, a za naliczanie wynagrodzeń Samodzielni referenci ds. księgowych.

Wg „Tabeli minimalnych i maksymalnych kwot wynagrodzenia zasadniczego” stanowiącej Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 10/2015 dyrektora Centrum z dnia 25.11.2015 r., wynagrodzenia w VI kategorii zaszeregowania wynosiły od 1.580 zł (min.) do 3.300 zł (max), a w VII kategorii zaszeregowania od 1.600 zł (min.) do 3.400 zł (max). Wynagrodzenia zasadnicze pracowników, którzy mieli je zawyżone m.in. w 2015 r. zawierały się w ww. przedziałach kwotowych, jednakże dopiero od 01.01.2016 r., tj. od daty wejścia w życie ww. Zarządzenia Nr 10/2015.

W aktach osobowych głównego księgowego i księgowej znajdowały się dokumenty w postaci „Powierzenia obowiązków i odpowiedzialności”, które wyczerpywały zapisy art. 54 ust. 1 uofp, wg którego głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli:

a)  zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b)  kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Akta osobowe pracowników Centrum prowadzone były zgodnie z obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

W przypadku pozostałych pracowników, podstawa dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r. i kwota do wypłaty ustalone zostały prawidłowo.

Wszystkie listy płac sporządzone za 2015 r. zawierały stosowne podpisy, potwierdzające wykonane kontrole oraz podpis głównego księgowego i dyrektora.

W aktach osobowych i dokumentacji płacowej przechowywane były wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia uprawnień pracowników do poszczególnych składników wynagrodzeń.

W pozostałych przypadkach nie stwierdzono innych nieprawidłowości w zakresie zaszeregowania, zajmowanego stanowiska oraz posiadanego wykształcenia.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2015 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 606.025 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2015 r. składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Funduszu Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 2.618.343,71 zł.

W toku kontroli prawidłowości regulowania podatku dochodowego od osób fizycznych, stwierdzono następujące różnice pomiędzy kwotą przekazaną do Urzędu Skarbowego i kwotą wykazaną w deklaracji PIT-4R za 2015 r.:

  1. Styczeń - naliczono 83.988 zł, zapłacono 85.832 zł, tj. o 1.844 zł więcej w wyniku mylnego przesłania kwoty 337 zł do Urzędu Skarbowego zamiast z konta socjalnego na konto budżetu oraz nieprawidłowych obliczeń w zakresie kwoty 1.507 zł.
  2. Wrzesień – naliczono 43.095 zł, zapłacono 43.028 zł, tj. o 67 zł mniej w wyniku korygującego przeliczenia zwolnienia lekarskiego.
  3. Listopad – naliczono 54.093 zł, zapłacono 54.111 zł, tj. o 18 zł więcej w wyniku korygującego przeliczenia zwolnienia lekarskiego.
  4. Grudzień – naliczono 45.097, zapłacono 46.829 zł, tj. o 1.732 zł więcej w wyniku mylnego przesłania ww. kwoty do Urzędu Skarbowego zamiast z konta socjalnego na konto budżetu.

Osobą odpowiedzialną za rozliczenia z Urzędem Skarbowym był główny księgowy.

W 2015 r. główny księgowy skorzystał z możliwości pomniejszenia zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych o wynagrodzenie płatnika. Powyższa możliwość wynikała z zapisów §1 ust. 1 pkt 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa, według którego płatnikom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. W wyniku powyższego Centrum uzyskało dochody w kwocie ogółem 1.825 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2015 r. regulowany był w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W toku kontroli prawidłowości regulowania składek ZUS, stwierdzono w trakcie 2015 r. różnice pomiędzy kwotą przekazaną do ZUS i kwotą wykazaną w deklaracjach miesięcznych ZUS P DRA za 2015 r., jednakże wynikały one z bieżących, pisemnych uzgodnień prowadzonych z ZUS-em w 2015 r.

Składki ZUS za poszczególne miesiące 2015 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 pażdziernika1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przedpłata na składki ZUS opisana została w pkt 2.2.

Deklaracje miesięczne ZUS P DRA zawierały podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę, co wypełniło zapisy obowiązującej w Centrum procedury kontroli dokumentów.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

  • Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r. na kwotę ogółem 28.029,89 zł,
  • Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r. na kwotę ogółem 11.510.401 zł,
  • Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2015 r. - brak zobowiązań,
  • Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności na dzień 31.12.2015 r. na kwotę ogółem 47.311,67 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 30.800 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2015 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 11.522.577 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2015 r. o 369.639 zł (dokonano 52. zmiany planu).

W sprawozdaniu rocznym Rb-28S za 2015 r. nie zostały wykazane zobowiązania Centrum z tytułu dostaw i usług na kwotę 39.237,07 zł i zobowiązania pozostałe w kwocie 7.886,59 zł. Powyższe nie wypełniało zapisów § 9 ust. 2 pkt 4 i 5 Załącznika Nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości, wg którego w kolumnie "Zobowiązania ogółem" sprawozdania
Rb-28S wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania wg stanu na koniec okresu sprawozdawczego, a w kolumnie "Zobowiązania wymagalne" wykazuje się zobowiązania, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione,
ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym.

Osobą sporządzającą ww. sprawozdania w ramach zamknięcia ksiąg za 2015 r. była księgowa Centrum.

Sprawozdania były sporządzane terminowo, a kwoty które zostały wykazane były zgodne
z ewidencją księgową.

We wszystkich przypadkach jednostka wystąpiła z wnioskiem o dokonanie zmian w planie, przedstawiając stosowne uzasadnienie. Zmiany w planie jednostki wprowadzone zostały na podstawie zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin, o czym wydział nadzorujący każdorazowo informował jednostkę, przedstawiając jednocześnie plan po zmianach.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2015 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2015 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 3 arkusze spisu z natury, 1 protokół z inwentaryzacji kasy, potwierdzenia sald wystawione przez Centrum i otrzymane od kontrahentów, „Zestawienie obrotów i sald” (weryfikacja sald) oraz zestawienia majątku zaewidencjonowanego na kontach 011 – Środki trwałe, 013 – Pozostałe środki trwałe, 014 – Zbiory biblioteczne i 020 - Wartości niematerialne i prawne.

Osobą odpowiedzialną w 2015 r. za prowadzenie ksiąg inwentarzowych była księgowa.

Wartość majątku zaewidencjonowanego na koncie 013 – Pozostałe środki trwałe w kwocie 1.950.731,19 zł była wyższa o 99 zł od wartości tego majątku wg ksiąg inwentarzowych w kwocie 1.950.632,19 zł. Powyższa różnica wynikała z błędu systemowego programu firmy Vulcan, który nie został usunięty na koniec roku obrotowego.

W ewidencji księgowej i inwentarzowej zaewidencjonowane były zbiory biblioteczne w kwocie 262,84 zł (konto 014 – Zbiory biblioteczne) oraz wartości niematerialne i prawne na kwotę ogółem 30.072,81 zł (konto 020 – Wartości niematerialne i prawne), które nie zostały przeksięgowane na koniec 2015 r.

Osobą odpowiedzialną w 2015 r. za prowadzenie ksiąg inwentarzowych była księgowa, która jednocześnie – w zastępstwie głównego księgowego – zamykała księgi rachunkowe za 2015 r.

Ostatni spis z natury przeprowadzony został w Centrum w 2012 r.

Dyrektor wydał Zarządzenie Nr 13/2015 i 14/2015 z dnia 14.12.2015 r., dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31.12.2015 r.

Na koniec 2015 r. wykonane zostały czynności inwentaryzacyjne m.in. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Do udokumentowania weryfikacji główny księgowy wykorzystał wydruk systemowy „Zestawienie obrotów i sald”.

Wartość wynikająca ze spisu z natury w magazynach po wycenie (gospodarczym, żywnościowym i odzieżowym) była zgodna z saldem konta 310 na dzień 31.12.2015 r. w kwocie ogółem 28.650,25 zł.

Wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie była zgodna z saldem konta 101 na dzień 31.12.2015 r. w kwocie 0 zł.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

  • prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
  • spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Wskazania dekretacyjne w zakresie konta kosztów, konta rozrachunków i kont majątkowych lub inwestycyjnych zawarte na fakturach (1 strona faktur) nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, co nie wypełniło zapisów art. 21 ust. 1 uor, wg którego dowód księgowy winien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowody księgowe numerowane były w trakcie roku obrotowego w sposób ciągły, bez względu na rodzaj dowodu, bez wskazania miesiąca ujęcia dowodu w księgach w jakimkolwiek miejscu na dokumencie. Stosowany sposób numerowania nie został ponadto opisany w obowiązującej w Centrum polityce rachunkowości.

Powyższe nie wypełniło zapisów art. 21 ust. 1 uor, wg którego dowód księgowy winien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W toku kontroli stwierdzono przypadki ewidencjonowania operacji gospodarczych niezgodnie z rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji, w tym:

  1. Kary wpłacone w styczniu 2015 r. z jednostki wojskowej w kwotach 223,80 zł i 294 zł zaewidencjonowane zostały w § 075 – Dochody z najmu i dzierżawy, zamiast w § 097 – Wpływy z różnych dochodów.
  2. Wydatki dotyczące najmu lokalu ZBiLK ewidencjonowane były w § 4300 – Zakup usług pozostałych zamiast w § 4400 – Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe.
  3. Wydatki dotyczące szkoleń pracowników ewidencjonowane były w § 4300 – Zakup usług pozostałych zamiast w § 4700 - Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej.

Rozrachunki z poszczególnymi dzierżawcami terenu pod garaże i działki owocowo - warzywne nie były ewidencjonowane analitycznie na koncie 201 – Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, co stało w sprzeczności z opisem do konta zawartym w obowiązującej w Centrum polityce rachunkowości.

Przy wykorzystaniu konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami ewidencjonowane były jedynie rozrachunki z pracownikami z tytułu udzielonych zaliczek, mimo że w Centrum występowały również inne rodzaje rozrachunków z pracownikami, w tym ryczałty wypłacane pracownikom tytułem używania samochodów prywatnych do celów służbowych oraz rozliczenia podróży służbowych, które także powinny być księgowane za pośrednictwem konta 234.Było to niezgodne z opisem do konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości i w obowiązującej w Centrum polityce rachunkowości, według których konto to służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

Należności z tytułu dochodów budżetowych ewidencjonowane były w Centrum z pominięciem konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych, jedynie na koncie 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych, tj. niezgodnie z opisem do konta zawartym w obowiązującej w Centrum polityce rachunkowości.

Za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiedzialny był główny księgowy.

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną, za wyjątkiem ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych.

Pozostałe wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym spełnione zostały zgodnie z zapisami uor.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

  1. Polityka rachunkowości.
  2. Procedura kontroli dokumentów księgowych.
  3. Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych Centrum.
  4. Instrukcja kasowa.
  5. Instrukcja inwentaryzacyjna.
  6. Regulamin udzielania zamówień publicznych,
  7. Regulamin wynagradzania pracowników.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji i pracy jednostki.

Polityka rachunkowości Centrum nie wypełniała zapisów art. 10 ust. 1 uor w następujących obszarach:

  1. Nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych użytkowanego w Centrum systemu Księgowość Optivum firmy VULCAN.
  2. Nie zawierała daty rozpoczęcia eksploatacji systemu FK oraz wykazu funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz wersji oprogramowania.
  3. Zawierała niezaktualizowane podstawy prawne, w tym uor.

Polityka rachunkowości zawierała nieaktualne akty normatywne wskazane jako podstawa prawna m.in. w postaci uor i uofp, a zgodnie z zapisami § 2 polityki rachunkowości, do bieżącej aktualizacji ww. procedury, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów zobowiązany był główny księgowy.

Zakładowy plan kont stanowiący załącznik nr 1 do polityki rachunkowości nie został dostosowany do potrzeb jednostki ponieważ zawierał konta, które w żadnym stopniu nie dotyczyły działalności Centrum, w tym np. konta: 016 – Dobra kultury, 017 – Uzbrojenie i sprzęt wojskowy, 131 – Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych.

Obowiązujący w Centrum „Regulamin udzielania zamówień publicznych” nie zawierał zapisów dotyczących procedury postępowania w przypadku zamówień z przedziału kwotowego 3.000 zł – 30.000 euro. Procedura taka opisana została w § 11 ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 235/08 oraz Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych. Regulamin nie zawierał także odniesienia do ww. zarządzeń, a tym samym Centrum nie posiadało uregulowania dotyczącego postępowania dla ww. przedziału kwotowego, mimo że w Centrum realizowane były czynności związane z analizą rynku (zbieranie ofert) i sporządzaniem stosownej notatki służbowej.

W „Instrukcji inwentaryzacyjnej” wprowadzonej Zarządzeniem dyrektoraNr 16/2013 z dnia 07.03.2013 r. nie została wskazana osoba odpowiedzialna za wycenę spisanego majątku. Instrukcja nie zawierała ponadto wzorów dokumentów wymienionych w instrukcji, w tym oświadczenia, sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, a także zapisów dotyczących sposobu potwierdzania wykonanej weryfikacji sald. W pkt 1 ppkt 1) rozdziału II jako metodę inwentaryzacji wskazano ponadto „wykorzystanie inwentaryzacji do poprawy gospodarki i ochrony majątku”. W opinii kontrolującego ww. zapis nie stanowił metody inwentaryzacji.

Nieaktualne akty normatywne wskazane jako podstawa prawna zawierały także: „Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych”, „Procedura kontroli dokumentów księgowych”, „Instrukcja kasowa” (odpowiedzialny: główny księgowy), „Instrukcja inwentaryzacyjna” (odpowiedzialny: Starszy referent) i „Regulamin udzielania zamówień publicznych” (odpowiedzialny: Kierownik Działu Gospodarczego).

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor jednostki.

Polityka rachunkowości Centrum wypełniała pozostałe zapisy art. 10 uor.

W procedurach obowiązujących w Centrum nie stwierdzono nieprawidłowych zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

W trakcie kontroli dyrektor zaktualizował i uzupełnił obowiązującą w Centrum instrukcję inwentaryzacyjną i regulamin zamówień publicznych.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

  • występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
  • kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2015 r.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze w dniu 01.07.2015 r., a za II półrocze 2015 r. w dniu 04.01.2016 r.

Wg oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 27.06.2016 r., informacje o kontrolach zewnętrznych przekazane zostały do WKiAW.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi Centrum:

  1. regulowanie płatności Centrum wyłącznie w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz na podstawie poddanych kontroli i zaakceptowanych dowodów źródłowych,
  2. przyznawanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującym w jednostce regulaminem wynagradzania,
  3.  dokonanie ostatecznego uzgodnienia rozliczeń z Urzędem Skarbowym i sporządzenie ewentualnej korekty deklaracji PIT-4R za 2015 r.
  4. wyjaśnienie i ewentualne uregulowanie/przeksięgowanie zobowiązań w kwocie 140 zł z 2010 r. i 1.000 zł z 2014 r.,
  5. wypłacenie pracownikowi zaległej kwoty 56,74 zł z tytułu ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych,
  6. podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaconej kwoty ogółem 148,07 zł z tytułu ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych i zwrot na konto Gminy Miasto Szczecin,
  7. podjecie działań zmierzających do odzyskania nadpłaty wynagrodzeń i zwrot na konto Gminy Miasto Szczecin (w kwocie: 16,60 zł., 26,83 zł, 24 zł, 15,30 zł)
  8. wprowadzenie dla kadry zarządzającej obowiązku potwierdzania przyjścia do pracy na liście obecności, tj. zgodnie z regulaminem pracy obowiązującym w Centrum,
  9. wystąpienie do administratora systemu finansowo – księgowego o dokonanie zmian w kartotekach zarobkowych oraz usunięcie błędów systemowych w księgach inwentarzowych,
  10. wykazywanie zobowiązań w sprawozdaniu Rb-28S zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości,
  11. ewidencjonowanie dochodów z tytułu kar oraz wydatków dotyczących najmu lokalu i szkoleń, zgodnie z opisami do paragrafów klasyfikacji budżetowej zawartymi w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji,
  12. ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami przy wykorzystaniu konta 234, należności budżetowych i ich rozliczenia przy wykorzystaniu konta 221 i 222, a rozrachunków dotyczących dochodów na koncie 201, według poszczególnych kontrahentów, tj. zgodnie z opisem do kont zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości,
  13. kontrolę umów zawieranych przez Centrum przez głównego księgowego w ramach realizacji zapisów zawartych w zakresie czynności pracownika,
  14. przedstawianie do akceptacji dyrektora wszelkich dowodów księgowych powodujących powstanie zobowiązania, w tym dowodów Pk,
  15. dokumentowanie i ewidencjonowanie operacji przekazania środków pieniężnych z tytułu odpisów na ZFŚS zgodnie z uor,
  16. włączenie do procesu obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych oświadczeń dotyczących ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
  17. ujmowanie faktur w kosztach roku obrotowego, którego dotyczą, tj. zgodnie z art. 6 ust. 1 uor,
  18. rozdzielenie funkcji kasjerskich od funkcji dyspozycyjnych lub wykonawczych w zakresie obrotu gotówkowego,
  19. dokonanie analizy konta 014 i 020 celem likwidacji nieaktualnych zapisów,
  20. aktualizację i uzupełnienie następujących procedur: polityka rachunkowości, instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowych, procedura kontroli dokumentów, instrukcja kasowa.

 

 

 


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2016/09/13, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2016/09/13 14:21:15
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2016/09/13 14:21:15 nowa pozycja