Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 25.07.2016 r. do 29.07.2016 r. oraz od 01.09.2016 r. do 23.09.2016 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Szczecinie ul. Odrowąża 1, 71 - 420 Szczecin (zw. dalej MODGiK), w zakresie realizacji dochodów przez MODGiK w 2015 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24.10.2016 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności.

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie realizacji dochodów przez MODGiK w 2015 r. ustalono, że:

- w 2. z 79. przypadków wydano zamówione materiały przed dokonaniem opłaty,

- MODGiK przyjmował zamówienia/zlecenia na materiały na podstawie pism i zamówień, które nie stanowiły wzorów wniosków określonych w załącznikach do Rozporządzeń Ministra Administracji i Cyfryzacji,

- sprzedaż egzemplarzy kopii map realizowana była na podstawie wniosków opracowanych przez Pracownię Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej MODGiK w Szczecinie, które nie stanowiły wzorów wniosków określonych w załącznikach do Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji,

- dowody KP (60 szt.) nie zawierały potwierdzenia sprawdzenia i zatwierdzenia dowodu,

- w 1. przypadku dowód KP nie zawierał potwierdzenia przyjęcia gotówki do kasy.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• ustalania wysokości należności przysługujących w związku z udostępnianiem materiałów będącym w zasobie MODGiK, stosowanych przez MODGiK wzorów wniosków (P, EGiB) dot. wydania/udostępnienia odpowiednich materiałów, które były zgodne ze wzorami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dn. 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty,
• stosowanego wzoru wniosków (ZG), które były zgodne ze wzorem określonym w załączniku do Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji  z dn. 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,
• stosowanego wzoru wniosku o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, który był zgodny ze wzorem określonym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dn. 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych,
• kompletności danych zawartych w Dokumentach Obliczenia Opłaty (zw. dalej DOO).

II. Oceny cząstkowe

1. Naliczanie opłat za udostępnione zasoby geodezyjne i kartograficzne

Kontrolą objęto dochody zrealizowane przez MODGiK w 2015 r. na kwotę ogółem 104.246,70 zł, tj. 6,7% dochodów jednostki na łączną kwotę 1.547.336,94 zł, zaewidencjonowanych w §0690 - wpływy z różnych opłat. Kontroli poddano 79 spraw (m.in. wniosków/zleceń, DOO oraz wpłat za udostępnione materiały) zrealizowanych w 2015 r. Liczba spraw poddanych kontroli została ustalona statystyczną metodą doboru próby.

W wyniku kontroli wniosków, pism oraz zamówień, na podstawie których MODGiK udostępniał materiały z zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawał licencje oraz wystawiał DOO stwierdzono, że:

- wnioski nie zawierały dat ich sporządzenia (9 szt.), dat wpływu do MODGiK (26 szt.), informacji o formie/sposobie odbioru/przekazania zamówionych dokumentów/materiałów (osobisty, poczta, email) (13 szt.), terminów odbioru zamawianych dokumentów (6 szt.) oraz potwierdzenia odbioru zamówionych materiałów (23 szt.),

- w 12. przypadkach na wnioskach potwierdzono odbiór dokumentów (podpis wnioskodawcy/osoby upoważnionej) ale bez wskazania daty,

- w 1. przypadku z 79 poddanych kontroli wniosek nr 1149 z dn. 7.05.2014 r. zawierał błędną datę jego sporządzenia tj.: dotyczącą 2014 r. zamiast 2015 r.

Braki formalne występujące w ww. wnioskach były następstwem nieposiadania przez MODGiK wewnętrznych procedur regulujących kwestie związane chociażby z faktem potwierdzania odbioru przez klientów zamówionych materiałów. W ocenie kontroli brak wewnętrznych spójnych dla wszystkich pracowników MODGiK procedur może powodować  dalsze rozbieżności (braki) w dokumentacji.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią m.in. procedury wewnętrzne.

W toku kontroli formularzy DOO wydawanych przez MODGiK w 2015 r., ustalono co następuje:

- w 2. przypadkach DOO zawierały błędny identyfikator wniosku o udostępnienie materiałów zasobu tj.: datę. DOO nr 6143/04/2015 wskazywał nieprawidłową datę sporządzenia wniosku – zamówienia tj.:  23.04.2015 r. Faktyczna data wynikająca z ww. wniosku to dn. 22.04.2015 r. DOO nr 5707/04/2015 zawierał datę sporządzenia wniosku 22.04.2015 r., zaś data wynikająca z ww. wniosku to dzień 21.04.2015 r. Powyższe było niezgodne z pkt 3 wzoru dokumentu obliczenia opłaty stanowiącym załącznik nr 9 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dn. 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru dokumentu obliczenia opłaty.

MODGiK w 19. przypadkach na 79 poddanych kontroli, rozpoczął procedurę realizacji zleceń/zamówień na materiały będące w zasobie MODGiK na podstawie pism (zamówień oraz zleceń), które nie stanowiły wzorów określonych w załącznikach do Rozporządzeń Ministra Administracji i Cyfryzacji z dn. 8 oraz 9 lipca 2014 r., co było niezgodne z założeniami ówcześnie obowiązującego art. 40g pkt. 1 ustawy z dn. 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (zw. dalej PGiK), według którego Minister właściwy do spraw administracji publicznej określi, w drodze rozporządzenia wzory wniosków o udostępnienie materiałów zasobu. Ponadto sprzedaż egzemplarzy kopii map realizowana była na podstawie wniosków opracowanych przez Pracownię Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej MODGiK w Szczecinie, co również było niezgodne z ww. art. 40g PGiK.

W dwóch przypadkach DOO nr 15687/10/2015 z dn. 23.10.2015 r. oraz nr 14387/10/2015 z dn. 2.10.2015 r. (Pracowni Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego) ustalono, że zamawiane materiały (zgłoszenie uzupełniające do zamówienia pierwotnego) zostały wydawane przed wystawieniem ostatecznego DOO i przed uregulowaniem należności, co było niezgodne z art. 40d ust. 3 PGiK, według którego opłatę pobiera się przed udostępnieniem materiałów zasobu lub przed wykonaniem czynności, o których mowa w art. 40b ust. 1 PGiK.

W opinii kontroli w MODGiK należy usystematyzować oraz wprowadzić jednolite zasady dotyczące potwierdzania odbioru zamówionych dokumentów przez klientów. Proces związany z przyjmowaniem oraz wydawaniem dokumentów powinien być homogeniczny i niezależny od jednostki organizacyjnej dysponującej danym zasobem geodezyjnym i kartograficznym. Fakt potwierdzenia odbioru dokumentów oraz wskazania jego daty pozwoli na dodatkową kontrolę procesu wydawania dokumentów zgodnie z zasadami ustawy PGiK (art. 40d ust. 3).

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

• we wszystkich poddanych badaniu przypadkach (79 szt.) MODGiK wystawił dokument obliczenia opłaty będące podstawą do uregulowania należności,
• wysokość opłat pobieranych przez MODGiK za udostępniane materiały oraz czynności, o których mowa w art. 40b ust. 1 PGiK, ustalane były prawidłowo i były zgodne z wysokością stawek podanych, w załączniku do ustawy z dnia 5 czerwca 2014 r.o zmianie ustawy – Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, wszystkie opłaty wynikające z DOO objętych badaniem zostały uregulowane w kasie lub przelewem na rachunek MODGiK.

 2. Ewidencja księgowa wpłat 

Kontrolipoddano ewidencję księgową wpłat za udostępnione materiały będące w zasobie MODGiK wynikających z DOO tj.: obroty na koncie 200-04 – rozrachunki zodbiorcami, 720-02 – przychody z tytułu dochodów budżetowych (§0690 – wpływy z różnych opłat), 130-02- rachunek bieżący jednostki (§0690) oraz 101-02 – kasa (§0690).

W toku kontroli powyższego obszaru ustalono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

- wszystkie poddane kontroli dowody wpłaty (KP – 60 szt.), nie zawierały podpisu w pozycji: „sprawdził” oraz „zatwierdził”,

- dowód KP nr 2015/01519 z dn. 16.02.2015 r., nie zawierał podpisu osoby przyjmującej gotówkę (kasjera – pozycja: „kwotę powyższą otrzymałem”),

- pod raportami kasowymi brak było dowodów źródłowych w postaci dowodów KP.

Powyższe było niezgodne z pkt. 4 rozdziału VI Dokumentacja kasowa obowiązującej Instrukcji gospodarki kasowej stanowiącej załącznik nr 1 do Polityki rachunkowości MODGiK, wprowadzonej przez Dyrektora Zarządzeniem nr 9/2014 w dn. 21.07.2014 r. (zw. dalej Polityką rachunkowości MODGiK), według którego przed przyjęciem lub wpłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wpłat. Ponadto powyższe naruszało zapisy pkt. 1. akapit 2. rozdziału VII Zasad sporządzania dokumentów kasowych Instrukcji gospodarki kasowej, według którego dowód wpłaty (KP) wypełnia kasjer w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje jako załącznik do raportu kasowego, drugi jest dla wpłacającego. Było to również niezgodne z pkt. 10. rozdziału VI Dokumentacja kasowa ww. Instrukcji,  według którego po sporządzeniu raportu kasowego za dany dzień, kasjer podpisuje raport i przekazuje go wraz z dowodami kasowymi głównemu księgowemu.

- wszystkie poddane kontroli wyciągi bankowe (19 szt.), nie zawierały potwierdzenia dokonania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, (zw. dalej uor), według którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia,

- dokumenty pn.: „Dekret podstawowy” wystawiane w 2015 r. zawierały podpisy głównego księgowego, jednak bez wskazania, co on oznacza. Obowiązująca w MODGiK dokumentacja (wewnętrzne uregulowania) również nie regulowały tej kwestii,

- zapisy na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki oraz 101 – Kasa, nie zawierały opisu operacji gospodarczej, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów. Główny księgowy w wyjaśnieniach złożonych wskazał, że wystosował zapytanie do dostawcy oprogramowania czy ww. informacje będzie można zamieszczać na wydrukach generowanych z systemu,

- ewidencja dochodów (§0690), wpłat za wydane materiały będące w zasobie MODGiK, ujmowana była m.in. na koncie 200 - * (* z odpowiednią czwartą cyfrą) – Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, co było niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości), według którego rozrachunki z dostawcami i odbiorcami przypisane są dla konta 201.

- ewidencja ww. dochodów odbywała się z pominięciem księgowań na koncie 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych. W wyjaśnieniach główny księgowy, wskazała, że ewidencja dochodów  dot. §0690 wpływy z różnych opłat, prowadzona była na koncie 200-4 - należności z tytułu dochodów budżetowych, ponieważ w trakcie zmiany systemu (jeszcze jako zakład budżetowy) dane zostały przeniesione na konto 200. Później po zmianie formy organizacyjno-prawnej wprowadzony został zapis, iż konto przejmuje funkcje konta 221. W obowiązującej w 2015 r. Polityce rachunkowości MODGiK nie wskazano jednak ww. zapisu.

Za ewidencję dochodów oraz aktualizację obowiązującej w MODGiK polityki rachunkowości odpowiedzialny był główny księgowy.

Wpłaty gotówkowe ujmowane były w raportach kasowych w dniu faktycznej operacji gospodarczej tj.: w dniu uiszczenia opłaty przez klienta MODGiK. 

Wszystkie poddane kontroli raporty kasowe zawierały podpis osoby sporządzającej i sprawdzającej dokument. Każdorazowo raporty kasowe zatwierdzane były przez Dyrektora lub przez zastępcę Dyrektora.

 III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił:

1. wydawać materiały będące w zasobie MODGiK po otrzymaniu zapłaty za zamówione materiały,
2. wprowadzić jednolite zasady dotyczące potwierdzania odbioru  zamawianych materiałów przez klientów MODGiK ,
3. wskazywać w DOO prawidłowy identyfikator wniosku o udostępnienie materiałów zasobu tj.: datę,
4. weryfikację wniosków pod względem kompletności i poprawności danych w nich zawartych,
5. przyjmować wnioski na wzorach określonych w rozporządzeniach Ministra Administracji i Cyfryzacji,
6. dokonywać kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dowodów księgowych (WB),
7. dostosować zapisy w wewnętrznych procedurach do potrzeb/możliwości MODGiK w zakresie gromadzenia dokumentów pod raportami kasowymi,
8. sprawdzać i zatwierdzać dowody wpłaty (KP) zgodnie z obowiązującą w MODGiK Instrukcją gospodarki kasowej,
9. dokonywać potwierdzenia przyjęcia gotówki na dowodach KP,
10. zaktualizować zakładowy plan kont jednostki,
11. dokonywać zapisów w księgach rachunkowych MODGiK zgodnie z obowiązującymi przepisami uor.