Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie 12.07.2016 r. - 10.08.2016 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Centrum w Szczecinie przy al. Papieża Jana Pawła II 42 w zakresie gospodarki finansowej Rady Osiedla Centrum za 2015 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19.09.2016 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Centrum (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2015 r., stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• sposobu prowadzenia w RO wstępnej ewidencji zrealizowanych wydatków, niezgodnego z „Procedurami i zasadami prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli" (zw. dalej zasadami prowadzenia gospodarki finansowej),
• zlecania na zewnątrz czynności przypisanych na podstawie „Statutu Osiedla Miejskiego Centrum” (zw. dalej Statutem) sekretarzowi RO,
• nienaliczenia diety skarbnikowi RO za 8 dni czerwca 2015 r.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości uchwalania budżetu RO oraz składania sprawozdania z jego wykonania,
• dokumentowania zrealizowanych wydatków, w tym diet wypłacanych przewodniczącemu i skarbnikowi RO,
• pobierania i rozliczania zaliczek gotówkowych,
• uzgadniania prowadzonej ewidencji z Biurem Rady Miasta (zw. dalej BRM).

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO Centrum na 2015 r. wyniósł 41.106 zł (według Uchwały Nr IV/13/15 Rady Miasta Szczecin ze zm.), tj. 3,3% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 1.254.648 zł.

Kontrolą objęto wydatki na kwotę ogółem 34.807,29 zł, co stanowiło 85 % wydatków zrealizowanych według Uchwały Nr 15/16 RO Centrum z dnia 25 stycznia 2016 r. w sprawie przyjęcia sprawozdania z wykonania planu finansowego RO Centrum za rok 2015 w kwocie ogółem 41.011,21 zł.

W toku kontroli sprawdzono:

• 6 dowodów źródłowych dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych przelewem przez Urząd Miasta Szczecin na kwotę ogółem 7.768,28 zł,
• 2 dowody źródłowe dokumentujące wydatki poniesione przez RO, rozliczone poprzez zwrot poniesionych wydatków na kwotę ogółem 290 zł,
• 40 dowodów źródłowych dokumentujących wydatki poniesione przez RO na kwotę ogółem 18.143,36 zł , rozliczonych z 8. zaliczek pobranych do rozliczenia na kwotę ogółem 14.500 zł,
• 16 rachunków wystawionych tytułem zawartych przez RO umów zleceń na kwotę ogółem wydatków 3.714 zł,
• 18 oświadczeń dotyczących diet wypłaconych członkom RO na kwotę ogółem 4.891,65 zł.

Obrót gotówkowy zrealizowany w RO Centrum w 2015 r. wyniósł łącznie 18.433,36 zł, co stanowiło 45 % wydatków ogółem zrealizowanych w 2015 r. w kwocie 41.011,21 zł.

 W toku kontroli ustalono, że BRM zawarło na I półrocze 2015 r. umowę zlecenie w zakresie prowadzenia sekretariatu i wykonywania prac administracyjnych na rzecz ROna kwotę 360 zł brutto miesięcznie. Szczegółowy zakres prac zleceniobiorcy obejmował m.in. protokołowanie posiedzeń RO, Zarządu, zebrań z mieszkańcami i innych spotkań, tj. czynności przypisane statutowo sekretarzowi RO na podstawie § 25 ust. 1 Statutu RO, wg którego sekretarz Osiedla prowadzi dokumentację zebrań Rady i Zarządu Osiedla (sporządza protokoły, prowadzi rejestr uchwał) oraz prowadzi i przechowuje dokumentację działalności Rady i Zarządu. Sekretarz był ponadto odpowiedzialny za sporządzanie protokołów z posiedzeń Rady na podstawie § 19 ust. 7 Statutu, a za przechowywanie protokołów i innej dokumentacji komisji RO na podstawie § 21 ust. 10 Statutu. Zawarcie ww. umowy nie stało w sprzeczności ze Statutem RO, ponieważ według § 34 ust. 1 Statutu, RO samodzielnie decyduje o wykorzystaniu środków finansowych, którymi dysponuje na realizację działalności statutowej, jednakże w ocenie kontrolującego czynności, które zostały przypisane w Statucie sekretarzowi RO poprzez zapisy „sporządza”, „prowadzi”, „przechowuje”, nie powinny stanowić przedmiotu umowy. Składając ślubowanie o treści przytoczonej w § 12 ust. 5 Statutu, radni świadomie zobowiązali się sprawować swoje obowiązki m.in. sumiennie, tj. również zgodnie ze Statutem, który regulował organizację i zakres działania jednostki pomocniczej jaką jest RO, w tym określał zadania Rady i Zarządu.

W 2015 r. na rzecz RO dokonano zakupów gotówkowych na kwotę ogółem 18.433,36 zł, co stanowiło 45% wydatków ogółem zrealizowanych w 2015 r. w kwocie 41.011,21 zł, zgodnie z uchwałą RO Nr 15/16 z dnia 25.01.2016 r. Wg zapisów pkt 12 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, podstawową formą płatności za wykonane prace, usługi, bądź zakupy jest przelew z rachunku bankowego Urzędu Miejskiego, co oznacza bezgotówkową formę płatności. W zasadach prowadzenia gospodarki finansowej nie został wskazany żaden próg zakupów gotówkowych, jednakże nacisk jaki został położony w ww. zasadach na bezgotówkową formę płatności, powinien obligować RO do ograniczania zakupów gotówkowych do niezbędnego minimum.

Kontrola wykazała, że RO nie posiadała żadnego dokumentu, w którym mieszkańcy i członkowie Zarządu RO potwierdzili pobranie biletów zakupionych do Opery na Zamku na podstawie faktury nr 2015/10/3031 z dnia 14.10.2015 r. na kwotę ogółem 2.100 zł (1.470 zł – wydatek RO, 630 zł – odpłatność 42. uczestników).

W toku kontroli stwierdzono także, że dieta za czerwiec 2015 r. nie została naliczona i wypłacona skarbnikowi RO. Dieta przyznana została skarbnikowi RO w kwocie 150 zł miesięcznie, na podstawie Uchwały Nr 6-2-2015 RO z dnia 22.06.2015 r., która weszła w życie z dniem podjęcia. Pierwsza dieta wypłacona została skarbnikowi dopiero za lipiec 2015 r., natomiast proporcjonalna dieta za okres 23 – 30.06.2015 r. w kwocie 40 zł za 8 dni czerwca nie została naliczona i wypłacona.

Wszystkie dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny oraz były zatwierdzone przez skarbnika i przewodniczących RO danej kadencji.

Wszystkie diety wypłacone zostały w oparciu o listy wypłat sporządzone przez RO, podpisane przez osobę pobierającą dietę oraz zaakceptowane do zapłaty przez skarbnika lub sekretarza i przewodniczącego lub jego zastępcę (zamiennie) danej kadencji.

Diety za maj 2015 r. wypłacone zostały przewodniczącym RO proporcjonalnie, tj. do i od czasu ukonstytuowania się nowego Zarządu.

Diety naliczane były i wypłacane przewodniczącemu w kwocie 397,50 zł miesięcznie, tj. zgodnie z § 27 ust. 1 Statutu obowiązującego od nowej kadencji 2015 r., wg którego przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety przewodniczącego Rady Miasta. Ponieważ kwota bazowa określona w ustawie budżetowej dla osób zajmującychkierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw nie uległa zmianie na 2015 r., całkowita miesięczna dieta przewodniczącego RO w 2015 r. winna wynieść 397,45 zł. W toku kontroli stwierdzono jedynie niewłaściwe zaokrąglanie kwoty do wypłaty.

We wszystkich przypadkach przewodniczący lub skarbnik RO wystąpili z wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty wskazanej w pkt 9 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, tj. do 2.000 zł. Rozliczenie zaliczek nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącą Załącznik Nr 2 do zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości).

Treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli była ponadto zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

W dniu 06.09.2016 r. przewodniczący dostarczył imienną listę osób, które pobrały bilety do Opery na Zamku, zawierającą podpisy osób wymienionych na liście oraz uzupełnioną o dane i podpis 42. osoby.

WKiAW wydał dla Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin zalecenia w zakresie zawierania umów cywilnoprawnych na czynności przypisane zapisami statutowymi członkom RO po kontroli nr P/7/16. W związku z powyższym odstępuje się od ponownego wydania zaleceń w ww. zakresie.

 2. Sprawozdawczość

W toku kontroli, badaniem objęto sprawozdanie z wykonania budżetu RO za 2015 r., przyjęte Uchwałą Nr 15/16 RO z dnia 25 stycznia 2016 r. oraz ewidencje stanowiące podstawę sporządzenia sprawozdania.

Plan finansowy RO na 2015 r. po zmianach wyniósł 41.106 zł i wzrósł o 8.000 zł w stosunku do planu pierwotnego w kwocie 33.106 zł, przyjętego Uchwałą Nr 1-2015 RO Centrum z dnia 15 stycznia 2015 r., a wykonanie wydatków zamknęło się kwotą 41.011,21 zł.

Kontrola sprawozdania z wykonania budżetu RO Centrum, przyjętego Uchwałą Nr 15/16 z dnia 25 stycznia 2016 r. wykazała, że wykonanie wydatków za 2015 r., które wyniosło ogółem 41.011,21 zł było niższe w stosunku do planu po zmianach w kwocie 41.106 zł o 94,79 zł.

Wszystkie wydatki składające się na wykonanie budżetu RO za 2015 r. potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, noty, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

W toku kontroli zweryfikowano, czy:

• RO prowadziła wstępną ewidencję dokumentów księgowych,
• ewidencja wstępna prowadzona była według zaakceptowanego planu i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania,
• ewidencja wstępna była uzgadniana z BRM w okresach półrocznych,
• wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

Kontroli poddano także sposób księgowania poszczególnych rodzajów wydatków realizowanych przez RO.

Ewidencja księgowa dowodów dotyczących RO prowadzona była przez Wydział Księgowości Urzędu Miasta Szczecin.

 Rozrachunki z tytułu zaliczek pobieranych na potrzeby RO ewidencjonowane były w Urzędzie Miasta Szczecin na koncie 234-01-103 - RO. Powyższe było niezgodne z opisem do konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, zawartym w § 31 ust. 1 „Zakładowego planu kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta Szczecin”, stanowiącego Załącznik Nr 7 do zasad rachunkowości, według którego konto służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia np. z tytułu pobranych do rozliczenia zaliczek, wydatków wyłożonych za pracowników oraz z tytułu udzielonych pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a także należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód. Powyższy opis wskazywał na rozrachunki z pracownikami, a tymczasem radni RO nie posiadali statusu pracownika.

Ewidencja wstępna wydatków prowadzona była niezgodnie z zasadami prowadzenia gospodarki finansowej. Na ewidencję wydatków za 2015 r. prowadzoną przez RO, dostarczoną do celów kontrolnych, składało się 8 tabel „RO Centrum 2015”, podpisanych przez skarbnika RO. Ww. tabele sporządzone zostały w podziale na paragrafy klasyfikacji budżetowej (w tym 2. tabele do § 4210), a nie na zadania wskazane w planie finansowym RO. Wydatki zrealizowane w § 4210 i § 4300 nie zawierały podziału na następujące 3 zadania wymienione w ww. planie:

1. Imprezy, spotkania świąteczne, mikołajki, dzień dziecka, itp.,
2. Festyny i imprezy sportowe,
3. Inne, w tym: zakup materiałów biurowych, drobne naprawy, itp.

W takim samym układzie przedstawione zostały wydatki za 2015 r. w „Zestawieniu kwot wydatków RO Centrum za 2015 r.”, stanowiącym załącznik do uchwały Nr 15/16 RO Centrum w sprawie przyjęcia sprawozdania z wykonania Planu Finansowego RO „Centrum” za 2015 r.

Brak w ewidencji RO podziału na zadania wskazane w planie finansowym RO, a tym samym przyporządkowania poszczególnych wydatków do pozycji (zadania), w opinii kontrolującego nie wypełniało zapisów pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, wg których ewidencję w RO należy prowadzić wg zaakceptowanego planu i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie wstępnej ewidencji dokumentów księgowych był skarbnik RO, na podstawie zapisów pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej.

Wydatki dotyczące RO ewidencjonowane były w ZSI-FK Urzędu Miasta Szczecin w rozdziale 75022 i 75095 wraz z wydatkami wszystkich pozostałych 36. rad osiedli. Powyższe dotyczyło także konta rozrachunkowego 234-01-103, na którym ewidencjonowane były rozrachunki z tytułu zaliczek pobranych przez wszystkich przewodniczących rad osiedli oraz konta 240-01-100 służącego do księgowania, m.in. wypłacanych diet.

Ewidencja wydatków prowadzona przez RO była uzgadniana z BRM zgodnie z zapisami pkt I.19 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, według których ewidencja zrealizowanych wydatków powinna była uzgadniana z BRM w okresach półrocznych.

Sprawozdanie z wykonania budżetu RO Centrum za 2015 r. przyjęte zostało Uchwałą Nr 15/16 RO Centrum z dnia 25 stycznia 2016 r., co wypełniło zapisy pkt I.20 zasad prowadzenia gospodarki finansowej,według którychroczne sprawozdanie z wykonanych wydatków rada osiedla składa w BRM do 30 stycznia roku następnego.

Skarbnik RO wypełniał zapisy pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, wg których informacje o wykonaniu planu skarbnik przedkłada obowiązkowo RO nie później niż do ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu kwartału.

WKiAW wydał dla Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin zalecenia w zakresie sposobu ewidencjonowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin po kontroli nr Z/8/15 i P/7/16. W związku z powyższym odstępuje się od ponownego wydania zaleceń w ww. zakresie.

 III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta zalecił przewodniczącemu RO:

1. Prowadzenie wstępnej ewidencji zrealizowanych wydatków zgodnie z obowiązującymi procedurami.
2. Ograniczenie zakupów gotówkowych do niezbędnego minimum na rzecz obrotu bezgotówkowego.
3. Wystąpienie o wypłatę diety dla skarbnika RO za 8 dni czerwca 2015 r.
4. Sporządzanie stosownej dokumentacji zawierającej potwierdzenie wydania biletów lub innych dowodów na imprezy finansowane lub współfinansowane ze środków RO.