Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 20.04.2016 r. do dnia 23.05.2016 r.przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 48, ul. Czorsztyńska 35 w Szczecinie, zw. dalej SP nr 48, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2015 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19.07.2016 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2015 r.ustalono, że:

- Dyrektor SP nr 48 dokonał zabudowy wnęki korytarza szkoły (montaż ścianki aluminiowej) i wydzielenia dodatkowego pomieszczenia (biblioteki) bez wymaganej zgody Prezydenta Miasta Szczecin,

- dokonano wydatku na kwotę 13.014,36 zł, bez dokumentu źródłowego (faktury) tytułem zaliczki na ciepło,

- nie przedłożono do akceptacji radcy prawnego UM umowy najmu,

- zaewidencjonowano wydatek niezgodnie ze wskazaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji),

- w poszczególnych przypadkach nie egzekwowano zapisów umownych na najem pomieszczeń szkoły pod kątem wymaganej dokumentacji,

• - księgi rachunkowe nie były prowadzone na bieżąco (wpłaty i wypłaty gotówkowe) tj.: niezgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor),

- dokonywano poprawek w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych w sposób niezgodny z przepisami uor,

- akta osobowe pracowników prowadzone były niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych).

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień, a w szczególności:

• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zobowiązań niewymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2015 r.,
• czynności związanych z procesem inwentaryzacji,
• sporządzania sprawozdań budżetowych zgodnie z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń nauczyciela, pracownika administracji i obsługi oraz zgodności naliczeń z aktami osobowymi,
• każdorazowegozawierania umów na najem pomieszczeń szkoły,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin,
• przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w SP nr 48, zgodnie z wymogami § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin.

 Dochody budżetowe, w tym WRD

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych i WRD.

Wykonanie dochodów budżetowych SP nr 48 w 2015 r. wyniosło 952,80 zł, co stanowiło 27,08% planowanej kwoty.

SP nr 48 w 2015 r. uzyskała dochody jak i poniosła wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 410.329,12 zł, co stanowiło 79,49% zaplanowanej kwoty.

Dochody budżetowe w kwocie 952,80 zł wykazane w § 097 stanowiły wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

Dochody zgromadzone na WRD w kwocie ogółem 410.329,12 zł, stanowiły w 66% wpływy z usług (§ 0830 - wyżywienie), w 17% wpływy z różnych opłat (§ 0690 - półkolonie, duplikat legitymacji), w 10,5 % wpływy z najmu i dzierżawy (§ 0750), w 4,6% wpływy z otrzymanych darowizn (§ 0960), w 0,87% wpływy z różnych dochodów (§ 0970 – m.in. ekwiwalent za lokal wyborczy), oraz w 0,16% wpływy z  pozostałych odsetek (§ 0920).

Kontroli poddano 2. umowy najmu obowiązujące w 2015 r. na kwotę ogółem 8.065,87 zł oraz rachunki wystawione przez SP nr 48 w kwietniu 2015 r. (2 rachunki) na kwotę ogółem 192,50 zł.

W SP nr 48 w 4. przypadkach nie były respektowane zapisy umowne, w tym:

1. Nie było protokołu zdawczo - odbiorczego zwrotu lokalu po zakończeniu umowy użyczenia z dnia 01.09.2014 r. mimo, że umowy użyczenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej z dnia 31.08.2012 r. i z dnia 01.09.2015 r. (bezpośrednio po sobie następujące) w § 5 ust. 2 zawierały zapis, że po zakończeniu trwania umowy, zwrot nastąpi na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego.
2. Do umów na najem pomieszczeń szkoły nr 6/2014 z dn. 01.10.2014 r. nr 5/2014 z dn. 17.09.2014 r. oraz 2/2014 z dn. 15.09.2014 r. nie było polis ubezpieczeń OC oraz NW. W § 9 ww. umów wskazano, że na czas trwania umowy najemca zobowiązany był ubezpieczyć się od odpowiedzialności cywilnej w związku z działalnością prowadzoną w przedmiocie najmu oraz ubezpieczyć uczestników prowadzonych zajęć od następstw nieszczęśliwych wypadków. Najemca zobowiązany był przedłożyć wynajmującemu ww. dokumenty najpóźniej w dniu podpisania umowy. Kierownik administracyjno – gospodarczy w wyjaśnieniach złożonych w dn. 12.05.2016 r. wskazał, że w umowach zawieranych w 2015 r. ww. zapis został usunięty (poza jednym najemcą).

W 2. przypadkach w umowach najmu: nr 4/2014 z dn. 16.09.2014 r. oraz nr 1/2015 z dn. 02.02.2015 r. w § 1 ust. 1 nie wskazano przedmiotu najmu tj.: korytarza szkolnego (faktyczny najem dotyczył zarówno korytarza jak i sali gimnastycznej). Ponadto w ww. umowach brak było wskazania za jaki czas użytkowania sali gimnastycznej należne było najemcy wynagrodzenie.

 Za sporządzanie umów zawieranych przez Dyrektora SP nr 48 odpowiedzialny był Kierownik administracyjno - gospodarczy. W obowiązujących w SP nr 48 wewnętrznych procedurach brak było regulacji dotyczących naliczania i wystawiania not odsetkowych.

W 1. przypadku umowa najmu (nr 1/2014 z dnia: 01.09.2014 r.) nie została zaakceptowana przez radcę prawnego UM, co było niezgodne z wytycznymi przekazanymi dyrektorom, głównym księgowym i kierownikom administracyjnym jednostek oświatowych pismem z dnia 23.02.2009 r., podpisanym przez Dyrektora Wydziału Oświaty.

Dowody księgowe gotówkowe (KP) ujmowane były w ewidencji (konto 101- kasa) z datą dnia następnego (dnia roboczego) po dacie zamknięcia raportu kasowego. Dowody nie były ujmowane pod datą operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z art. 24 ust. 1 oraz ust. 5 pkt 3 uor, wg którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 48 za ewidencję dochodów (WRD) był Starszy księgowy.

Odsetki za nieterminowe regulowanie płatności za najem naliczone zostały w oparciu o prawidłowe stopy odsetek ustawowych obowiązujących w 2015 r.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały należności wymagalne w łącznej kwocie 2.564,86 zł (w tym: 38,70 zł w § 0920 – odsetki i 2.526,16 zł w § 0970 – należność główna). Należność główna w wysokości 2.526,16 zł za korzystanie z przez wykonawcę z mediów przy budowie boiska ORLIK, została zgłoszona do radcy prawnego UM celem dochodzenia należności.

W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały należności wymagalne z tytułu udostępnienia mediów przy budowie boiska ORLIK w kwocie 2.526,16 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2015 r. nie zostały wykazane żadne należności.

 2. Wydatki budżetowe, w tym WRD

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych i WRD

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

- 28 dowodów księgowych na kwotę 316.541,48 zł, co stanowiło 5,85% wydatków budżetowych ogółem,

- 20 dowodów księgowych na kwotę 36.723,56 zł, co stanowiło 8,95% wydatków WRD ogółem,

- 6 umów dotyczących wydatków,

- 10 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontrola 48. dowodów księgowych dotyczących poniesionych w 2015 r. wydatków wykazała, że:

- w 1. przypadku nie dokonano analizy rynku, co było niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1, 2 i 3 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych wg których przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią  jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz każdorazowo sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku.

Za dokumentowanie postępowania w zakresie zamówień publicznych ponosił - Kierownik administracyjno - gospodarczy.

- w 2015 r. Dyrektor SP nr 48 dokonał zamówienia na montaż ścianki aluminiowej. W ślad za przeprowadzona analizą rynku Dyrektor SP nr 48 zawarł w dniu 13.07.2015 r. umowę na montaż ww. zabudowy oraz uregulował fakturę VAT nr 101/12/2015 z dn. 08.12.2015 r. w wysokości 15.000,00 zł wystawioną przez wykonawcę. Na montaż ww. ścianki, Dyrektor SP nr 48 nie uzyskał zgody Prezydenta Miasta Szczecin, co było niezgodne z art. 43 ust. 2 pkt 2 ustawy z dn. 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, według którego jednostka organizacyjna ma prawo korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, a w szczególności zabudowy, odbudowy, rozbudowy, nadbudowy, przebudowy lub remontu obiektu budowlanego na nieruchomości, zgodnie z przepisami Prawa budowlanego, za zgodą organu nadzorującego. Do dnia zakończenia kontroli nie Dyrektor SP nr 48 nie poinformował Prezydenta Miasta o postawieniu ww. konstrukcji. Ponadto Dyrektor SP nr 48 nie posiadał projektu budowlanego lub innej dokumentacji (opinii, ekspertyzy lub innej) uprawniającej do wykonania ww. zabudowy i wydzielenia dodatkowego pomieszczenia na korytarzu szkolnym (biblioteki). Dyrektor SP nr 48 zaniechał również zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania dotychczasowego pomieszczenia tj. korytarza na inne pomieszczenie, czym naruszono zapisy art. 71 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane. W wyjaśnieniach Dyrektor SP nr 48 wskazał, że ww. inwestycja była „tymczasowa” i w przyszłości zostanie rozebrana i zamontowana w jednej z sal lekcyjnych.

- faktura VAT nr 184/MG1/2015 z dn. 07.05.2015 r. na kwotę 2.224,33 zł za zakup mebli i transport, została uregulowana gotówką. Rozliczenia ww. transakcji dokonano w Raporcie kasowym nr 18/4/2015 za okres 05.05-10.05.2015 r. Pod raportem kasowym znajdowała się faktura w której producent wskazał, że zobowiązanie należy uregulować „przy dostawie.” Faktura nie zawierała jednak daty wpływu do SP nr 48, a w ww. raporcie kasowym nie było dowodu KW świadczącego o wypłacie przez kasjera gotówki. Wydatek został ujęty w raporcie kasowym w dn. 08.05.2015 r. Ww. faktura została zaksięgowana z datą dnia następnego (dnia roboczego) po dacie zamknięcia raportu kasowego, co było niezgodne z rzeczywistą datą uregulowania zobowiązania. Powyższe było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu. Ponadto było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostało dokonane.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 48 za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był Główny księgowy, za ewidencję wydatków z WRD odpowiedzialny był Starszy księgowy.

Ww. raport kasowy nie zawierał czytelnej informacji dotyczącej jakich rozliczeń środków on dotyczył (budżetu, WRD, socjalnych). Raport kasowy zawierał w swojej numeracji odpowiednią cyfrę przypisującą dany raport kasowy do odpowiedniej grupy wydatków (budżet, WRD). W obowiązującej w SP nr 48 dokumentacji nie uregulowano kwestii, związanej z nadawaniem numerów poszczególnym raportom kasowym (budżet, WRD). Kierownik administracyjno – gospodarczy w wyjaśnieniach złożonych w dn. 12.05.2016 r. wskazał, że numery nadawano zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie kasy oraz sporządzanie raportów kasowych był Kierownik administracyjno – gospodarczy. Osobą odpowiedzialną za ewidencję raportów kasowych (WRD) był Starszy księgowy.

- w 1. przypadku dokonano księgowania wydatku na niewłaściwym paragrafie klasyfikacji budżetowej tj.: kwota 21.000,00 zł, z faktury VAT nr 01/08/2015 z dn. 03.08.2015 r., za malowanie ścian korytarzy. Faktura została zaksięgowana w § 6050 zamiast w § 4270. Ponadto Główny księgowy ujął ww. wydatek na koncie zespołu „4” tj.: 402 – usługi obce i w § 4270 – zakup usług remontowych. Powyższe było niezgodnez Załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, według którego wydatek związany z malowaniem korytarza tj.: remontem, kwalifikowany być powinien w § 4270.

- wszystkie poddane kontroli dowody księgowe (faktury, rachunki), nie zawierały daty zatwierdzenia przez Dyrektora SP nr 48 kwoty do zapłaty, co uniemożliwiało ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

- na koncie 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, nie były księgowane faktury płatne gotówką (rozliczane pod raportem kasowym). Obowiązek ewidencji faktur na koncie 201 bez względu na zastosowaną formę płatności wynikał z  opisu do tego konta zawartego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (zw. dalej rozporządzeniem w zasad rachunkowości).

- w 6. przypadkach na 48 poddanych kontroli dowodów księgowych (przy dekretacji), w 1. przypadku przy wskazaniu daty zapłaty oraz w 1. przypadku przy nadaniu numeru raportu kasowego oraz sumy obrotów stwierdzono, że dokonywano korekt/poprawek niezgodnie art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. Ponadto przyjęty sposób dokonywania korekt był sprzeczny z zapisem§ 4 pkt 3 Instrukcji sporządzania obiegu i kontroli dokumentów stanowiącej załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora SP nr 48 z dn. 01.01.2002 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, według którego błędy w dowodach należy poprawić przez skreślenie niewłaściwe napisanego tekstu lub liczby i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać tekst lub liczbę pierwotną. Poprawka tekstu lub liczby powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej.

Raport Kasowy nr 18/4/2015 za okres od 05 maja do 10 maja 2015 r. został podpisany (w miejscu dot. kontroli) przez Starszego księgowego, co było niezgodne z § 14 działu III – Szczegółowego obiegu dokumentów finansowo – księgowych zawartego w Aneksie nr 1 z dn. 01.01.2010 r. do Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, według którego osobą sprawdzającą pod względem formalno – rachunkowym był Główny księgowy.

Wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.

Dekretacja (wskazanie kont) dokonywana była zarówno na dokumencie źródłowym jak i w formie wydruku, podpisanego przez Głównego księgowego (lub w zastępstwie przez starszego księgowego)i dołączanego każdorazowo do dowodu źródłowego. Ww. sposób dekretacji nie został opisany w obowiązującej w SP nr 48 polityce rachunkowości (zasady rachunkowości wprowadzone Zarządzeniem Dyrektora SP nr 48 w dn. 01.01.2002 r. – z późn. zm.).

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

Notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem nr 314/13. Notatki sporządzane były po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

Wszystkie faktury były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty.

 2.2 Płatności inne

Kontrolą objęto płatności z tytułu 48. dowodów potwierdzających poniesione wydatki, w zakresie zasadności i terminowości regulowania tych płatności.

W 2015 r. Dyrektor SP nr 48 dokonał wpłaty zaliczkowej na rzecz dostawcy energii cieplnej, w wysokości 13.014,36 zł. Według wyjaśnień Głównego księgowego wpłata zaliczkowa została dokonana na podstawie rozmowy telefonicznej z biurem obsługi klienta ww. dostawcy. Faktura (nr 57538/12/15 z dn.29.12.2015 r. na kwotę 13.014,36 zł dotycząca zaliczki na ciepło) wpłynęła do SP nr 48 w dn. 4.01.2016 r. Udzielanie wpłat zaliczkowych stoi w sprzeczności z zapisami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. SP nr 48 nie posiadała dokumentu potwierdzającego powstanie zobowiązania, co naruszało zapis art. 20 ust. 2 pkt 1 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”: zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 48 za monitorowanie zobowiązań był Główny księgowy, zaś osobą dokonującą ostatecznej decyzji o wypłatach był Dyrektor SP nr 48.

Wszystkie płatności uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach.

 2.3. Zobowiązania

W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 335.361,14 zł, uregulowane w 2016 r. w terminach ich wymagalności.

W sprawozdaniach Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały zobowiązanie niewymagalne w kwocie 209,81 zł, uregulowane w 2016 r. w terminach ich wymagalności.

W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2015 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania ww. zobowiązań.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego i składek ZUS, wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 3. z 94. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2015 r. (3,19 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 156.353,15 zł, tj. 4,51 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszących 3.466.385,00 zł, zaewidencjonowanych w 2015 r. na § 4010.

Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 8.763,31 zł, zaewidencjonowane w koszty 2014 r., wypłaconego w 2015 r.

Poszczególne dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracowników nie były ponumerowane, nie były poukładane chronologicznie oraz nie były ujęte w spisie akt, co naruszało § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia akt osobowych.

Poszczególne dokumenty zamieszczane w aktach osobowych klasyfikowane były do nieodpowiednich części (A oraz B). Powyższe było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 1-3 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia akt osobowych.

Akta osobowe wszystkich poddanych kontroli pracowników zawierały wnioski o urlopy wypoczynkowe, stało to w sprzeczności z § 6 ust. 2 pkt 1-3 z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych, wg których akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują wyłącznie dokumenty wymienione w cytowanym rozporządzeniu.

W 1. przypadku w aktach osobowych pracownika nie było oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Regulaminupracy obowiązującym w SP nr 48, co było niezgodne z § 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia akt osobowych.

W trakcie kontroli zaktualizowano zakres czynności Starszego księgowego. Akta osobowe pracowników prowadził w 2015 r. Specjalista ds. kadr.

W aktach osobowych i dokumentacji płacowej przechowywane były wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia uprawnień pracowników do poszczególnych składników wynagrodzeń.

W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia oraz przyznanych pracownikom dodatków. W toku kontroli ustalono ponadto, że wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe oraz nagrody jubileuszowe naliczane były prawidłowo.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS.

Według deklaracji PIT- 4R za 2015 r. podatek dochodowy naliczony został w kwocie ogółem 319.438,00 zł, a według deklaracji PIT-8AR został naliczony w kwocie 2,00 zł. Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2015 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 1.409.493,84 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w procesie naliczania i regulowania podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne  miesiące 2015 r. regulowany był w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Składki ZUS za poszczególne miesiące 2015 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto:

1. sprawozdania roczne:
2. z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2015 r. na kwotę 952,80 zł,
3. z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2015 r. – 31 sprawozdań na kwotę ogółem 5.279.506,57 zł,
4. z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp (Rb-34S) na dzień 31.12.2015 r. – roczne sprawozdanie na kwotę ogółem dochodów i wydatków w wysokości 410.329,12 zł,

2) sprawozdania kwartalne:

• o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2015 r. - (brak zobowiązań na dzień 31.12.2015 r.),
• o stanie należności wymagalnych (Rb-N) na dzień 31.12.2015 r. na kwotę ogółem 2.526,16 zł (z tytułu zużycia mediów przy budowie boiska ORLIK).

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 3.600,00 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2015 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 5.279.510,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2015 r. o 837.251,00 zł (dokonano 205 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 516.200,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2015 r. (dokonano 6 zmian/przesunięć w planie dochodów i 12 zmian/przesunięć w planie wydatków).

W toku kontroli sprawozdań i procesu planowania nie stwierdzono nieprawidłowości.

W dn. 08.02.2016 r. Dyrektor SP nr 48 złożył do UM Szczecin (WOś) korekty do rocznych sprawozdań Rb-28s. Według wyjaśnień Głównego księgowego, przyczyną złożenia ww. korekt było zmniejszenie wysokości zobowiązań dotyczących dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu WRD, była zgodna z § 4 ust. 2 Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2015 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych.

Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2015 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 5 arkuszy spisu z natury, protokoły z weryfikacji sald kont, w tym protokoły po korekcie sprawozdań Rb28S.

Strony księgi inwentarzowej pozostałych środków trwałych nie były ponumerowane. Poprawki dokonywane w ww. księdze inwentarzowej nie zawierały daty oraz podpisu osoby dokonującej korekty (upoważnionej). Poszczególne poprawki dokonywane w księdze uniemożliwiały odczytanie pierwotnego zapisu (stosowano m.in. korektor, zaklejono pierwotną treść zapisu).Powyższe było niegodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 48 za prowadzenie ksiąg pozostałych środków trwałych był Kierownik administracyjno – gospodarczy.

W toku kontroli czynności związanych z procesem inwentaryzacji nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych.

 7. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

1. Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości – Zarządzenie Dyrektora SP nr 48 z dnia 01.01.2002 r. Ww. dokumentacja obejmowała:
   • Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego – załącznik nr 1 do ww. Zarządzenia,
   • Zakładowy Plan Kont – załącznik nr 2 do ww. Zarządzenia,
   • Instrukcję w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji – załącznik nr 3 do ww. Zarządzenia,
   • Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów - załącznik nr 4 do ww. Zarządzenia,
   • Instrukcję kasową - załącznik nr 5 do ww. Zarządzenia.
2. Instrukcja kontroli wewnętrznej – Zarządzenie z dn. 01.05.2003 r.
3. Instrukcja kontroli zarządczej – Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1/10/11 z dnia 20.09.2010 r.
4. Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych w SP nr 48 z dn. 01.09.2008 r.
5. Regulamin pracy Komisji Przetargowej z dn. 01.09.2008 r.

Instrukcja Stosowania ustawy prawo zamówień publicznych w SP nr 48 z dn. 01.09.2015 r.

Instrukcja Inwentaryzacyjna, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz Instrukcja Kontroli Zarządczej, miały nieaktualną podstawę prawną, było to niezgodne z art. 10 ust. 2 uor, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1 (art. 10 ust. 1 uor - jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości).

Zakładowy Plan Kont – Zał. nr 2 do Zarządzenia Dyrektora SP nr 48 z dn. 01.01.2002 r. – Aneks nr 7 z dn. 01.01.2012 r. nie zawierał kont: 139, 141, 221 pomimo stosowania w ewidencji. Ponadto ZPK zawierał konto 030 – wartości niematerialne i prawne, co stało w sprzeczności z opisem do konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości).

Osobą odpowiedzialną w SP nr 48 za dokumentację finansowo - księgową był Główny księgowy oraz Dyrektor SP nr 48.

W procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Inne obszary

Pismami z dnia 01.07.2015 r. i z dnia 07.01.2016 r., podpisanymi przez Dyrektora SP nr 48, Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin został poinformowany, że w SP nr 48 nie stwierdzono transakcji podejrzanych.

W oświadczeniu z dnia 25.04.2016 r., Dyrektor SP nr 48 podał, że w 2015 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły 8. kontroli.

SP nr 48 działał w oparciu o Statut ujednolicony i zatwierdzony uchwałą Rady Pedagogicznej nr 15/2014 r. z dn. 27.11.2014 r. oraz uchwałą nr 15/2015 z dn. 25.08.2015 r. Uchwała nr 15/2015 z dn. 25.08.2015 r. nie została podpisana przez Przewodniczącego Rady Pedagogicznej.

Według działu I Rozdziału 1 pkt 6 Statutu zatwierdzonego w dn. 27.11.2014 r. oraz w dn. 25.08.2015 r. uchwałą Rady Pedagogicznej, organem prowadzącym SP nr 48 jest Rada Miasta w Szczecina podczas gdy organem prowadzącym jednostki oświatowe jest Gmina Miasto Szczecin (art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy z dn. 7 września 1991 r. o systemie oświaty).

Pisma dot. transakcji podejrzanych sporządzone były terminowo. W zakresie realizacji zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin, nie stwierdzono nieprawidłowości.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił:

1. każdorazowe informowanie Prezydenta Miasta  Szczecin, o podjętych działaniach/pracach związanych z budową/rozbudową pomieszczeń w budynku szkoły,
2.  dokonywanie wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań (w tym potwierdzonych dowodem źródłowym),
3. wskazywania na dowodach źródłowych daty zatwierdzenia sum do wypłatyoraz dokonania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej na wyciągach bankowych,
4. każdorazowe przedkładanie umów najmu do akceptacji radcy prawnego UM,
5. dostosowanie Zakładowego Planu Kont do wzorca wskazanego w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości  oraz uzupełnienie ZPK o brakujące konta,
6. ewidencjonowanie wydatków zgodnie z opisami do paragrafów klasyfikacji budżetowej zawartymi w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji, ujmowanie wpłat i wypłat gotówkowych w raportach kasowych zgodnie z datą ich realizacji, oraz ewidencjonowanie wydatków gotówkowych na koncie rozrachunkowym 201,
7. prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych oraz uzupełnienie akt osobowych pracowników o świadczenia zapoznania się z regulaminem pracy,
8. weryfikację dokumentów zawartych w aktach osobowych pod kątem zakresów czynności,
9. każdorazowe przeprowadzanie analizy rynku dla zamówień publicznych do kwoty 30.000 euro,
10. aktualizację obowiązujących procedur pod kątem podstaw prawnych oraz stosowanych w jednostce praktyk,
11. dokonywania poprawek w dokumentach źródłowych zgodnie z art. 25 ust. 1 uor, aktualizację statutu SP nr 48 zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy o systemie oświaty.