Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zwany dalej WKiAW) w październiku i listopadzie 2016 r. przeprowadził kontrolę  w Wydziale Spraw  Społecznych Urzędu Miasta Szczecin, zw. dalej WSS, Biurze ds. Organizacji Pozarządowych Urzędu Miasta Szczecin, zw. dalej BOP, Wydziale Oświaty Urzędu Miasta Szczecin zw. dalej WOś oraz Miejskiej Izbie Wytrzeźwień zw. dalej MIW w zakresie realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w roku 2015 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia z dnia 7 grudnia 2016 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 grudnia 2016 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli prawidłowości realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w roku 2015 r. ustalono nieprawidłowości i uchybienia polegające na:

1. wskazaniu błędnych wartości poszczególnych pozycji kosztorysu w treści załączników  do 2. z 10. umów,
2. nieprzedstawieniu przez 4. z 6. placówek oświatowych dokumentów potwierdzających, że zajęcia sportowe prowadzone w ramach programu Orlik 2012 miały bezpośredni związek z  szeroko pojętą tematyką przeciwdziałania alkoholizmowi,
3. rozbieżności pomiędzy zapisami 4. zawartych przez WSS umów, których przedmiotem było prowadzenie klubu abstynenta a zapisami załącznika do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 499/12 z dnia 9 listopada 2012 r. w sprawie szczegółowych zasad współpracy finansowej i pozafinansowej Gminy Miasto Szczecin z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego (po zmianach wprowadzonych zarządzeniem  nr 512/14 z dnia 31 grudnia 2014 r. zwanego dalej Zarządzeniem nr 499/12, w odniesieniu do terminu zatwierdzenia sprawozdania.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w realizacji zapisów: ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2016 r. poz. 487 ze zm.)  zwanej dalej ustawą o przeciwdziałaniu alkoholizmowi, ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 1817) zwanej dalej ustawą o działalności pożytku publicznego, aktów wykonawczych, uchwał Rady Miasta Szczecin oraz postanowień zawartych umów, a w szczególności:

• zapisy Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2015 r. zwanego dalej Programem były w kontrolowanym zakresie zgodne z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu alkoholizmowi,
• ogłoszenia otwartych konkursów ofert sporządzone zostały zgodnie z wytycznymi wskazanymi w Programie,
• dokonywano wyboru organizacji zapewniających wymaganą  jakość wykonania danego zadania,
• sprawowano należytą kontrolę nad sposobem wykonania przyznanych dotacji
• przedstawiona w toku kontroli dokumentacja finansowo-księgowa zawierała wszystkie faktury i rachunki wymienione w sprawozdaniach przekazanych przez beneficjentów, a opis umieszczony na tych dokumentach zawierał informacje o pokryciu z dotacji.

II.Oceny cząstkowe

1. Uchwalenie i zapisy Programu

W dniu 13 stycznia 2015 r. Rada Miasta Szczecin przyjęła uchwałę nr IV/20/15  w sprawie Programu, w której zapanowano wydatki na łączną kwotę 8 667.065 zł.  Badaniem objęto następujące zadania :

1. zapewnienie dostępu do bezpłatnej terapii uzależnienia i współuzależnienia na kwotę 150 000 zł realizowane w drodze dotacji podmiotowej przez SPZOZ Ośrodek Terapii Uzależnień w Szczecinie,
2. udzielanie wsparcia środowiskom abstynenckim poprzez prowadzenie klubu abstynenta na terenie Gminy Miasto Szczecin na kwotę  170 000 zł realizowane w drodze otwartego konkursu ofert dla  organizacji pozarządowych,
3. przeciwdziałanie przemocy w rodzinie – działania prowadzące do ograniczenia skali przemocy w rodzinie poprzez profilaktykę i edukację oraz wsparcie osób doświadczających przemocy na kwotę  200 000 zł realizowane w drodze otwartego konkursu ofert dla  organizacji pozarządowych,
4. kontynuację realizacji programów edukacyjno – motywacyjnych na kwotę  602.041 zł realizowaną przez  MIW,
5. dofinansowanie zajęć sportowych prowadzonych w ramach programu „Moje Boisko – Orlik 2012” na kwotę  976 014 zł realizowane przez  WOś.

Zapisy Programu zostały zmodyfikowane poprzez przyjęcie uchwał zmieniających nr VII/114/15 z dnia 21 kwietnia 2015 r. oraz  nr XIV/336/15 z dnia 15 grudnia 2015 r. Zmiany dotyczyły  m.in.  podniesienia kwot przewidzianych na zadania realizowane przez WOś  i MIW  do odpowiednio: 1 012.945 zł oraz 631.611 zł.

Kontrola nie wykazała uchybień ani nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru.

Zapisy Programu w objętym kontrolą zakresie były zgodne z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz z zapisami Rekomendacji do realizowania i finansowania gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych w 2015 roku opracowanej przez Państwową Agencję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych zwanej dalej Rekomendacją.

 2. Realizacja Programu

W związku z realizacją Programu na mocy umowy nr WSS-IV.01.2015.BS z dnia 23 lutego 2015 r. przyznano dotację podmiotową w wysokości 15.000 zł brutto na rzecz Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej – Ośrodka Terapii Uzależnień na realizację zadań własnych gminy w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Beneficjent złożył sprawozdanie, które zostało następnie zweryfikowane przez WSS.

W odniesieniu do kontrolowanej części Programu BOP przeprowadziło dwa otwarte konkursy ofert dla organizacji pozarządowych, w ramach których złożono łącznie 10 ofert, z czego 9 otrzymało dofinansowanie. Zawarto 4 umowy na udzielanie wsparcia środowiskom abstynenckim poprzez prowadzenie klubu abstynenta na terenie Gminy Miasto Szczecin oraz 5 umów na wspieranie rodziny i systemu pieczy zastępczej w wykonaniu funkcji opiekuńczo-wychowaczej, w tym rodziny z problemem przemocy. Wszystkie organizacje pożytku publicznego złożyły sprawozdania z wykonania powierzonych im zadań publicznych, które zostały zatwierdzone przez WSS.

Środki z Programu przeznaczone na realizowane przez WOś zadanie polegające na dofinansowaniu zajęć sportowych prowadzonych w ramach programu „Moje Boisko – Orlik 2012” zostały wykorzystane na wynagrodzenia osobowe animatorów zatrudnionych w szkołach uczestniczących w programie, dodatkowe wynagrodzenia roczne, składki na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy oraz zakup materiałów i wyposażenia.

Środki z Programu przeznaczone dla MIW zostały wykorzystane na kontynuację realizacji programów edukacyjno-motywacyjnych, które polegały min. na:

• prowadzeniu z pacjentami po ich wytrzeźwieniu rozmów i wywiadów diagnozujących i uświadamiających szkodliwość nadużywania alkoholu oraz motywujących do zaprzestania, a przynajmniej ograniczenia picia alkoholu,
• wskazywaniu dostępnych na terenie zamieszkania pacjenta instytucji i grup samopomocowych mogących pomóc w zwalczaniu nałogu,
• świadczeniu opieki medycznej.

 Powyższe środki przeznaczono na wynagrodzenia osobowe pracowników oraz zakup usług zdrowotnych.

W toku kontroli ustalono, że w dwóch  przypadkach załączniki nr 2 do umów w częściach zawierających kosztorysy zadań zawierały błędy. Powyższe dotyczyło:

• załącznika nr 2 do umowy nr WSS-IV.18.2015.KT z dnia 30 marca 2015 r. zawierającego błędne kwoty kosztów osobowych w pozycjach II.1, II.2, III.1, III.2, co skutkowało niezgodnością ich sumy z prawidłowo wpisanym kosztem całkowitym, a także z zapisami oferty,
• załącznika nr 2 umowy nr WSS/II/30/2015 z dnia 6 marca 2015 r. zawierającego w pozycji III.3. błędny koszt całkowity, jak również kwotę dotacji i wkładu własnego, co skutkowało niezgodnością ich sumy z prawidłowo wpisanym kosztem całkowitym, a także z zapisami oferty.

Ww. umowy zostały przygotowane przez Inspektora i Podinspektora WSS.

Ustalono ponadto, że dokumentacja dotycząca zajęć sportowych prowadzonych w ramach programu Orlik 2012 przedstawiona przez 4. z 6. wybranych do próby szkół nie miała bezpośredniego związku z szeroko pojętą tematyką przeciwdziałania alkoholizmowi.

W 4. przypadkach (Zespół Szkół nr 16, Gimnazjum nr 34, Zespół Szkół nr 12 oraz Szkoła Podstawowa nr 35) regulaminy korzystania z boisk nie zawierały zakazu przebywania na nich osób nietrzeźwych, a jedynie zakaz spożywania alkoholu. Stwierdzono ponadto, że  spośród ww. placówek oświatowych 3 nie przedstawiły żadnych dokumentów, z których wynikałoby, że animatorzy prowadzili rozmowy czy prelekcje dotyczące szkodliwości spożywania alkoholu czy nawet prowadzenia zdrowego stylu życia. W 1 z 4 ww. przypadków (w odniesieniu do Szkoły Podstawowej nr 35) przedstawiono oświadczenie animatorów, z którego wynikało, że nie prowadziliprelekcji ani wykładów dot. tematyki przeciwdziałania alkoholizmowi oraz innych działań związanych z profilaktyką, a jedynie  rozmowy na temat odpowiednich zachowań oraz przestrzegania regulaminu sportowego, z którego wynika zakaz spożywania alkoholu. Jedynie w 2.przypadkach (Szkoła Podstawowa nr 71 oraz Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 4) przedstawione dokumenty wskazywały, że prowadzono działania profilaktyczne o szerokim zakresie oddziaływania  poprzez m.in. zwracanie uwagi okolicznym mieszkańcom na kwestię  przeciwdziałania alkoholizmowi przy okazji organizowanych wydarzeń sportowych czy uznanie walki z nałogami za jedno z głównych zadań animatorów.

Powyższe, w ocenie kontrolującegonie wystarcza do uznania że realizacja zadania „Moje Boisko – Orlik 2012” było ściśle związane z programem profilaktycznym o szerokim zakresie oddziaływania. Wg zapisów str. 51-52 Rekomendacji „Powszechność realizacji projektów sportowych może wynikać z różnych nacisków lokalnych (np. wykorzystanie obiektów sportowych, dodatkowe pieniądze dla klubów czy szkół). Warto jednak finansować tylko te, które są ściśle związane z programem profilaktycznym o szerokim zakresie oddziaływania i mogą konstruktywnie wpływać na postawy młodych ludzi wobec używek. Zajęcia sportowe powinny odwoływać się do strategii profilaktycznych (np. osobistych decyzji abstynenckich, przekonań normatywnych – „prawdziwy sportowiec prowadzi zdrowy styl życia,nie pije, nie pali, nie używa narkotyków, sterydów”).”

Ustalono ponadto, że zaistniałarozbieżność pomiędzy zapisami 4. zawartych przez WSS umów, których przedmiotem było prowadzenie klubu abstynenta, a zapisami § 7 ust. 6 załącznika do Zarządzenia nr 499/12 (po zmianach wprowadzonych zarządzeniem nr 512/14 z dnia 31 grudnia 2014 r.). Zapisy umów wskazywały, że w przypadku zaistnienia uwag do sprawozdania bieg 30-dniowego terminu na jego zatwierdzenie zostaje zawieszony, podczas gdy według zapisów załącznika do zarządzenia w przypadku zaistnienia uwag do sprawozdania termin zatwierdzenia ulega przedłużeniu do 90 dni od dnia jego złożenia. Powyższe uchybienie formalne nie miało wpływu na terminowość złożenia i rozliczenia sprawozdań.

Kontrola wykazała, że w pozostałym zakresie realizację Programu  przeprowadzono zgodnie z zasadami gospodarności, celowości oraz legalności (w tym z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego, przepisów wykonawczych do tej ustawy oraz Zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin) dysponowania środkami publicznymi, a w szczególności:

1. dotacja podmiotowa została przyznana zgodnie z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz art. 38 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy  z dnia 15 kwietnia 2011 r.  o działalności leczniczej(Dz. U. z 2016 r. poz. 1638),
2. ogłoszenia otwartych konkursów ofert sporządzone zostały zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego orazz wytycznymi wskazanymi w Programie,
3. terminowo dokonywano czynności związanych z przeprowadzeniem otwartych konkursów ofert, 
4. każdorazowo dokonywano wyboru organizacji zapewniających wymaganą jakość wykonania danego zadania,
5. treść zawartych umów odpowiadała przepisom prawa,
6. umowy były każdorazowo podpisywane przez osoby uprawnione do reprezentacji stron,
7. zostały zastosowane obowiązujące wzory i formularze dokumentówwynikające z Zarządzenia nr 499/12 oraz ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25) zw. dalej Rozporządzeniem w sprawie wzoru,
8. wszystkie sprawozdania zostały złożone i zatwierdzone w terminach wynikających z umów,
9. WSS sprawował należytą kontrolę nad sposobem wykonania przyznanych dotacji,
10. dotacje zostały prawidłowo rozliczone, zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego,
11. w przypadku stwierdzenia uchybień w przedstawianych przez realizatorów sprawozdaniach WSS każdorazowo wzywał do ich uzupełnienia,
12. WSS każdorazowo niezwłocznie informował organizacje pożytku publicznego o zatwierdzeniu sprawozdań,
13. środki na realizację zadania przez MIW zostały przeznaczone i wykorzystane na kontynuację realizacji programów edukacyjno-motywacyjnych, tj. programów skierowanych do osób zatrzymanych, które wykraczają poza statutowe zadania MIW.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Dyrektorowi WSS wzmożenie nadzoru nad procesem formułowania treści umów w celu:
   • zapewnienia zgodności zapisów kosztorysów z zapisami ofert złożonych przez organizacje pożytku publicznego oraz umów,
   • każdorazowej aktualizacji stosowanego wzoru umowy dotyczącej powierzenia realizacji zadania publicznego.
2. Dyrektorom WOś i WSS – wdrożenie wspólnych działań w celu poszerzenia zakresu oddziaływania programu profilaktyki przeciwalkoholowej realizowanego w ramach programu Orlik 2012 oraz należytego dokumentowania tych działań przez jednostki oświatowe.