Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 14.01.2016 r. do dnia 20.01.2016 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 30 (zw. dalej PP nr 30) przy ul. Księdza Piotra Skargi 18 w Szczecinie w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na przebudowę i zmianę sposobu użytkowania budynku gospodarczego na cele oddziałów przedszkolnych przy Przedszkolu Publicznym nr 30 w Szczecinie wraz z wykonaniem umowy.Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02.03.2016 r.

I. Ocena kontrolowanej działalności

Kontrola wykazała uchybienia polegające na:

• niezamieszczeniu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego niezwłocznie po zawarciu umowy o roboty budowlane,
• niezwróceniu gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego jej wykonania,
• zwrocie zabezpieczenia należytego wykonania umowy po upływie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w realizacji zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (zw. dalej pzp), aktów wykonawczych oraz postanowień zawartej umowy.

II. Oceny cząstkowe

1. Procedura przetargu nieograniczonego

W dniu 27 maja 2015 r. opublikowano ogłoszenie o zamówieniu na roboty budowlane pn. „Przebudowa i zmiana sposobu użytkowania budynku gospodarczego na cele oddziałów przedszkolnych przy Przedszkolu Publicznym nr 30 w Szczecinie”. Termin składania ofert określono na dzień 11 czerwca 2015 r. Wartość zamówienia ustalona została w dniu 25 maja 2015 r. na kwotę 825 552,44 zł netto. W postępowaniu wpłynęły oferty 2 wykonawców. Kryterium oceny ofert były cena – 98%, okres gwarancji i rękojmi – 1%, wysokość kar umownych za nieterminowe wykonanie umowy – 1%.

W toku kontroli ustalono, że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 16 lipca 2015 r., podczas gdy zawarcie umowy o roboty budowlane nastąpiło w dniu 29 czerwca 2015 r. Naruszono tym samym zapisy art. 95 ust. 1 pzp, według którego zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego(...) zamieszcza ogłoszenie o udzieleniuzamówieniaw Biuletynie Zamówień Publicznych.

Ponadto ustalono, że zamawiający wbrew dyspozycji art. 46 ust. 1a pzp nie zwrócił wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznegooraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy.Wadium zostało zwrócone w dniu 16 lipca 2015 r., podczas gdy zawarcie umowy i wniesienie zabezpieczenia nastąpiło w dniu 29 czerwca 2015 r.

Za reprezentowanie komisji przetargowej oraz nadzorowanie prawidłowego prowadzenia postępowania pod względem formalno-prawnym odpowiadał Przewodniczący komisji przetargowej.

Kontrola wykazała, że w pozostałym zakresie przedmiotową procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami pzp oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności:

• sporządzono i zamieszczono SIWZ zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
  • prawidłowo ustalono wartość zamówienia w oparciu o skorygowany kosztorys inwestorski i przeliczono wartość zamówienia na euro, według zapisów § 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro,
  • sporządzono ogłoszenia o zamówieniu oraz udzieleniu zamówienia, każdorazowo zamieszczano je w Biuletynie Zamówień Publicznych, Biuletynie Informacji Publicznej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie jednostki,
  • prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia, sporządzając protokoły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
  • żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, wykazu najważniejszych robót budowlanych wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, wykazu osób biorących udział w wykonaniu zamówienia, oświadczenia o posiadaniu uprawnień,
  • dochowano terminów w zakresie składania ofert oraz związania ofertą,
  • wszyscy wykonawcy uczestniczący w przetargu wnieśli wadium w wysokości i formie określonej przez SIWZ oraz dopuszczalnej przez pzp.

WKiAW pomimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze.

2. Realizacja umowy

W dniu 29 czerwca 2015 r. w rezultacie dokonania wyboru oferty w przetargu nieograniczonym Zamawiający zawarł umowę o roboty budowlane. Termin wykonania przedmiotu umowy został ustalony na 65 dni kalendarzowych liczonych od dnia protokolarnego przekazania terenu budowy, a termin płatności na 21 dni od daty przyjęcia przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Wynagrodzenie wykonawcy ustalono na kwotę 669 500,00 zł brutto.

Dokumentacja przedstawiona do kontroli dotycząca realizacji zamówienia zawierała protokół przekazania placu budowy z dnia 30 czerwca 2015 r.

W dniu 3 września 2015 r. wykonawca zgłosił roboty do odbioru końcowego. W dniu 2 listopada 2015 r. wykonawca wystawił fakturę VAT nr 33/11/2015 na kwotę 669 500,00 zł, która została zapłacona przelewem w dniu 18 listopada 2015 r.

Kontrola wykazała uchybienie terminowi wynikającemu z art. 151 ust. 1 pzp, według którego zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia  i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Zgodnie z zapisami protokołu końcowego odbioru robót budowlanych zamówienie zostało uznane przez zamawiającego za należycie wykonane w dniu 09.11.2015 r. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało zwrócone wykonawcy w trakcie przeprowadzania kontroli w dniu 20 stycznia 2016 r.

Ustalono ponadto, że przedmiot umowy i termin realizacji były zgodne z ofertą wykonawcy oraz wzorem umowy stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ. Wykonawca w pełni zrealizował zakres robót wskazany w umowie, co zostało potwierdzone w protokole odbioru końcowego z dnia 9 listopada 2015 r. Zapłata nastąpiła w terminie wskazanym w umowie.

WKiAW pomimo stwierdzonego uchybienia pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 30:

1. terminowe zamieszczanie ogłoszeń wymaganych przepisami ustawy, 
2. zwracanie wadium w terminie wynikającym z art. 95 pzp,
3. zwracanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie wynikającym z art. 151 ust. 1 pzp.