Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 30.09.2016 r. do dnia 21.10.2016 r. przeprowadził kontrolę w Bursie Szkolnej Integracyjnej z siedzibą przy ul. Zygmunta Starego 1 w Szczecinie (zw. dalej Bursą lub jednostką) w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2014-2015. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25.11.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2014-2015 ustalono nieprawidłowości polegające na:

• najmie lokalu mieszkalnego niezgodnie z zasadami określonymi w uchwale Rady Miasta Szczecin nr XVIII/507/12 z dnia 23 kwietnia 2012 r.,
• nienaliczaniu ustawowych odsetek od nieterminowych płatności za najem lokali mieszkalnych oraz niewystawianiu not odsetkowych,
• zastosowaniu w 2. przypadkach nieprawidłowej wysokości stawki czynszu,
• zawarciu 3 ugód cywilnoprawnych określających wysokość oraz sposób spłaty powstałego zadłużenia najemców bez stosownego upoważnienia oraz niezgodnie z zasadami określonymi w uchwale Rady Miasta Szczecin nr IX/158/11 z dnia 27 czerwca 2011 r.,
• nieprzeprowadzeniu w 2014 roku rocznego przeglądu stanu technicznej sprawności obiektu budowlanego,
• zawarciu 2. umowy najmu bez wymaganego uzgodnienia pod względem formalno-prawnym przez Radcę prawnego,
• ustaleniu w 1. przypadku punktacji dla lokalu mieszkalnego w nieprawidłowej wysokości, 
• nieaktualizowaniu w latach 2014-2015 stawek za centralne ogrzewanie oraz wywóz odpadów,
• zastosowaniu w latach 2014-2015 niewłaściwego współczynnika nagromadzenia odpadów komunalnych oraz średniego zużycia wody,
• nieustalaniu i nieewidencjonowaniu na koncie 201 – „rozrachunki z odbiorcami” po stronie Wn należności z tytułu najmu lokali mieszkalnych dla poszczególnych kontrahentów,
• prowadzeniu wpisów do książki obiektu budowlanego z pominięciem danych identyfikujący osobę, która wystawiła dokument podlegający wpisowi.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień, a w szczególności:

• jednostka podejmowała działania w celu rozwiązania problemu zadłużenia określonych najemców lokali mieszkalnych,
• jednostka podejmowała działania w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego obiektów budowlanych,
• zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro (30.000 euro w odniesieniu do zamówień wszczętych po 16 kwietnia 2014 r.) udzielano w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

II. Oceny cząstkowe

1. Najem lokali mieszkalnych z przeznaczeniem do zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych

Jednostka w latach 2014-2015 była zarządcą budynku, w skład którego wchodziło 13 lokali mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin. W okresie objętym kontrolą jednostka zawarła 1. umowę najmu lokalu mieszkalnego, pozostałe 12 umów obowiązujących w latach 2014-2015 zostało zawartych na przestrzeni lat, począwszy od 1974 r.

Kontrola wykazała, że zawarcie umowy najmu lokalu mieszkalnego nr 1/10a z dnia 15 października 2014 r. nastąpiło niezgodnie z zasadami określonymi w uchwale Rady Miasta Szczecin nr XVIII/507/12 z dnia 23 kwietnia 2012 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz pomieszczeń tymczasowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych: uchwałą Rady Miasta Szczecin nr XXIII/668/12 z dnia 22 października 2012 r. oraz uchwałą Rady Miasta Szczecin nr XXXVII/1099/14 z dnia 20 stycznia 2014 r.), w szczególności z § 1 ust. 4 ww. uchwały, według którego lokale znajdujące się w dyspozycji podmiotów systemu oświaty tworzą zasób lokali wynajmowanych na czas oznaczony związany ze stosunkiem pracy. Według uzyskanych wyjaśnień najemca lokalu nr 1/10a nie jest pracownikiem oświatowym, ponadto umowa została zawarta na czas nieoznaczony.

W toku kontroli ww. umowy najmu stwierdzono, że stawka czynszu w wysokości 7,80 zł/m²została ustalona w wysokości niższej niż wynikająca z Zasad polityki czynszowej oraz warunków obniżania czynszu (załącznik do wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015 wprowadzonych uchwałą Rady Miasta Szczecin nr XLVII/1187/10 z dnia 24 maja 2010 r. w sprawie ustalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015 ze zm.). W dniu zawarcia umowy przy obliczaniu stawki czynszu znajdował zastosowanie wskaźnik przeliczeniowy kosztów odtworzenia 1 m²powierzchni użytkowej budynku w wysokości 4.110 zł wynikający z Obwieszczenia Wojewody Zachodniopomorskiego z dnia 26 września 2014 r. w sprawie ustalenia wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztów odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecina (Dz.Urz.Woj. Zachodniopomorskiego poz. 3636).W związku z powyższym, stawka czynszu dla lokalu mieszkalnego nr 1/10a w sytuacji zawarcia umowy najmu w dniu 15 października 2014 r. wynieść powinna 8,66 zł/m²tj. czynsz regulowany w kwocie 570,09 zł miesięcznie. Błędne zastosowanie wysokości stawki czynszu spowodowało uszczuplenie należności jednostki w latach 2014-2015 w kwocie 736,06 zł.

Kontrola wykazała, że w 1. przypadku błędnie ustalono stawkę czynszu dla lokalu mieszkalnego o ustalonej punktacji w liczbie 37,  tj. zamiast 6,88 zł/m²przyjęto stawkę czynszu w wysokości 6,84 zł/m². Według § 6 ust. 3 uchwały Rady Miasta Szczecin nr XLVII/1187/10 z dnia 24 maja 2010 r. (uchwała Rady Miasta Szczecin nr XLVII/1187/10 z dnia 24 maja 2010 r. w sprawie ustalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015 z uwzględnieniem zmian wprowadzonych uchwałą Rady Miasta Szczecin nr XXIII/663/12 z dnia 22 października 2012 r.) podwyżka stawki czynszu nie mogła przekroczyć w okresie do końca grudnia 2014 r. 55% stawki czynszu obowiązującej na dzień 1 października 2012 r. (w ww. przypadku 4,44 zł/m²), w związku z powyższym stawka czynszu wynieść powinna 6,88 zł/m². Powyższy błąd rachunkowy spowodowała zaniżenie należnego czynszu w kwocie 1,91 zł miesięcznie (tj. 327,29 zł zamiast 329,20 zł).

W toku kontroli stwierdzono, że w 1. przypadku błędnie ustalono punktację niezbędną do ustalenia stawki czynszu dla lokalu mieszkalnego nr 1/17. Dla ww. lokalu mieszkalnego ustalono punktację w liczbie 46, uwzględniając jako czynnik obniżający wartość użytkową lokalu o 1 punkt jego położenie na strychu (adaptację). Dział II „Zasad ustalania ilości punktów dla danego lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin” (stanowiącego załącznik do uchwały Rady Miasta Szczecin nr XLVII/1187/10 z dnia 24 maja 2010 r. w sprawie ustalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015 z uwzględnieniem zmian wprowadzonych uchwałą Rady Miasta Szczecin nr XVIII/509/12 z dnia 23 kwietnia 2012 r. oraz uchwałą Rady Miasta Szczecin XXIII/663/12 z dnia 22 października 2012 r.) nie przewiduje obniżenia o 1 punkt ustalonej punktacji ze względu na położenie lokalu na strychu (adaptacji). W związku z powyższym punktacja dla powyższego lokalu powinna wynieść 47 punktów.

 Ustalono, że w dniu 23 listopada 2011 r. w celu rozwiązania konfliktu w sprawie zadłużenia powstałego z tytułu użytkowania lokali mieszkalnych Dyrektor Bursy zawarłz 3. Najemcami przed Mediatorem ugody określające wysokość oraz sposób spłaty powstałego zadłużenia, do których Dyrektor Bursy nie był uprawniony.Szczegółowe zasady, sposób i tryb umarzania, odraczania terminu spłaty oraz rozkładania na raty należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym przypadających Gminie oraz podległym jej jednostkom organizacyjnym, a także określenie organu lub osoby do tego uprawnionych zawierała ówcześnie obowiązująca uchwała Rady Miasta Szczecin nr IX/158/11 z dnia 27 czerwca 2011 r. (uchwała Rady Miasta Szczecin nr IX/158/11 z dnia 27 czerwca 2011 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym przypadających Gminie Miasto Szczecin lub podległym jej jednostkom organizacyjnym, wskazania organu i osób do tego uprawnionych oraz warunkach dopuszczalności pomocy publicznej w przypadkach, w których ulga stanowić będzie pomoc publiczną). Zgodnie z przepisami ww. uchwały oraz posiadanymi przez Dyrektora upoważnieniami, Dyrektor Bursy nie był uprawniony do zawarcia ww. ugód cywilnoprawnych.

 Kontrola wykazała, że jednostka w latach 2014-2015 nie aktualizowała stawki opłat za centralne ogrzewanie.Najemcy lokali mieszkalnych ponosili opłaty za centralne ogrzewanie na podstawie kalkulacji wysokości kosztów ponoszonych przez Bursę wynikającej z otrzymywanych faktur za rok poprzedzający. Wyliczenie opłat następowało z wykorzystaniem wzoru dla lokali nieposiadających mierników ciepła tj.suma kosztów ogrzewania obiektu w danym roku była dzielona przez 12 miesięcy i przez łączną powierzchnię obiektu. Tak otrzymany współczynnik mnożono następnie przez powierzchnię poszczególnego lokalu mieszkalnego. Wysokość opłat za centralne ogrzewanie w latach 2014-2015 wyliczona była przy wykorzystaniu błędnego współczynnika, który został ustalony na 2013 r. tj. 3,83 zł/m².

Ustalono, że do obliczania kosztu wywozu odpadów zastosowano nieprawidłowy współczynnik w wysokości 0,2 m³nagromadzenia odpadów miesięcznie na jednego mieszkańca. Według wskazań tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009-2011 z perspektywą do roku 2015 objętościowy współczynnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł w latach 2008/2009 2,97 m³na jednego mieszkańca na rok (0,2475 miesięcznie).

Kontrola wykazała, że jednostka w latach 2014-2015 nie aktualizowała stawki za wywóz śmieci. Wysokość opłat ustalana była przy zastosowaniu stawki przyjętej w 2011 r. tj. 59,57 zł.

W przypadku lokali mieszkalnych, które nie posiadały liczników wody Bursa do wyliczenia kosztów dostarczania wody oraz odprowadzania ścieków wykorzystywała niewłaściwą jednostkę miary w wysokości 5 m³. Według Lp. nr 5 Tabeli nr 1 Załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz.U. Nr 8, poz. 70) – przeciętne normy zużycia wody na jednego mieszkańca w gospodarstwach domowych przy wyposażeniu mieszkania w instalacje tj. wodociąg, ubikacja, łazienka, dostawa ciepłej wody do mieszkania (z elektrociepłowni, kotłowni osiedlowej lub blokowej) wynosi 140-160 dm³/mieszkańca/dobę i 4,2-5,4 m³/mieszkańca/miesiąc, przy założeniu, że wartości niższe odnoszą się do budynków podłączonych do zbiorników bezodpływowych na terenach nieskanalizowanych, a wartości wyższe do budynków podłączonych do sieci kanalizacyjnych.

W toku kontroli stwierdzono, że najemcy w latach 2014-2015 nie byli pisemnie informowani o wysokości obowiązujących stawek za wodę, niezbędnych do wyliczenia ponoszonych opłat. W ocenie kontroli, pożądane jest pisemne informowanie najemców lokali mieszkalnych o aktualnej wysokości wszystkich wykorzystywanych przez jednostkę stawek za czynsz i dodatkowe opłaty, niezbędnych do wyliczenia ponoszonych kosztów najmu lokalu mieszkalnego.

W przypadku lokalu mieszkalnego nr 1/10 z dnia 15 czerwca 2005 r. ustalono, że umowa najmu została rozwiązana za porozumieniem stron w formie ustnej. Sporządzono protokół zdawczo-odbiorczy oraz dokonano wzajemnych rozliczeń, w tym kaucji. W ocenie kontroli w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron (pomimo, że przepisy prawa nie wymagają zachowania formy pisemnej dla ważności rozwiązania umowy), zasadne jest zachowanie formy pisemnej. W ww. przypadku forma pisemna ma istotny znaczenie (walor dowodowy). Forma pisemna pozwala bowiem ustalić faktyczne dokonanie rozwiązania umowy jaki i szczegółowych kwestii np. dokładnej daty rozwiązania stosunku prawnego mającego wpływ na wysokości należnego czynszu za dany okres.

W toku kontroli stwierdzono, że w 2. przypadkach umowy najmu (lokalu mieszkalnego nr 1/10a z dnia 15 października 2014 r. oraz lokalu mieszkalnego nr 1/16 z dnia 20 listopada 2013 r.) przed zawarciem nie zostały zaopiniowane przez Radcę prawnego, czym naruszono wytyczne Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WOś) wskazane m.in. w piśmie Dyrektora WOś z dnia 23 lutego 2009 r. skierowanym do dyrektorów jednostek oświatowych.

Ponadto kontrola wykazałauchybienia o mniejszej istotności polegające na:

• zaniechaniu w 3. przypadkach sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego. Za powód odstąpienia od wykonania postanowień umownych, wskazano, że umowy zawierane były z dotychczasowymi mieszkańcami lokali,
• zawarciu w 1. przypadku z najemcą lokalu mieszkalnego 2. umów najmu, które zostały podpisane przez obie strony z różnymi datami. Według przedstawionych wyjaśnień jedna z umów przygotowana „na brudno”, została omyłkowo przez pracownika Bursy przedstawiona najemcy do podpisania,
• wskazaniu w 2. przypadkach w zawartych umowach błędnej podstawy prawnej ustalenia wysokości czynszu,
• niewskazaniu w przypadku złożonego wniosku o udzielenie obniżki czynszu: daty wpływu wniosku oraz daty i podpisu osoby upoważnionej do udzielenia obniżki czynszu.

Kontrola ustaliła, że jednostka nie naliczała ustawowych odsetek od nieterminowych płatności za najem lokali mieszkalnych oraz nie wystawiała not odsetkowych. Łączna kwota nienaliczonych odsetek za nieterminowe płatności w 2014 r. wyniosła – 2.592,13 a w 2015 r. – 1.550,22 zł. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

W toku kontroli stwierdzono, że Główny księgowy na koncie 201 – „rozrachunki z odbiorcami” po stronie Wn nie ustalał i nie ewidencjonował należności z tytułu najmu lokali mieszkalnych dla poszczególnych kontrahentów. Na koniec każdego miesiąca tytułem czynszu księgowana była wyłącznie suma wpłat od poszczególnych odbiorców (strona Ma ww. konta 201), co uniemożliwiało ustalenie należności dla każdego kontrahenta i w poszczególnych miesiącach, z uwagi na fakt, że saldo konta każdorazowo było zerowe. Powyższe było niezgodne z opisem konta 201 wskazanym w obowiązującym Zakładowym planie kont, według którego konto 201 służy do ewidencji wszelkich należności bursy, a ponadto w celu zapewnienie ustalenia należności prowadzona jest ewidencja analityczna według poszczególnych kontrahentów. Powyższe naruszało również art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047), według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

W latach 2014-2015 osobą odpowiedzialną za zawieranie umów oraz dokonywanie czynności związanych z zarządem mieniem Gminy Miasto Szczecin był Dyrektor Bursy. Osobą odpowiedzialną za naliczanie odsetek oraz prowadzenie ewidencji księgowej był Główny księgowy.  Osobą odpowiedzialną za naliczanie wysokości czynszu i opłat z tytułu najmu lokali mieszkalnych według złożonych przez Dyrektora wyjaśnień był Magazynier, jednakże z dokumentu wskazującego zakres czynności i obowiązków podpisanego przez pracownika w dniu 03 września 2012 r. nie wynikały wskazane w wyjaśnieniach obowiązki.

W pozostałym zakresie ustalono, że Najemcy trzech lokali mieszkalnych posiadali zadłużenie z tytułu czynszu i pozostałych opłat wynoszące, (na dzień zakończenia kontroli) odpowiednio: 116.831,02 zł, 76.640,31 zł i 65.437,31 zł. Jednostka podejmowała działania w celu rozwiązania problemu zadłużenia najemców tj. pisemnie wzywała do zapłaty zaległych należności, pisemnie wypowiedziała umowy najmu, występowała na drogę postępowania sądowego i egzekucyjnego w celu dochodzenia należności, pisemnie informowała WOś o wysokości zadłużenia. Podejmowane działania ze względu na bezskuteczność egzekucji nie przyniosły oczekiwanego rezultatu tj. rozwiązania problemu zadłużenia (z każdym kolejnym miesiącem zadłużenie wzrasta). W ocenie kontroli, biorąc pod uwagę sytuację osobistą najemców tj. osoby nieposiadające małoletnich dzieci, należy wystąpić z powództwem o opuszczenie i opróżnienie lokalu mieszkalnego (eksmisja). W ocenie kontroli również pomocnym narzędziem dyscyplinującym najemców do regulowania swoich zobowiązań może być kierowanie do właściwego biura informacji gospodarczej (np. Krajowego Rejestru Długów) informacji o nieuregulowanych zobowiązaniach, według procedury określonej w ustawie z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1015 ze zm.).

Ponadto ustalono, że:

• punktacja lokali stanowiąca podstawę stawki czynszu (z wyjątkiem 1 przypadku) została określona zgodnie z Zasadami ustalania ilości punktów dla danego lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin,
• podwyżka stawki czynszu (po wejściu w życie uchwały nr XXIII/663/12) była w uzasadnionych przypadkach ograniczana do wysokości 55% czynszu obowiązującego w dniu 01 października 2012 r.,
• w dniu 28.10.2016 r. została wypowiedziana umowa najmu lokalu mieszkalnego najemcy, który zaprzestał regulowania należności czynszowych (do dnia zakończenia kontroli zadłużenie w wysokości 24.232,11 zł).

2. Przeglądy budowlane i książka obiektu budowlanego.

W latach 2014 – 2015 Bursa była zarządcą budynku położonego przy ul. Zygmunta Starego 1, pełniącego funkcję pobytu uczniów oraz mieszkalną, dla którego we wrześniu 2005 r. został założony kolejny tomksiążki obiektu budowlanego.

Kontrola wykazała, że jednostka w 2014 r. nie przeprowadziła rocznego przeglądu stanu technicznej sprawności obiektu budowlanego, co było niezgodne z dyspozycją art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (zw. dalej pbu) (Dz.U. z 2016 r. poz. 290 ze zm.), według którego obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli okresowej, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego: elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych). Kontrole w powyższym zakresie przeprowadzono w grudniu 2013 r. a następnie w marcu 2015 r.

 Książka obiektu budowlanego nie zawierała danych identyfikujących osobę, która wystawiła dokument podlegający wpisowi. Obowiązek zawarcia ww. informacji wynika z § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia MinistraInfrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (zw. dalej rozporządzeniem z dnia 3 lipca 2003 r.) (Dz.U. Nr 120, poz. 1134).

Ponadto stwierdzono uchybienia o mniejszej wadze polegające na:

• niezabezpieczeniu stron książki obiektu budowlanego w sposób chroniący przed ich usunięciem lub wymianą, co było niezgodne z dyspozycją § 4 ust. 1 rozporządzenia z dnia 3 lipca 2003 r.,
• niewskazaniu na stronie tytułowej książki obiektu budowlanego kolejnego numeru tomu książki, co było niezgodne z dyspozycją  § 4 ust. 2 rozporządzenia z dnia 3 lipca 2003 r. ,
• niewskazaniu w punkcie IV książki obiektu budowlanego – dane charakteryzujące obiekt, informacji o wyposażeniu budynku w instalację gazową.

W pozostałym zakresie ustalono, że jednostka, oprócz dwóch ww. brakówposiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycję art. 62 ust. 1 pkt 1-2 pbu

Książkaobiektu budowlanego była zgodna ze wzorem wskazanym w rozporządzeniuw sprawie książki. Fakt przeprowadzeniabadań i kontroli stanu technicznego budynku był odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było zgodne z § 5 pkt 4 rozporządzenia z dnia 3 lipca 2003 r., według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 pbu.

Do dnia zakończenia kontroli osoba upoważniona usunęła stwierdzone uchybienia w prowadzeniu książki obiektu budowlanego.

Jednostka podejmowała działania w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego obiektu budowlanego. Bursa wykonała zalecenia z kontroli stanu technicznego budynku m.in. w zakresie: zabezpieczenia odkrytych kabli elektrycznych w piwnicach, wykonania generalnego remontu dachu, wykonania usług wysokościowych polegających na zbijaniu tynków odpadających od elewacji i nadproży, zabezpieczenia balkonów o złym stanie technicznym, naprawie schodów cementowych od strony podwórka.

3. Zamówienia publiczne o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14. 000 euro (30.000 euro w odniesieniu do zamówień wszczętych po 16 kwietnia 2014 r.)

Kontroli poddano prawidłowość 2. z 21 (tj. 9,52%) przeprowadzonych w latach 2014 – 2015 postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których przedmiotem było zakup i montaż okien PCV w 2014 r. oraz zakup i dostawa pieczywa w 2015 r.

Kontrola nie wykazała uchybień ani nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru.

W wyniku kontroli ustalono, że postępowania w sprawie udzielenia zamówień publicznych zostały przeprowadzone zgodnie z zapisami rozdziału 5 załącznika Nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia z dnia 17 lipca 2013 r. (Zarządzenie nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem nr 165/14 z dnia 15 kwietnia 2014 r.)

W odniesieniu do wszystkich kontrolowanych zamówień przeprowadzono analizy rynku oraz sporządzano notatki służbowe, każdorazowo ustalano też wartość zamówienia z zastosowaniem aktualnego kursu euro. W umowie nr 5/2015 stwierdzono omyłkę pisarską polegającą na błędnym wskazaniu daty zawarcia umowy.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Bursy:

1. wynajmowanie lokali mieszkalnych według zasad wskazanych w uchwale Rady Miasta Szczecin nr XVIII/507/12 z dnia 23 kwietnia 2012 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz pomieszczeń tymczasowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian do przedmiotowej uchwały).
2. Podjęcie działań w celu wykonania przepisów uchwały Rady Miasta Szczecin Nr XXII/502/16 z dnia 6 września 2016 r., w tym aktualizacja punktacji oraz stawek czynszu dla lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin.
3. Niezawieranie ugód cywilnoprawnych w zakresie wysokości oraz sposób spłaty powstałego zadłużenia najemców z tytułu należności czynszowych.
4. Stosowanie w zakresie udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym przypadających Gminie Miasto Szczecin uchwały Rady Miasta Szczecin nr XIV/341/15 z dnia 12 grudnia 2015 r. (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych uchwała Rady Miasta Szczecin XXI/493/16 z dnia 5 lipca 2016 r.).
5. Aktualizację stawki za centralne ogrzewanie.
6. Stosowanie prawidłowych stawek za wywóz odpadów oraz wskaźnika średniego zużycia odpadów komunalnych.
7. W przypadku zmiany wysokości stawek opłat niezależnych od jednostki bezzwłoczne pisemne informowanie najemców lokali mieszkalnych o ich wysokościach, w szczególności za wodę, odprowadzanie ścieków i wywóz odpadów.
8. Rozwiązywanie umów najmu za porozumieniem stron w formie pisemnej.
9. Zawieranie umów najmu po uprzednim uzgodnieniu pod względem formalno-prawnym przez Radcę prawnego.
10. Zapewnia adekwatności zapisów umownych ze stanem rzeczywistym oraz przepisami prawa.
11. Dostosowanie zakresu obowiązków pracowników Bursy do faktycznie wykonywanych czynności.
12. Wystąpienie z pozwami o eksmisję przeciwko trzem uporczywym dłużnikom.
13. Wystąpienie z pozwem o zapłatę należności czynszowych i opłat przeciwko najemcy lokalu nr 1/17.
14. Naliczanie ustawowych odsetek od nieterminowych płatności za najem lokali mieszkalnych oraz wzywanie do ich zapłaty.
15. Ustalanie i ewidencjonowanie należności z tytułu najmu lokali mieszkalnych dla poszczególnych kontrahentów na koncie 201– „rozrachunki z odbiorcami”.
16. Dokonywanie okresowych kontroli stanu technicznego obiektu budowlanego w terminach wynikających z ustawy prawo budowlane.
17. Prowadzenie książki obiektu budowlanego w sposób odpowiadający przepisom prawa.