Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 09.06.2016 r. do dnia 21.07.2016 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin, zw. dalej WGKiOŚw zakresie likwidacji dzikich wysypisk wraz z oczyszczaniem terenów na obszarze Gminy Miasto Szczecin. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26.08.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola nie stwierdziła nieprawidłowości ani uchybieńw zakresie zawarcia oraz wykonania umowy w przedmiocie likwidacji dzikich wysypisk wraz z oczyszczaniem terenów na obszarze Gminy Miasto Szczecin, w szczególności:

• treść zawartej umowy była precyzyjna oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron,
• przedmiot umowy wykonywany był w sposób rzetelny i terminowy,
• terminowo przekazywano sprawozdania miesięczne oraz faktury za wykonanie przedmiotu zadania,
• sprawowano należytą kontrolę nad sposobem wykonania umowy.

1. Zawarcie umowy

Według § 8 ust. 3 pkt 5 Zarządzenia Nr 2/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 stycznia 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin do zadań WGKiOŚ należy m.in. podejmowanie działań w celu likwidacji dzikich wysypisk.

Likwidacja dzikich wysypisk wraz z oczyszczaniem terenów na obszarze Gminy Miasto Szczecin w 2015 r. wykonywana była w oparciu o umowę Nr WGKiOŚ 103/2015 (CRU/15/0001481) z dnia 16 kwietnia 2015 r. zawartą w następstwie udzielenia zamówienia publicznego nr 46209 – 2015 pn. „Likwidacja dzikich wysypisk wraz z oczyszczaniem terenów na obszarze Gminy Miasto Szczecin” przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. Termin wykonania umowy ustalono od dnia jej podpisania do dnia 31 grudnia 2015 r. Wynagrodzenie za wykonanie całości przedmiotu umowy ustalono na kwotę 175 916,00 zł brutto, stanowiące: sumę ceny za usługę odbioru, z punktów o scharakteryzowanych powierzchniach (wyrażonej iloczynem liczby punktów oraz ceny jednostkowej usługi odbioru z jednego punktu) oraz ceny za usługę zagospodarowania odpadów (wyrażonej iloczynem masy odebranych odpadów oraz ceny jednostkowej zagospodarowanie 1Mg odpadów).

Kontrola nie wykazała uchybień ani nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru.

Umowa została zawarta niezwłocznie po otrzymaniu przez Wykonawcę zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z art. 94 ust. 2 pkt 3 lit. a ustawy Prawo zamówień publicznych (zw. dalej pzp), według którego Zamawiający może zawrzeć umowę przed upływem terminów wskazanych w art. 94 ust. 1 pzp, jeżeli nie odrzucono żadnej oferty oraz nie wykluczono żadnego wykonawcy.

Zawarcie przedmiotowej umowy nastąpiło zgodnie z procedurą zawierania umów wskazaną w § 27 ust. 2 Załącznika nr 2 do Zarządzenia nr 41/15 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej Zarządzeniem nr 41/15) m.in.:  umowa została przekazana do radcy prawnego w celu dokonania kontroli formalno prawnej oraz Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin w celu uzyskania kontrasygnaty skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej.

Treść zawartej umowy była precyzyjna i wewnętrznie spójna, w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron, ponadto zabezpieczała interesy majątkowe Gminy Miasto Szczecin poprzez zastosowanie wynagrodzenia za faktyczną masę odebranych odpadów i ilość odbiorów odpadów z punktów o scharakteryzowanych powierzchniach oraz poprzez zastosowanie kar umownych. Do umowy załączono wszystkie wymagane załączniki.

2. Wykonanie umowy

Przedmiot umowy obejmował świadczenie usług polegających na czynnościach związanych z usunięciem ze wskazanego przez Zamawiającego miejsca odpadów komunalnych, gruzu i odpadów poremontowych, odpadów wielkogabarytowych, odpadów zielonych, odpadów stanowiących pozostałości po sprzęcie elektrycznym i elektronicznym, odpadów stanowiących pozostałości po pojazdach samochodowych, opony i innych nieczystości oraz wywozu odpadów do zagospodarowania zgodnie z hierarchią postępowania z odpadami, a także czynnościach związanych z uporządkowaniem terenu, z którego usunięto zanieczyszczenia i odpady oraz w przypadku zaistnienia konieczności, wyrównania terenu oraz jego zabezpieczenia i oznakowania. Wykonanie przedmiotu umowy odbywało się głównie z wykorzystaniem systemu informatycznego ALERT MIEJSKI. Zamawiający pozyskiwał informację o lokalizacji dzikich wysypisk zarówno za pośrednictwem systemu powiadomień ALERT MIEJSKI, jak i telefonicznie, pocztą elektroniczną, pracą własną Zamawiającego w terenie.Łączny rzeczywisty koszt wykonania zadania w okresie od dnia 16 kwietnia 2015 r. do dnia 31 grudnia 2015 r. wyniósł 131.175,30 zł.

Kontroli poddano prawidłowość wykonywania obowiązków nałożonych na Wykonawcę, w tym rzetelność oraz terminowość sporządzania sprawozdań miesięcznych. Kontroli poddano również sposób sprawowania nadzoru nad wykonaniem przedmiotu umowy przez Zamawiającego, w tym terminowego regulowania płatności.

Kontrolą objętorównież prawidłowość realizacji 12. z 208 (tj. 5,77%) losowo wybranych alertów zawierających wskazanie miejsc nieprzeznaczonych do składowania odpadów zgłoszonych Wykonawcy w zakresie zgodności z umową, w tym terminowości wykonania poszczególnych alertów – zgłoszeń (liczba spraw poddanych kontroli ustalona została statystyczną metodą doboru próby).

Kontrola nie wykazała uchybień ani nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru.

W toku kontroli ustalono, że Wykonawca w pełni wywiązał się z obowiązków wykazanych w umowie, w tym m. in.: dokumentował wykonanie prac w formie zdjęć cyfrowych i zamieszczał je w systemie informatycznym ALERT MIEJSKI wraz z informacją o ilości i rodzaju usuniętych odpadów, posiadał oraz przedłożył Zamawiającemu polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, na kwotę nie niższą niż 200.000,00 zł ważną przez cały okres realizacji umowy.

Wszystkie sprawozdania miesięczne złożono na wzorach wynikających z umowy oraz Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, ponadto dołączone zostały do nich zestawienia alertów zrealizowanych w danym miesiącu wraz ze wskazaniem nr zgłoszenia, daty realizacji, miejsca odbioru odpadów, masy odpadów, miejsc ich przekazania do unieszkodliwienia, odzysku lub przetworzenia, nr kwitów wagowych.

W przypadku wszystkich poddanych kontroli alertów, Wykonawca w sposób terminowy i rzetelny usuwał odpady ze wskazanych przez Zamawiającego miejsc.

Rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy następowało na podstawie faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę. Każda faktura zwierała wskazanie łącznej masy odpadów odebranych i zagospodarowanych, ilości odbiorów odpadów w punktach, z podziałem na określone powierzchnie terenu, ceny jednostkowej za zagospodarowanie 1 Mg odpadów, ceny za jednorazowy odbiór odpadów w punktach, z podziałem na określone powierzchnie terenów. Każda faktura zawierała potwierdzenie dokonania sprawdzenia pod względem merytorycznym przez głównego specjalistę w WGKiOŚ oraz zatwierdzenie do zapłaty dokonane przez Dyrektora WGKiOŚ. Ponadto Zamawiający każdorazowo dokonywał weryfikacji sporządzonych sprawozdań miesięcznych, dokumentacji fotograficznej zamieszczonej przez Wykonawcę w systemie informatycznym ALERT MIEJSKI oraz dokonywał wyrywkowej kontroli wykonania przedmiotu umowy w terenie.

III. Uwagi i zalecenia

Zaleceń pokontrolnych nie wydano.