Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 24.03.2016 r. do dnia 19.04.2016 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Obsługi Interesantów Urzędu Miasta Szczecin, zw. dalej BOIw przedmiocie realizacji zadań w zakresie rejestracji pojazdów. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18.05.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola nie stwierdziła nieprawidłowości ani uchybień w realizacjizapisów ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. prawo o ruchu drogowym, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 kodeks postępowania administracyjnego oraz aktów wykonawczych, w szczególności:

• decyzje administracyjne w przedmiocie rejestracji pojazdów wydawane były po przedstawieniu przez wnioskodawcę kompletu wymaganych dokumentów,
• decyzje wydawane były przez osoby posiadające stosowane, aktualne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin,
• pobierane były we właściwych wysokościach należne opłaty,
• stosowano odpowiednie wzory wniosków oraz decyzji,
• postępowania były prowadzone terminowo,
• dokumentacja prowadzona była zarówno w formie elektronicznej jaki i papierowych indywidualnych teczek, w sposób uporządkowany, zapewniający trwałość prowadzonych akt.

Według § 31 ust. 1 pkt 5 Załącznika do Zarządzenia Nr 417/15 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 listopada 2015 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin do zadań BOI należała m.in. rejestracja pojazdów.

Kontrolą objęto wydawanie w 2015 r., zgodnie z procedurami BOI, decyzji o stałej i czasowej rejestracji pojazdów (tj. rozpatrywanie wniosków o rejestrację pojazdu złożonych w 2015 r.).

Rejestrację pojazdów odbywała się w oparciu o rządowy system informatyczny. Liczbę wniosków dotyczących rejestracji pojazdu złożonych w okresie od dnia 01.01.2015 r. do dnia 31.12.2015 r. ustalono na podstawie danych pochodzących z ewidencji POJAZD, będącego częścią Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców.

Kontroli poddano 95. z 25.261 (tj. 0,38%) losowo wybranych spraw ujawnionych w 2015 r. (liczba spraw poddanych kontroli ustalona została statystyczną metodą doboru próby), w tym:

• 62 sprawy dotyczące rejestracji pojazdu według procedury: BOI– LXII (rejestracja pojazdu po zmianie właściciela w kraju),
• 29 spraw dotyczących rejestracji pojazdu według procedury: BOI– LXI (rejestracja pojazdu sprowadzonego z zagranicy),
• 2 sprawy dotyczące rejestracji pojazdu według procedury: BOI– LXIX (rejestracja pojazdu po zmianie adresu miejsca zamieszkania na teren innego starostwa),
• 2 sprawy dotyczące rejestracji pojazdu według procedury: BOI– LVIII (rejestracja czasowa pojazdu na wniosek).

Sprawy ewidencjonowane i archiwizowane były na podstawie nadanych numerów rejestracyjnych pojazdów.

Kontroli poddano także 1 z 12  (tj. 8,33%) spraw w zakresie wydania decyzji o odmowie rejestracji pojazdu.

Kontrola nie wykazała uchybień ani nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru.

We wszystkich objętych kontrolą przypadkachdokonywano rejestracji pojazdów z zachowaniem warunków określonych w Instrukcji w sprawie rejestracji pojazdów stanowiącej Załącznik Nr 1 do rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 27 września 2003 r. w sprawie szczegółowych czynności organów związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczegółowych czynności) m.in. wszystkie akta zawierały prawidłowo wypełnione i podpisane wnioski o rejestrację pojazdu oraz wymagane dokumenty przedstawione do rejestracji właściwie uwierzytelnione.

Za wydanie odpowiednio: dowodu rejestracyjnego, pozwolenia czasowego, zalegalizowanych tablic rejestracyjnych, nalepki kontrolnej oraz karty pojazdu  pobierano należne opłaty: administracyjną oraz ewidencyjną.

Stosowane wzory (wniosku o rejestrację pojazdu, decyzji o rejestracji pojazdu oraz Karty informacyjnej pojazdu) wynikały z rozporządzenia w sprawie szczegółowych czynności. Sporządzane były w sposób prawidłowy i kompletny. 

W przypadku nieodebrania w terminie decyzji o rejestracji pojazdu oraz dowodu rejestracyjnego wnioskodawca każdorazowo wzywany był pisemnie do ich odbioru. Numeracja decyzji była zgodna z obowiązującym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji  w sprawie  organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

II. Uwagi i zalecenia

Zaleceń pokontrolnych nie wydano.