Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 19.05.2016–10.06.2016 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 5 (zw. dalej PP 5) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2015 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 19.07.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

 W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2015 r. w PP - 5 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• nienaliczania odsetek od przeterminowanych wpłat z tytułu wynajmu pomieszczeń na cele edukacyjne,
• niewłaściwego ewidencjonowania operacji gotówkowych,
• nieterminowego regulowania zobowiązań,
• naliczenia dodatku stażowego w zaniżonej wysokości i zaniżenia wynagrodzenia za czas urlopu,
• niesporządzenia protokołu odbioru końcowego prac remontowych,
• dokonywania poprawek w księgach inwentarzowych w sposób niezgodny z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor.

     Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentacji dotyczącej osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
• realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
• rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
• dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
• sposobu prowadzenia akt osobowych,
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych,
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

  Wykonanie dochodów PP - 5 w 2015 r. wyniosło 91.040,94 zł, co stanowiło 174 % planowanej kwoty w wysokości 52.250,00 zł. Na dochody budżetowe składały się: wpływy z tytułu odpłatności za pobyt w przedszkolu (§0690 – 89.844,07 zł), odsetki (§0920 – 64,67 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 0970 – 1.132,20 zł). Kontroli poddano odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu - § 0690 we wrześniu 2015 r.

  W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 27 usługobiorcami świadczeń realizowanych przez przedszkole (27 umów zawartych z rodzicami/opiekunami dzieci) pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

  1.2. Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

  Wykonanie dochodów na wrd w PP - 5 w 2015 r. wyniosło 129.766,43 zł, co stanowiło 97.2% planowanej kwoty w wysokości 133.550,00 zł. Na dochody wrd składały się: dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750 – 3.342,50 zł), wpływy z usług (§ 0830 – 126.161,14 zł) i pozostałe odsetki (§ 0920 – 262,79 zł).

 Kontroli poddano dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750) oraz wpływy z usług (§ 0830), a także rozrachunki z najemcami za cały 2015 r. oraz rozrachunki z 27 usługobiorcami za wrzesień 2015 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

  W przypadku płatności wynikających z umów najmu sali edukacyjnej stwierdzono, że były one regulowane po terminie wskazanym w umowie (opóźnienia wyniosły od 1 do 89 dni), a główny księgowy nie naliczył za okres od stycznia do grudnia 2015 roku i nie obciążył najemców odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania płatności. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

  Za wystawianie not i nienaliczenie odsetek zgodnie z zakresem obowiązków ponosił odpowiedzialność ówczesny główny księgowy.

  Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

  Od odpłatności związanych z pobytem dzieci w przedszkolu i wyżywieniem, wniesionych po terminie główny księgowy naliczał na bieżąco ustawowe odsetki.

 2.  Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S, które sporządzone zostało według stanu na 31.12.2015 r., zostały wykazane należności w kwocie 169.948,55 zł, spowodowane przejęciem ze zlikwidowanego Przedszkola Publicznego Nr 47 wierzytelności ówczesnego głównego księgowego.

  W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 2.807,26 zł. W tym tytułem: płatności za dzieci w kwocie 2.067,55 zł wraz z odsetkami od należności niezapłaconych w terminie w kwocie 46,73 zł oraz z tytułu dostaw towarów i usług w łącznej kwocie 739,71 zł.

      W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 179.827,52 zł, w tym wymagalne na kwotę 171.969,37 zł i pozostałe 7.858,15 zł.

   Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

  Kwota 2.020,82 zł, tytułem należności (odpłatności za przedszkole), została uregulowana w pierwszym kwartale 2016 r. wraz z odsetkami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-34S.

  Kwota 739,71 zł z tytułu nadpłaconych dostaw towarów i usług została odzyskana w pierwszym kwartale 2016 r., poprzez potrącenie z bieżących płatności z tytułu dostaw towarów i usług.

 3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

  Kontroli poddano 24. dowody księgowe na kwotę 80.138,78 zł, co stanowiło 6,5 % wydatków jednostki na łączną kwotę 1.235.910,97 zł (środki budżetowe na kwotę 1.106.144,54 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 129.766,43 zł).

  Stwierdzono, że wszystkie umowy związane z poniesieniem wydatków nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Główny księgowy winien kontrasygnować umowę na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia jej w planie finansowym jednostki.

 Stwierdzono również nieprawidłowości w przypadku umowy numer 1/2015 z dnia 25.06.2015 r., zawartej na wykonanie prac remontowych. Dyrektor nie sporządził protokołu odbioru końcowego prac i tym samym nie wypełnił zapisów zawartych w § 6 pkt 1 umowy, według którego zamawiający wyznaczył termin odbioru końcowego przedmiotu umowy na dzień 12 lipca 2015 r., a odbiór końcowy winien zostać zakończony spisaniem protokołu. W związku z powyższym nie można stwierdzić czy prace, na które zawarto umowę zostały wykonane w terminie. Ponadto ww. umowa została zawarta na kwotę 16.166,00 zł, tj. wyższą o 844,00 zł od złożonej przez wykonawcę oferty, natomiast zapłaty dokonano w wysokości 15.322,00 zł, tj. zgodnej z ofertą. Powyższe niesie ze sobą ryzyko dochodzenia przez wykonawcę roszczeń finansowych w wysokości 844,00 zł.

  Wszystkie rachunki i faktury były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty. We wszystkich przypadkach przy poniesieniu wydatku powyżej 3000 złotych brutto, notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 314/13 z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 165/14), po uprzednim dokonaniu analizy rynku. Zawierały ponadto informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

 3.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 24 dowody księgowe na kwotę ogółem 80.138,78 zł, tj. 6,5 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 1.235.910,97zł.

Płatności na kwotę 7.320,00 zł uregulowana zostało po terminie zapłaty wskazanym w fakturze. Było to niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).

     Pozostałe 23 płatności uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach.

 3.3 Zobowiązania

      W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2015 r. jedynie w sprawozdaniu Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 64.598,04 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 56.384,18 zł, składki ZUS w kwocie 7.767,74 zł oraz zobowiązania z tytułu dostaw i usług 446,12 zł.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

  Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

 4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

  Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 23. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (21,7 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 178.361,52 zł, tj. 24,1 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 741.258,37 zł (zaewidencjonowanej w 2015 r. na § 4010 i § 4040).

   W wyniku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że główny księgowy zaniżył w 2. przypadkach wysokość wypłaty dodatku stażowego. W 2015 r. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku nauczyciela naliczano dodatek stażowy w wysokości zaniżonej o 1%, w związku z czym był on niższy o kwotę 279,21 zł. Przyczyną powyższego było błędne wprowadzenie danych dotyczących okresów zatrudnienia do systemu płacowego.

   W wyniku wprowadzenia do systemu płacowego danych dotyczących okresów zatrudnienia jedynie w latach, z pominięciem miesięcy i dni pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku głównego księgowego zaniżono wysokość dodatku stażowego o kwotę 53,48 zł.

  Stwierdzono również, że w przypadku 2. pracowników zatrudnionych na stanowiskach nauczycieli, główny księgowy dokonał nienależnie pomniejszenia wynagrodzenia za czas urlopu.

  Według wyjaśnień głównego księgowego przyczyną powyższego było błędne ustawienie parametrów w systemie płacowym.

  Za powyższe nieprawidłowości odpowiadał ówczesny główny księgowy, który zgodnie z zakresem obowiązków dokonywał wprowadzenia do systemu płacowego danych dotyczących okresów zatrudnienia oraz naliczenia wynagrodzenia.

  Akta osobowe pracowników prowadzone były z podziałem na trzy części, które obejmowały: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracyoraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt. Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy przechowywana była odrębnie, tj. poza aktami osobowymi.

  W pozostałych 2. przypadkach poddanych kontroli wynagrodzenia naliczone zostały przez głównego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

  We wszystkich przypadkach zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 5. Podatek dochodowy i składki ZUS

  Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 55.778,84 zł, według deklaracji PIT-4R za 2015 r.,
• składek ZUS na kwotę ogółem 201.142,13 zł, według deklaracji ZUS P DRA za dziewięć miesięcy 2015 r.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

  Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2015 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

  Deklaracje ZUS P DRA za 9 miesięcy 2015 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej z powyższych deklaracji.

 6. Sprawozdawczość

 Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r., na kwotę ogółem  91.040,94 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r., na kwotę ogółem 1.106.144,54 zł, (zobowiązania niewymagalne – 64.598,04 zł),

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 129.766,43 zł,

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2015 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2015 r. – należności na kwotę ogółem 179.827,52 zł (z tytułu dostaw towarów i usług oraz innych).

  Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

  W zakresie sprawozdania Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 1 zmianę do planu dochodów na kwotę ogółem 9.000,00 zł oraz 28 zmian do planu wydatków na kwotę ogółem 172.483,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

  Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 ust. 2  Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

  Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

  W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2015 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały  w sprawozdaniach Rb-28S.

 7. Inwentaryzacja

  W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2015 r.

  Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

  Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2015 r.

  Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natury, sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury, protokoły: z kasy, z weryfikacji i potwierdzenia kont oraz protokół rozliczeń inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych wraz z zestawieniami nadwyżek i niedoborów.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

   Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda banku, w którym PP - 5 posiadało rachunki bankowe.

      Na koniec 2015 r. wykonana została pełna inwentaryzacja. W wyniku spisu z natury ujawniono różnice inwentaryzacyjne, które zidentyfikowano i rozliczono.

 8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

  W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

     Operacje gotówkowe (w tym wpłaty i wypłaty) zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane oraz z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

W księgach inwentarzowych prowadzonych ręcznie, dokonywano poprawek w treści zapisów w sposób nieczytelny poprzez skreślania i zamazywania korektorem, powyższe nie było opatrzone datą dokonania poprawki, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

 Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał ówczesny główny księgowy.

  W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano w sposób trwały.

 9. Dokumentacja finansowo – księgowa

  W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia, instrukcje  i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 8a/14/15 z dnia 31 grudnia 2014 roku Dyrektora PP – 5 w Szczecinie w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości, instrukcji kasowej, instrukcji magazynowej, instrukcji inwentaryzacyjnej, instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych.
2. Załącznik nr 1 do ww. zarządzenia – Zasady rachunkowości zawierający: zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego, zakładowy plan kont, wykaz przyjętych uproszczeń, system przetwarzania danych, zasady przechowywania i ochrony danych księgowych.
3. Załącznik nr 2 do ww. zarządzenia - Zakładowa instrukcja kasowa.
4. Załącznik nr 3 do ww. zarządzenia - Instrukcja magazynowa.
5. Załącznik nr 4 do ww. zarządzenia - Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna.
6. Załącznik nr 5 do ww.  zarządzenia -  Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych.
7. Zarządzenie nr 11/2010/11 z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie organizacji kontroli zarządczej.
8. Zarządzenie nr 14/2015/2016 z dnia 29 marca 2016 w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro netto - Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych.
9. Regulamin organizacyjny PP – 5.
10. Regulamin w zakresie przetwarzania danych osobowych w PP – 5.

    Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

  W zasadach rachunkowości, zawarto jedynie nazwy użytkowanych w jednostce programów, nie określono natomiast numerów licencji, wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

  Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

  W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP - 5 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

 10. Inne obszary

  W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2015 r.

     W 2015 r. w PP - 5 przeprowadzono cztery kontrole zewnętrzne:

1. w dniach 05.03 – 09.03.2015 r. przeprowadzono kontrolę w zakresie warunków pracy;
2. w dniu 29.04.2015 r. przeprowadzono kontrolę sanitarną a zakresie bezpieczeństwa żywności oraz przestrzegania ustawy z dn. 09.11.1995 r. o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych;
3. w dniach 25.06 – 26.06.2015 r. przeprowadzono kontrolę w zakresie warunków pracy;
4. w dniu 17.09.2015 r. przeprowadzono kontrolę dot. wykonania decyzji administracyjnej.

      Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

      Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 22.06.2015 r., a za II półrocze 2015 r. – pismem z dnia 31.12.2015 r. We wszystkich ww. przypadkach dyrektor poinformował WKiAW o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Naliczanie i obciążanie najemców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności.
2. Każdorazowe potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
3. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z  uor.
4. Terminowe regulowanie zobowiązań.
5. Dokonywanie poprawek w księgach inwentarzowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor.
6. Uzupełnienie wykazu programów o numery licencji i wersji użytkowanego aktualnie  oprogramowania oraz daty ich wprowadzenia.
7. Przestrzeganie zapisów umownych w zakresie sporządzania protokołów odbioru końcowego.
8. Zawieranie umów na kwoty zgodne z ofertami złożonymi przez wykonawców.
9. Zweryfikowanie naliczenia i skorygowanie wypłaconych dodatków stażowych oraz wynagrodzenia za czas urlopu.