Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Nr kontroli:WKiAW

Gospodarka finansowa za rok 2015 ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wydatkowania dotacji podmiotowej oraz dotacji celowych, przekazanych z budżetu Miasta Szczecin w roku 2015.

Trafostacja Sztuki w Szczecinie, ul. Św. Ducha 4
Wyniki kontroli:INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 18.02. – 31.03.2016 r. i 25-26.04.2016 r. przeprowadził kontrolę w Trafostacji Sztuki w Szczecinie, ul. Św. Ducha 4, w zakresie gospodarki finansowej za rok 2015 ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wydatkowania dotacji podmiotowej oraz dotacji celowych, przekazanych z budżetu Miasta Szczecin w roku 2015.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22.06.2016 r., uwzględniającym postanowienia uchwały Komisji Odwoławczej Nr 2/2016 z dnia 7.06.2015 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarki finansowej Trafostacji Sztuki w 2015 r. ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wydatkowania dotacji podmiotowej oraz dotacji celowych stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia dotyczące:

  • nieterminowego regulowania zobowiązań,
  • niedostatecznego monitoringu wysokości zobowiązań w relacji do posiadanych środków finansowych,
  • rozliczenia zwrotu podatku VAT za wykup samochodu, sfinansowanego ze środków dotacji celowej,
  • kontroli dowodów księgowych w sposób niezgodny z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwaną dalej uor,
  • zaniechania naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego od wynagrodzeń,
  • nieterminowego przedkładania dysponentowi zmian planu finansowego,
  • błędów w deklaracji podatkowej PIT-4R za 2015 r. i deklaracji ZUS P DRA,
  • nieterminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS,
    • braków w aktach osobowych pracowników dot. zakresów obowiązków, zwolnień lekarskich,
    • błędu w naliczeniu dodatku stażowego,
    • braku polityki rachunkowości, instrukcji kasowej, zasad obiegu i kontroli dowodów księgowych.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

  • ewidencjonowania gotówkowych dowodów księgowych,
  • rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych,
  • bieżącego monitoringu należności,
  • dokumentowania realizacji umów zleceń,
  • terminowego realizowania płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych,
  • prowadzenia ksiąg inwentarzowych i kompletności dokumentacji dot. inwentaryzacji rocznej.

 Według rachunku zysków i strat sporządzonego na dzień 31.12.2015 r. i podpisanego w dniu 29.02.2016 r., Trafostacja osiągnęła zysk netto w wysokości 1.913,42 zł.

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2015 r. i podpisanego w dniu 25.02.2016 r., aktywa i pasywa Trafostacji wyniosły 711.480,03 zł, w tym aktywa krótkoterminowe były na poziomie 429.631,93 zł, a zobowiązania krótkoterminowe wyniosły 555.492,91 zł, co wskazuje na poziom płynności finansowej w granicach 0,77 (wskaźnik bieżącej płynności finansowej), świadcząc o braku zasobów finansowych do regulowania bieżących zobowiązań.

Kontroli nie była poddana działalność merytoryczna jednostki (Trafostacja zrealizowała w 2015 r. 16 wystaw). W ocenie kontroli realizacja programu wystawienniczego, przy jednoczesnych trudnościach związanych z pozyskaniem środków finansowych spoza budżetu Gminy miały wpływ na sytuację majątkowa i finansową jednostki. W celu poprawy wyniku finansowego Trafostacji i spłaty części bieżących zobowiązań, Zarządca jednostki, w grudniu 2015 r. udzielił Instytucji pożyczki pieniężnej w kwocie 96.000 zł oraz przekazał w formie darowizny 430 szt. katalogów z wystawy N.S. o łącznej wartości 360.412,15 zł (umowa darowizny z dnia 29.12.2015 r. i aneks nr 1 z dnia 29.12.2015 r. do ww. umowy darowizny).

 II. Oceny cząstkowe

1. Przychody i należności

Przychody wykazane w rachunku zysków i strat na dzień 31.12.2015 r. w kwocie ogółem 2.365.993,34 zł stanowiły: przychody netto ze sprzedaży produktów – 1.801.947,77 zł, przychody netto ze sprzedaży towarów i materiałów – 69.542,98 zł, pozostałe przychody operacyjne – 494.255,01 zł i przychody finansowe (odsetki) – 247,58 zł.

Kontroli poddano zmiany w wielkości przychodów Trafostacji, wykazanych w ww. sprawozdaniu finansowym.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym w dniu 25.01.2016 r., na dzień 31.12.2015 r. wykazano należności w wysokości łącznie 68.058,95zł, w tym: 5.561,25 zł z tytułu gotówki i depozytów, 13.553,55 zł należności wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług, 19.619,70 zł należności pozostałych z tytułu dostaw towarów i usług (łącznie z wymagalnymi) i 42.878 zł należności pozostałych z tytułów innych niż wymienione wyżej (zwrot podatku VAT należnego za IV kw. 2015 r. i nadpłata podatku PIT-4).

Do dnia 22.03.2016 r. nie odzyskano kwoty 3.987,10 zł. z ogólnej kwoty 13.553,55 złnależności wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług.

Pozostałe przychody operacyjne - konto 760 - zamknęło się saldem w wys. 494.255 zł. Na wysokość przychodów wpłynęły darowizny rzeczowe, m.in. przekazanie przez Zarządcę: 430 katalogów z wystawy N.S. na łączną kwotę 360.412,15 zł (420 katalogów o wartości jednostkowej 360,95 zł i 10 katalogów limitowanej edycji kolekcjonerskiej o wartości 20.881,32 zł za sztukę) i 5 projektorów na łączną kwotę 25.544,03 zł (odsprzedanych w kwocie 25.606,76 zł w dniu 24.06.2015 r. - F-a VAT nr 48/WYP/06/2015). Weryfikacja rynkowej wartości ww. katalogów nie była przedmiotem kontroli (do dnia zakończenia kontroli sprzedano 11 sztuk katalogów na łączną kwotę 4.169 zł). Nie sprzedano natomiast żadnego katalogu limitowanej edycji kolekcjonerskiej. Wg wyjaśnień Reprezentanta Zarządcy: „Na koniec 2015 r. wydrukowany był katalog i grafika. W chwili obecnej grafiki są u artysty N.S. W Berlinie produkowane są boxy, w których umieszczony zostanie katalog wraz z grafiką opatrzoną autografem artysty. Na koniec roku fizycznie przekazane zostały katalogi edycji kolekcjonerskiej o wartości uwzględniającej również grafikę. Fizycznie grafika pozostała u artysty (w celu wzbogacenia – złożenie podpisu), natomiast księgowo została uwzględniona. Własność grafiki została przeniesiona w grudniu na podstawie umowy. Trafostacja jest właścicielem prawnym tej grafiki od momentu zawarcia umowy. Nie można tej ceny rozdzielić osobno na wartość katalogu i grafiki. Po oprawieniu katalogów i grafik, zostaną one przekazane do sprzedaży.” - Ustalenia na podstawie dodatkowych czynności kontrolnych przeprowadzonych  dniu 2.06.2016 r.

Na potwierdzenie otrzymania ww. katalogów wystawione zostały 3 dowody wewnętrzne przyjęcia na stan magazynu (PZ) i 1 dowód OT(PZ nr 183/MAG/05/2015 – 27 szt. x 360,95 zł, PZ nr 225/MAG/06/2015 – 100 szt. x 360,95 zł, PZ nr 479/MAG/12/2015 – 293 szt. x 360,95 zł i 9 szt. x 20.881,35 zł, OT nr 2015/12/62 – 1 szt. x 20.881,35 zł.), zamiast protokołu zdawczo – odbiorczego, obowiązek sporządzenia którego wynikał z zapisu punktu 1.5 ww. umowy darowizny.

W wyniku zaewidencjonowania ww. darowizn, pozostałe przychody operacyjne w porównaniu z 2014 r. wzrosły dziesięciokrotnie, tj. o 445.104,58 zł, wpływając znacząco na poprawę wyniku finansowego Instytucji w 2015 r.

Do dnia 22.03.2016 r. z kwoty 13.553,55 zł należności wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług uregulowano 9.566,45 zł. Kwota 42.878 zł zmniejszyła się o przeksięgowaną nadpłatę z tytułu podatku PIT-4 w wys. 2000 zł.

WKiAW, poza wyżej wymienionymi, nie stwierdził nieprawidłowości w zakresie bieżącego monitoringu należności finansowych w Instytucji. W ocenie kontroli działanie, podnoszące wartość przychodów jednostki i bezsprzecznie wpływające na poprawę wyniku finansowego, a polegające na przyjęciu darowizny w postaci katalogów artysty N.S., miało nieznaczny wpływ na bieżące regulowanie zobowiązań. Uzależnione jest ono bowiem od tempa sprzedaży owych katalogów, a do dnia 24.03.2016 r. przychody z tego tytułu wyniosły zaledwie 4.169 zł brutto.    

 2. Koszty

2.1 Wykonanie kosztów

W toku kontroli poniesionych kosztów analizie poddano:

- 46 dowodów księgowych na kwotę 421.785,22 zł netto, co stanowiło 18,6% kosztów ogółem (pomniejszonych o koszty dotacji celowych) w wys. 2.262.523,46 zł,

- 15 umów, w tym 5 umów zleceń na usługi transportowe,

- 2 polecenia wyjazdu służbowego,

- dokumentację dot. eksploatacji samochodu służbowego za miesiąc listopad 2015 r.

Wg ewidencji kont zespołu 5 na dzień 22.02.2016 r., koszty największych imprez zorganizowanych w 2015 r. przez Trafostację kształtowały się następująco:

- wystawa N.S.– 140.522,33 zł (w tym m.in.: transport 34.553,94 zł, poligrafia i plakatowanie 12.229,68 zł, usługi techniczne (wynajem sprzętu) 17.664,54 zł, wynagrodzenia bezosobowe 22.472,78 zł),

- wystawa A.K.– 175.278,55 zł (w tym m.in.: zużycie materiałów 27.172,86 zł, reklama 30.775,82 zł, gastronomia 17.466,55 zł, usługi techniczne (wynajem sprzętu) 50.262,71 zł, pozostałe usługi obce (przygotowanie pomieszczeń do wystawy) 21.376 zł),

- wystawa G.R.– 368.467,80 zł (w tym m.in.: remonty 27.352,84 zł, reklama 17.152,62 zł, usługi artystyczne (wykonanie wystawy) 22.955,35 zł, hotele 9.333,02 zł, usługi techniczne (wynajem sprzętu) 103.609,26 zł, pozostałe usługi obce (przygotowanie wystawy, roboty budowlane, usługi fotograficzne) 63.571,37 zł), honoraria doangażowanych 12.410,94 zł, wynagrodzenia bezosobowe 55.048,65 zł.

W 26. przypadkach na łączną kwotę 290.149,58 zł, dowody księgowe zostały zapłacone po terminie. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 1225,15 zł.

W sprawie przyczyn nieterminowego regulowania zobowiązań, w dniu 17.03.2016 r. Reprezentant Zarządcy udzielił pisemnych wyjaśnień następującej treści: „Główną przyczyną nieterminowego regulowania zobowiązań było przekroczenie budżetu wystawy A.K. (…) Odroczenie płatności (…) było uzgodnione w formie ustnej z kontrahentami.”

Nie można uznać ww. wyjaśnień z uwagi, że to Zarządca, jako przedsiębiorca uczestniczący w profesjonalnym obrocie powinien zadbać o to, by ustne uzgodnienia z kontrahentem odnośnie przesunięcia terminu płatności, przybrały formę pisemnej umowy, któraby stanowiła dowód umożliwiający podjęcie skutecznej obrony w procesie o zapłatę odsetek – za wyrokiem z dnia 24.07.2013 r. (Sygn. akt IX Ga 209/13).

Począwszy od miesiąca kwietnia 2015 r. dowody księgowe przestały być dekretowane. Dekretacji w 2015 r. nie podlegały również raporty kasowe i wyciągi bankowe. Wyciągi bankowe ponadto nie zawierały potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej. Na ww. dokumentach nie był wskazany miesiąc, do którego zakwalifikowany został dany dowód księgowy, co naruszało art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.Wyciąg bankowy jest dowodem księgowym w myśl zapisu art. 20 ust. 1 i 2 uor,potwierdzającym dokonanie operacji na rachunku bankowym jednostki i podstawą do ewidencji na kontach 130, 131,132, 134, 135, 136. 

W miesiącach od stycznia do kwietnia 2015 r. dowody księgowe nie były zatwierdzane do wypłaty przez Zarządcę i głównego księgowego.

W 2. przypadkach (umowanajmu sprzętu na potrzeby wystawy G.R. nr 06/05/15 zdnia11.06.2015 r., umowanajmu sprzętu na potrzeby wystawy A.K. nr 07/11/15 zdnia27.11.2015 r.), umowy nie były podpisane przez wykonawcę.

W toku kontroli kosztów związanych z podróżami służbowymi stwierdzono, że obie delegacje nie posiadały dat wystawienia i nie były zadekretowane.

W jednym przypadku delegacja nie została poddana kontroli merytorycznej oraz formalno – rachunkowej, kwota rozliczenia nie została również zatwierdzona do wypłaty przez głównego księgowego i Reprezentanta Zarządcy. W drugim przypadku delegacja nie została opatrzona datami: zgody na wyjazd i kontroli merytorycznej.

Na koncie 406 – podróże służbowe, zaewidencjonowany zostałzakup biletów dla asystenta G.R. w kwocie 1.840,39 zł. W ocenie kontroli na koncie 406 powinny być księgowane wyjazdy służbowe pracowników Trafostacji.

Osobami odpowiedzialnymi w Trafostacji za realizację kosztów oraz prowadzenie ewidencji były główne księgowe.

W miesiącach: styczniu, lutym i marcu 2015 r., dekretacja (wskazanie kont) dowodów księgowych dokonywana była za pomocą wydruku księgowego, zbiorczo, dla wszystkich zaewidencjonowanych dokumentów.

Raporty kasowe (RK) były rejestrem wyłącznie operacji KP i KW wystawionych w ciągu danego miesiąca. Wszystkie dowody KP i KW stanowiły załączniki do RK.

Kasa zasilana była m.in. wypłatami gotówki z bankomatu i utargami z kasy Kawiarnia Dół. W przypadku zasileń kasy gotówką z bankomatu do dowodu KP dołączane było potwierdzenie drukowane przez bankomat.

Dowody księgowe gotówkowe ujmowane były w ewidencji pod faktyczną datą wystąpienia operacji gospodarczej.

Dokumentacja związana z użytkowaniem samochodu służbowego prowadzona była zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Reprezentanta Zarządcy w sprawie Instrukcji Gospodarki Transportowej(Zarządzenie nr 1/2013 z dnia 21.08.2013 r.).

Rozliczenie delegacji było zgodne z rozporządzeniem MPiPS z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz.167). 

WKiAW negatywnie ocenił realizację kosztów w 2015 r. pod względem zachowania zasad gospodarowania środkami publicznymi, określonymi w art. 44 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.),zwanej dalej uofp.

 2.2. Zobowiązania

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z sporządzonym w dniu 25.01.2016 r., na dzień 31.12.2015 r. wykazano zobowiązania w wysokości łącznie 214.124,43 zł, w tym: 116.511,23 zł z tytułu krótkoterminowych kredytów i pożyczek, i 97.613,20 zł zobowiązań wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług. Na kwotę 116.511,23 zł z tytułu krótkoterminowych kredytów i pożyczek złożyła się m.in. pożyczka w wys. 96.000 zł udzielona Trafostacji przez Zarządcę i kwota 20.511,23 zł stanowiąca saldo konta 134-03 – karta kredytowa Reprezentanta Zarządcy.

Analogiczna struktura zobowiązań została wykazana w rocznym sprawozdaniu uzupełniającym o stanie zobowiązań Rb-UZ sporządzonym w dniu 25.01.2016 r.

Wg zestawienia zobowiązań niewymagalnych na dzień 31.12.2015 r., sporządzonego na potrzeby kontroli, zidentyfikowano zobowiązania na łączną kwotę 196.545,42 zł.

Wg zestawienia zobowiązań z tytułu dostaw i usług na dzień 31.12.2015 r., przygotowanego na potrzeby badania ksiąg przez biegłego rewidenta, na dzień 18.03.2016 r. wykazano zobowiązania ogółem w kwocie 332.603,56 zł.

Na dzień zakończenia kontroli sprawozdania finansowe jednostki nie były jeszcze zbadane przez biegłego rewidenta.

Do dnia 18.03.2016 r. z kwoty 97.613,20 zł zobowiązań wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług nie zapłacono 14.565,55 zł, z zobowiązań niewymagalnych do zapłaty pozostało natomiast 59.948,66 zł.

Wg zestawienia zobowiązań z tytułu dostaw i usług na dzień 31.12.2015 r., przygotowanego na potrzeby badania ksiąg przez biegłego rewidenta, na dzień 18.03.2016 r. pozostała do zapłaty kwota 69.040,98 zł (z kwoty 332.603,56 zł).

Powyższym Zarządca naruszył obowiązek wynikający z § 6 ust. 1 pkt 4 umowy Nr WK/CC/U/104/2012 z dnia 29.10.2012 r. o zarządzanie instytucją kultury pod nazwą „Trafostacja Sztuki” w Szczecinie, zwanej dalej umową o zarządzanie, wg którego do zakresu obowiązków Zarządcy należy m.in. zapewnienie terminowego regulowania wszystkich zobowiązań przez Trafostację, w szczególności zobowiązań o charakterze publicznoprawnym, w tym podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Dane ujęte w ww. sprawozdaniach i zestawieniach są różne w zależności od daty ich sporządzenia. W trakcie kontroli stan zobowiązań się zmieniał. W ewidencji zostały ujęte dokumenty wystawione w styczniu 2016 r. dotyczące zjawisk gospodarczych, mających miejsce w 2015 r. Zmiany ewidencji spowodowane były weryfikacją zapisów i przygotowaniami do badania ksiąg przez biegłego rewidenta. Na dzień 18.03.2016 r. księgi za rok 2015 r. były jeszcze otwarte.

W związku z brakiem środków finansowych oraz koniecznością uregulowania zobowiązań wynikających z tytułu dostaw i usług, Trafostacja reprezentowana przez Zarządcęzaciągnęła zobowiązanie w spółce Zarządcy,również reprezentowanej przez niego, na kwotę 100.000 zł, tytułem umowy pożyczki na wsparcie celów statutowych Instytucji Kultury(Umowa z dnia 29.12.2015 r.). De facto na rachunek bankowy Trafostacji wpłynęła kwota 96.000 zł mimo, że wg zapisu § 2 i § 3 ww. umowy, spółka zobowiązała się przenieść na własność Trafostacji przedmiot pożyczki w wys. 100.000 zł za pomocą przelewu bankowego, w okresie od listopada do grudnia 2015 r.

Do dnia 18.03.2016 r. zidentyfikowano i zapłacono nowe zobowiązania na łączną kwotę 43.973,77 zł - dokumenty wystawione w styczniu 2016 r., dotyczące zjawisk gospodarczych, mających miejsce w 2015 r. i zaksięgowanych w koszty grudnia 2015 r.

WKiAW negatywnie ocenił systematyczny wzrost zobowiązań w trakcie 2015 r. przy jednoczesnym braku w Trafostacji środków finansowych na ich pokrycie. Pożyczka udzielona Trafostacji na uregulowanie niezbędnych zobowiązań, sama stanowiła zobowiązanie Instytucji.

 3. Dotacje celowe

3.1 Dotacja celowa na doposażenie Trafostacji Sztuki

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 120.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/JP/U/25/2015 z dnia 2.04.2015 r. oraz aneksów: Nr 1z dnia 20.04.2015 r., Nr 2 z dnia 16.10.2015 r. i Nr 3 z dnia 19.11.2015 r.

Dotacja została przeznaczona na:

  1. zakup systemu oświetlenia ekspozycji i wyświetlania prac audiowizualnych (specjalistyczne reflektory typu spot, projektory, monitory i telewizor) – w kwocie łącznej 59.100 zł,
  2. zakup systemu ekspozycyjnego i tkaniny do montażu obrazów wraz z usługą krawiecka i akcesoriami oraz montaż ww. systemu ekspozycyjnego – w łącznej kwocie 60.900 zł.

Kontroli poddano 5 dowodów księgowych na kwotę 93.832,27 zł brutto, co stanowiło 92,2% wydatków ze środków dotacji.

W 3. przypadkach dowody księgowezostały zapłacone po terminie. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 255,34 zł.

Żaden ze  skontrolowanych dowodów księgowych nie został zadekretowany.Dowody nie posiadały wskazania miesiąca ujęcia w księgach oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Osobami odpowiedzialnymi w Trafostacji za prowadzenie ksiąg rachunkowych były główne księgowe.

Rozliczenie dotacji zawierało:

- sprawozdanie rzeczowe, z informacją o wykorzystaniu dotacji w 85%, tj. w kwocie 101.752,54 zł. Wartość niewykorzystanej dotacji wyniosła 18.247,46 zł (zwrot nastąpił w dniu 18.01.2016 r. wraz z odsetkami w wys. 12 zł),

-  sprawozdanie finansowe, z wymienionymi fakturami sfinansowanymi ze środków dotacji. Wg sprawozdania łącznie wydatkowano kwotę 101.752,54 zł (w tym VAT 18.897,98 zł). Wydatki zostały sfinansowane w kwotach brutto. Główny ksiegowy nie odliczył podatku VAT.

Dotacja na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Doposażenie Trafostacji Sztuki w Szczecinie” została wykorzystana prawidłowo, na cel ustalony w umowie i zgodnie z zapisanymi w niej warunkami.

 3.2 Dotacja celowa na wykup samochodu

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 20.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/CC/U/100/2015 z dnia 16.11.2015 r.

Dotacja została przeznaczona na wykup samochodu po zakończeniu umowy leasingowej.

W sprawozdaniu finansowym z rozliczenia dotacji, wymieniona została faktura VATna kwotę 24.600 zł brutto (20.000 zł netto), ze wskazaniem, że z dotacji pokryta została wartość zakupu w wys. 20.000 zł. Wg ww. sprawozdania, z dotacji nie został pokryty podatek VAT i nie zostanie on zwrócony Organizatorowi, mimo że Trafostacja zamierzała rozliczyć z Urzędem Skarbowym całą kwotę podatku VAT należnego, tj. 4.600 zł. W ocenie kontroli, w sytuacji gdy Instytucja występuje o zwrot podatku, Organizatorowi powinien zostać zwrócony podatek VAT w wielkości proporcjonalnej do kwoty udzielonej dotacji. Wynika to z faktu, że dotacja przyznana została w kwocie brutto, jak również z zapisu § 11 ust. 1 ww. umowy, wg którego ewentualne przychody osiągnięte w wyniku realizacji zadania, w tym zwrot podatku VAT za usługi lub dostawy opłacone ze środków dotacji celowej, Instytucja zobowiązana jest do zwrotu równowartości otrzymanych lub rozliczonych w deklaracji VAT środków finansowych na rachunek bankowy Organizatora w terminie nie później, niż miesiąc od daty wpływu przychodu do Instytucji.

Rozliczenie dotacji zawierało ponadto kartę zadania inwestycyjnego stanowiącą sprawozdanie rzeczowe, z informacją o wykorzystaniu dotacji w 100% i w terminie określonym w umowieo dotację.

Dotacja została wykorzystana prawidłowo, na cel ustalony w umowie i zgodnie z warunkami w niej zapisanymi, z wyjątkiem części dotyczącej kwoty podatku VAT przysługującej Organizatorowi.

 4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto akta osobowe i prawidłowość naliczania wynagrodzeń 5. z 9. pracowników Trafostacji (w tym dwóch głównych księgowych), na kwotę netto ogółem 157.090,39 zł, tj. 37% wynagrodzeń osobowych wynoszących 423.120 zł.

Kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych poddano wybrane zwolnienia lekarskie 3 pracowników Trafostacji.

Kontrolą objęto umowy zlecenia i dokumentację dotyczącą ich realizacji za okres: styczeń 2015 r. i IV kwartał 2015 r. oraz wszystkie umowy zlecenie zrealizowane z pracownikiem nr 5 w 2015 r. Przebadano kwotę netto ogółem 88.495,26 zł, tj. 25% wynagrodzeń bezosobowych wynoszących 350.081 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że w aktach osobowych dwóch pracowników nie było zakresów obowiązków. Nie można przyjąć wyjaśnień ReprezentantaZarządcy z dnia 22.03.2016 r., że: „Zakres obowiązków był określony ustnie po podpisaniu umów w związku z dopuszczeniem do pracy. Ogólne przepisy prawa pracy nie zawierają obowiązku sporządzania dla pracownika zakresu jego czynności (…)”z uwagi na fakt, że wg § 4 ust 1 obowiązującego w Trafostacji regulaminu pracy, pracodawca ma obowiązek zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków (pisemnie), sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami. Powyższa konieczność wynika również z § 5 ust. 4 obowiązującego regulaminu kontroli zarządczej, wg którego każdemu pracownikowi przedstawia się na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie zakresu czynności jest potwierdzane przez pracownika jego podpisem.

Specjalista ds. promocji miał w 2015 r. błędnie naliczany dodatek stażowy, który w okresie I-IV 2015 r. wynosił 9%, w V 2015 r. 7% i od VI 2015 r. 8% podczas, gdy wg dokumentacji zawartej w aktach osobowych, pracownik powinien otrzymywać dodatek stażowy w wys. 8% w okresie I-VI 2015 r. i 9% od 1.07.2015 r. W wyniku powyższego błędu, pracownikowi w 2015 r., tytułem dodatku stażowego naliczono kwotę niższą o 154,32 zł.

W przypadku głównego księgowego, za czas przebywania na długotrwałym zwolnieniu lekarskim zasiłek chorobowy naliczał ZUS, natomiast w Trafostacji naliczany był i wypłacany dodatek stażowy. Nie było dokumentu potwierdzającego wysokość i składniki wynagrodzenia pracownika, jakie zostało  zgłoszone do ZUS w celu naliczenia zasiłku chorobowego.

W aktach osobowych głównego księgowego nie było ponadto zwolnień lekarskich za okres 31.03. – 13.04.2015 r., potwierdzających usprawiedliwioną nieobecność pracownika.

W toku analiz zwolnień lekarskich ustalono, że:

- w przypadku kierownika działu promocji, PR i pozyskiwania środków, za pobyt na zwolnieniu w okresie 21-25.09.2015 r., naliczone zostało wynagrodzenie chorobowe niższe o 80,52 zł,

- w przypadku specjalisty ds. promocji, przebywającego na zwolnieniu lekarskim w okresie 10-13.11.2915 r., naliczone zostało wynagrodzenie chorobowe wyższe o 32,39 zł, gdyż do naliczenia przyjęto dodatek stażowy, który zgodnie z § 10 ust. 4 obowiązującego regulaminu wynagradzania(Zarządzenie nr 16/2014 Reprezentanta Zarządcy Trafostacji z dnia 30.09.2014 r.), wypłaca się za wszystkie dni pracy oraz za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie lub zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

Obsługę kadrowo – płacową w 2015 r. prowadziłypodmioty zewnętrzne.

Akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

Dokumentacja dotycząca umów zleceń była kompletna pod kątem wystawionych rachunków i rozliczenia czasu pracy.

WKiAW, poza wyżej wymienionymi, nie stwierdził nieprawidłowości w zakresie prowadzenia spraw kadrowych i naliczania wynagrodzeń. 

 5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R i PIT-8AR za 2015 r. naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 65.707 zł, uregulowany w 2015 r. w wysokości 30.718 zł - w formie przelewów z rachunku bankowego Trafostacji i 36.015 zł - w formie rozliczenia ze zwrotu podatku VAT. Na dzień 31.12.2015 r. powstała nadpłata podatku dochodowego w wys. 1.026 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2015 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 258.485,18 zł. Zostały uregulowane w 2015 r. w wysokości 260.847,24 zł. Powstała nadpłata składek ZUS w wys. 2.362,06 zł.

W 2015 r. stwierdzono różnice między podatkiem dochodowym wykazanym w deklaracji PIT-4R a zapłaconym, w następujących miesiącach:

- w styczniu nadpłata w wys. 307 zł wynikająca z błędnie naliczonego podatku,

- w lutym nadpłata w wys. 2.208 zł wynikająca z błędnie przeksięgowanej kwoty podatku VAT na PIT,

- w marcu niedopłata w wys. 900 zł wynikająca z korekty podatku za 2014 i 2015 r. nieuwzględnionej w deklaracji,

- w kwietniu niedopłata w wys. 591 zł wynikająca z telefonicznego uzgodnienia z Urzędem Skarbowym rozliczenia nadpłaty za 2014 r., lecz braku pisemnego potwierdzenia tego faktu (i braku ujęcia tej kwoty w księgach rachunkowych),

 - w listopadzie nadpłata w wys. 4.002 zł wynikająca z przeksięgowania kwoty podatku VAT na PIT,

- w grudniu niedopłata w wys. 4.000 zł wynikająca z nadpłaty dokonanej w listopadzie 2015 r.

Za poszczególne miesiące 2015 r. główny księgowy Trafostacji nie korzystał z przysługującej prawem możliwości naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego od wynagrodzeń, a tym samym pomniejszania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego. Możliwość taka wynikała z § 1 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24.12.2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. Nr 240 poz. 2065), według którychpłatnikom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. Kwota należnego wynagrodzenia jest potrącana z kwoty podatków pobranych przez płatników. Biorąc pod uwagę powyższe oraz wyjaśnienia ReprezentantaZarządcy z dnia 17.03.2016 r., według których „Brak tego potrącenia w deklaracji PIT-4R spowodowany jest niewielką kwotą”, Reprezentant Zarządcy zaniechał uzyskania na rzecz przychodów Trafostacji kwoty 197 zł.

W przypadku deklaracji ZUS P DRA za miesiąc luty 2015 r. główny księgowy nie dokonał korekty Funduszu Pracy na kwotę 56,88 zł.

Składki ZUS za miesiące: II, IV, częściowo XI i XII 2015 r. zostały uregulowane po terminie, tj.

-  składki ZUS (społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy) za luty 2015 r. w kwocie 24.557,83 zł zapłacone zostały w dniu 17.03.2015 r. – 1 dzień po terminie,

- składki ZUS (społeczne i zdrowotne) za kwiecień 2015 r. w kwocie 22.884,77 zł zapłacone zostały w dniu 20.05.2015 r. – 5 dni po terminie,

- składki ZUS za listopad 2015 r. zostały zapłacone odpowiednio: społeczne w kwocie 12.665,57 zł w dniu 23.12.2015 r. – 8 dni po terminie, zdrowotne w kwocie 3.882,03 zł w dniu 17.12.2015 r. – 2 dni po terminie i w kwocie 17,85 zł w dniu 18.12.2015 r. – 3 dni po terminie,

-  składki ZUS (społeczne) za grudzień 2015 r. w kwocie 13.415,23 zł zapłacone zostały w dniu 18.01.2016 r. – 3 dni po terminie.

Tytułem odsetek za nieterminowe płatności w 2015 r. zapłacona została kwota 58 zł. Powyższe spowodowane było zmianami personalnymi na stanowisku głównego księgowego oraz na stanowisku kadrowym (kadry w 2015 r. prowadziły 4 różne podmioty).

Powyższym Zarządca naruszył obowiązek wynikający z § 6 ust. 1 pkt 4 umowy o zarządzanie, wg którego do zakresu obowiązków Zarządcy należy m.in. zapewnienie terminowego regulowania wszystkich zobowiązań przez Trafostację, w szczególności zobowiązań o charakterze publicznoprawnym, w tym podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Osobami odpowiedzialnymi w Trafostacji za prowadzenie ksiąg rachunkowych były główne księgowe. Obsługę kadrowo – płacową prowadziłypodmioty zewnętrzne.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2015 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2014 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1  ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.), z wyjątkiem przypadków opisanych w powyższym punkcie.

Plan wydatków z tytułu podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych nie został przekroczony.

WKiAW, poza wyżej wymienionymi, nie stwierdził nieprawidłowości w zakresie rozliczeń publiczno – prawnych.

 6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto:

- Sprawozdanie z wykonania budżetu za 2015 r., sporządzone w dniu 12.02.2016 r., wg którego m.in.:

  • przychody ogółem wyniosły 2.366.208 zł (w tym dotacja z budżetu Miasta na bieżącą działalność 1.585.431 zł),
  • koszty ogółem wyniosły 2.364.276 zł (w tym usługi obce 971.667 zł i wynagrodzenia 790.350 zł).

   Zysk netto wyniósł 1.932 zł.

- Rachunek zysków i strat na dzień 31.12.2015 r., sporządzony w dniu 29.02.2016 r., wg którego m.in.:

  • przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi wyniosły 1.871.490,75 zł (wzrost o 237.042,24 zł w porównaniu z 31.12.2014 r.),
  • koszty działalności operacyjnej wyniosły 2.352.534,17 zł (wzrost o 623.467,06 zł w porównaniu z 31.12.2014 r.),
  • pozostałe przychody operacyjne wyniosły 494.255,01 zł (wzrost o 455.104,58 zł),
  • pozostałe koszty operacyjne wyniosły 4.906,86 zł (wzrost o 4.408,93 zł).

   Zysk netto wyniósł 1.913,42 zł.

- Bilans na dzień 31.12.2015 r. – część B pasywów, sporządzony w dniu 25.02.2016 r., wg którego zobowiązania krótkoterminowe wyniosły 555.492,91 zł, w tym:

  • kredyty i pożyczki 116.511,23 zł,
  • zobowiązania z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności do 12 m-cy 332.603,56 zł,
  • zobowiązania z tytułu podatków, ubezpieczeń i in. świadczeń 39.824,13 zł,
  • z tytułu wynagrodzeń 45.069,09 zł
  • inne w wys. 21.484,90 zł.

Na dzień zakończenia kontroli oba ww. sprawozdania finansowe jednostki nie były jeszcze zbadane przez biegłego rewidenta.

Badaniem objęto ponadto:

  1. sprawozdanie kwartalne o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2015 r., w którym  wykazano zobowiązania w wysokości łącznie 214.124,43 zł, w tym: 116.511,23 zł z tytułu krótkoterminowych kredytów i pożyczek, i 97.613,20 zł zobowiązań wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług,
  2. roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań (Rb-UZ) na dzień 31.12.2015 r., w którym  wykazano ww. zobowiązania wg struktury walutowej, wg pierwotnego terminu zapadalności i wg pozostałego terminu zapadalności,
  3. sprawozdanie kwartalne o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2015 r., w którym  wykazano należności w wysokości łącznie 68.058,95zł, w tym: 5.561,25 zł z tytułu gotówki i depozytów, 13.553,55 zł należności wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług, 19.619,70 zł należności pozostałych z tytułu dostaw towarów i usług (łącznie z wymagalnymi) i 42.878 zł należności pozostałych z tytułów innych niż wymienione wyżej.

Plan przychodów ogółem na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 2.370.081 zł i zmalał w porównaniu z planem na dzień 1.01.2015 r. o 15.464 zł.

Plan kosztów ogółem na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 2.368.200 zł i zmalał w porównaniu z planem na dzień 1.01.2015 r. o 17.345 zł.

Plan finansowy w Trafostacji zmieniał się w 2015 r. trzykrotnie.

Dwukrotnie w 2015 r. zmiany planu finansowego przedkładane były do Wydziału Kultury po terminach wskazanych w pismach.

Pismem znak: WK-I.3021.43.2015.DC z dnia 12.03.15 r. Wydział Kultury poinformował Instytucję o przyznaniu środków na regulację wynagrodzeń w wys. 11.431 zł oraz wskazał termin przedłożenia zmiany planu finansowego do dnia 3.04.15 r. Plan został przesłany do Wydziału w dniu 15.06.2015 r.

Pismem znak: WK-I.3021.220.2015.DC z dnia 3.11.15 r. Wydział Kultury poinformował Instytucję o przyznaniu dotacji celowej w wys. 20.000 zł oraz wskazał termin przedłożenia zmiany planu finansowego do dnia 18.11.15 r. Plan został przesłany do Wydziału w dniu 10.02.2016 r.

Dane ujęte w ww. sprawozdaniach finansowych różnią się od danych zawartych w sprawozdaniu z wykonania budżetu. Zmiany ewidencji spowodowane były weryfikacją zapisów i przygotowaniami do badania ksiąg przez biegłego rewidenta. Na dzień 18.03.2016 r. księgi za rok 2015 r. były jeszcze otwarte.

WKiAW, poza wyżej wymienionymi, nie stwierdził nieprawidłowości w zakresie  procesu przedstawiania Organizatorowi planów finansowych oraz sporządzania przez Trafostację sprawozdań.

 7. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2015 r., w tym zestawienia zobowiązań i należności (weryfikacja sald kont 200 i 210), arkusze spisu z natury (zapas paliwa, materiałów, środków trwałych i wyposażenia), protokoły z inwentaryzacji gotówki w kasach (administracji, administracji EUR, Kawiarnia Dół, Kawiarnia Góra,Sejf),potwierdzenie sald rachunków bankowych, rozliczenie nadwyżek i niedoborów skompensowanych z inwentaryzacji towarów za XI i XII 2015 r., inwentaryzacja kont magazynowych (magazyn główny, magazyn wyposażenie i magazyn koszty) oraz protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji. Sprawdzono również zgodność ww. dokumentów z ewidencją księgową.

Według ewidencji, wartość środków trwałych w 2015 r. wzrosła o 107.132,27 zł. Przyjęto na stan 3 projektory multimedialne o łącznej wartości 19.520,10 zł, samochód o wartości 20.000 zł, telewizor o wartości 5.988,87 zł i system ekspozycyjny do montażu obrazów w kwocie 61.623,30 zł. Wartości niematerialne i prawne zwiększyły się o 37.747,13 zł. przyjęto na stan m.in. katalog N.S. o wartości 20.881,35 zł, znaki towarowe TRAFO w łącznej kwocie 15.366,78 zł i program Kadry i płace w kwocie 1.499 zł. Przyjęto na stan środki trwałe o niskiej wartości (podlegające umorzeniu w 100%) o wartości łącznie 76.935,18 zł (w tym przeniesiono BO konta dot. wyposażenia z 2014 r. w wys. 48.012,55 zł). Zlikwidowano majątek o wartości łącznie 3.311,65 zł. Środki trwałe i wyposażenie obce przyjęte do używania z UM zwiększyły się o  przeniesienie BO konta dot. wyposażenia z 2014 r. na kwotę 15.682.571,65 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości przebiegu procesu inwentaryzacji za 2015 r. Została ona przeprowadzona zgodnie z Zarządzeniem nr 5/2015 Reprezentanta Zarządcy z dnia 23.12.2015 r. w sprawie inwentaryzacji rocznej za 2015 r.

Na dzień 31.12.2015 r. ustalono stan ewidencyjny środków trwałych (268.600,46 zł), środków trwałych obcych (do używania z UM - 15.682.571,65 zł), wyposażenia (70.995,54 zł), wartości niematerialnych i prawnych (102.937,57 zł), towarów (364.718,47 zł) i materiałów (1.297,06 zł), łącznie na 16.491.120,75 zł. Był on zgodny ze stanem stwierdzonym wg spisu z natury. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych składników majątkowych wykazało brak nadwyżki i niedobory w wys. 3.139,03 zł, które wg komisji inwentaryzacyjnej powstały w trakcie funkcjonowania Instytucji i zostały zakwalifikowane jako niezawinione i spisane w ciężar strat nadzwyczajnych.

WKiAW pozytywnie ocenił przebieg procesu inwentaryzacji za 2015 r. pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości i dokumentacji sporządzonej w trakcie procesu inwentaryzacji.

 8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

  1. Instrukcja inwentaryzacji – wprowadzona zarządzeniem nr 1/2012 z dnia 27.12.2012 r.,
  2. Wytyczne rozliczania krajowych kosztów podróży służbowych – wprowadzone zarządzeniem nr 1/2013 z dnia 2.01.2013 r.,
  3. Instrukcja gospodarki transportowej – wprowadzona zarządzeniem nr 1/2013 z dnia 21.08.2013 r.,
  4. Regulamin zamówień publicznych i regulamin pracy Komisji Przetargowej – wprowadzone zarządzeniem nr 14/2014 z dnia 1.06.2014 r.,
  5. Regulamin kontroli zarządczej - wprowadzony zarządzeniem nr 20/2014 z dnia 30.12.2014 r.

     W 2015 r. nie funkcjonowała dokumentacja określająca zasady obiegu dowodów księgowych, instrukcja kasowa, ani dokumentacja opisana w art. 10 ust. 1 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera -  wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dokumentacja powinna zawierać ponadto opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Według art. 10 ust. 2 uor kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 uor.

Powyższym Zarządca naruszył obowiązek wynikający z § 6 ust. 1 pkt 10 umowy o zarządzanie, wg którego do zakresu obowiązków Zarządcy należy m.in. wydawanie w obowiązującym trybie regulaminów i zarządzeń.

Polityka rachunkowości oraz instrukcja kasowa zostały wprowadzone dopiero w dniu 31.12.2015 r. zarządzeniami nr 6/2015 i nr 7/2015, z  mocą obowiązującą od 1.01.2016 r.

Dostępna dokumentacja finansowo - księgowa zawierała potwierdzenie przyjęcia do stosowania przez upoważnionych pracowników.

W procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

WKiAW negatywnie ocenił realizację ustawy o rachunkowości pod kątem opracowania dokumentacji finansowo – księgowej jednostki.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił:

  1. Wypełniać obowiązki nałożone na zarządcę umową o zarządzanie.
  2. Terminowo regulować zobowiązania.
  3. Na bieżąco monitorować stan i poziom zobowiązań.
  4. Niezwłocznie skompletować katalogi N.S. limitowanej edycji kolekcjonerskiej i podjąć działania promocyjne w celu ich sprzedaży.
  5. Przestrzegać zapisów umownych w zakresie dokumentowania czynności zdawczo – odbiorczych.
  6. Dekretować wszystkie dokumenty księgowe, a stosowane rozwiązania ująć w procedurach.
  7. Każdorazowo zatwierdzać dowody księgowe do zapłaty.
  8. Na umowach egzekwować podpisy obu stron.
  9. Sprawdzać kompletność dat na rozliczanych delegacjach.
  10. Skorygować wartość pożyczki będącej przedmiotem umowy z dnia 29.12.2015 r.
  11. Sporządzić zakresy obowiązków wszystkim pracownikom Trafostacji.
  12. Zweryfikować naliczenie i skorygować wypłacane dodatki stażowe.
  13. Zweryfikować wynagrodzenie wypłacane głównemu księgowemu za czas długotrwałej choroby – informacja z ZUS oraz uzupełnić akta osobowe o brakujące zwolnienia lekarskie.
  14. Zweryfikować naliczenie i skorygować wypłacane wynagrodzenia chorobowe.
  15. Skorygować deklarację PIT-4R oraz uzgodnić ewidencję dot. podatku.
  16. Skorygować deklarację ZUS P DRA za miesiąc luty 2015 r.
  17. Skorygować rozliczenie dotacji na wykup samochodu o podatek VAT należny Organizatorowi.
  18. Terminowo przedkładać do Wydziału Kultury zmiany w planie finansowym.
  19. Sporządzić i wprowadzić do stosowania zasady obiegu dokumentów księgowych oraz zweryfikować dostępne procedury pod kątem ich zgodności ze stosowanymi rozwiązaniami.

Informacja o wytworzeniu danych   Poprzednie wersje danych