Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 01.12.2016 –12.01.2017 r. przeprowadził kontrolę w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Szczecinie przy ul. J.M. Hoene – Wrońskiego 1 (zw. dalej MBP) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2015 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 16.03.2017 r., uwzględniającym postanowienia uchwały Komisji Odwoławczej Nr 2/2017 z dnia 10.03.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2015 r.
w Miejskiej Bibliotece Publicznej stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• nieegzekwowania kar umownych z tytułu niewywiązania się kontrahenta z zapisów umownych,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych,
• przeprowadzania inwentaryzacji kas pomocniczych przez osoby niepowołane przez dyrektora zarządzeniem,
• niewłaściwego prowadzenia akt osobowych.

   Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentacji w zakresie osiąganych przychodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
• rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
• terminowości regulowania zobowiązań,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
• dokumentowania realizacji umów zleceń, umów o dzieło,
• dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
• prowadzenia ksiąg inwentarzowych i kompletności dokumentacji dot. inwentaryzacji rocznej,
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych i kontrolach zewnętrznych.

Według rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) sporządzonego na dzień 31.12.2015 r. i podpisanego w dniu 29.03.2016 r., MBP osiągnęła zysk netto w wysokości 15.105,22 zł. Zysk został osiągnięty głównie za sprawą wzrostu innych przychodów operacyjnych (o 182.292,13 zł w stosunku do roku 2014).

II. Oceny cząstkowe

1.  Przychody i należności

Przychody wykazane w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2015 r. wyniosły ogółem 6.793.629 zł, w tym: przychody własne – 367.940 zł, dotacja z budżetu Miasta na działalność bieżącą – 6.367.654 zł, środki finansowe otrzymane od Ministra Kultury – 57.524 zł oraz przychody finansowe – 511 zł.

Na przychody własne składały się:

- przychody z prowadzonej działalności statutowej – usługi biblioteczne – 2.400 zł;

- przychody z najmu pomieszczeń oraz miejsca pod automat z napojami – 7.014 zł;

- przychody własne obejmujące bieżące wpłaty z tytułu: kar za przetrzymywanie książek i inne opłaty ponoszone przez czytelników, odszkodowania, wpływy ze sprzedaży makulatury, zużytych tonerów i inne – 358.526 zł.

     Kontroli poddano przychody z tytułu: najmu i dzierżawy, świadczenia usług bibliotecznych oraz naliczanych czytelnikom kar z różnych tytułów,  pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

  W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym w dniu 11.02.2016 r. (po korekcie), na dzień 31.12.2015 r. wykazano należności w wysokości łącznie 324.943,32 zł, w tym: 255.436,63 zł z tytułu gotówki i depozytów, 36.551,22 zł pozostałych należności wymagalnych, 4.649,90 zł należności pozostałych z tytułu dostaw towarów i usług oraz 28.305,57 zł należności pozostałych z tytułów innych niż wymienione wyżej.

      W przypadku płatności naliczonych z tytułu świadczonych usług bibliotecznych, stwierdzono, że w 2. na 12 poddanych badaniu przypadków były regulowane po terminie wskazanym w umowie.Wg obowiązującej w 2015 r. umowy termin ten został określony na „do 25 – go dnia każdego miesiąca”. Opóźnienia w płatnościach wyniosły od 1 do 5 dni. Według art. 481 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny(Dz. U.  z  2016 r. poz.380), jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi oraz jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe.  Ww. przepis stanowi materialną podstawę prawną domagania się zapłaty przez dłużnika odsetek od nieterminowej płatności. Stwierdzono ponadto, że określenie, zarówno w zawartych umowach najmu(§ 4 umowy z dnia 28.04.2014 r. oraz § 5 ust. 1 umowy z dnia 28.01.2014 r.), jak i na rachunkach, termin płatności 7 dni od otrzymania / doręczenia rachunku, uniemożliwiało weryfikację terminowości wnoszonych przez kontrahentów opłat. Zapis ten byłby poprawny przy założeniu, że rachunki z tytułu świadczonych usług byłyby wysyłane przesyłką rejestrowaną, tj. listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem. Z kontrolowanej dokumentacji jednak oraz złożonych przez dyrektora MBP w dniu 12.01.2017 r. wyjaśnień wynika, że były one dostarczane za pośrednictwem poczty – listami zwykłymi.

    Za wystawianie not i nienaliczenie odsetek zgodnie z zakresem obowiązków ponosił odpowiedzialność ówczesny główny księgowy MBP.

W 2015 r. MBP osiągnęła ponadto przychody w kwocie 254.701,41 zł - zaksięgowane na koncie „wpłaty od czytelników”. Na powyższą kwotę składały się m.in. wpłaty czytelników naliczane na bieżąco w kwocie - 182.607,63 zł (kary, upomnienia, opłaty za zagubioną kartę, itp.).Opłaty naliczane były automatycznie przez system, potwierdzeniem wpłaty czytelników były wystawiane kwitariusze przychodowe, będące drukami ścisłego zarachowania. Wysokość naliczonych opłat była zgodna z obowiązującym Regulaminem  filii bibliotecznych MBP.

       Pozostałą kwotę przychodów stanowiły przychody zaksięgowane na kontach: „wpłaty od czytelników windykacja” w kwocie 39.614,02 zł oraz„spłaty rat harmonogramów zaksięgowane w bieżącym roku” w kwocie 32.479,76 zł.

    Dokumentacja dotycząca przychodów była poprawna i kompletna.Przychody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

2. Koszty

2.1 Wykonanie kosztów

    Kontroli poddano 62 dowody księgowe na kwotę ogółem 822.300,96 zł, tj. 12,0 % ogólnych kosztów jednostki na łączną 6.773.847,00 zł.

       Stwierdzono, że przy realizacji umowy z kontrahentem. na dostawę książek i dokumentów audiowizualnychpomimo wystąpienia okoliczności wskazujących na konieczność obciążenia dostawcy karą umowną dyrektor MBP nie dopełnił tego obowiązku. Było to niezgodne z zapisami ww. umowy, wg których wykonawca miał zapłacić zamawiającemu karę umowną za każdy dzień opóźnienia, za każdy reklamowany egzemplarz, który powinien być objęty fakturą korygującą w wysokości 10 zł – jeśli dostarczenie faktury nastąpiło do dnia 18.12.2015 r. włącznie i 100 złotych – jeśli dostarczenie faktury nastąpiło po 18.12.2015 r. Wg zestawienia dostarczonego kontrolerowi przez kierownika Działu gromadzenia zbiorów opóźnienia w dostarczeniu  9. faktur korygujących wyniosły od 2 do 21 dni, a nienaliczona z tego tytułu kara to kwota 2370 zł. Za powyższe ponosi odpowiedzialność kierownik Działu gromadzenia zbiorów.

     W wyniku kontroli ustalono, że wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia. Wyciąg bankowy jest dowodem księgowym w myśl zapisu art. 20 ust. 1 i 2 uor, potwierdzającym dokonanie operacji na rachunku bankowym jednostki i podstawą do ewidencji na kontach: 131, 134, 135.

     Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy Wszystkie rachunki i faktury były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty. Były zadekretowane w formie wydruku z systemu finansowo – księgowego, uzupełnionego dekretem ręcznym. Dowody księgowe gotówkowe ujmowane były w ewidencji pod faktyczną datą wystąpienia operacji gospodarczej.

2.2 Płatności

     W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 62 dowody księgowe na kwotę ogółem 822.300,96 zł, tj. 12,0 % ogólnych kosztów  jednostki na łączną 6.773.847,00 zł.

     Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

  Wszystkie płatności poddane kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach.

2.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, dot. zobowiązań jednostki, tj. kwartalnego Rb-Z i rocznego sprawozdania uzupełniającego o stanie zobowiązań Rb-UZ ustalono, że na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały zobowiązania w kwocie 19.130,60 zł z tytułu długoterminowych kredytów i pożyczek.

    W sprawozdaniu z wykonania budżetu za 2015 r. sporządzonego w dniu 12.02.2016 r. wykazane zostały zobowiązania ogółem w wys. 96.490,78 zł, wszystkie miały charakter niewymagalny.

     Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

 Zobowiązania niewymagalne z tytułu dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu z wykonania budżetu w sposób poprawny.

3. Dotacja inwestycyjna

 Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji inwestycyjnej w wys. 100.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy nr CRU 15/000086  z dnia 19.02.2015 r.

Dotacja została przeznaczona na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja obiektów MBP – filii nr 28 w Szczecinie przy placu Lotników 7”. Kontroli poddano 1 dowód księgowy na kwotę 132.948,24 zł brutto. Kwotę 100.000 zł pokryto z ww. dotacji, pozostała kwota została pokryta ze środków podstawowych MBP.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

 Rozliczenie dotacji zawierało:

-  sprawozdanie finansowe, wraz z „zestawieniem faktur/innych dokumentów księgowych dla zadania inwestycyjnego” oraz oświadczenia o nieosiągnięciu przychodów z tytułu: zwrotu podatku VAT i odsetek bankowych w wyniku realizacji zadania inwestycyjnego, kartę zadania inwestycyjnego, wg której na realizację zadania wykorzystano 100 % przyznanej dotacji;

- kartę zadania inwestycyjnego, wg której przewidziane do realizacji zadania środki zostały wykorzystane w 100%, przyznana dotacja została wykorzystana w całości do końca roku budżetowego.

4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

  Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 8. ze 109 pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy na 106,5 etatach (7,3 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 254.769,10 zł, tj. 7,2% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 3.528.581,72 zł.

   Kontrolą objęto umowy zlecenia i dokumentację dotyczącą ich realizacji za 2015 r. Przebadano kwotę 11.388,65 zł, tj. 100% wynagrodzeń bezosobowych.

      W aktach osobowych pracowników poddanych kontroli nie było pism potwierdzających przyznanie pracownikowi nagrody rocznej. W części C akt osobowych przechowywano dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy, tj. karty ewidencji czasu pracy i wnioski urlopowe, dokumenty związane z rejestracją pracownika w ZUS. Było to niezgodne z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr  62, poz. 286 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt, zgodnie z którym akta osobowe pracownika winny być prowadzone z podziałem na trzy części, w tym: część B powinna zawierać m.in. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Natomiast dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie.

    Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał kierownik działu kadr i płac.

   Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt.

    We wszystkich przypadkach poddanych kontroli wynagrodzenia naliczone zostały przez specjalistę ds. płac zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

    We wszystkich przypadkach zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

   Dokumentacja dotycząca umów zleceń była kompletna pod kątem wystawionych rachunków i rozliczenia czasu pracy.

5. Podatek dochodowy i składki ZUS

  Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 258.785,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2015 r.,
• składek ZUS na kwotę ogółem 1.306.660,88 zł, według deklaracji ZUS P DRA za dwanaście miesięcy 2015 r.

  Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

  Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2015 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

 Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej z powyższych deklaracji.

6. Sprawozdawczość

 Badaniem objęto:

- Sprawozdanie z wykonania budżetu za 2015 r., sporządzone w dniu 12.02.2016 r., wg którego m.in.:

• przychody ogółem wyniosły 6.793.629 zł (w tym dotacja z budżetu Miasta na bieżącą działalność 6.387.654 zł),
• koszty ogółem wyniosły 6.773.847 zł (w tym m.in.: usługi obce 1.067.595 zł, zużycie materiałów i energii 554.756 zł, wynagrodzenia 3.539.970 zł).

- Rachunek zysków i strat na dzień 31.12.2015 r., sporządzony w dniu 29.03.2016 r., wg którego m.in.:

• przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi wyniosły 6.370.054,00 zł (wzrost o 102.222,00 zł w porównaniu z 31.12.2014 r.),
• koszty działalności operacyjnej wyniosły 6.875.768,13 zł (wzrost o 304.316,16 zł w porównaniu z 31.12.2014 r.),
• pozostałe przychody operacyjne wyniosły 528.644,67 zł (wzrost o 216.752,99 zł),
• pozostałe koszty operacyjne wyniosły 6.548,12 zł (wzrost o 5.705 zł).

   Zysk netto wyniósł 15.105,22 zł.

- Bilans na dzień 31.12.2015 r. – część B pasywów, sporządzony w dniu 29.03.2016 r., wg którego zobowiązania krótkoterminowe wyniosły 1.067.256,40 zł, w tym:

• kredyty i pożyczki - 19.130,60 zł,
• zobowiązania z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności do 12 m-cy - 96.490,78 zł,

zobowiązania z tytułu podatków, ubezpieczeń i in. świadczeń 6.951 zł,

• inne w wys. 394,21 zł,
• fundusze specjalne (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych) w wys. 944.289,81 zł.

Oba ww. sprawozdania finansowe jednostki były zbadane przez biegłego rewidenta.

Badaniem objęto ponadto:

• sprawozdanie kwartalne o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2015 r., w którym wykazano zobowiązania w wysokości łącznie 19.130,60 zł z tytułu długoterminowych kredytów i pożyczek,
• roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań (Rb-UZ) na dzień 31.12.2015 r., w którym  wykazano ww. zobowiązania wg struktury walutowej, wg pierwotnego terminu zapadalności i wg pozostałego terminu zapadalności,
• sprawozdanie kwartalne o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2015 r. (po korekcie), w którym  wykazano należności w wysokości łącznie 324.943,32 zł, w tym: 255.436,63 zł z tytułu gotówki i depozytów, 36.551,22 zł pozostałych należności wymagalnych, 4.649,90 zł należności pozostałych z tytułu dostaw towarów i usług i 28.305,57 zł należności pozostałych z tytułów innych niż wymienione wyżej.

 Plan przychodów ogółem na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 6.726.785 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2015 r. o 313.785 zł.

 Plan kosztów ogółem na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 6.838.661 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2015 r. o 259.606 zł. Plan finansowy w MBP zmieniał się w 2015 r. ośmiokrotnie.

 Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

 W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2015 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym.

7. Inwentaryzacja

 W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2015 r.

  Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

  Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2015 r.

     Kontroli poddano protokoły z kasy głównej i kas pomocniczych oraz protokół z weryfikacji aktywów i pasywów w MBP na dzień 31.12.2015 r. sporządzony przez głównego księgowego, okresowe zestawienie stanów i obrotów kont księgi głównej za okres 01.01.2015 – 31.12.2015 r. wykonane wg dokumentów źródłowych, potwierdzenia sald.

     Skład komisji dokonującej inwentaryzacji w kasach pomocniczych różnił się od składu zespołu spisowego powołanego w dniu 22 grudnia 2015 r. zarządzeniem dyrektora nr 28/2015 w sprawie sporządzenia spisu z natury ustalającego stan gotówki w kasie oraz kasach pomocniczych do przeprowadzenia inwentaryzacji. Było to niezgodne z zapisami pkt 7 obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej, która wskazywała, że: „Inwentaryzację przeprowadza komisja inwentaryzacyjna na podstawie zarządzenia wydanego przez dyrektora MBP (…)”.

      Za powyższe zgodnie z obowiązującą instrukcją odpowiadał dyrektor MBP.

  Wartość środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda Banków, w którym MBP posiadało rachunki bankowe.

      Środki trwałe przyjmowane były na stan na podstawie dokumentu OT wystawionego na podstawie dokumentu źródłowego. Rozchody środków trwałych były udokumentowane protokołem oraz dowodami LT.

8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

 W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

   Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

   W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym m.in.: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

   Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

   Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

   Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano w sposób trwały.

9. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia, instrukcje  i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 60/2014 z dnia 15.12.2014 r. wprowadzające politykę rachunkowości z datą obowiązywania od 1.01.2014 r.
2. Zarządzenie nr 25/2012 z dnia 29.10.2012 r. – ws. wprowadzenia Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w MBP w Szczecinie
3. Zarządzenie nr 08/2010 z dnia 28.05.2010 r. – ws. regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz zamówień pod ustawowych w MBP. 
4. Zarządzenie nr 26/2015 z dnia 21.12.2015 r. – ws. regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz zamówień pod ustawowych w MBP.
5. Zarządzeniem nr 16/2012 z dnia 23.08.2012 r. została wprowadzona instrukcja kasowa z datą obowiązywania od 1.09.2012 r.
6. Zarządzenie nr 7/2005 z dnia 01.03.2005 r. – Instrukcja inwentaryzacji. 
7. Zarządzenie nr 27/2015 z dnia 16.12.2015 r. – Instrukcja inwentaryzacji.
8. Zarządzenie nr 20/2012 z dnia 18.10.2012 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego.   
9. Zarządzenie nr 58/2010 z dnia 16.12.2010 r. wprowadzające regulamin kontroli zarządczej MBP.

   Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

   Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

   Polityka rachunkowości zawierała informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w MBP procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2015 r.

     Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

     Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 07.07.2015 r. a za II półrocze 2015 r. – pismem z dnia 11.01.2016 r.

  W 2015 r. w MBP została przeprowadzona kontrola Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie realizacji przepisów dotyczących prawnej ochrony stosunku pracy w części dotyczącej uprawnień pracowniczych związanych z rodzicielstwem, o czym dyrektor jednostki niezwłocznie poinformował WKiAW UM.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. egzekwować kary umowne z tytułu niewywiązywania się kontrahentów z zapisów umownych,
2. korzystać z prawa naliczania kontrahentowi odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu świadczonych przez MBP usług bibliotecznych,
3. w zawieranych umowach wskazywać termin płatności poprzez określenie konkretnej daty,
4. potwierdzać przeprowadzenie kontrolina wyciągach bankowych,
5. prowadzić akta osobowe zgodnie z przepisami rozporządzeniem w sprawie akt, tj. dokumentację dot. ewidencji czasu pracy prowadzić odrębnie, a w aktach osobowych zamieszczać dokumenty związane z przyznanymi pracownikowi nagrodami;
6. przeprowadzać inwentaryzacje przez osoby powołane do tego zarządzeniem dyrektora w sprawie inwentaryzacji.