Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie luty – marzec 2016 r. przeprowadził w Biurze Geodety Miasta UM Szczecin (zw. dalej BGM lub Biurem Geodety) oraz W miejskim Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Szczecinie (zw. dalej MODGiK) w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedur wyboru wykonawców i zawierania umów na usługi geodezyjne i kartograficzne do kwoty 30 tys. EUR.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały (po uwzględnieniu postanowień uchwały Komisji Odwoławczej nr 2/16 z dnia 27.06.2016 r.) w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.07.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola - podjęta na skutek anonimowej skargi skierowanej pismem z dnia 05.01.2016 r. do Prezydenta Miasta Szczecin – w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedur wyboru wykonawców i zawierania umów na usługi geodezyjne i kartograficzne do kwoty 30 tys. EUR wykazała, że:

• BGM w dokumentacji - żadnego z 7 poddanych kontroli zamówień - nie posiadało potwierdzenia zaproszenia potencjalnych wykonawców do złożenia oferty w danym postępowaniu,
• BGM o możliwości zapoznania się z opisem przedmiotu zamówienia w swojej siedzibie informowało potencjalnych wykonawców wyłącznie telefonicznie,
• do analizy rynku – w przypadku wszystkich poddanych kontroli zamówień – wybierano każdorazowo tylko firmy z grupy 12 przedsiębiorstw, podczas gdy na szczecińskim rynku istnieje kilkadziesiąt podmiotów zajmujących się świadczeniem usług z zakresu geodezji i kartografii,
• w 1 przypadku zamawiający powołał na inspektora współpracującego przy realizacji umowy małżonka wykonawcy.

II.Oceny cząstkowe

1. Procedury wyboru wykonawców

Kontrolą objęto 7 postępowań dotyczących wyboru wykonawców usług  geodezyjnych i kartograficznych do kwoty 30 tys. EUR.  W wyniku siedmiu ww. postępowań BGM zawarło 66 umów na usługi geodezyjne i kartograficzne na łączna kwotę 64.780,40 zł.

Stwierdzone nieprawidłowości lub uchybienia    BGM w przypadku żadnego z 7 poddanych kontroli postępowań nie posiadało dokumentacji potwierdzającej sposób przeprowadzenia analizy rynku. W notatkach służbowych z udzielenia zamówienia wskazywano jedynie nazwy wykonawców, którzy zostali telefonicznie poinformowani o zamówieniu - bez określenia sposobu przekazania informacji. Nie załączano do ww. notatek dokumentacji potwierdzającej przekazanie informacji o zamówieniu.

Według § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień Publicznych (ze zm.) (zw. dalej zarządzeniem nr 314/13) zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. W toku kontroli ustalono, że przedsiębiorcy o możliwości wglądu w opis przedmiotu zamówienia w sekretariacie BGM informowani byli wyłącznie telefonicznie, a BGM nie posiadało żadnej dokumentacji potwierdzającej wgląd któregokolwiek z przedsiębiorców w opis przedmiotu zamówienia.

W ocenie kontroli, informowanie telefonicznie wykonawców o możliwości zapoznania się ich z opisem przedmiotu zamówienia wyłącznie w siedzibie BGM może ograniczać krąg potencjalnych wykonawców. Przekazywanie ww. informacji o zamówieniu za pośrednictwem innych środków komunikacji (np. poczty elektronicznej czy też faxu) pozwoliłoby na przesłanie – wraz z informacją o zamówieniu – opisu przedmiotu zamówienia. Taki sposób powiadamiania wykonawców pozwoliłby na prawidłowe udokumentowanie faktu przeprowadzenia analizy rynku, a także ograniczył czas niezbędny na przekazanie stosownych informacji. 

W latach 2014 – 2015 BGM zawarło łącznie 234 umowy na wykonanie różnego rodzaju prac geodezyjnych/kartograficznych z których kontroli poddano 33 umowy. Wśród ww. 33 umów 21 zostało zawartych z przedsiębiorcami którzy byli spokrewnieni lub spowinowaceni z pracownikami BGM lub MODGiK. Kontrola nie wykazała jednak bezpośredniej zależności w toku realizacji umowy pomiędzy którymkolwiek z przedsiębiorców a spokrewnionym/spowinowaconym z nim pracownikiem BGM lub MODGiK. Działanie takie powodowało natomiast możliwość powstania konfliktu interesów. Rada Ministrów w uchwale nr 37 z dnia 01.04.2014 r. w sprawie Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2014 - 2019 jako podstawowe mechanizmy korupcjogenne wskazała m. in.:

• konflikt interesów – gdy urzędnik podejmujący rozstrzygnięcie w określonej sferze spraw publicznych lub uczestniczący w przygotowaniu tego rozstrzygnięcia ma lub może mieć osobisty interes w sposobie załatwienia sprawy. Podkreślono tu także, że do konfliktu dochodzi nie tylko wtedy, gdy urzędnik w danej sprawie działa w osobistym interesie, ale także gdy istnieje choćby tylko teoretyczna możliwość, że interes ten przeważy nad troską o interes publiczny,
• brak jawności postępowania – możliwości korzystania z niektórych przywilejów lub dostęp do dóbr nie są w należyty sposób komunikowane podmiotom potencjalnie nimi zainteresowanym. Dane te są udostępniane jedynie wybranym podmiotom, które mają własne metody dotarcia do informacji.

Kontrola wykazała, że BGM - w przypadku poddanych kontroli zamówień – wybierało do analizy rynku tylko podmioty z grupy 12 każdorazowo powtarzających się firm. Wskazać należy, że na szczecińskim rynku istnieje kilkadziesiąt podmiotów zajmujących się świadczeniem usług z zakresu geodezji i kartografii.

W przypadku wszystkich 7 poddanych kontroli zamówień o wartości nie przekraczającej 30 tys. EUR Biuro sporządzało notatkę służbową zawierającą informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro co było zgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 zarządzenia 314/13.

Zamawiający każdorazowo ustalał szacunkową wartość zamówienia, przyjmując średni kurs złotego w stosunku do euro określony w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust 3. ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ).

WKiAW negatywnie ocenił działalność jednostki w powyższym zakresie. 

2. Zawieranie umów

W latach 2014 - 2015 Biuro Geodety Miasta zawarło łącznie 234 umowy na wykonanie różnego rodzaju prac geodezyjnych/kartograficznych (np. aktualizacja mapy zasadniczej, aktualizacja danych zawartych w ewidencji gruntów i budynków, wznowienia znaków granicznych, okazanie grani nieruchomości po zbyciu, rozgraniczenia nieruchomości itp.).

Kontrolą objęto 33 umowy na łączną kwotę 85.371,10 zł w tym:

• 17 umów na wykonanie aktualizacji danych ewidencyjnych dotyczących budynków (określenie liczby i zasięgu kondygnacji),
• 3 umowy na wykonanie aktualizacji danych ewidencyjnych dot. użytków gruntowych,
• 6 umów na wykonanie wznowienia i okazania znaków granicznych działek,
• 1 umowę na wykonanie dokumentacji do zmiany ostatecznej decyzji Prezydenta Miasta Szczecin,
• 1 umowę na sprawowanie nadzoru technicznego nad pracami geodezyjnymi polegającymi na: założeniu bazy danych geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu (GESUT) i bazy danych obiektów topograficznych (BDOT 500) na terenie miasta Szczecina w systemie SIP GEO-INFO 7,
• 1 umowę na wykonanie wstępnego projektu podziału nieruchomości – 36 projektowanych działek ewidencyjnych,
• 1 umowę na ustalenie linii brzegu wód płynących – części Żołnierskiej Strugi. Wykonanie aktualizacji mapy zasadniczej i danych ewidencyjnych działek,
• 1 umowę na wydanie opinii w zakresie szerokości pomiędzy ogrodzeniami położonymi na dwóch określonych działkach oraz szerokości pomiędzy jednym z ogrodzeń a granicą terenu elementarnego zawartego w obowiązującym planie zagospodarowania przestrzennego,
• 1 umowę na założenie nowego punktu szczegółowej osnowy wysokościowej,
• 1 umowę na modernizację szczegółowej osnowy geodezyjnej, polegającej na przeglądzie punktów, odtworzeniu lub założeniu nowych punktów osnowy geodezyjnej na terenie miasta Szczecina.

 Stwierdzone nieprawidłowości lub uchybienia    W przypadku 1 z 33 poddanych kontroli umów (na wykonanie aktualizacji danych ewidencyjnych dotyczących budynków położonych w Szczecinie przy ul. Przodowników Pracy 60, 62) do jej realizacji ze strony Urzędu Miasta jako inspektora współpracującego powołano pracownika Wydziału Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości tj. męża wykonawcy ww. umowy (byłego pracownika Biura Geodety Miasta). Do zadań inspektora  współpracującego należało:

• nadzór nad realizacją zlecenia,
• prowadzenie korespondencji i przygotowywanie odpowiedzi na pisma i zapytania wykonawcy pracy,
• ewentualny w razie konieczności udział w czynnościach przeprowadzanych przez geodetę na gruncie,
• udział w odbiorach końcowych pracy i odbiór dokumentów od wykonawcy.

Przedstawiona do kontroli dokumentacja nie zawierała jednak potwierdzenia wyłączenia się z realizacji umowy pracownika Wydziału Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości. W § 3 pkt 3 lit. b Kodeksu etyki pracowników Urzędu Miasta Szczecin określono, że pracownicy Urzędu Miasta Szczecin przy wykonywaniu swoich obowiązków powinni kierować się m. in. zasadą bezstronności i bezinteresowności, która oznacza, że pracownik Urzędu Miasta Szczecin w przypadku konfliktu interesu w sprawach prywatnych i służbowych wyłącza się z działań mogących wywołać podejrzenia o stronniczość lub interesowność.

Według przedstawionego do kontroli protokołu końcowego odbioru prac geodezyjnych i kartograficznych dot. przedmiotowej umowy z dnia 17.11.2015 r. inspektorem współpracującym był inspektor Wydziału Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości.

 Wszystkie objęte kontrolą umowy (lub ich wzory) zostały przekazane do radcy prawnego w celu dokonania kontroli formalno prawnej, czego potwierdzeniem był podpis radcy na każdej z nich. Stwierdzono ponadto, że w przypadku gdy umowa pociągała za sobą skutki finansowe, dysponent przekazywał ją do Wydziału Księgowości w celu uzyskania kontrasygnaty. BGM przekazując umowę do Wydziału Księgowości każdorazowo dołączało do niej „Kartę informacyjną do umowy”. Powyższe było zgodne z zapisami § 27 ust. 2 pkt 2 i 3 Załącznika nr 2 do zarządzenia nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości.

Dokumentacja przekazywana przez wykonawców była każdorazowo odbierana za protokołem końcowego odbioru prac geodezyjnych i kartograficznych. Weryfikacja dokumentacji przez MODGiK odbywała się bez zbędnej zwłoki.

WKiAW poza ww. nieprawidłowościami pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi BGM:

1. wprowadzenie innych możliwości informowania potencjalnych wykonawców o zamówieniach (np. przesyłanie zapytań ofertowych za pośrednictwem poczty elektronicznej, faxu, itp.).
2. Rozszerzenie kręgu wykonawców informowanych o planowanych zamówieniach.
3. Informować pracowników powoływanych do realizacji umów o konieczności wyłączenia się z postępowania w przypadkach określonych Kodeksem etyki pracowników Urzędu Miasta Szczecin.