Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Nr kontroli: WKiAW

Prawidłowość przeprowadzania procedur wyboru wykonawców i zawierania umów na usługi geodezyjne i kartograficzne do kwoty 30 tys. EUR

Biuro Geodety Miasta

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie luty – marzec 2016 r. przeprowadził w Biurze Geodety Miasta UM Szczecin (zw. dalej BGM lub Biurem Geodety) oraz W miejskim Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Szczecinie (zw. dalej MODGiK) w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedur wyboru wykonawców i zawierania umów na usługi geodezyjne i kartograficzne do kwoty 30 tys. EUR.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały (po uwzględnieniu postanowień uchwały Komisji Odwoławczej nr 2/16 z dnia 27.06.2016 r.) w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.07.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola - podjęta na skutek anonimowej skargi skierowanej pismem z dnia 05.01.2016 r. do Prezydenta Miasta Szczecin – w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedur wyboru wykonawców i zawierania umów na usługi geodezyjne i kartograficzne do kwoty 30 tys. EUR wykazała, że:

  • BGM w dokumentacji - żadnego z 7 poddanych kontroli zamówień - nie posiadało potwierdzenia zaproszenia potencjalnych wykonawców do złożenia oferty w danym postępowaniu,
  • BGM o możliwości zapoznania się z opisem przedmiotu zamówienia w swojej siedzibie informowało potencjalnych wykonawców wyłącznie telefonicznie,
  • do analizy rynku – w przypadku wszystkich poddanych kontroli zamówień – wybierano każdorazowo tylko firmy z grupy 12 przedsiębiorstw, podczas gdy na szczecińskim rynku istnieje kilkadziesiąt podmiotów zajmujących się świadczeniem usług z zakresu geodezji i kartografii,
  • w 1 przypadku zamawiający powołał na inspektora współpracującego przy realizacji umowy małżonka wykonawcy.

II.Oceny cząstkowe

1. Procedury wyboru wykonawców

Kontrolą objęto 7 postępowań dotyczących wyboru wykonawców usług  geodezyjnych i kartograficznych do kwoty 30 tys. EUR.  W wyniku siedmiu ww. postępowań BGM zawarło 66 umów na usługi geodezyjne i kartograficzne na łączna kwotę 64.780,40 zł.

Stwierdzone nieprawidłowości lub uchybienia    BGM w przypadku żadnego z 7 poddanych kontroli postępowań nie posiadało dokumentacji potwierdzającej sposób przeprowadzenia analizy rynku. W notatkach służbowych z udzielenia zamówienia wskazywano jedynie nazwy wykonawców, którzy zostali telefonicznie poinformowani o zamówieniu - bez określenia sposobu przekazania informacji. Nie załączano do ww. notatek dokumentacji potwierdzającej przekazanie informacji o zamówieniu.

Według § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień Publicznych (ze zm.) (zw. dalej zarządzeniem nr 314/13) zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. W toku kontroli ustalono, że przedsiębiorcy o możliwości wglądu w opis przedmiotu zamówienia w sekretariacie BGM informowani byli wyłącznie telefonicznie, a BGM nie posiadało żadnej dokumentacji potwierdzającej wgląd któregokolwiek z przedsiębiorców w opis przedmiotu zamówienia.

W ocenie kontroli, informowanie telefonicznie wykonawców o możliwości zapoznania się ich z opisem przedmiotu zamówienia wyłącznie w siedzibie BGM może ograniczać krąg potencjalnych wykonawców. Przekazywanie ww. informacji o zamówieniu za pośrednictwem innych środków komunikacji (np. poczty elektronicznej czy też faxu) pozwoliłoby na przesłanie – wraz z informacją o zamówieniu – opisu przedmiotu zamówienia. Taki sposób powiadamiania wykonawców pozwoliłby na prawidłowe udokumentowanie faktu przeprowadzenia analizy rynku, a także ograniczył czas niezbędny na przekazanie stosownych informacji. 

W latach 2014 – 2015 BGM zawarło łącznie 234 umowy na wykonanie różnego rodzaju prac geodezyjnych/kartograficznych z których kontroli poddano 33 umowy. Wśród ww. 33 umów 21 zostało zawartych z przedsiębiorcami którzy byli spokrewnieni lub spowinowaceni z pracownikami BGM lub MODGiK. Kontrola nie wykazała jednak bezpośredniej zależności w toku realizacji umowy pomiędzy którymkolwiek z przedsiębiorców a spokrewnionym/spowinowaconym z nim pracownikiem BGM lub MODGiK. Działanie takie powodowało natomiast możliwość powstania konfliktu interesów. Rada Ministrów w uchwale nr 37 z dnia 01.04.2014 r. w sprawie Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2014 - 2019 jako podstawowe mechanizmy korupcjogenne wskazała m. in.:

  • konflikt interesów – gdy urzędnik podejmujący rozstrzygnięcie w określonej sferze spraw publicznych lub uczestniczący w przygotowaniu tego rozstrzygnięcia ma lub może mieć osobisty interes w sposobie załatwienia sprawy. Podkreślono tu także, że do konfliktu dochodzi nie tylko wtedy, gdy urzędnik w danej sprawie działa w osobistym interesie, ale także gdy istnieje choćby tylko teoretyczna możliwość, że interes ten przeważy nad troską o interes publiczny,
  • brak jawności postępowania – możliwości korzystania z niektórych przywilejów lub dostęp do dóbr nie są w należyty sposób komunikowane podmiotom potencjalnie nimi zainteresowanym. Dane te są udostępniane jedynie wybranym podmiotom, które mają własne metody dotarcia do informacji.

Kontrola wykazała, że BGM - w przypadku poddanych kontroli zamówień – wybierało do analizy rynku tylko podmioty z grupy 12 każdorazowo powtarzających się firm. Wskazać należy, że na szczecińskim rynku istnieje kilkadziesiąt podmiotów zajmujących się świadczeniem usług z zakresu geodezji i kartografii.

W przypadku wszystkich 7 poddanych kontroli zamówień o wartości nie przekraczającej 30 tys. EUR Biuro sporządzało notatkę służbową zawierającą informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro co było zgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 zarządzenia 314/13.

Zamawiający każdorazowo ustalał szacunkową wartość zamówienia, przyjmując średni kurs złotego w stosunku do euro określony w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust 3. ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ).

WKiAW negatywnie ocenił działalność jednostki w powyższym zakresie. 

2. Zawieranie umów

W latach 2014 - 2015 Biuro Geodety Miasta zawarło łącznie 234 umowy na wykonanie różnego rodzaju prac geodezyjnych/kartograficznych (np. aktualizacja mapy zasadniczej, aktualizacja danych zawartych w ewidencji gruntów i budynków, wznowienia znaków granicznych, okazanie grani nieruchomości po zbyciu, rozgraniczenia nieruchomości itp.).

Kontrolą objęto 33 umowy na łączną kwotę 85.371,10 zł w tym:

  • 17 umów na wykonanie aktualizacji danych ewidencyjnych dotyczących budynków (określenie liczby i zasięgu kondygnacji),
  • 3 umowy na wykonanie aktualizacji danych ewidencyjnych dot. użytków gruntowych,
  • 6 umów na wykonanie wznowienia i okazania znaków granicznych działek,
  • 1 umowę na wykonanie dokumentacji do zmiany ostatecznej decyzji Prezydenta Miasta Szczecin,
  • 1 umowę na sprawowanie nadzoru technicznego nad pracami geodezyjnymi polegającymi na: założeniu bazy danych geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu (GESUT) i bazy danych obiektów topograficznych (BDOT 500) na terenie miasta Szczecina w systemie SIP GEO-INFO 7,
  • 1 umowę na wykonanie wstępnego projektu podziału nieruchomości – 36 projektowanych działek ewidencyjnych,
  • 1 umowę na ustalenie linii brzegu wód płynących – części Żołnierskiej Strugi. Wykonanie aktualizacji mapy zasadniczej i danych ewidencyjnych działek,
  • 1 umowę na wydanie opinii w zakresie szerokości pomiędzy ogrodzeniami położonymi na dwóch określonych działkach oraz szerokości pomiędzy jednym z ogrodzeń a granicą terenu elementarnego zawartego w obowiązującym planie zagospodarowania przestrzennego,
  • 1 umowę na założenie nowego punktu szczegółowej osnowy wysokościowej,
  • 1 umowę na modernizację szczegółowej osnowy geodezyjnej, polegającej na przeglądzie punktów, odtworzeniu lub założeniu nowych punktów osnowy geodezyjnej na terenie miasta Szczecina.

 Stwierdzone nieprawidłowości lub uchybienia    W przypadku 1 z 33 poddanych kontroli umów (na wykonanie aktualizacji danych ewidencyjnych dotyczących budynków położonych w Szczecinie przy ul. Przodowników Pracy 60, 62) do jej realizacji ze strony Urzędu Miasta jako inspektora współpracującego powołano pracownika Wydziału Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości tj. męża wykonawcy ww. umowy (byłego pracownika Biura Geodety Miasta). Do zadań inspektora  współpracującego należało:

  • nadzór nad realizacją zlecenia,
  • prowadzenie korespondencji i przygotowywanie odpowiedzi na pisma i zapytania wykonawcy pracy,
  • ewentualny w razie konieczności udział w czynnościach przeprowadzanych przez geodetę na gruncie,
  • udział w odbiorach końcowych pracy i odbiór dokumentów od wykonawcy.

Przedstawiona do kontroli dokumentacja nie zawierała jednak potwierdzenia wyłączenia się z realizacji umowy pracownika Wydziału Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości. W § 3 pkt 3 lit. b Kodeksu etyki pracowników Urzędu Miasta Szczecin określono, że pracownicy Urzędu Miasta Szczecin przy wykonywaniu swoich obowiązków powinni kierować się m. in. zasadą bezstronności i bezinteresowności, która oznacza, że pracownik Urzędu Miasta Szczecin w przypadku konfliktu interesu w sprawach prywatnych i służbowych wyłącza się z działań mogących wywołać podejrzenia o stronniczość lub interesowność.

Według przedstawionego do kontroli protokołu końcowego odbioru prac geodezyjnych i kartograficznych dot. przedmiotowej umowy z dnia 17.11.2015 r. inspektorem współpracującym był inspektor Wydziału Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości.

 Wszystkie objęte kontrolą umowy (lub ich wzory) zostały przekazane do radcy prawnego w celu dokonania kontroli formalno prawnej, czego potwierdzeniem był podpis radcy na każdej z nich. Stwierdzono ponadto, że w przypadku gdy umowa pociągała za sobą skutki finansowe, dysponent przekazywał ją do Wydziału Księgowości w celu uzyskania kontrasygnaty. BGM przekazując umowę do Wydziału Księgowości każdorazowo dołączało do niej „Kartę informacyjną do umowy”. Powyższe było zgodne z zapisami § 27 ust. 2 pkt 2 i 3 Załącznika nr 2 do zarządzenia nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości.

Dokumentacja przekazywana przez wykonawców była każdorazowo odbierana za protokołem końcowego odbioru prac geodezyjnych i kartograficznych. Weryfikacja dokumentacji przez MODGiK odbywała się bez zbędnej zwłoki.

WKiAW poza ww. nieprawidłowościami pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi BGM:

  1. wprowadzenie innych możliwości informowania potencjalnych wykonawców o zamówieniach (np. przesyłanie zapytań ofertowych za pośrednictwem poczty elektronicznej, faxu, itp.).
  2. Rozszerzenie kręgu wykonawców informowanych o planowanych zamówieniach.
  3. Informować pracowników powoływanych do realizacji umów o konieczności wyłączenia się z postępowania w przypadkach określonych Kodeksem etyki pracowników Urzędu Miasta Szczecin.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2016/09/06, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2016/09/06 14:17:27
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2016/09/06 14:17:27 nowa pozycja