Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 24.11.2016 r. do dnia 22.12.2016 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych z siedzibą przy ul. Mariackiej 25 w Szczecinie (zw. dalej ZBiLK) w zakresie realizacji programu „Zielone Podwórka” oraz „Zielone Przedogródki”. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13.01.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie realizacji programu „Zielone Podwórka” oraz „Zielone Przedogródki” ustalono, m.in. że:

• w jednym na 5 skontrolowanych przypadków, sfinansowano remont przedogródka przed zakończeniem wszystkich prac i nie udokumentowano odbioru przedsięwzięcia po jego zakończeniu,
• dofinansowaniem objęto zakup i montaż monitoringu, który nie był bezpośrednio związany z celem programu,
• nie zachowano ciągłości umowy z dnia 21.04.2015 r. o dofinansowanie przedsięwzięcia przy ul. Jagiellońskiej 77,
• nie było dokumentacji rozliczeniowej i harmonogramu wydatków, potwierdzających realizację zapisów § 2 ust. 2 i 3 porozumieniaNr WGKiOŚ 25/2015 z dnia 27.02.2015 r. (porozumienie zawarte między Gminą Miasto Szczecin reprezentowaną przez z-cę Prezydenta Miasta M. Kądziołkę a ZBiLK w sprawie realizacji wydatków majątkowych finansowanych ze środków budżetowych Miasta na 2015 r. przeznaczonych na współfinansowanie inwestycji rad osiedli),
• nie dokumentowano czynności wykonywanych w ramach nadzoru nad zrealizowanymi inwestycjami.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• prowadzenia ewidencji księgowej wydatków związanych z realizacją obu programów,
• każdorazowego zawierania umów ze wspólnotami, których wnioski zakwalifikowały się do realizacji,
• dokumentowania wydatków poniesionych przez wspólnoty mieszkaniowe.

II. Oceny cząstkowe

1. Realizacja programu „Zielone Podwórka”

Kontrolą objęto realizację Programu „Zielone Podwórka Szczecina” (zw. dalej Programem) w 2015 r. Program stanowił m.in. element przyjętej przez Radę Miasta Szczecin Polityki Mieszkaniowej i dotyczył wspólnot mieszkaniowych w budynkach położonych na terenie Miasta Szczecin, które spełniały łącznie dwa warunki, tj.:

1. znajdowały się w nich lokale stanowiące własność Gminy Miasto Szczecin lub spółki komunalnej,
2. miały zawarte porozumienie/umowę z Gminą Miasto Szczecin lub spółką komunalną na korzystanie z terenu stanowiącego własność Gminy Miasto Szczecin, służącego do użytkowania właścicieli nieruchomości wspólnej dla jej potrzeb związanych z prawidłowym funkcjonowaniem nieruchomości.

Celem Programu było polepszenie wizerunku Miasta Szczecin poprzez poprawę warunków i estetyki otoczenia budynków, ze szczególnym uwzględnieniem tworzenia terenów zielonych wraz z towarzyszącą infrastrukturą i miejscami wypoczynku oraz placów zabaw dla dzieci. Powyższy cel realizowany miał być w szczególności poprzez dofinansowanie wspólnot mieszkaniowych występujących z inicjatywą udziału w kosztach zaprojektowanego przedsięwzięcia.

Na dofinansowanie wykonania zaprojektowanych przedsięwzięć w ramach Programu wydatkowano w 2015 r. kwotę 546.110,76 zł.

W 2015 r., komisja Programu zweryfikowała 19 wniosków złożonych przez wspólnoty mieszkaniowe, które spełniały warunki udziału w Programie.

Kontrolipoddano 6 wniosków wraz z kompletną dokumentacją zawierającą projekt zagospodarowania terenu i kosztorys uwzględniający wszystkie prace objęte dofinansowaniem, dotyczące wspólnot mieszkaniowych nieruchomości przy:

1. ul. Włościańska 43-53,
2. ul. Włościańska 19-29,
3. ul. Karpińskiego 1, Orzeszkowej 4-10; Orzeszkowej 1; Orzeszkowej 2-3; Krasińskiego 20-24,
4. Al. Papieża Jana Pawła II 33,
5. Al. Papieża Jana Pawła II 19,
6. ul. Jagiellońska 77.

Szczegółowej analizie poddano zgodność złożonej dokumentacji z obowiązującym regulaminem (Załącznik do Zarządzenie Nr 37A/2009 Dyrektora ZBiLK z dnia 24 kwietnia 2009 r. w sprawie przyjęcia regulaminu Programu Zielone Podwórka Szczecina, z uwzględnieniem późniejszych zmian), zapisy umów zawartych przez ZBiLK ze wspólnotami mieszkaniowymi o dofinansowanie przedsięwzięć, zabezpieczenie środków finansowych na realizację zaakceptowanych inwestycji w planie ZBiLK oraz ich wydatkowanie.

Według § 35 ust. 2 pkt 2 obowiązującego w 2015 r. Regulaminu Organizacyjnego ZBiLK, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 25/2014 Dyrektora ZBiLK z dnia 1 kwietnia 2014 r. realizacja Programu Zielone Podwórka należała do zadań Działu Nadzoru Właścicielskiego ZBiLK.

W toku kontroli ustalono, że w 1. przypadku nastąpił brak ciągłości umowy. W dniu 21 kwietnia 2015 r. Gmina Miasto Szczecin, w imieniu której występował ZBiLK zawarła ze Wspólnotą Mieszkaniową nieruchomości przy ul. Jagiellońskiej 77 umowę o dofinansowanie przedsięwzięcia w ramach Programu. Według § 3 ww. umowy termin realizacji przedsięwzięcia określono od dnia podpisania umowy do dnia 31 października 2015 r. Termin realizacji przedsięwzięcia został zmieniony aneksem do ww. umowy zawartym przez strony dopiero w dniu 2 listopada 2015 r., tj. po upływie pierwotnego terminu realizacji przedsięwzięcia. Wskazać należy, że pisemna prośba o wydłużenie terminu realizacji przedsięwzięcia została złożona przez Zarządcę WM w dniu 19 października 2015 r.

Kontrola wykazała, że do realizacji przedsięwzięcia przez Wspólnotę Mieszkaniową nieruchomości przy ul. Karpińskiego 1, Orzeszkowej 4-10; Orzeszkowej 1; Orzeszkowej 2-3; Krasińskiego 20-24 przyjęto kosztorys uwzględniający wydatki na zakup i montaż monitoringu w wysokości 18.500,00 zł. W ocenie kontroli koszt monitoringu nie powinien byćakceptowany w składanych kosztorysach i jako taki dofinansowywany z środków pochodzących z Programu. Monitoring nie jest bezpośrednio związany z celem Programu. Regulamin Programu wskazuje, że celem programu jest „poprawa warunków i estetyki otoczenia budynków, ze szczególnym uwzględnieniem tworzenia terenów zielonych wraz z towarzyszącą infrastrukturą i miejscami wypoczynku oraz placów zabaw dla dzieci”. Program za przykładową infrastrukturę towarzyszącą wskazuje chodniki, ławki, które niewątpliwie związane są bezpośrednio z poprawą warunków i estetyki otoczenia budynków. W ocenie kontroli zakup i montaż monitoringu jako środka prewencyjnego w walce z wandalizmem, powinien być dokonywany ze środków własnych wspólnot mieszkaniowych, do obowiązków których po zakończeniu przedsięwzięcia należą: koszty utrzymania terenu, urządzeń na nim zlokalizowanych oraz zieleni, napraw lub konserwacji oraz kontroli stanu technicznego urządzeń.

Ustalono również, że wspólnoty mieszkaniowe, których wnioski nie zostały w ogóle przedstawione komisji do rozpatrzenia ze względu na niespełnienie warunków formalnych uczestnictwa w Programie, poinformowane były o powyższym fakcie dopiero w dniu 15 maja 2015 r.  Przy czym należy podkreślić, że termin składania wniosków upływał w dniu 1 marca 2015 r. a komisja weryfikowała wnioski w dniu 8 kwietnia 2015 r. W ocenie kontroli wspólnoty mieszkaniowe powinny być informowane o niespełnieniu warunków formalnych, określonych w Regulaminie Programu, niezwłocznie po ich stwierdzeniu, by wspólnoty miały zapewnioną możliwość ustosunkowania się do podniesionych braków formalnych jeszcze przed posiedzeniem komisji.

Wyboru najlepszych projektów pod względem funkcjonalnym, architektonicznym i eksploatacyjnym koncepcji zagospodarowania terenu dokonywała Komisja powołana Zarządzeniem Dyrektora ZBiLK.

ZBiLK, po zakwalifikowaniu wniosku do realizacji, każdorazowo zawierał z wspólnotą mieszkaniową umowę o dofinansowanie.

Wspólnoty mieszkaniowe celem uzyskania dofinansowania przedstawiły uwierzytelnione kopie faktur za wykonane prace.

Środki finansowe na realizację Programu zabezpieczone były w planie finansowym w dziale 700 – Gospodarka mieszkaniowa, rozdziale 70005 – Program Zielone Podwórka i Przedogródki, § 6050 – wydatki inwestycyjne. Ewidencja księgowa zadań związanych z realizacją programu „Zielone podwórka” prowadzona była na koncie 080-0000-40. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zapisach ewidencji księgowej.

2. Realizacja programu Zielone Przedogródki Szczecina

Kontrolą objęto realizację Programu „Zielone Przedogródki Szczecina” (zw. dalej Programem) w 2015 r. Program stanowił m.in. element przyjętej przez Radę Miasta Szczecin Polityki Mieszkaniowej i dotyczył wspólnot mieszkaniowych w budynkach położonych na terenie Miasta Szczecin, które spełniały łącznie dwa warunki, tj.:

1. miały zawarte porozumienie/umowę z Gminą Miasto Szczecin lub spółką komunalną na korzystanie z terenu stanowiącego własność Gminy Miasto Szczecin, służącego do użytku właścicieli nieruchomości wspólnej dla jej potrzeb związanych z prawidłowym funkcjonowaniem nieruchomości,
2. posiadały przedogródki położone wzdłuż ciągów komunikacyjnych (ulica, chodnik).

Celem Programu było polepszenie wizerunku Miasta Szczecin poprzez poprawę warunków i estetyki otoczenia budynków, ze szczególnym uwzględnieniem renowacji już istniejących terenów zielonych – przedogródków oraz tworzenie nowych. Powyższy cel realizowany miał być w szczególności poprzez dofinansowanie wspólnot mieszkaniowych występujących z inicjatywą udziału w kosztach zaprojektowanego przedsięwzięcia.

W 2015 r., komisja programu Zielone Przedogródki Szczecina, zweryfikowała 8 wniosków złożonych przez wspólnoty mieszkaniowe.

Kontrolipoddano 5 wniosków wraz z kompletną dokumentacją zawierającą projekt zagospodarowania terenu i kosztorys uwzględniający wszystkie prace objęte dofinansowaniem, dotyczące lokalizacji:

1. Al. Papieża Jana Pawła II 13, 14, 15, 17,
2. ul. Wielkopolska 26,
3. ul. Wielkopolska 30,
4. ul. Wielkopolska 31,
5. Al. Piastów 8, 9, 10, 11.

Dofinansowanie do programu w 2015 r. wyniosło łącznie 605.888,93 zł, w tym 100.000 zł przekazała Rada Osiedla Szczecin Centrum.

Szczegółowej analizie poddano zgodność złożonej dokumentacji z obowiązującym regulaminem (Zarządzenie Nr 71/2014 Dyrektora ZBiLK z dnia 25.11.2014 r. w sprawie przyjęcia regulaminu Programu Zielone Przedogródki Szczecina), zapisy umów zawartych przez ZBiLK ze wspólnotami mieszkaniowymi o dofinansowanie przedsięwzięć, zabezpieczenie środków finansowych na realizację zaakceptowanych inwestycji w planie ZBiLK oraz ich wydatkowanie.

Realizacja Programu Zielone Przedogródki również należała do zadań Działu Nadzoru Właścicielskiego ZBiLK.

W przypadku remontu przedogródków przy al. Papieża Jana Pawła II 13, 14, 15, 17, sporządzony został końcowy protokół odbioru robót z dnia 30.12.2015 r., w którym stwierdzono, iż przedogródek przy al. Papieża Jana Pawła II 17 jest jeszcze w trakcie realizacji. Wskazany został termin zakończenia prac – 5.01.2016 r. Nie było dokumentu potwierdzającego zakończenie prac i usunięcie stwierdzonych usterek. Dofinansowanie remontu przedogródków przy al. Papieża Jana Pawła II 13, 14, 15, 17 zostało zrealizowane przelewem z dnia 30.12.2015 r. w kwocie 359.680 zł, tj. przed terminem zakończenia całości prac remontowych.

W dokumentacji dot. remontu przedogródków przy al. Papieża Jana Pawła II 13, 14, 15, 17, znajdowało się pismo znak: DNW.5130. .2015.KS z dnia 17.08.2015 r., skierowane do zarządu wspólnoty mieszkaniowej Papieża Jana Pawła II 14 z prośbą o uzupełnienie braków formalnych, tj. dostarczenie do ZBiLK podpisanego przez zarząd wspólnoty porozumienia w sprawie przejęcia do użytkowania terenu przedogródka. Powyższe pismo zostało wystosowane 3 dni po dacie podpisania umowy o dofinansowanie remontu przedogródków (umowa zawarta w dniu 14.08.2015 r.), co świadczy o przyjęciu do realizacji wniosku, co do którego nie zostały spełnione wymogi formalne zawarte w punkcie 1 regulaminu programu.

W toku kontroli stwierdzono brak:

- dokumentacji rozliczeniowej, o której mowa w § 2 ust. 2 porozumieniaNr WGKiOŚ 25/2015 z dnia 27.02.2015 r., wg którego w celu rozliczeń, ZBiLK przedstawi potwierdzone za zgodność z oryginałem: kopie faktur wystawionych przez wykonawców, protokoły odbioru robót oraz umów zawartych z wykonawcami, niezwłocznie po zakończeniu realizacji zadania,

-harmonogramu wydatków, o którym mowa w § 2 ust. 3 ww. porozumienia, wg którego realizacja wydatków z budżetu Miasta nie może przekroczyć harmonogramu wydatków w układzie miesięcznym narastająco, ustalonego z WGKiOŚ.

Wszystkie prace związane z remontami przedogródków, odebrane zostały w grudniu 2015 r. W każdym przypadku projekty uwzględniały nasadzenia: wysianie trawy, posadzenie kwiatów, czy krzewów. W ocenie kontroli istnieje istotne ryzyko nieprzyjęcia się roślinności sianej lub sadzonej w miesiącach zimowych. ZBiLK wprawdzie, w punkcie 9 regulaminu Programu, w okresie 5 lat od zakończenia inwestycji przypisał sobie prawo kontroli terenu przedogródków zagospodarowanych w ramach przyznanego dofinansowania, w dokumentacji nie było jednak notatek ani innych dokumentów potwierdzających, że ZBiLK dokonał weryfikacji wykonanych nasadzeń w okresie ich wegetacji. 

Wyboru wniosków o dofinansowanie remontu przedogródków w 2015 r. dokonała komisja w liczbie 4. członków (bez przewodniczącego) mimo, że Zarządzeniem nr 45/2015 z dnia 31.07.2015 r., ówczesny Dyrektor ZBiLK, w celu rozpatrzenia i wyboru projektów w oparciu o zasady przyjęte w Regulaminie Programu Zielone Przedogródki Szczecina, powołał Komisję w składzie 6. osobowym, w tym jako przewodniczący – Dyrektor ZBiLK.

Należy podkreślić, że rok 2015 był pierwszym rokiem funkcjonowania programu Zielone Przedogródki Szczecina a wyżej stwierdzone uchybienia pozostały bez wpływu na cel Programu, czyli m.in. poprawę estetyki otoczenia budynków.

W sprawie braku dokumentacji, o której mowa była w ww. § 2 ust. 3 porozumieniaNr WGKiOŚ 25/2015 z dnia 27.02.2015 r., udostępniono prognozę realizacji planu finansowego na 2015 r. dla działu 900 – gospodarka komunalna i ochrona środowiska, rozdziału 90095 – pozostała działalność, § 6050 – wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych (współfinansowanie inwestycji Rad Osiedli), na łączną kwotę 864.951 zł, w podziale na miesiące VIII – XII 2015 r., sporządzoną i podpisaną przez ówczesnego z-cę głównego księgowego ZBiLK E. Heise oraz dyrektora ZBiLK M. Posadzy z datą 31.08.2015 r. Na dokumencie widniała pieczęć wpływu do WGKiOŚ z dniem 31.08.2015 r. 

W pozostałych przypadkach realizacja programu przebiegała zgodnie z przyjętym regulaminem.

ZBiLK, po zakwalifikowaniu wniosku do realizacji, każdorazowo zawierał z wspólnotą mieszkaniową umowę o dofinansowanie.

Wspólnoty mieszkaniowe celem uzyskania dofinansowania przedstawiły uwierzytelnione kopie faktur za wykonane remonty.

Środki finansowe na realizację Programu zabezpieczone były w planie finansowym w dziale 700 – Gospodarka mieszkaniowa, rozdziale 70005 – Program Zielone Podwórka i Przedogródki, § 6050 – wydatki inwestycyjne. Ewidencja księgowa zadań związanych z realizacją programu „Zielone przedogródki” prowadzona była na koncie 080-0000-41. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zapisach ewidencji księgowej.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZBiLK:

1. nadzór nad zachowaniem ciągłości zawieranych umów,
2. obejmowanie dofinansowaniem wyłącznie infrastrukturę zgodną z celem programu „Zielone Podwórka”,
3. informowanie wspólnot o brakach formalnych złożonych wniosków niezwłocznie po ich stwierdzeniu,
4. realizowanie zapisów umów / porozumień zawartych z Gminą Miasto Szczecin,
5. dokumentowanie odbioru robót końcowych oraz czynności wykonywanych przez ZBiLK w ramach nadzoru realizacji inwestycji,
6. prowadzenie weryfikacji wniosków o dofinansowanie przedogródków przez komisję w składzie powołanym stosownym zarządzeniem.