Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

        W lipcu 2006r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego przy ulicy Klonowica 5 w Szczecinie (zw. dalej ZDiTM lub Zakładem) dotyczącą nieterminowego regulowania zobowiązań finansowych w latach 2005 - 2006.

        Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 08.08.2006r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18.08.2006r.

        W okresie objętym kontrolą stwierdzono, iż ZDiTM nieterminowo regulował zobowiązania wobec kontrahentów, ponosząc koszty finansowe – odsetki. Kontrola ustaliła, iż taka sytuacja miała miejsce w przypadku faktur VAT wystawionych przez podmioty świadczące usługi w zakresie regularnej komunikacji miejskiej oraz dostarczania energii elektrycznej, tj.: Miejski Zakład Komunikacyjny, Szczecińskie Przedsiębiorstwo Autobusowe „Klonowica” Sp. z o.o., Szczecińsko – Polickie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne Sp. z o.o., Szczecińskie Przedsiębiorstwo Autobusowe „Dąbie” Sp. z o.o., oraz ENEA S.A.

        Na podstawie zapisów konta 758-01 – „odsetki zapłacone” oraz ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 201-2 (indywidualne konta kontrahentów – dostawców) ustalono, że w okresie od dn. 1 stycznia 2005r. do dn. 30 czerwca 2006r. ZDiTM z tytułu nieterminowego regulowania  zobowiązań wynikających z faktur VAT, zapłacił odsetki w ogólnej kwocie wynoszącej 60.721,60 zł.  ZDiTM Szczecin pokrywał odsetki od nieterminowych płatności  wobec  ww. kontrahentów z przychodów własnych m.in. z kar umownych wynikających z nienależytego wykonywania przewozów pasażerskich. Kary  naliczane były przewoźnikom  zgodnie  z regulaminami oceny wykonywania usług przewozowych w wysokościach określonych  w „Systemie kar umownych” stanowiącym załącznik do umów przewozowych. Wysokość kar umownych w 2005 roku wyniosła  133 834,49 zł, w okresie I-VI/2006 – 110 771,17 zł.

        W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że Zakład nie posiadał na rachunku bankowym wystarczających środków finansowych na pokrycie w całości  zobowiązań dot. usług regularnej komunikacji miejskiej -  w terminie ich  wymagalności. Płatności były realizowane w kilku ratach, z czego pierwsza rata była przekazywana na rachunki kontrahentów w wyznaczonym terminie płatności. Analizując dane dot. stanu środków finansowych (wpływy) Zakładu zarówno na podstawie wyciągów z rachunku bankowego jak i w sprawozdaniach z przepływu środków pieniężnych kontrola ustaliła, iż środki finansowe znajdujące się na rachunku Zakładu  pochodziły z różnych źródeł, jednakże nie można było przekazać ich wyłącznie na zobowiązania związane z komunikacją miejską.

        Kontrola ustaliła również, iż powodem nieterminowego regulowania zobowiązań wobec kontrahentów świadczących usługi w zakresie komunikacji miejskiej było  niewykonanie w roku 2005 planu wpływów ze sprzedaży biletów komunikacji miejskiej. Ogółem niewykonanie wpływów za rok 2005 wyniosło 4.125.380 zł. netto. W wyniku powyższego na koniec roku sprawozdawczego stan środków obrotowych wzrósł z 2.312.451 zł (wartość ujemna)  na 4.104.381 zł (wartość ujemna) oraz nastąpił wzrost zobowiązań do kwoty 8.568.783 zł. Wysokość przychodów  (wpływy z biletów,  dotacja  do komunikacji miejskiej oraz inne wpływy) nie były  wystarczające na pokrycie zobowiązań wynikających z faktur VAT wystawionych przez przewoźników.

        Powodem nieterminowego uregulowania zobowiązania wobec ENEA S.A. - Faktura VAT Nr 1740050721 z dn. 07.12.2005 r. (termin zapłaty 30.12.2005r.) były zbyt niskie środki przyznane przez Gminę Miasto Szczecin na  realizację zadania własnego Gminy finansowanego w ramach  działu 900, rozdziału 90015 – Oświetlenie ulic, placów  i dróg. W toku kontroli stwierdzono, iż w roku 2005 na oświetlenie  przyznano ZDiTM środki w kwocie  ogółem 11.550.000 zł brutto. Wykonanie  usług zleconych  w ramach ww. rozdziału wykonano  na kwotę 11.549 530,88 zł brutto. Natomiast wartość zapisów księgowych była wyższa o kwotę 459.223,45 zł (zasada memoriału). Zobowiązanie zostało podzielone na dwie transze – pierwsza została uregulowana w dn. 29.12.2005r., natomiast druga w dn. 05.01.2006r. Z wyjaśnień Głównego Księgowego ZDiTM, potwierdzonych ustaleniami kontroli wynika, iż w związku z dużymi zaległościami za usługi w zakresie komunikacji miejskiej, ZDiTM nie posiadał środków własnych na pokrycie w całości zobowiązania wobec ENEA S.A.

        Kontrola negatywnie ocenia przeprowadzanie przez pracowników Działu Finansowo - Księgowego ZDiTM weryfikacji pod względem merytorycznym not odsetkowych, na podstawie których zostały zapłacone odsetki za nieterminowe regulowanie zobowiązań. W udostępnionych dokumentach stwierdzono bowiem, że nie wszystkie noty odsetkowe były sprawdzane pod względem merytorycznym a w niektórych przypadkach były sprawdzone nierzetelnie, co spowodowało zwiększenie (niezasadne) kwoty odsetek opłaconych przez ZDiTM w łącznej wysokości 700,98 zł. (obliczenie szacunkowe). Uwzględniając problemy z płynnością finansową Zakładu, wymieniona kwota mogła być przeznaczona na inny cel związany z funkcjonowaniem ZDiTM. Powyższa sytuacja dotyczyła not odsetkowych wystawionych przez Szczecińskie Przedsiębiorstwo Autobusowe „Klonowica” - nr 2005/10/07 z dnia 07.10.2005r., nr 2005/09/01 z dnia 01.09.2005r., nr 2005/06/07 z dnia 07.06.2005r.; Szczecińskie Przedsiębiorstwo Autobusowe „Dąbie” – nr 16/09/2005 z dnia 19.09.2005r.; Szczecińsko – Polickie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne – z dnia 26.10.2005r.; Miejski Zakład Komunikacyjny – nr NOT/000011/2005 z dnia 31.03.2005r., nr NOT/000021/2005 z dnia 30.06.2005r.

        W wyniku ustaleń kontroli stwierdzono, iż kontrahenci, którzy naliczali ZDiTM odsetki, uwzględniali w notach odsetkowych datę wystawienia faktury VAT a nie datę doręczenia jej do ZDiTM, co było niezgodne z treścią zawartych umów przewozowych. W przypadkach, w których wystąpiła nadpłata odsetek, faktury dot. końcowego rozliczenia usługi komunikacji miejskiej dostarczane były do ZDiTM w terminie, który różnił się od terminu jej wystawienia, o czym świadczy data wpływu dokumentu potwierdzona pieczęcią kancelaryjną.

        ZDiTM dokonywał nadpłaty odsetek pomimo, iż na fakturach VAT każdorazowo wykazywany był  - przez pracownika Działu Ekonomii, Planowania i Rozliczeń -  prawidłowy termin zapłaty zobowiązania, uwzględniający datę wpływu dokumentu do siedziby Zakładu.

         W przypadku not odsetkowych z błędnie naliczonymi odsetkami kontrola stwierdziła, że pracownik zobowiązany do kontroli merytorycznej tych dokumentów nie dokonywał rzetelnego sprawdzenia poprawności zapisów w nich zawartych z fakturami VAT, których dotyczyły oraz umowami zawartymi przez ZDiTM z kontrahentami.

        Kontrola wykazała ponadto, iż noty odsetkowe: nr NOT/000021/2005 z dnia 30.06.2005r., NOT/000011/2005 z dnia 31.03.2005r. wystawione przez MZK Szczecin - nie posiadały adnotacji o sprawdzeniu ich pod względem formalno – rachunkowym przez upoważnionego pracownika. Pomimo tego faktu, ZDiTM w dniu 01.07.2005r. uregulował wynikające z nich zobowiązanie (kompensata).

         W powyższym przypadku należy zwrócić uwagę na brak skutecznego mechanizmu kontroli dowodów księgowych przez odpowiedzialnych za to zadanie pracowników  Działu Finansowo – Księgowego ZDiTM.

Biorąc pod uwagę powyższą nieprawidłowość kontrola stwierdziła, że Główny Księgowy Zakładu nie dokonywał w sposób prawidłowy wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, co naruszyło przepis art. 35 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r., Nr 15, poz. 148 ze zm.) oraz -obecnie - art. 45 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

        W toku kontroli ustalono ponadto, że dopiero w dniu 15.05.2006r. podjęto działania w celu wyjaśnienia kwestii nieprawidłowego naliczenia odsetek przez SPA „Klonowica” w roku 2005 - pismo nr ZDiTM/DF/FE/GM/225A/2006. W ocenie kontroli termin jaki został wyznaczony w piśmie na udzielenie odpowiedzi przez kontrahenta tj. 77 dni, wyraźnie świadczy o marginalizowaniu przez ZDiTM sprawy nadpłaconych odsetek.

        Kontrola pozytywnie ocenia działania podejmowane przez ZDiTM mające na celu zwiększenie wpływów ze sprzedaży biletów komunikacji miejskiej, które przynoszą wymierne wyniki finansowe. Należy zwrócić również uwagę, że w związku ze znaczącym spadkiem wpływów ze sprzedaży biletów komunikacji miejskiej w roku 2005, ZDiTM przeprowadził analizę przyczyn tego zjawiska, na bazie danych z różnych instytucji (GUS, KRUS, ZUS).

 

            W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZDiTM aby:

 

1.      podejmował - w dalszym ciągu - działania w zakresie zwiększenia wpływów ze sprzedaży biletów komunikacji miejskiej,

2.      przeprowadził weryfikację poprawności wystawionych przez kontrahentów -not odsetkowych,

3.      wystąpił do kontrahentów o zwrot niezasadnie zapłaconych przez ZDiTM odsetek od nieterminowych płatności,

4.      podjął działania w zakresie skuteczniejszego funkcjonowania systemu kontroli w obszarze finansowo – księgowym Zakładu, które pozwolą na wyeliminowanie w przyszłości wskazanych uchybień.